Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 5 1.1. Vấn đề chung về soạn thảo văn bản 5 1.1.1. Khái niệm văn bản 5 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 6 1.1.3. Chức năng của văn bản 6 1.1.3.1. Chức năng thông tin 6 1.1.3.2. Chức năng quản lý 8 1.1.3.3. Chức năng pháp lý 10 1.1.3.4. Chức năng văn hóa – xã hội 11 1.1.3.5. Các chức năng khác 12 1.1.4. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước 13 1.1.4.1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước. 13 1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý 14 1.1.4.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý 14 1.1.4.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 15 1.1.5. Những yêu cầu về soạn thảo văn bản 16 1.2. Tổng quan về UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 17 1.2.1. Tổng quan về UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 17 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 18 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ 21 1.3. Sơ đồ bộ máy UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 22 TIỂU KẾT 23 CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ HÙNG MỸ. HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 24 2.1. Thực trạng hoạt động soạn thảo văn bản tại văn phòn UBND xã Hùng Mỹ 24 2.1.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ 24 2.2. Những hạn chế trong hoạt động soạn thảo văn bản tại văn phòng UBND xã Hùng Mỹ 29 2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản 29 2.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế 32 TIỂU KẾT 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 34 3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 34 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 35 3.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản 36 3.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 36 3.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 37 TIỂU KẾT 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình nghiên cứu tơi nhận quan tâm, giúp đỡ hỗ trợ tận tình nhiều người Là sinh viên ngành Luật học để áp dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tiễn đời sống, phục vụ cho trình làm việc sau trường sinh viên phải trải qua nhiều lần thực tế, thực tập riêng Cá nhân tơi trải nghiệm tích lũy nhiều kinh nghiệm đợt tìm hiểu tiến hành thực báo cáo nghiên cứu khoa học vừa qua Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS Lê Thị Hiền giảng viên tận tâm giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tơi q trình thực đề tài suốt q trình giảng dạy Xin tỏ lòng tri ân tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn để tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học suốt trình học hỏi hồn thiện Đồng thời, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc quan tâm, giúp đỡ hỗ trợ ban lãnh đạo toàn thể cô nhân viên UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tun Quang Trong q trình thực đề tài thời gian nghiên cứu có hạn, kinh nghiệm thân hạn chế nên khơng thể tránh thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến q thầy bạn bè để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Ma Văn Chung , xin cam đoan đề tài: “ Hoạt động soạn thảo văn UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tun Quang” cơng trình nghiên cứu thực thời gian qua Mọi thông tin, kết nghiên cứu nêu đề tài hồn tồn trung thực, có nguồn gốc, trích dẫn rõ ràng Tơi xin chịu hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác, trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu khoa học Hà Nội ,ngày 10 tháng năm 2016 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND Uỷ ban Nhân dân HĐND Hội đồng Nhân dân QPPL Quy phạm pháp luật MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 1.1.Vấn đề chung soạn thảo văn .5 1.1.1.Khái niệm văn 1.1.2.Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.1.3.Chức văn .6 1.1.3.1.Chức thông tin 1.1.3.2.Chức quản lý 1.1.3.3.Chức pháp lý 10 1.1.3.4.Chức văn hóa – xã hội 11 1.1.3.5.Các chức khác .12 1.1.4.Vai trò văn hoạt động quản lý nhà nước .13 1.1.4.1.Văn quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước 13 1.1.4.2.Văn phương tiện truyền đạt định quản lý 14 1.1.4.3.Văn phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý 14 1.1.4.4.Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 15 1.1.5.Những yêu cầu soạn thảo văn 16 1.2.Tổng quan UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 17 1.2.1.Tổng quan UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang .17 1.2.2 Chức nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 18 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ .21 1.3.Sơ đồ máy UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 22 TIỂU KẾT 23 CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ HÙNG MỸ HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 24 2.1 Thực trạng hoạt động soạn thảo văn văn phòn UBND xã Hùng Mỹ 24 2.1.1 Tình hình soạn thảo văn Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ .24 2.2 Những hạn chế hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ 29 2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn 29 2.2.2 Nguyên nhân hạn chế 32 TIỂU KẾT 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 34 3.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn 34 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn 35 3.3 Đảm bảo nội dung văn 36 3.4 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư .36 3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn 37 TIỂU KẾT 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO .41 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức công tác soạn thảo văn mặt khơng thể thiếu tồn trình hoạt động Soạn thảo văn để phục vụ yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức cách khoa học, có hiệu với chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới, bước đà tạo nhiều hội cho phát triển kinh tế - xã hội, giúp đến gần với phát triển giới Nhưng đồng thời thách thức đòi hỏi khơng ngừng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội, công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực xã hội phần thiếu họat động hành chính, đòi hỏi phải nâng cao lực, trình độ để đạt hiệu tối ưu Hiện hoạt động quan hành nhà nước, vấn đề soạn thảo văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống ,đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải công việc quan Vì vậy, cơng tác soạn thảo văn quan hành cần quan tâm Công tác soạn thảo, quản lý văn khơng góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý hành nói riêng mà phần quan trọng hoạt quản lý nhà nước nói chung Là sinh viên trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, chuyên nghành Luật học Đồng thời cán tương lai, ý thức tầm quan trọng cần thiết việc tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, nên chọn đề tài “ Hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang ” làm đề tài nghiên cứu cho học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học Đề tài nhằm đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa số biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động soạn thảo ban hành văn hoạt động hành Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Có thể thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thực tế có nhiều tác giả nghiên cứu vấn đề có liên quan đến hoạt động soạn thảo văn Có thể kể đến PGS.TS Vương Đình Quyền “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” Nêu lí luận phương pháp cơng tác văn thư Từ đưa nhìn tổng thể cơng tác văn phòng quan TS Triệu Văn Cường – TS Nguyễn Cảnh Đương – TS Lê Văn In – ThS Nguyễn Mạnh Cường “ Văn quản lý Nhà nước – Những đề lý luận kỹ thuật soạn thảo văn bản” Từ điển “ Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước xuất năm 1992 đưa định nghĩa thuật ngữ “ Văn bản”… Mục đích nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài: “Hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hoá, tỉnh Tuyên Quang” nhằm mục đích trình bày, đánh giá thực trạng tình hình soạn thảo văn quan nhằm đưa số biện pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn bản, giúp cho hoạt động quản lý thuận tiện đễ dàng việc tra cứu, tìm kiếm thơng tin Đồng thời, giúp sinh viên tìm phương pháp rèn luyện nâng cao kỹ soạn thảo văn hiệu để đáp ứng yêu cầu học tập, đòi hỏi cơng việc thực tiễn Đối tượng nghiên cứu Hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang Nhiệm vụ nghiên cứu − Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng việc soạn thảo văn − Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo văn − Điều tra công tác soạn thảo văn − Phân tích xác định nguyên nhân − Đưa giải pháp nhằn nâng cao hiệu soạn thảo văn văn phòng Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập sử lý thông tin Đây phương pháp chủ yếu để thực tập tiểu luận này,bao gồm tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu, q trình tiến hành tơi thu thập thông tin qua sách báo, nguồn tin mạng internet làm sở phân tích , đánh giá nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực địa Tiếp cận nghiên cứu đối tượng góp phần nâng cao hiệu tập tiểu luận mang tính xác thực - Phương pháp phân tích tổng hợp Từ tài liệu thu thập được, kết hợp với kết khảo sát thực trạng, tiến hành theo bước nhỏ, phân tích đưa kết luận Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, mục lục đề tài gồm có phần: Chương 1: Cơ sở lý luận soạn thảo văn tổng quan UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang Chương 2: Hoạt động soạn thảo văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu Hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 1.1 Vấn đề chung soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm văn Hiện nay, nước ta tồn nhiều định nghĩa khác văn Nhưng chưa có cơng trình nghiên cứu toàn diện sâu nội hàm thuật ngữ Cho nên, chưa có thống cách giải thích thuật ngữ Theo nghĩa rộng, ta hiểu văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dung để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đố đền chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hặc khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan gọi văn Ta hiểu: Văn vừa sản phẩm, vừa phương tiện hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thường tập hợp câu, có tính trọn vẹn nội dung, tính hồn chỉnh hình thức, có tính chặt chẽ hướng tới mục tiêu giao tiếp định Khái niệm sử dụng cách phổ biến giới nghiên cứu văn học, ngôn ngữ học, văn học, sử học nước ta từ trước tới Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội,các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, đề án công tác, báo cáo… gọi văn [7] Vậy theo nghĩa chung văn gì? “ Văn tài liệu lập nhận q trình tiến hành cơng việc hợp pháp người tổ chức bảo quản – trì người tổ chức với mục đích làm chứng để tham khảo tương lai” [1;T.25] Trong hoạt động quan, hoạt động soạn thảo văn thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn • Bước 6: Ký thức văn Văn hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công người đứng đầu quan (người duyệt thảo) • Bước 7: Phát hành văn văn thư quan Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ công văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Văn phòng UBND xã Yên Thành soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Văn phòng UBND xã dựa nguyên tắc sau:  Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng nhân dân (phạm vi đối tượng hành vi cần điều chỉnh; mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…) Ngoài ra, văn phải ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật phải ban hành thể thức kỹ thuật trình bày  Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học 27 Nội dung, ý tưởng văn hành phải rõ ràng, xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ phải theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề  Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ  Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ, khả người thực thi, phải phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực Trong suốt thời gian qua công tác soạn thảo văn UBND xã Hùng Mỹ hoàn thiện có số ưu dểm sau: - Cơng tác soạn thảo văn văn thư hoạt động thường xuyên UBND xã Hùng Mỹ việc thực công đổi - Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp thường xuyên mở lớp đào tạo cho cán văn thư, kịp thời ban hành văn đọa hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn văn thư để soạn thảo ban hành theo quy định, đảm bảo nội dung, hình thức, thể loại văn - Tinh thần đoàn kết đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao, công tác tuyên truyền vận động thường xuyên nên từ nhân dân có ý thức thực tốt nội dung văn nhà nước truyền tải đến nhân dân Trong công tác soạn thảo văn để giải cơng việc Văn phòng, Văn phòng theo dõi quan chun mơn thuộc UBND việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy 28 trình soạn thảo đề án Qua thấy vai trò Văn phòng UBND thành phố vô quan trọng đặc biệt văn soạn thảo trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo quy định pháp luật sở quan trọng cho định thành phố đảm bảo Thế vấn đề đặt cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng văn soạn thảo Thời gian năm 2015 Văn phòng soạn thảo 350 Quyết định, tất Quyết định giải cụ thể công việc khác nhau, mà tồn nội dung như: sửa đổi định cũ UBND ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất xã, phường địa bàn thành phố 2.2 Những hạn chế hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ Tình hình soạn thảo văn Văn phòng UBND xã nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định Văn phòng nói riêng UBND xã nói chung Đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành Văn phòng thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Một văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND xã Thế nhưng, bên cạnh kết đạt vậy, công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND thành phố tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: 2.2.1 Đối với cơng tác soạn thảo văn - Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng chưa thống Trong trình 29 soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành cơng văn, tờ trình lại ban hành thông báo, giấy mời… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế khơng phải nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND thành phố quan tâm đạo phận chuyên môn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản:văn soạn thảo Văn phòng nhìn chung tn thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể, quan giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xun Chính vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phòng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý 30 - Về văn phong, ngôn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn Văn phòng phận soạn thảo, phận có chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ lĩnh vực nên chuyên viên soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ quản lý, điều hành người lãnh đạo Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực Ngồi ra, tồn hạn chế như: - Do chế cấu tổ chức máy nên tuyển dụng cán văn thư 01 đồng chí so với yêu cầ để phục vụ công việc - Trang thiết bị sở vật chất, kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn văn thư UBND xã nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc - Đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn văn thư chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực nhiệm vụ công việc nhiều hạn chế, thiếu sót - Đối với số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đơi lúc tự soạn thảo văn nên có số văn chưa đảm bảo theo quy định Nhà nước, có văn thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải văn văn thư - Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, dân tộc nên đối tượng tệ nạn xã hội thường xuyên xảy Một số đối tượng xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn UBND xã có trở ngại đến cơng tác quản lý điều hành Nhà nước 31 2.2.2 Nguyên nhân hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo: phương tiện sử dụng vào q trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan liêu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi - Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng thiếu, biên chế cho phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), chuyên viên theo dõi nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán quản lý, soạn thảo vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán cơng chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng 32 TIỂU KẾT Hoạt động soạn thảo văn UBND xã nhiều năm qua cấp ủy Đảng, quyền địa phương quan tâm, đạo thực hiện, văn QPPL ban hành quy trình, pháp luật có tính khả thi cao Bên cạnh thành đạt công tác soạn thảo UBND xã năm vừa qua cộm lên nhiều hạn chế, khuyết điểm Do đó, đặt yêu cầu quan trọng công tác soạn thảo văn cần phải xác định nội dung cần soạn thảo đảm bảo đắn, xác, khơng trái pháp luật, tn theo quy trình soạn thảo; thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như đảm bảo số lượng chất lượng văn soạn thảo trước ban hành để giải công việc cụ thể UBND xã Hùng Mỹ 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI VĂN PHỊNG UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HĨA, TỈNH TUYÊN QUANG Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng q trình quản lý, điều hành quan ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo văn Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ 3.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND xã cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND xã, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Văn phòng đơn vị nhỏ UBND xã Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước sau: - Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa 34 Xác định tên loại văn đối tượng văn - Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ - Bước 3: Thông qua lãnh đạo - Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tn thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường 35 3.3 Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND xã Yên Thành soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 3.4 Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thơng tin quản lý Văn phòng nói riêng UBND xã nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo 36 quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán công chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán cơng chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác 37 TIỂU KẾT Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND xã Hùng Mỹ phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội.Đồng thời, UBND xã tạo điều kiện học tập bồi dưỡng cho cán văn thư có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với công việc để hoạt động soạn thảo quản lý văn sở diễn dễ dàng, hiệu nhanh chóng 38 KẾT LUẬN Hiện nay, hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành nhà nước địa phương Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mức đến công tác soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Từ hoat động nghiên cứu công tác soạn thảo văn văn phòng UBND xã co thể thấy công tác soạn thảo quản lý văn địa phương có vai trò vơ quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý Nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác, sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu , phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Do đó, cán cơng chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thông qua việc ban hành văn quản lý Nhà nước cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành Trên thực tế công tác soạn thảo văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức thủ 39 tục hành chính; văn khơng có tính khả thi văn đã, gây nhiều ảnh hưởng khơng nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Vì vậy, cơng tác soạn thảo quản lý văn Nhà nước nói chung công tác soạn thảo văn UBND xã Hùng Mỹ nói riêng cần quan tâm đạo, hướng dẫn thực từ cấp nhiều Đồng thời, cán công chức công tác soạn thảo văn văn thư cần phải tích cực, tự giác học tập rèn luyện kỹ để đảm bảo yêu cầu công tác soạn thảo văn Báo cáo đề tài nghiên cứu nêu số biện pháp nhằn nâng cao chất lượng việc soạn thảo văn mà văn phòng thường xuyên ban hành Tuy vậy, biện pháp xuất phát từ người nhằm phục vụ người tốt Hoạt động quan Nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển nữa, đồng thời, đáp ứng yêu cầu xã hội thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Triệu Văn Cường – TS Nguyễn Cảnh Đương – TS Lê Văn In – ThS Nguyễn Mạnh Cường, Văn Quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo, NXB Hà Nội, Hà Nội Ma Thị Thu (2015), Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ văn phòng Chính phủ hưỡng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hưỡng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ công tác năm 2015, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2016 Văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang http://vbsp.org.vn/wp-content/uploads/2013/08/B%C3%A0i-13.-K %E1%BB%B9-n%C4%83ng-so%E1%BA%A1n-th%E1%BA%A3o-v %C4%83n-b%E1%BA%A3n-ok.doc 41 ... 2: HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ HÙNG MỸ HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN QUANG 2.1 Thực trạng hoạt động soạn thảo văn văn phòn UBND xã Hùng Mỹ 2.1.1 Tình hình soạn thảo văn Văn... Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang 1.2.1 Tổng quan UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang UBND xã Hùng Mỹ có trụ sở thôn Thắm, xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang Hùng. .. hiệu Hoạt động soạn thảo văn văn phòng UBND xã Hùng Mỹ, huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND XÃ HÙNG MỸ, HUYỆN CHIÊM HÓA, TỈNH TUYÊN