MỤC LỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2.Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng và khách thể nghiên cứu. 2 4.Phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6.Đóng góp của việc nghiên cứu đề tài. 3 7. Cấu trúc đề tài: 3 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 5 1.1TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ Ở CẤP XÃ 5 1. 1.1Khái niệm về hệ thống chính trị 5 1.1.2 Hệ thống chính trị Việt Nam ở cấp xã. 5 1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN. 8 1.2.1 Khái niệm của văn bản: 8 1.2.2 Những yêu cầu về nội dung khi soạn thảo văn bản. 8 1.2.3. Những yêu cầu về thể thức khi soạn thảo văn bản. 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÒN TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11 2.1 Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức 11 2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật. 11 2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt. 12 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu. 16 2.2.1 Thực trạng soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu. 16 2.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế 18 2.2.3. Đánh giá chung 21 CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄUHUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 22 3.1.Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: 22 3.2.Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 23 3.3.Đảm bảo về nội dung của văn bản. 23 3.4.Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. 24 3.5Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: 25 3.6.Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 25 3.7.Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
MỤC LỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài 2.Mục đích nghiên cứu Đối tượng khách thể nghiên cứu 4.Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 6.Đóng góp việc nghiên cứu đề tài Cấu trúc đề tài: CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ Ở CẤP XÃ .5 1.1 Khái niệm hệ thống trị 1.1.2 Hệ thống trị Việt Nam cấp xã 1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.2.1 Khái niệm văn bản: 1.2.2 Những yêu cầu nội dung soạn thảo văn 1.2.3 Những yêu cầu thể thức soạn thảo văn CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÒN TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11 2.1 Tình hình sọan thảo văn UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức.11 2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn quy phạm pháp luật .11 2.1.2 Hoạt động soạn thảo văn hành thơng thường văn cá biệt .12 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Dương Liễu 16 2.2.1 Thực trạng soạn thảo văn UBND xã Dương Liễu 16 2.2.2 Nguyên nhân hạn chế .18 2.2.3 Đánh giá chung 21 CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 22 3.1.Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản: .22 3.2.Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn 23 3.3.Đảm bảo nội dung văn 23 3.4.Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư 24 3.5Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: 25 3.6.Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn 25 3.7.Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 KÝ HIỆU VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân QPPL: Quy phạm pháp luật MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành nhà nước địa phương Việc soạn thảo ban hành văn không thống nội dung lẫn hình thức gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu công việc vai trò quan hành nhà nước Chính việc quan tâm mức đến công tác soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế cơng tác soạn thảo văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức thủ tục hành chính; văn khơng có tính khả thi…những văn đã, gây nhiều ảnh hưởng khơng nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Qua thời gian tìm hiểu UBND xã Dương Liễu, huyện Hồi Đức, thành phố Hà Nội em có dịp tìm hiểu công tác soạn thảo văn UBND xã Tuy nhiên, giới hạn thời gian lực cá nhân, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “Hoạt động soạn thảo văn UBND xã Dương Liễu.- Thực trạng giải pháp” Đây vấn đề quan tâm Văn phòng UBND xã có vai trò quan trọng công tác lãnh đạo, điều hành quản lý nhà nước địa phương Do em chọn đề tài cố gắng hoàn thành nghiên cứu với tinh thần nghiêm túc, xác 2.Mục đích nghiên cứu Hiện việc đảm bảo hoạt động soạn thảo ban hành văn giúp cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mức đến công tác soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức thủ tục hành chính; văn khơng có tính khả thi văn đã, gây nhiều ảnh hưởng khơng nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Qua thời gian thực tập UBND , huyện , tỉnh Quảng Nam em có dịp tìm hiểu cơng tác soạn thảo văn UBND xã Tuy nhiên, giới hạn thời gian lực cá nhân, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “Hoạt động soạn thảo văn UBND xã.- Thực trạng giải pháp” Đây vấn đề quan tâm Văn phòng UBND xã có vai trò quan trọng công tác lãnh đạo, điều hành quản lý nhà nước địa phương Do em chọn đề tài cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu nhà trường giáo viên hướng dẫn trình tìm hiểu UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội Đối tượng khách thể nghiên cứu -Đối tượng văn đi, văn đến; lập hồ sơ hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Là quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) 4.Phạm vi nghiên cứu -Trong phạm vi UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức thành phố Hà Nội Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết Phân tích nghiên cứu tài liệu, lý luận khác cách phân tích chúng thành phận để tìm hiểu sâu sắc đối tượng Tổng hợp liên kết mặt, phận thông tin phân tích tạo hệ thơng lý thuyết đầy đủ sâu sắc đối tượng Từ đưa giả thuyết nghiên cứu -Phương pháp thu thập thông tin: Sau xây dựng giả thuyết nghiên cứu, người nghiên cứu phải thu thập thông tin để chứng minh hay bác bỏ giả thuyết - Phương pháp tổng hợp thông tin: Tổng hợp đưa kết luận cuối 6.Đóng góp việc nghiên cứu đề tài - Làm tư liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học sau hoạt động soạn thảo văn -Vệc sâu vào nghiên cứu giải vấn đề từ sở để phát triển nâng cao trình độ đơi ngũ cán bộ, công chức cách thức giải công việc cách hiệu Cấu trúc đề tài: - CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI - CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÒN TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU - CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIÊU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ Ở CẤP XÃ 1.1Khái niệm hệ thống trị Trong xã hội có giai cấp, quyền lực chủ thể cầm quyền thực hệ thống thiết chế tổ chức trị định Đó hệ thống trị Hệ thống trị tổng thể quan, tổ chức nhà nước, đảng phái, đoàn thể xã hội, nói chung lực lượng tham gia mối quan hệ lực lượng đó, chi phối tồn phát triển đời sống trị quốc gia, thể chất chế độ trị quốc gia, đường phát triển xã hội Giữa tổ chức lại hình thành quan hệ tác động lẫn hệ thống cấp độ Cụ thể, cấp trung ương quan hệ Đảng với Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam đoàn thể Ở cấp sở xã, phường, thị trấn quan hệ Đảng cấp xã với quyền Mặt trận Tổ quốc đoàn thể xã, phường, thị trấn Ở ta xem xét khái niệm sở hệ thống trị sở quan điểm xã hội học trị quản lý xã hội Đây khái niệm xuất phát, khái niệm công cụ để nghiên cứu đề xuất giải pháp cải cách hệ thống trị, đặc biệt hệ thống trị sở nước ta Cơ sở lấy làm đối tượng nghiên cứu đơn vị sở (gia đình, quan, cơng sở, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp hay viện nghiên cứu…) mà sở với tư cách cấp quản lý nhà nước hệ thống quản lý hành nhà nước bốn cấp hành Cơ sở xã - phường - thị trấn, cấp sở quản lý nhà nước 1.1.2 Hệ thống trị Việt Nam cấp xã -Xã cấp sở khu vực nông thôn, địa bàn rộng lớn, chiếm đa số tổng số đơn vị sở nước ta Hệ thống trị xã phường - thị trấn bao gồm phận cấu thành: Đảng, quyền, Mặt trận đoàn thể nhân dân Mỗi phận tồn với vai trò, chức riêng có quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành hệ thống, quản lý điều hành hoạt động xã - phường - thị trấn lĩnh vực đời sống Cơ sở hệ thống trị xã - phường - thị trấn khâu trung tâm cần phải đột phá chỉnh đốn đổi hệ thống trị sở Nhận thức xã - phường - thị trấn nhấn mạnh tới điểm đây: + Xã - phường - thị trấn nơi quyền lòng dân Đảng ta xác định Xã - phường - thị trấn cấp thấp cấp độ quản lý hệ thống quyền nhà nước lại tảng chế độ trị đời sống xã hội + Xã - phường - thị trấn nơi diễn sống dân, nơi quyền đoàn thể tổ chức sống, hoạt động phong trào cộng đồng dân cư để nhân dân thực quyền làm chủ, thực hành dân chủ Nếu dân chủ dân làm chủ Chủ tịch Hồ Chí Minh nói, xã nơi thể rõ trực tiếp ý thức lực dân chủ dân phương thức dân chủ đại diện dân chủ trực tiếp Chế độ ủy quyền phương tiện, điều kiện nhằm thực đảm bảo cho ủy quyền phải xã mà nhân dân chủ thể Bao nhiêu quyền hành dân, lợi ích thuộc dân Quyền hành lực lượng nơi dân Dân có quyền làm chủ, đồng thời có nghĩa vụ người chủ Do xã - phường - thị trấn nơi làm việc sinh hoạt hàng ngày dân chúng, nơi thể chế dân trực tiếp tổ chức nên dân thường xuyên tiếp xúc, đề đạt nguyện vọng, yêu cầu với người đại diện cho mình, đồng thời dân có điều kiện biết rõ hoạt động thể chế, người tổ chức máy, mặt hay mặt dở, mặt tốt mặt xấu với khuyết tật nó…nên quan hệ thái độ dân thể chế xã cho thấy rõ trạng thể chế nói chung Động lực, nội lực phát triển hay vật cản kìm hãm, trì trệ suy thối nhận thấy rõ xã - phường - thị trấn Những yếu diễn thể chế xã làm tổn hại đến uy tín ảnh hưởng xã hội thể chế nói chung Những phản ứng, bất bình dân cán xã khởi đầu cho ổn định, chí trở thành tình huống, thành điểm nóng gây hại tới bình yên chế độ Do vậy, mấu chốt xã - phường - thị trấn chất lượng cán bộ, công chức, hiệu hoạt động hệ thống trị cho giữ dân, làm cho dân yên ổn, phấn khởi làm ăn, sinh sống, liên kết cộng đồng, quan tâm bảo vệ thể chế, phát triển xã hội, phát triển sức dân - Xã - phường - thị trấn tầng sâu mà vận hành thể chế từ vĩ mô phải tác động tới Xã - phường - thị trấn địa quan trọng cuối mà định, chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phải tìm đến Đường lối, nghị có vào sống thực hay khơng, dân có tổ chức hành động phong trào rộng khắp để biến khả thành thực hay khơng; đường lối, sách có tác dụng, hiệu đến đâu, sai chứng thực sống, tâm trạng, thái độ, niềm tin hành động thực tế dân chúng Vì vậy, xã - phường - thị trấn cấp thấp hệ thống quản lý có tầm quan trọng đặc biệt, vấn đề sống còn, thành bại chế độ Xã - phường - thị trấn hình ảnh thu nhỏ xã hội, vùng nhạy cảm đời sống xã hội, không xao nhãng mà cần đặc biệt quan tâm, đạo thường xuyên Thực chất xã dân, mà khởi đầu dân xa dân cán bộ, công chức xã - phường - thị trấn, rệu rã tổ chức máy hoành hành nạn quan liêu, tham nhũng làm cho dân đói khổ, bần - Xã - phường thị trấn khơng phải cấp hoạch định đường lối, sách… mà cấp hành động, tổ chức hành động, đưa đường lối, nghị quyết, sách vào sống Là cấp hành động, tổ chức thực nên cán bộ, công chức phải gần dân, hiểu dân, sát dân lực cán xã lực thực thi, tổ chức công việc thường xuyên giáo dục, tuyên truyền, vận động quần chúng Tổ chức máy phải thực gọn nhẹ, “thà mà tốt”, động, nhạy bén, cán bộ, công chức phải thực nhuần nhuyễn lý luận với thực tiễn, sáng tạo cách thiết thực, biết rõ phương hướng hành động, có lĩnh dám chịu trách nhiệm, có phương pháp phong cách dân vận “óc nghĩ, mắt nhìn, miệng nói, tai nghe, chân đi, tay làm” Hồ Chí Minh Biết làm cho dân tin, dân ủng hộ; biết tập đề xuất với người lãnh đạo quan, Cán Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hồn chỉnh thảo Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bước 4: Đánh máy, nhân Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục “Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo quan Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo Cán Văn phòng - Thống kê; người giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra công tác văn thư chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn Văn hồn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công người đứng đầu quan (người duyệt thảo) Bước 7: Phát hành văn văn thư quan Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) 14 - Đăng ký vào sổ công văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Văn phòng UBND xã soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Văn phòng UBND xã dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng nhân dân (phạm vi đối tượng hành vi cần điều chỉnh; mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…) Ngoài ra, văn phải ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật phải ban hành thể thức kỹ thuật trình bày Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng văn hành phải rõ ràng, xác khơng làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ phải theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ, khả người 15 thực thi, phải phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực Trong công tác soạn thảo văn để giải công việc Văn phòng UBND xã Dương Liễu, Văn phòng theo dõi quan chuyên môn thuộc UBND xã việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác), tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án Qua thấy vai trò Văn phòng UBND UBND xã vơ quan trọng, văn soạn thảo trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo quy định pháp luật sở quan trọng cho định xã đảm bảo Thế vấn đề đặt cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng văn soạn thảo Thời gian từ năm 2008 đến năm 2016, Văn phòng UBND xã soạn thảo 358 Quyết định tất Quyết định giải cụ thể công việc khác nhau, mà tồn nội dung như: sửa đổi định cũ UBND ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất tổ chức cá nhân địa bàn xã… Do đặt yêu cầu quan trọng công tác soạn thảo văn cần phải xác định nội dung cần soạn thảo đảm bảo đắn, xác, khơng trái pháp luật, tn theo quy trình soạn thảo; thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như đảm bảo số lượng chất lượng văn soạn thảo trước ban hành để giải công việc cụ thể UBND xã 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Dương Liễu 2.2.1 Thực trạng soạn thảo văn UBND xã Dương Liễu Đã nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định UBND xã đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành UBND việc thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải 16 công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Một văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng UBND xã Trong thời gian qua Văn phòng UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND xã Thế nhưng, bên cạnh kết đạt vậy, công tác soạn thảo văn Văn phòng UBND xãnói chung UBND xã Dương Liễu nói riêng tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng UBND xã chưa thống Trong q trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành công văn, tờ trình lại ban hành thơng báo, giấy mời… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm đạo cho phận chuyên môn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo Văn phòng UBND nhìn chung tn thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể, quan giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xuyên Chính vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ 17 sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phòng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý - Về văn phong, ngôn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn UBND Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ ban ngành việc soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ ngành quản lý Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 2.2.2 Nguyên nhân hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể tính quản lý lõng lẻo sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng 18 từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi - Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng UBND thiếu, có 01 đồng chí cán phụ trách Văn phòng - Thống kê 01 đồng chí cán Văn thư-Lưu trữ Hơn cán Văn phòng văn thư UBND xã chưa đào tạo chuyên môn, làm việc dựa kinh nghiệm qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn chun mơn Bên cạnh cơng việc phận Văn phòng nhiều mà lại thiếu người dẫn đến tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao - Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ban ngành vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán cơng chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng 19 * Bảng số liệu liên quan: LOẠI VĂN BẢN SỐ LƯỢNG NĂM 29 33 27 120 110 128 127 130 128 30 29 30 27 28 30 5 13 17 21 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ TỊCH QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỜ TRÌNH THƠNG BÁO BÁO CÁO CHỈ THỊ CƠNG VĂN Nhận xét : Do tình hình thực tế địa phương nên có số loại văn ban hành tương đối nhiều như: Quyết định, tờ trình, thơng báo bên cạnh số loại văn như: Chỉ thị, thông báo, công văn 20 2.2.3 Đánh giá chung -Ưu điểm: |+Công tác soạn thảo văn văn thư hoạt động thường xuyên UBND xã Dương Liễu việc thực công đổi +Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp thường xuyên mở lớp đào tạo cho cán văn thư, kịp thời ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn văn thư để soạn thảo ban hành theo quy định, đảm bảo nội dung, hình thức, thể loại văn +Tinh thần đồn kết đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động thường xuyên nên từ nhân dân có ý thức thực tốt nội dung văn nhà nước chuyển tải đến nhân dân -Khuyết điểm: +Do chế cấu tổ chức máy nên tuyển dụng cán văn thư 01 đồng chí so với yêu cầu để phục vụ công việc +Trang thiết bị sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn văn thư UBND xã nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc + Đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn văn thư chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực nhiệm vụ công việc nhiều hạn chế, thiếu sót +Đối với số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đơi lúc tự soạn thảo văn nên có số văn chưa đảm bảo theo quy định Nhà nước, có văn thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải văn văn thư +Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội thường xuyên xảy Một số đối tượng xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn UBND xã có trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước 21 CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã nói chung UBND xã Dương Liễu nói riêng: 3.1.Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản: Văn phòng UBND xã chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND xã cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND xã, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác 22 định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngơn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt 3.2.Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức u cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND xã cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thông thường 3.3.Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND xã soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để 23 tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 3.4.Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thơng tin quản lý Văn phòng nói riêng UBND xã nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn 24 3.5Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: Quá trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra cơng tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 3.6.Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức 3.7.Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: Cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND xã phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội 25 KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND xã ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều khơng phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo quản lý văn UBND xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong báo cáo chuyên đề em tập trung vào “hoạt động soạn thảo văn UBND xã, thực trạng giải pháp.” nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo văn đây, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xuyên ban hành Song, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng UBND xã nói chung mà cán cơng chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải cơng việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thông qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành 26 Điều kiện thời gian vừa học xong phải thực tập, thời gian có hạn nên nội dung báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy cơ, lãnh đạo khoa nhà trường quan tâm góp ý để báo cáo tốt nghiệp để hoàn chỉnh tốt nhằm giúp cho thân sau có thêm sở ,kinh nghiệm công tác sau Em xin chân thành cảm ơn ! 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông Tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Cẩm nang tổ chức hành kỹ thuật soạn thảo văn dùng cho đơn vị sở ( Nhà xuất Lao động – Hà Nội) 3.Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư – Lưu trữ ( Nhà xuất Văn hóa Thơng tin.) Hồng Lê Minh,Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ ( Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin.) Hướng dẫn soạn thảo văn ( Nhà xuất trẻ Thành phố Hồ Chí Minh 1996) Hướng dẫn cơng tác Văn phòng ( Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2000) Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước ( Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2001) Các loại văn tài liệu tham khảo UBND xã Dương Liêu huyện Hoài Đức Hà Nội 28 ... 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 2014 2015 2016 QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ TỊCH QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỜ TRÌNH THƠNG BÁO BÁO CÁO CHỈ THỊ CƠNG VĂN Nhận xét : Do tình hình thực tế địa phương nên... UBND XÃ DƯƠNG LIỄU - CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIÊU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ... thi cao Ban Tư pháp xã thực tốt chức tham mưu cho UBND xã ban hành văn đạo cơng tác Nhìn chung, cơng tác xây dựng, ban hành văn QPPL có chuyển biến tích cực, Phòng Tư pháp huyện đánh giá cao