Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ huyện Phú Xuyên Thành phố Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN Phần Mở Đầu 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ CHUYÊN MỸ 4 1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2 Sơ lược về văn bản quản lí nhà nước 4 1.2. Khái quát về UBND xã Chuyên Mỹ 8 1.2.1. Lịch sử hình thành 8 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Chuyên Mỹ 8 *Tiểu kết 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ CHUYÊN MỸ 10 2.1. Quy trình soạn thảo văn bản. 10 2.2. Soạn thảo văn bản 12 2.2.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 12 2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 13 2.3.Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 15 2.3.1 Quản lí và sử dụng con dấu 15 2.3.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 16 2.4. Quản lí văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ 17 2.4.1. Quản lí văn bản đến 19 2.4.2. Quản lí văn bản đi 23 * Tiểu kết 26 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI CHUYÊN MỸ 27 3.1 Một vài nhận xét về thực trạng công tác soạn thảo ăn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ. 27 3.2. Các biện pháp nâng cáo chất lượng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ 30 * Tiểu kết 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34

L I C M N Ờ Ả Ơ

Xu t phát t lòng bi t n sâu s c tôi xin g i l i c m ăn chân thànhấ ừ ế ơ ắ ử ờ ả

nh t đ n T.S Bùi Th Anh Vân đã quan tâm giúp đ ch b o tôi trong su tấ ế ị ỡ ỉ ả ố

th i gian h c t p trên l p cũng nh quá trình làm bài ti u luân.ờ ọ ậ ớ ư ể

Qua đây tôi cũng c m n ch Nguy n Th Hả ơ ị ễ ị ương ch nhi m báo cáoủ ệchính nh ng tài li u c a ch mà tôi đã có c s đ tri n khai bài t t h n.ữ ệ ủ ị ơ ở ể ể ố ơ

Tôi xin chân thành c m n!ả ơ

M C L C Ụ Ụ

L I C M NỜ Ả Ơ

L I CAM ĐOAN Ờ

Ph n M Đ u ầ ở ầ

1. Lý do ch n đ tài ọ ề

Hi n nay, xã h i ngày m t phát tri n vi c trao đ i thông tin đ ph cệ ộ ộ ể ệ ổ ể ụ

v cho vi c qu n lý có th d dàng th c hi n b ng nhi u hình th c khácụ ệ ả ể ễ ự ệ ằ ề ứnhau Có th là tr c ti p qua các h i ngh , cu c h p, tr c ti p truy n b ngể ự ế ộ ị ộ ọ ự ế ề ằ

mi ng ho c có th s d ng các lo i các lo i máy móc công ngh cáo nhệ ặ ể ử ụ ạ ạ ệ ưqua đi n tho i, internet…Tuy nhiên dù có nhi u hình th c khác nhau cũngệ ạ ề ứkhông th thay th đ c các lo i văn b n b i giá tr thông tin mà nó mangể ế ự ạ ả ở ị

l i, h u h t m i công vi c đi u hành ch đ o cũng nh qu n lí quan tr ngạ ầ ế ọ ệ ề ỉ ạ ư ả ọ

đ u d a trên các văn b n th c t Đ c bi t là văn b n qu n lí nhà nề ự ả ự ế ặ ệ ả ả ướctrong đó văn b n qu n lí nhà nả ả ướ ở ịc đ a phương là r t quan tr ng M tấ ọ ộ

m t, nó c th hóa cá văn b n c p trên, văn b n HĐND cùng c p, m t m tặ ụ ể ả ấ ả ấ ộ ặkhác nó là c s pháp lí, công c h u hi u, đ ng th i là phuông ti n truy nơ ở ụ ữ ệ ồ ờ ệ ề

đ t thông tin trong m i lĩnh v c kinh t - xã h i Mà đ m t văn b n có giáạ ọ ự ế ộ ể ộ ả

tr thì công tác so n th o văn b n là m t nhi m v r t quan tr ng, mangị ạ ả ả ộ ệ ụ ấ ọtính thường xuyên trong ho t đ ng qu n lí c a các c qaun t ch c Đ banạ ộ ả ủ ơ ổ ứ ểhành ra m t văn b n ch t lộ ả ấ ượng có giá tr đòi h i ngị ỏ ười so n th o ngạ ả ười

so n th o ph i n m v ng và bi t v n d ng các ki n th c cũng nh kĩạ ả ả ắ ữ ế ậ ụ ế ứ ưnăng các yêu c u v so n th o văn b n: Quy trình so n th o văn b n, thầ ề ạ ả ả ạ ả ả ể

th c trình bày, thu th p thông tin và x lí, xây d ng đ cứ ậ ử ự ề ương văn b n, vi tả ếvăn b n và cách s d ng cú pháp t ng sao cho h p lí v i t ng lo i vănả ử ụ ừ ữ ợ ớ ừ ạ

b n Bên c nh nh ng yêu c u v th th c thì các v n b n đả ạ ữ ầ ề ể ứ ư ả ược so n th oạ ả

ph i đsung v i m c đích, n i dung yêu c u v th n quy n ban hành, các cả ớ ụ ộ ầ ề ẩ ề ơquan kí duy t, đóng d u cũng h t s c quan tr ng c a ngệ ấ ế ứ ọ ủ ười so n th o vănạ ả

b n.ả

Là m t trong n ng sinh viên c a nghành qu n tr văn phòng, nh nộ ữ ủ ả ị ậ

th y đấ ượ ầc t m quan tr ng c a vi c so n th o văn b n đ i v i nghành h cọ ủ ệ ạ ả ả ố ớ ọ

c a mình sau này cho nên tôi đã ch n công tác so n th o văn b n t i UBNDủ ọ ạ ả ả ạ

xã Chuyên Mỹ đ ng d ng nh ng lí lu n đã h c trể ứ ụ ữ ậ ọ ở ường và ki m tr ngể ứ

nó th c t trong vi c h c.ứ ế ệ ọ

Qua s giúp đ c a ngự ỡ ủ ười thân đang làm vi c t i UBND xã Chuyênệ ạ

Mỹ đã cung c p cho tôi nh ng thông tin và s li u th c t làm t t chấ ữ ố ệ ự ế ố ương 2 bài ti u lu n này

Không gian: UBND xã Chuyên Mỹ

Th i gian : năm 2013 đ n năm 2016ờ ế

còn được tri n khai thành 3 chể ương:

Ch ươ ng 1 Lý lu chung v công tác so n th o văn b n t i UBND xã ậ ề ạ ả ả ạ Chuyên Mỹ.

Ch ươ ng 2 Th c tr ng công tác so n th o văn b n t i UBND xã ự ạ ạ ả ả ạ Chuyên Mỹ

Ch ươ ng 3 M t s gi i pháp nh m nâng cao hi u qu công tác so n ộ ố ả ằ ệ ả ạ

th o văn b n t i UBND xã Chuyên Mỹ ả ả ạ

Ch ươ ng 1

LÝ LU N CHUNG V CÔNG TÁC SO N TH O VĂN B N VÀ KHÁI QUÁT V Ậ Ề Ạ Ả Ả Ề

UBND XÃ CHUYÊN MỸ 1.1 Lý lu n chung v công tác so n th o văn b n t i UBND xã ậ ề ạ ả ả ạ Chuyên Mỹ

1.1.1 M t s khái ni m ộ ố ệ

Văn b n là là đ i tả ố ượng c a các nghành nghiên các lĩnh v c khácủ ựnhau vì v y mà tùy nh ng góc đ nghên c u hay m c đích ti p c n mà taậ ữ ộ ứ ụ ế ậ

có th bi t để ế ược nhi u các đ nh khác khác nhau v c b n.ề ị ề ơ ả

Theo nghĩa r ng: Văn b n là phộ ả ương ti n ghi ti n và truy n đ t thôngệ ề ạtin bafwg ngôn ng và kí hi u nh t đ nhữ ệ ấ ị

Theo nghĩa h p: Văn b n là các lo i gi y t công văn, t trình, quy tẹ ả ạ ấ ờ ờ ế

đ nh…trong các ho t đ ng c a các c quan t ch c.ị ạ ộ ủ ơ ổ ứ

Tóm l i văn b n đạ ả ược hi u theo nghĩa chung nh t là: Văn b n làể ấ ả

phương ti n ghi tin, truy n đ t thông tin b ng ngôn ng hay kí hi u nh tệ ề ạ ằ ữ ệ ấ

đ nh Nó là phị ương ti n thông tin c b n, quan tr ng đ ghi và truy n đ tệ ơ ả ọ ể ề ạ

l i các quy t đ nh qu n lí, có th hi n ý chí m nh l nh c a các ch thạ ế ị ả ể ệ ệ ệ ủ ủ ể

qu n lí và cũng là phả ương ti n đi u ch nh các m i quan h ệ ề ỉ ố ệ

Kĩ thu t so n th o văn b n: là khái ni m dùng đ ch vi c v n d ngậ ạ ả ả ệ ể ỉ ệ ậ ụ

lý lu n, phậ ương pháp và kỹ năng v so n th o văn b n và các quy t c cóề ạ ả ả ắliên quan đ xây d ng m t văn b n t khâu kh i đ u cho đ n lúc hoànể ự ộ ả ừ ơ ầ ếthi n [1;Tr 147].ệ

1.1.2 S l ơ ượ ề c v văn b n qu n lí nhà n ả ả ướ c

Văn b n qu n lí nhà nả ả ước: là nh ng thông tin, quy t đ nh qu n líữ ế ị ảthành văn do các c quan qu n lý nhà nơ ả ước ban hành theo th m quy n,ẩ ềtrình t , th t c, hình th c nh t đ nh và đự ủ ụ ứ ấ ị ược nahf nước đ m b o thi hànhả ả

b ng nh ng bi n pháp khác nhau nh m đi u ch nh các m i quan h qu nằ ữ ệ ằ ề ỉ ố ệ ả

lý n i b nhà nộ ộ ước ho c gi a các nhà nặ ữ ước v i các t ch c và công dânớ ổ ứ

*Ch c năngứ

Ch c năng thông tin: là ch c năng c b n quan tr ng và n i b t nh tứ ứ ơ ả ọ ổ ậ ấ

được so n th o ra trạ ả ước h t ph i nh m m c đích ghi chép và truy n đ tế ả ằ ụ ề ạthông tin Văn b n ghi chép các s vi c, hi n tả ự ệ ệ ượng trong xã h i t đó l uộ ừ ư

gi và truy n l i, nó mang tính chính chính th ng, th ng nh và tính chínhữ ề ạ ố ố ấxác cao, nó hướng t i m i i ho t đ ng do nhà nuiwsc đ t ra.ớ ọ ọ ạ ộ ặ

Ch c năng qu n lý: là quy trình qu n lý quá trình nhi u khâu t xâyứ ả ả ề ừ

d ng c c u t ch c, ra quy t đ nh, ki m tra đánh giá…Văn b n qu n lýự ơ ấ ổ ứ ế ị ể ả ảnhà nước còn được đ truy n đ t các thông tin quy t đ nh,hể ề ạ ế ị ướng d n, đônẫ

đ c ki m tra các quy t đ nh đó t đó ph ánh tình hienh lên c p trên, traoố ể ế ị ừ ả ấ

đ i công vi c gi a các c quan hay t ch c.ổ ệ ữ ơ ổ ứ

Ch c năng pháp lí: là ch c năng mang tính đ c tr ng riêng bi t c aứ ứ ặ ư ệ ủvăn b n qu n lí nhà nả ả ướ Văn b n qu n lý nhà nc ả ả ước ghi l i các quy ph mạ ạpháp lu t và các quan h pháp lý còn t n t i trong xã h i do pháp lu t đi uậ ệ ồ ạ ộ ậ ề

ch nh, t o ra hành lang pháp lý cho ho t đ ng c a các c quan t ch c Nóỉ ạ ạ ộ ủ ơ ổ ứ

ph i d a trên các văn b n lu t, pháp l nh, quy t đ nh, hi n pháp…mà nhàả ự ả ậ ệ ế ị ế

nước đ ra.ề

Ch c năng văn hóa-xã h i: văn b n qu n lí nhà nứ ộ ả ả ước cũng nhưnhi u lo i văn b n khác nó s n ph m c a con ngề ạ ả ả ẩ ủ ười, đ ng th i cũng là s nồ ờ ả

ph m quan tr ng c a quá trình và c i t o xã h i Đó là m t s n ph mẩ ọ ủ ả ạ ộ ộ ả ẩmang tính xã h i và bi u đ t tính giai c p sâu s c, nó góp ph n quan tr ngộ ể ạ ấ ắ ầ ọghi l i và tuyên truy n cho m i ngạ ề ọ ười trong đ i s ng xã h i.ờ ố ộ

Bên c nh các ch c năng trên thì văn b n qu n lí nhà nạ ứ ả ả ước còn cócác ch c năng khác nh : Ch c năng giao ti p, ch c năng th ng kê…ứ ư ứ ế ứ ố

* Phân lo i h th ng các văn b n qu n lí nhà n ạ ệ ố ả ả ướ c

Văn b n hành chính: là nh ng văn b n mang tính tính thông tin vàả ữ ả

đi u hành nh m th c thi các văn b n quy ph m pháp lu t ho c đ gi iề ằ ự ả ạ ậ ặ ể ảquy t các công vi c c th , ph n ánh tình hình giao d ch, trao đ i, ghi chépế ệ ụ ể ả ị ổcông vi c…c a các c quan nhà nệ ủ ơ ước, văn b n g m nhi u các hình th cả ồ ề ứkhác nhau c th là quy t đ nh, công văn, t tình, biên b n, báo cáo…Vănụ ể ế ị ờ ả

b n hành chính g m: Văn b n hành chính thông thả ồ ả ường và văn b n hànhả

chính cá bi t.ệ

Văn b n hành chính thông thả ường: là lo i văn abrn đạ ược hình thànhtrong quá trình ho t đ ng qu n lí nh m ghi chép, truy n đ t và ph n ánhạ ộ ả ằ ề ạ ảcác thông tin trong ho t đ ng qu n lí.ạ ộ ả

Văn b n hành chính cá bi t: là các quy t đ nh qu n lí thành văn doả ệ ế ị ảcác c quan t ch c ho c cá nhân có th m quy n abn hành theo th mơ ổ ứ ặ ẩ ề ẩquy n, trình t , th t c nh t đ nh d a trên c s áp d ng lu t pháp c thề ự ủ ụ ấ ị ự ơ ở ụ ậ ụ ể

cá bi t.ệ

* Nh ng yêu c u chung v kĩ thu t so n th o văn b n ữ ầ ề ậ ạ ả ả

Vi c so n th o văn b n ph i đ m b o đệ ạ ả ả ả ả ả ược các yêu c u v tính m cầ ề ụđích, tính chính xác, tính h p pháp h p hi n, tính kh thi và tính khoa h c:ợ ợ ế ả ọ

Văn b n có tính m c đích ả ụ : văn b n đả ược so n th o thạ ả ường được banhành dưới danh nghĩa c a các c quan t ch c c th nh m bi u đ tủ ơ ổ ứ ụ ể ằ ể ạ

nh ng chính sách n i dung c th c a t ng công vi c Vì v y mà nh ngữ ộ ụ ể ủ ừ ệ ậ ữvăn b n đả ược ban hành ra ph i có m c đ ch c th rõ ràng, gi i h n đi uả ụ ị ụ ể ớ ạ ề

ch nh c a nó, n i dung ph i xoay quanh ch đ liên quan đ n ch c năngỉ ủ ộ ả ủ ề ế ứnhi m v c a các c quan t ch c.ệ ụ ủ ơ ổ ứ

Văn b n có ả tính h p pháp h p hi n ợ ợ ế :yêu c u đ t ra các lo i văn b nầ ặ ạ ả

so n th o ra ph i đúng th m quy n, n i dung c a văn b n không đạ ả ả ẩ ề ộ ủ ả ượctrái v i hi n pháp, pháp lu t hi n hành và các quy đ nh c a các c quan tớ ế ậ ệ ị ủ ơ ổ

h p lí v trách nhi m thi hành phù h p v i trình đ , năng l c nh nợ ề ệ ợ ớ ộ ự ậ

th c,th i gian, đi u ki n v t ch t c u ch th thi hànhứ ờ ề ệ ậ ấ ả ủ ể

Văn b n có tính khoa h c ả ọ : nh ng v n đ đữ ấ ề ược nêu ra trong văn b nả

ph i d a trên c s có căn c th c ti n khoa h c, thông tin vănb n ph iả ự ơ ở ứ ự ễ ọ ả ả

đ y đ , c th , chính xác và rõ ràng d hi u phù h p v i trình đ dân tríầ ủ ụ ể ễ ể ợ ớ ộsao cho m i đ i tọ ố ượng đ u có th hi u và tiêp nh n văn b n N i dungề ể ể ậ ả ộ

ph i s p x p sao cho h p lí logic, s d ng các thu t ng chu n xác, đ nả ắ ế ợ ử ụ ậ ữ ẩ ơnghĩa, b c c ch t chẽ nh t quán v i ch đ văn b n so n th o.ố ụ ặ ấ ớ ủ ề ả ạ ả

+ Thu th p thông tin, x lí thông tinậ ử

+ Xây d ng đ cự ề ương, phác h a và vi t văn b nọ ế ả

-Bước 2: Xây d ng d th o văn b n phù h p v i th th c văn b nự ự ả ả ợ ớ ể ứ ảtheo quy đ nh.ị

+ Căn c vào m c đích c u văn b n và thông tin đã thu th p đ saojnứ ụ ả ả ậ ể

th o ra văn b n.ả ả

+ So n th o xong ph i ki m tra th th c, kĩ thu t trình bày, ki m traạ ả ả ể ể ứ ậ ểvăn b n đã đả ược so n th o.ạ ả

+ Văn b n có tính ch t quan tr ng, n i dung ph c t p, nh hả ấ ọ ộ ứ ạ ả ưởng

đ n nhi u đ in tế ề ố ượng thì ph i xin ý ki n c a các đ n v cá nhân c p trên.ả ế ủ ơ ị ấ

- Bước 3: Trình duy t văn b nệ ả

+ Sau khi hoàn thi n văn b n ngệ ả ười so n th o có trách nhi m trìnhạ ả ệ

lên nguowgi có th m quy n duy t Ngẩ ề ệ ười duy t có căn c phê duy t vănệ ứ ệ

b n m t cách chính xác, có th t mình s a ch a văn b n n u nh th yả ộ ể ự ủ ữ ả ế ư ấ

c n thi t ho c góp ý ki n cho ngầ ế ặ ế ười so n th o s a r i l i trình bày lênạ ả ử ồ ạ

người duy t xem xét r i quy t đ nh.ệ ồ ế ị

- Bước 4: Hoàn thi n các n i ndung th th c, làm th th t c ban hành vàệ ộ ể ứ ủ ủ ụ

l u văn b nư ả

+ Hoàn thành d th o theo ý ki n c a lãnh đ o và trình kí chính th cự ả ế ủ ạ ứ+ Cán b văn th ghi sộ ư ố

+ Làm th t c phát hànhủ ụ

+ L u văn th ( 01b n văn th , 01 b n chính t i đ n v so n th oư ư ả ở ư ả ạ ơ ị ạ ảtrong h s làm vi c c a nhân viên ).ồ ơ ệ ủ

1.2 Khái quát v UBND xã Chuyên Mỹ ề

1.2.1 L ch s hình thành ị ử

Xã Chuyên Mỹ là trong nh ng xã đữ ược hình thành r t s m huy nấ ớ ở ệPhú Xuyên-Thành ph Hà N i kho ng năm 1948 Là xã n m phía mi nố ộ ả ằ ở ềtrung tây c a huy n, n m tr i dài theo b h u c a sông Nhu Xã Chuyênủ ệ ằ ả ờ ữ ủ ệ

Mỹ thu c vùng chiêm chũng, cách trung tâm huy n 6 km và cách trung tâmộ ệ

Th đô Hà N i 40km Hi n nay xã g m 7 thôn đó là: thôn Đ ng Vinh, thônủ ộ ệ ồ ồ

Thượng, thôn Trung, thôn Ng , thôn H , thôn B i Khê 1 và thôn Mỹ Văn Xãọ ạ ố

có di n tích t nhiên là 792,83ha, dân s 10,164 ngệ ự ố ười, dân c h u h tư ầ ếtoàn là dân t c kinh Chuyên Mỹ là m t trong các xã huy n Phú Xuyên cóộ ộ ở ệlàng ngh truy n th ng kh m trai r t lâu đ i đề ề ố ả ấ ờ ược hình thành và pháttri n t th i Lý Đ n th C Trể ừ ờ ề ờ ụ ương Công Thành t ngh kh m trai đổ ề ả ược

B văn hóa thông tin công nh n di tích l ch s văn hóa năm 1996 B y trênộ ậ ị ử ả

b y thôn đả ược UBND t nh Hà Tây ( cũ ) công nh n là làng ngh truy nỉ ậ ề ề

th ng Ngh kh m trai có cách đây g n 1000 năm tr i qua bao thăng tr m,ố ề ả ầ ả ầ

v i s thông minh c n cù ch u khó sáng t o mà ngh kh m trai đã trớ ự ầ ị ạ ề ả ởthành làng ngh truy n th ng và là ngu n thu nh p c a ch y u c a ngề ề ố ồ ậ ủ ủ ế ủ ườidân trong xã và ngày càng phát tri n th trể ở ị ường trong và phát và ngoài

nước Nh có s lãnh đ o c a đ ng b chính quy n mà xã ngày m t phátờ ự ạ ủ ả ộ ề ộtri n tăng cao v m i m t kinh t -xã h i, đ i s ng ngể ề ọ ặ ế ộ ờ ố ười dân không ng ngừ

được hoàn thi n h n, luôn gệ ơ ương m u là m t trong nh ng xã luôn đi đ uẫ ộ ữ ầ

v m i m t huy n Phú Xuyên.ề ọ ặ ở ệ

[ Xem phu l c 01; Tr ]ụ

1.2.2 Ch c năng nhi m v và c c u t ch c c a UBND xã Chuyên Mỹ ứ ệ ụ ơ ấ ổ ứ ủ

UBND do HĐND b u là c quan ch p hành c a HĐND, c quan hànhầ ơ ấ ủ ơchính nhà nướ ở ịc đ a phương, ch u trách nhi m trị ệ ước HĐND cùng c p vàấcác c quan c p trên.ơ ấ

UBND xã Chuyên Mỹ ch u trách nhi m thi hành hi n pháp, lu t pháp,ị ệ ế ậcác văn b n c a các c quan c p trren và ngh quy t c a HĐND cùng c pả ủ ơ ấ ị ế ủ ấ

nh m b o đ m th c hi n ch chằ ả ả ụ ệ ủ ương, bi n pháp phát tri n kinh t -xã h i,ệ ể ế ộ

c ng c an ninh qu c phòng và th c hi n các chính sách khác trên đ a bànủ ố ố ự ệ ịxã

UBND xã th c hi n ch c năng qu n lí nhà nự ệ ứ ả ướ ở ịc đ a phương, góp

_ Công ch c: Trứ ương công an xã, trương ban ch huy quân s xã, cánỉ ự

b văn phòng-th ng kê, cán b đ ic hính xaay d ng nông htoon m i và môiộ ố ộ ạ ự ớ

trường, cán b tài chính-k toán, cán b t pháp, cán b văn hóa- thông tin,ộ ế ộ ư ộcán b thộ ương binh-xã h i.ộ

_Cán b không chuyên trách: N i v , văn th -l u tr ,thi đua khenộ ộ ụ ư ư ữ

thưởng,,khi u n i t cáo, ti p dân, tôn giáo , truy n thanh.ế ạ ố ế ề

[ Xem phu l c 02; Tr ]ụ

*Ti u k t ể ế

ch ng 1, tôi đã trình bày hai v n đ c b n đó là m t s lý lu n

v công tác so n th o văn b n và đ ng th i tôi cũng đã tìm hi u khái quátề ạ ả ả ồ ờ ể

v UBND xã Chuyên Mỹ T nh ng n i dung chề ừ ữ ộ ở ương 1đã tìm hi u sẽ là cể ơ

s , n n t ng quan tr ng đ giúp tôi tri n khai chở ề ả ọ ể ể ở ương 2

Ch ươ ng 2

TH C TR NG CÔNG TÁC SO N TH O VĂN B N T I UBND XÃ CHUYÊN Ự Ạ Ạ Ả Ả Ạ

MỸ 2.1 Quy trình so n th o văn b n ạ ả ả

Các quy trình so n th o văn b n qu n lí hành chính nhà nạ ả ả ả ướ ạc t iUBND xã Chuyên Mỹ đã đ m b o quy đ nh t i Ngh đ nh 09/2010/NĐ-CPả ả ị ạ ị ị

s a đ i b sung m t s đi u c a Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP, thông tử ổ ổ ộ ố ề ủ ị ị ố ưliên t nh s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Ngày 6 tháng 5 năm 2005 c a B n iỉ ố ủ ộ ộ

v và Văn phòng chính ph hụ ủ ướng d n th th c và kĩ thu t trình bày vănẫ ể ứ ậ

b n, Thông t s 01/2011/TT/BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 c a B n iả ư ố ủ ộ ộ

v hụ ướng d n th th c kĩ thuât trình bày văn b n hành chính.ẫ ể ứ ả

*Quy trình so n th o văn b n ạ ả ả

_Chu n b ẩ ị

Ch t ch UBND xã ông Đinh Ng c D phân công cho m t đ n v trongủ ị ọ ư ộ ơ ịUBND so n th o văn b n báo cáo v tình hình th c tr ng công tác đ n vạ ả ả ề ự ạ ơ ịtrong tháng 6:

1.Ông Phùng Văn Hùng chuyên viên văn phòng

Sau khi xác đ nh m c đích, tính ch t n i dung c a v n đ c n đ t raị ụ ấ ộ ủ ấ ề ầ ặtrong văn b n Ông Phùng Văn Hùng giao cho bà Đinh Thanh Nga xác đ nhả ịtên các lo i văn b n, thu th p thông tin liên quan đ n văn b n xây d ng đạ ả ấ ế ả ự ề

cương vfa vi t văn b n.ế ả

_Xây d ng d th o văn b n phù h p v i hình th c, th th c văn b n ự ự ả ả ợ ớ ứ ể ứ ả theo quy đ nh ị

Căn c vào m c đích c a văn b n và thông tin đã thu th đ so nứ ụ ủ ả ậ ể ạ

th o văn b n So n th o xong ph i ki m v hình th c, kĩ thu t trình bày,ả ả ạ ả ả ể ề ứ ậ

ki m tra m c đích đã để ụ ượ ủc c a văn b n Văn b n có tính ch t quan tr ng,ả ả ấ ọ

n i dung ph c t p và nh hộ ứ ạ ả ưởng đ n nhi u đ i tế ề ố ượng thì xin ý ki n đóngếgóp cá nhân c a các c p trên.ủ ấ

và cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnhUnderline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

UỶ BAN NHÂN DÂN

Người có thẩm quyền duyệt:

Chuyên Mỹ, ngày 10 tháng 6 năm 2016

Người lập biểu Nga

[2; Tr 22]

- Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.Hoàn chỉnh dự thảo

theo ý kiến của lãnh đạo( nếu có) và trình kí chính thức; cán bộ văn thư ghi số;làm các thủ tục phát hành; lưu văn bản ( 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tạiđơn vị soạn thảo văn bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ CHUYÊN MỸ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 58/QĐ-UBND Chuyên Mỹ, ngày 11 tháng 3 năm 2015

[2; Tr 23]

2.2 So n th o văn b n ạ ả ả

2.2.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ởvăn phòng UBND luôn được các cấp ủy đảng , chính quyền địa phương quantâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng quytrình, trình tự, đúng pháp luật và có tính khả thi cao

Nhìn chung công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật đa

có những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên, đáp ứng nhu cầu quản lí nhà nước trên địa bàn Cónhững ý kiến thẩm định đã được văn phòng UBND xã nghiên cứu tự tiếp thutrong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặtchẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương Vì vậy, văn bản quyphạm pháp luật khi ban hành được thưc hiện ngay không cần hướng dẫn thihành của các nghành, cấp huyện, do vậy mà cấp xã ban hành văn bản quy phạmpháp luật rất ít

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được công tác soạn thảo văn bản

vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Việc đăng kí xây dựng văn bản quy phạmpháp luật xã của một số người còn hạn chế; Chất lượng một số dự thảo văn bảnquy phạm pháp luật chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép các quyđịnh tại văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên hoặc chưa đảm bảo đúng thểthức trình tự và kĩ thuật trình bày.

Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên là do chưa nắm bắt được tầmquan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản Công tác phối hợp giữacác ban ngành chặt chẽ Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo văn bảnquy phạm pháp luật còn hạn chế

QUYẾT ĐỊNH

Về việc phân công công tác cán bộ công chức

UBND xã Chuyên Mỹ

UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CHUYÊN MỸ

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2013;

………[2; Tr 25]

2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyếtcác vấn đề, nhiệm vụ được giao Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản được thựchiện theo quy định của pháp luật Văn bản chính là phương tiện quan trọng chứađựng những thông tin và quyết định quản lí để giải quyết các công việc Văn bảnmang tính công quyền được ban hành theo các quy định của nhà nước, tác độngđến mọi mặt trong đời sống xã hội và là cơ sở pháp lí

Các hoạt động cụ thể của văn phòng UBND xã:

Văn phòng là cơ quan tham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trựcHĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là vănbản hành chính Văn phòng UBND xã thường soạn thảo chủ yếu các văn bản

hành chính gồm: Quyết định(cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông báo, kế hoạch,phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng công văn Tùy mỗinhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉđạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng- thông kê chịu trách nhiệm trong quá trìnhsoạn thảo cải cách các văn bản hành chính phục vụ cho việc giải quyết các vấn

Mẫu quyết định tuyển dụng của UBND xã Chuyên Mỹ:

(1): Tên cơ quan hoặc tổ chức

(4): Quyếtđịnh của tên cơ hành chính ( UBND)

(3): Địa danh

(5): Các căn cứ lí do ban hành các quyết định

(1): Ghi tên các cơ quan hoặc tổ chức ban hành quyết định ra uyết định

[xem phụ lục 03; Tr.34,35 ]

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND XÃ CHUYÊN MỸ

Về việc tuyển dụng và phân công công tác

Tại UBND xã Chuyên Mỹ

Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 củaChính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức

Căn cứ thông tư số 13/2010/TT-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2010 của BộNội vụ quy định chi tiết một số điều về tuyển dung trong nghạch công chức củaNghị định số 24/2010/NĐ-CP

Theo đề nghị cảu Hội đồng tuyển dụng UBND xã Chuyên Mỹ

Quyết định:

Điều 1: Tuyển dụng ông Nguyễn Văn Lộc, sinh ngày 28 /7/1968, quêquán Sơn Hà-Phú Xuyên-Hà Nội về công tác tại UBND xã Chuyên Mỹ kể từngày 13 tháng 5 năm 2013

2.3.Qu n lí s d ng con d u, trang thi t b ph c v công tác ả ử ụ ấ ế ị ụ ụ

so n th o văn b n ạ ả ả

2.3.1 Quản lí và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan đơn vị các tổ chức kinh tế- xãhội, đơn vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật Mỗiđơn vị, tổ chức chỉ được phép sử dụng một loại con dấu khác nhau Con dấu chỉđược sử dụng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cơ quan có thẩmquyền Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn vìvăn thư lưu giữ, bảo quản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ vàđóng dấu Đặc biệt con dấu không được mang theo trong người

Mẫu quản lý về quản lí và sử dụng con dấu tại UBND xã Chuyên Mỹđược thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 08 năm 2001của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu và nghị định số 31/2009/NĐ- CPngày 01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

GIẤY CHỨNG NHẬN THU HỒI CON DẤU

Căn cứ Nghị định số /… /NĐ-CP ngày tháng năm của Chính phủ về

quản lý và sử dụng con dấu

[xem phụ lục 05; Tr ]

2.3.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản

Để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản được tiến hành chính xác, nhanhchóng Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho văn phong UBND

xã là: máy tính, máy photocopy, máy fax, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ chocông tác văn phòng

Bảng: Trang thiết bị của UBND xã Chuyên Mỹ từ năm 2013-2016

Sô lượng các c s v t ch t kĩ thu t không ng ng đơ ở ậ ấ ậ ừ ượ ảc c i thi tăngệlên c v s lả ề ố ượng và ch t lấ ượng nh : máy tính tăng nhi u qua các năm,vàư ềnăm nào cũng có s u đ u t 15 chi c (2013) và đã tăng lên 25 chi c (2016)ự ầ ư ế ế,máy phách, máy photocopy và, t d ng cũng v y và cũng còn nhi u trangử ự ậ ềthi t b văn phòng khác Ch ng t các cán b UBND xã đã có s đ u tế ị ứ ỏ ộ ự ầ ưquan tâm chú tr ng đ n vi c đ i m i các trang thi t b nh m đ t đọ ế ệ ổ ớ ế ị ằ ạ ược

nh ng công vi c hi u qu t t h n.ữ ệ ệ ả ố ơ

2.4 Qu n lí văn b n t i UBND xã Chuyên Mỹ ả ả ạ

Trong qúatrình s an th o văn b n c a văn phòng UBND xã Chuyênọ ả ả ủ

Mỹ đã c b n đ t đơ ả ạ ược nh ng k t qu trong ho t đ ng qu n lí, ban hànhữ ế ả ạ ộ ả

và ra quy t đ nh c a UBNG xã Đ c bi t là trong công tác so n th o vănế ị ủ ặ ệ ạ ả

b n là có nh ng bả ữ ước ti n m i trong vi c th c hi n các nhi m v kế ớ ệ ự ệ ệ ụ ế

ho ch c a xã.ạ ủ

Qua đó nâng cao hi u qu gi i quy t công vi c khi so n th o vănệ ả ả ế ệ ạ ả

b n Đ so n th o ra m t văn b n có đúng n i dung và th th c m t cáchả ể ạ ả ộ ả ộ ể ứ ộ

th ng nh t, logic t i văn phòng xã thì các văn b n gi y t luôn đố ấ ạ ả ấ ờ ược x líử

m t cách nhanh chóng, chính xác nh t đ đ m b o theo đúng ti n đ côngộ ấ ể ả ả ế ộ

vi c, không đ b t c sai sót nào đ ph c v k p th i công tác ch đ o vàệ ể ấ ứ ể ụ ụ ị ờ ỉ ạ

đi u hành c a UBND xã Lãnh đ o UBND xã cũng đã có s quan tâm ch đ oề ủ ạ ự ỉ ạ

t i công tác so n th o văn b n qu n lí nhà nớ ạ ả ả ả ước, h u h t các văn b nầ ế ả

được so n th o đ u theo đúng th m quy n quy đ nh c a pháp lu t.ạ ả ề ẩ ề ị ủ ậ

Bên c nh nh ng k t qu đ t đạ ữ ế ả ạ ược nh v y thì công tác so n th oư ậ ạ ảvăn b n t i UBND xã Chuyên Mỹ v n còn g p nhi u khó khăn và h n chả ạ ẫ ặ ề ạ ế

+ V th th c l i trình bày: l i sai ch y u là kĩ thu t trình bày vănề ể ứ ỗ ỗ ủ ế ậ

b n ch a th ng nh t v c ch ki u ch , đ nh l văn b n, in n ch a rõả ư ố ấ ề ỡ ữ ể ữ ị ề ả ấ ưràng, các l i v thanh đi u và vi t t t tùy ti n, trong qáu trình so n th oỗ ề ệ ế ắ ệ ạ ảđôi lúc v n còn nh m l n nh đáng lẽ ph i so n quy t đ nh thì l i đi so nẫ ầ ẫ ư ả ạ ế ị ạ ạ

t trình vì v y mà ch a có tính kh thi cao.ờ ậ ư ả

+ V văn phong ngôn ng c a văn b n: vi c so n th o văn b n cònề ữ ủ ả ệ ạ ả ả

ph thu c vào nhi m v c a c a t ng nghành, b i vi c so n th o liênụ ộ ệ ụ ủ ủ ừ ở ệ ạ ảquan đ n nhi m v qu n kí c a nghành đang qu n lí Vì v y mà hay d nế ệ ụ ả ủ ả ậ ẫ

t i l i ch quan c a ngớ ố ủ ủ ười so n n i dung văn b n làm cho n i dung ch aạ ộ ả ộ ư

rõ ràng, không đ m b o tính văn phong hành chính, hành văn không rõả ảràng Các văn b n m u hóa nh ng không tuân theo quy đ nh c a th th c,ả ẫ ư ị ủ ể ứquy đ nh và kĩ thu t so n th o văn b n.ị ậ ạ ả ả

Căn c vào s li u th ng kê c a cán b văn th -l u tr xã, ta có thứ ố ệ ố ủ ộ ư ư ữ ể

th ng kê đố ược s lố ượng văn b n qu n lí nhà nả ả ước thông d ng c a UBNDụ ủ

xã Chuyên Mỹ các năm t 2013-201 6 qua b ng s li u sau:ừ ả ố ệ

B ng: S lả ố ượng văn b n qu n lí hành chính nhà nả ả ướ ừc t năm 2016

[ Tác gi ti u lu n t thi t k ]ả ể ậ ự ế ế

T b ng s li u trên ta có th th y s lừ ả ố ệ ể ấ ố ượng các văn b n qu n líả ảhành chính nhà nước được so n th o t i UBND xã Chuyên Mỹ tăng thạ ả ạ ươngxuyên qua các năm (361 văn b n) 2013 lên( 376 văn b n) 2016 S lả ả ố ượngcác văn b n đả ược s n th o là vô cùng l n lên t i hàng trăm văn b n, chộ ả ớ ớ ả ủ

y u là quy t đ nh và t trình do tình th c t t i đ i phế ế ị ờ ự ế ạ ạ ương

Văn b n quy t đ nh có s lả ế ị ố ượng tăng qua các năm 2014 (145 văn

b n), (132 văn b n) năm2015 nh ng sau đó l i gi m vào năm 2016 (128ả ả ư ạ ảvăn b n), Còn đ i v i văn b n t trình thì gi m qua các năm 2014(120 vănả ố ớ ả ờ ả

b n) và 2015(118 văn b n) nh ng l i tăng lên năm 2016(130 văn b n).ả ả ư ạ ả

Còn m t s văn b n cũng độ ố ả ược so n khá nhi u đó là: thông báo, báoạ ềcáo, gi y m i và còn l i là s ít văn b n đấ ờ ạ ố ả ược so n th o và ban hành nh :ạ ả ư

k ho ch, ch th và công văn.ế ạ ỉ ị

Nhìn chung trong th i gian v a qua công tác so n th o văn b n qu nờ ừ ạ ả ả ả

lí nhà nướ ủc c a UBND xã Chuyên Mỹ đã đ m b o gi i quy t đả ả ả ế ược các nhiệ

v đụ ược giao và c b n đáp ng đơ ả ứ ược nhu c u công vi c c a c quan Sầ ệ ủ ơ ố

lượng văn b n so n th o ra tả ạ ả ương đ i k p th i so v i di n bi n s v nố ị ờ ớ ễ ế ự ậ

đ ng phát triern kinh t -xã h i đ a phộ ế ộ ở ị ương

2.4.1 Quản lí văn bản đến

Các văn b n , gi y t do đ v nh n đả ấ ờ ơ ị ậ ượ ừ ớc t n i khác g i đ n nhìnử ếchung s lố ượng đ n c quan là tế ơ ương đ i nhi u vì v y vi c qu n lí khá khóố ề ậ ệ ảkhăn đòi h i cán b văn th -l u tr ph i có chuyên môn và cách x lí côngỏ ộ ư ư ữ ả ử

vi c nhanh g n, chu n xác.ệ ọ ẩ

Văn b n đ n đả ế ược đóng d u, s kí văn b n đ n, có ngày, tháng, nămấ ổ ả ế

c a văn b n đ n.T t c các t p này ph i đ trong bìa c ng, đ a vào h pủ ả ế ấ ả ậ ả ể ứ ư ộ

l u tr , sau 2 năm cán b văn th -l u tr c t vào kho c a UBND xãư ữ ộ ư ư ữ ấ ủ

Quy trình ti p nh n và gi i quy t văn b n đ n UBND xã tuân theoế ậ ả ế ả ế ởtrình t đã đự ược quy đ nh rõ ràng và c th t i Ngh đ nh 110/2004/NĐ-CPị ụ ể ạ ị ịngày 8 tháng 2 năm 2004 v qu n lí công tác văn th , Công văn sề ả ư ố