Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND phường cát linh quận đống đa thành phố hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Kính thưa Ban Giám đốc, thầy cô giáo trường Học viện Hành Chính, đồng chí Ủy ban nhân dân Phường Cát Linh - Quận Đống Đa - Tp Hà Nội ! Sau tháng thực tập viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Ủy ban nhân dân Phường Cát Linh, đến báo cáo thực tập với đề tài “ Nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội “ em hoàn thành Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám đốc, thầy cô giáo Học viện Hành Chính, đồng chí cán Ủy ban nhân dân Phường Cát Linh, người tạo điều kiện giúp đỡ em nhiều để em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Và đặc biệt, em xin cảm ơn PGS - TS Hoàng Văn Chức đáng kính, người hướng dẫn em tận tình đầy trách nhiệm suốt trình viết báo cáo thực tập em, em xin gửi tới thầy lòng kính trọng biết ơn sâu sắc Do thời gian tiếp cận thực tế địa phương sở với kinh nghiệm thực tế thân em chưa tích luỹ nhiều nên chắn báo cáo em tránh khỏi thiếu sót định Em mong nhận lời dạy, ý kiến đóng góp chân thành thầy cô giáo đồng chí để báo cáo em hoàn thiện đạt kết tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 17 tháng 09 năm 2010 Học viên Hoàng Ngọc Long NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG BÁO CÁO UBND : Ủy ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân MTTQ : Mặt trận tổ quốc TDTT : Thể dục thể thao VHTT : Văn hóa thể thao Đ/c : Đồng chí LĐTBXH : Lao động thương binh xã hội PHẦN NỘI DUNG PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn nội dung thực tập Các chủ thể quản lý thực chức nhiệm vụ tổ chức phải tiến hành nhiều hình thức hoạt động khác nhau, hoạt động quan trọng thiếu xây dựng, ban hành, quản lý sử dụng văn Văn quản lý nhà nước công cụ quan trọng để nắm giữ quyền Nó vừa phương tiện vừa công cụ quản lý nhà nước sợi dây gắn kết Đảng, Nhà nước, tổ chức trị xã hội công dân, nhằm thực mục tiêu chấn hưng phát triển đất nước Trong nghị hội nghị lần thứ VIII Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá VII nêu "Tiếp tục xây dụng hoàn thiện nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam trọng tâm cải cách bước hành Trong cải cách thủ tục hành công tác biên tập văn bản, quản lý văn khâu quan trọng thiếu được" Như xây dựng quản lý văn yếu tố tách rời với xây dụng hoàn thiện nhà nước xã hội chủ nghĩa nước ta Nhận thức rõ tầm quan trọng nên Đảng Nhà nước có nhiều chủ trương sách, ban hành văn pháp luật để đưa công tác hoạt động ngày hoàn thiện hiệu Trong năm gần với Đề án tổng thể Cải cách hành 2000 - 2010 triển khai tạo thay đổi quan trọng hoạt động máy nhà nước theo hướng tích cực Thông qua thực tiễn cho thấy thực tốt công tác quản lý văn với số lượng thông tin đầy đủ phân loại, lưu giữ, bảo quản khoa học nguồn tư liệu quan trọng giúp cho nhà hoạch định sách, nhà quản lý đưa chủ trương, sách, định quản lý xác kịp thời góp phần tăng thêm hiệu hoạt động máy hành Nhà nước Ngày đất nước ta bước vào thời kỳ hội nhập ngày sâu rộng vào khu vực giới yêu cầu khách quan đặt cần phải tăng cường đẩy nhanh cải cách hành quốc gia xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, lý để nhà nước quan tâm đến hoạt động quản lý văn Với kiến thức thầy cô giáo truyền đạt trình học tập, em nhận thức vai trò quan trọng công tác quản lý văn công tác sau thân, nên em chọn đề tài " Nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội " làm đề tài để viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo thực tập tốt nghiệp em : Công tác nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu * Không gian : UBND Phường Cát Linh - quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội * Thời gian : Từ năm 2008 đến * Nội dung : Tập trung nghiên cứu nội dung công tác nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội PHẦN THỨ NHẤT TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I Thời gian thực tập Từ 17/08/2010 đến 17/09/2010 II Vị trí pháp lý Phường Cát Linh Phường Cát Linh ngày vùng đất có bề dày lịch sử Cách gần 1000 năm, nơi có cư dân đến khai phá, sinh lập nghiệp Trải qua trình lâu dài đấu tranh vật lộn với thiên nhiên chống giặc ngoại xâm, nhân dân Phường Cát Linh xây đắp nên truyền thống tốt đẹp sản xuất, chiến đấu, với nét đẹp văn hóa cần cù, giản dị, đoàn kết, yêu thương, đùm bọc lẫn Ngày nay, Cát Linh số 21 phường Quận Đống Đa có địa giới trải dài, gồm 11 khu dân cư, 42 tổ dân phố; dân số ( tính đến 01/04/2008 ) 25.888 người Phường bao gồm tuyến phố như: Cát Linh, Đê La Thành, Giảng Võ, Trịnh Hoài Đức, Phan Phù Tiên, Lý Văn Phức Phường giáp ranh với quận Hai Bà Trưng phường : Ô Chợ Dừa, Gảng Võ, Điện Biên, Văn Miếu Quốc Tử Giám Ở Phường có di tích nhà nước xếp hạng : Chùa Cát Linh, đền Bích Câu Đạo Quán, lăng Phùng Hưng Bộ máy hành Phường gồm Chủ tịch UBND phường phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xã hội địa nhà đất UBND phường chia thành nhiều phận : tiếp dân, hành cửa; lao động thương binh xã hội, tư pháp, quân sự, địa chính, tra xây dựng, dân số kế hoạch hóa gia đình trẻ em, kế toán, thủ quỹ Phường bao gồm ban ngành đoàn thể gồm tổ chức trị xã hội : MTTQ, Hội Cựu chiến binh, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tổ chức xã hội : Hội Thanh niên xung phong, Hội Người cao tuổi , Hội Chữ Thập Đỏ v.v Đảng phường Cát Linh có 30 chi Bộ với tổng số 985 Đảng viên Đây phận nòng cốt lãnh đạo thực kế hoạch chương trình công tác Phường Do có vị trí thuận lợi cho phát triển kinh tế dịch vụ thương mại, sản xuất, quyền Phường tích cực phối hợp với quan chức đầu tư xây dựng cải tạo hạ tầng điện, đường, nước sạch, vệ sinh môi trường, làm tốt công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn địa bàn tạo cho phường diện mạo văn minh, đại điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế địa phương, nâng cao mức sống nhân dân sở để đảm bảo cho nguồn thu ngân sách địa phương tăng trưởng ổn định bình quân 18.5% năm III Tổ chức máy quyền phường Cát Linh UBND phường đơn vị hành cấp sở, nơi trực tiếp triển khai, thực chủ trương sách, pháp luật Đảng Nhà nước Cơ cấu tổ chức UBND Phường thực theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Quốc hội thông qua kỳ họp thứ Quốc hội khoá XI ngày 26/11/2003 Nghị định số 114/2003/NĐ-CP cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn Quyết định số 196/2004/QĐ - UB UBND Thành phố Hà Nội ngày 29/12/2004 chế độ, sách cán công chức xã, phường, thị trấn Bộ máy hành UBND Phường Cát Linh gồm 26 cán công nhân viên chức, có 15 cán chuyên trách, công chức (01 công chức nhà nước, 03 đ/c công chức nguồn), 11 cán hợp đồng Về đội ngũ cán chuyên trách, công chức đạt trình độ chuẩn hóa chuyên môn Ngoài có 84 cán không chuyên trách cán tổ trưởng, tổ phó 42 tổ dân phố - Thường trực Uỷ ban nhân dân Phường gồm 03 đ/c + 01 Đ/c chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường + 02 Đ/c phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường * Cán chuyên trách không chuyên trách UBND Phường + 01 Đ/c chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường 02 đ/c văn thư + 01 Đ/c cán tư pháp + 01 Đ/c cán lao động thương binh - xã hội + 01 Đ/c cán địa thực nhiệm vụ chuyên môn 03 đ/c hợp đồng phụ giúp việc lập hồ sơ xét duyệt theo định 23/2005/QĐ-UB UBND Thành phố Hà Nội ngày 18/2/2005 việc “Ban hành quy định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất điạ ban Thành phố Hà Nội” + 01 Đ/c cán chuyên trách TTXD + 01 Đ/c cán đô thị + 01 Đ/c cán văn hoá thông tin + 01 Đ/c cán kế toán + 02 Đ/c cán quân + 01 Đ/c cán chuyên trách dân số trẻ em + 01 Đ/c cán tiếp nhận hồ sơ hành + Một số Đ/c bảo vệ tạp vụ IV Chức nhiệm vụ cán công chức cán thuộc Uỷ ban nhân dân Phường Cát Linh : Chủ tịch UBND Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo điều hành toàn diện mặt hoạt động UBND hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng địa bàn Phường Tổ chức thực nghị quyết, định, thị quan nhà nước cấp trên, nghị Đảng uỷ, HĐND, UBND Phường Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động tổ dân phố địa bàn Phường Trực tiếp đạo lĩnh vực nội chính, tài ngân sách, địa nhà đất, an ninh quốc phòng, công tác tổ chức cán bộ, xây dựng quyền, chủ tịch hội đồng nghĩa vụ quân sự, hội đồng khen thưởng thi đua Phường Ký văn pháp quy giấy tờ theo thẩm quyền giao Phó chủ tịch phụ trách kinh tế đô thị: Thay mặt chủ tịch UBND điều hành công việc ký văn thuộc thẩm quyền theo phân công chủ tịch uỷ quyền Trực tiếp quản lý đạo công tác quản lý đô thị, quản lý xây dựng trật tự xây dựng, vệ sinh môi trường địa bàn Phường Trưởng ban phòng chống bão lụt Phường Xử lý vấn đề liên quan đến giao thông công chính, cấp thoát nước, vệ sinh môi trường, ký văn xây dựng đô thị, vệ sinh môi trường Tiếp nhận, giải đơn thư thuộc lĩnh vực phụ trách Phó chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội, y tế, giáo dục, thể thao: Thay mặt chủ tịch UBND điều hành công việc ký văn thuộc thẩm quyền theo phân công chủ tịch uỷ quyền Phụ trách trực tiếp đạo công tác văn phòng, văn hoá - xã hội (LĐTBXH, VHTT, TDTT, y tế giáo dục, dân số, gia đình trẻ em ) Trưởng ban đạo phường thuộc khối văn hoá - xã hội Xử lý vấn đề liên quan đến BHXH, y tế, thú y, tổ chức đoàn thể trị Phường Ký văn công tác tư pháp - hộ tịch, thị thực hành thuộc thẩm quyền, tiếp dân, giải đơn thư thuộc lĩnh vực phụ trách Cán văn phòng thống kê tổng hợp Là phận tham mưu giúp UBND Phường công tác thống kê tổng hợp tình hình phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng địa phương Tổ chức hoạt động UBND chủ tịch UBND Phường đạo điều hành hoạt động máy hành Nhà nước, trực tiếp điều hành phận tiếp nhận trả kết hồ sơ hành theo chế cửa, dự thảo văn trình cấp trên, quản lý công văn, sổ sách , giấy tờ , quản lý hồ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ khâu quan trọng, nhiên năm 2008 Phường làm công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ sơ sài Phường chỉnh lý tài liệu địa nhà đất Chính điều làm cho việc kiểm tra, quản lý tìm kiếm gặp nhiều khó khăn Vì vậy, muốn để công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu cần quan tâm đến việc thu thập, xếp tài liệu hồ sơ, biên mục hồ sơ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Đó việc nghiên cứu để quy định thời gian - cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan Việc xác định giá trị tài liệu nằm lựa chọn bảo quản nguyên tắc toàn diện Xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải lựa chọn phương pháp hợp lý đảm bảo hiệu Khi xác định tài liệu lưu trữ cần xác thận trọng, có loại thời hạn bảo quản: + Thời hạn bảo quản vĩnh viễn + Thời hạn bảo quản lâu dài + Thời hạn bảo quản tạm thời (10 năm - định giá) Trong số hồ sơ lưu trữ Phường có khoảng 80% tài liệu bảo quản tạm thời (10 năm) 20% tài liệu bảo quản vĩnh viễn, thường tài liệu nhà đất, lao động, thương binh xã hội Điều Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định: “Thủ trưởng quan từ Trung ương đến sở, Chủ tịch UBND cấp phạm vi quyền hạn có trách nhiệm đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ” Khi hết hạn bảo quản tài liệu lưu trữ việc tiêu huỷ tài liệu dựa nguyên tắc: đốt tài liệu - Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ: Thống kê tài liệu lưu trữ việc áp dụng biện pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học giúp nắm cách rõ ràng số lượng, chất lượng thành phần nội dung, tình hình tài liệu, hệ thống bảo quản công tác lưu trữ Việc thống kê bảo đảm xác xuất phát từ mục đích thu thập lưu trữ sử dụng có hiệu tài liệu Bảo đảm thống thống kê bảo quản Việc thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ công việc thiếu quan Thực tế chứng minh việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý có tốt đến mà điều kiện bảo quản tài liệu không tốt giá trị tài liệu ngày Hàng năm, Phường làm tốt công tác thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ Việc thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ nhằm kiểm tra số tài liệu xem có hỏng không, trước số tài liệu bị hỏng Phường cao điều kiện sở vật chất thiếu không đảm bảo yêu cầu Trong số hồ sơ tài liệu lưu trữ có khoảng 4.5% hồ sơ tài liệu lưu trữ bị hỏng Ngoài ra, số tài liệu thời hạn bảo quản đem tiêu huỷ 2% - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ toàn công việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ phải chọn địa điểm làm kho phòng lưu trữ nơi cao ráo, thoáng mát Trang thiết bị phục vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải đầy đủ, đồng bộ, quy định như: cặp dây, giá để tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, tủ.vv… Ngoài ra, phải chuẩn bị trang thiết bị phòng hoả, chống cắp tài liệu Khi vận chuyển tài liệu phải cho vào thùng khoá lại - Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ toàn công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá phục vụ quyền lợi đáng công dân Muốn đạt hiệu công tác lưu trữ cần tổ chức khai thác tốt Tổ chức phòng đọc, thông báo phương tiện thông tin đại chúng tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ, cấp xác nhận trích lục tài liệu lưu trữ Do kho lưu trữ nên UBND Phường phòng đọc, Phường có loa truyền phục vụ cho hoạt động văn hoá - thông tin Tóm lại: Nhìn chung cán phường nhận thức rõ ràng việc lưu trữ tài liệu quan quan trọng Do số lượng tài liệu nên tài liệu hồ sơ giải xong phận nào, phận giữ không đảm bảo tập trung thống nên việc khai thức tài liệu UBND Phường gặp nhiều khó khăn Mặc dù Phường ngành, cấp quan tâm chưa đủ Một số vấn đề chưa làm tồn Nhìn chung công tác quản lý văn UBND phường Cát Linh lãnh đạo UB quan tâm Quy trình chu chuyển văn quản lý hành nhà nước thực chặt chẽ có nhiều tiến rõ rệt hiệu khai thác sử dụng văn nâng lên Tuy thực tế tồn số vấn đề cần khắc phục là: - Một số văn chưa thể thức ký hiệu, số văn bản, nên sử dụng có thắc mắc tính nghiêm túc văn - Việc chuyển giao văn từ xuống chưa nhiều trường hợp gửi qua người họp, lãnh đạo bóc xem giao cho cấp giải chưa đăng ký vào sổ công văn đến - Thực tế việc lập hồ sơ hạn chế, công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu chưa quan tâm mức - Công tác kiểm tra kiểm soát quản lý văn chưa thường xuyên Hiện chưa có hướng dẫn quan cấp yêu cầu UBND nộp lưu trữ - Có nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc nhiều văn không lưu trữ đầy đủ văn từ năm 1997 trở trước, việc tra cứu thông tin để giải vấn đề liên quan tới thời gian trước gặp nhiều khó khăn, độ xác không cao, tính thống nhất, tạo thắc mắc không cần thiết III Nguyên nhân việc làm chưa làm Nguyên nhân việc làm - UBND phường Cát Linh nhận quan tâm đạo giúp đỡ UBND Quận Đống Đa đơn vị chức thành phố - Đã có quan tâm đạo lãnh đạo UBND Phường đồng chí Chủ tịch UBND Phường - UBND Phường trang bị thiết bị tin học đại cho đầu mối chuyên trách nên công tác soạn thảo lưu trữ, khai thác sử dụng văn có kết rõ rệt, 100% văn soạn thảo chỉnh lý, lưu giữ máy vi tính nên giảm đáng kể thời gian để ban hành văn - Đội ngũ cán công chức UBND đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nên có nhận thức rõ vị trí vai trò, tầm quan trọng công tác quản lý văn mặt hoạt động - Việc tăng cường thêm cán chuyên trách làm công tác văn thư giúp cho công tác vào nề nếp hiệu - Việc đầu tư xây dựng trụ sở làm việc UBND năm 2004 tạo điều kiện vật chất trang thiết bị tốt trước cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu đảm bảo an toàn lâu dài Nguyên nhân việc chưa làm - Do tác phong làm việc số đồng chí đại khái nên chưa chấp hành quy chế, có nhiều việc nên giải xong quên để lẫn văn không trả văn thư - Công tác quản lý, tra cứu, lưu giữ văn thủ công nhiều lý chưa áp dụng nhiều công nghệ thông tin vào công tác - Hiện tinh giảm máy nên đồng chí cán văn thư chuyên trách phải kiêm nhiệm thêm số việc khác nên làm ảnh hưởng đến công tác - Do điều kiện lịch sử để lại nên hệ thống văn bản, hồ sơ giấy tờ, tài liệu trước không lưu trữ đầy đủ nên gây ảnh hưởng đến hiệu công tác PHẦN THỨ BA KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I Kết Luận Dựa vào lý luận tiếp thu trình học tập, qua thực tiễn khảo sát đợt thực tập, thân nhận thức ý nghĩa vai trò tầm quan trọng công tác quản lý văn nghiệp vụ hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Văn quản lý Nhà nước vừa phương tiện vừa công cụ để đưa sách pháp luật Đảng Nhà nước vào thực tiễn mặt đời sống xã hội Các văn quản lý Nhà nước phản ánh trình quản lý quan Nhà nước, văn chứa đựng yếu tố pháp lý nó, nhiên tuỳ loại văn mà tính chất pháp lý chúng có khác mức độ phạm vi tác động Trong thực tiễn có văn đơn mang tính chất thông tin cần thiết cho nhóm đối tượng số nhóm đối tượng có liên quan, có văn chứa đựng yếu tố pháp lý cao mang tính cưỡng chế bắt buộc thi hành, loại có tác động đến cá nhân có tác động đến tổ chức nhiều tổ chức có lại tác động tới xã hội, phạm vi cá nhân, đơn vị, vùng miền, quốc gia, chí vượt biên giới quốc gia Tổ chức quản lý văn không nhiệm vụ lãnh đạo, cán văn thư mà toàn cán công chức đơn vị Có nâng cao nhận thức vai trò quan trọng công tác cho cán công chức thông qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn có sở để đơn vị thực chức nhiệm vụ, hoạt động có hiệu lực hiệu Hiện mà Đất nước ta bước vào giai đoạn phát triển với đổi toàn diện mặt, tâm Chính phủ đẩy mạnh cải cách hành tạo thay đổi chế quản lý máy hành Nhà nước, có quy định hướng dẫn công tác quản lý văn nên công tác thời gian qua có chuyển biến tích cực tương đối đồng Các văn xây dựng ban hành thẩm quyền, hình thức, nội dung mang lại hiệu hoạt động quan, đơn vị Vì nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh nói riêng quan Nhà nước nói chung tức nâng cao chất lượng, hiệu lực tác động văn quản lý Nhà nước hoạt động cải cách hành quốc gia Sau thời gian học tập, với kiến thức tiếp thu kết hợp với thông tin có trình thực tập sở sau tổng hợp nghiên cứu, em xin đưa số đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm mục đích nâng cao chất lượng quản lý văn cấp sở nói chung II Đề xuất, kiến nghị, giải pháp Đề xuất, kiến nghị - Nhà nước cần sửa đổi, bổ xung quy định công tác văn thư để phù hợp với điều kiện thực tế, ý tới đặc thù sở vật chất nhiều thiếu thốn cấp sở - Phải xây dựng ban hành quy định, hướng dẫn cụ thể bước quản lý văn bản, đồng thời có biện pháp liệt để thực - Tiếp tục đẩy nhanh cải cách hành để chuẩn hoá, đồng hệ thống văn nói chung hệ thống văn sở nói riêng tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, tra cứu - Dành thêm ngân sách trang bị sở vật chất cho công tác soạn thảo, in ấn, ban hành, thống kê, lưu trữ văn đảm bảo tính kịp thời, khoa học bảo mật - Đội ngũ cán công chức cần phải tạo điều kiện cập nhật kiến thức chuyên môn để họ dần tiếp cận phong cách làm việc khoa học - Cán quản lý văn thư phải đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định Cục văn thư lưu trữ nhà nước, không giao thêm việc kiêm nhiệm cho cán chuyên trách văn thư - Quan tâm có sách cụ thể tới đời sống vật chất cán công chức để họ có mực thu nhập đảm bảo sống Những giải pháp - Xây dựng quy chế làm việc phận quan thống đồng phân định rõ chức nhiệm vụ phận - Cơ quan cấp trực tiếp cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát mặt hoạt động quyền cấp sở để bước nâng cao thêm hiệu công tác quản lý nhà nước - Duy trì phát huy lực, ý thức trách nhiệm, tinh thần sáng tạo chủ động cán công chức Lãnh đạo phải quan tâm đến công tác kiểm tra giám sát đánh giá hiệu công tác cán công chức - Lãnh đạo quyền sở phải thường xuyên đôn đốc yêu cầu lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ văn - Có kế hoạch trang bị sở vật chất kỹ thuật, đào tạo người sử dụng, bước ứng dụng công nghệ thông tin máy tính vào công tác để ngày nâng cao thêm hiệu lực, hiệu máy hành Nhà nước./ TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng năm 2008 ban hành văn quy phạm pháp luật Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước - NXB Chính trị quốc gia 1997 Soạn thảo ban hành văn quản lý Nhà nước - NXB Chính trị quốc gia - 2000 Xây dựng ban hành văn quản lý Nhà nước - Tạ Hữu Ánh - NXB lao động Nghị định Chính phủ số 58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Luật số 31/2004/QH 11 ngày 03/12/2004 việc ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND Nghị định Chính phủ số 91/2006/NĐ- CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND Nghị hội nghị lần thứ VIII Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá VII Giáo trình quản lý soạn thảo văn - Học viện Hành quốc gia 10 Từ điển bách khoa Việt Nam - NXB Từ điển bách khoa Hà Nội 2005 11 Giáo trình văn thư lưu trữ 12 Hệ thống văn xã, phường 13 Lịch sử cách mạng Phường Cát Linh 14 Báo cáo tổng kết công tác năm 2008 UBND Phường Cát Linh NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Cát Linh, ngày tháng năm TM UBND PHƯỜNG CÁT LINH TỊCH PHÓ CHỦ Lê Ngọc Lan HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH LỚP ĐẠI HỌC HÀNH CHÍNH KH6 - TC36 VĂN BẰNG , HỆ VỪA LÀM VỪA HỌC Tổ chức : Hội khuyến học Việt Nam BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : “ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG CÁT LINH - QUẬN ĐỐNG ĐA - TP HÀ NỘI ” Người thực : Hoàng Ngọc Long Đơn vị công tác : Công ty Cổ phần Dịch vụ Hồ Gươm Chức vụ : Nhân viên Hà nội - tháng năm 2010 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH LỚP ĐẠI HỌC HÀNH CHÍNH KH6 - TC36 VĂN BẰNG , HỆ VỪA LÀM VỪA HỌC Tổ chức : Hội khuyến học Việt Nam BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : “ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG CÁT LINH - QUẬN ĐỐNG ĐA - TP HÀ NỘI ” Người thực : Hoàng Ngọc Long Đơn vị công tác : Công ty Cổ phần Dịch vụ Hồ Gươm Chức vụ : Nhân viên Người hướng dẫn : PGS.TS Hoàng Văn Chức Hà nội - tháng năm 2010 MỤC LỤC [...]... thụ lý, tiếp nhận kết quả giải quyết từ phòng chuyên môn để lưu trữ, thông báo và trả kết quả cho công dân, tổ chức PHẦN THỨ HAI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHƯỜNG CÁT LINH QUẬN ĐỐNG ĐA TP HÀ NỘI I Văn bản Quản lý Nhà nước và quản lý văn bản 1 Văn bản quản lý nhà nước: là các quyết định chính thống dưới luật, bằng văn viết về những vấn đề hoạt động chấp hành của các cơ quan quản lý Nhà... số hệ thống văn bản quản lý sau : - Hệ thống văn bản quản lý của một ngành chủ quản - Hệ thống văn bản quản lý của một cơ quan quản lý nhà nước địa phương - Hệ thống văn bản quản lý của một đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị nghiên cứu, nhà trường vv - Hệ thống văn bản quản lý của một ngành chuyên môn Giữa các hệ thống văn bản có nhiều mối liên hệ rất khác nhau, chúng phụ thuộc, bao hàm, đan xen lẫn... sở vật chất cũng như con người mà ban hành quy chế quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình Quy chế đó phải được phổ biến tới từng cán bộ, nhân viên có liên quan đến các khâu trong công tác văn bản, để họ nắm được và thực hiện cho đúng và hết trách nhiệm Thông thường thì các cơ quan Nhà nước thực hiện các khâu sau trong công tác quản lý văn bản - Quản lý văn bản đến - Quản lý văn bản đi - Quản lý hồ... liệu lưu trữ - Quản lý hồ sơ tài liệu mật - Quản lý con dấu 1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến - Văn bản đến là tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được từ bên ngoài gửi đến UBND Phường Cát Linh thường nhận được các văn bản đến như: thông báo, công văn, kế hoạch, quyết định, nghị quyết, đơn trình báo.vv… Năm 2008, UBND Phường nhận được 275 văn bản - Tổ chức tiếp nhận văn bản đến theo nguyên... hoạt động quản lý như : - Chức năng thông tin - Chức năng pháp lý - Chức năng quản lý - Chức năng văn hoá - Chức năng xã hội Các chức năng đa dạng của văn bản tạo ra những khả năng sử dụng khác nhau trong thực tế, nhưng cũng cần chú ý khi xây dựng ban hành văn bản phải thực hiện đúng các quy định để văn bản đảm bảo được các chức năng của văn bản 2 Quản lý văn bản Để đảm bảo cho việc sử dụng văn bản có...sơ lưu, quản lý con dấu, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức Đảm bảo vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND - UBND 5 Cán bộ tư pháp Tham mưu giúp UBND Phường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác soạn thảo, ban hành các văn bản Giúp uỷ ban nhân dân Phường tổ chức lấy ý kiến nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm... thì bộ phận có trách nhiệm quản lý văn bản cần phải phân loại, bảo quản văn bản khoa học đúng theo yêu cầu, để làm được cần chú ý - Tần số xuất hiện và tính chất của các văn bản được sử dụng - Những loại văn bản thường xuyên được sử dụng trong đơn vị - Mối quan hệ giữa các bộ phận trong quá trình sử dụng văn bản - Môi trường lưu giữ bảo quản văn bản - Chế độ bảo mật các văn bản Những vấn đề trên có ý... công tác bảo quản nhất là các văn bản trong diện lưu giữ lâu dài - Đẩy mạnh đầu tư để ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác lưu giữ, tìm kiếm và xử lý thông tin, nhưng phải đảm bảo chế độ bảo mật thông tin II Quy chế quản lý văn bản Trong các cơ quan Nhà nước hàng ngày tiếp nhận, xử lý, ban hành nhiều văn bản Cơ quan có thẩm quyền càng cao thì khối lượng văn bản đến và ban hành càng nhiều... công văn đến nhằm để nắm số lượng công văn, nội dung công văn, công văn đó ở đâu và ai có nhiệm vụ giải quyết Công văn đến ngày nào thì đăng ký ngày đó không đăng ký trùng số Sổ công văn đến phải có nội dung cơ bản sau: Số đến, ngày đến, nơi gửi công văn, ngày tháng công văn, trích yếu nội dung công văn, nơi nhận công văn, ký nhận công văn, lưu công văn và ghi chú Thực trạng việc đăng ký công văn đến tại. .. cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư Phạm vi quản lý của mỗi cán bộ đều khác nhau Tại UBND Phường Cát Linh thì việc tổ chức giải quyết và kiểm tra, công văn đến có liên quan đến: Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND Phường, cán bộ văn thư, cán bộ chuyên môn, hầu hết mọi chủ thể có liên quan đều làm tốt bước này Tóm lại: Việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đến ở UBND Phường Cát Linh cần phải hoàn thiện ... : Công tác nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu * Không gian : UBND Phường Cát Linh - quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội * Thời... HAI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHƯỜNG CÁT LINH QUẬN ĐỐNG ĐA TP HÀ NỘI I Văn Quản lý Nhà nước quản lý văn Văn quản lý nhà nước: định thống luật, văn viết vấn đề hoạt động chấp hành... tài “ Nâng cao chất lượng quản lý văn UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội “ em hoàn thành Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám đốc, thầy cô giáo Học viện Hành Chính,