Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND phường cát linh quận đống đa thành phố hà nội

Lý do chọn nội dung thực tập Các chủ thể quản lý khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của tổchức phải tiến hành nhiều hình thức hoạt động khác nhau, một trong nhữnghoạt động quan trọng

M C L CỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

Em xin chân thành cảm ơn ! 3

Học viên 3

Hoàng Ngọc Long 4

PHẦN NỘI DUNG 6

PHẦN MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn nội dung thực tập 6

2 Đối tượng nghiên cứu 7

3 Phạm vi nghiên cứu 7

PHẦN THỨ NHẤT 8

TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 8

I Thời gian thực tập 8

II Vị trí pháp lý của Phường Cát Linh 8

III Tổ chức bộ máy chính quyền phường Cát Linh 9

IV Chức năng nhiệm vụ của cán bộ công chức và cán bộ thuộc Uỷ ban nhân dân Phường Cát Linh : 10

1 Chủ tịch UBND 10

2 Phó chủ tịch phụ trách kinh tế đô thị: 11

3 Phó chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội, y tế, giáo dục, thể thao: Thay .11

4 Cán bộ văn phòng thống kê tổng hợp 11

5 Cán bộ tư pháp 12

6 Cán bộ lao động thương binh - xã hội: 12

7 Cán bộ địa chính 12

8 Cán bộ chuyên trách trật tự xây dựng 13

9 Cán bộ đô thị: 13

10 Cán bộ văn hoá thông tin: 13

11 Cán bộ kế toán : 13

12 Cán bộ chỉ huy quân sự ( 02 đồng chí ): 13

13 Cán bộ chuyên trách dân số gia đình trẻ em: 14

14 Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính: 14

PHẦN THỨ HAI 15

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHƯỜNG CÁT LINH QUẬN ĐỐNG ĐA TP HÀ NỘI 15

I Văn bản Quản lý Nhà nước và quản lý văn bản 15

1 Văn bản quản lý nhà nước: 15

2 Quản lý văn bản 16

II Quy chế quản lý văn bản 19

1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 19

2 Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi: 25

3 Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu trong cơ quan: 29

4 Quản lý công văn mật, khẩn: 30

5 Công tác lập hồ sơ: 31

7 Một số vấn đề chưa làm được và những tồn tại 38

III Nguyên nhân các việc đã làm được và chưa làm được 39

1 Nguyên nhân các việc đã làm được 39

2 Nguyên nhân các việc chưa làm được 39

PHẦN THỨ BA 41

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 41

I Kết Luận 41

II Đề xuất, kiến nghị, giải pháp 42

1 Đề xuất, kiến nghị 42

2 Những giải pháp 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

LỜI CẢM ƠN

Kính thưa Ban Giám đốc, các thầy cô giáo trường Học viện Hành Chính,

các đồng chí trong Ủy ban nhân dân Phường Cát Linh - Quận Đống Đa - Tp Hà

Nội !

Sau một tháng thực tập và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Ủy ban

nhân dân Phường Cát Linh, đến nay báo cáo thực tập với đề tài “ Nâng cao

chất lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa

Thành phố Hà Nội “ của em cơ bản đã được hoàn thành

Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất của mình tới Ban giám

đốc, các thầy cô giáo Học viện Hành Chính, các đồng chí cán bộ Ủy ban nhân

dân Phường Cát Linh, những người đã hết sức tạo điều kiện và giúp đỡ em rất

nhiều để em có thể hoàn thành được báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình Và

đặc biệt, em xin cảm ơn PGS - TS Hoàng Văn Chức đáng kính, người đã

hướng dẫn em rất tận tình và đầy trách nhiệm trong suốt quá trình viết báo cáo

thực tập của em, em xin gửi tới thầy lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất của

mình

Do thời gian tiếp cận thực tế tại địa phương cơ sở còn ít cùng với kinh

nghiệm thực tế của bản thân em chưa tích luỹ được nhiều nên chắc chắn báo

cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong sẽ

nhận được những lời chỉ dạy, những ý kiến đóng góp chân thành của các thầy

cô giáo và các đồng chí để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và đạt kết quả

tốt

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà nội, ngày 17 tháng 09 năm 2010

Học viên

Hoàng Ngọc Long

NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG BÁO

CÁO

UBND : Ủy ban nhân dân

HĐND : Hội đồng nhân dân

PHẦN NỘI DUNG PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn nội dung thực tập

Các chủ thể quản lý khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của tổchức phải tiến hành nhiều hình thức hoạt động khác nhau, một trong nhữnghoạt động quan trọng không thể thiếu đó là xây dựng, ban hành, quản lý sửdụng văn bản

Văn bản quản lý nhà nước là một công cụ quan trọng để nắm giữ chínhquyền Nó vừa là phương tiện vừa là công cụ quản lý nhà nước và cũng là sợidây gắn kết giữa Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội và công dân,nhằm thực hiện mục tiêu chấn hưng và phát triển đất nước

Trong nghị quyết hội nghị lần thứ VIII Ban chấp hành Trung ương

Đảng khoá VII đã nêu "Tiếp tục xây dụng và hoàn thiện nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam trọng tâm là cải cách một bước nền hành chính Trong đó cải cách thủ tục hành chính và công tác biên tập văn bản, quản lý văn bản là khâu quan trọng không thể thiếu được" Như vậy xây dựng và quản lý văn bản là một

yếu tố không thể tách rời với xây dụng và hoàn thiện nhà nước xã hội chủnghĩa ở nước ta

Nhận thức rõ tầm quan trọng nên Đảng và Nhà nước đã có nhiều chủtrương chính sách, ban hành các văn bản pháp luật để đưa công tác này hoạtđộng ngày càng hoàn thiện và hiệu quả Trong những năm gần đây với Đề ántổng thể Cải cách hành chính 2000 - 2010 đã được triển khai tạo ra những thayđổi quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước theo hướng tích cực.Thông qua thực tiễn cho thấy nếu thực hiện tốt công tác quản lý văn bản thì với

số lượng thông tin đầy đủ được phân loại, lưu giữ, bảo quản khoa học là nguồn

tư liệu quan trọng giúp cho các nhà hoạch định chính sách, các nhà quản lý đưa

ra các chủ trương, chính sách, quyết định quản lý chính xác kịp thời góp phầntăng thêm hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước Ngày nay đấtnước ta bước vào một thời kỳ mới hội nhập ngày càng sâu rộng vào khu vực vàthế giới do đó một yêu cầu khách quan đặt ra cần phải tăng cường đẩy nhanhcải cách nền hành chính quốc gia và xây dựng một nhà nước pháp quyền xã hộichủ nghĩa, đó cũng là lý do để nhà nước luôn quan tâm đến hoạt động quản lývăn bản

Với những kiến thức được các thầy cô giáo truyền đạt trong quátrình học tập, em đã nhận thức được vai trò quan trọng của công tác quản lý

trong công tác sau này của bản thân, nên em chọn đề tài " Nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội " làm đề tài để viết báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

2 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp của em là :

Công tác nâng cao chất lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội

3 Phạm vi nghiên cứu

* Không gian : UBND Phường Cát Linh - quận Đống Đa - Thành phố

Hà Nội

* Thời gian : Từ năm 2008 đến nay

* Nội dung : Tập trung nghiên cứu nội dung của công tác nâng cao chất

lượng quản lý văn bản tại UBND Phường Cát Linh Quận Đống Đa Thành phố

Hà Nội

PHẦN THỨ NHẤT

TÓM TẮT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I Thời gian thực tập

Từ 17/08/2010 đến 17/09/2010.

II Vị trí pháp lý của Phường Cát Linh

Phường Cát Linh ngày nay là vùng đất có bề dày lịch sử Cách đây gần

1000 năm, nơi đây đã có cư dân đến khai phá, sinh cơ lập nghiệp Trải qua quátrình lâu dài đấu tranh vật lộn với thiên nhiên và chống giặc ngoại xâm, nhândân Phường Cát Linh đã xây đắp nên những truyền thống tốt đẹp của mìnhtrong sản xuất, chiến đấu, cùng với những nét đẹp văn hóa cần cù, giản dị,đoàn kết, yêu thương, đùm bọc lẫn nhau

Ngày nay, Cát Linh là một trong số 21 phường của Quận Đống Đa có địagiới trải dài, gồm 11 khu dân cư, 42 tổ dân phố; dân số ( tính đến 01/04/2008 )

là 25.888 người Phường bao gồm các tuyến phố chính như: Cát Linh, Đê LaThành, Giảng Võ, Trịnh Hoài Đức, Phan Phù Tiên, Lý Văn Phức Phường giápranh với quận Hai Bà Trưng và 5 phường là : Ô Chợ Dừa, Gảng Võ, ĐiệnBiên, Văn Miếu và Quốc Tử Giám Ở Phường có những di tích đã được nhànước xếp hạng như : Chùa Cát Linh, đền Bích Câu Đạo Quán, lăng PhùngHưng

Bộ máy hành chính của Phường gồm 1 Chủ tịch UBND phường và 2 phóChủ tịch phụ trách về Văn hóa xã hội và địa chính nhà đất UBND phường chiathành nhiều bộ phận như : tiếp dân, hành chính 1 cửa; lao động thương binh xãhội, tư pháp, quân sự, địa chính, thanh tra xây dựng, dân số kế hoạch hóa giađình và trẻ em, kế toán, thủ quỹ Phường bao gồm 7 ban ngành đoàn thể chínhgồm 4 tổ chức chính trị xã hội là : MTTQ, Hội Cựu chiến binh, Hội Liên hiệpPhụ nữ, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và 3 tổ chức xã hội là : Hội Thanh niênxung phong, Hội Người cao tuổi , Hội Chữ Thập Đỏ v.v

Đảng bộ phường Cát Linh có 30 chi Bộ với tổng số 985 Đảng viên Đây

là bộ phận nòng cốt lãnh đạo và thực hiện các kế hoạch chương trình công táccủa Phường

Do có vị trí thuận lợi cho phát triển kinh tế nhất là dịch vụ thương mại,sản xuất, chính quyền Phường đã tích cực phối hợp với các cơ quan chức năngđầu tư xây dựng cải tạo hạ tầng điện, đường, nước sạch, vệ sinh môi trường,làm tốt công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn trên địa bàn đã tạo cho phườngmột diện mạo văn minh, hiện đại đó là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tếđịa phương, nâng cao mức sống của nhân dân và cũng là cơ sở để đảm bảo chonguồn thu ngân sách của địa phương luôn tăng trưởng ổn định bình quân18.5% năm

III Tổ chức bộ máy chính quyền phường Cát Linh

UBND phường là một đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi trực tiếp triểnkhai, thực hiện các chủ trương chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước

Cơ cấu tổ chức UBND Phường được thực hiện theo Luật tổ chức Hộiđồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân được Quốc hội thông qua tại kỳ họp thứ 4Quốc hội khoá XI ngày 26/11/2003 Nghị định số 114/2003/NĐ-CP về cán bộ,công chức xã, phường, thị trấn Quyết định số 196/2004/QĐ - UB của UBNDThành phố Hà Nội ngày 29/12/2004 về chế độ, chính sách đối với cán bộ côngchức ở xã, phường, thị trấn

Bộ máy hành chính của UBND Phường Cát Linh hiện nay gồm 26 cán

bộ công nhân viên chức, trong đó có 15 cán bộ chuyên trách, công chức (01 làcông chức nhà nước, 03 đ/c là công chức nguồn), 11 cán bộ hợp đồng Về cơbản đội ngũ cán bộ chuyên trách, công chức đã đạt trình độ chuẩn hóa vềchuyên môn Ngoài ra còn có 84 cán bộ không chuyên trách là cán bộ tổtrưởng, tổ phó ở 42 tổ dân phố

- Thường trực Uỷ ban nhân dân Phường gồm 03 đ/c

+ 01 Đ/c chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường

+ 02 Đ/c phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường

* Cán bộ chuyên trách và không chuyên trách của UBND Phường

+ 01 Đ/c chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường và 02 đ/c văn thư+ 01 Đ/c cán bộ tư pháp

+ 01 Đ/c cán bộ lao động thương binh - xã hội

+ 01 Đ/c cán bộ địa chính thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và 03 đ/chợp đồng phụ giúp việc lập hồ sơ xét duyệt theo quyết định 23/2005/QĐ-UBcủa UBND Thành phố Hà Nội ngày 18/2/2005 về việc “Ban hành quy định vềcấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở trên điạ ban Thành phố Hà Nội”

xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn Phường

Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của các cơ quannhà nước cấp trên, nghị quyết của Đảng uỷ, HĐND, UBND Phường

Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động các tổ dân phố trên địa bànPhường

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực nội chính, tài chính ngân sách, địa chính nhà đất, an ninh quốc phòng, công tác tổ chức cán bộ, xây dựng chính quyền,chủ tịch hội đồng nghĩa vụ quân sự, hội đồng khen thưởng thi đua Phường

-Ký các văn bản pháp quy và các giấy tờ theo thẩm quyền được giao.

Trưởng ban phòng chống bão lụt của Phường

Xử lý các vấn đề liên quan đến giao thông công chính, cấp thoát nước,

vệ sinh môi trường, ký các văn bản về xây dựng đô thị, vệ sinh môi trường

Tiếp nhận, giải quyết các đơn thư thuộc lĩnh vực mình phụ trách

3 Phó chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội, y tế, giáo dục, thể thao:

Trưởng ban chỉ đạo của phường thuộc khối văn hoá - xã hội

Xử lý các vấn đề liên quan đến BHXH, y tế, thú y, và các tổ chức đoànthể chính trị của Phường

Ký các văn bản về công tác tư pháp - hộ tịch, thị thực hành chính thuộcthẩm quyền, tiếp dân, giải quyết đơn thư thuộc lĩnh vực mình phụ trách

dự thảo văn bản trình cấp trên, quản lý công văn, sổ sách , giấy tờ , quản lý hồ

sơ lưu, quản lý con dấu, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ côngchức Đảm bảo vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND - UBND.

5 Cán bộ tư pháp

Tham mưu giúp UBND Phường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

về công tác soạn thảo, ban hành các văn bản Giúp uỷ ban nhân dân Phường tổchức lấy ý kiến nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh văn bản quy phạm phápluật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, chứngthực hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể đượcphân cấp, kết hợp với các bộ phận chuyên môn hoà giải mâu thuẫn trong nhândân Công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo Thực hiện nhiệm

vụ Tư pháp khác theo qui định của pháp luật

6 Cán bộ lao động thương binh - xã hội:

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lýNhà nước về thương binh, xã hội Tham gia và hướng dẫn các thủ tục giảiquyết việc làm, học nghề Chăm lo chế độ chính sách cho các đối tượng thuộcdiện chính sách, lão thành cách mạng, cán bộ tiền khởi nghĩa, cán bộ cáchmạng bị tù đầy, thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ Làm các thủ tục xétduyệt các trường hợp trợ cấp xã hội, công tác giải quyết xoá đói giảm nghèo,phòng chống tệ nạn xã hội, thực hiện huy động nghĩa vụ lao động công ích

7 Cán bộ địa chính

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lýNhà nước về đất đai, ao hồ Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp,lập sổ mục kê toàn bộ diện tích đất của phường Giúp Uỷ ban nhân dân Phườnglập văn bản trình uỷ ban nhân dân cấp trên quyết định về, giao

đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng, cấp giấy chứngnhận quyền sử hữu nhà ở và quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân,thực hiện quyết định đó Tham gia công tác GPMB thực hiện các dự án trên địabàn, làm hồ sơ nguồn gốc đất khi có các hộ dân làm thủ thủ tục xin phép xây

dựng Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới địa chính, bản đồchuyên ngành, sổ địa chính.

8 Cán bộ chuyên trách trật tự xây dựng

: Có nhiệm vụ, hướng dẫn, vận động các tổ chức và nhân dân trên địa

bàn chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và thành phố về quản

lý trật tự xây dựng Kiểm tra, xử lý các công trình xây dựng vi phạm trên địabàn Phường Tổng hợp tình hình xây dựng, giúp chủ tịch Phường xây dựng và

tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong công táctrật tự xây dựng

9 Cán bộ đô thị:

Tham mưu cho UBND Phường quản lý công tác xây dựng, giám sát về

kỹ thuật trong xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương, tham gia quản

lý, đề xuất các công trình đầu tư hạ tầng cơ sở trên địa bàn, quản lý các vấn đề

về đô thị, đường giao thông , đường ngõ, đèn điện của các khu vực dân cư, câyxanh Giám sát các công trình được đầu tư trên địa bàn Phường

10 Cán bộ văn hoá thông tin:

Tham mưu giúp UBND trong công tác thông tin tuyên truyền các chủtrương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước Quản lý công trình vănhóa, các di tích lịch sử Tổ chức, phát triển rộng rãi các phong trào văn hóa vănnghệ, thể dục, thể thao trong quần chúng nhân dân, tổ chức cuộc vận động “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ”

11 Cán bộ kế toán :

Tham mưu cho UBND Phường trong công tác theo dõi thanh quyết toánthu chi ngân sách nhà nước trên địa bàn phường, thực hiện các nghiệp vụchuyên môn theo quy định

12 Cán bộ chỉ huy quân sự ( 02 đồng chí ):

Tham mưu đề xuất với cấp uỷ Đảng, chính quyền về chủ trương, biệnpháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng,quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, dự bị động viên, huấn luyện quân sự,

hoạt động chiến đấu, xây dựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ.

Tổ chức thực hiện đăng ký, quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ quân

sự, quân dự bị, chỉ đạo dân quân phối hợp với công an và lực lượng khácthường xuyên hoạt động bảo vệ an ninh tổ quốc

13 Cán bộ chuyên trách dân số gia đình trẻ em:

Tham mưu cho UBND Phường trong công tác quản lý các lĩnh vực vềdân số, gia đình và trẻ em, tham gia thăm hỏi trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ

em khuyết tật Phối hợp với Đoàn thanh niên Phường tổ chức cho các cháu vuichơi trong dịp hè, Tết thiếu nhi Tuyên truyền phòng chống tai nạn thương tíchcho trẻ em, trẻ bị xâm hại, phổ biến pháp lệnh dân số đến chị em phụ nữ vàbiện pháp phòng tránh bệnh lây nhiễm

14 Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính:

Là bộ phận tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức sau khi đã thẩm địnhtính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ hành chính, chuyển các phòngchuyên môn có thẩm quyền thụ lý, tiếp nhận kết quả giải quyết từ phòngchuyên môn để lưu trữ, thông báo và trả kết quả cho công dân, tổ chức

PHẦN THỨ HAI

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHƯỜNG CÁT LINH QUẬN ĐỐNG ĐA TP HÀ NỘI

I Văn bản Quản lý Nhà nước và quản lý văn bản

1 Văn bản quản lý nhà nước:

là các quyết định chính thống dưới luật, bằng văn viết về những vấn đềhoạt động chấp hành của các cơ quan quản lý Nhà nước mang tính quyền lựcđơn phương làm nảy sinh hệ quả pháp lý

Có hai loại văn bản là văn bản pháp quy và văn bản cá biệt, được banhành theo thẩm quyền, vị trí pháp lý của cơ quan Nhà nước và theo các hìnhthức, quy chế được Nhà nước quy định về hình thức, thẩm quyền, đảm bảo tínhthống nhất, có phạm vi thời gian hiệu lực, ngôn ngữ chính xác

Xã hội ngày càng phát triển thì văn bản càng đóng vai trò quan trọngkhông thể tách rời với các hoạt động của con người Mọi giao dịch giữa tổchức với tổ chức, tổ chức với cá nhân, cá nhân với cá nhân đều lấy văn bản làm

cơ sở để hoạt động Mọi hoạt động từ chính trị, quân sự kinh tế, văn hoá xã hộiđều nhờ văn bản làm phương tiện thông tin Như vậy văn bản không chỉ là sảnphẩm mà còn là phương tiện hoạt động của con người trong mối quan hệ vớicộng đồng xã hội Trong thực tế văn bản có nhiều hình thức, nội dung khácnhau tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội

Trong hoạt động lãnh đạo quản lý thì văn bản có một vai trò cực kỳ quantrọng để truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết tới các đốitượng quản lý Phạm vi điều chỉnh của văn bản lớn hay nhỏ phụ thuộc vàothẩm quyền của cấp ban hành văn bản đó, nó có thể được điều chỉnh tại mộtđơn vị, một địa phương, một vùng, một quốc gia hoặc ngoài biên giới quốc gia( Quốc tế )

Văn bản có những chức năng đặc biệt đáp ứng được những đòi hỏi khắtkhe của hoạt động quản lý như :

- Chức năng thông tin.

2 Quản lý văn bản

Để đảm bảo cho việc sử dụng văn bản có hiệu quả thì bộ phận có tráchnhiệm quản lý văn bản cần phải phân loại, bảo quản văn bản khoa học đúngtheo yêu cầu, để làm được cần chú ý

- Tần số xuất hiện và tính chất của các văn bản được sử dụng

- Những loại văn bản thường xuyên được sử dụng trong đơn vị

- Mối quan hệ giữa các bộ phận trong quá trình sử dụng văn bản

- Môi trường lưu giữ bảo quản văn bản

Ngày nay khoa học công nghệ nhất là công nghệ thông tin phát triển vôcùng nhanh chóng các ứng dụng mới của máy vi tính và Internet đãcho phép phân loại, lưu giữ, tìm kiếm các thông tin tài liệu một cách nhanhchóng và chính xác tuy nhiên có những loại văn bản chưa có đủ điều kiện đểlưu giữ dưới dạng bản điện tử hơn nữa công nghệ hiện đại cũng có những mặttrái của nó như nạn tin tặc (hacker), vi rút, sự cố mạng vv Do vậy, song song

với việc phân loại, lưu giữ văn bản bằng công nghệ mới thì phân loại, lưu giữbằng phương pháp thủ công cũng vẫn có ý nghĩa quan trọng, nhất là các loạivăn bản liên quan đến thẩm quyền hoặc dùng làm căn cứ.

Khi tổ chức lưu giữ văn bản tài liệu cần phải quan tâm đến điều kiện bảoquản chúng, tuỳ theo yêu cầu quan trọng của từng loại văn bản mà quy địnhcách bảo quản khác nhau Các văn bản có giá trị sử dụng trong thời gian ngắnthì tổ chức bảo quản đơn giản, các văn bản có giá trị dùng để sử dụng thườngxuyên, khai thác lâu dài thì phải thống kê, phân loại, lập hồ sơ theo dõi chi tiết,chúng phải được bảo quản tốt để sử dụng lâu dài

Trong thực tế thì hiệu quả sử dụng hệ thống văn bản đã được phân loạilưu giữ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng có hai yếu tố cơ bản đó là :

- Khả năng cung cấp văn bản cần tra cứu cho đối tượng có nhu cầunhanh hay chậm và chính xác đến mức nào

- Lãnh đạo, cán bộ công chức, các đối tượng có nhu cầu, có nhận thứcđược tầm

quan trọng các thông tin tra cứu trong các văn bản lưu trữ để sử dụng vàoviệc thực hiện nhiệm vụ của mình hay không Còn có nhiều trường hợp cácquyết định trước khi ban hành không được tra cứu đối chiếu với hệ thống vănbản đã có, tạo ra hiện tượng song trùng, chồng chéo thậm chí còn mâu thuẫntrái ngược, gây ra những tác hại khó có thể tính toán được

Để làm tốt công tác này cần phải xác định rõ tính chất của một hệ thốngvăn bản quản lý

- Các loại văn bản nào nằm trong hệ thống, mức độ quan trọng giữachúng

- Tính chất mối liên hệ giữa các văn bản, giữa các nhóm văn bản trong

hệ thống

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà đơn vị được giao

- Giới hạn, phạm vi của văn bản liên quan đến hoạt động của đơn vị đãtạo nên văn bản đó

- Quan hệ giữa hệ thống văn bản này với hệ thống văn bản khác.

Các yếu tố đã nêu là cơ sở cho phép xác định khả năng sử dụng một hệthống văn bản vào thực tế và đảm bảo tính khả thi của văn bản khi áp dụng

Hoạt động quản lý thường có một số hệ thống văn bản quản lý sau :

- Hệ thống văn bản quản lý của một ngành chủ quản

- Hệ thống văn bản quản lý của một cơ quan quản lý nhà nước địaphương

- Hệ thống văn bản quản lý của một đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vịnghiên cứu, nhà trường vv

- Hệ thống văn bản quản lý của một ngành chuyên môn

Giữa các hệ thống văn bản có nhiều mối liên hệ rất khác nhau, chúngphụ thuộc, bao hàm, đan xen lẫn nhau, nên thực tế hiện nay có nhiều văn bảnchồng chéo trong hệ thống văn bản quản lý Nhà nước

Sử dụng và hoàn thiện các hệ thống văn bản luôn có mối quan hệ mậtthiết với nhau, hoàn thiện hệ thống văn bản để sử dụng chúng hiệu quả hơn,nếu như không sử dụng văn bản thường xuyên, không chú ý đến hiệu quả củaviệc sử dụng hoặc không phân biệt rõ các đặc điểm riêng của từng hệ thống thìkhông thể đưa ra được phương hướng, nội dung, phương pháp cụ thể để hoànthiện chúng

Đối với các cơ quan quản lý hành chính cấp cơ sở như phường, xã khi tổchức hệ thống quản lý văn bản cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau :

- Phải phù hợp với đặc điểm đơn vị

- Phù hợp và thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản văn bản, nếu khônglàm được điều này thì không phát huy được hiệu quả của công tác này

- Căn cứ vào tính chất có quy định cụ thể lưu trữ cho từng loại văn bản,tạo cơ sở vật chất tốt nhất cho công tác bảo quản nhất là các văn bản trong diệnlưu giữ lâu dài

- Đẩy mạnh đầu tư để ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào côngtác lưu giữ, tìm kiếm và xử lý thông tin, nhưng phải đảm bảo chế độ bảo mậtthông tin.

II Quy chế quản lý văn bản.

Trong các cơ quan Nhà nước hàng ngày tiếp nhận, xử lý, ban hành nhiềuvăn bản Cơ quan có thẩm quyền càng cao thì khối lượng văn bản đến và banhành càng nhiều Để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuântheo một quy trình chặt chẽ từ các khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình

ký, ban hành, in, phát hành, nộp lưu trữ, yêu cầu chung đặt ra là phải kịp thờichính xác, bảo mật và an toàn

Muốn vậy mỗi cơ quan, căn cứ vào các văn bản pháp luật, quy định vềcông tác văn bản của các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành, căn cứ vào chứcnăng nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, căn cứ vào điều kiện thực tế về cơ sở vậtchất cũng như con người mà ban hành quy chế quản lý văn bản của cơ quan,đơn vị mình Quy chế đó phải được phổ biến tới từng cán bộ, nhân viên có liênquan đến các khâu trong công tác văn bản, để họ nắm được và thực hiện chođúng và hết trách nhiệm

Thông thường thì các cơ quan Nhà nước thực hiện các khâu sau trongcông tác quản lý văn bản

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý hồ sơ tài liệu, sổ sách, giấy tờ dùng trong cơ quan và tài liệulưu trữ

- Quản lý hồ sơ tài liệu mật

- Quản lý con dấu

1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến là tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được từ bên ngoàigửi đến

UBND Phường Cát Linh thường nhận được các văn bản đến như: thôngbáo, công văn, kế hoạch, quyết định, nghị quyết, đơn trình báo.vv… Năm

2008, UBND Phường nhận được 275 văn bản

- Tổ chức tiếp nhận văn bản đến theo nguyên tắc sau: Tất cả văn bản đếnđều qua văn thư để vào sổ công văn đến Công văn phải được xử lý nhanhchóng, chính xác và giữ bí mật Công văn đến phải được Thủ trưởng đơn vị cơquan có ý kiến trước khi phân phối cho cá nhân đơn vị giải quyết Người nhậncông văn đến phải ký vào sổ chuyển giao công văn

* Quy trình xử lý công văn đến được thực hiện như sau:

- Khi văn bản đến cán bộ văn thư phải tiếp nhận và xem công văn đó cócòn nguyên vẹn hay không, công văn đó là công văn được bóc bì hay khôngđược bóc bì, công văn đó xử lý gấp hay xử lý thường, công văn đó có phảiđăng ký hay không

Tại UBND Phường Cát Linh, khi có công văn đến hầu hết thường quacán bộ văn thư phường, tuy nhiên cũng có một số công văn đến là do cán bộphường đem về khi đi họp (khoảng 10%) Có những cán bộ có sự hiểu biết thìđưa lại cho cán bộ văn thư, nhưng cũng có cán bộ trình trực tiếp lên Chủ tịchhoặc Phó Chủ tịch như vậy là không đúng nguyên tắc

- Bóc bì công văn: Loại công văn mà văn thư được bóc bì gồm nhữngcông văn ngoài bì đề tên cơ quan, gửi Thủ trưởng cơ quan (không phải thưriêng) công văn được đóng dấu mật, những công văn đến các đơn vị chức năngcủa cơ quan Ngoài ra, còn có loại công văn không được bóc bì là những côngvăn ngoài bì ghi rõ tên người nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng và cácđoàn thể trong cơ quan Những công văn có dấu hoả tốc, khẩn cần bóc bì trước,khi bóc bì không làm rách công văn, không làm mất địa chỉ và dấu bưu điện.Sau đó đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì và trong công văn

Cán bộ văn thư của Phường hiểu được rõ loại nào được bóc bì và loạinào không được bóc bì nên thường không bị mắc sai phạm trong khâu phânloại để bóc bì, tuy nhiên nhiều khi cán bộ văn thư bóc bì vẫn còn rách công văn

để bên trong (khoảng 3%) Những công văn có dấu hoả tốc, khẩn thì thườngđược xử lý nhanh để trình lên Chủ tịch kịp thời không làm chậm công việc màcông văn đưa đến Trên nguyên tắc là công văn bóc bì gửi Thủ trưởng cơ quannhưng không phải thư riêng, tuy nhiên thực tế cho thấy rằng tại UBND Phườngbất cứ một công văn nào đưa đến mà có đề: Kính gửi Chủ tịch UBND PhườngCát Linh thì cán bộ văn thư thường không bóc bì công văn mà trình lên luônmặc dù có khi biết đó không phải là thư riêng.

- Đóng dấu đến vào công văn phải đóng dưới số và ký hiệu: việc đóngdấu đến nhằm xác định công văn đó đã được đăng ký tại văn thư và giúp theodõi được công văn đến ngày nào, quá trình giải quyết công văn đó

Việc đóng dấu đến cũng hết sức quan trọng vì nó giúp việc theo dõi côngvăn đến ngày nào và giải quyết ra sao Tuy nhiên, việc đóng dấu đến tại vănphòng Uỷ ban diễn ra không thường xuyên, chỉ trừ những công văn mà ở ngoài

bì đề: Kính gửi UBND Phường Cát Linh thì mới đóng dấu đến còn những côngvăn mà ở ngoài bì đề rõ chức danh cán bộ Phường thì cán bộ văn thư thườngkhông bóc bì và đóng dấu mà gửi trực tiếp cho người đó Năm 2008, trong số

275 công văn đến thì có khoảng 245 công văn đến đề: Kính gửi UBND PhườngCát Linh và có 30 công văn gửi đến đề tên trực tiếp cán bộ giải quyết

Ví dụ: Kính gửi đồng chí Vũ Thị A - Cán bộ Tư pháp Phường Cát Linh.

Mẫu dấu đến của UBND Phường :

Ví d : óng d u ụ: Đóng dấu đến Đóng dấu đến ấu đến đếnn

UỶ BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Số: / TB-UB

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm 2008

(Dấu đến)

THÔNG BÁO

Về việc tổ chức ủng hộ đồng bào Miền trung bị thiệt hại do cơn bão số 6

- Sau khi đóng dấu đến, văn thư trình những công văn nhận được lên Thủtrưởng để Thủ trưởng xem xét và ghi ý kiến phân phối công văn cho từng cán

bộ, từng bộ phận vào lề công văn

3cm

Nhưng không phải công văn đến nào cũng được Chủ tịch Phường phê

duyệt bởi có nhiều công văn không qua Chủ tịch Ví dụ như: công văn đề rõ

chức danh cán bộ trong Phường Đây cũng là một điều mà UBND Phường Cát

Linh cần xem xét quy định lại cho cụ thể

- Đăng ký công văn đến nhằm để nắm số lượng công văn, nội dung công

văn, công văn đó ở đâu và ai có nhiệm vụ giải quyết Công văn đến ngày nào

thì đăng ký ngày đó không đăng ký trùng số Sổ công văn đến phải có nội dung

cơ bản sau: Số đến, ngày đến, nơi gửi công văn, ngày tháng công văn, trích yếu

nội dung công văn, nơi nhận công văn, ký nhận công văn, lưu công văn và ghi

chú

Thực trạng việc đăng ký công văn đến tại UBND Phường: mặc dù đã có

máy vi tính nhưng máy vi tính chỉ dùng để soạn thảo văn bản, máy tính đã cũ,

còn công văn đến thường được đăng ký vào sổ (vẫn mang tính thủ công) Đây

cũng là một điều khó khăn cho công tác quản lý văn bản Đất nước ta đang

trong thời kỳ đổi mới đi lên phát triển khoa học kỹ thuật, theo cá nhân em nên

trang bị thêm một số máy tính nữa, không những dùng cho việc soạn thảo văn

bản mà còn có thể dùng cả vào việc đăng ký công văn và lưu trữ để phục vụ

cho công việc của cơ quan được đảm bảo

M u s ẫu sổ đăng ký công văn đến của UBND Phường được lập như sau: ổ đăng ký công văn đến của UBND Phường được lập như sau: đăng ký công văn đến của UBND Phường được lập như sau:ng ký công v n ăng ký công văn đến của UBND Phường được lập như sau: đếnn c a UBND Phủa UBND Phường được lập như sau: ường được lập như sau:ng được lập như sau: ập như sau:c l p nh sau:ư

Số

đến

Ngày đến

Nơi gửi

Số,

ký hiệu

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Lưu

hồ sơ số

Nơi nhận hoặc người nhận

nhận

Số lượng công văn đến qua các năm từ 2006 đến 2008 của UBND

Phường Cát Linh như sau:

Nơi chuyển

Năm

Chính phủ

UBND Thành phố

UBND Quận

Các cơ quan đơn vị khác

quyền xem công văn giấy tờ Việc chuyển giao không trực tiếp thường qua

người này hoặc người kia

- Tổ chức giải quyết và kiểm tra công văn đến: việc tổ chức giải quyết vàkiểm tra công văn đến có liên quan đến các bộ phận như:

Thủ trưởng cơ quan, phụ trách cơ quan, phụ trách đơn vị thừa hành, cán

bộ chuyên môn, cán bộ văn thư Phạm vi quản lý của mỗi cán bộ đều khác

Tóm lại: Việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đến ở UBND

Phường Cát Linh cần phải hoàn thiện hơn Phải đóng dấu công văn đến vàocông văn, khi bóc bì công văn cần phải cẩn thận hơn, công văn cần được xử lý

nhanh chóng và kịp thời

2 Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi:

Ngoài việc quản lý công văn đến thì quy trình quản lý công văn đi cũngphải được đảm bảo theo đúng nguyên tắc Công văn đi là tất cả các văn bảngiấy tờ, tài liệu lấy danh nghĩa cơ quan gửi ra ngoài

Tất cả công văn đi phải được thực hiện trên nguyên tắc là trình Chủ tịchhoặc Phó chủ tịch Phường, rồi qua văn thư cơ quan vào sổ, đóng dấu và đăng

ký làm thủ tục gửi đi

- Sau khi cán bộ chuyên môn soạn thảo trình thủ trưởng cơ quan duyệt

và ký rồi chuyển cho văn thư, văn thư kiểm tra xem công văn đã có ý kiếnduyệt thông qua thủ trưởng chưa (phải đúng chữ ký mẫu) Trong trường hợpcông văn chưa có chữ ký, ý kiến của người có trách nhiệm hoặc sai sót về thểthức thì cán bộ văn thư có thể bổ sung những chỗ được phép hoặc đề nghị cán

bộ chuyên môn sửa lại

Do hiểu rõ được công việc phải làm nên cán bộ văn thư của Phường làmđúng và tốt khâu này Việc soạn thảo văn bản để chuyển đi thì bộ phận nào gửithì bộ phận đó soạn sau đó đưa đánh máy nhưng do trình độ chuyên môn vềsoạn thảo văn bản chưa cao nên khi đưa Chủ tịch duyệt vẫn còn bị sửa lại.Chính vì điều này nên cán bộ văn thư khi xem để vào sổ và đóng dấu thườngkhông bao giờ phải chỉnh sửa lại về thể thức

Cán bộ văn thư phải hoàn thiện văn bản ghi số, ngày tháng năm ban hànhvăn bản và đóng dấu theo quy định là trùm lên 1/3 bên trái chữ ký, mực dấumàu đỏ

Việc quản lý con dấu cũng rất quan trọng Theo Nghị định

58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu:

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức

xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định vị trí pháp lý củacác văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổchức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo các quy định của Nghị

định Chính phủ: “Con dấu chỉ được đóng khi có chữ ký của người có thẩm quyền và không được đóng dấu khống, chỉ bộ phận văn phòng có nhiệm vụ