Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư tại phòng hành chính – tổng hợp chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển bắc ninh

Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Lời mở đầu Ngày công nghệ thông tin trở thành ngành có vai trò quan trọng tất ngành công nghệ đại (công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ lợng, công nghệ vũ trụ công nghệ đại dơng) Quản trị văn phòng ngày khẳng định đợc vai trò, nhiệm vụ Theo đối tợng nghiên cứu Quản trị văn phòng có chức định hớng, chức tổ chức, chức trì hoạt động, chức kiểm soát, chức đánh giá Theo khái niệm công tác văn phòng, chức văn phòng gồm có tham mu, tổng hợp hậu cần Rõ ràng, Quản trị văn phòng có vai trò quan trọng việc thu thập, phân tích, tổng hợp, quản lý, sử dụng lu chuyển thông tin theo hớng đại hoá Đó sở để nhà quản trị định hớng quản lý điều hành đơn vị, giúp họ chiến thắng cạnh tranh Với cách tiếp nhận khác nhau, khái niệm Quản trị văn phòng theo chức khái quát nhất, khái niệm văn phòng đợc hiểu khái quát nh sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức Nhận thức đợc vai trò to lớn văn phòng, nhà quản trị quan tâm xây dựng củng cố văn phòng đơn vị theo hớng đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xã hội tồn tất yếu ngành văn phòng Trong xu phát triển kinh tế thị trờng, giai đoạn Việt Nam vừa gia nhập WTO, tình hình kinh tế Việt Nam có nhiều biến động ảnh hởng đến đời sống xã hội, đặc biệt giáo dục Việt Nam từ trớc đến nay, giáo dục Việt Nam gặp nhiều khó khăn, việc áp dụng kiến thức với thực tiễn vấn đề đáng quan tâm cha đủ sở vật chất, trình độ cha cao Bởi vậy, Việt Nam gia nhập WTO, gánh nặng đè lên vai ngành giáo dục Và Ngành Quản trị văn phòng ngành đợc quan tâm, ý lúc này, hoạt động quan, đơn vị dần thay đổi, doanh nghiệp Nhà nớc có xu hớng cổ phần hóa, chí giải thể quan hoạt động không đạt hiệu không cần thiết Để giúp sinh viên ngành Quản trị Văn phòng không khỏi bỡ ngỡ bắt tay vào công tác, trình học tập trờng Đại học Dân lập Phơng Đông, giảng viên trờng cung cấp kiến thức bổ ích, học giúp sinh viên hiểu nắm bắt kịp với thời đại Đặc biệt trờng tổ chức cho sinh viên có thời gian thực tập trớc trờng Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh đơn vị trực thuộc Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam, đơn vị có sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nớc thời kỳ chuẩn bị cổ phần hóa, thế, giai đoạn thực tập mình, em lựa chọn Phòng Tổ chức - Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh để thực hành kiến thức SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh học trờng học hỏi thêm kinh nghiệm từ thành công Chi nhánh Trong trình thực tập phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh, với kiến thức học đợc trờng Đại học Dân lập Phơng Đông dới bảo tận tình, chu đáo cô chú, anh chị phòng, em tiếp thu đợc kiến thức bổ ích, đồng thời, trình nghiên cứu phòng Hành Tổng hợp, em đặc biệt quan tâm đến công tác văn th chi nhánh Vì thế, em lựa chọn đề tài: Hoàn thiện nâng cao chất lợng công tác văn th phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp Để nghiên cứu đợc đối tợng đa dạng, có tính chất vận động thờng xuyên, không ổn định công tác văn phòng Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh em sử dụng tổng hợp phơng pháp khoa học Quản trị văn phòng, là: Phơng pháp vật biện chứng lịch sử; Phơng pháp t phơng pháp kỹ thuật Ngoài lời mở đầu kết luận phụ lục nội dung chuyên đề em gồm chơng: Chơng 1: Lý luận chung công tác văn th Chơng 2: Thực trạng công tác văn th phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Chơng 3: Một số nhận xét đè nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn th phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Để hoàn thành chuyên đề này, em nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình thày chủ nhiệm khoa PGS TS Nguyễn Hữu Tri cô giáo Nguyễn Lan Phơng toàn thể cán nhân viên phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Tuy nhiên, trình độ hạn chế, thời gian thực tập ngắn nên báo cáo cha thực hoàn thiện, em mong đợc bảo thày cô, cô cán phòng Hành Tổng hợp, bạn để báo cáo em hoàn thành tốt Em xin chân thành cảm ơn! Bắc ninh, tháng năm 2007 Sinh viên thực Trơng Thị Minh Nguyệt SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Chơng I: Lý luận chung công tác văn th 1.1 Khái niệm công tác văn th Chúng ta đợc chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Sự thành công hay thất bại đơn vị ngày phụ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh đợc lợi thông tin Để bảo vệ quyền lợi thiết thực mình, quốc gia hay tổ chức nỗ lực tìm kiếm thông tin có giá trị cho mục tiêu hoạt động tổ chức Đồng thời họ phải xếp, phân loại sử dụng, lu trữ thông tin cho hợp lý Công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nớc, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang (gọi chung quan) Các văn hình thành công tác văn th phơng tiện thiết yếu giúp cho hoạt động quan đạt hiệu Hiện nay, có nhiều quan điểm khác công tác văn th, có khuynh hớng đáng ý là: Một là: Coi công tác văn th công tác tổ chức giải quản lý công văn giấy tờ quan Theo khuynh hớng công tác văn th bao gồm nội dung chủ yếu là: tổ chức giải công văn, giấy tờ quan quản lý chu trình chu chuyển Hai là: Xem công tác văn th toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Theo cách hiểu này, công tác văn th bao hàm nội dung rộng hơn, xác 1.2 Vị trí ý nghĩa công tác văn th Đợc xác định hoạt động máy quản lý nói chung, công tác văn th nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Bất quan nào, dù nhỏ hay lớn, dù quan hành nhà nớc, doanh nghiệp hay tổ chức xã hội muốn hoạt động đợc phải làm công tác văn th Nh công tác văn th gắn liền với hoạt động quan, đơn vị, công việc thiếu, mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan đơn vị Hiện công tác văn th có vai trò việc thực Nghị Trung ơng (khóa 7) cải cách hành quốc gia mà trớc hết cải cách thủ tục hành Công tác văn th có nhiều ý nghĩa quan trọng, biểu số điểm chủ yếu sau: - Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo Đảng quản lý Nhà nớc Đồng thời, công tác văn th đợc thực tốt tạo điều kiện bảo vệ bí mật Đảng, Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ, lợi SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh dụng văn Nhà nớc để làm việc trái pháp luật, góp phần cải cách thủ tục hành quan nhà nớc - Làm tốt công tác văn th giúp cho việc giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, chất lợng, đờng lối, sách, chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc quan, đơn vị đợc chặt chẽ - Làm tốt công tác văn th góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn - Công tác văn th bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng để chứng minh cho hoạt động quan có hợp pháp hay không hợp pháp Nội dung văn phản ánh hoạt động quan nh cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Những hoạt động phải đợc xem xét lại kiểm tra, tra trờng hợp vi phạm pháp luật phải truy cứu trách nhiệm hình Nếu nh trình hoạt động quan văn giữ lại đợc đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực trung thành - Công tác văn th góp phần giữ gìn hồ sơ tài liệu có giá trị lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trớc mắt Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ 1.3 Yêu cầu công tác văn th quan đơn vị, tất khâu hoạt động có yêu cầu nhằm phục vụ cho mục tiêu quan đơn vị Mỗi quan đơn vị hoạt động khác yêu cầu công tác văn th khác nhng phải đảm bảo yêu cầu sau: * Nhanh chóng: Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Nội dung văn chứa đựng việc định, giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc đợc nêu văn * Chính xác Đây yêu cầu quan trọng dù công việc nào, ngành nghề phải đợc làm xác nhng công tác văn th yêu cầu đợc lu ý đặc biệt giúp công tác hoàn thành nhanh chóng, tạo tin tởng cho cấp định đắn Yêu cầu xác đợc thể mặt sau đây: SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Thứ : Chính xác nội dung văn - Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý - Dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác - Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Thứ hai là: Chính xác thể thức văn - Văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố Nhà nớc quy định - Mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn Nhà nớc ban hành Thứ ba là: Chính xác khâu kỹ thuật - Yêu cầu tính xác phải đợc quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ nh: đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn - yêu cầu xác phải đợc thể việc thực chế độ quy định Nhà nớc * Bí mật Đây yêu cầu quan trọng định đến cạnh tranh hoạt động kinh doanh quan đơn vị, chí nội dung văn đến, văn quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật quốc gia Vì vậy, trình tiến hành xây dựng văn tổ chức giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật.Khi lựa chọn cán văn th phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật quan Về khía cạnh định, yêu cầu bí mật công tác văn th phải đợc thể việc giữ bí mật nội dung công việc đợc bàn bạc cha đa thành định thức quan cha đợc ban hành thành văn 1.4 Nội dung công tác văn th Dù quan đơn vị có mục tiêu hoạt động khác nhng nội dung công tác văn th phải tuân theo nhóm công việc sau: 1.4.1 Nhóm công việc thứ nhất: Xây dựng văn Đây bớc quan trọng nội dung công tác văn th Nhóm công việc bao gồm: - Soạn thảo văn bản: Đây tác nghiệp loại công văn đi, đợc tiến hành phận chuyên môn ngời có trách nhiệm biên tập Ngời soạn thảo văn cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung nh thể thức văn mà nhà nớc quy định Để rút ngắn thời gian soạn thảo văn sử dụng kháo mẫu hay phơng tiện kỹ thuật đại nh: máy chữ, ghi âm, soạn thảo máy vi tính - Duyệt thảo: Thủ tục duyệt văn thủ tục quan trọng việc soạn thảo văn Mọi văn trớc đa ký, đa gửi phải đợc nghiêm túc xem xét lại mặt nội dung, thủ tục, thể thức nhằm phát sai sót, đảm bảo giá trị văn bản, mặt pháp lý Việc duyệt thảo đánh giá đợc lực cán công tác văn th, yêu cầu cán văn th phải ngời có trình độ, có khả - Đánh máy nhân bản: Văn quan đơn vị không đợc viết SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh tay mà phải đánh máy theo quy định Nhà nớc Mỗi văn phải lu hai gửi cho nhiều quan, đơn vị khác, ban hành văn việc nhân cần thiết - Ký ban hành văn bản: Sau văn đợc xét duyệt chuẩn bị gửi phải gửi lên Thủ trởng quan ký ban hành văn Thủ trởng quan giao cho cấp dới ký thay văn có nội dung không quan trọng nh: công văn hành dùng để giao dịch, giấy mời họp thông thờng, giấy giới thiệu cán nhân viên giải công việc thông thờng, văn Việc xây dựng văn hợp lý, nội dung, mục đích thể thức tạo thuận lợi cho nhóm công việc sau 1.4.2 Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quản lý văn Việc tổ chức giải quản lý văn công việc công tác văn th Nội dung công việc bao gồm: * Tổ chức giải quản lý văn đến: Tất công văn tài liệu, th từ quan nhận đợc bên gửi đến gọi công văn đến Nguyên tắc quản lý giải công văn đến Để giải quản lý công văn đến đợc tốt phải đảm bảo số nguyên tắc chung sau đây: - Tất công văn đến phải đợc đa qua văn th để đăng ký vào sổ, quản lý thống - Công văn đến phải qua thủ trởng quan, chánh văn phòng truởng phòng hành quan văn phòng, trớc phân phối cho đơn vị cá nhân giải - Khi tiếp nhân chuyển giao công văn đến từ nguời sang nguời khác, từ đơn vị sang đơn vị khác phải đuợc bàn giao, ký nhận rõ ràng - Khi giải công văn đến phải đảm bảo đầy đủ yêu cầu: nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật Quy trình xử lý công văn đến Khi tiếp nhận công văn đến phải thực buớc sau: - Buớc 1: Kiểm tra bì thu xem công văn gửi đến có địa không, xem bì th nguyên vẹn không, thấy bì công văn có tuợng bị bóc trớc phải lập biên trớc ngời đa công văn - Bớc 2: Sơ phân loại công văn Mục đích bớc xác định loại công văn phải đăng ký, loại công văn đăng ký Loại đăng ký chuyển ngay, loại phải đăng ký cần làm thủ tục sau đây: Loại bóc bì vào sổ đăng ký: gồm th riêng, sách báo, Loại phải bóc bì vào sổ chi tiết: gồm công văn bì đề tin SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh tên dấu mật Loại bóc bì nhng phải vào sổ đăng ký: công văn bì ghi rõ tên ngời nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng uỷ đoàn thể quan - Bớc 3: Bóc bì công văn lấy nội dung Đây công tác đơn giản văn th nhng yêu cầu đảm bảo số nguyên tắc sau: Những công văn có dấu hỏa tốc, dấu thợng khẩn khẩn cần đợc bóc bì trớc Khi bóc công văn cần tránh làm rách công văn bên làm địa nơi gửi, dấu bu điện Đối chiếu số, ký bên bì với số, ký hiệu ghi công văn có khớp hay không Đối với loại công văn thức hành chính, công văn ngày tháng, thiếu trích yếu, chữ ký chữ ký không thẩm quyền, chụp photocopy dấu đen, vợt cấp, chữ mờ khó đọc nhàu tát phải trả lại nơi gửi để thực cho quy định Trờng hợp nhận đợc công văn quan trọng yêu cầu nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi sau nhận đủ tài liệu phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi trả lại phiếu cho quan gửi công văn - Bớc 4: Đóng dấu đến vào công văn Bớc nhằm mục đích xác nhận công văn qua văn th, đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến quan Đồng thời phải đảm bảo nguyên tắc: Thủ trởng quan không xem xét công văn đến cán chuyên môn trình mà dấu đến Dấu đến đợc đóng vào khoảng trống dới số ký hiệu, trích yếu nội dung công văn khoảng trống tác giả tiêu đề công văn - Bớc 5: Trình ngời thủ trởng ngời phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải công văn đến Cần ý công văn có dấu hoả tốc, thợng khẩn khẩn nên đợc xếp vị trí đầu tập công văn trình - Bớc : Đăng ký (vào sổ) công văn Đăng ký công văn ghi lại thông tin hững thông tin văn tài liệu ấn định số, ký hiệu công văn, ngày tháng công văn đến Mục đích bớc nắm đợc số lợng công văn, nội dung công văn đối tợng giải công văn để lúc kiểm tra đợc công văn đối tợng giải giải đến đâu Nguyên tắc: Tránh trùng lặp, công văn đợc đăng ký lần, công văn đến cần đợc đăng ký ngày ngày nhận, công văn công văn nội đăng ký ngày ký SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Hình thức đăng ký công văn: có loại: đăng ký sổ, đăng ký thẻ, đăng ký máy tính điện tử Hình thức đăng ký sổ: Thông thuờng dùng loại sổ đăng ký công văn: + Công văn thờng + Công văn mật +Các đơn từ khiếu nại, tố cáo Hình thức đảm bảo tốt cho việc bảo quản tài liệu, đơn giản, đỡ tốn kém, tiết kiệm đợc diện tích chứa tài liệu Hình thức đến đợc dùng phổ biến quan, tổ chức nhà nớc Nhợc điểm hình thức phải làm nhiều sổ, nhiều thời gian cho việc tra tìm văn khó theo dõi, quản lý văn Hình thức đăng ký thẻ: Khắc phục đợc nhợc điểm đăng ký nhiều lần, phù hợp với điều kiện phát triển khoa học Tóm lại, dùng hình thức để đăng ký công văn nhng thiết phải đảm bảo nội dung đăng ký công văn gồm có: + Số đến + Ngày đến + Cơ quan gửi công văn đến + Số, ký hiệu công văn + Ngày tháng công văn + Trích yếu nội dung công văn + Lu hồ sơ số + Nơi nhận + Ký nhận + Ghi - Bớc 7: Phân phối, chuyển giao công văn đến Trong trình phân phối, chuyển giao công văn phải đảm bảo yêu cầu sau: Công văn phải đợc chuyển giao đúng, trực tiếp cho ngời đơn vị có trách nhiệm giải quyết, không nhờ ngời khác đơn vị khác nhận hộ Công văn đến ngày phải đợc chuyển giao ngày hôm Trờng hợp công văn đến muộn, số lợng nhiều, làm không kịp để sang ngày hôm sau, nhng phải báo cáo với cán phụ trách cất giữ cẩn thận Trờng hợp công văn có liên quan đến nhiều phận chuyển cho lần lợt phận tiến hành lúc cách nhân nhng phải giao cho ngời có trách nhiệm chủ chốt - Bớc 8: Giải theo dõi việc giải công văn đến Công văn lu lại với ngời thừa hành lúc giải xong, sau có yêu cầu trả lời văn ngời thừa hành phải tóm tắt văn trả lời chuyển văn trả lời cho nhân viên văn th để lu vào hồ sơ * Tổ chức quản lý giải công văn SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Tất tài liệu, công văn, th từ quan gửi gọi công văn Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa quan để gửi thiết phải qua văn th quan để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Nguyên tắc nhằm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, dấu quan để làm việc phi pháp, giải công việc sai nguyên tắc, chế độ Quy trình xử lý công văn - Sọan thảo văn Đây tác nghiệp loại công văn đi, đợc tiến hành phận chuyên môn ngời có trách nhiệm biên tập Ngời soạn thảo văn cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung nh thể thức văn mà nhà nớc quy định - Thông qua văn Việc thông qua văn cấp không cần thiết lâu phức tạp hoá thêm chu trình chu chuyển văn Sự quy định đờng thông qua văn cách khoa học không thúc đẩy việc nâng cao trách nhiệm ngời thực mà góp phần giảm bớt thời gian hình thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời thông tin nội cung văn Đối với loại văn không quan trọng thủ trởng uỷ quyền cho cấp dới ký - Tổ chức chuyển công văn Để tổ chức tốt công văn đi, cần tiến hành nghiêm túc bớc sau đây: Bớc 1: Kiểm tra thể thức công văn Việc kiểm tra thể thức công văn bao gồm: Kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận Bớc 2: Vào sổ công văn (hay đăng ký công văn đi) Mục đích: Quản lý đợc toàn số công văn quan gửi đến quan khác Trên sở mở sổ công văn đi, cung cấp thông tin thống kê cần thiết công văn quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành quan Có thể đăng ký công văn sổ máy vi tính số lợng sổ tuỳ thuộc vào số lợng công văn, giấy tờ quan đơn vị Song nội dung cần phải có yếu tố sau: + Số ký hiệu công văn + Ngày tháng công văn + Trích yếu nội dung công văn + Nơi nhận công văn + Đơn vị ngời nhận lu + Ghi Bớc 3: Cho công văn vào bì viết công văn Bớc 4: Chuyển công văn Để tổ chức tốt công việc chuyển công văn đi, cần đảm bảo số nguyên SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh - Trong điều kiện cụ thể làm số công việc khác thuộc trách nhiệm văn th Giám đốc giao - Có thể giao cho cấp dới cấp phó thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn * Nhiệm vụ Phó trởng phòng - Giúp Trởng phòng đạo, điều hành trực tiếp thực số mặt công tác Trởng phòng phân công chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng nhiệm vụ đợc giao - Tham gia ý kiến với Trởng phòng việc thực điều hành mặt công tác văn phòng - Chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng lãnh đạo chi nhánh nhiệm vụ đợc giao Trởng phòng vắng mặt ( công tác, nghỉ phép, việc riêng) báo cáo lại công việc giải sau Trởng phòng trở lại làm việc * Bộ phận Lao động tiền lơng an toàn lao động: - Chịu trách nhiệm tính lơng, chấm công chi trả lơng cho toàn cán nhân viên chi nhánh Chịu trách nhiệm kiểm soát số lợng công nhân viên toàn chi nhánh - Là phận đảm bảo quyền lợi bảo hiểm (gồm Bảo hiểm Y tế Bảo hiểm xã hội) cho tất cán nhân viên Đồng thời bảo đảm an toàn lao động toàn chi nhánh * Bộ phận tạp dịch Giúp Trởng phòng làm công việc tạp vụ công việc khác Trởng phòng phân công, chịu trách nhiệm hoạt động, kết thực công việc Nhiệm vụ cụ thể: - Thực công việc: quét dọn phòng làm việc cho lãnh đạo, quét dọn khu vực vệ sinh công cộng - Quản lý phục vụ phòng khách, phòng họp, hội trờng khách đến làm việc, chăm sóc cảnh chi nhánh * Bộ phận lái xe - Là phận chịu trách nhiệm quản lý sử dụng tốt xe ô tô đợc giao, đảm bảo lái xe an toàn, tiết kiệm chi phí nhiên liệu - Lái xe phục vụ lãnh đạo phòng ban chức làm nhiệm vụ, không sử dụng xe quan dùng vào việc riêng ảnh hởng đến công việc chi nhánh * Bộ phận bảo vệ Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm an toàn toàn chi nhánh, với công việc nh: đóng mở cổng chính, bảo vệ quan, trông xe đảm bảo tài sản cho cán công nhân viên, trông xe khách hàngNgoài ra, phận bảo vệ chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng với nhiệm vụ đợc giao khác nh: đảm bảo điện nớc đầy đủ, đờng dây điện thoại, điện tín lu thông, liên SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh tục phục vụ hoạt động chi nhánhĐồng thời thực số công tác khác Trởng phòng giao Bên cạnh phận này, phòng Tổ chức Hành có phận quan trọng, chịu trách nhiệm công tác văn th nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng phận Văn th * Bộ phận văn th Nhân viên văn th giúp việc cho Trởng phòng làm nhiệm vụ văn th chi nhánh nhiệm vụ khác Trởng phòng giao Chịu trách nhiệm hoạt động, kết thực công tác Nhân viên văn th có nhiệm vụ cụ thể nh sau: - Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị mà văn phòng đợc trang bị (máy fax, điện thoại, máy vi tính) Theo nội dung công tác văn th trách nhiệm nhân viên văn th gồm có: - Đối với việc tổ chức quản lý giải văn đến Nhận văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Trình văn đến Đăng ký văn đến Chuyển giao văn đến Giúp chánh văn phòng theo dõi giải văn đến - Đối với việc giải văn Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng đóng dấu văn Đăng ký văn Viết bì làm thủ tục gửi văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc sử dụng lu văn Quản lý cấp giấy giơí thiệu, giấy đờng Làm bảo quản sổ sách quan nh: sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển văn - Đối với việc tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào luu rữ quan Giúp Chánh văn phòng trởng phòng hành làm danh mục hồ sơ hớng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Giúp chánh văn phòng kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ lu trữ quan Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ lu văn để nộp vào lu trữ theo quy định quan SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh - Đối với việc tổ chức bảo quản sử dụng dấu Bảo quản an toàn dấu quan ( bao gồm dấu quan, dấu văn phòng, dấu chức danh) Trực tiếp đóng dấu vào văn văn giấy tờ khác quan - Ngoài nhiệm vụ nói tùy theo lực yêu cầu cụ thể quan, văn th chuyên trách đợc giao kiêm nhiệm thêm số công việc nh: trực điện thoại, đánh máy, kiểm tra hớng dẫn nghiệp vụ văn th quan, đơn vị cấp dới - Cán văn th đồng thời phải chịu trách nhiệm công tác lu trữ, phải quản lý, lu trữ tài liệu theo quy định Nhà nớc chi nhánh, tạo điều kiện để cán nhân viên chi nhánh khai thác có hiệu tài liệu lu trữ Đồng thời, quản lý phòng truyền thống chi nhánh: su tầm, lu trữ tài liệu vật lịch sử qua thời lỳ, để phcụ vụ công tác giáo dục truyền thống, tự hào Ngân hàng - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định 2.2.3 Thực trạng công tác văn th phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Nhận thức đợc tầm quan trọng công tác văn th thời kỳ Ngân hàng tiến hành hoạt động kinh doanh môi trờng có tính cạnh tranh lớn, quan đơn vị muốn ngời đầu việc nắm bắt thông tin, công tác văn th đợc coi trọng Công tác văn th chi nhánh đợc đánh giá công tác tốt, đạt hiệu quả, điều thấy đợc qua thực trạng công tác văn th nh sau: * Trong công tác quản lý văn đi: - Trong việc soạn thảo văn : Không có văn sai phạm gây ảnh hởng đến công việc Ngân hàng, văn đợc biên tập nội dung thể thức mà Nhà nớc quy định - Trong việc duyệt văn : Mọi văn bản, tài liệu công văn quan gửi đi, giấy tờ lấy danh nghĩa quan gửi đợc cán có trách nhiệm xét duyệt, thông qua cách nhanh chóng, tạo điều kiện cho công việc diễn hợp lý, thuận tiệnĐó nhờ vào việc soạn thảo văn đạt yêu cầu - Tổ chức chuyển công văn đi: Công văn ợc chuyển sau đợc vào sổ đăng ký công văn Hình thức chuyển công văn: gửi đờng bu điện, nhân viên văn th trực tiếp chuyển, số văn không quan trọng, không SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh ảnh hởng lớn đến công việc Ngân hàng chuyển qua Fax, qua Internet Tổng số văn (tính từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006): 611 văn * Trong công tác quản lý văn đến Tổng số văn đến (tính từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006): 1599 văn Việc tổ chức quản lý văn đến với thực trạng nh sau: Tất công văn đến đợc đa qua văn th để đăng ký vào sổ công văn đến, đợc quản lý thống Mọi công văn đến đợc cán có rách nhiệm xem xét theo nguyên tắc đợc nhân gửi phận liên quan nhanh chóng, hợp lý giữ gìn bí mật Các văn đến từ: tổ chức kinh tế, quan đoàn thể vàngoài tỉnh, loại sách báo * Trong công tác quản lý văn nội bộ: Số lợng văn nội chi nhánh lớn, năm 2006, có 124 văn Văn nội Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh bao gồm: định, thị, thông t, giấy công tác, giấy giới thiệu, công văn khác Mọi văn đợc ký duyệt đầy đủ, có sổ đăng ký công văn nội đợc chuyển xuống phòng ban, phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm cán có trách nhiệm cách nhanh chóng, thờng sử dụng máy Fax, số đợc nhân viên văn th chuyển trực tiếp, chuyển đờng bu điện Không nhân viên văn th, cán nhân viên phòng ban, phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm có trách nhiệm thông báo tin tức cần thiết đến nhân viên khác toàn chi nhánh * Trong công tác quản lý văn mật: Số lợng văn mật chi nhánh không nhiều, năm 2006 có 72 văn Những văn mật gửi đến Ngân hàng văn có nội dung liên quan đến bí mật Đảng Nhà nớc, văn đến từ: Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam, Ngân hàng Đầu t Phát triển Việt Nam, khối quan Đảng ủy Thành phố Bắc NinhMọi văn mật có dấu mật đợc xác định mức độ mật chuyển đến lãnh đạo Trong công tác quản lý văn mật, phòng Hành Tổng hợp lu ý đến việc phổ biến, lu hành, tìm hiểu tài liệu mật tuân theo quy định, đảm SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh bảo tài liệu đợc chuyển đến đối tợng có liên quan cách bí mật tiêu hủy tài liệu mật Các quy định báo cáo, thống kê kiểm tra việc quản lý tài liệu mật đợc chấp hành nghiêm chỉnh Trong công tác quản lý văn mật, nhân viên văn th chấp hành đầy đủ nguyên tắc, đồng thời, phải chịu kỷ luật nghiêm khắc vi phạm quy chế quản lý tài liệu mật * Trong công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ Toàn hồ sơ Ngân hàng lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu Ngân hàng văn hồ sơ có giá trị giá trị tơng đối đồng liên quan đến đối tợng, có mối liên hệ logic với nhau, nh yêu cầu công tác lập hồ sơ Hồ sơ đợc phòng Hành Tổng hợp lập có biên mục đầy đủ, xác, thuận lợi mặt sử dụng đợc bảo quản tốt kho Ngân hàng Tất hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trình giải công việc cán bộ, nhân viên tong phận chi nhánh đợc giao nộp đầy đủ, tàI liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc liên quan đến công việc năm nộp cho lu trữ quan Các tập hồ sơ gồm có: - Hồ sơ Ngân hàng Nhà nớc - Hồ sơ Ngân hàng Đầu t phát triển Việt Nam - Hồ sơ nội chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam - Hồ sơ Ngân hàng khác - Hồ sơ quan, Đảng uỷ - Hồ sơ khác * Trong công tổ chức quản lý sử dụng dấu Con dấu phòng Hành Tổng hợp gồm có: dấu quan ( gồm dấu Giám đốc dấu Phó Giám đốc ký thay mặt) dấu phòng Hành Tổng hợp Những dấu quốc huy, hình tròn có phần: vòng tròn ký hiệu: * SĐKKD: 307508 DNNN * TP BắC NINH T.BắC NINH Vòng tròn có chữ: CHI NHáNH NGÂN HàNG ĐầU TƯ Và PHáT TRIểN BắC NINH NGÂN HàNG ĐầU TƯ VIệT NAM Con dấu màu đỏ, chi nhánh sử dụng dấu này, phòng Tổ chức Hành quản lý Ngoài dấu chi nhánh, dấu phòng Tổ chức Hành chính, phòng có : dấu mức độ khẩn, dấu SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh mức độ mật, dấu đếnđảm bảo văn có đầy đủ giá trị lu hành trình hoạt động Ngân hàng Việc sử dụng dấu phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng Đầu t phát triển Bắc Ninh đợc tuân thủ theo quy định nghiêm ngặt Nhà nớc Ngân hàng: - Tuân theo nguyên tắc đóng dấu - Tuân theo việc quản lý sử dụng dấu - Tuân theo việc bảo quản dấu Việc quản lý dấu đợc chấp hành nghiêm chỉnh, hoạt động chi nhánh liên quan nhiều đến văn bản, việc cho tổ chức, đơn vị vay tiết kiệm * Ngoài ra, phòng chịu trách nhiệm việc lu trữ: Năm 2006 với 57 tập hồ sơ đợc lu 33 lợt ngời sử dụng tài liệu, tài liệu lu trữ đợc tìm bảo quản tốt SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Chơng 3: Một số nhận xét đề nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn th phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 3.1 Đánh giá, nhận xét 3.1.1 Đánh giá Hoạt động Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh qua năm, đặc biệt giai đoạn Ngân hàng thực thực chế với tinh thần đầu t phát triển chủ yếu kinh doanh theo chế Ngân hàng Thơng mại Trong ngày đầu, chi nhánh gặp nhiều khó khăn, biện pháp, sách cụ thể nguồn vốn chi nhánh ngày gia tăng với khối lợng năm sau cao năm trớc Điều cho thấy, chi nhánh hoạt động đạt hiệu cao, đợc tin tởng ngời dân, doanh nghiệp, Ngân hàng Trung ơng Ngân hàng nhà nớc Phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh đợc tín nhiệm Giám đốc cán nhân viên chi nhánh phòng hoàn thành suất sắc nhiệm vụ đợc giao giúp công việc Giám đốc phòng ban, phòng giao dịch hoàn thành tốt Đặc biệt công tác văn th, lu trữ phòng, có ảnh hởng lớn đến hiệu hoạt động phòng ban khác, công tác đợc Trởng phòng Hành Tổng hợp lu ý quan tâm đặc biệt Trong năm 2006, Ngân hàng hoàn thành công tác văn th, lu trữ theo chơng trình công tác văn th, lu trữ tỉnh Bắc Ninh Đó là: - Thực quy trình soạn thảo, ban hành văn đảm bảo hình thức, thể thức, thủ tục, thẩm quyền theo quy định Thông t 55/2005/TTLB-BNVVPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Xây dựng sở liệu quản lý, đăng lý văn đi, văn đến quan Thực tốt phần mềm quản lý công việc giao, nhận văn điện tử - Xây dựng ban hành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức thực việc lập hồ sơ theo danh mục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ quan theo thời hạn - Thực quản lý sử dụng dấu quan theo quy định Nhà nớc 3.1.2 Nhận xét Ưu điểm SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh - Các phòng ban Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh nói chung nh công tác văn th phòng Tổ chức Hành nói riêng đợc trang bị đầy đủ phơng tiện kỹ thuật theo hớng đại hóa: máy vi tính có nối mạng Internet, máy Fax, máy in, máy photocopy, điện thoạiĐặc biệt nhân viên văn th có máy tính riêng phục vụ việc soạn tảo văn bản, đăng ký hồ sơ, công văn giấy tờ, việc tra cứuđạt hiệu Với môi trờng làm việc thuận lợi: phòng làm việc khang trang, rộng rài, có điều hòatạo điều kiện làm việc tốt cho cán nhân viên Có đợc xếp hợp lý nhờ quản lý hợp lý Trởng phòng Tổ chức Hành - Các nhân viên phòng Tổ chức Hành đợc bổ nhiệm nhng chức vụ với trách nhiệm cụ thể nhng thiếu mặt cán nào, công việc đợc suôn sẻ cán khác làm thay Điều cho thấy đợc nắm bắt tình hình nhanh nhạy tận tình với công việc toàn cán nhân viên phòng - Công tác tra, giám sát nghiêm ngặt, thờng xuyên, tạo cho cán nhân viên có thái độ làm việc nghiêm túc, hiệu - Phòng Tổ chức Hành làm đầy đủ chức văn phòng : tham mu, tổng hợp, hậu cần chức đợc trọng hoàn thành tốt - Công tác văn th phòng Tổ chức Hành đợc trọng phòng xác định đợc vai trò công tác hoạt động chi nhánh Làm tốt công tác văn th giúp công việc Ngân hàng đợc giải nhanh chóng, xác, chất lợng Đặc biệt Ngân hàng, hàng ngày có nhiều công văn, giấy tờ đến, đi, có nhiều văn cần đợc ký duyệt phải qua văn th Cán văn th quản lý tốt việc sử dụng dấu, phát kịp thời sai sót văn trình ký, đóng dấu * Nguyên nhân: - Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam triển khai kịp thời hệ thống chế thông tin quy định cụ thể nhằm tạo điều kiện cho việc chuyển đổi hoạt động toàn hệ thống - Bớc vào hoạt động nh Ngân hàng Thơng mại, ngân hàng tranh thủ kế thừa học hỏi kinh nghiệm rút từ thành công, thất bại ngân hàng khác - Cán nhân viên phòng ngời có lực, có trách nhiệm công việc, đặc biệt, phòng đầu phòng trào văn nghệ, thể dục thể thaotạo đà cho phát triển mối quan hệ cộng đồng cán nhân viên Ngân hàng, tạo điều kiện để Ngân hàng giao lu văn hóa với Ngân hàng khác, quan, ban ngành khác Nhợc điểm: SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Ngân hàng đạt đợc kết đáng khích lệ mà có quan đạt đợc, song trình hoạt động mình, Ngân hàng tránh khỏi sai sót, chủ yếu tác động bên ngoài: - Việc áp dụng công nghệ thông tin công tác văn th cha phát huy hiệu cao khối lợng công việc lớn, việc phân loại văn tốn nhiều thời gian, đa số sử dụng tay nhiều, đồng thời lu văn vi tính khó sửa chữa - Do công việc nhiều mà cán bị giới hạn số lợng chất lợng, không đủ để hoạt động phòng đạt hiệu cao Cán phòng có trình độ nhng tất đợc đào tạo ngành nghề, cần tuyển dụng đào tạo cán chuyên trách cho phòng Phòng có nhân làm công tác văn th chính, cán kiêm nhiệm công tác khác, nh vậy, nhân lực công tác văn th ít, tập trung nhân phận lái xe nhiều - Phòng có nhiệm vụ tổ chức đào tạo cán cho phòng ban khác chi nhánh nhng phòng mình, cán cha có thời gian cha đủ điều kiện để học thêm nâng cao trình độ - Sự kết hợp phòng Tổ chức Hành với phòng khác cha đạt hiệu cao khối lợng công việc lớn 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn th phòng Tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Dù công tác văn th Ngân hàng đợc công nhận công tác đạt hiệu cao có chất lợng, tham mu cho giám đốc công việc Ngân hàng, nhng bên cạnh đó, trớc thay đổi kinh tế thị trờng, em xin phép đợc đề xuất số ý kiến để hoạt động công tác văn th đợc hiệu hơn: * Hiện đại hoá công tác văn th theo hớng khí hoá, tin học hoá, tự động hoá Việc thực nội dung cụ thể công tác văn th gắn liền với việc sử dụng phơng tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, yêu cầu đại hóa công tác văn th trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nớc nói chung quan nói riêng có suất, chất lợng, hiệu Hiện đại hóa công tác văn th đảm bảo thông tin nhanh chóng cho cán lãnh đạo, để giúp lãnh đạo định kịp thời, đắn,chính xác Sử dụng tin học các phơng tiện đại cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn th lên nhiều lần, nhờ giảm đợc số nhân viên văn th hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn th Trong việc áp dụng phơng tiện khí hóa cần ý đến tơng quan nhu cầu cụ thể việc trang bị phơng tiện Phải dựa sở khối lợng công việc cụ thể công tác văn th mà bố trí, trang bị phơng tiện kỹ thuật văn th dùng chung cho toàn quan hay đơn vị SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Ngoài ra, để việc áp dụng phơng tiện kỹ thuật đại đợc phát huy tốt cần phải: - Ngời sử dụng phải quan tâm đến trang thiết bị, phơng tiện kỹ thuật đại, phải có thái độ giữ gìn, bảo quản tốt - Ngời dùng trang thiết bị phải ngời hiểu biết lĩnh vực ấy, biết sử dụng tất loại tốt, không, trang thiết bị đợc sử dụng hiệu nhanh chóng hỏng hóc, chi phí cho công tác văn th tốn - Tuỳ theo khối lợng công việc phơng hớng phát triển Ngân hàng chiến lợc phát triển khoa học kỹ thuật nớc trang bị phơng tiện kỹ thuật khí hoá tiến tới tự động hoá, từ việc áp dụng phơng tiện kỹ thuật với quy mô nhỏ đến quy mô lớn, trang bị đồng * Đổi công tác văn th: Em xin đề xuất vài ý kiến nhằm đổi công tác văn th phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh: - Nghiên cứu hớng dẫn thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, ban hành văn dới luật để tạo thành hệ thống văn đạo công tác văn th, soát xét văn dới luật để bãi bỏ quy định không phù hợp với luật - Quy trách nhiệm từ Trởng phòng đến nhân viên văn th phải thực quy định công tác văn th Đồng thời, giải thích, yêu cầu mội ngời tôn trọng quy định, phát hiện, ngăn chặn đề nghị xử lý vi phạm quy định Nhà nớc công tác văn th * Trong công tác đào tạo nguồn nhân lực: - Bố trí nhân viên làm công tác văn th chuyên trách Ngân hàng có hiểu biết công tác văn th, phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Tạo điều kiện cho cán văn th có thời gian học hỏi, rèn luyện, đặc biệt việc sử dụng Ngoại ngữ, cán phòng yếu đa số cán lâu năm Khi Việt Nam gia nhập WTO, Ngân hàng đặt mối quan hệ với Ngân hàng nớc ngoài, với Doanh nghiệp nớc Việt Nam, với Doanh nghiệp nớc nớc ngoàivì việc hiểu biết sử dụng ngoại ngữ cần thiết, phải sử dung đợc Tiếng Anh - Trong công tác quản lý nhân sự, phòng Tổ chức Hành nh phòng ban khác chi nhánh, cần có phân minh việc xác định lực làm việc, sẵn sàng đào thải cán trình độ kém, tinh thần trách nhiệm công tác, không đảm bảo nội quy, quy định công tác Đồng thời, Ngân hàng cần có chế độ khen thởng hợp lý cán nhân viên làm tốt, chấp hành nghiêm chỉnh, công việc đạt hiệu cao, mang lại lợi ích cho Ngân hàng, thuyên chuyển công tác đến vị trí hợp lý SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Kết luận Ngày nay, Việt Nam gia nhập Tổ chức Thơng mại Thế giới WTO, thách thức kinh tế Việt Nam lớn nguồn nhân lực Khi hàng hóa, dịch vụ nớc tràn vào đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải thật có lực, trình độ, nhà quản lý phải ngời có khả để đa đất nớc lên Điều đồng nghĩa với đổi hoàn thiện ngành Giáo dục, có nghĩa rằng, phải học tập với việc thực hành để tác nghiệp mà không bị bỡ ngỡ trớc thay đổi kinh tế thị trờng Từ đó, cho thấy việc thực tập tốt nghiệp vô quan trọng Sớm nắm bắt đợc điều này, khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh trờng Đại học Dân lập Phơng Đông, thày cô giáo nhiệt tình quan tâm tới việc thực tập tất sinh viên trờng Và ngành Quản trị văn phòng có phần đợc u thay đổi tổ chức hành quan đơn vị thời kỳ này, đòi hỏi sinh viên ngành phải thật nỗ lực Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh đơn vị trực thuộc Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam, đơn vị có sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nớc thời kỳ chuẩn bị Cổ phần hóa, thế, giai đoạn thực tập mình, em lựa chọn Phòng tổ chức Hành Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh để thực hành kiến thức học trờng học hỏi thêm kinh nghiệm từ thành công Chi nhánh Qua đó, em thấy đợc hoạt động chi nhánh thật hiệu dù quan chuẩn bị Cổ phần hóa, nhng nhờ có lãnh đạo Ban Giám đốc, nhờ có nhiệt tình cán nhân viên toàn chi nhánh, tin tởng tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng khácmà hoạt động Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh đạt hiệu quả, từ chỗ nguồn vốn hoạt động chi nhánh phụ thuộc vào Ngân hàng đầu t phát triển Việt Nam đến nay, chi nhánh chủ động đợc nguồn vốn kinh doanh Để đạt đợc kết thành công nh vậy, phân nhờ hoạt động phòng Tổ chức Hành chính, đặc biệt công tác văn th nhiệm vụ phòng, đợc quan tâm hoàn thành tốt Trong thời gian thực tập có hạn, với kinh nghiệm thực tế hạn chế nên báo cáo trình bày đợc số vấn đề Em cố gắng phản ánh cách trung thực tình hình Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh, đồng thời có đa số ý kiến đề xuất nhng trình độ thời gian nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong thày cô giáo SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh toàn thể đọc giả có ý kiến đóng góp để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn hớng dẫn nhiệu tình thày cô giáo Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh trờng Đại học Dân lập Phơng Đông, chân thành cảm ơn giúp đỡ Ban Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh cô chú, anh chi phòng Hành Tổng hợp chi nhánh tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn./ Bắc ninh, tháng năm 2007 Sinh viên thực Trơng Thị Minh Nguyệt Tài liệu tham khảo Quản trị văn phòng PGS.TS Nguyễn Hữu Tri - NXB KH&Kỹ thuật, HN 2005 Nghiệp vụ văn phòng PGS TS Nguyễn Hữu Tri - NXB Thống kê, HN 2001 Tài liệu sở thực tế Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh Giáo trình Khoa học quản lý (Tập 1, 2) Khoa học quản lý, Đại học Kinh tế Quốc dân NXB Khoa học Kỹ thuật 2002 Tổ chức quản trị công sở Học viện Hành quốc gia NXB Giáo dục 1997 SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Quản trị Hành Văn phòng Nguyễn Hữu Thân NXB Thành phố Hồ Chí Minh 1998 Quản trị Hành văn phòng Mike Havervey (Cao Xuân Đỗ dịch) NXB Thống kê 2001 Cẩm nang quản lý hành Nghiệp vụ th ký văn phòng Nguyễn Văn Luận NXB Thống kê 2002 SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh Mục lục Lời mở đầu Chơng I Lý luận chung công tác văn th 1.1 Khái niệm công tác văn th 1.2 Vị trí ý nghĩa công tác văn th 1.3 Yêu cầu công tác văn th .5 1.4 Nội dung công tác văn th 1.4.1 Nhóm công việc thứ nhất: Xây dựng văn 1.4.2 Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quản lý văn 1.4.3 Nhóm công việc thứ ba: Tổ chức quản lý sử dụng dấu .16 Chơng Thực trạng công tác văn th chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh .18 2.1 Khái quát chung chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh .18 2.1.1 Sự hình thành phát triển chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 18 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 19 2.1.3 Tổ chức máy chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 21 2.2 Thực trạng công tác văn th phòng tổ chức - hành chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 22 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng tổ chức - hành 22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức - hành 24 2.2.3 Thực trạng công tác văn th phòng hành - tổng hợp chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 28 Chơng Một số nhân xét đề nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn th phòng hành - tổng hợp chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 33 3.1 Đánh giá, nhận xét 33 3.1.1 Đánh giá 33 3.1.2 Nhận xét 34 SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt Báo cáo Chuyên đề Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn th phòng tổ chức hành chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh .36 Kết luận .38 Tài liệu tham khảo .40 SVTH: Trơng Thị Minh Nguyệt [...]... trạng công tác văn th tại Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 2.1.Khái quát chung về Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 2.1.1 Sự hình thành và phát triền của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam Chi nhánh Bắc Ninh gọi tắt Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh có trụ sở tại số 01 Đờng Nguyễn Đăng Đạo, Thành phố Bắc Ninh, ... - hành chính 22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng tổ chức - hành chính 24 2.2.3 Thực trạng công tác văn th tại phòng hành chính - tổng hợp chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 28 Chơng 3 Một số nhân xét và đề nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn th tại phòng hành chính - tổng hợp chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 33 3.1 Đánh giá, nhận xét... xét và đề nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn th tại phòng Hành chính Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 3.1 Đánh giá, nhận xét 3.1.1 Đánh giá Hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh qua các năm, đặc biệt đây là giai đoạn Ngân hàng thực sự thực hiện cơ chế mới với tinh thần đầu t và phát triển là chủ yếu và kinh doanh theo cơ chế của Ngân. .. phát triển Bắc Ninh 18 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 19 2.1.3 Tổ chức bộ máy của chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 21 2.2 Thực trạng công tác văn th tại phòng tổ chức - hành chính chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh 22 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức - hành chính ... văn bản 7 1.4.2 Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 8 1.4.3 Nhóm công việc thứ ba: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu .16 Chơng 2 Thực trạng công tác văn th tại chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh .18 2.1 Khái quát chung về chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh .18 2.1.1 Sự hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển. .. và phát triển Bắc Ninh Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh hoạt động nh một Ngân hàng Thơng mại kinh doanh đa năng tổng hợp Là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc trực thuộc Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam * Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh Giám đốc Phó giám đốc Phòng Tín dụng Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng Kiểm tra nội bộ Phòng Kế... kiến nhằm hoàn thiện công tác văn th trong phòng Tổ chức Hành chính Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh Dù công tác văn th của Ngân hàng luôn đợc công nhận là công tác đạt hiệu quả cao và có chất lợng, tham mu cho giám đốc trong các công việc của Ngân hàng, nhng bên cạnh đó, trớc sự thay đổi của nền kinh tế thị trờng, em xin phép đợc đề xuất một số ý kiến để hoạt động công tác văn th đợc... trung hạn và dài hạn từ các thành phần kinh tế nh một Ngân hàng thơng mại để tiến hành các hoạt động cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với mọi tổ chức, mọi thành phần kinh tế và dân c Đến đầu năm 1997, tỉnh Bắc Ninh đợc tái lập, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Hà Bắc tại Bắc Ninh đợc tách riêng thành chi nhánh cấp 2 trực thuộc trực tiếp Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam Từ 4 phòng. .. khi thành lập đến nay chi nhánh đã phát triển và nâng số cán bộ lên 125 với mô hình của một Ngân hàng hiện đại Hiện nay, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh hoạt động nh một Ngân hàng thơng mại kinh doanh đa năng tổng hợp, nhng lĩnh vực chủ yếu là phát triển đối với khách hàng truyền thống là các đơn vị xây lắp Cùng với mục tiêu chung của toàn ngành, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển. .. của Trởng phòng trong công tác văn th: Giống nh Chánh văn phòng hoặc trởng phòng Hành chính của những cơ quan đơn vị khác, Trởng phòng Tổ chức Hành chính Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh có trách nhiệm trong công tác văn th nh sau: - Là ngời trực tiếp giúp Giám đốc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn th trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo trực tiếp nghiệp vụ công tác văn th ... công tác văn th Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 2.1.Khái quát chung Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 2.1.1 Sự hình thành phát triền Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển. .. trạng công tác văn th chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh .18 2.1 Khái quát chung chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh .18 2.1.1 Sự hình thành phát triển chi nhánh Ngân hàng. .. nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn th phòng Hành Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển Bắc Ninh 3.1 Đánh giá, nhận xét 3.1.1 Đánh giá Hoạt động Chi nhánh Ngân hàng đầu t phát triển