Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư tại phòng hành chính – tổng hợp chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển bắc ninh

Trong quá trình thực tập tại phòng Hành chính – Tổng hợp Chi nhánhNgân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh, với những kiến thức đã học đợc tại tr-ờng Đại học Dân lập Phơng Đông và dới sự c

Lời mở đầu

Ngày nay khi công nghệ thông tin đang trở thành ngành có vai trò quantrọng nhất trong tất cả những ngành công nghệ hiện đại (công nghệ thông tin,công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lợng, công nghệ

vũ trụ và công nghệ đại dơng) thì Quản trị văn phòng ngày càng khẳng định

đ-ợc vai trò, nhiệm vụ của mình Theo đối tợng nghiên cứu thì Quản trị vănphòng có chức năng định hớng, chức năng tổ chức, chức năng duy trì hoạt

động, chức năng kiểm soát, chức năng đánh giá Theo khái niệm về công tácvăn phòng, chức năng của văn phòng gồm có tham mu, tổng hợp và hậu cần

Rõ ràng, Quản trị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập,phân tích, tổng hợp, quản lý, sử dụng và lu chuyển thông tin theo hớng hiện

đại hoá Đó chính là cơ sở để nhà quản trị định hớng và quản lý điều hành đơn

vị, giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh

Với những cách tiếp nhận khác nhau, khái niệm Quản trị văn phòng theochức năng là khái quát nhất, khái niệm văn phòng đợc hiểu khái quát nh sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.

Nhận thức đợc vai trò to lớn đó của văn phòng, các nhà quản trị hiện đãquan tâm xây dựng củng cố văn phòng trong đơn vị mình theo hớng hiện đạihóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực

tế trong xã hội tồn tại tất yếu ngành văn phòng

Trong xu thế phát triển của nền kinh tế thị trờng, nhất là trong giai đoạnViệt Nam vừa mới gia nhập WTO, tình hình kinh tế Việt Nam có nhiều biến

động ảnh hởng đến đời sống xã hội, đặc biệt là giáo dục Việt Nam bởi từ trớc

đến nay, nền giáo dục Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn, trong đó việc ápdụng kiến thức với thực tiễn là vấn đề đáng quan tâm do cha đủ cơ sở vật chất,trình độ cha cao Bởi vậy, khi Việt Nam gia nhập WTO, gánh nặng càng đèlên vai ngành giáo dục Và Ngành Quản trị văn phòng cũng là một ngành đợcquan tâm, chú ý bởi lúc này, hoạt động của các cơ quan, đơn vị đang dần thay

đổi, các doanh nghiệp Nhà nớc có xu hớng cổ phần hóa, thậm chí giải thể nhữngcơ quan hoạt động không đạt hiệu quả và không cần thiết

Để giúp các sinh viên ngành Quản trị Văn phòng không khỏi bỡ ngỡ khibắt tay vào công tác, trong quá trình học tập tại trờng Đại học Dân lập Phơng

Đông, các giảng viên trong trờng luôn cung cấp những kiến thức bổ ích,những bài học giúp sinh viên có thể hiểu và nắm bắt kịp với thời đại Đặc biệttrờng còn tổ chức cho các sinh viên có thời gian thực tập trớc khi ra trờng.Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh là một đơn vị trực thuộcNgân hàng đầu t và phát triển Việt Nam, là một đơn vị có sử dụng nguồn vốn

từ ngân sách nhà nớc đang trong thời kỳ chuẩn bị cổ phần hóa, vì thế, tronggiai đoạn thực tập của mình, em đã lựa chọn Phòng Tổ chức - Hành chính Chi

nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh để thực hành những kiến thức

đã học tại trờng và học hỏi thêm những kinh nghiệm từ sự thành công của Chinhánh

Trong quá trình thực tập tại phòng Hành chính – Tổng hợp Chi nhánhNgân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh, với những kiến thức đã học đợc tại tr-ờng Đại học Dân lập Phơng Đông và dới sự chỉ bảo tận tình, chu đáo của cáccô chú, các anh chị tại phòng, em đã tiếp thu đợc những kiến thức bổ ích,

đồng thời, trong quá trình nghiên cứu tại phòng Hành chính – Tổng hợp, em

đặc biệt quan tâm đến công tác văn th của chi nhánh Vì thế, em đã lựa chọn

đề tài: “ Hoàn thiện và nâng cao chất lợng công tác văn th tại phòng Hành chính – Tổng hợp Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh”

để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Để nghiên cứu đợc những đối tợng đa dạng, có tính chất vận động thờngxuyên, không ổn định trong công tác văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng đầu

t và phát triển Bắc Ninh em đã sử dụng tổng hợp các phơng pháp trong khoahọc Quản trị văn phòng, đó là: Phơng pháp duy vật biện chứng và lịch sử; Ph-

Chơng 3: Một số nhận xét và đè nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn th tại phòng Tổ chức – Hành chính Chi nhánh Ngân hàng

đầu t và phát triển Bắc Ninh

Để hoàn thành chuyên đề này, em đã nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình củathày chủ nhiệm khoa PGS TS Nguyễn Hữu Tri và cô giáo Nguyễn Lan Phơngcùng toàn thể cán bộ nhân viên trong phòng Tổ chức – Hành chính Chinhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh Tuy nhiên, do trình độ cònhạn chế, thời gian thực tập còn ngắn nên báo cáo này cha thực sự hoàn thiện,

do vậy em rất mong đợc sự chỉ bảo của các thày cô, của các cô chú cán bộtrong phòng Hành chính – Tổng hợp, cùng các bạn để báo cáo của em hoànthành tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc ninh, tháng 4 năm 2007

Sinh viên thực hiện

Trơng Thị Minh Nguyệt

Chơng I: Lý luận chung về công tác văn th

1.1 Khái niệm công tác văn th

Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạngkhoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Sự thành cônghay thất bại của một đơn vị ngày càng phụ thuộc lớn vào khả năng chiếm lĩnh

đợc lợi thế thông tin Để bảo vệ quyền lợi thiết thực của mình, các quốc giahay tổ chức đang nỗ lực tìm kiếm những thông tin có giá trị cho mục tiêu hoạt

động của tổ chức Đồng thời họ phải sắp xếp, phân loại và sử dụng, lu trữthông tin sao cho hợp lý nhất Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tinbằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nớc, các tổchức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan).Các văn bản hình thành trong công tác văn th là phơng tiện thiết yếu giúp chohoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn th, trong đó có 2khuynh hớng đáng chú ý là:

Một là: Coi công tác văn th là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công

văn giấy tờ trong các cơ quan Theo khuynh hớng này thì công tác văn th baogồm 2 nội dung chủ yếu là: tổ chức giải quyết công văn, giấy tờ trong các cơquan và quản lý trong chu trình chu chuyển

Hai là: Xem công tác văn th là toàn bộ các công việc xây dựng và ban

hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt độngcủa các cơ quan Theo cách hiểu này, công tác văn th bao hàm nội dung rộnghơn, chính xác hơn

1.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn th

Đợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, công tácvăn th là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng Bất cứ một cơ quan nào, dù nhỏ hay lớn, dù là cơ quan hành chính nhànớc, một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội muốn hoạt động đợc đều phảilàm công tác văn th Nh vậy công tác văn th gắn liền với hoạt động của mỗi cơquan, đơn vị, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máyhoạt động quản lý của cơ quan đơn vị

Hiện nay công tác văn th có vai trò trong việc thực hiện Nghị quyết Trung

ơng 8 (khóa 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà trớc hết là cải cách thủtục hành chính

Công tác văn th có nhiều ý nghĩa quan trọng, biểu hiện ở một số điểm chủyếu sau:

- Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chínhxác những thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lýcủa Nhà nớc Đồng thời, công tác văn th nếu đợc thực hiện tốt sẽ tạo điều kiệnbảo vệ bí mật của Đảng, của Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ, lợi

dụng văn bản của Nhà nớc để làm những việc trái pháp luật, góp phần cải cáchcác thủ tục hành chính trong các cơ quan nhà nớc.

- Làm tốt công tác văn th giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan

đợc nhanh chóng, chính xác, chất lợng, đúng đờng lối, chính sách, chế độ

Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan, đơn vị

đợc chặt chẽ

- Làm tốt công tác văn th sẽ góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên vậtliệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hànhvăn bản

- Công tác văn th bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho mọihoạt động của cơ quan đó có hợp pháp hay không hợp pháp

Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng nh của các cánhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Những hoạt động ấy có thểphải đợc xem xét lại trong các cuộc kiểm tra, thanh tra hoặc trong các trờnghợp vi phạm pháp luật phải truy cứu trách nhiệm hình sự Nếu nh trong quátrình hoạt động của cơ quan các văn bản giữ lại đợc đầy đủ, nội dung văn bảnchính xác, phản ánh chân thực hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các vănbản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan mộtcách chân thực và trung thành nhất

- Công tác văn th góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọilĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trớc mắt Đồng thờitạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ

1.3 Yêu cầu của công tác văn th

ở mỗi cơ quan đơn vị, tại tất cả các khâu trong hoạt động đều có nhữngyêu cầu cơ bản nhằm phục vụ cho mục tiêu của cơ quan đơn vị đó Mỗi cơquan đơn vị hoạt động khác nhau vì thế yêu cầu trong công tác văn th là khácnhau nhng về cơ bản vẫn phải đảm bảo những yêu cầu sau:

* Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việcxây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng vănbản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyếtnhanh chóng mọi công việc của cơ quan

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giảiquyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗicơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc đợc nêu ra trong cácvăn bản

t-Thứ nhất là : Chính xác về nội dung văn bản

- Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý

- Dẫn chứng hoặc trích dẫn văn bản phải hoàn toàn chính xác

- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

Thứ hai là: Chính xác về thể thức văn bản

- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nớc quy định

- Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nớc ban hành

Về một khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn th còn phải

đợc thể hiện ở việc giữ bí mật nội dung những công việc mới chỉ đợc bàn bạccha đa thành các quyết định chính thức của cơ quan hoặc cha đợc ban hànhthành văn bản

1.4 Nội dung công tác văn th

Dù mỗi cơ quan đơn vị có mục tiêu hoạt động khác nhau nhng trong nộidung công tác văn th thì đều phải tuân theo 3 nhóm công việc sau:

1.4.1 Nhóm công việc thứ nhất: Xây dựng văn bản

Đây là bớc đầu tiên và quan trọng nhất đối với nội dung công tác văn th.Nhóm công việc này bao gồm:

- Soạn thảo văn bản: Đây là tác nghiệp đầu tiên đối với loại công văn đi,

nó đợc tiến hành ở các bộ phận chuyên môn hoặc ngời có trách nhiệm biêntập Ngời soạn thảo văn bản cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nộidung cũng nh về thể thức của văn bản mà nhà nớc đã quy định Để rút ngắnthời gian soạn thảo văn bản có thể sử dụng bài kháo mẫu hay các phơng tiện

kỹ thuật hiện đại nh: máy chữ, ghi âm, soạn thảo trên máy vi tính…

- Duyệt bản thảo: Thủ tục duyệt văn bản là một thủ tục quan trọng trongviệc soạn thảo văn bản Mọi văn bản trớc khi đa ký, đa gửi đều phải đợcnghiêm túc xem xét lại về mặt nội dung, thủ tục, thể thức nhằm phát hiện saisót, đảm bảo giá trị của văn bản, nhất là về mặt pháp lý Việc duyệt bản thảo

sẽ đánh giá đợc năng lực của cán bộ trong công tác văn th, vì thế yêu cầu cán

bộ văn th phải là ngời có trình độ, có khả năng

- Đánh máy và nhân bản: Văn bản của các cơ quan đơn vị không đợc viết

tay mà phải đánh máy theo đúng quy định của Nhà nớc Mỗi văn bản phải lu ítnhất hai bản và có thể gửi đi cho nhiều cơ quan, đơn vị khác, vì vậy khi banhành văn bản thì việc nhân bản là rất cần thiết.

- Ký ban hành văn bản: Sau khi văn bản đã đợc xét duyệt và chuẩn bị gửithì phải gửi lên Thủ trởng cơ quan ký ban hành văn bản Thủ trởng cơ quan cóthể giao cho cấp dới ký thay những văn bản có nội dung không quan trọng lắmnh: công văn hành chính dùng để giao dịch, giấy mời họp thông thờng, giấygiới thiệu cán bộ nhân viên đi giải quyết các công việc thông thờng, các bảnsao văn bản

Việc xây dựng văn bản hợp lý, đúng nội dung, đúng mục đích và đúng thểthức sẽ tạo thuận lợi cho những nhóm công việc sau đó

1.4.2 Nhóm công việc thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

Việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản là công việc chính của công tácvăn th Nội dung công việc này bao gồm:

* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến:

Tất cả các công văn tài liệu, th từ do cơ quan nhận đợc của bên ngoài gửi

đến đều gọi là công văn đến

Nguyên tắc quản lý và giải quyết công văn đến

Để giải quyết và quản lý công văn đến đợc tốt phải đảm bảo một sốnguyên tắc chung sau đây:

- Tất cả các công văn đến đều phải đợc đa qua văn th để đăng ký vào sổ,quản lý thống nhất

- Công văn đến phải qua thủ trởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc truởngphòng hành chính ở những cơ quan không có văn phòng, trớc khi phân phốicho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

- Khi tiếp nhân chuyển giao công văn đến từ nguời này sang nguời khác,

từ đơn vị này sang đơn vị khác đều phải đuợc bàn giao, ký nhận rõ ràng

- Khi giải quyết công văn đến phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu: nhanhchóng, chính xác và giữ gìn bí mật

Quy trình xử lý công văn đến

Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện các buớc sau:

- Buớc 1: Kiểm tra bì thu xem công văn gửi đến có đúng địa chỉ không,

xem bì th còn nguyên vẹn không, nếu thấy bì công văn có hiện tuợng bị bóctrớc thì phải lập biên bản trớc ngời đa công văn

- Bớc 2: Sơ bộ phân loại công văn

Mục đích của bớc này là xác định loại công văn phải đăng ký, loại côngvăn không phải đăng ký Loại không phải đăng ký có thể chuyển ngay, loạiphải đăng ký cần làm thủ tục sau đây:

 Loại không phải bóc bì và vào sổ đăng ký: gồm th riêng, sách báo, bảntin

 Loại phải bóc bì và vào sổ chi tiết: gồm những công văn ngoài bì đềtên không có dấu mật

 Loại không phải bóc bì nhng phải vào sổ đăng ký: công văn ngoài bìghi rõ tên ngời nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng uỷ và các đoàn thểtrong cơ quan.

- Bớc 3: Bóc bì công văn và lấy nội dung ra

Đây là công tác đơn giản trong văn th nhng cũng yêu cầu đảm bảo một sốnguyên tắc sau:

 Những công văn có dấu hỏa tốc, dấu thợng khẩn và khẩn cần đợc

- Bớc 4: Đóng dấu đến vào công văn.

Bớc này nhằm mục đích xác nhận công văn đã qua văn th, đồng thời ghinhận ngày tháng công văn đến cơ quan Đồng thời phải đảm bảo nguyên tắc:Thủ trởng cơ quan không xem xét công văn đến do cán bộ chuyên môn trình

mà không có dấu đến

Dấu đến đợc đóng vào khoảng trống dới số ký hiệu, trích yếu nội dung củacông văn hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn

- Bớc 5: Trình ngời thủ trởng hoặc ngời phụ trách xem xét và cho ý kiến

phân phối và giải quyết công văn đến Cần chú ý những công văn có dấu hoả tốc, thợng khẩn và khẩn nên đợc sắp xếp ở vị trí đầu trong tập công văn

trình

- Bớc 6 : Đăng ký (vào sổ) công văn

Đăng ký công văn là sự ghi lại những thông tin cơ bản hững thông tin cơbản của văn bản tài liệu và ấn định số, ký hiệu công văn, ngày tháng của côngvăn đến Mục đích của bớc này là nắm đợc số lợng công văn, nội dung côngvăn và đối tợng giải quyết công văn để bất cứ lúc nào cũng có thể kiểm tra đợccông văn do đối tợng nào giải quyết và giải quyết đến đâu

Nguyên tắc: Tránh trùng lặp, mỗi công văn chỉ đợc đăng ký một lần, côngvăn đến cần đợc đăng ký ngay trong ngày trong ngày nhận, còn công văn đi vàcông văn nội bộ thì đăng ký đúng ngày ký

Hình thức đăng ký công văn: có 3 loại: đăng ký bằng sổ, đăng ký bằngthẻ, đăng ký bằng máy tính điện tử

 Hình thức đăng ký bằng sổ: Thông thuờng có thể dùng các loại sổ

đăng ký công văn: + Công văn thờng

+ Công văn mật

+Các đơn từ khiếu nại, tố cáo

Hình thức này đảm bảo tốt cho việc bảo quản tài liệu, đơn giản, đỡ tốnkém, tiết kiệm đợc diện tích chứa tài liệu Hình thức này đến nay vẫn đợcdùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhà nớc Nhợc điểm của hình thứcnày là phải làm nhiều sổ, mất nhiều thời gian cho việc tra tìm văn bản và khótheo dõi, quản lý văn bản

 Hình thức đăng ký bằng thẻ: Khắc phục đợc nhợc điểm không phải

đăng ký nhiều lần, nó phù hợp với điều kiện phát triển của khoa học hiện nay.Tóm lại, có thể dùng một trong 3 hình thức trên để đăng ký công văn nhngnhất thiết phải đảm bảo nội dung đăng ký công văn gồm có:

- Bớc 7: Phân phối, chuyển giao công văn đến

Trong quá trình phân phối, chuyển giao công văn phải đảm bảo yêu cầusau:

 Công văn phải đợc chuyển giao đúng, trực tiếp cho ngời hoặc đơn vị

có trách nhiệm giải quyết, không nhờ ngời khác hoặc đơn vị khác nhận hộ

 Công văn đến ngày nào phải đợc chuyển giao ngay trong ngày hôm

đó Trờng hợp công văn đến muộn, số lợng nhiều, làm không kịp mới để sangngày hôm sau, nhng phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận

 Trờng hợp một công văn có liên quan đến nhiều bộ phận thì có thểchuyển cho lần lợt từng bộ phận hoặc tiến hành cùng một lúc bằng cách nhânbản nhng bản chính phải giao cho ngời có trách nhiệm chủ chốt

- Bớc 8: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.

Công văn sẽ lu lại với ngời thừa hành cho đến lúc giải quyết xong, sau đónếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì ngời thừa hành phải tóm tắt văn bản trảlời và chuyển sao văn bản trả lời cho nhân viên văn th để lu vào hồ sơ

* Tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi

Tất cả mọi tài liệu, công văn, th từ do cơ quan gửi đi gọi là công văn đi.Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phảiqua văn th cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Nguyên tắcnày nhằm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ quan để làm

việc phi pháp, giải quyết công việc sai nguyên tắc, chế độ.

Quy trình xử lý công văn đi

- Sọan thảo văn bản

Đây là tác nghiệp đầu tiên đối với loại công văn đi, nó đợc tiến hành ở các

bộ phận chuyên môn hoặc ngời có trách nhiệm biên tập Ngời soạn thảo vănbản cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung cũng nh về thể thứccủa văn bản mà nhà nớc đã quy định

- Thông qua văn bản

Việc thông qua văn bản ở cấp không cần thiết sẽ lâu và phức tạp hoá thêmchu trình chu chuyển văn bản Sự quy định con đờng thông qua văn bản mộtcách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao trách nhiệm của ngời thựchiện mà còn góp phần giảm bớt thời gian hình thành văn bản, đảm bảo tínhkịp thời của những thông tin trong nội cung văn bản Đối với những loại vănbản không quan trọng thủ trởng có thể uỷ quyền cho cấp dới ký

 Bớc 2: Vào sổ công văn đi (hay đăng ký công văn đi)

Mục đích: Quản lý đợc toàn bộ số công văn của cơ quan gửi đến cơ quankhác Trên cơ sở mở sổ công văn đi, có thể cung cấp những thông tin thống kêcần thiết về công văn đi của cơ quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý và điềuhành cơ quan

Có thể đăng ký công văn đi bằng sổ hoặc máy vi tính và số lợng sổ tuỳthuộc vào số lợng công văn, giấy tờ của mỗi cơ quan đơn vị Song nội dungchính cần phải có những yếu tố sau:

+ Công văn phải đợc gửi đi trong ngày vào sổ và đăng ký phát hành

+ Công văn có thể gửi qua đờng bu điện hoặc văn th đa đến địa chỉ nơinhận nhng đều phải vào sổ chuyển công văn và ngời nhận công văn phải kýnhận vào sổ

 Bớc 5: Sắp xếp bản lu công văn:

Mỗi công văn đi đều phải lu trữ it nhất 2 bản, một bản để lập hồ sơ và theodõi công việc ở cá nhân hoặc đơn vị thảo công văn, một bản lu văn th để tratìm, phục vụ khi cần thiết Những bản lu phải đợc sắp xếp theo từng loại vàtheo thứ tự thời gian.

Những bản lu công văn phải là bản chính, đảm bảo đầy đủ mọi thể thức donhà nớc quy định

- Tổ chức quản lý văn bản mật

Văn bản mật là những văn bản chứa đựng những nội dung bí mật của

Đảng, của Nhà nớc Trong pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nớc số62/LCT/HĐNN ngày 08 tháng 11 năm 1991 đã xác định: “Trong hoạt độngcủa Nhà nớc có những tin tức về vụ việc, tài liệu, địa điểm, vật, lời nói có nộidung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh,kinh tế, khoahọc công nghệ khác mà Nhà nớc không công bố Bí mật này nếu bị tiết lộ thìgây nguy hại cho Nhà nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”

Trên cơ sở các quy định cả Nhà nớc, công tác quản lý văn bản mật cần chú

ý những vấn đề sau:

 Xác định đúng đắn mức độ Mật, tối mật, tuyệt mật của các công

văn Chỉ có thủ trởng cơ quan mới đợc bóc và quản lý Sổ đăng ký công vănmật cũng tơng tự nh sổ công văn thờng nhng có thêm cột chỉ “ Mức độ mật”

 Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu hành, tìm hiểu và sửdụng tài liệu mật, quy định về vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật

 Thực hiện các quy định về báo cáo, thống kê kiểm tra việc quản lýtài liệu mật

 Chọn nhân viên, cán bộ quản lý công văn mật theo quy định củaNhà nớc, có chế độ khen thởng hợp lý, đồng thời, kỷ luật nghiêm khắc nhữngcán bộ nhân viên vi phạm quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ trongkhi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phơng pháp quy định

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nớc và cơ quan

- Hạn chế đợc công văn giấy tờ vô dụng, đồng thời tránh đợc việc lập hồsơ trùng hoặc bỏ sót, gây lãng phí và khó khăn cho công tác quản lý

Yêu cầu của công tác lập hồ sơ:

- Toàn bộ hồ sơ của cơ quan, đơn vị lập ra phải phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan đơn vị mình

- Các văn bản tài liệu đa vào hồ sơ phải có giá trị và có giá trị tơng đối

- Hồ sơ phải đợc biên mục đủ và chính xác

- Hồ sơ lập ra phải thuận lợi về mặt sử dụng và bảo quản

 Đặc trng “thời gian”: Các văn bản tài liệu ban hành trong khoảng thời gian nhất định nào đó đợc xếp vào trong cùng một hồ sơ.

 Đặc trng “giao dịch”: Hồ sơ đợc lập đặc trng này có nghĩa là nhóm các tài liệu văn bản của cơ quan này thờng xuyên giao dịch với cơ quan khác vào trong cùng một hồ sơ

 Đặc trng “địa d”: Địa d ở đây đợc hiểu là địa d hành chính Các văn bản tài liệu của cùng một địa d đợc sắp xếp vào một hồ sơ

Đặc trng “tên gọi” và “vấn đề” thờng đợc sử dụng làm đặc trng chủ yếu, các đặc trng khác là thứ yếu, mang tính kết hợp

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

Để tạo thuận lợi cho các bớc tiếp theo, với mục đích chủ yếu là phục vụ tốtcông tác sử dụng hồ sơ sau này, việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ phải đạt yêu cầu là: trình tự các công văn trong hồ sơ phải đợc sắp xếp hợp lý, thể hiện đợc

sự liên quan giữa các tài liệu và diễn biến của sự việc

- Biên mục hồ sơ

Là một trong những nội dung quan trọng của công tác lập hồ sơ, nhằm mục đích chính là giới thiệu thành phần và nội dung văn bản, tài liệu trong hồ sơ và các yếu tố khác giúp cho việc tra tìm, khai thác đợc nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời tạo điều kiện để đảm bảo hồ sơ đợc tốt

Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong, biên mục hồ sơ phải

Tất cả hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận, từng đơn vị của cơ quan đều phải giao nộp Các tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên quan đến công việc của năm tới thì không cần nộp cho lu trữ cơ quan

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài liệu kèm theo làbản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lu và danh sách những hồ sơ, tài liệu còn giữlại để nghiên cứu

1.4.3 Nhóm công việc thứ ba: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Các loại con dấu

Dấu cơ quan là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của vănbản Trong cơ quan thờng có các loại con dấu sau:

- Dấu cơ quan (dấu có quốc huy hoặc không có quốc huy)

- Dấu văn phòng

Ngoài hai loại dấu nói trên, cơ quan có thể sử dụng dấu chỉ mức độ mật,mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu “kính gửi”…Vì vậy, việc sử dụngcon dấu phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt của Nhà nuớc và củacơ quan

* Nguyên tắc đóng dấu

Kiểm tra và soát kỹ văn bản trớc khi đóng dấu Chỉ đóng dấu vào nhữngvăn bản đúng thể thức, yêu cầu và có chữ ký của cấp có thẩm quyền Nếu pháthiện có trờng hợp văn bản không đúng quy định, ngời giữ dấu phải báo cáovới lãnh đạo cơ quan quyết định để tránh những sai sót xảy ra, tránh đóngnhầm lẫn con dấu

Nguyên tắc cơ bản:

- Văn th phải tự tay đóng dấu vào công văn, không nhờ ngời khác làm thay

- Dấu phải trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về bên trái

- Dấu mờ phải đóng lại, không đóng trùm lên dấu cũ

- Không đóng dấu khống chỉ

- Trờng hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

* Quản lý và sử dụng con dấu

- Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ đợc sử dụng một loại con dấu giống nhau

- Con dấu cơ quan phải do thủ trởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giao cho ngời có trách nhiệm , có trình độ về văn th giữ Ngời giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu, vì vậy con dấu không đợc cho ngời khác mợn Khi đi vắng phải bàn giao cho ngời đợc thủ trởng chỉ định

- Không đem con dấu cơ quan về nhà hoặc đi công tác

- Con dấu phải đợc bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay theo quy

định

- Việc khắc con dấuphải do Bộ Nội vụ ( hay Bộ Công an) quản lý

- Mực dấu phải sử dụng đúng loại quy định

* Bảo quản con dấu

- Phải giữ gìn con dấu không bị dơ bẩn, không dùng vật cứng, nhọn để cậybụi trên con dấu

- Phải có giá để dấu, mỗi khi sử dụng xong phải treo dấu lên giá ngay,không để bừa bãi trên bàn hoặc trên tủ

- Con dấu phải đợc bảo quản trong hòm, tủ đợc khóa chắc chắn

Chơng 2: Thực trạng công tác văn th tại Chi nhánh

Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh

2.1.Khái quát chung về Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh

2.1.1 Sự hình thành và phát triền của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh

Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Bắc Ninh gọi tắtNgân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh có trụ sở tại số 01 Đờng Nguyễn

Đăng Đạo, Thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh Đợc tái lập cùng với sự tái lậpcủa tỉnh Bắc Ninh vào ngày 01 tháng 01 năm 1997

Trớc năm 1982, Ngân hàng mang tên Ngân hàng kiến thiết Hà Bắc cónhiệm vụ nhận vốn từ ngân sách nhà nớc để tiến hành cấp phát và cho vaytrong lĩnh vực xây dựng cơ bản

Năm 1982, Ngân hàng đợc đổi tên thành Ngân hàng đầu t và xây dựng HàBắc nằm trong hệ thống Ngân hàng đầu t và xây dựng Việt Nam

Nh vậy, từ ngày thành lập cho đến ngày 01 tháng 01 năm 1995, ngân hàng

đầu t và phát triển Hà Bắc không hoàn toàn là một Ngân hàng Thơng mại màchỉ là một kiểu Ngân hàng quốc doanh có nhiệm vụ nhận vốn từ ngân sáchnhà nớc và tiến hành cấp phát cho vay trong lĩnh vực đầu t xây dựng cơ bản

Từ sau ngày 01 tháng 01 năm 1995, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và pháttriển Hà Bắc đợc phép huy động các nguồn vốn ngắn hạn, trung hạn và dàihạn từ các thành phần kinh tế nh một Ngân hàng thơng mại để tiến hành cáchoạt động cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với mọi tổ chức, mọithành phần kinh tế và dân c

Đến đầu năm 1997, tỉnh Bắc Ninh đợc tái lập, Chi nhánh Ngân hàng đầu t

và phát triển Hà Bắc tại Bắc Ninh đợc tách riêng thành chi nhánh cấp 2 trựcthuộc trực tiếp Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam Từ 4 phòng nghiệp vụvới số lợng 29 cán bộ khi thành lập đến nay chi nhánh đã phát triển và nâng sốcán bộ lên 125 với mô hình của một Ngân hàng hiện đại

Hiện nay, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh hoạt động

nh một Ngân hàng thơng mại kinh doanh đa năng tổng hợp, nhng lĩnh vực chủyếu là phát triển đối với khách hàng truyền thống là các đơn vị xây lắp

Cùng với mục tiêu chung của toàn ngành, Chi nhánh Ngân hàng đầu t vàphát triển Bắc Ninh luôn phấn đấu để trở thành một Ngân hàng kinh doanh đanăng hoạt động theo thông lệ quốc tế với mục tiêu cụ thể nh sau:

- Nâng cao chất lợng các loại dịch vụ, tạo nền vốn ổn định, giảm dần tỷtrọng vốn vay, tăng tỷ trọng tiền gửi của khách hàng nhằm huy động nguồnvốn với giá rẻ nhất Củng cố hoàn thiện và phát triển các sản phẩm dịch vụhiện có, nâng cao về chất lợng và số lợng Xây dựng các loại hình sản phẩmdịch vụ phù hợp với từng loại đối tợng khách hàng trong từng giai đoạn Mở

rộng thị trờng, thực hiện cạnh tranh bằng chất lợng, đẩy mạnh tỷ trọng thudịch vụ trong tổng thu nhập.

- Chi nhánh phấn đấu có tỷ lệ nợ xấu thấp nhất ổn định, giữ vững thị trờngtín dụng, mở rộng thị trờng tín dụng với mọi thành phần kinh tế, chuyển dịchcơ cấu tín dụng phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, tăng cờng hoạt độngtín dụng bán lẻ…

- Xây dựng đội ngũ cán bộ có trình độ đủ năng lực, có tâm huyết vớingành Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm tổ chức những đợt tuyển dụng cáccán bộ nhân viên mới đáp ứng nhu cầu công việc của Ngân hàng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc ninh

Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh là cơ quan trực thuộcNgân hàng đầu t và phát triển Việt Nam, hoạt động nh một ngân hàng kinhdoanh đa năng tổng hợp, nhng lĩnh vực chủ yếu là phục vụ đầu t phát triển đốivới khách hàng truyền thống là các đơn vị xây lắp Chi nhánh Ngân hàng đầu

t và phát triển Bắc Ninh đợc phép huy động các nguồn vốn ngắn hạn, trunghạn và dài hạn từ các thành phần kinh tế nh một ngân hàng Thơng mại để tiếnhành các hoạt động cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với mọi tổchức, mọi thành phần kinh tế và dân c Về cơ bản, Chi nhánh Ngân hàng đầu

t và phát triển Bắc Ninh cũng hoạt động ở một số lĩnh vực nh những Ngânhàng khác, với các hoạt động chính nh sau:

- Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu

* Cho vay, đầu t

- Cho vay ngắn hạn bằng VND và ngoại tệ

- Cho vay trung và dài hạn bằng VND và ngoại tệ

- Tài trợ xuất, nhập khẩu, chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất

- Đồng tài trợ cho vay hợp vốn đối với những dự án lớn, thời gian hoànvốn dài

- Thấu chi, cho vay tiêu dùng

Đầu t trên thị trờng vốn, thị trờng tiền tệ trong nớc và quốc tế

- Thu, chi hộ tiền mặt bằng VND và ngoại tệ…

- Cho thuê két sắt, cất giữ, bảo quản vàn bạc đá qúy, giấy tờ có giá, bằngphát minh, sáng chế

* Thẻ và ngân hàng điện tử:

- Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa, thẻ tín dụng quốc tế

- Dịch vụ thẻ ATM, thẻ tiền mặt

* Hoạt động khác:

- Khai thác bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ

- T vấn đầu t tài chính, cho thuê tài chính

- Môi giới tự doanh, bảo lãnh phát hành, quản lý danh mục đầu t, t vấn, lu

phụ thuộc trực thuộc Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh Ngân hàng

đầu t và phát triển Bắc Ninh

Hiện nay, Chi nhánh Ngân hàng đầu t và phát triển Bắc Ninh đã có mạnglới rộng khắp toàn tỉnh gồm có 7 phòng nghiệp vụ, 1 tổ Kho qũy trực thuộc

Ban Giám đốc 4 phòng Giao dịch và 5 điểm huy động vốn đợc phân bổ ở các

nơi có nền kinh tế phát triển và khu vực đông dân c, tiện lợi cho việc giao

dịch Dù cơ sở vật chất cha đợc hoàn thiện nhng những chi nhánh và phòng

giao dịch, bàn tiết kiệm này vẫn luôn đảm bảo những yếu tố cần thiết, tạo điều

Phó giám đốcGiám đốc

Phòng

Kế hoạch nguồn vốn

Phòng Thẩm

định quản

lý tín dụng

Phòng Tài chính

Kế toán

Phòng

Tổ chức – Hành chính

Tổ khoqũy Các phòng

giao dịch

Phòng

Tín

dụng