2. Khảo sát về công tác văn thư
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây hồ được áp dụng theo quy định hiện hành. Nhìn chung, các văn bản do UBND Quận Tây hồ đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/10/2011 của Bộ Nội Vụ.
Hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trên cơ sở sửa đổi, bổ sung một số điều taị Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để các đơn vị biết, áp dụng thực hiện trong việc soạn thảo ban hành văn bản.
* Nhận xét ưu, nhược điểm - Ưu điểm
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. UBND quận Tây hồ chủ yếu ban hành văn bản hành chính.
+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mang tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định.
+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
+ Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
+ Văn bản soạn thảo và ban hành phù hợp với từng lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,...
+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn.
+ Văn phòng mang đậm tính chất hành chính.
- Thể thức văn bản hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức như sau:
• Quốc hiệu
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành
• Số, ký hiệu của văn bản.
• Địa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• Nội dung văn bản
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• Dấu của cơ quan, tổ chức
• Nơi nhận - Nhược điểm
Tuy các văn bản do UBND quận Tây hồ ban hành đều đúng thể thức và kỹ thuật trình bày nhưng tại các đơn vị, các phòng, ban soạn thảo văn bản cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.
+ Một số văn bản còn sai thể thức và kỹ thuật trình bày: Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) chưa đúng với quy định.
+ Văn bản văn bản còn tối nghĩa về nội dung, khiến người thực hiện chưa
hiểu rõ về nội dung văn bản.
+ Văn bản khi ban hành thường sảy ra lỗi do chưa được kiểm tra cụ thể và phải làm lại.
+ Dưới tờn cơ quan ban hành cú đường kẻ nột liền bằng ẵ so với tờn cơ quan và đặt cân đối ở giữa nhưng do người soạn thảo thuộc các phòng, ban soạn thảo và ban hành không có đường kẻ hoặc đường kẻ dài bằng tên cơ quan ban hành
+ Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi những văn bản vẫn có ngôn ngữ đời thường.
+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã đi sát với các bước thực hiện về nội dung. Tuy nhiên vẫn có một số lỗi so với tiêu chuẩn Nhà nước
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ.
Công tác soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ rất được chú trọng.
Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ logic.
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản.
Các văn bản được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1. Chuẩn bị
Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và trình Lãnh đạo. Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm các thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 2. Xây dựng bản thảo:
Xây dựng đề cương;
Viết bản dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan.
Bước 3. Duyệt bản thảo:
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:
+ Trình Lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng nội dung bản thảo.
+ Trình Chánh Văn phòng xem xét về thể thức và nội dung sau đó ký nháy vào phần lưu Văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý của Chủ tịch ký nháy
vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phải thảo lại.
Bước 4. Duyệt bản thảo:
Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì nhân viên đánh máy mới được đánh máy. Sau khi đánh máy xong xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnh sửa.
Bước 5. Hoàn thiện và ban hành văn bản.
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì Lãnh đạo phòng ký tắt vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Chánh văn phòng kiểm tra và ký nháy ban hành.
* Ưu điểm:
- Chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản đều nắm vững kiến thức về kỹ thuật trình bày văn bản từ bố cục, từ ngữ diễn đạt đến nội dung văn bản.
- Các bước cơ bản của quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện nghiêm chỉnh và thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở.
- Văn bản sau khi đã dự thảo đều được trình lên thủ trưởng đơn vị duyệt qua về nội dung, được văn phòng duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành. Các văn bản trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành có chữ ký nháy của người kiểm tra về thể thức và nội dung.
* Nhược điểm:
Một số văn bản khi ban hành thường quên ký nháy hoặc dưới chữ ký của Chủ tịch thì không có tên.
Quy trình soạn thảo văn bản còn rườm rà, nhiều khâu làm cho công việc bị ảnh hưởng rất nhiều, đặc biệt là về thời gian triển khai.
Đối với một số văn bản đơn giản có thể tiến hành viết bản thảo luôn mà không cần xây dựng đề cương.