ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Số:…../KH-UBND
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tây Hồ, ngày….tháng….năm 2016 KẾ HOẠCH
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND quận Tây Hồ I. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU
1. Mục đích
………
………..
2. Yêu cầu
………
………..
II. Nội dung
2.1 Thời gian – địa điểm
- Thời gian: ………
- Địa điểm đến: ………..
2.2 Nội dung
………
2.3 Thành phần tham dự
………
2.4 Kinh phí
……….
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thành lập ban chỉ đạo gồm các đồng chí: ………
2. Thành lập ban tổ chức gồm các đồng chí: ………
3. Phân công thực hiện : ……….
4.Tiến độ thực hiện:
………
Nơi nhận:
- UBND thành phố Hà Nội;
- TT Quận ủy; (Để báo cáo) - TT HĐND quận;
- Đ/c CT& các PCT UBND;
- Các phòng, ban, ngành thuộc quận;( Để thực hiện)
- VP HĐND&UBND; CVP,PVP,CV;
- Lưu: VT.
TM.ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Đỗ Anh Tuấn
3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan Mẫu hóa chương trình nghị sự
CHƯƠNG TRÌNH
Hội nghị cán bộ, công chức cơ quan
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ năm 2016
TT Nội dung Người thực hiện
1. Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; giới thiệu và mời đoàn chủ tịch, thư ký hội nghị lên làm việc.
Đ/c Dương Văn Trường 2. Thôngbáo chương trình hội nghị. Đ/c Dương Văn
Trường 3. Báo cáo kết quả công tác của văn phòng năm
2015- Phương hướng nhiệm vụ năm 2016
Đ/c Võ Bích Thủy 4. Báo cáo tổng kết thi đua công đoàn Văn phòng
năm 2015
Đ/c Dương Văn Trường 5. Báo cáo thu – chi tài chính của Công đoàn năm
2015
Đ/c Nguyễn Lệ Hương 6. Trình bày thông báo phân công nhiệm vụ của
cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng.
Đ/c Võ Bích Thủy 7. Điều hành nội dung tham quan tại Hội nghị Đ/c Võ Bích Thủy
8. Bầu ban thanh tra nhân dân Đ/c Dương Văn
Trường 9. Trình bày dự thảo Quy chế chi tiêu nội bộ của
Văn phòng năm 2016
Đ/c Dương Văn Trường 10. Công bố Quyết định khen thưởng các cá nhân
đạt thành tích tốt trong hoạt động Công đoàn năm 2015
Đ/c Lê Quang Hòa
11. Tổng kết và bế mạc Hội Nghị Đ/c Võ Bích Thủy 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan UBND quận Tây Hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này
- Văn phòng hiện đại không chỉ đơn giản là chỗ ngồi để làm việc, văn phònghiện đại yêu cầu phải tiện dụng, phải đáp ứng hiệu quả thẩm mỹ và thể
hiện tinh thần làm việc của chính cơ quan, tổ chức. Văn phòng được hiện đại hóa đem lại những hiệu quả nhất định trong hoạt động của cơ quan như: hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí về quản lý điều hành; tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, công chức văn phòng; giúp cho mọi công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác và năng suất, chất lượng đúng nguyên tắc và chế độ; đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho Lãnh đạo trong hoạt động của cơ quan.
- Văn phòng làm việc không chỉ là nơi bạn hoàn thành phần việc của mình. Đó còn là không gian để bạn thể hiện sự sáng tạo và nhiệt huyết. Văn phòng hiện đại không chỉ đơn giản là chỗ ngồi để làm việc, thiết kế văn phòng làm việc hiện đại không chỉ yêu cầu phải tiện dụng mà còn phải đáp ứng hiệu quả thẩm mỹ và thể hiện tinh thần làm việc của chính doanh nghiệp.
- Mô hình văn phòng của UBND quận Tây Hồ được bố trí phòng làm việc theo kết cấu “mô hình khép kín”. Đây là kiểu mô hình văn phòng hiện đại. Các phòng được tách riêng biệt với các phòng khác, có tường xây ngăn cách, cưa ra vào có thể đóng kín và khóa chặt lại. Không những UBND quận Tây Hồ còn áp dụng kiểu mô hình văn phòng này mà hiện nay nhiều cơ quan cả nhà nước và doanh nghiệptư nhân vẫn áp dụng xây dựng kiểu văn phòng đó trong cơ quan.
Hệ thống các phòng trong cơ quan được bố trí nhiều cây xanh tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên. Các phòng được bố trí với của sổ đều là kính để lấy ánh sang tự nhiên vừa quang hợp cây xanh vừa tiết kiệm điện mà vẫn đầy đủ ánh sang cho văn phòng làm vuệc.
+ Văn phòng hiện đại đã lược bỏ đi các bức tường kiên cố và những cái cửa phòng chắc chắn kín mít. Thay vào đó, văn phòng được kiến tạo không gian mở thông thoáng, màu sắc đa dạng. Các bộ phận được phân chia bởi các loại vách ngăn nhẹ, vừa tạo không gian vừa tạo điểm nhấn.
+Văn phòng hiện đại thường dành những cảnh đẹp cho các lãnh đạo.
thường mong muốn có thật nhiều ánh sáng tự nhiên, tường sử dụng được ưu tiên lựa chọn nhất sẽ là kính.
* Nhận xét ưu điểm, nhược điểm - Ưu điểm:
Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được các đơn vị trong quận
Tây hồ thực hiện:
Nhìn chung mô hình văn phòng ở UBND quận Tây hồ đã được các lãnh đạo quan tâm. Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc phù hợp với các điều kiện thực tế, mang lại không khí làm việc cho cán bộ, nhân viên, viên chức.
Các trang thiết bị tại Văn phòng UBND được bố trí tương đối khoa học, máy điện thoại được đặt ở bên trái thuận tiện cho việc nghe và ghi chép thông tin, máy vi tính, máy in được đặt ở bên phải, các tủ tài liệu được đặt ở cuối phòng. Văn phòng được bố trí ở tầng 1, nơi thuận tiện cho việc trao đổi công việc. Phòng được sắp xếp gọn gàng, có hệ thống điều hòa tạo không khí và môi trường tốt để cán bộ làm việc tập trung và đạt hiệu quả
- Nhược điểm:
Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện nay thì mô hình văn phòng ở UBND quận Tây hồ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của côngviệc
+ Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa thực sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng chưa đúng với mục đích và chức năng.
+ Diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng. Mọi thứ còn lộn xộn, chưa có cách bài trí văn phòng cho hợp lý cho gọn gàng, ngăn nắp…..
Cách sắp xếp bàn, ghế, chỗ ngồi của nhân viên còn chưa hợp lý, tốn nhiều diện tích văn phòng.
Hiện nay có rất nhiều mẫu mô hình Văn phòng hiện đại mà các Doanh nghiệp đang áp dụng, để cải cách nền hành chính Nhà nước được phát triển về cả hình ảnh lẫn chất lượng. UBND quận Tây hồ nên tham khảo, áp dụng thực hiện theo các mẫu mô hình Văn phòng làm việc mới để tạo một không gian làm việc tốt hơn cho Cán bộ, nhân viên, viên chức trong cơ quan.
Dưới đây là một trong những mẫu mô hình làm việc của Văn phòng hiện đại mà UBND, cơ quan hành chính Nhà nước nên thực hiện và áp dụng
5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng.
* Đánh giá cơ cấu tổ chức và bộ máy văn phòng UBND quận Tây hồ.
UBND Quận Tây Hồ tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Trong đó:
- Chủ tịch UBND Quận là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- Phó chủ tịch UBND Quận là người giúp việc cho Chủ tịch UBND quận, được Chủ tịch phân công phụ trách, thực hiện những công việc nhất định và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận về phần công việc được giao.
- Chánh văn phòng và các Chánh văn phòngchịu trách nhiệm trước HĐND và UBND quận chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng, đảm bảo tốt việc điều hành, chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch các Phó Chủ tịch UBND quận.
Cơ chế điều hành các phòng giúp việc chuyên sâu cho các ban cũng được xác định cụ thể và quy định bằng quy chế làm việc. Theo đó, lãnh đạo các ban UBND sẽ chỉ đạo, điều hành trực tiếp về chuyên môn đối với công chức, các phòng nghiệp vụ được Văn phòng phân công công việc.
Như vậy, UBND quận tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, hoạt động và làm việc theo chế độ tập thể quyết định, cá nhân phụ trách, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình quản lý hành chính.
* Nhận xét Ưu điểm, nhược điểm.
- Ưu điểm:
+Việc sắp xếp cơ cấu tổ chức của các Phòng ban chuyên môn thuộc Văn phòng UBND quận tương đối phù hợp, rõ ràng. Thống nhất trong quá trình hoạt động và khâu quản lý hành chính của Lãnh đạo đối với nhân viên.
+ Đề cao được trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn thuộc Văn phòng.
+ Tạo được sự đoàn kết, gắn bó giữa Lãnh đạo và nhân viên.
+ Mỗi cá nhân, nhân viên Văn phòng sẽ tạo được cho mình tính độc lập,có ý thức, tự chịu trách nhiệm đối với công việc mà cấp trên phân công.
- Nhược điểm.
+ Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ phân bố vẫn chưa hợp lý.
+ Cách bố trí, phân công công việc đối với các chuyên viên còn chưa hợp lý. Phòng thì có quá nhiều việc, phòng thì không có việc.
+ Cơ chế điều hành các phòng giúp việc chưa được chuyên sâu.
+ Các cơ chế quản lý khác đối với công chức các phòng giúp việc các ban
vẫn do Văn phòng phụ trách. Gây ra tình trạng chồng chéo nhiều đầu mối lãnh đạo hoặc không rõ ràng.
PHẦN III.
KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ