Trong em thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ em đã được làm quen với công việc của cơ quan. Qúa trình thực tập, đã giúp em học hỏi được những công việc về Chuyên môn, Nghiệp vụ, cách ứng xử, giao tiếp tại công sở, tạo điều kiện cho em cũng như mỗi sinh viên khi ra trường tự tin bước vào công tác.
Ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ.
1. Ưu điểm và nhược điểm.
* Ưu điểm.
Quận Tây hồ là đơn vị thực hiện tương đối tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong các phong trào thi đua của UBND Quận, công tác Hành chính văn phòng tại UBND quận Tây hồ đã thực hiện tốt, có những tiến bộ đáng kể. Hầu hết các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND - HĐND đều được phân công đảm nhận những vị trí tương đối phù hợp với chuyên môn, trình độ, đúng thực lực. Về cơ bản, đội ngũ cán bộ đang làm việc ở UBND quận Tây hồ đều có trình độ đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Các Lãnh đạo là những người có trình độ chuyên môn cao, có thâm niên nghề nghiệp và kinh nghiệm trong công tác quản lý đào tạo. Là những con người
có tầm nhìn xa, trông rộng có khả năng nắm bắt tình hình và tiến hành chỉ đạo công việc một cách hiệu quả nhất. Phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, đúng chuyên môn, nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng.
- Đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ cao, luôn đáp ứng được nhu cầu công viêc và không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ bản thân để phù hợp với tình hình mới, công việc mới.
- Lãnh đạo các phòng, ban là những người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở, rà soát công việc hàng ngày của tất cả các cán bộ thuộc quyền quản lý của mình.
- Các Lãnh đạo quận luôn quan tâm giúp đỡ các cán bộ trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, giúp anh chị em hoàn thành tốt công việc được giao.
- Quận cũng rất chú trọng trong công tác đào tạo, tiếp nhận cán bộ trẻ tạo ra nguồn nhân lực trẻ có năng lực, sáng tạo, năng động trong công việc, cũng như là công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ cho các cán bộ, nhân viên hành chính của Quận.
Công tác tuyển dụng nhân sự và phân công nhân sự được tiến hành bài bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt các yêu cầu về tuyển dụng nhân sự đủ năng lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng được yêu cầu nhân sự mà Quận yêu cầu, luôn được phân công công việc phù hợp với khả năng chuyên môn, đúng ngành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có môi trường làm việc tốt nhất để họ phát huy hết năng lực bản thân.
* Nhược điểm.
- Do lãnh đạo Quận thường xuyên đi công tác lâu ngày, vì thế việc quản lý nhân sự chưa thực sự sát sao, còn nhiều công việc tồn đọng chưa được giải quyết kịp thời.
- Công tác khen thưởng kỉ luật chưa thực sự rõ ràng, chính xác tới đối tượng khen thưởng, kỉ luật.
- Việc bố trí nhân sự còn nhiều thiếu sót hạn chế, chưa thực sự hợp lý với yêu cầu thực tế.
- Đa phần cán bộ được đào tạo tại các trường, chưa có nhiều nguồn nhân lực do trường đào tạo.
2. Công tác văn phòng
* Ưu điểm
Công tác văn phòng luôn không ngừng đổi mới, ngày càng đáp ứng đầy
đủ yêu cầu cho các cán bộ Văn phòng. Rất nhiều các trang thiết bị được mua sắm mới, phục vụ tốt cho công việc hàng ngày của Văn phòng.
Không gian làm việc cũng đang dần được cải thiện đáng kể. Quận cũng chú trọng tới việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán bộ đi học, 100%
cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp……..
Về Công tác hậu cần tham mưu của văn phòng UBND - HĐND đã thực hiện tốt, phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng và đôn đốc kiểm tra thực hiện “ chương trình cải cách hành chính” đã được chuyên viên đảm nhiệm và làm theo đúng quy định. Việc triển khai thực hiện cơ chế “ một cửa” đã có những tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi mới phong cách lề lối làm việc của các đơn vị và toàn thể cơ quan.
* Nhược điểm.
Còn nhiều công việc chưa được phân công rõ ràng tới từng phòng.
Các trang thiết bị văn phòng tuy đã được trang bị nhưng vẫn chưa đầy đủ, trong việc sử dụng còn chưa áp dụng được nhiều vào công việc cụ thể. Ý thức bảo vệ các trang thiết bị chưa cao, sử dụng không đúng cách, dẫn đến hư hỏng, ảnh hưởng tới hiệu suất công việc, một số các trang thiết bị đã cũ nát nhưng vẫn chưa được thay thế.
Việc cung cấp các đồ dùng Văn phòng còn chưa thực sự hợp lý, nhiều lúc gây khó khăn khi giải quyết các công việc văn phòng, kinh phí mua sắm trang thiết bị chưa phân bố đều.
Việc quản lý của lãnh đạo đối với các nhân viên, viên chức cấp dưới còn chưa thực sự sát sao. Xảy ra một số tình trạng như nhân viên văn phòng không mặc đúng đồng phục, đi muộn về sớm, bỏ việc giữa giờ, chưa thực sự nghiêm túc khi làm việc.
3. Công tác văn thư - lưu trữ.
* Ưu điểm
Tài liệu của Quận đã được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản cụ thể, bổ sung vào kho lưu trữ của Quận, tạo điều kiện cho việc bảo quản và tra tìm, sử dụng tài liệu về sau.
Cán bộ văn thư được đào tạo bài bản, đúng chuyên môn, có những cán bộ có thâm niên trong nghề, có kinh nghiệm trong các hoạt động của công tác Văn thư - Lưu trữ.
Nghiệp vụ hành chính văn phòng được coi trọng và chú ý đổi mới trong công tác văn thư, lưu trữ đã phát huy tốt hiệu quả đối với công việc chung của toàn cơ quan. Trong đó:
Công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời đảm bảo hoạt động giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng thời, cung cấp đầy đủ, kịp thời bảo mật thông tin cho công việc của cơ quan.
Việcquản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng quy trình, không còn tình trạng đóng dấu khống chỉ lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung,con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi nội dung văn bản đã được ghi đầy đủ và đã có chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của Nhà nước tại các văn bản quy phạm pháp luật.
* Hạn chế
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, lỗi chủ yếu là ở khâu trình ký văn bản rất mất thời gian, đôi khi Lãnh đạo Quận đi công tác, khiến cho việc ký ban hành văn bản dẫn đến chậm chễ, không giải quyết kịp thời.
Quận chưa có quy chế hoạt động của công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy định, hướng dẫn, cụ thể hóa quy chế của cục Văn thư - Lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ được phân loại theo thời gian để tìm cho dễ nhưng một số tài liệu vẫn bị để lung tung, có tài liệu xếp không theo tháng nên việc tìm kiếm tài liệu còn gặp nhiều khó khăn.
Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn nhiều hồ sơ chưa được chỉnh lý, tài liệu bị chất đống, hơn nữa trang thiết bị trong kho không được đảm bảo, thiếu rất nhiều cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ.
Việc kiểm tra, giám sát hoạt động Văn thư - Lưu trữ chưa thực sự chặt chẽ thường xuyên.