Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận tây hồ

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc của đề tài 5 B. NỘI DUNG 6 Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 6 1.1. Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ 11 1.2.1. Khái niệm về văn bản 11 1.2.2. Chức năng của văn bản 12 1.2.3. Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ 13 1.3. Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15 1.3.1. Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản 15 1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15 1.3.3. Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 16 1.3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi 16 1.3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến 20 Tiểu kết chương 1 23 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 2.1. Cơ sở hạ tầng thông tin của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 24 2.1.1. Phần cứng 24 2.1.2. Phần mềm 25 2.1.2.1. Phần mềm quản trị hệ thống 25 2.1.2.2. Phần mềm ứng dụng 26 2.1.3. Cơ sở dữ liệu 26 2.2. Khái quát về phần mềm E – Office 28 2.2.1. Nguồn gốc 28 2.2.2. Tính năng của phần mềm E Office 30 2.2.3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm 31 2.3. Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 31 2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng 38 2.3.1.1. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đi trong môi trường mạng 38 2.3.1.2. Mô tả chỉ tiết 40 2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng 47 2.3.2.1. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đến trong môi trường mạng 47 2.3.2.2. Mô tả chi tiết 49 2.4. Ứng dụng phần mềm E – Office vào công tác quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 51 2.4.1. Đăng ký văn bản đi 52 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 53 2.4.3. Khai thác thông tin 55 2.4.4. Gửi nhận văn bản 61 2.4.5. Theo dõi xử lý văn bản 62 2.4.6. In sổ quản lý văn bản 63 2.5. Đánh giá 66 2.5.1. Những kết quả đạt được 66 2.5.2. Một số tồn tại 67 2.5.3. Nguyên nhân 68 Tiểu kết chương 2 69 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 70 3.1. Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện các phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng 70 3.2. Giải pháp về triển khai ứng dụng 71 3.3. Đổi mới tư duy làm việc cho cán bộ công chức 71 3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất 72 3.5. Giải pháp về con người 72 3.6. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng 75 3.7. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với quản lý văn bản trong môi trường mạng 76 3.8. Đẩy mạng công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 76 C. PHẦN KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Giới thiệu UBND quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2.Đặc điểm chung văn UBND Quận Tây Hồ 11 1.2.1 Khái niệm văn 11 1.2.2 Chức văn 12 1.2.3 Các loại văn hoạt động UBND Quận Tây Hồ 13 1.3 Công tác quản lý văn UBND quận Tây Hồ 15 1.3.1 Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn 15 1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn UBND quận Tây Hồ 15 1.3.3 Quy trình quản lý văn UBND quận Tây Hồ 16 1.3.3.1 Quy trình quản lý văn 16 1.3.3.2 Quy trình quản lý văn đến 20 Tiểu kết chương 23 Chương 24 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 2.1 Cơ sở hạ tầng thông tin việc ứng dụng phần mềm quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ 24 2.1.1 Phần cứng 24 2.1.2 Phần mềm 25 2.1.2.1 Phần mềm quản trị hệ thống 25 2.1.2.2 Phần mềm ứng dụng 26 2.1.3 Cơ sở liệu 26 2.2 Khái quát phần mềm E – Office 28 2.2.1 Nguồn gốc 28 2.2.2 Tính phần mềm E- Office 30 2.2.3 Lợi ích sử dụng phần mềm 31 2.3 Quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ 31 2.3.1 Quy trình quản lý văn môi trường mạng 39 2.3.1.1 Lưu đồ trình xử lý văn môi trường mạng[16;5] 39 2.3.1.2 Mô tả tiết [16;5-7] 41 2.3.2 Quy trình quản lý văn đến môi trường mạng 50 2.3.2.1 Lưu đồ trình xử lý văn đến môi trường mạng [16;18] 50 2.3.2.2 Mô tả chi tiết 52 2.4 Ứng dụng phần mềm E – Office vào công tác quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ 54 2.4.1 Đăng ký văn 56 2.4.2 Đăng ký văn đến 57 2.4.3 Khai thác thông tin 59 2.4.4 Gửi nhận văn 65 2.4.5 Theo dõi xử lý văn 66 2.4.6 In sổ quản lý văn 67 2.5 Đánh giá 70 2.5.1 Những kết đạt 70 2.5.2 Một số tồn 71 2.5.3 Nguyên nhân 72 Tiểu kết chương 73 Chương 74 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 74 3.1 Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện phần mềm quản lý văn – đến môi trường mạng 74 3.2 Giải pháp triển khai ứng dụng 75 3.3 Đổi tư làm việc cho cán công chức 75 3.4 Giải pháp sở vật chất 76 3.5 Giải pháp người 76 3.6 Xây dựng, hoàn thiện văn quy định quản lý văn – đến môi trường mạng 79 3.7 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công chức quản lý văn môi trường mạng 80 3.8 Đẩy mạng công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm 80 C PHẦN KẾT LUẬN 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 PHỤ LỤC 86 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ quan hành nhà nước có nhiệm vụ thực hoạt động quản lý nhà nước địa bàn quận Tây Hồ Văn công cụ thiếu trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Trung bình năm UBND quận Tây Hồ ban hành tiếp nhận 5000 văn khác Với khối lượng văn lớn vậy, cần có cách thức quản lý văn khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời trình giải công việc Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi… mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối Ngày nay, để nâng cao hiệu công tác quản lý văn – đến nhiều quan ứng dụng mạng công tác quản lý văn UBND quận Tây Hồ quan đánh giá cao triển khai quản lý văn - đến môi trường mạng Tuy nhiên thực tế, quản lý văn – đến môi trường mạng chưa thực triệt để, cần nghiên cứu hoàn thiện phần mềm quản lý Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ nội dung quan trọng UBND quận Tây Hồ quan tâm thực hiện, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – đến theo dõi ý kiến kết luận đạo UBND quận; trao đổi thông tin, chuyển nhận văn phòng, ban cấp quận, UBND phường, đơn vị nghiệp kinh tế, xã hội thông qua mạng nội Để nâng cao hiểu biết công tác quản lý văn môi trường mạng kỹ quản lý phục vụ cho công việc sau trường lựa chọn đề tài nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, quản lý văn – đến môi trường mạng cách thức quản lý áp dụng nhiều quan Quản lý văn – đến môi trường mạng hướng nghiên cứu nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Tuy nhiên, công bố thức đề tài nghiên cứu không nhiều Trong quan quản lý nhà nước nói chung, UBND quận Tây Hồ nói riêng nguồn thông tin văn giữ vai trò quan trọng coi nguồn thông tin chủ yếu hoạt động quản lý Trước có số đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý văn môi trường mạng Cụ thể như: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Thạc sĩ Lê Văn Năng chủ trì Đề tài đề cập đến hoạt động quản lý văn bản: Đăng ký văn bản, theo dõi giải văn bản, lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan Tuy nhiên, nghiên cứu đề cập đến vấn đề mặt kỹ thuật tin học, chưa nghiên cứu ứng dụng quản lý văn – đến môi trường mạng cách triệt để Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – Một giải pháp để hoàn thiện để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ” Lê Tuấn Hùng, 2004 Luận văn trình bày phân tích tình hình ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Bộ Khoa học Công nghệ, mô tả phân tích chức phần mềm quản lý văn với công tác quản lý văn – đến Bộ KH-CN Từ phân tích tình hình ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn tác giả rút kết đạt hạn chế cần khắc phục Trên sở tác giả xác định nguyên nhân đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ KH-CN Ngoài ra, có nhiều nghiên cứu tác giả khác liên quan đến đề tài này: PGS.TS Dương Văn Khảm với Công tác văn thư –lưu trữ.NXB Văn hóa-Thông tin Hà Nội năm 2006 Cuốn Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên), NXB.Lao động, Hà Nội, 1996 Công tác văn thư quan, trường cao đẳng, đại học nghiên cứu Nghiệp vụ công tác văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Công tác văn thư lưu trữ Cục lưu trữ Nhà nước, … Đặc biệt sâu nghiên cứu quản lý văn - đến, TS Nguyễn Lệ Nhung với tập giảng “Quản lý văn - đến” Tác giả đưa cách thức, phương pháp quản lý văn – đến sổ quản lý văn phần mềm quản lý văn Trong trình nghiên cứu đề tài có kế thừa tác giả trước Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng quản lý văn – đến UBND quận Tây Hồ từ phân tích, đánh giá kết đạt được, tồn nguyên nhân Trên sở lý luận thực tiễn quản lý văn – đến môi trường mạng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để đánh giá thực trạng đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý văn môi trường mạng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu nguồn văn quản lý văn UBND quận Tây Hồ, qua chứng minh ứng dụng phần mềm quản lý vào quản lý văn cần thiết Nghiên cứu tính quản lý văn phần mềm E – Office ứng dụng công tác quản lý văn – đến UBND quận Tây Hồ, đánh giá đưa giải pháp Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Do hạn chế thời gian nghiên cứu tập trung vào tính phần mềm E – Office Quản lý văn – đến Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến 2015 Phạm vi không gian: Đi sâu tìm hiểu quản lý văn môi trường mạng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Giả thuyết nghiên cứu Quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ hoàn thiện góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý UBND quận Tây Hồ Phương pháp nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận: Nghiên cứu dựa giới quan, phương pháp luận khoa học chủ nghĩa Mác – Lênin, vận dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử, phương pháp tiếp cận phân tích hệ thống, quan điểm thực tiễn nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn, quan điểm kế thừa phát triển Trong trình nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Nghiên cứu khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, so sánh, đối chiếu thông tin thu đánh giá thực trạng công tác quản lý văn hành tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn - Vận dụng phương pháp hệ thống , phương pháp phân tích mô tả công tác quản lý văn lý văn – đến môi trường mạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn môi trường mạng - Đề tài thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác Sau thu thập để phục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu đề tài, tài liệu, số liệu chọn lọc, xử lý để phục vụ mục đích nghiên cứu - Sử dụng phương pháp biểu đồ để phản ánh thực tiễn quản lý văn – đến từ chứng minh cần thiết phải quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ Đây phương pháp phản ánh rõ tình hình quản lý văn - đến qua năm Cấu trúc đề tài Đề tài bao gồm phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận.Trong đó, phần nội dung chia làm chương: Chương 1: Khái quát công tác quản lý văn UBND quận Tây Hồ Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn – đến môi trường mạng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn - đến môi trường mạng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ B NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Giới thiệu UBND quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND quận Tây Hồ thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 Chính phủ UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn ngày 01/01/1996 Quận thành lập phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc quận Tây Hồ sở xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng cũ Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km 2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Phía đông giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số quận (đến năm 2005) 109.163 người, mật độ dân số 4.547 người/km 2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp quận nội thành Quản lý văn – đến môi trường mạng chưa ứng dụng triệt để chưa ứng dụng tất khâu, lấy số văn phải dùng sổ đăng ký sau nhập vào máy, chuyển văn tới số quan, tổ chức cần tới nhân viên giao thông Có số văn ban hành chưa thực quy định thể thức kỹ thuật trình bày Hàng ngày phận văn thư tiếp nhận nhiều văn – đến tình trạng tồn đọng văn trình cập nhật Hiện nay, văn phòng HĐND&UBND quận Văn phòng UBND phường, tất văn đi, đến đăng ký cập nhật vào chương trình quản lý văn bản, bỏ hình thức đăng ký phổ thông sổ, dẫn đến tình trạng người phụ thuộc vào máy móc Quản lý văn – đến thực môi trường mạng nên trình thao tác, tốc độ máy tính chậm, đường truyền bị lỗi, hệ thống internet yếu, virus xâm nhập, tất điều làm cho trình đăng nhập vào chương trình chậm lại, nhiều lúc lỗi mạng gây chậm trễ việc truyền văn tới đơn vị thuộc quận (qua trình duyệt chuyển nhận văn Quận nối mạng với đơn vị) Kinh phí đầu tư cho trang thiết bị phục vụ công việc hạn chế, hệ thống máy tính cũ ảnh hưởng đến công tác quản lý văn 2.5.3 Nguyên nhân - Do thiếu quy định pháp lý : Chưa có nhiều văn quy định cụ thể công tác văn thư Các văn đạo tập trung vào hình thức văn thư truyền thống chủ yếu - Đầu tư kinh phí chưa thỏa đáng Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư hạn chế, phần lớn hệ thống máy tính, máy fax, scan cũ, hệ thống mạng không ổn định ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc 72 - Cán văn thư chưa đào tạo nhiều công nghệ thông tin - Một số thủ trưởng đơn vị quận chưa thực quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ - Công tác tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tổ chức thực chưa thực chất lượng - Khả tin học cán bộ, công chức hạn chế Tiểu kết chương Quản lý văn – đến môi trường mạng bước đầu mang lại kết định phục vụ cho trình giải công việc Lãnh đạo UBND có quan tâm mực đến đầu tư sở vật chất phục vụ cho quản lý văn máy tính, máy fax, máy in,… Tuy nhiên, thực tế hiệu hiệu mạng lại từ hệ thống sở vật chất chưa cao Trình độ công nghệ thông tin cán bộ, công chức dần nâng cao Hàng năm UBND tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức Tuy nhiên, chương trình đào tạo chưa sát với thực tế Vì vậy, chưa mang lại hiệu rõ rệt cho quản lý văn Từ phân tích kết khảo sát thực tế cho thấy quản lý văn – đến môi trường mạng UBND quận Tây Hồ thực tương đối tốt Bước đầu đáp ứng yêu cầu giải công việc phục vụ khai thác, sử dụng văn Bên cạnh cần khắc phục hạn chế để nâng cao chất lượng quản lý văn 73 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện phần mềm quản lý văn – đến môi trường mạng Để làm tốt công tác quản lý văn cách lâu dài cần phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cách triệt để Với phát tiển không ngừng công nghệ thông tin trình độ ngày cao đội ngũ cán công chức, viên chức ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quản lý văn – đến UBND quận Tây Hồ hoàn toàn mang tính khả thi Giảm giấy tờ: - Tối ưu hóa quy trình thủ tục hành - Mẫu hóa loại văn - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin quy trình hành chính, quy trình quản lý văn - Quản lý chặt chẽ việc in ấn, chụp gửi văn Đẩy mạnh ứng dụng ISO quản lý văn - đến: Xây dựng quy trình quản lý văn đi, văn đến chuẩn Thống quản lý văn bản, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Nghiên cứu hoàn thiện phần mềm quản lý văn – đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian: Tiến hành rà soát lại toàn quy trình nghiệp vụ công tác quản lý văn cách chặt chẽ.Tiếp cận, nghiên cứu phần mềm quản lý văn cách tổng thể, phân tích kỹ lưỡng, cẩn thận để xác định phần chưa phần mềm quản lý văn để từ cải tiến nâng cao chất lượng cua phần mềm công tác quản lý văn Đẩy mạnh ứng 74 dụng phần mềm quản lý văn môi trường mạng cách triệt để từ khâu đăng ký văn đến lưu văn bản, tiến tới quản lý văn thực hoàn toàn phần mềm quản lý môi trường mạng 3.2 Giải pháp triển khai ứng dụng Nhằm góp phần thực tốt quản lý văn – đến cần đẩy mạnh triển khai giải pháp ứng dụng: - Phục vụ khai thác mạng diện rộng văn không thuộc danh mục hạn chế sử dụng - Thiết lập hệ thống an toàn mạng cục mạng diện rộng quan - Tiếp tục trì, phát triển phần mềm ứng dụng - Triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm quản lý khác để lựa chọn phần mềm đem lại hiệu tối ưu phục vụ quản lý văn – đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ quan để xác định hình thức văn khối lượng văn nhằm đặt yêu cầu khai thác vào sở liệu, chọn hệ quản trị sở liệu, thiết kế biểu mẫu nhập tin phù hợp Từ đó, lựa chọn phần mềm quản lý văn chạy thử xem đáp ứng yêu cầu không - Kiểm tra, hướng dẫn sử dụng, khai thác liệu phần mềm quản lý văn 3.3 Đổi tư làm việc cho cán công chức Cán bộ, công chức phận quan trọng để hoàn thành công việc Để tạo nên hiệu làm việc không cần có nhận thức mà phải cần lối tư khoa học Tư làm việc lạc hậu, manh mún chưa đáp ứng yêu cầu làm việc chuyên nghiệp, đại ngày Thay đổi tư duy, lề lối làm việc cán bộ, công chức theo hướng chuyên nghiệp, đại hóa giải pháp quan trọng nâng cao hiệu quản lý văn – đến Nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán bộ, công chức với công việc Tư sáng tạo, 75 đổi cách làm việc, tìm cách nâng cao hiệu công việc Để làm vậy, Ủy ban cần đẩy mạnh tổ chức thi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, đưa cán bộ, công chức tham quan, thực tế để đổi suy nghĩ, mở rộng tầm nhìn 3.4 Giải pháp sở vật chất Một tiền đề quan trọng giúp công tác quản lý văn đạt hiệu cao sở vật chất: hệ thống máy tính, máy fax, mạng,…vì vậy, cần phải quan tâm đầu tư kinh phí cải tiến máy móc, thiết bị làm việc Đầu tư mua trang thiết bị phục vụ công việc Thường xuyên sửa chữa, bảo trì trang thiết bị Trang bị mạng máy tính mạnh để đảm bảo không nghẽn mạng gây cản trở đến trình truyền nhận văn Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp từ quận đến phường Tuyên truyền nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức trang thiết bị quan 3.5 Giải pháp người Nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, công chức với công việc Để thực công việc hiệu cần làm việc trách nhiệm tâm nghề nghiệp Người làm việc có tâm, có trách nhiệm học hỏi, nâng cao hiểu biết công việc làm cho tốt Công tác đào tạo, bồi dưỡng Bất kỳ công vụ trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhằm nâng cao lực thực thi công vụ đảm bảo thực hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ giao Thực tế nay, trình độ 76 cán thực quản lý văn công nghệ thông tin nhiều hạn chế Vì vậy, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cần quan tâm Đào tạo, bồi dưỡng trình tác động nhằm nâng cao lực theo tiêu chuẩn định Đào tạo xác định trình làm biến đổi hành vi người qua việc học tập Đào tạo, bồi dưỡng nhằm trang bị, bổ sung, nâng cao kiến thức, kỹ quản lý văn bản, nâng cao hiệu thực công việc Công tác đào tạo thực với đối tượng chính: Người sử dụng (cán bộ, công chức), chuyên viên tin học, cán làm công tác lãnh đạo, điều hành Đối với đối tượng cần xây dựng chương trình đào tạo phù hợp Đối với cán bộ, công chức: - Nắm bắt vận dụng thành thạo kỹ soạn thảo văn - Có kiến thức mạng tin học - Biết cập nhật thông tin lên mạng - Biết khai thác thông tin từ mạng nội (LAN) mạng internet - Nắm vững cách sử dụng phần mềm quản lý văn Ủy ban Đối với chuyên viên tin học: - Hiểu biết công nghệ thông tin - Nắm cách quản trị mạng khắc phục cố mạng - Biết cách xây dựng sở liệu cho phần mềm Đối với cán làm công tác lãnh đạo, điều hành: - Nâng cao trình độ công nghệ thông tin - Nâng cao khả vận dụng công nghệ thông tin vào công tác lãnh đạo, quản lý Để đạt mục tiêu cần: - Đối với cán bộ, công chức: Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, khả quản lý văn môi trường mạng 77 - Đối với chuyên việc tin học: Cử học lớp đào tạo nâng cao trình độ công nghệ thông tin, đưa đến quan tư nhân để giao lưu, học hỏi Bởi nay, so với quan nhà nước công ty, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý nhanh nhạy công tác quan lý văn môi trường mạng - Đối với Lãnh đạo, cán quản lý: Bên cạnh việc tham gia lớp đào tạo nâng cao trình độ công nghệ thông tin cần tổ chức chuyến tham quan, khảo sát tình hình ứng dụng mạng vào giải công việc quan, tổ chức khác Tăng cường công tác kiểm tra giám sát để nắm bắt tình hình, đề giải pháp nhằm khắc phục tồn nội dung phương pháp triển khai công tác đòa tạo, bồi dưỡng cán Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với công tác quản lý văn UBND quận Tây Hồ Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu công tác quản lý văn – đến thời đại Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán văn thư Trong thời đại ngày phát triển, yêu cầu trình độ công nghệ thông tin ngày cao, vậy, cần phải đẩy mạnh đào tạo công nghệ thông tin kỹ quản lý văn thông qua phần mềm quản lý Đào tạo cho cán quản lý văn hiểu tầm quan trọng việc ứng dụng chương trình phần mềm công tác quản lý văn môi trường mạng để sử dụng cách hiệu phần mềm Chế độ đãi ngộ hợp lý tạo động lực làm việc cho cán công chức quan Khen thưởng hình thức mang lại cho cán bộ, công chức thỏa mãn vật chất lẫn tinh thần Để cho cán văn thư thoải mái, tự tin công việc quan cần có chế độ sách đãi ngộ thích hợp Khi môi 78 trường làm việc thoải mái giúp cán bộ, công chức làm việc thuận lợi hơn, không làm việc với tinh thần trách nhiệm cao mà với tâm nghề nghiệp mình, cố gắng hoàn thành tốt công việc giao Khen thưởng đôi với xử phạt Bên cạnh việc khen thưởng kết tốt trình làm việc cần phải nghiêm minh xử phạt hành vi vi phạm nội quy, quy chế quan, tùy vào mức độ vi phạm để áp dụng hình thức xử phạt khác để cán bộ, công chức thấy trách nhiệm đồng thời nâng cao tính nghiêm minh, chặt chẽ Ủy ban Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Một môi trường làm việc thoải mái, đoàn kết góp phần nâng cao chất lượng làm việc cán bộ, công chức Chú ý đầu tư trang thiết bị, xếp không gian làm việc cho phục vụ tốt cho trình giải công việc 3.6 Xây dựng, hoàn thiện văn quy định quản lý văn – đến môi trường mạng Xây dựng ban hành văn cụ thể công tác văn thư Cần xây dựng quy định chuẩn thông tin công nghệ phục vụ công tác văn thư, đặc biệt sở dự liệu phần mềm phục vụ công tác văn thư, quản lý văn Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý văn Căn vào văn ban Nhà nước để ban hành văn cụ thể quản lý văn môi trường mạng Xây dựng ban hành văn ban quy định cụ thể quản lý văn môi trường mạng Xây dựng ban hành văn quy định xử phạt vi phạm công tác quản lý văn – đến môi trường mạng Tuyên truyền, phổ biến văn quy định quản lý văn môi trường mạng đến cán bộ, công chức 79 3.7 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công chức quản lý văn môi trường mạng Một nguyên nhân dẫn đến việc quản lý văn môi trường mạng chưa đạt hiệu cao lãnh đạo, cán bộ, công chức nhận thức chưa đầy đủ tầm quan trọng quản lý văn môi trường mạng Vì vây, cần nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công chức tầm quan trọng quản lý văn môi trường mạng Nhận thức tầm quan trọng quản lý văn môi trường mạng thúc đẩy tìm tòi, cải tiến khắc phục mặt hạn chế, phát huy ưu điểm nâng cao chất lượng quản lý văn Khi nhận thức tầm quan trọng cán bộ, công chức, viên chức hình thành xu hướng học hỏi, rèn luyện kỹ cho đáp ứng yêu cầu công việc 3.8 Đẩy mạng công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm Công tác tra, kiểm tra hoạt động góp phần quan trọng vào việc giúp cho việc thực nghiêm quy trình nghiệp vụ Vì vây, cần tăng cường công tác tra, kiểm tra quản lý văn – đến, mạnh dạn xử lý sai phạm quản lý văn Kiểm tra thường xuyên kết hợp với kiểm tra đột xuất Tăng cường đôn đốc thực nhiệm vụ, không để chồng chéo văn Thường xuyên kiểm tra quy trình nghiệp vụ xem có bất cập không trình thực để kịp thời khắc phục Quy định trách nhiệm cụ thể cho trường hợp vi phạm, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm Xử lý nghiêm trường hợp vi phạm nguyên tắc quản lý văn 80 Tiểu kết chương Để phát huy hiệu phần mềm quản lý văn – đến cần tích cực thực giải pháp sở vật chất; giải pháp cong người; xây dựng, hoàn thiện văn quy định quản lý văn – đến môi trường mạng; nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán quản lý văn môi trường mạng; công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm Đồng thời, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng thử nghiệm phần mềm quản lý văn khác để lựa chọn phần mềm tối tưu phục vụ quản lý văn – đến 81 C PHẦN KẾT LUẬN Ngày nay, để giải công việc số lượng văn ban hành tiếp nhận ngày nhiều Hòa chung vào xu hướng đại hóa công tác văn phòng, quản lý văn môi trường mạng ngày khẳng định tầm quan trọng Nó không giúp việc quản lý văn đi, văn đến hiệu hơn, khoa học mà giúp cho tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giải phóng người khỏi công việc vụ Bài nghiên cứu đề tài “Quản lý văn – đến môi trường mạng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ” trình bày mặt định Ứng dụng mạng quản lý văn – đến tất yếu: Một là, với số lượng văn đi, văn đến lớn cần thiết tìm kiếm giải pháp quản lý hiệu Ứng dụng mạng giải pháp tối ưu giúp quản lý văn cách khoa học, chặt chẽ, phục vụ tra tìm, khai thác thuận lợi, nhanh chóng Hai là, quản lý văn môi trường mạng nội dung cần thực để tiến hành đại hóa công tác văn phòng Ba là, ứng dụng mạng vào công tác quản lý văn yếu tố quan bắt kịp thời đại công nghệ thông tin Quản lý văn môi trường mạng số tồn tại: Chưa khai thác hết tiện ích quản lý văn môi trường mạng; Quản lý văn – đến môi trường mạng chưa mang lại hiệu tối ưu; Hệ thống mạng phục vụ cho công tác quản lý nói chung, quản lý văn – đến nói riêng hạn chế.nên, tốc độ máy tính chậm, đường truyền bị lỗi, hệ thống internet yếu, virus xâm nhập ảnh hưởng đến trình quản lý văn Đển khắc phục tồn thực tốt giải pháp: 82 Một là, đầu tư sở vật chất trang thiết bị phục vụ quản lý văn Đặc biệt, đầu tư hệ thống mạng, khắc phục lỗi đường truyền, xây dựng hệ thống bảo vệ mạng tránh virus xâm nhập đảm bảo tính bảo mật công tác quản lý văn Nghiên cứu nâng cấp phần mềm quản lý văn môi trường mạng để công tác quản lý văn ngày đạt hiệu cao, đáp ứng yêu câu ngày cao công việc Hai là, đẩy mạnh công tác đào tạo tin học cho cán bộ, công chức; tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ , đổi tư duy, lề lối làm việc cán bộ, công chức Ba là, tiếp tục xây dựng ban hành văn công tác văn thư nói chung, quản lý văn nói riêng Bên cạnh đó, tiến hành phổ biến, hướng dẫn văn quy định Nhà nước quản lý văn – đến môi trường mạng Bốn là, nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán bộ, công chức tầm quan trọng công tác quản lý văn – đến với hoạt động quan Năm là, tăng cường công tác tra, kiểm tra, giám sát trình thực quy trình nghiệp vụ công tác quản lý văn – đến môi trường mạng kịp thời phát sai sót tìm giải pháp khắc phục Trên kết trình nghiên cứu, đánh giá đề tài “Quản lý văn – đến môi trường mạng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ”, mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô để hoàn thiện thêm nghiên cứu mình./ 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vũ Cao Đàm (2008), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội,(xuất lần thứ 15) Nguyễn Tiến Mạnh (2012), Xây dựng hệ thống quản lý văn áp dụng cho mô hình Ủy ban nhân dân cấp quận Trần Trọng Sơn (2011), Quản lý tài liệu điện tử hành văn phòng trung ương đảng thực trạng giải pháp Bùi văn Toán, Lê A, Nguyễn Việt Hùng, Tiếng việt thực hành, NXB Giáo dục, 2000 Nguyễn Anh Tuấn (2011), Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà Nguyễn Văn Thâm (2010), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân, ngày 26 tháng 11 năm 2003 Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005 Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006 10 Nghị định số 64/2007/NĐ – CP ngày 10/4/2007 Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước 11 Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 12 Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cuả quan 13 Thông tư số 22/2013/TT – BTTTT ngày 23/12/2013 Bộ Thông tin Truyền thông Ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 84 14 Chỉ thị số 15/CT – TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ Về việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước 15 Quyết định Số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24/3/2008 Thủ tướng Chính phủ việc Phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước năm 2008 16 Quyết định số 19/2008/QĐ – BTTTT ngày 09/4/2008 Bộ Thông tin Truyền thông việc Banh hành “Quy định áp dụng tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước” 17 Quyết định số 56/QĐ – UBND ngày 10/01/2012 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ việc Ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuản ISO 9001:2008 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 18 Hướng dẫn số 822/HD – VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 19 Công văn số 1036/BTTTT – THH ngày 10/4/2015 Bộ Thông tin Truyền thông V/v hướng dẫn yêu cầu chức năng, tính kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn điều hành 20 Báo cáo số 340/BC – UBND ngày 18/12/2013 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Công tác Văn thư Lưu trữ quận Tây Hồ năm 2013 21 Báo cáo số 374/BC – UBND ngày 31/12/2014 ngày 31/12/2014 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Tổng kết công tác năm 2014 phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 22 Báo cáo số 15/BC – UBND ngày 19/01/2016 Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ vê Tổng kết công tác năm 2014 phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 85 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sổ giao nhận văn Phụ lục 02: Phiếu xử lý văn đến Phụ lục 03: Phiếu xử lý văn