MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc của đề tài 5 B. NỘI DUNG 6 Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 6 1.1. Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ 11 1.2.1. Khái niệm về văn bản 11 1.2.2. Chức năng của văn bản 12 1.2.3. Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ 13 1.3. Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15 1.3.1. Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản 15 1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15 1.3.3. Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 16 1.3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi 16 1.3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến 20 Tiểu kết chương 1 23 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 2.1. Cơ sở hạ tầng thông tin của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 24 2.1.1. Phần cứng 24 2.1.2. Phần mềm 25 2.1.2.1. Phần mềm quản trị hệ thống 25 2.1.2.2. Phần mềm ứng dụng 26 2.1.3. Cơ sở dữ liệu 26 2.2. Khái quát về phần mềm E – Office 28 2.2.1. Nguồn gốc 28 2.2.2. Tính năng của phần mềm E Office 30 2.2.3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm 31 2.3. Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 31 2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng 38 2.3.1.1. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đi trong môi trường mạng 38 2.3.1.2. Mô tả chỉ tiết 40 2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng 47 2.3.2.1. Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đến trong môi trường mạng 47 2.3.2.2. Mô tả chi tiết 49 2.4. Ứng dụng phần mềm E – Office vào công tác quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 51 2.4.1. Đăng ký văn bản đi 52 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 53 2.4.3. Khai thác thông tin 55 2.4.4. Gửi nhận văn bản 61 2.4.5. Theo dõi xử lý văn bản 62 2.4.6. In sổ quản lý văn bản 63 2.5. Đánh giá 66 2.5.1. Những kết quả đạt được 66 2.5.2. Một số tồn tại 67 2.5.3. Nguyên nhân 68 Tiểu kết chương 2 69 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 70 3.1. Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện các phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng 70 3.2. Giải pháp về triển khai ứng dụng 71 3.3. Đổi mới tư duy làm việc cho cán bộ công chức 71 3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất 72 3.5. Giải pháp về con người 72 3.6. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng 75 3.7. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với quản lý văn bản trong môi trường mạng 76 3.8. Đẩy mạng công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 76 C. PHẦN KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC
Trang 1M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 2
3 Mục tiêu nghiên cứu 3
4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
6 Giả thuyết nghiên cứu 4
7 Phương pháp nghiên cứu 4
8 Cấu trúc của đề tài 5
B NỘI DUNG 6
Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 6
1.1 Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ 6
1.1.1 Lịch sử hình thành 6
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 7
1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8
1.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ 11
1.2.1 Khái niệm về văn bản 11
1.2.2 Chức năng của văn bản 12
1.2.3 Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ 13
1.3 Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15
1.3.1 Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản 15
1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15
1.3.3 Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 16
1.3.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi 16
1.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến 20
Tiểu kết chương 1 23
Trang 2Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG
MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24
2.1 Cơ sở hạ tầng thông tin của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 24
2.1.1 Phần cứng 24
2.1.2 Phần mềm 25
2.1.2.1 Phần mềm quản trị hệ thống 25
2.1.2.2 Phần mềm ứng dụng 26
2.1.3 Cơ sở dữ liệu 26
2.2 Khái quát về phần mềm E – Office 28
2.2.1 Nguồn gốc 28
2.2.2 Tính năng của phần mềm E- Office 30
2.2.3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm 31
2.3 Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 31
2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng 38
2.3.1.1 Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đi trong môi trường mạng 38
2.3.1.2 Mô tả chỉ tiết 40
2.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng 47
2.3.2.1 Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đến trong môi trường mạng 47
2.3.2.2 Mô tả chi tiết 49
2.4 Ứng dụng phần mềm E – Office vào công tác quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ 51
2.4.1 Đăng ký văn bản đi 52
2.4.2 Đăng ký văn bản đến 53
2.4.3 Khai thác thông tin 55
2.4.4 Gửi nhận văn bản 61
2.4.5 Theo dõi xử lý văn bản 62
Trang 32.4.6 In sổ quản lý văn bản 63
2.5 Đánh giá 66
2.5.1 Những kết quả đạt được 66
2.5.2 Một số tồn tại 67
2.5.3 Nguyên nhân 68
Tiểu kết chương 2 69
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 70
3.1 Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện các phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng 70
3.2 Giải pháp về triển khai ứng dụng 71
3.3 Đổi mới tư duy làm việc cho cán bộ công chức 71
3.4 Giải pháp về cơ sở vật chất 72
3.5 Giải pháp về con người 72
3.6 Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng 75
3.7 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với quản lý văn bản trong môi trường mạng 76
3.8 Đẩy mạng công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 76
C PHẦN KẾT LUẬN 78
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC
Trang 4cơ quan đã được kết nối
Ngày nay, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đếnnhiều cơ quan đã ứng dụng mạng trong công tác quản lý văn bản UBNDquận Tây Hồ là một cơ quan được đánh giá cao về triển khai quản lý văn bản
đi - đến trong môi trường mạng Tuy nhiên trên thực tế, quản lý văn bản đi –đến trong môi trường mạng chưa được thực hiện triệt để, cần nghiên cứu hoànthiện hơn nữa các phần mềm quản lý
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là mộtnội dung quan trọng được UBND quận Tây Hồ quan tâm thực hiện, đặc biệt
là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi – đến và theo dõicác ý kiến kết luận chỉ đạo của UBND quận; trao đổi thông tin, chuyển nhậnvăn bản giữa các phòng, ban cấp quận, UBND các phường, các đơn vị sựnghiệp kinh tế, xã hội thông qua mạng nội bộ
Để nâng cao hiểu biết về công tác quản lý văn bản trong môi trườngmạng và các kỹ năng quản lý phục vụ cho công việc sau khi ra trường tôi đãlựa chọn đề tài nghiên cứu này làm khóa luận tốt nghiệp của mình
Trang 52 Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng là cáchthức quản lý đang được áp dụng tại nhiều cơ quan Quản lý văn bản đi – đếntrong môi trường mạng đang là hướng nghiên cứu được nhiều nhà nghiên cứuquan tâm Tuy nhiên, những công bố chính thức về đề tài nghiên cứu nàykhông nhiều Trong cơ quan quản lý nhà nước nói chung, UBND quận Tây
Hồ nói riêng nguồn thông tin bằng văn bản giữ một vai trò quan trọng vàđược coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý Trước đó đã cómột số đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý văn bản trong môi trường
mạng Cụ thể như: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản
lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do Thạc sĩ Lê Văn Năng chủ trì Đề tài đề
cập đến các hoạt động quản lý văn bản: Đăng ký văn bản, theo dõi giải quyếtvăn bản, lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, bài nghiên cứumới đề cập đến vấn đề ở mặt kỹ thuật tin học, chưa nghiên cứu ứng dụngquản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng một cách triệt để
Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – Một
giải pháp để hoàn thiện để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của Lê Tuấn Hùng, 2004 Luận văn trình bày và phân tích
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại BộKhoa học và Công nghệ, mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm quản
lý văn bản với công tác quản lý văn bản đi – đến tại Bộ KH-CN Từ sự phân tíchtình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tác giảrút ra những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục Trên cơ sở đótác giả xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảquả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Bộ KH-CN
Ngoài ra, cũng có nhiều bài nghiên cứu của các tác giả khác liên quan
đến đề tài này: PGS.TS Dương Văn Khảm với cuốn Công tác văn thư –lưu
Trang 6trữ.NXB Văn hóa-Thông tin Hà Nội năm 2006 Cuốn Văn bản hiện hành về công tác văn thư và công tác lưu trữ do Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên),
NXB.Lao động, Hà Nội, 1996 Công tác văn thư cũng được các cơ quan, trường
cao đẳng, đại học nghiên cứu Nghiệp vụ công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Công tác văn thư lưu trữ của Cục lưu trữ Nhà nước, …
Đặc biệt đi sâu nghiên cứu về quản lý văn bản đi - đến, TS Nguyễn Lệ
Nhung với tập bài giảng “Quản lý văn bản đi - đến” Tác giả đưa ra cách
thức, phương pháp quản lý văn bản đi – đến bằng sổ quản lý văn bản và phầnmềm quản lý văn bản
Trong quá trình nghiên cứu đề tài tôi có sự kế thừa của các tác giả đi trước
3 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận Tây
Hồ từ đó phân tích, đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyênnhân của nó Trên cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý văn bản đi – đếntrong môi trường mạng tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để đánh giá thựctrạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý văn bảntrong môi trường mạng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu nguồn văn bản và quản lý văn bản của UBND quận Tây Hồ,qua đó chứng minh ứng dụng các phần mềm quản lý vào quản lý văn bản là cầnthiết
Nghiên cứu về tính năng quản lý văn bản của phần mềm E – Office ứngdụng trong công tác quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận Tây Hồ, đánhgiá và đưa ra giải pháp
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian bài nghiên cứu chỉ tập
trung vào một tính năng của phần mềm E – Office là Quản lý văn bản đi – đến
Trang 7Phạm vi về thời gian: Từ năm 2013 đến 2015.
Phạm vi về không gian: Đi sâu tìm hiểu quản lý văn bản trong môi
trường mạng của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
6 Giả thuyết nghiên cứu
Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây
Hồ được hoàn thiện sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý tạiUBND quận Tây Hồ
7 Phương pháp nghiên cứu
Cơ sở phương pháp luận: Nghiên cứu dựa trên thế giới quan, phươngpháp luận khoa học của chủ nghĩa Mác – Lênin, vận dụng phương pháp duyvật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và phân tích hệthống, quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn, quanđiểm kế thừa và phát triển
Trong quá trình nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu cụthể:
- Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, so sánh, đối chiếuthông tin thu được và đánh giá thực trạng công tác quản lý văn bản hiện hànhnhư tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản
- Vận dụng các phương pháp hệ thống , phương pháp phân tích mô tảcông tác quản lý văn lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng và đề xuấtcác giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong môi trường mạng
- Đề tài thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau Sau khi thu thập đểphục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu của đề tài, các tài liệu, số liệu được chọnlọc, xử lý để phục vụ mục đích nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp biểu đồ để phản ánh thực tiễn quản lý văn bản
đi – đến từ đó chứng minh sự cần thiết phải quản lý văn bản đi – đến trong
Trang 8môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ Đây là phương pháp phản ánh rõnhất tình hình quản lý văn bản đi - đến qua các năm
8 Cấu trúc của đề tài
Đề tài bao gồm 3 phần chính: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kếtluận.Trong đó, phần nội dung chính được chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về công tác quản lý văn bản tại UBND quận TâyHồ
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi – đến trong môitrường mạng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đi - đếntrong môi trường mạng tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
Trang 9B NỘI DUNG Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1 Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ
1.1.1 Lịch sử hình thành
UBND quận Tây Hồ được thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày28/10/1995 của Chính phủ và được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụquản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996 Quận được thànhlập trên các phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và cácphường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc quậnTây Hồ trên cơ sở các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, PhúThượng cũ
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm vănhoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phíaTây Bắc của Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, ThuỵKhuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Phía đông giápquận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giápquận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tươngđối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số của quận(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địagiới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc vàphía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam Khu vực xung quanh
Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ công truyền
Trang 10thống Với các công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây,tạo cho Tây Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, ngày 26tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban nhân dânquận Tây Hồ nói riêng là cơ quan Hành chính Nhà nước cấp quận, huyện, thịxã; quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp,Luật, Pháp lệnh và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Quận trên tất cả cáclĩnh vực, cụ thể là:
- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâmnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí,Công nghệ môi trường…
- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ,xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế
độ chủ nghĩa quận sự
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân
- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội
Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dânchủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo
đa số; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặn tệ nạn quan liêu, lãngphí của cán bộ công chức trong bộ máy cơ quan
Nhiệm vụ
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là cơ quan Quản lý Hành chính Nhànước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định củaLuật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Uỷban nhân dân Quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ
Trang 11chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra đồng thời quản lý chỉđạo và hướng dẫn các Phường trong Quận trong việc hoạt động quản lý Nhànước, cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốcphòng dài hạn và hàng năm của Quận Tập trung xây dựng kế hoạch đầu tư vàxây dựng các công trình trọng điểm của Quận đã trình cấp trên phê duyệt;
- Xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân Quận, làm công tác
tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quyđịnh của Nhà nước Bên cạnh đó, Uỷ ban nhân dân quận còn trực tiếp quản lýviệc bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhântrong phạm vi Quận quản lý
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của
Uỷ ban nhân dân Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy địnhcủa Luật Khiếu nại tố cáo
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung
và của mỗi cá nhân nói riêng
- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến Uỷ ban nhân dânQuận mà pháp luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dânchủ, lãnh đạo tập thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên,thảo luận tập thể và quyết định theo đa số Xây dựng và phát triển quận vềnhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích của nhân dân
- Đứng đầu Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Chủ tịch Uỷ ban nhân dânQuận, là người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt côngtác của Uỷ ban nhân dân Quận
Trang 12- Giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận là 03 Phó Chủ tịch phụtrách các lĩnh vực: Kinh tế - Văn hóa xã hội - Đất đai, trật tự xây dựng CácPhó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận phân công, chỉ đạo công tác hoạt độngtrong lĩnh vực phụ trách; chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng ban thuộclĩnh vực quản lý
- Uỷ ban nhân dân Quận gồm có 12 phòng, ban chuyên môn, các tổchức chính trị - xã hội và các đoàn thể; các trung tâm trực thuộc và các đơn vịhiệp quản Trong mỗi phòng có một trưởng phòng và 03 phó phòng và cácchuyên viên
Trang 13Sơ đồ cơ cấu tổ chức cán bộ UBND quận Tây Hồ:
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
P Văn hóa -Thông tin
P Giáo dục - Đào tạo
Trung tâm Văn hóa
Trung tâm Dạy nghề
TT GDTX
TT Y tế
PCT phụ trách đất đai, TTXD
P Tài nguyên môi trường
Đội Thanh tra xây dựng
Đội trật tự GTVT
Điện lực Tây Hồ
Công tác Nội chính
Tòa án nhân
dân
Chi cục thi hành án
P CS PC&CC Bắc Thăng Long
Trang 141.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ
1.2.1 Khái niệm về văn bản
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về văn bản:
Văn bản được hiểu ở bậc điển thể là phát ngôn bất kỳ có kết thúc và cóliên kết, có tính chất độc lập và đúng về ngữ pháp (W Koch, 1966)
Văn bản là thuật ngữ để chỉ bất kì cái nào ghi bằng chữ viết của một sụkiện giao tiếp (N.Nunan, 1983)
Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tinbằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định [5;33]
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạngviết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung vàhoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêugiao tiếp nhất định [4 ; 27]
Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung,thống nhất về cấu trúc và độc lập về giao tiếp Dạng tồn tại điển hình của vănbản là dạng viết (Nguyễn Quang Ninh, 1994)
Văn bản là chuỗi ký hiệu nói chung thuộc một hệ thống nào đó làmthành một chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn (Hoàng Phê)
Từ các định nghĩa khác nhau về văn bản có thể định nghĩa về văn bảnnhư sau:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ(hay ký hiệu) nhất định Tùy theo mức độ, điều kiện kỹ thuật, phạm vi tácđộng, chức năng tác động, yêu cầu tuổi thọ của văn bản và các mặt đời sống
xã hội khác nhau mà văn bản ra đời với nội dung và hình thức khác nhau
Trang 151.2.2 Chức năng của văn bản
Chức năng thông tin:
Mọi văn bản đều chứa đựng thông tin nhất định Theo thời điểm thôngbáo, thông tin gồm 03 dạng thông tin: Thông tin quá khứ, thông tin hiện hành
và thông tin dự báo
Theo lĩnh vực quản lý băn bản có thể chứa đựng các thông tin khácnhau: Thông tin về chính trị, về kinh tế, về văn hóa xã hội,…
Chức năng quản lý:
Trong công tác quản lý, văn bản là công cụ không thể thiếu Văn bản làphương tiện truyền đạt thông tin giữa người quản lý với đối tượng quảnlý.Văn bản là cơ sở cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý tạođiều kiện thuận lợi cho nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác
Để đưa ra được quyết định chính xác, kịp thời, nhà quản lý cần cần có đượccác thông tin có tính chọn lọc mà thông tin từ văn bản là nguồn chủ yếu
Chức năng pháp lý:
Văn bản là phương tiện truyền đạt các quy phạm pháp luật và quyếtđịnh hành chính Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ mang tính chất pháp lý khácnhau Văn bản có vai trò quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các
cơ quan, tổ chức Chức năng pháp lý của văn bản thể hiện rõ nét đối với vănbản quản lý nhà nước
Chức năng văn hóa – xã hội:
Văn bản là sản phẩm của giao tiếp hình thành trong cuộc sống hàngngày của con người Đồng thời văn bản cũng là một phương tiện giao tiếp.Trong văn bản có thể chứa đựng các thông tin về lịch sử, văn hóa của conngười Có thể học tập được rất nhiều để nâng cao trình độ hiểu biết về vănhóa, xã hội
Trang 161.2.3 Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ
Nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của UBND quận Tây Hồ:
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn quậnTây Hồ UBND quận Tây Hồ đã xây dựng và ban hành nhiều loại văn bảnkhác nhau:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị,…
- Văn bản hành chính thông thường: Quyết định, công văn, báo cáo,thông báo, kế hoạch, giấy mời,…
- Cấp huyện: UBND các phường, các trung tâm, Ban quản lý dự án,Công an quận, Ban thường trực,…
- Cơ quan, tổ chức khác: Các công ty, chi nhánh công ty,…
Tiếp nhận các loại băn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Kếhoạch,…
Tổng số văn bản đi, văn bản đến từ năm 2013 - 2015
Năm 2013, theo Báo cáo số 340/BC – UBND của Uỷ ban nhân dânquận Tây Hồ ngày 18/12/2013 về Công tác văn thư – Lưu trữ quận Tây Hồnăm 2013, Văn phòng HĐND&UBND quận đã tiếp nhận 5706 văn bản đến,tham mưu phát hành 6749 văn bản đi
Trang 17Năm 2014, theo Báo cáo số 374/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận Tây
Hồ ngày 31/12/2014 về Tổng kết công tác năm 2014 và phương hướng nhiệm vụcông tác văn thư, lưu trữ năm 2015, tại bộ phận Văn thư của UBND quận Tây Hồ
đã tiếp nhận 5925 văn bản đến, tham mưu phát hành 6920 văn bản đi
Năm 2015, theo Báo cáo số 15/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quậnTây Hồ ngày 19/01/2016 về Tổng kết công tác năm 2015 và phương hướngnhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, tại bộ phận Văn thư của UBNDquận Tây Hồ đã tiếp nhận 6220 văn bản đến, tham mưu phát hành 7160 vănbản đi
Bảng 1.1 Số lượng văn bản đi đến từ năm 2013 - 2015
Biểu đồ tình hình quản lý văn bản đi – đến từ năm 2013 - 2015
=> Nhận xét: Từ năm 2013-2015 số lượng văn bản đi, văn bản đến củaUBND quận Tây Hồ liên tục tăng tăng
Trang 18Văn bản tăng từ 6749 văn bản xuống còn 7160 văn bản (tăng 411 vănbản).
Văn bản đến tăng từ 5706 văn bản lên 6220 văn bản (tăng 514 văn bản).Lượng văn bản đi – đến của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ khá lớn,mỗi năm ban hành và tiếp nhận trên 5000 văn bản, trung bình mỗi ngày cóhàng chục văn bản được ban hành và tiếp nhận
Với số lượng văn bản lớn như vậy nếu quản lý bằng hình thức truyềnthống khó có thể đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc Để nâng caochất lượng quản lý văn bản việc tiến hành quản lý văn bản trong môi trườngmạng với sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng là rất cần thiết
1.3 Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
1.3.1 Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản
Để thực hiện công tác quản lý văn bản, UBND quậnTây Hồ đã trang bịcác cơ sở vật chất cần thiết: máy fax, máy in,máy photocopy, hệ thống sổquản lý văn bản
UBND quận trang bị mỗi công chức chuyên môn được 01 máy tính,hòm thư điện tử phục vụ cho tiếp nhận và trao đổi thông tin, văn bản trênmạng, các phòng chuyên môn có hòm thư điện tử riêng, đều được kết nốimạng internet, mạng LAN,
Hiện nay, UBND quận bố trí 02 công chức và 01 lao động hợp đồng cótrình độ cử nhân hành chính và luật thư thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận văn bảnđến, ban hành văn bản đi, cập nhật thông tin văn bản đi, đến, chuyển nhận vănbản đi đến các cơ quan chuyên môn
1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
Công tác quản lý văn bản tuân thủ nguyên tắc quy định trong Thông tư07/2012/TT – BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trang 19Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tạiVăn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản đượcđăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng
ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhọặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹngiờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giaongay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục pháthành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước phải được đăng ký,quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
1.3.3 Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
Theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của BộNội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cuả cơ quan
1.3.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi
Hình 1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi
B1:Kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn
bản, ghi ngày, tháng của
văn bản
B2:Đăng ký văn bản đi:cơ quan đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi
B3:Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
B4:Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi
B5:Lưu văn bản đi
Trang 20Mô tả chi tiết:
B1 Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày văn bản, ghi ngày, tháng của văn bản Ghi số theo hệ thống sốchung của Ủy ban do văn thư quản lý
B2 Đăng ký văn bản đi
Tất cả các văn bản đi được đăng ký vào Sổ quản lý văn bản đi và lấy số
để quản lý văn bản của đơn vị, bản gốc của văn bản phải được lưu tại bộ phậnvăn thư
Đánh số đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số văn bản ban hành/nămban hành/chữ viết tắt tên loại văn bản – chữ viết tắt tên cơ quan
Đánh số đối với văn bản hành chính: Số của văn bản hành chính là sốthứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm
Đối với văn bản mật được đăng ký vào một sổ với một hệ thống sốriêng
B3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
Văn bản đi sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền được nhân bản,đóng dấu và gửi đến các đơn vị có liên quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóngdấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyênngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo đúng quy định
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trangvăn bản
Trang 21Các văn bản khẩn, mật phải được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mậttrước khi phát hành.
B4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát vănbản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phátngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếptheo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từngày ký văn bản
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do cán bộ Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quanchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng kývào sổ
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể nhưsau: Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm vănbản không bị thiếu hoặc thất lạc
Trang 22Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết
B5 Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chínhlưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dântộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chínhxác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
Trang 231.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến
Hình 1.3 Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đến
B1: Tiếp nhận, kiểm tra văn
bản đến
Tiếp nhận văn bản
Kiểm tra bì văn bản
B6: Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến
Giải quyết văn bản đến
Theo dõi giải quyết văn bản đến
Đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
đến
Trang 24Mô tả chi tiết:
B1 Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư tiến hành kiểm tra tình trạng
bì văn bản
B2 Phân loại, bóc bì, đống dấu đến
Bì văn bản có 02 loại:
- Loại được bóc bì: Văn bản gửi chung cho cơ quan
- Loại không được bóc bì: Gửi đích danh, chung đoàn thể, mật
Khi bóc bì dồn bì về phía tay trái cắt bì phía tay phải không làm mất số
ký hiệu của văn bản, địa chỉ nơi gửi Bì khẩn và hỏa tốc bóc trước Khi bóc bìđối chiếu số, ký hiệu ngoài bì với số ký hiệu văn bản Trong một số trườnghợp giữ lại bì đính kèm văn bản làm bằng chứng
Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thưcủa cơ quan đều phải được đóng dấu đến và ghi các thông tin trên dấu đến
B5 Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyểngiao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giaovăn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản
Trang 25Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạogiải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thưđơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm cơ quan sẽ lập Sổ chuyển giaovăn bản đến cho phù hợp
B6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến:
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó(kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình lãnh đạo ủyban xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bảntham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,đôn đốc về thời hạn giải quyết
Lãnh đạo ủy ban giao cho Chánh Văn phòng người được giao tráchnhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Cán bộ làm công tác quản lý văn bản có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báocáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệmtheo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
Trang 26Tiểu kết chương 1
Chương 1 nghiên cứu vấn đề lý luận về công tác quản lý văn bản tạiUBND quận Tây Hồ Trên cơ sở hệ thống hóa các văn bản, tài liệu về côngtác quản lý văn bản đưa ra các lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản.Khái quát chung về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ, đưa ra
số lượng văn bản cụ thể, từ đó khẳng định chuyển từ hình thức quản lý vănbản truyền thống sang hình thức quản lý trong môi trường mạng với sự hộ trợcủa phần mềm quản lý là cần thiết
Trang 27Chương 2.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TRONG MÔI
TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Cơ sở hạ tầng thông tin của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ
2.1.1 Phần cứng
Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện;
bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện (Luật công nghệ thông tin67/2006/QH11 ngày 29/6/2006)
Trang thiết bị phần cứng gồm có: Máy chủ (server), Máy trạm(workstation), máy in (printer), thiết bị mạng và các thiết bị truyền thông
Máy chủ (server) là một máy tính được nối mạng, có IP tĩnh, có năng lực
xử lý cao và trên máy đó người ta cài đặt các phần mềm để phục vụ cho các máytính khác (máy trạm) truy cập để yêu cầu cung cấp các dịch vụ và tài nguyên
Máy chủ đặt tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây hồ và tổ chứcthành mạng cục bộ (LAN) để làm trung tâm quản lý và khai thức dữ liệuchung toàn quận Mạng này kết nối với các máy trạm được đặt tại các phòng,ban, ngành thuộc UBND quận và UBND các phường thuộc quận (gọi tắt làđơn vị thành viên)
Tên của máy chủ: Đối với người dùng ở trong hệ thống mạng nội bộLAN của UBND quận thì sử dụng tên máy chủ là “192.168.4.9” đăng nhậpvào hệ thống Đối với người dùng ngoài mạng nội bộ LAN của UBND quậnTây Hồ (trên internet) thì sử dụng tên máy chủ là “123.25.28.52”
Hệ thống mạng trung tâm do Văn phòng HĐND&UBND quận chịutrách nhiệm thiết kế, cài đặt, quản trị và nâng cấp nhằm đảm bảo yêu cầu kỹthuật cần thiết phục vụ cho việc quản lý, điều hành nội bộ bằng mạng tin học
Trang 28Máy trạm (workstation)và các thiết bị tin học đặt tại các đơn vị thànhviên Máy trạm được thiết kế dành để chạy các chương trình ứng dụng, phục
vụ cho nhiều người dùng cùng một lúc, có thể được kết nối với nhau quamạng máy tính UBND quận Tây Hồ có 68 máy trạm đặt tại các phòng bankết nối với máy chủ đặt tại Văn phòng HĐND&UBND
Thiết bị mạng và thiết bị truyền thông: Router (Bộ định tuyến), switch(Bộ chuyển mạch), các thiết bị wireless, NIC (Network Internet Card – Cardmạng), Modem (Bộ điều hợp), Repeater (Bộ chuyển tiếp), Hub (Concentrator– Bộ tập trung), Bridge (Cầu nối), Gateway (Cổng nối), Lab center (Quản lýcác môi trường thử nghiệm), thiết bị mạng không dây, thiết bị thi công mạng
2.1.2 Phần mềm
Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu,
mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định
2.1.2.1 Phần mềm quản trị hệ thống
Phần mềm quản trị hệ thống là tập hợp các chương trình quản lý tàinguyên máy tính và các thiết bị kết nối với máy tính thiết kế cho việc vậnhành và điều khiển phần cứng máy tính và cung cấp một kiến trúc cho việc
chạy phần mềm ứng dụng , được cài đặt trên máy chủ, giúp người sử dụngkhai báo các thông tin dùng cho toàn bộ phân mềm, quản lý việc truy cậpphần mềm của những người sử dụng và bảo trì cơ sở dữ liệu
Web server trao đổi thông tin với máy trạm thông qua trình duyệt giaothức http (Hypertext Transmision Protocol) Nó nhận các truy vấn và thôngtin của người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trìnhtương ứng và gửi trả kết quả lại cho trình duyệt hiển thị
Trang 292.1.2.2 Phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng là phần mềm được xây dựng để giải quyết cáccông việc một cách tự động Phần mềm ứng dụng tại UBND quận Tây Hồ baogồm các phần mềm chính sau:
- Phần mềm quản lý hồ sơ một cửa cấp quận
- Phần mềm quản lý hồ sơ một cửa cấp phường
- Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo
- Phần mềm quản lý hộ tịch
- Phần mềm E- Office – Văn phòng điện tử
Trong các phần mềm ứng dụng trên, E - Office là phần mềm được ứngdụng vào công tác quản lý văn bản đi đến
Phần mềm ứng dụng được cài đặt trên các máy trạm để tạo lập môitrường làm việc
2.1.3 Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các
thiết bị lưu trữ nhằm thõa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời củanhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc vớinhững mục đích khác nhau và được tổ chức theo mô thình nhất định
Cơ sở dữ liệu của UBND quận Tây Hồ gồm có: Các cơ sở dữ liệu phầnmềm ứng dụng, các tệp (files) cơ sở dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc chứađựng thông tin
Cơ sở dữ liệu được quản lý và lưu trữ trên máy chủ (Server) đạt tại Vănphòng HĐND&UBND quận Tây Hồ
Các cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi phân cấp quản lý của đơn vị thànhviên được lưu trữ và quản lý trên máy trạm đặt tại đơn vị thành viên
Trang 30Cơ sở dữ liệu được thiết kế cho phép người dùng lưu trữ thông tin, truyxuất thông tin và cập nhật dữ liệu.
Lưu trữ thông tin
Người dùng
Truy xuất thông tin và cập nhật dữ liệu
Hình 2.1 Mô hình truy cập cơ sở dữ liệu của người dùng
Quá trình cập nhật dữ liệu giữa máy chủ và máy trạm luôn diễn ra vàđược thực hiện với 3 thao tác: Insert, update, delete Khi khai thác dữ liệumáy trạm sẽ gửi truy vấn tới máy chủ và máy chủ sẽ gửi về máy trạm kết quảtruy vấn Dữ liệu truy vấn được mã hóa tại máy trạm và giải mã tại máy chủ
Dữ liệu trả lời được mã hóa tại máy chủ và giải mã tại máy trạm
Cơ sở dữ liệu
Trang 31Hình 2.2 Mô hình cập nhật và khai thác dữ liệu giữa máy trạm và máy chủ
Hình 2.3 Mô hình mã hóa dữ liệu trên đường truyền
2.2 Khái quát về phần mềm E – Office
2.2.1 Nguồn gốc
E-OFFICE là phần mềm quản lý theo mô hình văn phòng điện tử được
cung cấp bởi T.H.A TECHNOLOGY DESIGN CO.,LTD
T.H.A là một Công ty được thành lập theo Luật Doanh nghiệp của Việt Namvào ngày 31 tháng 3 năm 2010, có trụ sở chính tại Hà Nội Tên tiếng Việt củaCông ty là “ Công ty TNHH tư vấn thiết kế công nghệ và dịch vụ tổng hợpTHA ”, tên quốc tế là T.H.A TECHNOLOGY DESIGN CO.,LTD, tên viết tắtđược dùng là THASoft
Trong lĩnh vực dịch vụ lập trình, T.H.A TECHNOLOGY DESIGNCO.,LTD đang hướng vào các thị trường và khu vực các nước phát triểnnhư: Châu Âu và Nhật BảnT.H.A phấn đấu trở thành một Công ty dịch vụlập trình với tầm vóc quốc tế
Trang 32T.H.A TECHNOLOGY DESIGN CO.,LTD cũng tham gia tích cực vàothị trường trong nước với việc phát triển các ứng dụng và tích hợp giải pháp.Đặc biệt, tại Việt Nam Công ty đi tiên phong trong lĩnh vực tư vấn phát triển các
hệ thống Công nghệ thông tin và phần mềm phức tạp có quy mô lớn và có tầmảnh hưởng lớn
E-OFFICE là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý văn bản đến, văn bản
đi và hồ sơ công việc gồm việc lưu trữ văn bản và quản lý quá trình xử lý vàthông tin xử lý đối với các văn bản trong hệ thống Để nâng cao chất lượngcông tác quản lý UBND quận Tây Hồ đã mua phần mềm này từ THASoft
E-Office sử dụng giao thức TCP/IP (Transfer Control Protocol/InternetProtocol – tập hợp các chuẩn dùng cho quá trình truyền và sửa lỗi dữ liệu) đểkết nối mạng thành viên Văn bản đi đến có thể dễ dàng tích hợp với giao thứcTCP/IP để mã hóa dữ liệu trên đường truyền Trên một đường truyền giữamáy trạm (workstation) và máy chủ (server) sẽ được mã hóa từ điểm đầu đếnđiểm cuối và vì thế nội dung sẽ được bảo mật.TCP/IP là một bộ giao thứctruyền thông cài đặt trồng giao thức mà internet và hầu hết các mạng máy tínhthương mại đang chạy trên đó
Trang 332.2.2 Tính năng của phần mềm E- Office
Hình 2.4 Hình ảnh về E - Office Phần mềm e – office bao gồm các tính năng sau:
- Quản lí văn bản đi đến và hồ sơ công việc
- Nhắc việc
- Quản lý lịch công tác
- Thăm dò ý kiến
- Quản lý gửi nhận tài liệu
- Quản lý hồ sơ tài liệu dùng chung
- Quản lý tin nhắn, e – mail, chatting, sms
- Quản lý Cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy
- Quản lý sổ địa chỉ, danh bạ
Trang 34Phần mềm E - Office có nhiều tính năng, tuy nhiên mỗi tính năngtương đương với một phần mềm hoàn chỉnh Quản lý văn bản đi đến tại Uỷban nhân dân quận Tây hồ chỉ sử dụng một tính năng là quản lý văn bản điđến và hồ sơ công việc.
2.2.3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm
- Lãnh đạo theo dõi được tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức để
có thể chỉ đạo kịp thời, đảm bảo thông suốt công việc Việc điều hành, xử lý,giải quyết, theo dõi công việc được thực hiện nhanh chóng hơn, đơn giản hơn,hiệu quả hơn
- Tạo ra một môi trường trao đổi, xử lý thông tin trong nội bộ thông quamạng máy tính Tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụngthông tin điện tử, cùng với việc nâng cao trình độ quản lý, nâng ca hiệu quảtrong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, cán bộvới sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần nângcao hiệu quả quản lý điều hành và xử lý công việc
2.3 Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây Hồ
Môi trường mạng: Là môi trường trong đó thông tin được cung cấp,
truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin(theo Khoản 3 Điều 4 Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng
6 năm 2006)
Quản lý văn bản bằng điện tử với 2 dạng là clone (offline) và online(dựa trên nền công nghệ web)
UBND quận Tây Hồ quản lý văn bản đi đến dưới dạng online
Tính năng quản lý văn bản của phần mềm E – Office ứng dụng tạiUBND quận Tây Hồ với 2 trình duyệt là phần mềm quản lý văn bản và điềuhành nội bộ và phần mềm chuyển nhận văn bản
Trang 35Trình duyệt quản lý văn bản và điều hành nội bộ
Trang 36Mô hình tương tác giữa người dùng và hệ thống
Người dùng
Hình 2.5 Mô hình tương tác giữa người dùng với hệ thống dữ liệu
Người dùng đăng nhập hệ thống vào quản lý văn (văn bản đi/văn bảnđến) có thể thực hiện các hoạt động xử lý: Nhập mới, tìm kiếm, chỉnh sửa, in
vị đăng ký tài khoản với Văn phòng theo mẫu đăng ký
thống
Quản lý văn bản
Xử lý
In sổ
Chỉnh sửa
Tìm kiếm
Trang 37Người sử dụng có trách nhiệm giữ bí mật tên truy cập (User) và mậtkhẩu (passwword) của cá nhân mình, sau khi được bàn giao tài khoản phải đổimật khẩu cá nhân để đảm bảo tính bảo mật.
Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2.6 Biểu đồ phân cấp chức năng của trình duyệt quản lý văn bản đi - đến
Quản lý văn bản đi – đến
Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đi
Trang 38Khởi động trình duyệt quản lý văn bản và điều hành nội bộ
Hình 2.7 Giao diện bên ngoài trình duyệt quản lý văn bản và điều hành nội bộ
Để mở được trình duyệt chỉ cần kích chuột vào biểu tượng trình duyệtphần mềm quản lý văn bản và điều hành nội bộ trên màn hình máy tính
Để vào được phần quản lý văn bản bên trong của trình duyệt người sửdụng phải điền đúng tên người dùng vào Tên đăng nhập, mật khẩu của ngườidùng vào phần Mật khẩu rồi chọn đăng nhập
Giao diện bên trong của trình duyệt sẽ hiện ra
Trang 39Hình 2.8 Giao diện bên trong trình duyệt quản lý văn bản
Sau khi đăng nhập người dùng sẽ thấy các nhóm chức năng:
- Thuộc tính văn bản Nhóm này bao gồm: quản lý người ký, chức vụngười ký, quản lý độ mật, quản lý độ khẩn, quản lý nơi gửi đến, quản lý khuvực, quản lý lĩnh vực quản lý loại văn bản
- Văn bản đến Nhóm này gồm: Nhập mới, Danh sách văn bản, Tìmkiếm và in ấn
- Văn bản đi Nhóm này gồm: Nhập mới, Danh sách văn bản, Tìm kiếm
- Trình duyệt cho phép quản lý văn bản đi, văn bản đến theo nhiều sổvăn bản đi, văn bản đến; các sổ văn bản đi, trong mỗi sổ văn bản số thứ tự vănbản được tự động nhảy tăng dần
- Trình duyệt cho phép gắn nội dung toàn văn của văn bản đi, văn bảnđến theo định dạng file pdf vào hệ thống
Ví dụ: Muốn thực hiện chức năng quản lý văn bản đến người sử dụng có thể chọn Văn bản đến phần Nhập mới để thêm mới văn bản
Trang 40Hình 2.9 Giao diện đăng ký văn bản đến
Để thêm mới văn bản người dùng cần điền đầy đủ thông tin của vănbản cần cập nhật Nếu là cán bộ, công chức chỉ có thể tra cứu được các vănbản không giới hạn sử dụng Để thực hiện các chức năng khác của trình duyệtnhư thêm mới, sửa hoặc xóa nội dung văn bản đã cập nhật chỉ có cán bộ làmcông tác văn thư
Trình duyệt chuyển nhận văn bản:
- Gửi nhận văn bản
- Theo dõi xử lý văn bản
Khởi động trình duyệt chuyển nhận văn bản