MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 5 1. Chức năng 5 2. Nhiệm vụ. 6 3. Cơ cấu tổ chức 6 CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 8 I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 8 1. Chức năng 8 2. Nhiệm vụ 8 3. Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 9 II. XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 9 CHƯƠNG 3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 12 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 12 1. Chức năng của người Thư ký văn phòng 12 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng 12 3. Đánh giá hoạt động của người Thư ký Văn phòng tại Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 13 II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 14 1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 14 1. Cách thức quản lý văn bản đi đến. 15 PHẦN III. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 18 CHƯƠNG 1. THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 18 I. TIẾP KHÁCH 18 1. Đón khách 19 2. Giải quyết công việc cho khách 19 II. ĐÃI KHÁCH 20 1. Lựa chọn hình thức đãi khách 20 2. Chuẩn bị hình thức đãi khách 21 CHƯƠNG 2. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP,XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23 I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23 II. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 24 1. Ưu điểm 24 2. Nhược điểm 25 CHƯƠNG 3. THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 26 I. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP 26 II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 26 1. Trước khi tiến hành hội họp 26 2. Tiến hành hội họp 27 3. Kết thúc hội họp. 28 III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 28 CHƯƠNG 4. THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 29 I. TRƯỚC KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 29 II. TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30 III. SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30 CHƯƠNG 5. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG 31 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG 31 CHƯƠNG 6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỞI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 32 I. GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO 32 II. GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI 32 III. GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 33 IV. GIAO TIẾP VỚI ĐẠI BIỂU, KHÁCH 34 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 CHƯƠNG I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 36 I. ƯU ĐIỂM 36 II. HẠN CHẾ 36 CHƯƠNG II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 37 LỜI CẢM ƠN 39 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ .4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Chức Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ .8 I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ Chức Nhiệm vụ Sơ đồ hóa cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ .9 II XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ CHƯƠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 12 I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 12 Chức người Thư ký văn phòng 12 Nhiệm vụ quyền hạn người Thư ký văn phòng 12 Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đánh giá hoạt động người Thư ký Văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 13 II KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ .14 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng .14 Cách thức quản lý văn đến 15 PHẦN III NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG .18 TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 18 CHƯƠNG THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 18 I TIẾP KHÁCH 18 Đón khách 19 Giải công việc cho khách .19 II ĐÃI KHÁCH 20 Lựa chọn hình thức đãi khách .20 Chuẩn bị hình thức đãi khách 21 CHƯƠNG THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP,XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23 I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 23 II ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 24 Ưu điểm 24 Nhược điểm 25 CHƯƠNG THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP .26 I MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP 26 Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội II QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP .26 Trước tiến hành hội họp 26 Tiến hành hội họp 27 Kết thúc hội họp 28 III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 28 CHƯƠNG THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 29 I TRƯỚC KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 29 II TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC 30 III SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC .30 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG 31 I ĐÁNH GIÁ CHUNG .31 CHƯƠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỞI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG .32 I GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO 32 II GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI .32 III GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP .33 IV GIAO TIẾP VỚI ĐẠI BIỂU, KHÁCH .34 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 CHƯƠNG I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 36 I ƯU ĐIỂM .36 II HẠN CHẾ .36 Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG II ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 37 LỜI CẢM ƠN 39 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - đại hoá, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao để hòa nhập nển kinh tế thới giới Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt máy quan nhà nước doanh nghiệp,điều đòi hỏi phải có đổi trọng công tác quản lý nước ta đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào công tác quản lý công phát triển kinh tế đất nước Ngày quan tổ chức công tác quản lý đặt hàng đầu, đặc biệt công tác hành văn phòng Cùng với nghiệp đổi công tác quản lý nước ta vai trò vị trí người Thư ký văn phòng quan, tổ chức điều tất yếu Vai trò người tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan việc trao đổi nâng cao chất lượng người Thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Để làm điều việc hoàn thiện kỹ cho người Thư ký quan trọng Nắm bắt thực tế xuất phát từ nhu cầu xã hội lực nhà trường, để góp phần nâng cao chất lượng đào tạo với phương châm gắn liền lí luận thực tiễn công tác đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng “học thật, thi thật để đời làm thật” Để đáp ứng phương châm trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực kế hoạch cho sinh viên năm thứ thực tập quan, đơn vị, tổ chức Mục đích đợt thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng lí thuyết học vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt rèn luyện phẩm chất đạo đức người thư ký văn phòng, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp hoàn thiện kĩ Hơn với đợt thực tập giúp sinh viên tiếp cận với thực tế không bó buộc lý thuyết, sinh viên có hội tiếp cận với quan hành nhà nước tích lũy kiến thức thực tiễn phục vụ việc học tập chuyên ngành.Tạo Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tảng vững cho sinh viên làm quen nhanh với công việc không bị bỡ ngỡ, giúp sinh viên tự tin động, vững vàng Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục đích đợt thực tập là: - Áp dụng kiến thức học vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán công chức Thư ký văn phòng tương lai - Học hỏi trao dồi thêm kiến thức trình thực tập sở Và sau hai tháng thực tập thực tế (từ ngày 16/03 đến 05/05/2015) UBND quận Tây Hồ nhờ giúp đỡ tận tình bác, anh, chị cố gắng thân, hoàn thành công việc thực tâp cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Thực Kế hoạch thực tập nhà trường, quan tâm tạo điều kiện khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận UBND quận Tây Hồ thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ xin báo cáo trình thực tập sau: - Nơi thực tập: UBND quận Tây Hồ - số 657 đường Lạc Long Quân – Tây Hồ - Hà Nội - Thời gian thực tập: từ ngày 10/03/2014 đến ngày 02/05/2014 - Cán hướng dẫn thực tập: Đặng Thanh Hằng – chuyên viên văn thư UBND quận Tây Hồ Dưới kết mà đạt thời gian thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ Bố cục báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm phần: LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP Qua xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô giáo trường, khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn cho suốt trình thực tập làm báo cáo Tôi xin gửi đến lãnh đạo UBND quận Tây Hồ lòng biết ơn chân thành đặc biệt chị Nguyễn Thị Hương- chuyên viên văn thư văn phòng quan hướng dẫn nhiệt tình cho suốt trình thực tập trình hoàn thành báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 29 tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Hương Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ Ủy ban nhân dân quận Tây hồ thành lập theo Nghị định 69/CP ngày 28/10/1995 cuả Chinh phủ, UBND Thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn quận ngày 10/01/1996 Do trình hoạt động thời kỳ khác nên UBND quận có thay đổi cấu tổ chức Hiện UBND quận có 13 phòng, ban , đoàn thực chức năng, nhiệm vụ theo lĩnh vực hoạt động Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch trung tâm văn hóa, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội.Quận nằm phía Tây Bắc cuả Hà Nội Diện tích 24,0km2 gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Phía Đông giáp quận Long Biên; Phía Tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía Nam giáp quận Ba Đình; Nơi có làng nghề truyền thống, nhiều di tích lịch sử có Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội giá trị tập trung xung quanh hồ Tây tạo danh lam thắng cảnh bật Quận Tây Hồ xác định trung tâm du lịch – dịch vụ trung tâm văn hóa, thủ đô Hà Nội Sau 19 năm thành lập, Đảng bộ, quyền nhân dân quận Tây Hồ vừa tiến hành xây dựng củng cố, kiện toàn tổ chức; vừa thực nhiệm vụ trước mắt lâu dài Dưới lãnh đạo Thành Uỷ, Hội đồng nhân dânThành phố, phối hợp Sở, Ban, Ngành Thành phố quận, huyện bạn Trong năm qua hệ thống trị ổn định, phát huy hiệu góp phần hoàn thiện tốt nhiệm vụ giao UBND Quận Tây Hồ hoạt động sở Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân năm 2003 theo Quy chế làm việc UBND Thành phố Hà Nội Để phù hợp với hoạt động quản lý Nhà nước địa bàn quận Tây Hồ, quận xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quy chế làm việc quận Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển trung tâm Thành phố.Như vậy, tương lai, Tây Hồ khu vực trung tâm Thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực ( bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học – công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế - xã hội quận nói riêng Thủ đô Hà Nội nói chung I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Chức Với tư cách quan Hành pháp, hành nhà nước, lãnh đạo Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Luật pháp, Pháp lệnh, Nghị quan Nhà nước cấp trên, HĐND & UBND quận Tây Hồ quan hành Nhà nước quận thi hành việc quản lý nhà nước phạm vi lãnh thổ quận mình, quan chấp hành Hội đồng nhân dân quận tất lĩnh vực: + Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí… Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội + Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại + Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang lực lượng quốc phòng toàn dân, thực chế độ chủ nghĩa quân Quản lý hộ tịch, hộ địa phương + Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội + Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân Nhiệm vụ UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường, đơn vị trực thuộc quận hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ cụ thể sau: + Xây dựng quy chế UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước + Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm lâu dài quận + Kết luận việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND Quận quản lý nhiệm vụ phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm, phát huy vai trò lãnh đạo tập thể UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ viên UBND quận Cơ cấu tổ chức HĐND & UBND quận Tây Hồ quan hành Nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/112003 Bộ máy hoạt động UBND quận Tây Hồ hệ thống phòng ban tổ chức theo cấu trực tuyến Nhiệm vụ lãnh đạo thực theo quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ (2011 – 2016) ban hành văn kèm theo Quyết định số 07/2011/QĐUBND ngày 05 tháng năm 2011 UBND Quận Tây Hồ Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG I ĐÁNH GIÁ CHUNG Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp, vấn đề quan trọng việc góp phần nâng cao hiệu suất lao động, thể mặt quan, tổ chức Phòng làm việc nhân tố góp phần vào hiệu lao động, nơi mà cán bộ, nhân viên UBND ngày cần sử dụng, việc xếp phòng làm việc khoa học vấn đề thiết yếu quan Văn phòng UBND quận Tây Hồ mô hình kiểu mẫu hầu hết tất quan Nhà nước * Ưu điểm: Văn phòng UBND quận Tây Hồ tổ chức cách khoa học, phòng có hệ thống ánh sáng phù hợp, có hệ thống cách âm giúp cho môi trường làm việc tránh xa tiếng ồn ảnh hưởng đến hiệu làm việc Văn phòng tổ chức cách khoa học rõ ràng, không phòng ban chung đụng Các phòng ban bố trí đầy đủ trang thiết bị cần thiết phù hợp cho công việc Phòng làm việc có cửa sổ bên khoảng thoáng mát, phòng làm việc có hoa tươi chậu cảnh tạo không khí thoải mái, nhà lát gạch sáng màu kết hợp với tường sơn màu sáng tạo cho phòng làm việc có khoảng rộng rãi Các tủ đựng tài liệu xếp hợp lý, bàn làm việc thoải mái phù hợp *Hạn chế: Tuy nhiên bên cạnh mặt ưu điểm bật đó, tồn số mặt hạn chế như: Một số phòng, ban trang thiết cũ khó đáp ứng nhanh phù hợp với công việc Số lượng máy photo nên nhiều lúc phải chờ đợi giảm hiệu lao động -Phía bên phòng lãnh đạo nên có thêm hàng ghế cho khách ngồi chờ đợi để giải công việc Nguyễn Thị Hương 31 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỞI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG Ngoài chuyên môn, trình độ cá nhân phải biết giao tiếp với đồng nghiệp với người xung quanh, đặc biệt kỹ kỹ thiếu người thư ký văn phòng Công việc người thư ký công việc đa dạng phong phú để hoàn thành tốt công việc thành công thiếu kỹ giao tiếp, thư ký phải tiếp xúc với nhiều mối quan hệ như: tiếp xúc với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, tiếp xúc với khách đến làm việc với quan…Dù thư ký làm việc cho doanh nghiệp hay tổ chức nhà nước bạn cần nắm vững đặc điểm, yêu cầu loại hình giao tiếp văn phòng để có hiệu công việc cao I GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO Đối với người thư ký việc giao tiếp với lãnh đạo vấn đề đáng quan tâm, với nhà lãnh đạo có phong cách làm việc khác tác phong giao tiếp khác nhau, người thư ký phải lựa chọn cho hình thức giao tiếp với lãnh đạo cho phù hợp Muốn có mối quan hệ tốt người thư ký cần phải biết nắm bắt hiểu người lãnh đạo Thư ký phải thể lịch thiệp trang phục cách giao tiếp, cách lại, với người thư ký mà nói cách khác tự tin vô quan trọng thể trang phục bạn mặc, bước chân bạn Đối với lãnh đạo người thư ký cần phải tỏ rõ tôn trọng lễ độ không cười đùa, cợt nhả Tuy nhiên không câu nệ, nói chung người thư ký cần phải có kỹ quan sát khéo léo ứng phó với trạng thái cách tự nhiên II GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI Khi giao tiếp với cấp điều đáng quan tâm, thể chất người phần sở đánh giá nhân cách Với vai trò người thư ký việc giao tiếp, ứng xử với cấp điều quan trọng, Nguyễn Thị Hương 32 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội lấy tôn trọng cấp Khi giao tiếp với cấp dưới, thư ký phải tỏ người lịch sự, cư xử công bằng, phản hồi tích cực, phải tạo bầu không khí tin cậy lẫn nhau, bầu không khí hài lòng hăng hái với người cấp để cổ vũ cấp hết lòng công việc Khi giao tiếp với cấp dưới, nên sử dụng nghi thức lịch sự, đơn giản; thư ký phải nghiêm túc thực nguyên tắc, chuẩn mực quan; không dùng lời lẽ thô lỗ hay bôi bác; lắng nghe ý kiến đóng góp cấp cho kế hoạch quan; không nên tiết kiệm lời khen hào phóng lời phê bình phải tin tưởng vào cấp dưới; biết cảm thông, chia sẻ hay tỏ thái độ với họ cách khôn khéo hợp lý III GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP Trong phạm vi hoạt động quan người thư ký hoạt động độc lập để hoàn thành nhiệm vụ giao mà cần phải có kết hợp phòng ban, nhân viên quan Thư ký thực nhiệm vụ thiết lập mối quan hệ với nhân viên quan chất lao động tập thể thể liên kết lao động cá nhân Khả thiết lập mối quan hệ với đồng nhiệp phụ thuộc vào trình độ giao tiếp ứng xử vận dụng kỹ người thư ký tỏng giao tiếp, mong đợi hợp tác, tin cậy, thiện chí nhân viên khác quan - Luôn học hỏi đồng nghiệp: Bất kỳ cá nhân có điểm tốt cho người khác học tập Chúng ta học đồng nghiệp học thành công, kể học thất bại họ - Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp: Vui vẻ, chan hòa với đồng ngiệp, chia sẻ thông tin đồng nghiệp Chia sẻ thông tin nghĩa gặp nói ấy, để lộ thông tin bảo mật.Không nên sống khép kín, không giao tiếp để trở thành người bí hiểm, lập dị - Tích cực giúp đỡ đồng nghiệp: Giúp đỡ đồng nghiệp vô tư điều kiện người thư ký có thể, tạo ấn tượng tốt từ đồng nghiệp, tỏ người đáng tin cậy, hình thành niềm tin, từ hình thành uy tín bạn Nguyễn Thị Hương 33 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội bè, đồng nghiệp Giúp đỡ đồng nghiệp nghĩa làm thay họ, che giấu khuyết điểm họ - Không đùa cợt nhược điểm đồng nghiệp: Không lấy nhược điểm đồng nghiệp để giễu cợt, nhạo báng Bởi có nhược điểm không muốn người khác động chạm đến.Không lấy nỗi đau người khác làm trò đùa - Tôn trọng cá tính, riêng tư đồng nghiệp, không áp đặt quan điểm, lẽ sống người khác Tôn trọng giá trị người khác, dù giá trị không với Đừng can thiệp sâu vào chuyện riêng đồng nghiệp, không nên hỏi thẳng thừng hay đồn thổi nói chuyện riêng họ IV GIAO TIẾP VỚI ĐẠI BIỂU, KHÁCH Thư ký người trực tiếp đảm nhận công việc tiếp khách dù khách lãnh đạo hay khách phòng ban chức thư ký giữ vai trò phân loại khách sơ bước đầu chuẩn bị cho trình giao tiếp, chất lượng làm việc trình giao tiếp người thư ký tiêu chuẩn để khách đánh giá hệ thống quan, thư ký mặt quan tham gia tiếp khách, giao tiếp với khách, phản ánh trình độ văn hóa công sở quan Như giao tiếp với khách không đơn giao tiếp người với người, không đơn giải công việc mà nghệ thuật ứng xử, giao tiếp cho phù hợp với môi trường văn hóa công sở Việt Nam Để giao tiếp với khách có hiệu người thư ký cần tiến hành công việc sau: + Xây dựng nội quy tiếp khách + Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp + Chuẩn bị thông tin liên quan + Xác định thời gian tối thiểu tối đa cho phép thực hoạt động giao tiếp tránh rườm rà thời gian khách Thư ký gặp khách tức giận phải bình tĩnh; để khách giải tỏa Nguyễn Thị Hương 34 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nỗi lòng lát phải giải cho khách hàng bớt giận không tỏ thái độ với khách Ngoài giao tiếp trực diện thư ký giao tiếp không trực diện điện thoại, thư điện tử, báo cáo Thư ký phải có kỹ giao tiếp không trực diện để mà đối tượng giao tiếp không tiếp xúc trực tiếp có trao đổi cách thoải mái, có ấn tượng tốt thư ký đánh giá tốt quan Thư ký phải có kỹ giao tiếp điện thoại, thư điện tử, báo cáo việc giao tiếp đạt hiệu cao Thư ký người quan thiết lập quan hệ giao tiếp với khách lại người trực tiếp thay mặt quan, thay mặt lãnh đạo giải công việc cho khách, để làm tốt điều yêu cầu người thư ký cần biết vận dụng kỹ mềm kỹ giao tiếp, không ngừng học hỏi trau dồi thêm để đạt hiệu định, mang lại nhìn đầy thiện cảm hài lòng khách đến quan Nguyễn Thị Hương 35 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ CHƯƠNG I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN Trong nghiệp đổi công tác quản ý nước ta nay, xuất vị trí người thư ký văn phòng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Đối với văn phòng quan mà nói vai trò, nhiệm vụ người thư ký đóng góp nhiều đến thành công công việc lãnh đạo Để làm điều đòi hỏi người thư ký phải có trình độ chuyên môn, có kỹ cần thiết kỹ giao tiếp, kỹ làm việc nhóm, kỹ làm việc độc lập I ƯU ĐIỂM Thực công tác soạn thảo ban hành văn tương đối tốt, thể thức hoàn chỉnh nội dung Tuân thủ quy định quan tiếp khách đãi khách Thực tốt công tác nhiệm vụ giao tổ chức hội nghị, chuẩn bị nội dung chuyến công tác cho lãnh đạo Quản lý phục vụ tốt công việc phục vụ công tác văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc trang thiết bị máy tính, máy in II HẠN CHẾ Đôi chồng chéo công việc xếp thời gian chưa khoa học Còn thiếu linh hoạt trình xử lý tình huống, chưa khao học linh hoạt Quản lý văn có phần chưa hệ thống chặt chẽ Tóm lại thư ký đóng vai trò vô quan trọng công tác văn phòng quan, người trực tiếp giải giúp việc cho lãnh đạo quan, người thiếu hệ thống văn phòng tổ chức hay quan Nguyễn Thị Hương 36 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG II ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Thư ký vị trí quan trọng thiếu quan tổ chức nói riêng văn phòng UBND quận Tây Hồ nói chung Thư ký góp phần quan trọng vào thành công công việc quan Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, giúp quan hoạt động vững mạnh đạt hiệu cao công việc, không nói đến tầm quan trọng văn phòng người thư ký văn phòng, sau số ưu nhược điểm mà nhận thấy công tác văn phòng người thư ký Văn phòng UBND quận Tây Hồ Để giúp quan hoạt động vững mạng đạt hiệu cao công việc sau xin đưa số ý kiến, đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn phòng người thư ký: Để nâng cao chất lượng làm việc phải đồng thời thực hiện đại hóa người sở vật chất Người thư ký phải nâng cao trình độ chuyên môn nữa, đào tạo trình độ lẫn đạo đức nghề nghiệp Cơ sở vật chất phải nâng cấp đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị phải đáp ứng phù hợp với nhu cầu sử dụng Lãnh đạo HĐND&UBND quận lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND cần quan tâm đến cán nhân viên, kịp thời khen thưởng cán bộ, cá nhân, phòng ban thực tốt nhiệm vụ giao, thúc đẩy tinh thần làm việc hiệu Cần sâu sát việc kiểm tra hoạt động phòng, ban, đạo đôn đốc kịp thời công việc mà phòng ban cần giải quyết, tạo nên phong cách, tác phong làm việc nhanh nhẹn, tránh tình trạng việc tồn đọng mà nhân viên ngồi chơi, làm việc riêng.Phong cách làm việc người thư ký cần chuyên nghiệp nữa, trình tổ chức hội nghị cần tăng cường công tác chuẩn bị, đề mục đích rõ ràng để đạt hiệu cao Chú trọng khâu trình, chuyển giao văn bản, thư ký cần bồi Nguyễn Thị Hương 37 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội dưỡng thêm kiến thức chuyên môn công tác văn thư lưu trữ Các quy định, quy chế quan, văn phòng cần đưa thêm phần chế tài để việc thực quy định nghiêm túc hơn, tránh tình trạng quy định đưa nhân viên không tuân thủ Phong cách làm việc chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên văn phòng với nhau, cán quan khách đến quan UBND quận phải bước nâng cao lực cán bộ, đáp ứng kịp nhu cầu hoạt động quan, xã hội Cơ quan phải thường xuyên cử cán học tập, đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn thêm chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng trang thiết bị đưa vào sử dụng quan Quản lý chặt chẽ thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm Cần nâng cấp cài đặt phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên bị lỗi tải nay, đảm bảo tính xác nhanh nhạy hoạt động quản lý văn Tăng cường tổ chức thực nghiêm túc công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn quan, kiểm tra tình hình hoạt động văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn bản, thất lạc văn Trên số ý kiến cá nhân trình thực tập UBND quận Tây Hồ, mong muốn công tác văn phòng người thư ký quan ngày đạt hiệu cao, đóng góp vào phát triển hành văn phòng nhà nước thời kỳ đổi đáp ứng nhu cầu thiết yếu xã hội Rất mong đề xuất cá nhân lãnh đạo quan quan tâm xem xét Nguyễn Thị Hương 38 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tháng thực tập thực tế Văn phòng UBND quận Tây Hồ quan hành nhà nước cấp quận thực tập thực tế hội tốt cho Hơn tạo điều kiện nhiều công việc để bộc lộ khả học hỏi thêm nhiều điều chưa biết Sau tháng thực tập UBND quận Tây Hồ thời gian thật bổ ích tôi.Có thể nói bước khởi đầu quan trọng giúp trưởng thành hơn, tự tin công việc sau này.Qua tạo điều kiện cho áp dụng lý thuyết trình học tập vào thực tế công việc mà trình giúp rèn luyện kỹ giao tiếp ứng xử quan.Đây điều kiện để sau hoàn thành trình học tập, bước vào môi trường làm việc không bỡ ngỡ, tự ti, lung túng giải công việc Những điều làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND quận Tây Hồ chưa đủ giúp tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan trọng.Song có thiếu sót, khuyết điểm không tránh khỏi Đợt thực tập giúp học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tế hành Nhà nước nói chung, hoạt động thường nhậ hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua thấy học sinh hành cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tiễn công việc làm tốt công việc trường, trở thành công chức Nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng Do thời gian thực tập không nhiều nên trình hoàn thành báo cáo, không mắc phải sai sót thiếu chi tiết mong thầy cô dẫn bỏ qua để báo cáo hoàn thiện Một lần nữa, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy, cô giáo, khoa Nguyễn Thị Hương 39 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Quản trị văn phòng đặc biệt cô Nguyễn Thị Thu Hường, bác lãnh đạo, anh chị cán công chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện giúp đỡ hướng dẫn tận tình thời gian thực tập vừa qua để hoàn thành tốt công việc giao, hoàn thành tốt đợt kiến tập mình, Tôi xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ ngày 29 tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Hương Nguyễn Thị Hương 40 Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục gồm: 01 Sơ đồ tổ chức máy hoạt động UBND quận Tây Hồ 02 Sơ đồ hóa cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ 03 Sơ đồ hóa quy tình quản lý văn đến UBND quận Tây Hồ 04 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn UBND quận Tây Hồ 05 Lịch tuần công tác UBND quận Tây Hồ 06 Văn quận Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy hoạt động UBND quận Tây Hồ Chủ tịch PCT phụ trách Kinh tế PCT phụ trách Văn xã PCT phụ trách đất đai, TTXD Công tác Nội Văn phòng HĐND&UB ND P Văn hóa -Thông tin P Tài nguyên môi trường P Tư pháp P Giáo dục Đào tạo P Quản lý đô thị P Nội vụ P Kinh tế P Y tế Ban bồi thường GPMB Ban QLDA XDHT KTXQ Hồ Tây QL chợ Ban P LĐTB&XH P Tài Kế hoạch Chi cục thuế Kho bạc Nhà nước Đội Quản lý thị trường số 11 thú y Trạm Trung tâm dân số KHH GĐ TT PT quỹ đất & QL tu hạ tầng đô thị Trung tâm thể dục thể thao Đội Thanh tra xây dựng Trung tâm Văn hóa Trung tâm Dạy nghề TT GDTX TT Y tế Nguyễn Thị Hương Ban QL dự án Đội trật tự GTVT Thanh tra Công an Ban huy quận Ban QL Hồ Tây Tòa án nhân dân Viện KSND Điện lực Tây Hồ Chi cục thi hành án P CS PC&CC Bắc Thăng Long Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 02:Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Chánh Văn phòng Phó CVP phụ trách công tác tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành công nghệ thông tin Phó CVP phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị tiếp dân Bộ phận cửa Bộ phận tiếp dân Bộ phận công nghệ thông tin Chuyên viên tham mưu trật tự xây dựng đô thị Phó CVP phụ trách công tác hành chính, quản trị Văn thư - Lưu trữ Quản trị, điện nước Tổ chức cán Tham mưu, tổng hợp Kế toán - Tài vụ Lái xe Đánh máy, in ấn Thi đua, khen thưởng Lễ tân - Phục vụ Bảo vệ Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ hóa quy tình quản lý văn đến UBND quận Tây Hồ STT Trách nhiệm 1.Văn thư Trình tự công việc Tiếp nhận, phân loại văn đến 2.LĐVP Đề xuất chuyển LĐUBND xử lý theo lĩnh vực quản lý 3.Văn thư Đăng ký văn đến 4.LĐUBND Quận Ý kiến đạo giải 5.Văn thư 6.Đơn vị/ cá nhân liên quan 7.Văn thư Cập nhật ý kiến đạo chuyển cho đơn vị liên quan Theo dõi, giải công việc Lưu hồ sơ Phụ lục 04 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn UBND quận Tây Hồ Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội STT Trách nhiệm Văn thư Lãnh đạo Văn phòng Văn thư Lãnh đạo UBND quận Trình tự công việc Tiếp nhận, phân loại văn đến Đề xuất chuyển Lãnh đạo UBND xử lý theo lĩnh vực quản lý Đăng ký văn đến Ý kiến đạo giải Văn thư Cập nhật ý kiến đạo chuyển cho đơn vị có liên quan Đơn vị, cá nhân liên quan Theo dõi, giải công việc Văn thư Lưu hồ sơ Nguyễn Thị Hương Lớp Thư Ký Văn Phòng K7