MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP. 4 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 4 1. Vài nét về UBND quận Tây Hồ 4 2.Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Tây Hồ: 7 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 7 2.2 Chức năng: 7 2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 2.4. Cơ cấu tổ chức của HĐND UBND quận Tây Hồ: 8 II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ: 12 1. Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ. 12 2. Nhiệm vụ, quyền hạn, của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ: 13 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND Quận. 15 4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ 16 5. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng. 16 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ. 19 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 19 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 19 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ (phụ lục 03). 20 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND quận 20 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 20 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 23 2. Khảo sát về công tác văn thư 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ. 24 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 25 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 26 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 28 CỦA CƠ QUAN. 28 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 28 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND Quận Tây Hồ. 34 3.Soạn thảo “ quy chế văn hóa công sở” của cơ quan. 54 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 60 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 61 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập 64 PHẦN III. KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 65 1. Ưu điểm: 65 2. Nhược điểm: 66 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 66 1. Đối với UBND quận Tây Hồ. 66 2. Đối với nhà trường. 67 C.LỜI CẢM ƠN. 69 CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT. 70 PHỤ LỤC. 71
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 THỰC TẬP .4 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4 1 Vài nét về UBND quận Tây Hồ 4 2.Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Tây Hồ: 7 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ( phụ lục 01) 7 2.2Chức năng: .7 2.3Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 2.4 Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ: 8 II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND& UBND quận Tây Hồ: .11 1 Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ .11 2 Nhiệm vụ, quyền hạn, của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: 12 3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận .14 4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ ( xem phục lục 01) 15 5 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng 15 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 18 1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 18 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ (phụ lục 03) 19 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND quận (phụ lục 04 ) .19 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ lục 05) 19 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 22 2 Khảo sát về công tác văn thư 23 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 23 Nguyễn Thị Nguyệt Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 24 3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 25 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 27 CỦA CƠ QUAN .27 1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 27 CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TRỌNG TÂM CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ NĂM 2015( Ban hành kèm theo Chương trình số 66/Ctr-UBND ngày 19 tháng 3 năm 2015) 32 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND Quận Tây Hồ 32 3.Soạn thảo “ quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 53 4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 59 5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này .59 6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập 63 PHẦN III 64 KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 64 I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 64 1 Ưu điểm: 64 2 Nhược điểm: 65 II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm .65 1 Đối với UBND quận Tây Hồ .65 2 Đối với nhà trường 66 C.LỜI CẢM ƠN 68 CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT .69 PHỤ LỤC 01 69 Nguyễn Thị Nguyệt Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, khi Việt Nam đang chuyển mình từ nền công nghiệp thô sơ lạc hậu sang nền kinh tế công nghiệp phát triền kéo theo các ngành nông – lâm – ngư nghiệp ngày một phát triển Nhu cầu hội nhập kinh tế với tất cả các cường quốc kinh tế ngày càng cao kéo theo nguồn nhân lực ngày càng lớn, việc đào tạo nguồn nhân lực hội nhập nền kinh tế tăng cao cả về chất lượng và số lượng Đất nước ta cũng có những chính sách cần thiết để đáp ứng các nhu cầu cần thiết để đưa đất nước ngày một phát triển hơn Trong hơn 40 năm hình thành và phát triển cả về cơ sở vật chất lẫn đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm đã đưa Trường trung cấp Văn thư – Lưu trữ TW 1 lên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào năm 2011 dưới sự chỉ đạo của Bộ Nội Vụ Đội ngũ lao động có chất lượng cao, hoạt động trên nhiều lĩnh vực : Văn thư – Lưu trữ, Hành chính văn phòng Trường đã mở rộng quá trình giảng dạy1hơn như : Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Hành chính học…………… Trường Đại học Nôi Vụ Hà Nội đào tạo chuyên sâu ngành Quản trị văn phòng Sự ra đời của ngành đã thu hút rất nhiều các đơn đăng ký dự thi ở khắp mọi nơi, trường đã mở thêm cơ sở 2 ở Đà Nẵng để đáp ứng nhu cầu của sinh viên theo học Nhiều gia đình đã hướng cho con em mình theo học khoa Quản trị văn phòng Đối với bản thân em cũng vậy, trong quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, em thấy mình được mở rộng tầm quan trọng của mình khi theo học tại trường vì Quản trị văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong các cơ quan, đơn vị và các doanh nghiệp Thời bao cấp , văn phòng được quan niệm là một bộ phận có tính chất bàn giấy, rất thụ động, có sự tham gia của nhiều người, nhiều ban ngành mà công việc kém hiệu quả Từ khi nươc ta bước sang thời kỳ đổi mới , cả nước chuyển sang cơ chế thị trường và thực hiện công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, thì nhiều Văn phòng đã đổi mới về tổ chức, thiết bị, nghiệp vụ và đặc biệt là con người làm văm phòng Đổi mới công tác Văn phòng là quy luật tất yếu của thời đại ngày nay Vì nó chịu áp lực mạnh mẽ của cạnh tranh kinh tế, của cách mạng Nguyễn Thị Nguyệt 1 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa học công nghệ, sự bùng nổ thông tin và cả áp lực của xã hội Thực hiện tốt các công việc hành chính văn phòng thì các công việc khác trong cơ quan cũng thực hiện tốt.Trước yêu cầu của công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hội nhập kinh tế với các nước quốc tế, công tác hành chính có những bước phát triên phong phú và đa dạng.Vấn đề được đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức Mà ở đây đơn vị chịu trách nhiệm là văn sphòng; Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc cho các cơ quan tổ chức hoặc một doanh nghiệp mà ở đó còn diễn ra các hoạt động công tác văn thư lưu trữ, còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho các cơ quan, tổ chức đó Chịu trách nhiệm về chức năng tham mưu, hậu cần và tổng hợp những ý kiến quan trọng cho các cơ quan tổ chức; những cán bộ, chuyên viên trong văn phòng thường thực hiện các công việc như tổ chức mua các trang thiết bị cần thiết là nơi điều phối các hoạt động diễn ra trôi chảy và có sự thống nhất Đất nước phát triển kéo theo công tác văn phòng lại càng trở nên quan trọng hơn và cần thiết hơn bao giờ hết Ngoài ra, văn phòng còn là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của cơ quan Với phương châm của trường đặt ra sinh viên đã trau rồi những kiến thức nghề nghiệp, giảng viên trang bị cho viên những kỹ năng cần thiết để đáp ứng những nhu cầu của công việc đặt ra Không chỉ về chất lượng mà còn cả về số lượng, sinh viên còn được tiếp cận với các cơ quan, đơn vị để làm quen với môi trường thực tế, được thực hành các kỹ năng đã học, được áp dụng lý thuyết học ở trường vào công việc thực tiễn Sinh viên hòa nhập với các công việc và kỹ năng nghề nghiệp của mình, tự tin hơn khi được tiếp xúc, hòa nhập với công việc của mình Thời gian đi kiến tập hay thực tập là thời gian rất quan trọng đối với các sinh viên Sau quãng thời gian học tập ở trường trau rồi những kiến thức cơ bản và lý thuyết chuyên ngành và các nghiệp vụ cơ bản Được sự giới thiệu của Khoa Quản trị văn phòng và sự tiếp nhận của HĐND & UBND Quận Tây Hồ Được sự quan tâm của các quý thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô Nguyễn Thị Nguyệt 2 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bộ môn trong trường; em bắt đầu quá trình thực tâp của mình từ 09/03/2015 tới ngày 29/04/2015 tại phòng văn thư của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập tại cơ quan, trong quá trình làm việc em được chị Trần Thị Thu Huyền là cán bộ của phòng Lưu Trữ UBND quận Tây Hồ em đã trực tiếp tham gia quá trình công tác quản lý văn bản, nhập hồ sơ và các cô, chú, anh, chị trong cơ quan giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình Do đây là lần đầu trực tiếp, tiếp xúc với công việc hơn nữa khả năng nhận thức và kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế, vì vậy báo cáo này còn nhiều thiếu sót nhất định.Đây là thời gian em được học hỏi và được làm việc như một nhân viên văn phòng, được áp dụng những kỹ năng và kiến thức đã học ở trường vào công việc của mình.Trong thời gian kiến tạp cho em những bài học kinh nghiệm quý báu, những kỹ năng cần thiết về khoa Quản trị văn phòng mà trong thời gian học tập ở trường em chưa có cơ hội.Lời mở đầu thay cho lời giới thiệu của em về báo cáo kiến tập tại cơ quan Em rất mong được sự nhận xét, đánh giá và đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cán bộ trong cơ quan để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm kinh nghiệm và trang bị kiến thức cho bước đi tiếp theo trong tương lai.Và dưới đây là tổng hợp kết quả của quá trình thực tập tại UBND quận Tây Hồ thành phố Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Nguyệt Nguyễn Thị Nguyệt 3 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 1 Vài nét về UBND quận Tây Hồ UBND QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ : 657 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại :04.7533396 Wesbsite :www.tayho.gov.vn Từ ngàn xưa, Hồ Tây – một cảnh đẹp vô cùng nổi tiếng, là viên ngọc xanh lung linh giữ long Thủ đô, đã bao lần đi vào thơ ca nhạc họa Mấy ai đến thăm Hồ Tây mà không khỏi ngỡ ngàng bởi vẻ đẹp của hồ.Mùa đông sương sớm mờ Nguyễn Thị Nguyệt 4 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mờ ảo ảo, mùa hè tới trong xanh như những viên ngọc quý.Nó chứng kiến bao cuộc cách mạng, trong suốt 1000 năm qua “Hồ Tây sóng xô huyền thoại xưa Hồ Tây cùng du thuyền sóng lướt sóng Xa xa thoáng như trâu vàng còn in bóng đâu đây” Để sánh bước cùng các cường quốc năm châu, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế.Thành phố Hà Nội không ngừng cố gắng để phát triển Thủ đô trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa.Ngày 28/10/1995 Chính Phủ ra nghị định số 69/CP về việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/1996 Quận được thành lập trên 3 cơ sở phường bao gồm : Thụy Khuê, Bưởi, Yên Phụ của quận Ba Đình và 5 xã của quân Tây Hồ và Từ Liêm : Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng đã họp thành 8 phường thuộc quận Tây Hồ.Và được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch – văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của Hà Nội UBND quận Tây Hồ có diện tích hơn 2.400 ha, với số dân gần 140.000 người Phía đông giáp quận Long biên ; Phía tây giáp quận Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ Bắc xuống Nam Dân số của quận (đến năm 2006) là 115.163 người, mật độ dân số là 4.798 người/km 2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam Xung quanh Hồ Tây có các làng nghề thủ công truyền thống, và nhiều các di tích lịch sử lâu đời thắng nổi bật nhất của Hà Nội Quận Tây Hồ ngày một lớn mạnh Trong mấy năm trở lại đây kinh tế trên địa bàn phát triển khá cao, giá trị sản xuất tăng bình quân 14,8%, trong đó: Kinh tế Nhà nước tăng 13,4% trên năm, kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tăng 18,7% trên năm; kinh tế ngoài quốc doanh doanh 16,9% năm vượt chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội II đề ra trong 5 năm từ 2001 – 2005 Các ngành giá trị như Dịch vụ - Du lịch – Công nghiệp – Nông Nghiệp Nguyễn Thị Nguyệt 5 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tỷ trọng giá trị sản xuất của các ngành : Dịch vụ 51,8%, Công nghiệp 43,2%, Nông nghiệp 5% Trong 5 năm qua quận đã được Thành phố đánh giá cao Quy hoạch chi tiết quận Tây Hồ 1/2000; quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn từ 2001-2010 Đặc biệt là thực hiện quy hoạch khu đô thị mới Nam Thăng Long (CIPUTRA) và chuẩn bị đầu tư khu đô thị Tây Hồ Các quy hoạch được duyệt đã tạo cơ sở pháp lý cho việc đầu tư xây dựng, quản lý đô thị và thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quận Cuộc vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, “ Tổ dân phố văn hóa”, “Khu dân cư tiên tiến xuất sắc” tăng cả về số và chất lượng góp phần xây dựng nếp sống văn hóa người Hà Nội Tỷ lệ các cấp học đều đạt và vượt chỉ tiêu hàng năm.Cơ sở vật chất được quan tâm đầu tư đáp ứng yêu cầu dạy và học.Sự nghiệp y tế được quan tâm chỉ đạo, mạng lưới y tế cơ sở từng bước được củng cố và kiện toàn, có 5/8 phường được công nhận đạt chuẩn quốc gia về y tế.Trang thiết bị được đầu tư mới nhằm nâng cao chất lượng khám chữa bệnh An ninh – quốc phòng, công tác tuyển chọn và gọi thanh niên nhập ngũ hàng năm được thực hiện đúng luật, công khai, công bằng, dân chủ( đảm bảo 100% chỉ tiêu giao quận) Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm Trong tương lai Tây Hồ sẽ là khu trung vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội, quận sẽ có điều kiện thuận lợi thu hút các nguồn nhân lực để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế - xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung Nguyễn Thị Nguyệt 6 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận Tây Hồ: 2.1 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ ( phụ lục 01) Chức năng: HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là cơ quan hành chính nhà nước thi hành việc quản lí nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản cơ quan quản lí nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế, chính trị, xã hội… Xây dựng, tổ chức, quản lí, phê chuẩn, lập dự toán, chỉ đạo và tổ chức kiểm tra mà cụ thể là: Phát triển kinh tế công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, dịch vụ Tuyên truyền giáo dục pháp luật và kiểm tra việc thực hiện Hiến pháp, Luật và văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các cấp, các tổ chức kính tế - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương Tăng cường đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân Phòng chống các thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, các tổ chức và của công dân, quyền tự do dân chủ của nhân dân Ngoài ra, quản lí về tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội, thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật… Đảm bảo kịp thời và đúng đắn 2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương chính sách, quyết định theo số đông Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặn các biểu hiện quan liêu tham nhũng, lãng phí, cậy quyền hách dịch và tiêu cực trong bộ máy cơ quan Bên cạnh đó tăng cường pháp chế CNXH Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ ( được quy định theo Luật Nguyễn Thị Nguyệt 7 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức Hội đồng Nhân dân và UBND của Quốc hội ngày 26/11/2003 ): các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định cụ thể như sau: - Xây dựng chương trình công tác, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm và lâu dài của cơ quan - Xây dựng các quy chế của UBND quận, các quy chế công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế đọ quản lí cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước - Đánh giá và kiểm điểm công tác chỉ đạo điều hành hàng năm của tập thể và cá nhân trong cơ quan - Kết luận các khiếu nại, tố cáo có liên quan đến các cán bộ chủ chốt của UBND quận quản lí và các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật khiếu nại tố cáo - Giải quyết các vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của cơ quan 2.4 Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ: Cơ cấu tổ chức của HĐND & UBND quận Tây Hồ bao gồm 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch và các ủy viên - Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận Chỉ đạo điều hành và đôn đốc các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên môn trực thuộc quận - Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ,quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên trong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận - Phó chủ tịch gồm có 03 người, giúp việc cho chủ tịch phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác và chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của quận + 01 Phó chủ tịch phụ trách về kinh tế: chịu trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng, ban bao gồm Văn phòng HĐND & UBND quận, phòng kinh tế, phòng Tài chính – kế hoạch và phòng Thống kê thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận + 01 Phó chủ tịch phụ trách về địa chính, xây dựng: chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị văn phòng Tài nguyên môi trường Nguyễn Thị Nguyệt 8 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Nguyệt Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 61 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Nguyệt Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 62 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 01 Chánh văn phòng, 03 phó Chánh văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật Hiện nay, Văn phòng HĐND – UBND quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên là 38 người( biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 33 người, chiếm 36,6%, hợp đồng ngắn hạn 05 người) Số cán bộ có trình độ đại học là 20 người Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác • Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức bộ máy tương đối hoàn chỉnh và hợp lý Là một quận lớn của thành phố Hà Nội khối lượng công việc là vô cùng lớn đòi hỏi người làm lãnh đạo phải có khả năng phân tích và phân công nhiệm vụ một cách đúng đắn để các công việc đạt hiệu quả cao nhất Với số lượng Phó chánh văn phòng là 03 khối lượng công được chia đều theo chuyện môn Nguyễn Thị Nguyệt 63 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập Trong em thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ em đã được làm quen với công việc của cơ quan Qúa trình thực tập, đã giúp em học hỏi được những công việc về Chuyên môn, Nghiệp vụ, cách ứng xử, giao tiếp tại công sở, tạo điều kiện cho em cũng như mỗi sinh viên khi ra trường tự tin bước vào công tác Ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ Trong quá trình hoạt động của UBND quận Tây Hồ thì công tác Hành chính văn phòng đã đi vào lề nếp ổn định và đã đạt được nhiều kết quả quan trọng, tuy nhiên vẫn còn những hạn chế cần khắc phục góp phần vào sự ổn định của cơ quan 1 Ưu điểm: Nói tới mặt tích cực thì chúng ta biết rằng công tác Hành chính văn phòng trong những năm qua của UBND quận Tây Hồ đã có những bước tiến rõ rệt, đang từng bước phát triển và nâng cao nhận thức của cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ Được sự chỉ đạo tận tình của thành phố và sự quan tâm của lãnh đạo quận, văn phòng UBND quận đã được đầu tư về trang thiết bị và bổ sung kiện toàn, sắp xếp, bố trí lại công chức và bố trí lại đội ngũ cán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực công tác Các phòng ban phân công nhiệm vụ được giao Lãnh đạo cơ quan là những người có tầm nhìn xa trông rộng và có khả năng nắm bắt tình hình, chỉ đạo va phân công nhiệm vụ mội cách rõ ràng theo đúng chuyên môn của từng đơn vị cá nhân, mang lại hiệu quả cao Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đôn đốc và rà soát công việc, là người có chuyên môn nghiệp vụ, luôn là tấm gương cho tất cả nhân viên Cán bộ văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản đi, đến Toàn bộ văn bản được scan vào máy phục vụ cho việc tra tìm văn bản của Nguyễn Thị Nguyệt 64 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội các đơn vị phòng ban Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính để thực hiện việc tiếp nhân và xử lý cũng như tra tìm văn bản 2 Nhược điểm: Trong quá trình thực hiệ công tác Hành chính văn phòng của quận còn gặp phải đó là: - Lãnh đạo cơ quan thường hay đi công tác nên việc giải quyết văn bản còn chậm dẫn đến tình trạng tồn đọng văn bản - Còn nhiều văn bản chưa được đăng ký do các cơ quan khác gửi đến không đưa qua văn thư mà đưa trực tiếp đến các phòng ban theo địa chỉ ghi trên phong bì đã gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc của cơ quan - Tình trạng ban hành văn bản của các phòng ban vẫn chưa tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung thể thức văn bản - Do việc lập hồ sơ hiện hành của các cán bộ công tác văn thư cò kếm và hạn chế như văn bản, tài liệu của một năm đã giải quyết xong chỉ được nộp vào kho lưu trữ nên khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan gây khó khăn cho việc tra tìm và bảo quản tài liệu hồ sơ - Trong kho vẫn còn nhiều hồ sơ chưa được sắp xếp gọn gàng theo thời gian và bị trùng thừa, chiếm diện tích lớn trong kho lưu trữ II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 1 Đối với UBND quận Tây Hồ Hai tháng thực tập tại UBND quận Tây Hồ em xin có những ý kiến đề xuất và phương hướng để khắc phục nhược điểm đồng thời phát huy ưu điểm tham khảo như sau: - Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của cán bộ, trong công tác lãnh đạo chỉ đạo cầ nhiệt tình với tinh thần cầu tiến là chính - Xây dựng cho cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, có những hình thức tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao và các buổi giao lưu giữa các đơn vị trong văn phòng để khích lệ động viên tinh thần cho cán bộ làm việc hiệu quả hơn - Từng bước nâng cao năng lực của cán bộ để đáp ứng kịp thời nhu cầu Nguyễn Thị Nguyệt 65 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động của cơ quan - Cần có những chính sách cử cán bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn và tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác để học hỏi kinh nghiệm và mô hình từ bên ngoài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp - Bố trí phòng làm việc một cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng gần với các phòng ban để tiện theo dõi, kiểm tra và giao dịch - Siết chặt hơn nữa về thời gian làm việc của cơ quan để tránh tình trạng đi sớm về muộn với nhiều lý do khác nhau - Bố trí một cách phù hợp về cơ sở vật chất và trang thiết bị để tránh tình trạng lãng phí, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc đạt hiệu quả cao nhất - Tăng cường kiểm tra, rà soát và tình hình hoạt động của Văn phòng để tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc bị thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị chậm và lỡ việc - Điều quan trong hơn cả đó là tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong văn phòng cơ quan phải có sự đoàn kết, cùng nhau giữ vững những kỷ cương chung của cơ quan, đem lại niềm tin và uy tín cho nhân dân và cho đất nước Trên đây là một số ý kiến đóng góp của bản thân em với cương vị là một sinh viên kiến tập, em rất mong công tác Hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ ngày một phát triển để đáp ứng được nhu cầu phát triển của cơ quan quận tạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ quan đạt được hiệu quả 2 Đối với nhà trường - Trong quá trình đi thực tập nhà trường nên tạo điều kiện cho sinh viên thực tập thực hành nhiều hơn để sinh viên nắm vững các khâu nghiệp vụ Không còn lung túng khi tiếp xúc với công việc thực tế - Những lý thuyết trên ghế nhà trường cần được quan tâm hơn nữa đến chất lương học của sinh viên - Không những cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản mà giảng viên cần quan tâm sinh viên trao đổi những kiến thức, củng cố những kỹ năng mềm Để sinh viên không tự ti và bỡ ngỡ trong giao tiếp - Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng của nhà trường còn hạn chế, các loại máy móc bị hỏng hay bị lỗi… Nhà trường cần bổ sung, thay Nguyễn Thị Nguyệt 66 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thế để phục vụ cho công tác giảng dạy của giảng viên và sinh viên được tốt hơn Nguyễn Thị Nguyệt 67 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C.LỜI CẢM ƠN Qua quá trình thực tập tại phòng Lưu trư UBND quận Tây Hồ đã giúp em hiểu biết, nắm bắt về kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao trình độ Chuyên môn về công tác Văn phòng, đã giúp em học được những kiến thức cơ bản về công tác Văn thư – Lưu trữ, cũng như công tác về quản trị văn phòng nhằm giúp cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công tác Lãnh đạo, chỉ đạo công việc và hoạt động tại Quận Với thời gian học tập tại trường và được kiến tập tại UBND quận Tây Hồ, em bày tỏ lòng biết ơn tới các thày cô trong khoa đã giúp đỡ tại trường và các chị trong UBND quận đã giúp đỡ em trong thời gian đi thực tập tại cơ quan quận Tây Hồ Em xin hứa với những kiến thức được học và kiến tập em đã tiếp thu được trong thời gian qua sẽ đem những kiến thức đó để giúp cơ quan đơn vị hoàn thiện hơn trong công tác Văn phòng Một lần nữa em xin kính chúc các thầy cô trong khoa, tập thể giáo viên nhà trường mạnh khỏe, thành đạt, chúc cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nơi đào tạo ra những Cán bộ Văn phòng hoàn thiện hơn trong tương lai Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, do kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế, đồng thời do không được trực tiếp thực tập Chuyên ngành Quản trị văn phòng, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, Kính mong thầy, cô giáo cùng toàn thể các Cán bộ, công chức trong cơ quan Văn phòng UBND quận Tây Hồ đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt Nguyễn Thị Nguyệt 68 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT - UBND: Ủy ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân CNXH:Chủ nghĩa xã hội HĐND – UBND: Hội đồng nhân dân - ủy ban nhân dân LĐTB & XH: Lao động thương binh và xã hội VHTT & TDTT: Văn hóa thông tin và thể dục thể thao TCKH: Tài chính kế hoạch TN – MT: Tài nguyên – môi trường GPMB: giải phóng mặt bằng PHỤ LỤC 01 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan Nguyễn Thị Nguyệt 69 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ tịch PCT phụ trách kinh tế PCT phụ trách Văn xã Tài chính Văn hóa kế hoạch thể thao Giáo dục đào tạo Kinh tế Y tế VP HĐ UBND Lao động Thương binh XH BQLDA ĐT……… Trung tâm y tế BQL TTDS Kế hoạch hóa GĐ Nội vụ PCT phụ trách QLĐT-ĐTXH PCT đất đai xây dựng Quản lý Tài nguyên đô thị môi trường Công an Ban quản lý dự án Ban bồi thường GPMB Ban chi huy quân sự VTPTQĐ Thanh tra xây dựng TP Thanh tra CBTHA TTTDTT Trung tâm văn hóa TTDN CTĐ PHỤ LỤC 02: Sơ dồ cơ cấu tổ chức văn phòng của UBND Quận Tây Hồ Nguyễn Thị Nguyệt 70 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CVP (phụ trách công tác tổng hợ) PHÓ CVP (phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đât,xây dựng và tiếp dân PHÓ CVP (phụ trách hành chính, quản trị) Các chuyên viên công tác tổng hợp Văn thư luu trữ Bộ phận một cửa Bộ phận tiếp dân Bộ phận quản trị Bộ phận công nghệ thông tin Bảo vệ Trật tự xây dựng đô thị Kế toán – Tài vụ Thi đua khen thưởng Bếp ăn Để xe Lễ tân Quản lý phòng họp Nguyễn Thị Nguyệt 71 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ VV Văn phòng HĐND & UBND Yêu cầu các phòng ban đăng ký những việc phải làm Tổng hợp thông tin Dự thảo chương trình công tác Gửi bản thảo đến các phòng ban để đóng góp Hoàn thiện bản thảo Trình chủ tịch ký Nguyễn Thị Nguyệt 72 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04: SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ Chủ trương Lãnh đạo quyết định chủ trương tổ chức hội nghị hoặc đơn vị đề xuất Công tác chuẩn bị hội nghị Công tác triển khai hội nghị Thành lập tổ chức và phân công nhiệm vụ cho cá nhân, đơn vị có liện quan Triển khai công tác chuẩn bị hội nghị PTH: Xây dựng chương trình hội nghị để CVP xem xét và trình lãnh đạo phê duyệt PHC: Viết và phát hành giấy mời theo danh sách đã lập Tiếp nhận và nhân bản tài liệu theo yêu cầu PHC bố trí đón tiếp, ghi tên và đưa tài liệu PKT: lập dự toán chi tiêu theo quy định và mục tiêu của hội nghị Cấp kinh phí cho các phòng có liên quan PTH: tổng hợp TP và số lượng dại biểu theo dõi và báo cáo điểm hội nghị PQT: Chuẩn bị hội trường, âm thanh, loa đài, máy chiếu…, liên hệ nơi ăn ở cho đại biểu PQT Lễ tân, phục vụ hội nghị hướng dẫn đại biểu tham gia dự hội nghị Đoàn xe: Bố trí đưa đón đại biểu PTH: vận hành thiết bị phục vụ hội nghị PTH: soạn thảo thông báo ý kiến kết luận tại hội nghị Công tác tổng kết hội nghị PHC: Nhân bản va phát hành thông báo đã được phê duyệt, viết thư cảm ơn đại biểu PKT: Thanh toán kinh phí tổ chức hội nghị Họp rút kinh nghiệm sau hội nghị Lập hồ sơ tài liệu hội nghị Nguyễn Thị Nguyệt 73 Lớp Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Lập kế hoach chuyến đi công tác Chuẩn bị trước chuyến đi công tác Liên hệ văn phòng nơi công tác Văn phòng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, phương tiện đi lại Lập dự trù kinh phí chuyến đi Trong khi lãnh đạo đi công tác Sắp xếp lịch làm việc, phân loại tài liệu, tham mưu cho lãnh đạo Thu thập kết quả, hóa đơn, chứng từ chuyến đi để lập hồ sơ đưa vào lưu trữ thanh toán, quyết toán Nếu không đi cùng thì phải liên lạc thường xuyên, báo cáo công việc, xử lý công việc được ủy quyền Lãnh đạo văn phòng báo cáo những công việc của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác Sau khi lãnh đạo đi công tác Văn phòng mở 1 cộc họp thông báo kết quả chuyến đi công tác và rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến cho lần sau Quyết toán kinh phí với phòng kế toán Lập chuyến đi công tác vào phòng lưu trữ cơ quan Nguyễn Thị Nguyệt 74 Lớp Quản trị văn phòng K7B