III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Văn phòng hiện có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo HĐND - UBND, đồng thời cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm sử dụng hiệu quả.
Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị.
Các phòng chuyên môn được bố trí khá đủ chuyên viên, nhân viên. Thời gian gần đây, nhờ có sự đồng thuận cao trong thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng đã thực hiện khá tốt việc điều hòa hoạt động giữa các phòng, các CBCC, cho nên công việc không bị chồng chéo hoặc bỏ sót. Với chức năng là cơ quan tham mưu giúp việc và phục vụ, trong những năm qua CBCC Văn phòng đã tích cực tham mưu, phục vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND – UBND nội dung, kế hoạch làm việc hàng năm, chương trình làm việc từng tuần đảm bảo khoa học, không chồng chéo, giúp cho từng chủ thể phục vụ thực hiện hài hòa chức trách nhiệm vụ được giao. Trong công tác tham mưu, CBCC Văn phòng luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực đổi mới trong từng lĩnh vực hoạt động của HĐND - UBND như: đổi mới về hình thức, cách tổ chức giám sát, tăng cường khảo sát thực tế tại cơ sở để thu thập thông tin phục vụ giám sát; nội dung giám sát được CBCC Văn phòng tham mưu đúng trọng tâm, trọng điểm, tập trung vào những vấn đề cốt lừi; kết luận giỏm sỏt đó đưa ra những tồn tại, hạn chế. Đồng thời tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan. Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như: Quy chế làm việc, quy chế văn hoá công sở, quy chế Văn thư lưu trữ…
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, CBCC Văn phòng cũng còn mốt số vấn đề khắc phục đó là: Sự am hiểu pháp luật, nắm bắt
đường lối, chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước; năng lực nắm bắt diễn biến quá trình phát triển; năng lực nghiên cứu, tổng hợp, tham mưu soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế. Kinh nghiệm công tác, phong cách làm việc chưa chuyên nghiệp. Ngoài ra, một số chuyên viên còn có tư tưởng bảo thủ, thụ động trong công việc đã được phân công.
Trước đòi hỏi ngày càng cao về chức năng quyết định các vấn đề quan trọng và giám sát các hoạt động kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh của địa phương, trong thời gian tới cần tiếp tục hoàn thiện về tổ chức, cán bộ và tăng cường phương tiện làm việc, phấn đấu làm tốt chức năng tham mưu, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho HĐND – UBND quân Tây Hồ.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ (phụ lục 03).
Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ chặt chẽ, trình tự lôgic góp phần cho chương trình công tác được hoàn thiện phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.
Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì việc thực hiện chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Tây Hồ cũng còn những hạn chế nhất định cụ thể là:
- Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ nhiều khi không phản ánh đúng với thực tế hoạt động của cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
- Do chương trình công tác thường kỳ thực chất là một khuôn mẫu, vì thế nên việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ chưa thực sự khoa học có thể nó phù hợp với nơi này nhưng lại không phù hợp với nơi khác.
- Khuôn mẫu về lề lối làm việc và các chuẩn mực công tác truyền thống chưa được phát huy tác dụng theo đúng nghĩa.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND quận (phụ lục 04 ) 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ lục 05)
Việc tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo là hoạt động thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Nó giúp cho Thủ trưởng cơ quan cũng như các
phòng ban có thể tham khảo kinh nghiệm quản lý hoạt động của cơ quan khác, từ đó có thể hợp tác, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực mà cơ quan hoạt động.
Xỏc định rừ tầm quan trọng của cỏc chuyến đi cụng tỏc, UBND quận Tây Hồ thường xuyên có những chuyến đi công tác tới các cơ quan khác nhau như các Uỷ ban quận khác, UBND cấp trên như UBND Thành phố Hà Nội.
- Trước khi Lãnh đạo đi công tác.
Việc tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng cơ quan là nhiệm vụ của Văn phòng:
- Khi Thủ trưởng có thông báo về chuyến đi công tác, Văn phòng sẽ xếp lịch cho chuyến đi đó.
- Khi Thủ trưởng đi công tác thì Phó Thủ trưởng sẽ ở lại cơ quan để giải quyết công việc.
- Một số trường hợp khi cả Thủ trưởng và Phó Thủ trưởng đều có lịch đi công tác thì bộ phận Văn phòng có trách nhiệm sắp xếp cho hợp lý để trong cơ quan vẫn có người ở lại để giải quyết công việc. Chẳng hạn như: Khi cả Thủ trưởng cơ quan Phó Thủ trường cơ quan đều có lịch đi công tác lên Thành phố thì Văn phòng sẽ tư vấn để 1 trong 2 người kết hợp cả hai công việc trong cùng một chuyến đi. Qua đó tiết kiện thời gian và công sức. Trong mỗi chuyến đi công tác, Văn phòng chuẩn bị các nội dung như sau:
- Trước tiên là liên hệ chuyến đi công tác: có thể bằng Văn bản, Điện thoại hoặc trực tiếp liên hệ. Như đi kiểm tra tình hình thực tế phòng chống dịch bệnh tiêu chảy ở các Phường trong Quận, đi thăm quan các mô hình sản xuất kinh doanh ở các Quận như Quận Ba Đình, Cầu Giấy, Từ Liêm…, đi dự Hội nghị, Hội thảo của UBND Thành phố… tất cả đều được liên hệ trước và Văn phòng phải cung cấp đầy đủ thông tin về chuyến đi như thời gian, mục đích, thành phần… cho cơ quan mà mình đến công tác.
Trường hợp đi công tác dài ngày Văn phòng còn phải liên hệ với nơi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc. Tuy nhiên đa số các chuyến đi đều do đoàn tự lo về việc ăn nghỉ nên Văn phòng chỉ liên hệ về nội dung và thời gian
làm việc nhưng Văn phòng vẫn thông báo sơ lược nơi ăn nghỉ cho nơi mình đến công tác.
- Khi đã liên hệ chuyến đi, Văn phòng còn phải chuẩn bị cho Thủ trưởng các Văn bản tài liệu phục vụ cho chuyến đi đó, các Văn bản được sắp xếp theo trình tự, tiết kiệm thời gian cho Lãnh đạo trong quá trình sử dụng tài liệu.
Tùy vào nội dung chuyến đi công tác của Thủ trưởng, Văn phòng sẽ chuẩn bị tài liệu:
+ Trường hợp ký hợp động cung cấp nước sạch, điện… cho Quận thì sẽ mang theo dự thảo hợp đồng.
+ Trường hợp đi đến các Phường để truyền đạt chính sách, chủ chương mới thì mang theo các Văn bản.
+ Nếu đi họp, Hội nghị ở Thành phố thì mang theo các Bản tham luận, các số liệu hoặc các bài phát biểu.
+ Nếu đi kiểm tra tình hình khảo sát Đất đai, Môi trường sinh thái… ở các Phường thì những chuyến đi công tác này thường diễn ra trong thời gian ngắn cán bộ Văn phòng không cần Lập kế hoạch.
- Hầu hết các chuyến đi công tác là trong nước ngoài những Văn bản tài liệu thì các giấy tờ mà Thủ trưởng mang theo khi đi công tác cũng đơn giản chỉ giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân và danh thiếp.
- Ngoài ra căn cứ vào tính chất công việc và số lượng thành phần, cũng như mức độ xa hay gần thì Văn phòng cần chuẩn bị phương tiện đi lại cho Thủ trưởng cũng như cho đoàn đi cùng.
+ Trường hợp đi công tác xa như đến các Tỉnh, Thành phố các Quận khác thì phương tiện đi là ô tô.
+ Nếu đến các Phường, Quận lân cận thì phương tiện đi là ô tô.
+ Bên cạnh đó Văn phòng chuẩn bị về quà tặng thuốc men và nhiều vật dụng khác.
- Cuối cùng Văn phòng phải chuẩn bị và Lập bảng dự trù kinh phí. Sau đó tiến hành quyết toán kinh phí khi chuyến đi công tác của Lãnh đạo kết thúc.
Tại UBND quận việc tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo thường xuyên
được nhân viên trong Văn phòng sắp xếp lịch và thông báo với các Phòng ban chức năng có liên quan tới chuyến đi của Lãnh đạo.
- Trong khi Lãnh đạo đi công tác.
- Trong khi Lãnh đạo đi công tác nhân viên trong Văn phòng có nhiệm vụ đi đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện công việc của các Phòng ban.
- . Sau khi Lãnh đạo đi công tác về.
- Cán bộ Văn phòng tiến hành báo cáo tình hình thực hiện công việc cho Lãnh đạo.
- Báo cáo cho Thủ trưởng những công việc đang tồn đọng để xin ý kiến chỉ đạo.
- Gửi lại Thủ trưởng những Công văn, Giấy tờ, Thư từ, Báo chí.
Những chuyến đi công tác của Lãnh đạo cơ quan đều nhằm giải quyết công việc và thiết lập mối quan hệ cho cơ quan, Cán bộ Văn phòng cần chuẩn bị đầy đủ chu đáo thủ tục tài liệu, tất cả công việc liên quan thì chuyến đi của Lãnh đạo mới đem lại kết quả cao. Vì vậy công tác chuẩn bị của Cán bộ Văn phòng là rất cần thiết.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Qua gần hai tháng thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em có đánh giá một cách khách quan việc triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của các cán bộ công chức viên chức thuộc UBND quận Tây Hồ tương đối tốt. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của văn hoá công sở là rất tốt, nó không chỉ làm đẹp cho bản thân mình mà còn thể hiện tính văn minh lịch sự của UBND quận, vì thế tất cả các cán bộ công viên chức đều ăn mặc đúng quy định đề ra của cơ quan, cách cư xử thân thiện cởi mở vừa đảm bảo được tính trang trọng, lịch sự nơi công sở vừa thể hiện cách cư xử chuẩn mực phù hợp với văn hoá truyền thống dân tộc. Các cán bộ, nhân viên đều chấp hành tốt mọi nội quy quy định của cơ quan, có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình trong công việc, đi làm đúng giờ…ngoài ra việc treo quốc kỳ, biển tên cơ quan thực hiện tốt theo đúng quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, bên cạnh việc đã đạt được đó, vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định như: Việc đeo thẻ khi đến cơ quan vẫn chưa được coi trọng, một số cán bộ có thái độ cáu gắt khi giải quyết công việc, cơ quan chưa có đồng phục riêng nên trang phục trong cơ quan chưa thật sự đồng bộ...Để khắc phục tình trạng này, UBND quận Tây Hồ cần sát sao hơn nữa trong việc triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về công sở, cần đưa ra những hình thức kỷ luật với những trường hợp vi phạm để văn hoá công sở của cơ quan được hoàn thiện hơn, tốt đẹp hơn.