MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu. 2 3. Phương pháp nghiên cứu. 2 4. Kết cấu của đề tài. 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10. 4 1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty CP Sông Đà 10: 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty CP Sông Đà 10: 5 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10. 7 2.1. Chức năng. 7 2.2. Nhiệm vụ. 7 2.3. Vai trò của của công tác văn thư tại Công ty CP Sông Đà 10. 8 2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 9 2.5. Quản lý văn bản đi. 9 2.6. Quản lý văn bản đến. 10 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10. 11 3.1. Ưu điểm. 11 3.2. Nhược điểm. 12 3.3. Một số biện pháp khắc phục và kiến nghị. 12 KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 PHỤ LỤC 17
LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tìm hiểu Cơng ty CP Sông Đà 10, em xin chân thành cảm ơn bác, cô, cán Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình làm việc tìm hiểu cơng tác văn thư Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt cô Ngơ Thị Kiều Oanh tận tình hướng dẫn để em hồn thành tốt đề tài Tuy nhiên, hạn chế nhận thức kỹ thực hành nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót tìm hiểu, đánh giá trình bày cơng tác văn thư Công ty CP Sông Đà 10, em mong nhận đóng góp giúp đỡ quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài“Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần Sông Đà 10” kết nghiên cứu riêng em, không chép Các số liệu, kết nêu đề tài trung thực chưa công bố cơng trình khác Nội dung đề tài có tham khảo sử dụng tài liệu, thông tin đăng tải tác phẩm, tạp chí trang web theo danh mục tài liệu tham khảo đề tài Nếu sai, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT S Từ viết tắt Nguyên CP BXD - TCCB QĐ - BXD NĐ - CP TT - BCA TT - BNV Cổ phần Bộ xây dựng - Tổ chức cán Quyết định - Bộ xây dựng Nghị định - Chính phủ Thơng tư - Bộ Công an Thông tư - Bộ nội vụ TT MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .3 MỤC LỤC Lý chọn đề tài .1 Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài .3 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức nhiệm vụ Công ty CP Sông Đà 10: .4 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty CP Sông Đà 10: CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Vai trò của cơng tác văn thư Công ty CP Sông Đà 10 2.4 Công tác soạn thảo ban hành văn .9 2.5 Quản lý văn 2.6 Quản lý văn đến .9 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10 10 3.1 Ưu điểm 11 3.2 Nhược điểm 12 3.3 Một số biện pháp khắc phục kiến nghị 12 KẾT LUẬN .14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 PHỤ LỤC 17 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an tồn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa công đổi bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành công đổi đến thực tế Việt Nam giành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội Nhưng trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị cần đẩy mạnh Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc u cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lý mà cơng tác văn thư – lưu trữ đóng vai trò quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Nhưng thực tế công tác văn thư lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Hơn cán cơng chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu đòi hỏi nghiệp đổi Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dung cơng tác văn thư hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phòng cơng ty CP Sơng Đà 10 nói riêng Sau thời gian khảo sát văn phòng cơng ty CP Sơng Đà 10, em có thêm hiểu biết nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ hoạt động quan Vì em chọn đề tài: “Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần Sông Đà 10” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần Sông Đà 10 - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Làm rõ sở lý luận đề tài + Nêu lên phân tích thực trạng công tác văn thư công ty CP Sông Đà 10 + Tổng hợp đánh giá ưu điểm, hạn chế thực trạng + Xác định nguyên nhân yếu tố ảnh hưởng tới tình trạng + Đề xuất số khuyến nghị, giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư công CP Sông Đà 10 Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề em sử dụng số phương pháp: - Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận thực tiễn để đánh giá hoạt động quan - Phương pháp vật biện chứng vật lịch sử - Dựa vào tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút giải pháp mang tính khả thi Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài ngồi phần mở đầu kết luận có phần chính: Chương 1: Khái qt tổ chức hoạt động công ty CP Sông Đà 10 Chương 2: Vai trò cơng tác văn thư văn phòng cơng ty CP Sơng Đà 10 Chương 3: Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư công ty CP Sông Đà 10 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10 1.1 Lịch sử hình thành Tên tiếng Việt: CƠNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 10 Tên tiếng Anh: SONG DA NO 10 JOINT STOCKS COMPANY Địa chỉ: Tầng 10+11, Khu B, Toà nhà HH4, Song Da Holding, Đường Phạm Hùng, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội Công ty cổ phần Sông Đà 10 thành lập từ năm 1963 (tiền thân Công trường Khoan phun xi măng công trường thuỷ điện Thác Bà), công ty trực thuộc Tổng công ty Sông Đà Công ty cổ phần Sông Đà 10 đơn vị Anh hùng Lao động thời kỳ đổi (được Đảng, Nhà nước phong tặng năm 1998) Trải qua 40 năm xây dựng trưởng thành, Công ty cổ phần Sông Đà 10 qua thời kỳ có nhiều tên gọi khác nhau: Năm 1963 có tên Cơng trường khoan phun xi măng trực thuộc Công ty xây dựng thuỷ điện Thác Bà, đầu năm 1979 thành lập Công trường đường hầm khoan phun xi măng trực thuộc Công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà, đến ngày 5/9/1979 đổi thành Xí nghiệp xây dựng đường hầm trực thuộc Công ty xây dựng thuỷ điện Sông Đà, năm 1981 Xí nghiệp xây dựng đường hầm chuyển đổi thành Cơng ty có tên Cơng ty xây dựng cơng trình ngầm – Tổng cơng ty xây dựng thủy điện Sông Đà (theo Quyết định số 154 BXD-TCCB ngày 11 tháng 02 năm 1981 Bộ Xây dựng), năm 2002 Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng Sông Đà 10 (theo định số 285/QĐ-BXD ngày 11 tháng năm 2002 Bộ xây dựng) chuyển đổi thành Công ty cổ phần tháng 11 năm 2005 (theo QĐ số 2114/BXD ngày 14 tháng 11 năm 2005 Bộ Xây dựng) với tên gọi Công ty cổ phần Sông Đà 10 Tổng công ty Sông Đà giữ cổ phần chi phối 1.2 Chức nhiệm vụ Công ty CP Sông Đà 10: Hiện tại, Công ty CP Sông Đà tổ chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh với ngành nghề sau: - Xây dựng cơng trình ngầm dịch vụ lòng đất; - Xây dựng cơng trình thuỷ điện, thuỷ lợi, giao thơng xây dựng cơng trình khác; - Xây dựng cơng trình cơng nghiệp, cơng trình cơng cộng, nhà ở; - Khai thác mỏ chế biến khoáng sản; - Tư vấn xây dựng; - Trang trí nội thất; - Sản xuất, kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng; cấu kiện bê tông; - Sản xuất, kinh doanh phụ tùng, phụ kiện kim loại phục vụ xây dựng; - Sửa chữa khí, tơ, xe máy; - Xuất nhập vật tư, thiết bị phụ tùng giới công nghệ xây dựng; - Kinh doanh xuất nhập khẩu: Phương tiện vận tải giới chuyên dùng: chở hàng hoá, vật tư, thiết bị, vật liệu xây dựng thi công xây dựng phục vụ thi công xây dựng có trọng tải đến 40 tấn; - Đầu tư xây lắp cơng trình thuỷ điện vừa nhỏ, kinh doanh điện thương phẩm; - Xây dựng khu công nghiệp, cảng biển; - Kinh doanh bất động sản 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty CP Sông Đà 10: Sơ đồ tổ chức Công ty: * Công ty thành viên: Công ty CP Sông Đà 10.1 * Các Xí nghiệp trực thuộc: Xí nghiệp Sơng Đà 10.2, Xí nghiệp Sơng Đà 10.3, Xí nghiệp Sơng Đà 10.4, Xí nghiệp Sơng Đà 10.5, Xí nghiệp Sơng Đà 10.6, Xí nghiệp Sơng Đà 10.7, Xí nghiệp Gia cơng Sửa chữa khí, Xí nghiệp Sơng Đà 10.9 CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10 2.1 Chức Văn phòng cơng ty CP Sơng Đà 10( gọi tắt văn phòng cơng ty) quan tham mưu tổng hợp cho tổng giám đốc quản lý, điều hành hoạt động quan Tham mưu cho Tổng giám đốc công tác thi đua, tuyên truyền tồn cơng ty Là quan phát ngơn công ty CP Sông Đà 10 Quản lý công tác hành chính, quản trị 2.2 Nhiệm vụ Tổng hợp, lập chương trình cơng tác hàng tháng, hàng q quan Lên chương trình cơng tác lãnh đạo cơng ty Soạn thảo phối hợp soạn thảo: định, thị Tổng giám đốc, báo cáo giao ban, thông báo kết luận họp lãnh đạo cơng ty chủ trì, quy chế làm việc quy chế khác đảm bảo hoạt động quan Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp thông tin việc triển khai thực quy chế, định, thị tổng giám đốc tồn cơng ty Chủ trì phối hợp với phận liên quan xây dựng chương trình, chuẩn bị nội dung điều kiện khác để tổ chức hoạt động lễ tân hội nghị công ty, tổ chức thực chuyến công tác lãnh đạo cơng ty Nghiên cứu sách, chế độ thi đua khen thưởng để vận dụng triển khai để thực vào điều kiện cụ thể Công ty, phối hợp với đồn thể cơng tác thi đua khen thưởng, tổ chức phòng trào thi đua ngắn hạn, dài hạn, đạo nghiệp vụ thi đua khen thưởng, nhân điển hình tồn ngành Là thường trực thi đua quan Thường trực giúp lãnh đạo công ty công tác tuyên truyền, liên hệ với quan báo chí, thơng tin ngành, tổ chức tiếp xúc với báo chí để đưa tiếng nói ngành đến với cơng chúng Tổ chức thực công tác văn thư: soạn thảo chủ trì phối hợp sọan thảo văn quy định công tác văn thư – lưu trữ, đôn đốc, kiểm tra việc thực quan đơn vị thuộc công ty, thu thập tài liệu lưu trữ, chỉnh lý bảo quản phục vụ khai thác có hiệu Rà sốt phát sai sót đảm bảo thủ tục hành văn trước trình lãnh đạo công ty ký Thu thập tài liệu vật lịch sử liên quan đến truyền thống ngành xây dựng, bảo quản, phục vụ khai thác có hiệu Quản lý cơng tác tài kế tốn ( vốn, tài sản, nguồn kinh phí khác cơng ty giao) để đảm bảo hoạt động quan Xây dựng kế hoạch chi tiêu thường xuyên bổ sung kế hoạch kịp thời đáp ứng nhu cầu chi quỹ quản lý hàng năm phục vụ cán viên chức khối quan, lập kế hoạch đầu tư mua sắm, cải tạo xây lắp quan tổ chức thực kế hoạch đó, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật quy định chế độ tài kế tốn nhà nước cơng ty Duy trì hoạt động trang thiết bị phục vụ quan, đảm bảo cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp Tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ quan Quản lý, sử dụng khai thác có hiệu phương tiện lại, đáp ứng u cầu cơng tác cơng ty Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán viên chức khối quan công ty Thực nhiệm vụ khác ban lãnh đạo cơng ty giao 2.3 Vai trò của công tác văn thư Công ty CP Sơng Đà 10 Văn phòng cơng ty CP Sơng Đà 10 bố trí văn thư chun trách tồn cơng tác văn thư cơng ty, có nhiệm vụ quyền hạn sau: Tiếp nhận, chuyển giao xử lý văn đến công ty Quản lý phát hành văn đi: chịu trách nhiệm kiểm tra làm thủ tục theo quy định nhà nước trước phát hành văn ( vào số công văn đi, ghi số thứ tự, ngày, tháng, năm, đóng dấu) Có nhiệm vụ quản lý loại dấu công ty theo quy định nhà nước Đảm bảo tốt chế độ bảo mật công văn giấy tờ công ty 2.4 Công tác soạn thảo ban hành văn Chuyên viên văn phòng cơng ty có trách nhiệm soạn thảo văn thuộc lĩnh vực phụ trách Ở cơng ty có phân cơng soạn thảo văn đến phận, chuyên viên phụ trách lĩnh vực soạn thảo lĩnh vực Thể thức văn quan ban hành theo quy định nhà nước Nội dung, thẩm quyền ban hành văn quy định phân cơng, khơng có chồng chéo Các thủ tục duyệt, ký đóng dấu văn khơng có thiếu sót, tiến hành chặt chẽ, xác, thẩm quyền quy định nhà nước Văn phòng cơng ty ban hành văn sau: Quyết định, thơng báo, báo cáo, tờ trình 2.5 Quản lý văn Tất công văn, giấy tờ công ty gửi gửi nội quan thiết phải qua phận văn thư để đăng ký làm thủ tục gửi Người văn thư đóng dấu vào cơng văn phải kiểm tra số, chữ, ký người ký có thẩm quyền hay khơng, đóng dấu thể thức quy định hay chưa, sai sót yêu cầu đơn vị sửa lại làm lại Khi đóng dấu tên cần ý đóng dấu họ tên, chức danh người ký Đối với công văn đi, văn thư lập sổ để tiện theo dõi tìm tài liệu Ngày Số Tên loại Người Nơi ĐV tháng và trích ký nhận người lưu lượng văn kí yếu nội hiệu dung Số Ghi Trên mẫu số văn đi, văn mật có thêm cột văn mật “Mức độ mật” có số theo dõi, quản lý riêng Những tài liệu mật quản lý có chế độ bảo mật theo quy định Nhà nước 2.6 Quản lý văn đến Văn thư đầu mối tiếp nhận tất loại văn đến công ty- văn phòng cơng ty cán cơng chức khác công ty Văn đến loại văn mà công ty nhận từ nơi khác gửi đến bao gồm: Các loại văn bản, giấy mời họp, đơn thư… quan nhà nước, đoàn thể cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn quan khác Hàng ngày phòng hành tập hợp loại văn đến, báo cáo Chánh văn phòng dự kiến chuyển giao theo hướng: - Các văn có nội dung quan trọng, khẩn cấp chuyển thẳng đến Trưởng phòng ( qua thư ký giúp việc), Phó trưởng phòng - Loại văn trả lại nơi gửi: gồm văn khơng thủ tục hành chính( thiếu dấu, thiếu chữ ký), văn chưa xử lý liên ban, ngành, văn nhàu nát, khó đọc…hoặc khơng chức thẩm quyền giải Trước chuyển giao văn bản, cán văn thư tiến hành đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Đóng dấu đến vào văn đến nhằm xác nhận văn qua văn thư biết ngày đến Đóng dấu đến vào khoảng trống bên lề văn bản, số ký hiệu, trích yếu văn khoảng trống tác giả tiêu đề văn Nếu văn mật đóng dấu lên bì thư Sau đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến, văn văn thư vào sổ đăng ký Đây khâu quan trọng giúp lãnh đạo nắm số lượng văn đến ngày, nội dung văn có hướng theo dõi giải sau Khi đăng ký, cán văn thư đảm bảo ngun tắc: Khơng trùng lặp, bỏ sót, văn đăng ký lần Ngoài cơng ty quy định thời gian xử lý văn hàng ngày sau: văn thư sau nhận văn từ lãnh đạo xử lý trước 14h ngày Lãnh đạo văn phòng sau nhận tài liệu tiến hành xem xét, phân phối, xử lý chuyển nhượng lại cho văn thư 1h để văn thư vào sổ tiếp tục chuyển giao đến cán có trách nhiệm xử lý Đối với văn có vấn đề phức tạp cần thời gian để thẩm tra, xác minh dài cán công chức phải báo cáo với lãnh đạo văn phòng khơng q ngày CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG 10 TÁC VĂN THƯ TRONG CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 10 Công ty CP Sông Đà 10 quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy từ công ty đến đơn vị trực thuộc bổ sung sửa đổi ngày phù hợp với tình hình thực tế đất nước Tổng công ty vận dụng mạnh khả tiềm tàng vốn có cơng ty để vượt qua thử thách thị trường Tuy nhiên trình phát triển kinh tế thị trường công ty không tránh khỏi ưu nhược điểm 3.1 Ưu điểm Do có quy định cụ thể chi tiết công tác công văn giấy tờ công việc thuận lợi, giảm bớt ách tắc Số lượng văn ban hành sai, ký sai thẩm quyền, quản lý không tốt để thất lạc giảm bớt Đối với công ty số lượng công văn giấy tờ nội bên gửi đến lớn Trước có tình trạng, phòng ban, đơn vị ban hành văn sai, tự thảo, tự ký, tự phát hành mà lãnh đạo Văn thất lạc muốn khai thác phải tra tìm nhiều thời gian Từ có quy định công tác công văn giấy tờ lưu trữ cơng ty tình trạng dần khắc phục ngày vào nề nếp Điều thể qua việc bố trí người có trình độ nghiệp vụ chun mơn làm cơng tác văn thư lưu trữ Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bớt văn sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành… Qua cơng tác rà sốt giúp hệ thống hóa văn ban hành từ trước đến đưa vào lưu trữ Các phòng ban đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế bảo quản, thu nộp tài liệu lưu trữ theo quy định Công ty có tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn cho trưởng, phó phòng Do đó, cán nắm cách quy định ban hành văn bản, quy trình tra tìm văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức loại văn Từ phòng ban xây dựng văn theo lĩnh vực chun 11 mơn Công tác văn thư tiến hành bước đồng bộ, nhịp nhàng, nhận, chuyển giao văn đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật khẩn để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn, giấy tờ Về sở vật chất trang thiết bị văn phòng: yêu cầu đặt trình tiếp nhận, xử lý, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ đòi hỏi sở vật chất, trang thiết bị phải đầy đủ Tại văn phòng phòng hành trang bị máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy fax Nhìn chung, trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực tốt công việc giao 3.2 Nhược điểm Tuy đạt số kết quan trọng việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý cơng văn, giấy tờ, tồn tại: Việc quản lý công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban thực chưa tốt Do văn nằm rải rác phòng ban nghiệp vụ cần tìm khơng có nhiều thời gian Riêng cán bộ, công nhân viên chức, nhiều người quản lý hồ sơ luộm thuộm, thất thốt, ảnh hưởng đến suất làm việc cá nhân tồn cơng ty Cơng tác lập hồ sơ phòng, ban chưa thực theo quy chế ban hành 3.3 Một số biện pháp khắc phục kiến nghị Để hướng tới xây dựng công ty đại, theo kịp chủ trương cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, q trình tìm hiểu, phân tích, đánh giá công tác văn thư ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho cán lãnh đạo, cán chuyên môn Để giải số vấn đề tồn tại, em xin đưa số kiến nghị sau: Do ảnh hưởng chế tập trung quan lieu, bao cấp, đội ngũ cán đào tạo nghiệp vụ yếu nhạy bén công việc không nắm bắt cách nhanh thơng tin điều tất yếu Vì để khắc phục tình trạng cơng ty nên tăng cường vịệc 12 đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn cho đội ngũ nhân viên văn phòng quản lý, soạn thảo văn bản, hành chính, đánh máy lưu trữ văn Thường xuyên phổ biến cập nhật hóa quy định nhà nước cơng tác công văn, giấy tờ kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ cơng tác văn phòng cho cán nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao cơng việc Để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, lãnh đạo cơng ty cần đạo xí nghiệp trực thuộc nhanh chóng xây dựng quy chế làm việc quy định khác công tác công văn giấy tờ Đồng thời qua thời kỳ cần xem xét bổ sung, sửa đổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế Hiện phòng văn thư qua tìm hiểu, nhân viên văn thư kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ngồi cơng việc nhận cơng văn đến, photo tài liệu, đảm nhận việc mua sắm đồ dùng cho phòng ban khác Vì vậy, nên bố trí thêm người phân bố cơng việc cho nhân viên khác Tiếp tục hoàn chỉnh tổ chức công tác văn thư Tổ chức thực tốt đợt kiểm tra rà soát văn theo chủ trương chung Thực nghiêm túc quy chế công tác cơng văn giấy tờ lưu trữ Bố trí thêm cán có trình dộ chun mơn vào phận Để cập nhật hóa hồ sơ vào hệ thống máy tính đòi hỏi phải có nhân viên giỏi lĩnh vực máy tính Phát huy hiệu trang thiết bị văn phòng, máy tính Máy tính khơng phương tiện soạn thảo văn mà có nhiều tác dụng khác Hiện tin học ứng dụng vào công tác văn thư công việc, soạn thảo in ấn văn bản, quản lý văn bản, chuyển giao tra tìm văn phục vụ cho việc sử dụng Vì vậy, việc khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu, tiết kiệm thời gian Để góp phần làm tốt cơng tác văn thư không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, việc tổ chức tốt khâu nghiệp vụ phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc Phòng làm việc nhân viên văn thư nơi thường xuyên giao dịch, trao đổi, liên hệ công tác nên coi mặt quan Vì cần 13 xếp phương tiện dụng cụ làm việc trật tự, ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho công tác Cần ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Văn phòng nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng cơng ty, cần bố trí thuận tiện cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất công việc bảo quản tài liệu mật để thơng tin tiết lộ bên ngồi Cơng ty cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định Tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu đơn vị, đảm bảo thực quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức chức danh Nhà nước Thực trình tự quản lý văn văn đến theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời Tăng cường cơng tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quản lý cấp trực tiếp Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đơn vị có tượng vi phạm chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ KẾT LUẬN 14 Trong năm qua, công tác quản lý văn thư Công ty CP Sông Đà 10 có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức ban lãnh đạo, kiện tồn nhân làm cơng tác văn thư, triển khai ngày nề nếp công tác này, góp phần tích cực việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác cơng ty Bên cạnh đó, cơng tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu phục vụ hiệu yêu cầu quan, đơn vị Qua trình khảo sát vừa qua công ty CP Sông Đà 10 thấy rõ tầm quan trọng văn phòng, nâng cao nhận thức cho thân Khơng thế, em hiểu chức năng, nhiệm vụ văn thư, công việc mà nhân viên văn phòng tương lai chúng em phải làm Tuy nhiên giới hạn viết, thời gian hiểu biết lý luận thực tiễn hạn chế nên chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy cô để viết em tốt Em xin chân thành cảm ơn 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà xuất thông tin Công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất Quốc Gia Kỹ nghiệp vụ văn phòng, Vũ Ngọc Tuấn Soạn thảo ban hành quản lý văn nhà nước, Tạ Hữu Anh Quy trình hướng dẫn cơng tác văn phòng cơng ty CP Sông Đà 10 16 PHỤ LỤC Một số hình ảnh Cơng ty CP Sơng Đà 10 18 ... cứu: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần Sông Đà 10 - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Làm rõ sở lý luận đề tài + Nêu lên phân tích thực trạng công tác văn thư công ty CP Sông. .. sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ hoạt động quan Vì em chọn đề tài: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư công ty cổ phần Sông Đà 10 làm đề tài nghiên cứu Đối tượng,... với tên gọi Công ty cổ phần Sông Đà 10 Tổng công ty Sông Đà giữ cổ phần chi phối 1.2 Chức nhiệm vụ Công ty CP Sông Đà 10: Hiện tại, Công ty CP Sông Đà tổ chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh