Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3 Phương pháp nghiên cứu 2 4 Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2 Cơ cấu tổ chức 6 1.3 Chức năng nhiệm vụ 7 1.3.1 Chức năng 7 1.3.2 Nhiệm vụ 7 1.4 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý của UBND phường Phúc Lợi 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư. 10 2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá. 10 2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư. 11 2.1.4 Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác văn thư. 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 12 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi: 13 2.2.2.2 Quản lý văn bản đến: 15 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.3.1 Lập hồ sơ 16 2.2.3.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND phường Phúc Lợi. 17 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.4.1 Quản lý con dấu 17 2.2.4.2 Sử dụng dấu 18 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 18 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TẠI UBND PHƯỜNG 19 PHÚC LỢI 19 3.1 Nhận xét, đánh giá 19 3.1.1 Ưu điểm 19 3.1.1.1 Hoạt động quản lý 19 3.1.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 19 3.1.2 Hạn chế 20 3.1.2.1 Hoạt động quản lý 20 3.1.2.1 Hoạt động nghiệp vụ 21 3.1.3 Nguyên nhân 22 3.1.3.1 Nguyên nhân đạt được: 22 3.1.3.2 Nguyên nhân gây ra những hạn chế. 23 3.2 Các đề xuất 23 3.2.1 Đề xuất trong họat động quản lý 23 3.2.1.1 Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan 24 3.2.1.2 Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự. 25 3.2.2 Đề xuất trong họat động nghiệp vụ 25 3.2.2.1 Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND phường Phúc Lợi. 25 3.2.2.2 Bố trí lại phòng văn thư, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác văn thư. 26 3.2.2.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đại hoá công tác văn thư. 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để tiểu luận đạt kết tốt đẹp, trước hết em xin gửi tới toàn thể thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ lời chúc sức khoẻ lời cảm ơn sâu sắc Với quan tâm dạy dỗ bảo tận tình chu đáo thầy cơ, giúp đỡ nhiệt tình bạn đến em hồn thành tiểu luận với đề tài: “ Khảo sát tư vấn đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan ” UNBD phường Phúc Lợi, quận Long Biên, thành phố Hà Nội Là sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, thời gian khảo sát UBND phường Phúc Lợi cho em nhiều điều bổ ích Tuy thời gian khảo sát không dài em giúp đỡ tận tình các phòng văn thư cán phòng ban khác tạo điều kiện môi trường giúp em nhiều việc khảo sát, tư vấn, nắm vững liên hệ thực tế, hệ thống lại kiến thức học trường , có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn q trình để thực tốt tiểu luận Với điều kiện thời gian có hạn kinh nghiệm hạn chế sinh viên nên tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức mình, phục vụ tốt cơng tác thực tế sau Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình thầy cô trường UBND phường Phúc Lợi tạo điều kiện cho em hoàn thành tiểu luận LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng em huớng dẫn khoa học Ths.Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực, khơng chép cơng trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Nội dung đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá em thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Nếu phát có gian lận em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt CNTT HĐND QPPL UBND Nghĩa Công nghệ thông tin Hội đồng nhân dân Quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .3 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1/ Lý chọn đề tài 2/ Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3/ Phương pháp nghiên cứu 4/ Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI 1.1/ Lịch sử hình thành 1.2/ Cơ cấu tổ chức 1.3/ Chức nhiệm vụ .7 1.3.1/ Chức 1.3.2/ Nhiệm vụ 1.4/ Vai trò cơng tác văn thư hoạt động quản lý UBND phường Phúc Lợi CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI 10 2.1/ Hoạt động quản lý 10 2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn QPPL hướng dẫn việc thực công tác văn thư .10 2.1.2/ Công tác tra, kiểm tra, đánh giá .10 2.1.3/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết công tác văn thư .11 2.1.4/ Tổ chức phận, nhân làm công tác văn thư .11 2.2/ Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1/ Công tác soạn thảo ban hành văn 11 2.2.2/ Quản lý văn đi, đến 12 2.2.2.1/ Quản lý văn đi: 13 2.2.2.2/ Quản lý văn đến: 15 2.2.3/ Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 16 2.2.3.1/ Lập hồ sơ 16 2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND phường Phúc Lợi 17 2.2.4/ Quản lý sử dụng dấu 17 2.2.4.1/ Quản lý dấu 17 2.2.4.2/ Sử dụng dấu 18 2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư .18 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TẠI UBND PHƯỜNG 19 PHÚC LỢI .19 3.1/ Nhận xét, đánh giá 19 3.1.1/ Ưu điểm 19 3.1.1.1/ Hoạt động quản lý 19 3.1.1.2/ Hoạt động nghiệp vụ 19 3.1.2/ Hạn chế 20 3.1.2.1/ Hoạt động quản lý 20 3.1.2.1/ Hoạt động nghiệp vụ 21 3.1.3/ Nguyên nhân 22 3.1.3.1/ Nguyên nhân đạt được: 22 3.1.3.2/ Nguyên nhân gây hạn chế .23 3.2/ Các đề xuất 23 3.2.1/ Đề xuất họat động quản lý .23 3.2.1.1/ Tuyên truyền tầm quan trọng công tác văn thư quan .24 3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức nhân 25 3.2.2/ Đề xuất họat động nghiệp vụ 25 3.2.2.1/ Đề xuất giải hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn đi, văn đến UBND phường Phúc Lợi .25 3.2.2.2/ Bố trí lại phòng văn thư, trang bị thêm thiết bị phục vụ công tác văn thư .26 3.2.2.3/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đại hố cơng tác văn thư 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHẦN MỞ ĐẦU 1/ Lý chọn đề tài Trong công xây dựng đổi đất nước nay, vấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ nhiệm vụ hàng đầu Đảng Nhà nước ta Vì hệ trẻ không ngừng học hỏi, rèn luyện thân để phù hợp với nhu cầu phát triển đất nước Đặc biệt, đất nước thực việc cải cách Hành Nhà nước cơng tác Văn thư đóng góp phần quan trọng khơng thể thiếu công đổi phát triển đất nước Công tác Văn thư “ hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân ” ( Nguồn Tr7- Giáo trình Nghiệp vụ Văn Thư) Cơng tác văn thư cung cấp kịp thời, chíng xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước, giữ lại đầy đủ hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan để làm chứng vệ hoạt động, gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Nội dung công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo văn bản, quản lý giải văn đi- đến, lập hồ sơ, quản lý dấu, sử dụng dấu, trình hoạt động quan, tổ chức Trong trình thực phải đảm bảo nhanh chóng, xác, đại bí mật Do đó,cơng tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt cơng tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Vấn đề cơng tác văn thư có nhiều viết, địa phương , quan lại có khác Vì vậy, cần có nghiên cứu tìm hiểu sâu để đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan Từ đó, em lực chọn đề tài “ Khảo sát tư vấn đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan” UBND phường Phúc Lợi, quận Long Biên, thành phố Hà Nội làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận 2/ Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a, Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài : Khảo sát tư vấn nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan UBND phường Phúc Lợi, quận Long Biên, thành phố Hà Nội Đối với việc khảo sát em tập trung nghiên cứu nghiệp vụ sau: - Quản lý giải văn đến - Quản lý giải văn đi, văn nội - Tổ chức lập hờ sơ hành giao nộp hờ sơ vào lưu trữ quan - Xây dựng ban hành văn - Quản lý sử dụng dấu Đối với việc tư vấn, đề xuất em tập trung vào vấn đề: - Nhận xét, đánh giá công tác văn thư UBND phường Phúc Lợi - Đưa đề xuất để công tác văn thư quan ngày hoạt động có hiệu b, Mục đích nghiên cứu Nội dung em tập trung khảo sát cơng tác văn thư Phân tích thực trạng công tác văn thư UBND phường Phúc Lợi để thấy điểm đạt chưa đạt công tác đồng thời đưa đề xuất tư vấn nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan để công tác hoạt động ngày có hiệu cao 3/ Phương pháp nghiên cứu Để thực tốt việc nghiên cứu đề tài cá nhân em dựa vào phương pháp đọc thư viện trường, liệt kê, phân tích vấn đề Từ đó, em khảo sát thực tiễn có câu hỏi cán làm cơng tác văn thư phường Phúc Lợi để có đối chiếu, so sánh sử dụng phương pháp tổng hợp, lôgic vấn đề cho đề tài nghiên cứu này: Phương pháp liệt kê phương pháp liệt kê số liệu, thông tin khảo sát để rút nhận xét, có nhìn sâu sắc đối tựong nghiên cứu Phương pháp tổng hợp liên kết mặt phân thông tin phân tích tạo hệ thống thơng tin đầy đủ sâu sắc đối tượng Phương pháp logic phương pháp nghiên cứu tổng quát kiện, tượng, loại bỏ yếu tố ngẫu nhiên, không để làm bộc lộ chất đối tượng từ cho thấy học xu hướng phát triển đối tượng Phương pháp điều tra thực chủ yếu trường nghiên cứu với đối tượng để phục vụ cho việc đánh giá đề xuất biện pháp nâng cao suất, chất lựong công tác văn thư 4/ Cấu trúc đề tài Bám vào nội dung khảo sát, nghiên cứu tiểu luận em gồm có 03 chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND phường Phúc Lợi Chương 2: Thực trạng công tác văn thư UBND phường Phúc Lợi Chương 3: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan UBND phường Phúc Lợi CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI 1.1/ Lịch sử hình thành Phường Phúc Lợi trước xã Hội Xá thuộc huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội; tháng năm 2004 chuyển thành phường thuộc quận Long Biên, thành phố Hà Nội Nằm phía Đơng Bắc thủ đô Trải qua thời kỳ lịch sử, tên gọi địa giới hành phường Phúc Lợi có nhiều thay đổi Trước cách mạng tháng 8/1945 thuộc tổng Đặng Xá, phủ Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh Tháng 2/1948 thuộc địa bàn huyện Gia Lâm, tỉnh Bắc Ninh Ngày 21/4/1965, xã Hội Xá thuộc huyện Gia lâm ngọai thành Hà Nội Từ 1/1/2004 Phúc Lợi đổi từ xã Hội Xá lên phường Phúc Lợi, thuộc quận Long Biên, thành phố Hà Nội Phía Đơng Đông Bắc phường giáp xã Cổ Bi ( Huyện Gia Lâm); Phía Tây giáp phường Việt Hưng phường Phúc Đồng; Phía Bắc Tây Bắc giáp phường Giang Biên, phía Nam giáp phường Sài Đồng Phường có diện tích đất tự nhiên 612,288 ha, diện tích đất canh tác 304,846 với 11,938 nhân khẩu; 3,552 hộ sinh sống 14 tổ dân phố Đảng phường Phúc Lợi có 21 chi trực thuộc với 446 đảng viên.; hệ thống trị biên chế đầy đủ từ phường đến tổ dân phố Phường có di tích đình, chùa Bộ Văn hố thơng tin UBND thành phố Hà Nội công nhận di sản lịch sử văn hố gồm Đình chùa Hội Xá, Đình chùa Thượng Đồng, Đình chùa Nơng Vụ Trung Đình chùa Nơng Vụ Đơng Ngồi hệ thống di tích lịch sử văn hố địa bàn phường có nhà thờ đạo thiên chúa giáo 20 hộ dân hình thành từ năm 1943 Trong năm gần đây, phường có tốc độ thị hố nhanh, có gần 100 doanh nghiệp thành lập phát triển địa bàn phường thu hút số lượng lớn người dân vào làm việc nơi góp phần tạo vịêc làm, nâng cao thu nhập đời sống nhân dân Về kinh tế: Từ phường nông chủ yếu sản xuất lúa, ngô, suất thấp, giá trị sản suất/ha canh tác phường đạt khoảng 30 triệu đồng/năm, đến giá trị sản xuất/ha canh tác tính bình qn tồn phường đạt + Kiểm tra thể thức ký thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm văn + Đăng ký văn + Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn ( có ) + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - Việc chyển giao văn đến UBND phường Phúc Lợi đảm bảo ngun tắc : nhanh chóng, xác, kịp thời thống - Công tác lập hồ sơ công việc lãnh đạo quan tâm Vì có có đơn vị tổ chức thực tốt chế độ lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Khối lượng tài liệu lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan tăng lên hàng năm Ngoài ra, cơng tác lập hồ sơ UBND phường cón có ưu điểm như: + Việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ qaun thực theo quy định Quy chế “ Công tác văn thư lưu trữ ” + Trong trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự bước quy định + Khi công việc kết thúc, sau hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán văn thư chuyên trách thống quản lý Sau năm kể từ công việc kết thúc, cán văn thư thống kê hồ sơ hết hạn để đơn vị nộp vào kho lưu trữ theo quy định - Việc quản lý sử dụng dấu UBND phường Phúc Lợi thực ttót, tuân thủ theo pháp luật hành Con dấu bảo quản nơi an toàn, bảo đảm quy định 3.1.2/ Hạn chế 3.1.2.1/ Hoạt động quản lý Dù quan tâm kiểm tra, đánh giá hàng năm việc kiểm tra UBND phường Phúc Lợi chưa chặt chẽ, nghiêm ngoặt nên xảy nhiều thiếu sót 20 3.1.2.1/ Hoạt động nghiệp vụ - Công tác soạn thảo ban hành UBND phường Phúc Lợi đạt kết địng Tuy nhiên, bên cạnh tồn số sai sót nhỏ cách đánh số ký hiệu cơng văn: Theo thông tư 55 ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên qaun, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn Ví dụ : cơng văn số 01/CV-UBND ngày 22/2/2010 UBND việc tổng hợp công tác hoà giải tổ dân phố năm 2010 Sửa lại : Công văn số 01/UBND-TP 22/2/2010 UBND việc tổng hợp cơng tác hồ giải tổ dân phố năm 2010 ( Công văn ban tư pháp soạn ra) - Ở số phòng ban chuyển phát văn cho quan, tổ chức bên xong phát số lỗi thể thức nội dung nên phải làm thủ tục chyển hồn đính Ví dụ: Việc xác định dòng pháp lý “ Luật Tổ chức quyền địa phương ” bắt đàu áp dụng từ ngày 1/1/2016 Nhưng số đơn vị soạn thảo áp dụng “ Luật tổ chức HĐND UBND ” hết hiệu lực Bên cạnh đó, qua quan sát tìm hiểu việc quản lý văn UBND phuờng Phúc Lợi có số hạn chế : + Việc quản lý văn đi, văn đến UBND phường Phúc Lợi chưa áp dụng CNTT, phần mềm quản lý vào họat động Chủ yếu thực quản lý theo cách truyền thống “ Sổ đăng ký văn đến ” ; “ Sổ đăng ký văn ” + Còn thiếu số loại sổ quản lý cần thiết : Sổ đăng ký văn mật đi, Sổ sử dụng lưu, Sổ đăng ký văn mật đến - Một số tình trạng đơn vị cán cơng chức, viên chức đơn vị để tài liệu rời lẻ dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ Điều gây khó khăn cho việc chỉnh lý, xêp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu Do gây khơng khó khăn cho họat động quản lý lưu trữ 21 - Tuy quan tâm lãnh đạo trọng đầu tư trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư có chất lượng tốt Nhưng có trang thiết bị sử dụng lâu năm, thường xun trục trặc, có lỗi q trình vận hành gây thời gian tốn chi phí chỉnh sửa máy in, photo, Mặt khác văn thư tập trung nên trang thiết bị chung quan có trang thiết bị riêng cho văn thư máy tính, máy in, máy photo, mát fax, nên khơng gian phòng văn thư chật hẹp văn thư bố trí chung với phòng làm việc Văn phòng, nhiều người qua lại, đến xin dấu, photo in ấn, gửi nhận chuyển văn đơi làm phòng văn thư trở lên ách tắc, ngột ngạt - Cách bố trí trang thiết bị phòng văn thư nhiều điểm chưa hợp lý, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công việc thời gian cho việc di chuyển 3.1.3/ Nguyên nhân 3.1.3.1/ Nguyên nhân đạt được: - Nhờ quan tâm, lãnh đạo, đạo sâu sắc lãnh đạo UBND phường Phúc Lợi, bên cạnh nhờ phối hợp nhịp nhàng có tính khoa học nên công tác văn thư thực cách hiệu - Sự điều hành động UBND phường, nghành việc tổ chức thực nghiệm túc Nghị Chính phủ cơng tác văn thư - Cán văn thư UBND phường Phúc Lợi thực theo nguyên tắc giữ gìn bí mật, an tồn chu đáo, khoa học văn QPPL , ln thực tốt cơng tác văn thư Bên cạnh đó, đơn vị tăng cường nghiên cứu, sưu tầm văn có liên quan đến công tác văn thư - Thực nghiêm túc tuân thủ the Nghị định, Quy định, Quyết định vê công tác văn thư sử dụng dấu - Trang bị trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư, từ nắm bắt kịp thời thơng tin tình - Cán văn thư bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện thường xuyên cách bảo quản, giữ gìn tài liệu Đảng Có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc Có trình độ trung cấp lý luận trị- hành 22 - Cơng tác tổ chức đảm bảo theo nguyên tắc cấp trên, cán thể tinh thần trách nhiệm nhận thức sâu sắc chế độ giấy tờ chế độ bắt buộc tất cán quan 3.1.3.2/ Nguyên nhân gây hạn chế - Do trình độ, lực người soạn thảo cách nói, cách nghĩ người soạn thảo chủ quan lại áp dụng việc soạn thảo văn mà không xem xét quy định văn QPPL Cán văn thư có vai trò trách nhiệm giúp lãnh đạo qaun kiểm tra thể thức văn trước đóng dấu ban hành Cho nên văn trình chưa thể thức mà ban hành trách nhiệm thuộc cán văn thư Cán văn thư chưa làm tốt trách nhiệm phụ thuộc vào trình độ hiểu biết quy trình soạn thảo ban hành văn quan - Nguyên nhân việc soạn thảo ban hành văn chưa có quy trình hợp lý Có nhiều qaun Thủ trưởng soạn thảo văn xong tự in ra, sau giao cho cán văn thư đóng dấu ban hành có nơi cán văn thư xem văn thấy lãnh đạo trình bày chưa thể thức khơng dám góp ý sửa lại - Bên cạnh đó, UBND phường Phúc Lợi chưa có chế xử lý văn trình bày sai thể thức Các văn cấp gửi xuống cho cấp sai cách trình bày thể thức cấp khơng dám góp ý cho cấp - Cách bố trí xếp trang thiết bị văn thư chưa phù hợp, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động cơng tác văn thư Ví dụ: Việc để điện thoại đằng sau ghế ngồi cạnh máy scan máy fax có chng điên thoại cán văn thư phải gián đoạn công việc thời gian chuyển để nghe máy 3.2/ Các đề xuất 3.2.1/ Đề xuất họat động quản lý Cuộc sống học hỏi, hiểu biết khám phá không ngừng nên thân em cố gắng mang nhiều kiến thức trang bị trường bwosc vào thực tế, phục vụ cho công việc thân góp số ý 23 kiến để cơng tác văn thư quan hoàn thiện Bên cạnh đổi mà quan đạt UBND phường Phúc Lợi có việc cần thay đổi Em xin đưa số ý kiến thân qua thời gian khảo sát nghiên cứu rút cho thân góp thêm ý kiến vào quan : 3.2.1.1/ Tuyên truyền tầm quan trọng công tác văn thư quan - Tiếp tục tuyên truyền phổ biến: + Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 + Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, ký thuật trình bày văn QPPL phủ, thủ tướng phủ, trưởng, thủ trưởng quan ngang văn QPPL liên tịch + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư + Thơng tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Thơng tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ ủy ban nhân dân cấp + Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 quản lý sử dụng dấu + Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 24 - Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư lưu trữ Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng - Xây dựng nội quy văn thư quan hoàn thiện - Cán văn thư cần trọng thực nhiệm vụ để cơng tác văn thư quan đạt kết cao - Xây dựng kế hoạch, tổ chức hướng dẫn kiểm tra công tác văn thư phòng, ban UBND phường Phúc Lợi 3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức nhân - Về cán làm công tác văn thư cần thực chế độ đãi ngộ người làm - Cán văn thư phải bồi dưỡng , đào tạo, huấn luyện thường xuyên soạn thảo kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ , quản lý văn văn đến, Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư- Lưu trữ tổ chức 3.2.2/ Đề xuất họat động nghiệp vụ 3.2.2.1/ Đề xuất giải hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn đi, văn đến UBND phường Phúc Lợi - Công tác văn thư cần lập danh mục hồ sơ, đồng thời đơn bị, phòng ban đưa danh mục hồ sơ mà đơn vị lập để dựa vào cán văn thư lập danh mục hồ sơ Tránh tình trạng giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan xảy tình trạng tài liệu bị rời lẻ hay xếp lộn xộn - Cần sử dụng : Sổ đăng ký văn mật đi, Sổ sử dụng lưu, Sổ đăng ký văn mật đến để tránh rủi ro gây khó khăn việc thực hoạt động - Về sổ đăng ký văn theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến , quy định sổ đăng ký văn gồm 09 cột Mẫu sổ đăng ký văn UBND phường khoa học có thêm 02 cột “ số 25 trang’’ “ số ” giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ nắm số trang, số để tránh nhầm lẫn, sai sót Và thêm 01 cột “ Đơn vị, người nhận lưu ” sau cột “ Nơi nhận văn bản” để có phòng, ban cần đến văn xem số biết phòng ban lưu giữ văn 3.2.2.2/ Bố trí lại phòng văn thư, trang bị thêm thiết bị phục vụ công tác văn thư - Cần trang bị thêm cho văn thư máy tính để đăng ký văn máy tính phần mềm CNTT, phục vụ cho cơng tác tra tìm lưu giữ văn Kính mong UNBD phường Phúc Lợi thời gian tới đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị phù hợp trang bị thêm máy photo máy scan, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư - Chỗ làm việc văn thư nên bố trí phòng riêng biệt, rộng rãi, có 02 cửa chắn để đề phòng kẻ gian đột nhập, tầng vị trí thuận lợi cho việc tiếp nhận bưu kiện, văn từ nơi khác chuyển đến tiếp cán qaun đến giao dịch, làm thủ tục giấy tờ, văn + Trong phòng làm việc nên chia làm 02 phần : nơi làm việc bên ngồi dùng để tiếp khách đến giao dịch Bức ngăn nên làm đồ gỗ có ngăn để đựng bì văn bản, văn đồ dùng làm việc hàng ngày khác Độ cao ngăn nên để cao tầm ngực Đồng thời phòng văn thư nên bố trí 02 nhân viên để đảm bảo cho họat động văn thư hiệu hơn, giảm bớt gánh nặng công việc cho cán văn thư + Trong phòng văn thư cần có bàn làm việc, ghế nhựa, có bánh xoay để tiện cho việc di chuyển, tài liệu tham khảo cho cán văn thư, đồng hồ tren tường, văn phòng phẩm đồ dùng cần thết khác + Ở tủ ngăn để văn tài liệu đơn vị tiện đến lấy văn đơn vị giải mà khơng gây ảnh hưởng đến công việc văn thư Bên cạnh cần bố trí tủ để đựng giấy đặt cạnh máy photo để cá nhân khác đến lấy văn , tài liệu photo văn không ảnh hưởng đến công việc văn thư 26 3.2.2.3/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác văn thư đại hố công tác văn thư - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lâp hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy tờ ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất, chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập - UBND phường Phúc Lợi cần triển khai thực văn số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hờ sơ môi trường mạng Văn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ - Nghiên cứu ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ đại hóa cơng tác văn thư Quan tâm cán làm công tác văn thư , tăng cường tạp huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở, ban nghành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang web quan đơn vị liên quan Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử UBND truyền tải thông tin có u cầu, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận - Phối hợp chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, văn đến Ví dụ: Văn đến cấp gửi đến ( qua trang thông tin điện tử) cần phải lưu vào đĩa máy tính cập nhật vào phần mềm văn bản; Văn sau ban hành văn cần chuyển liệu vào đĩa Website cập nhật nội dung kèm vào tên văn thư mục - Chú trọng khai thác thu thập thơng tin có hiệu từ trang thơng tin điện tử UBND đặc biệt thường xuyên vào chương trình gửi nhận văn UBND phường, hệ thống văn phòng điện tử di động MO trang 27 Website UBND phường Phúc Lợi - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chuyên trách văn thư nói chung cán làm văn thư kiêm nhiệm nói riêng - Thường xuyên tổ chức, kiểm tra lực ứng dụng CNTT với cán UBND Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẹ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, giảm tải công việc cho văn thư trước mắt lưu trữ sau 28 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư hoạt động thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo quản lý, điều hành công việc quan Đảng , qaun Nhà nước nói chung UBND phường Phúc Lợi nói riêng Cơng tác văn thư làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói cung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời cho họat động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn đến, xác, kịp thời nâng cao hiệu quả, chất lựong hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác làm tốt cơng tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ Qua thời gian khảo sát, tìm hiểu UBND phường Phúc Lợi thời gian không dài đủ để em, sinh viên ngồi ghế nhà trường dìu dăt, dạy dỗ thầy đặc biệt tạo đìeu kiện để em sinh viên khác thực tế tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên nghành văn thư Trong thời gian khảo sát UBND phường Phúc Lợi, em giúp đỡ , bảo cán phòng văn thư với nhiệt tình cơng việc Em học hỏi đựơc nhiều điều, thực tế thấy hoạt động công tác văn thư UBND rút nhiều học cho thân nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan Nhà nước Quá trình khảo sát, nghiên cứu giúp em trưởng thành nhiều, có hội vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khơng phải khó khơng đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo, biết lực chọn thứ cho phù hợp với công tác văn thư Hơn sinh viên ngồi ghế nhà trường, q trình làm khơng tránh khỏi sai sót em tin lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành hơn, vững bước sống công việc sau Qua em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô 29 khoa trang bị cho học trò vốn kiến thức để giúp cho trình khảo sát, nghiên cứu tự tin với kiến thức trang bị trường Và em xin cảm ơn đến cán UBND phường Phúc Lợi, đặc biệt cán làm công tác văn thư giúp đỡ em trình hồn thiện đề tài mong UBND tiếp nhận đề xuất cá nhân em góp ý cho công tác văn thư hiệu cao 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ cơng tác văn thư Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trường Cao đẳng Nội Vụ- Hà Nội Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông vận tải 31 PHỤ LỤC I SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI ( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ ) Số ký Ngày Tên loại Người hiệu tháng trích yêu ký văn văn nội dung văn (1) (2) (3) (4) Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (5) (6) (7) (8) PHỤ LỤC II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN ( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ ) Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu (1) (2) (3) (4) Ngày Tên loại Đơn vị tháng trích yếu nội dung người nhận (5) (6) (7) Ký nhận Ghi (8) (9) PHỤ LỤC III ( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ ) MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: PHỤ LỤC IV ( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ ) MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: PHỤ LỤC V ( Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ ) KÝ TRỰC TIẾP TM.UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI CHỦ TỊCH Chu Thị Huế PHỤ LỤC VI ( Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ ) KÝ THAY TM.UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đinh Tiến Cương ... lượng công tác văn thư quan Từ đó, em lực chọn đề tài “ Khảo sát tư vấn đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan UBND phường Phúc Lợi, quận Long Biên, thành phố Hà Nội làm đề tài... Đối tư ng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a, Đối tư ng nghiên cứu Đối tư ng nghiên cứu đề tài : Khảo sát tư vấn nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan UBND phường Phúc Lợi, quận Long Biên,. .. cứu Nội dung em tập trung khảo sát cơng tác văn thư Phân tích thực trạng cơng tác văn thư UBND phường Phúc Lợi để thấy điểm đạt chưa đạt công tác đồng thời đưa đề xuất tư vấn nâng cao suất, chất