4/ Cấu trúc đề tài
3.2.2.2/ Bố trí lại phòng văn thư, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác
tác văn thư.
- Cần trang bị thêm cho văn thư máy tính để đăng ký văn bản trên máy tính và phần mềm CNTT, phục vụ cho công tác tra tìm và lưu giữ văn bản. Kính mong UNBD phường Phúc Lợi trong thời gian tới đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị phù hợp như trang bị thêm máy photo máy scan, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư.
- Chỗ làm việc của văn thư nên bố trí trong một phòng riêng biệt, rộng rãi, có 02 cửa chắc chắn để đề phòng kẻ gian đột nhập, tại tầng 1 ở vị trí thuận lợi nhất cho việc tiếp nhận bưu kiện, văn bản từ nơi khác chuyển đến và tiếp cán bộ trong và ngoài cơ qaun đến giao dịch, làm các thủ tục giấy tờ, văn bản.
+ Trong phòng làm việc nên chia làm 02 phần : trong là nơi làm việc còn bên ngoài dùng để tiếp khách đến giao dịch. Bức ngăn nên làm bằng đồ gỗ có các ô ngăn để đựng bì văn bản, văn bản và các đồ dùng làm việc hàng ngày khác. Độ cao bức ngăn nên để cao tầm ngực. Đồng thời phòng văn thư nên bố trí ít nhất 02 nhân viên để đảm bảo cho họat động văn thư hiệu quả hơn, giảm bớt gánh nặng công việc cho cán bộ văn thư.
+ Trong phòng văn thư cần có bàn làm việc, ghế nhựa, có bánh xoay để tiện cho việc di chuyển, tài liệu tham khảo cho cán bộ văn thư, đồng hồ tren tường, văn phòng phẩm và các đồ dùng cần thết khác.
+ Ở ngoài là tủ ngăn để văn bản tài liệu của các đơn vị tiện đến lấy văn bản đơn vị mình về giải quyết mà không gây ảnh hưởng đến công việc của văn thư. Bên cạnh đó cần bố trí một cái tủ để đựng giấy đặt cạnh ngay máy photo để các cá nhân khác khi đến lấy văn bản , tài liệu cũng như photo văn bản không ảnh hưởng đến công việc của văn thư.