4/ Cấu trúc đề tài
3.1.3.2/ Nguyên nhân gây ra những hạn chế
- Do trình độ, năng lực của người soạn thảo. cách nói, cách nghĩ của người soạn thảo chủ quan lại áp dụng ngay trong việc soạn thảo văn bản mà không xem xét các quy định của văn bản QPPL. Cán bộ văn thư có vai trò trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ qaun kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu ban hành. Cho nên văn bản trình chưa đúng thể thức mà ban hành là trách nhiệm thuộc về cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư chưa làm tốt trách nhiệm của mình còn phụ thuộc vào trình độ hiểu biết và quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan.
- Nguyên nhân tiếp theo là do việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa có quy trình hợp lý. Có nhiều cơ qaun Thủ trưởng soạn thảo văn bản xong rồi tự in ra, sau đó giao cho cán bộ văn thư đóng dấu ban hành hoặc có nơi cán bộ văn thư xem văn bản thấy lãnh đạo trình bày chưa đúng thể thức nhưng không dám góp ý sửa lại.
- Bên cạnh đó, tại UBND phường Phúc Lợi chưa có cơ chế xử lý văn bản trình bày sai thể thức. Các văn bản cấp trên gửi xuống cho cấp dưới sai về cách trình bày thể thức nhưng cấp dưới không dám góp ý cho cấp trên.
- Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị tại văn thư còn chưa phù hợp, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
Ví dụ: Việc để điện thoại đằng sau ghế ngồi cạnh máy scan và máy fax mỗi khi có chuông điên thoại cán bộ văn thư phải gián đoạn công việc và mất thời gian đi chuyển để nghe máy.