4/ Cấu trúc đề tài
3.2.2.3/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đạ
hoá công tác văn thư.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản lâp hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy tờ ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và nâng cao khả năng hội nhập.
- UBND phường Phúc Lợi cần triển khai thực hiện văn bản số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hờ sơ trong môi trường mạng. Văn bản số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ và hiện đại hóa công tác văn thư. Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư , tăng cường tạp huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các cơ sở, ban nghành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang web của cơ quan và các đơn vị liên quan. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử của UBND truyền tải thông tin khi có yêu cầu, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
- Phối hợp các chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Ví dụ: Văn bản đến của cấp trên gửi đến ( qua trang thông tin điện tử) cần phải lưu vào đĩa của máy tính và cập nhật vào phần mềm văn bản; Văn bản đi sau khi ban hành văn bản đi cần chuyển dữ liệu vào đĩa Website cập nhật nội dung đi kèm vào tên văn bản trong thư mục.
- Chú trọng khai thác và thu thập thông tin có hiệu quả từ các trang thông tin điện tử của UBND đặc biệt là thường xuyên vào chương trình gửi nhận văn bản của UBND phường, hệ thống văn phòng điện tử di động MO và trang
Website của UBND phường Phúc Lợi.
- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách văn thư nói chung và cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm nói riêng.
- Thường xuyên tổ chức, kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT với cán bộ trong UBND. Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẹ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, giảm tải công việc cho văn thư trước mắt và lưu trữ về sau.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư chính là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng , các cơ qaun Nhà nước nói chung và UBND phường Phúc Lợi nói riêng.
Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói cung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước. Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời cho họat động quản lý của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản đi đến,... chính xác, kịp thời sẽ nâng cao hiệu quả, chất lựong hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ.
Qua thời gian khảo sát, tìm hiểu tại UBND phường Phúc Lợi mặc dù thời gian không dài nhưng đủ để em, một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường được sự dìu dăt, dạy dỗ của các thầy cô và đặc biệt hơn là tạo đìeu kiện để em và các sinh viên khác được thực tế tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ hơn về chuyên nghành văn thư.
Trong thời gian khảo sát tại UBND phường Phúc Lợi, em đã được sự giúp đỡ , chỉ bảo của các cán bộ tại phòng văn thư cùng với sự nhiệt tình của công việc. Em đã học hỏi đựơc rất nhiều điều, được thực tế thấy hoạt động công tác văn thư tại UBND và rút ra nhiều bài học cho bản thân mình cũng như nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan Nhà nước. Quá trình khảo sát, nghiên cứu cũng giúp em trưởng thành hơn rất nhiều, có cơ hội vận dụng các kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũng không đơn giản, nó cần sự nhanh nhạy, khéo léo, biết lực chọn những thứ sao cho phù hợp với công tác văn thư.
Hơn nữa là một sinh viên đang ngồi trong ghế nhà trường, trong quá trình làm bài sẽ không tránh khỏi những sai sót nhưng em tin rằng mỗi một lần mắc lỗi rồi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thành hơn, vững bước hơn trong cuộc sống và công việc sau này. Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô
trong khoa đã trang bị cho những học trò của mình vốn kiến thức để giúp cho quá trình khảo sát, nghiên cứu tự tin với kiến thức mình đã được trang bị ở trường. Và em xin cảm ơn đến các cán bộ trong UBND phường Phúc Lợi, đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện đề tài này và mong UBND tiếp nhận những đề xuất của cá nhân em góp ý cho công tác văn thư tại đây được hiệu quả cao hơn nữa.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4. Trường Cao đẳng Nội Vụ- Hà Nội. Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông vận tải.
PHỤ LỤC I
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ )
Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yêu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) PHỤ LỤC II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ )
Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
PHỤ LỤC III
( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ )
MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm...
Từ số...đến số... Từ ngày....đến ngày....
Quyển số: ...
PHỤ LỤC IV
( Thông tư số 07/2012/TT-BNV-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ )
MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm... Từ số...đến số... Từ ngày....đến ngày.... Quyển số: ...
PHỤ LỤC V
( Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ )
KÝ TRỰC TIẾP
TM.UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI CHỦ TỊCH
Chu Thị Huế
PHỤ LỤC VI
( Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ )
KÝ THAY
TM.UBND PHƯỜNG PHÚC LỢI KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH