MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 2 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 5 LỜI MỞ ĐẦU 6 1. Lý do chọn đề tài. 6 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 7 3. Phương pháp nghiên cứu. 8 4. Đóng góp của đề tài. 8 5. Cấu trúc của đề tài. 8 CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 9 I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM. 9 II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV 11 1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn. 11 2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP ĐTPT VN (BIDV). 11 2.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức. 11 CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 15 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư ở Ngân hàng BIDV. 15 II. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Ngân hàng BIDV 16 1. Về tổ chức 16 2. Về cán bộ làm công tác văn thư 17 3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Ngân hàng BIDV. 17 CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM. 20 3.1. Đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của ngân hàng BIDV 20 3.2. Ưu điểm, khuyết điểm 20 3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Ngân hàng BIDV 21 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 23 PHỤ LỤC 24
LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu thực tiểu luận này, ThS Ngô Thị Kiều Oanh – giảng viên học phần Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học cơng tác văn thư – lưu trữ tận tình dạy giúp đỡ em Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Ngô Thị Kiều Oanh thầy, cô giáo khoa Văn thư – lưu trữ tạo điều kiện truyền đạt kiến thức quý giá giúp chúng em đến gần với thực tế Cùng với đó, em xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo quan anh chị Ngân hàng BIDV cung cấp thông tin đầy đủ để em có điều kiện tốt hồn thành tiểu luận cho học phần Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tac văn thư – lưu trữ Trong tình khảo sát Ngân hàng BIDV, hạn chế mặt thời gian kiến thức thân nên em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận đánh giá, giúp đỡ góp ý từ thầy, để tiểu luận hồn thiện có thêm kinh nghiệm, kiến thức cho môn học sau Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận cơng trình nghiên cứu cá nhân em Mọi số liệu dẫn chứng thơng tin xác thực Nếu sai em xin chịu hồn toàn trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .5 LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .7 3.Phương pháp nghiên cứu 4.Đóng góp đề tài .8 5.Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV .10 1.Chức nhiệm vụ quyền hạn 10 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN (BIDV) 11 2.1 Giới thiệu cấu tổ chức 11 CHƯƠNG II .15 VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 15 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư Ngân hàng BIDV .15 II.Cơ cấu tổ chức phận văn thư Ngân hàng BIDV .16 1.Về tổ chức 16 2.Về cán làm công tác văn thư 17 3.Vai trò cơng tác văn thư hoạt động Ngân hàng BIDV 17 CHƯƠNG III 20 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM .20 3.1 Đánh giá, nhận xét công tác văn thư ngân hàng BIDV .20 1.2.Ưu điểm, khuyết điểm .20 3.3 Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Ngân hàng BIDV 21 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 23 PHỤ LỤC 24 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT HĐQT: Hội đồng quản trị NHTMCPĐT&PTVN: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư Phát triển Việt Nam TMCP: Thương mại cổ phần LỜI MỞ ĐẦU Trong hoạt động lãnh đạo quản lý quan Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang… hàng ngày phải ban hành văn để thực chức năng, nhiệm vụ Văn phương tiện truyền đạt thơng tin xã hội Nó giữ vai trò quan trọng hiệu hoạt động quan, đơn vị Nhưng để đảm bảo văn sử dụng cách có hiệu thống lại phụ thuộc lớn vào công tác văn thư - lưu trữ Mặc dù công việc đơn giản song thực tế lại định q trình kết nối thông tin thông suốt quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành Nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Lý chọn đề tài Như biết, công tác văn thưu thiếu hoạt động quan tổ chức Các quan tổ chức muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ chương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phối hợp ghi lại kiện tượng xảy hoạt động hàng ngày Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác, giữ gìn bí mật quan Nhà nước, doanh nghiệp Từ lý luận cho thấy công tác văn thư thiếu đượctrong tổ chức hoạt động quan, đơn vị Trong thực tế quan, tổ chức nhận biết vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư hoạt động quan Tuy nhiên qua khảo sát thực tế Tổ văn thư - lưu trữ Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam em nhận thấy: Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam ngân hàng thương mại có vốn đầu tư Nhà nước Trong trình quản lý, điều hành hoạt động hàng năm Ngân hàng ban hành khối lượng văn đáng kể đồng thời tiếp nhận khối lượng công văn, giấy tờ từ Ngân hàng Nhà nước quan, đơn vị doanh nghiệp gửi tới Công tác văn thư Ngân hàng thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết quản hoạt động cơng tác văn phòng Tuy nhiên bên cạnh tồn số bất cập, thiếu sót sai phạm, yếu trình độ chun mơn Vì đổi nâng cao hiệu công tác Văn thư hoạt động văn phòng Ngân hàng việc cần thiết Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, em chọn đề tài: “Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam” Qua đề tài em mong có đóng góp nhằm nâng cao cơng tác văn thư Ngân hàng Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức hoạt động công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để đáp ứng nhu cầu, đổi cải cách hành cơng nghiệp hóa, đại hóa ngày b Mục đích Dựa khảo sát thực tế công tác văn thư – lưu trữ Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để thấy ưu điểm hạn chế quan Từ đề xuất ý kiến đóng góp nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN c Nhiệm vụ nghiên cứu Với mục đích nghiên cứu trên, em đề nhiệm vụ tập trung nghiên cứu nội dung sau: • Những vấn đề chung máy hoạt động Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam • Vai trò công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam • Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp so sánh - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp điều tra khảo sát Đóng góp đề tài - Về lý luận: nhằm đưa giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu công tác văn thư Ngân hàng - Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu giúp em thấy mặt tồn hạn chế công tác văn thư Ngân hàng, để từ đề xuất giải pháp thiết thực nhằm giúp hồn thiện cơng tác văn thư Ngân hàng Kết trình nghiên cứu giúp Ngân hàng khắc phục mặt hạn chế tồn phát huy tối ưu hiệu công tác văm thư nơi Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục…thì bố cục đề tài gồm nội dung sau đây: CHƯƠNG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHƯƠNG II VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM Tên đầy đủ: Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commedical Bank For Investment and Development of Vietnam Tên gọi tắt: BIDV Địa chỉ: Tháp BIDV, 35 Hàng Vôi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.2220.5544-19009247 Fax: 04 2220.0399 Email: Info@bidv.com.vn Vốn điều lệ: 1.100 tỷ đồng bổ sung theo thời kỳ Con dấu riêng, tài khoảng mở Ngân hàng Nhà nước Lịch sử xây dựng, trưởng thành Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam chặng đường đầy gian nan thử thách đỗi tự hào gắn với thời kỳ lịch sử bảo vệ xây dựng đất nước dân tộc Việt Nam - Thành lập ngày 26/4/1957 với tên gọi Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam - Từ 1981 đến 1989: mang tên Ngân hàng Đầu tư Xây dựng Việt Nam - Từ 1990 đến 27/04/2012: mang tên Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV) - Từ 27/04/2012 đến nay: mang tên Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV) Hồ dòng chảy dân tộc, Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam góp phần vào việc khơi phục, phục hồi kinh tế sau chiến tranh, thực kế hoạch năm năm lần thứ (1957 – 1965); Thực hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng CNXH, chống chiến tranh phá hoại giặc Mỹ miền Bắc, chi viện cho miền Nam, đấu tranh thống đất nước (19651975); Xây dựng phát triển kinh tế đất nước (1975-1989) Thực công đổi hoạt động ngân hàng phục vụ cơng nghiệp hố đại hoá đất nước (1990 – nay) Dù đâu, hoàn cảnh nào, hệ cán nhân viên BIDV hoàn thành tốt nhiệm vụ – người lính xung kích Đảng mặt trận tài tiền tệ, phục vụ đầu tư phát triển đất nước Ghi nhận đóng góp Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam qua thời kỳ, Đảng Nhà nước CHXHCN Việt Nam tặng BIDV nhiều danh hiệu phần thưởng cao qúy: Huân chương Độc lập hạng Nhất, hạng Ba; Huân chương Lao động Nhất, hạng Nhì, hạng Ba; Danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới, Huân chương Hồ Chí Minh,… Ngân hàng BIDV ngân hàng thương mại lâu đời Việt Nam Là lựa chọn, tín nhiệm tổ chức kinh tế, doanh nghiệp cá nhân việc tiếp cận dịch vụ tài ngân hàng Được cộng đồng nước quốc tế biết đến ghi nhận thương hiệu ngân hàng lớn Việt Nam Là ngân hàng Top 30 ngân hàng có quy mơ tài sản lớn khu vực Đông Nam Á, 1.000 ngân hàng tốt giới tạp chí The Banker bình chọn BIDV có 180 chi nhánh 798 điểm mạng lưới, 1822 ATM, 15.962 POS 63 tỉnh/thành phố toàn quốc Mạng lưới phi ngân hàng: Gồm cơng ty Chứng khốn đầu tư(BSC), cơng ty Cho th tài thính, cơng ty Bảo hiểm Phi nhân thọ(BIC)… Hiện diện thương mại nươc ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga, Séc… Các liên doanh nươc ngoài: Ngân hàng Liên đoan VID-Public, Ngân hàng Liên doanh Lào-Việt, Ngân hàng Liên doanh Việt Nga – VRB, Công ty liên doanh Bảo hiểm nhân thọ BIDV Metlife, Công ty liên doanh tháp BIDV, Liên doanh quản lý đầu tư BIDV-Việt Nam Partners II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV 1.Chức nhiệm vụ quyền hạn Ngân hàng BIDV có chức kinh doanh tiền tệ, tín dụng dịch vụ ngân hàng lĩnh vực: Ngân hàng: ngân hàng có kinh nghiệm hàng đầu cung cấp đầu đủ 10 sản phẩm, dịch vụ ngân hàng đại tiện ích Bảo hiểm: cung cấp sản phẩm Bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ thiết kế phù hợp tổng thể sản phẩm trọn gói BIDV tới khách hàng Chứng khoán: cung cấp đa dạng dịch vụ môi giới, đầu tư tư vấn đầu tư khả phát triển nhanh chóng hệ thống đại lý nhận lệnh toàn quốc Đầu tư tài chính: góp vốn thành lập doanh nghiệp để đầu tư dự án, bật vai trò chủ tri điều phối dự án trọng điểm đất nước như: Công ty cổ phần cho thuê Hàng không (VALC), Công ty phát triển đường cao tốc (BEDC), đầu tư sân bay quốc tế Long Thành… Ngân hàng Cơng thương pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, Nhà nước cấp vốn điều lệ, tự chủ tài có dấu riêng Cơ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN (BIDV) 2.1 Giới thiệu cấu tổ chức Ngân hàng BIDV đặt quyền quản trị Hội đồng quản trị quyền điều hành Tổng Giám đốc Thành viên Hội đồng quản trị Thống đốc Ngân hàng Nhà nước bổ nhiệm Tổng Giám đốc Ngân hàng BIDV Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng bổ nhiệm theo đề nghị Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Ngân hàng BIDV có 24.000 cán bộ, nhân viên chuyên gia tư vấn tài đào tạo bản, có kinh nghiệm tích luỹ chuyển giao nửa kỷ BIDV ln đem đến cho khách hàng lợi ích tin cậy Ban lãnh đạo Ngân hàng BIDV: • Hội đồng quản trị: Ông Trần Anh Tuấn - Ủy viên HĐQT, phụ trách điều hành hoạt động HĐQT Ông Phan Đức Tú - Ủy viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc Ông Đặng Xuân Sinh - Ủy viên HĐQT Ông Nguyễn Huy Tựa - Ủy viên HĐQT Ông Nguyễn Văn Lộc - Ủy viên HĐQT Ông Trần Thanh Vân - Ủy viên HĐQT Bà Lê Thị Kim Khuyên - Ủy viên HĐQT Bà Phan Thị Chinh – Ủy viên HĐQT 11 Ông Ngô Văn Dũng - Ủy viên HĐQT 10 Ông Tơ Ngọc Hưng - Ủy viên HĐQT độc lập • Ban Kiểm sốt: Bà Võ Bích Hà - Trưởng Ban Kiểm sốt Ơng Cao Cự Trí - Thành viên Ban Kiểm soát Bà Nguyễn Thị Tâm - Thành viên Ban Kiểm sốt • Ban Điều hành: Ông Phan Đức Tú – Ủy viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc Ơng Đồn Ánh Sáng – Phó Tổng Giám đốc Ơng Lê Trung Thành – Phó Tổng Giám đốc Ơng Trần Xn Hồng – Phó Tổng Giám đốc Ơng Lê Kim Hòa – Phó Tổng Giám đốc Ơng Trần Lục Lang – Phó Tổng Giám đốc Ơng Qch Hùng Hiệp – Phó Tổng Giám đốc Ơng Nguyễn Thiên Hồng – Phó Tổng giám đốc Ơng Trần Phương – Phó Tổng Giám đốc 10 Ơng Lê Ngọc Lâm – Phó Tổng Giám đốc 11 Bà Tạ Thị Hạnh – Kế toán trưởng Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức Ngân hàng BIDV Trụ sở Sở giao dịch Phòng giao dịch Chi nhánh cấp Quỹ tiết kiệm Phòng giao dịch Văn phòng đại diện Đơn vị nghiệp Phòng giao Chi nhánh cấp dịch Quỹ tiết kiệm 12 Quỹ tiết kiệm Công ty Trực thuộc Chi nhánh Trực thuộc 13 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức máy điều hành trụ sở (Tháp BIDV, 35 Hàng Vơi, quận Hồn Kiếm, Hà Nội) Bộ máy giám đốc Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Kế tốn trưởng Phó tổng giám đốc Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ 14 Hệ thống kiểm tra kiểm sốt nội CHƯƠNG II VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư Ngân hàng BIDV Công tác văn thư nội dụng quan trọng nhiệm vụ, ảnh hưởng đến trực tiếp chất lượng, hiệu kinh doanh công ty nên từ nhiều năm qua công tác văn thư tổ chức coi trọng, quản lý chặt chẽ, đáp ứng, yêu cầu nhiệm vụ Ngay từ năm đầu thành lập công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam trọng Vì tính chất cơng việc Ngân hàng BIDV đa dạng có diện rộng, Ngân hàng lớn khối lượng công việc nhiều liên quan đến nhiều đơn vị , nên văn giấy tờ quan trọng Ngân hàng nêu rõ việc lưu trữ hồ sơ văn thực quy định hành Việc thực Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành năm 1982; gần pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm 2001 áp dụng dần đưa công tác văn thư, công tác lưu trữ Ngân hàng vào nề nếp Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ sau: - Xây dựng hướng dẫn thực quy định, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước cho đơn vị toàn hệ thống BIDV; - Tiếp nhận phân phối văn đến Hội sở chính; Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn từ Hội sở chính; Cung cấp tài liệu lưu trữ cho HĐĐH khối, phòng ban, đơn vị kinh doanh cần thiết theo quy định bảo mật; - Thực công tác văn thư lưu trữ (Tiếp nhận công văn đến, thực đánh số theo dõi loại văn đến, gửi văn theo nơi gửi/nơi nhận, thực lưu trữ văn theo quy định….); 15 - Đánh máy, in ấn, chụp tài liệu phục vụ hội nghị, hội họp, hội thảo BIDV theo yêu cầu đơn vị quan; - Quản lý dấu bảo mật công văn (Sử dụng dấu theo quy định phân cấp ủy quyền, Bảo quản cất giữ dấu đảm bảo an toàn tuyệt đối); - Thực công việc khác theo phân công Trưởng phòng Ban lãnh đạo; - Là đầu mối gắn kết điều phối chung hoạt động đơn vị toàn Ngân hàng để triển khai thực chương trình, kế hoạch cơng tác; truyền đạt thị, thông báo cấp tới đơn vị cá nhân toàn quan II Cơ cấu tổ chức phận văn thư Ngân hàng BIDV Về tổ chức Bộ phận công tác văn thư quan có 01 phòng văn thư riêng Đây đầu mối thơng tin có chức tiếp nhận công văn đến chuyển giao công văn phận,cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý cơng văn cho kịp thời đảm bảo tiến độ quy định Cán văn thư có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh máy, in văn quản lý dấu Sơ đồ mơ hình tối ưu phòng làm việc văn thư Ngân hàng BIDV Cửa vào 16 7 Bàn làm việc (Điện thoại) Bàn làm việc Máy tính, máy in, máy fax, máy scan Ghế ngồi Tủ, giá đựng tài liệu Quạt điện Điều hồ Về cán làm cơng tác văn thư Ngân hàng BIDV có 03 cán làm cơng tác văn thư có trình độ chun mơn tốt nghiệp trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành văn thư – lưu trữ Nhân viên làm công tác văn thư Ngân hàng đáp ứng đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch văn thư đào tạo nghiệp vụ văn thư Vì thân cán văn thư có ý thức với cơng việc mình, thực quy trình cơng tác văn thư mà Nhà nước quy định Nhiệm vụ văn thư Ngân hàng BIDV là: - Thực công tác văn thư lưu trữ (tiếp nhận công văn đến, thực đánh số theo dõi loại văn đến, gửi văn theo nơi gửi/nơi nhận, thực lưu trữ văn theo quy định….) - Đánh máy, in ấn, chụp phát hành tài liệu - Quản lý dấu bảo mật công văn (sử dụng dấu theo quy định phân cấp ủy quyền, bảo quản cất giữ dấu đảm bảo an toàn tuyệt đối) - Đảm bảo đầy đủ chứng cứ, tài liệu phản ánh hoạt động quan - Thực số nhiệm vụ khác theo phân công lãnh đạo phòng Vai trò cơng tác văn thư hoạt động Ngân hàng BIDV Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý Nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na công việc mang tính chung chung cơng việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể 17 tên công tác văn thư Công tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung Ngân hàng nói riêng Cũng phận quan trọng hoạt động văn phòng, bao gồm cơng việc sau: xây dựng văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung Ngân hàng TMĐT&PTVN nói riêng Cơng tác quản lý Ngân hàng đòi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn Công tác văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Ngân hàng Cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Có thơng tin yếu tố sống tổ chức hay doanh nghiệp Đặc biệt ngành Ngân hàng nói chung Ngân hàng TMCPĐT&PT Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, việc nắm bắt kiểm sốt thơng tin thường khó khơng bền vững Do vậy, làm tốt công tác văn thưu giúp Ngân hàng BIDV quản lý thơng tin cách hiệu Trong thời kỳ giới hội nhập, ban lãnh đạo Ngân hàng ý thức việc thiếu kiểm sốt mình, đặc biệt cơng tác thơng tin tới nhà cung cấp khách hàng Do đó, họ tìm kiếm quy tắc tin tưởng nhờ văn chuyên ngành Ngân hàng TMCPĐT&PT Việt Nam phát hành Làm tốt quy trình quản lý văn điều kiện thuận lợi để khách hàng tiếp cận thông tin cách nhanh chóng xác 18 19 CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 3.1 Đánh giá, nhận xét công tác văn thư ngân hàng BIDV Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết học em có số nhận xét công tác văn thư Ngân hàng BIDV sau: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyển giao văn nhiều hạn chế phần mềm quản lý văn Ngân hàng viết nhiều bất cập hay bị lỗi Khi đăng nhập văn phải qua nhiều bước rườm rà, nhiều thời gian cho việc đăng nhập văn bản; - Công tác lập hồ sơ hành chuyên viên xử lý công việc đưa hồ sơ việc đa số tài liệu bên hồ sơ chưa xếp thứ tự, chưa đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài liệu hết giá trị tài liệu trùng thừa, tài liệu hồ sơ bị thiếu thất lạc q trình giải cơng việc…Chính điều gây khó khăn cho cán lưu trữ việc đưa tài liệu vào bảo quản phục vụ; - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Ngân hàng BIDV Việt Nam 1.2 Ưu điểm, khuyết điểm *Ưu điểm: - Phòng làm việc đượ bố trí rộng rãi, thống mát; - Trang thiết bị làm việc trang bị đầy đủ, đại thuận lợi cho phục vụ giải công việc; - Cán làm công tác văn thư cập nhật kịp thời văn đạo hành Nhà nước nên làm việc theo quy định; - Các văn đi, đến giải nhanh chóng, xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu cơng việc; - Quản lý sử dụng dấu chấp hành nghiêm chỉnh theo quy định quan Nhà nước; 20 - Lãnh đạo quan tâm đến công tác văn thư đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho cán huấn luyện, tập huấn công tác văn thư * Nhược điểm: - Nhiều văn đóng dấu bị mờ, nhòe, dấu đóng chưa ngắn; - Phần mềm quản lý hay bị lỗi, bị tắc nghẽn gây ách tắc công việc; - Tài liệu rời lẻ, lộn xộn không xếp hợp lý; - Chưa loại bỏ tài liệu bị trùng thừa 3.3 Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Ngân hàng BIDV - Lập danh mục hồ sơ cho quan; - Nâng cao trình độ, lực cho cán văn thư, cần bố trí cán văn thư học thêm khoá đào tạo để nâng cao lực trình độ chun mơn đáp ứng nhu cầu thực tiễn công việc; - Đề biện pháp xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức; - Trong công tác soạn thảo văn cần tập xử lý tập trung, giảm bớt phức tạp; - Nghiên cứu thêm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư để đáp ứng nhu cầu lãnh đạo; - Đề quy định loại giấy chuyên dụng công việc cụ thể chất lượng giấy Như giảm bớt ảnh hưởng đến việc lưu trữ tài liệu; - Công tác lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định, tránh tình trạng tài liệu rời lẻ, bị thất lạc, phân tán việc quản lý tài liệu chưa thực chặt chẽ; - Tăng cường kiểm tra, đánh giá, đạo công tác văn thư xử lý kịp thời trường hợp sai phạm; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho văn thư; - Nghiên cứu ban hành thêm chế độ đãi ngộ cho cán văn thư để họ n tâm cơng tác, gắn bó với nghề nghiệp 21 KẾT LUẬN Trên toàn tiểu luận em đề tài: “Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan Ngân hang TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam” Tuy thời gian nghiên cứu hồnh thành tiểu luận khơng nhiều thực có ý nghĩa bổ ích cho thân em Đó hội cho em có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chun mơn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đề tài giúp em hiểu sâu chuyên ngành học Chuyên ngành văn thư - lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan, giúp em ý thức trách nhiệm cán văn thư - lưu trữ trẻ em lớn Do vốn kiến thức hạn chế nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên ngành thầy cô khoa nhà trường Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tập thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức lý luận chuyên ngành văn thư – lưu trữ tập thể cán bộ, công chức, viên chức Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài tiểu luận Em xin trân trọng cảm ơn! 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: - Thông tư 01//2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 thông tư Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Giảo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ giáo trình dành cho giảng dạy học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các văn quy phạm pháp luật công tác văn thư – lưu trữ Nhà nước Ngân hàng TMCPĐT&PTVN - Kỷ yếu Ngân hàng TMCPĐT&PTVN - Trang web: http://www.bidv.com.vn 23 PHỤ LỤC Phòng văn thư – lưu trữ Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam 24 ... thiết Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, em chọn đề tài: Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam Qua đề tài em mong có đóng góp nhằm nâng. .. đích Dựa khảo sát thực tế công tác văn thư – lưu trữ Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để thấy ưu điểm hạn chế quan Từ đề xuất ý kiến đóng góp nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Ngân hàng TMCP ĐT&PT... tác văn thư hoạt động Ngân hàng BIDV 17 CHƯƠNG III 20 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM .20 3.1 Đánh giá, nhận xét công