ứng dụng tiêu chuẩn iso 90012008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị

MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Ở tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp thành hai nội dung cơ bản, đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng. Khi một tổ chức, cơ quan thành lập thì phải có sự hoạt động, trao đổi thông tin, cung cấp thông tin,…Chính vì vậy mà văn phòng cần phải đáp ứng bằng việc cho ra đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản, tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,… Công tác văn thư lưu trữ vô cùng quan trọng trong hoạt dộng của văn phòng, đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc, giải quyết công việc hàng ngày, chất lượng và hiệu quả hoạt dộng của cơ quan tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và vì đó là huyết mạch trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội luôn cố gắng không ngừng, phát triển công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hoàn thiện đảm bảo chức năng thông tin, tra cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Cũng chính vì vậy mà rất cần có một công trình nghiên cứu về công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng của công tác này. Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu đề tài này đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong học tập. Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng ở Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình. Với mong muốn sẽ góp phần phát triển hệ thống quản lý chất lượng phục vụ công tác văn phòng. 2. Lịch sử nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng luôn góp phần quan trọng trong hoạt dộng của mỗi cơ quan tổ chức. Do vậy đã có rất nhiều sách, tài liệu, giáo trình viết về công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ. GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất bản Hà Nội. GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 . 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội 2.2. Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015. Không gian: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai . Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội. Luận văn nghiên cứu trung thực và đúng với thực tế, có thể áp dụng vào thực tế. 5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu + Phương pháp định tính + Phương pháp định lượng Phương pháp diễn dịch Phương pháp quy nạp Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp thực thi nghiệm Phương pháp quan sát Phương pháp phỏng vấn Phương phá điều tra, hỏi Phương pháp thực nghiệm Phương pháp tổng hợp thông tin

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong học phần Ứng dụng bộ tiêuchuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng vác thầy cô trong khoa đã tận tìnhgiảng dạy và truyền đạt các kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian họctập tại trường cũng như trong bộ môn này

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đinh Thị Hải Yến – giảng viênkhoa quản trị văn phòng đã hứng dẫn , giảng dạy giúp chúng em hoàn thành đềtài môn học trên

Cảm ơn các Cô, chú, anh, chị trong Huyện ủy Mỹ Đức cũng như các anhchị trong Văn phòng Huyện Ủy đã nhiệt tình giúp đỡ, góp ý, chỉ bảo em trongquá trình thu thập, tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu để phục vụ cho đề tài của em

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan chủ đề: “Từ thực tế làm việc tại Huyện ủy Mỹ Đức, trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 trong công tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị ” là một

công trình nghiên cứu độc lập không có sự sao chép của người khác Chủ đề này

là một sản phẩm mà tôi đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập trên lớpcũng như nghiên cứu tại cơ quan Trong quá trình viết bài có sự tham khảo một

số sách báo và tài liệu có nguồn gốc rõ ràng, dưới sự hướng dẫn của giảng viên

Đinh Thị Hải Yến– Giảng viên khoa Quản trị văn phòng Tôi xin cam đoan nếu

có vấn đề gì vè bài làm tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu của đề tài 1

3 Đội tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu được sử dụng 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .2 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 2

PHẦN II: NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3

1.1 Giới thiệu chung về ISO và ISO 9001:2008 3

1.1.1 Giới thiệu về tổ chức ISO 3

1.1.2 khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3

CHƯƠNG 2 CÁC NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC 6

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức 6

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 6

2.1.1.1 Chức năng 6

2.1.1.2 Nhiệm vụ 6

2.1.2.Tổ chức bộ máy 9

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức 9

2.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Huyện Ủy Mỹ Đức 9

2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đi của

Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức 10

2.2.1.1 Lưu đồ: 10

2.2.1.2 Mô tả 11

2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến của Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức 12

2.2.2.1 Lưu đồ 12

2.2.2.2 Miêu tả 12

2.2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 14

2.2.2.4 Lưu trữ hồ sơ 15

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 16

3.1 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức 16

3.1.1 Kết quả đạt được trong triển khai xây dựng các quy trình trong HTQLCL 16

3.1.2 Kết quả trong việc ứng dụng ISO vào các quy trình nghiệp vụ Văn phòng 17

3.2 Thuận lợi, khó khăn 18

3.2.1 Thuận lợi 18

3.2.2.Khó Khăn 19

3.2.3 Một số kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng Huyện ủy 21

KẾT LUẬN 22

PHỤ LỤC 23

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

Bí thư/ phó bí thưMTTQ

Mặt trận tổ quốcCNTT

Công nghệ thông tinVP

Văn phòngCVP/PCVP Chánh văn phòng/ Phó Chánh văn

phòngHTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

ISO 9001:2008 là hệ thống quản lý chất lượng, được áp dụng phổ biếntrong các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ với mục đích hướng đến sự nhất quántrong quá trình tổ chức sản xuất

Gần đây, nhiều cơ quan hành chính nhà nước cũng lựa chọn áp dụng ISO9001:2008 để thực hiện cải cách hành chính, tiêu chuẩn hoá các quá trình hoạtđộng trong tổ chức của mình Do vậy, việc tiêu chuẩn hoá các mẫu văn bản, xâydựng các quy trình triển khai các hoạt động của văn phòng theo Hệ thống quản

lý chất lượng ISO 9001:2008 là thực sự cần thiết, vừa góp phần làm cho côngtác văn phòng trở nên khoa học, đồng thời giúp cho việc đào tạo cán bộ (đặc biệt

là cán bộ mới) được thực hiện dễ dàng

Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Từ thực tế làm việc tại Huyện ủy Mỹ Đức, trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 trong công tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị” làm nội

dung nghiên cứu của mình

2 Lịch sử nghiên cứu của đề tài

Về vấn đề này, trong những năm qua, đã có nhiều người quan tâm nghiêncứu cả dưới góc độ lý luận và thực tiễn được thể hiện qua nhiều chuyên luận,báo cáo chuyên đề, đề tài khóa luận, luận văn của HSSV và một số giáo trình đạihọc, cao đẳng, trung học về công tác văn phòng

Các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này khá nhiều song trên thực tế,chưa có bài viết hay báo cáo nào tổng kết tình hình ứng dụng ISO 9001:2008vào công tác văn phòng của Huyện ủy

Từ những năm 2000, Cục VTLT Nhà nước đã tổ chức nhiều hội thảo, hộinghị chuyên đề với nhiều bài tham luận có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000trong công tác VTLT

Ngoài ra còn có nhiều đề tài NCKH cấp ngành, cấp trường, các khoá luận,luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Văn phòng đã tiến hành nghiên cứu vấn

đề này

3 Đội tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu được sử dụng

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu những nội dung ứng dụng tiêu chuẩniso 9001:2008 trong công tác văn phòng

- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Nội dung công tác Văn phòng tại Huyện

ủy Mỹ Đức

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu:Việc ứng dụng iso 9001:2008 vào công tác vănphòng của cơ quan và đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn trong vănphòng

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu các quy trình nghiệp vụ của vănphòng trong việc ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 một cách khoa học và phùhợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Đồng thời đánh giá thựctrạng ứng dụng và đưa ra những giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quảviệc ứng dụng tiêu chuẩn vào công tác văn phòng Huyện Ủy Mỹ Đức

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để thực hiện đề tài này tôi đã áp dụng các phương pháp nghiên cứu chínhnhư: điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh Cácphương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạttrong suốt quá trình thực hiện đề tài

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá được hiệu quả công việc đến đâu, kếtquả công việc hoàn thành ở mức độ nào

Giúp định hướng và làm cơ sở đề xuất cho cấp trên những giải pháp mới

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài gồm 03 chương

Chương 1: Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Chương 2: Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong côngtác văn phòng của Huyện ủy Mỹ Đức

Chương 3: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòngHuyện ủy Mỹ Đức và đưa ra một số kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Giới thiệu chung về ISO và ISO 9001:2008

1.1.1 Giới thiệu về tổ chức ISO

ISO là tên viết tắt của tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa, có tên tiếng anh

là International Organization for Standardization Đây là một tổ chức phi chínhphủ được thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy Sỹ ISO

có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 200.000 tiêu chuẩn vao gồncác tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý

Mục đích của iso là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những côngviệc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt độngtrao đổi hàng hóa và dịch vụ hiuwax các quốc gia khác nhau trên thế giới thôngqua việc xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại vàthông tin Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện

Tổ chức của ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thànhviên thông tấn; thành viên đăng ký Tính đến ngày 03 tháng 2 năm 2015, ISO đã

có 187 thành viên Việt Nam ra nhập ISO vào năm 1977 và là thành viên thứ 72của tổ chức này Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn vàcấp chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chứcdoanh nghiệp áp dụng

1.1.2 khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay gồm có 04 tiêu chuẩn cơ bản:

- ISO 9001:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng

- ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu càu

- ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức

- ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý

Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 sửdụng để chứng nhận cho các hệ thống quản lý chất lượng Các tiêu chuẩn kháctrong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là các tiêu chuẩn để hướng dẫn xây dựng và áp

dụng các hệ thống quản lý chất lượng, không dùng để chứng nhận.

1.1.2.1 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chứccần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầucủa khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn củakhách hàng

Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:

- Nhóm 1: Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng

+ Các yêu cầu chung

+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu

- Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo

+ Cam kết của lãnh đạo

+ Hướng vào khách hàng

+ Chính sách chất lượng

+ Hoạch định

+Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin

+ Xem xét của lãnh đạo

- Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực

+ Cung cấp nguồn lực

+ Nguồn nhân lực

+ Cơ sở hạ tầng

+ Môi trường làm việc

- Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm

+ Hoạch định việc tạo sản phẩm

+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng

+ Thiết kế và phát triển

+ Mua hàng

+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ

+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

- Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến

+ Các yêu cầu chung

+ Theo dõi và đo lường

+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

+ Phân tích dữ liệu

+ Cải tiến

CHƯƠNG 2 CÁC NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức.

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

2.1.1.1 Chức năng

1 Văn phòng huyện uỷ là cơ quan tham mưu, tổng hợp của huyện uỷ màtrực tiếp và thường xuyên là ban thường vụ và thường trực huyện uỷ trong tổchức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơquan tham mưu; tham mưu, đề xuất về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạocủa cấp ủy đối với lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại trong huyện;nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của đảng bộ

2 Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của huyện uỷ và các cơ quan chuyêntrách tham mưu giúp việc huyện ủy, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ;

là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp uỷ huyện

2.1.1.2 Nhiệm vụ

1 Nghiên cứu, đề xuất:

- Xây dựng chương trình công tác của ban chấp hành, ban thường vụ,thường trực huyện uỷ; phối hợp với ban tổ chức huyện ủy giúp ban chấp hành,ban thường vụ, thường trực huyện uỷ xây dựng và tổ chức quy chế làm việc

- Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của huyện uỷ

- Sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác văn phòng cấp uỷ

2 Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát:

- Đảm bảo công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của huyện uỷ; chế độcung cấp thông tin cho các ban, các đoàn thể, cấp uỷ viên và các tổ chức; theodõi, đôn đốc các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan trực thuộc huyện ủy, MTTQ,các đoàn thể và các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ thông tin báo cáo cấp ủytheo quy định

- Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý,

khai thác mạng công nghệ thông tin; thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thựchiện chế độ bảo vệ bí mật của đảng

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra, giám sát việc thực hiệnnhiệm vụ công tác văn phòng và công tác tài chính – kế toán cho các chi, đảng

bộ cơ sở

3 Thẩm định, thẩm tra:

- Đề án của các cơ quan, tổ chức trước khi trình ban thường vụ, ban chấphành và thường trực về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành vàthể thức văn bản của đề án

- Nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính trước khitrình ban thường vụ, thường trực (nếu được ban thường vụ, thường trực giao)

4 Phối hợp:

- Tham gia, phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, đề xuất, thammưu cho cấp ủy huyện ban hành một số đề án, chỉ thị, nghị quyết, chương trìnhhành động để triển khai, thực hiện tốt nghị quyết của đại hội đảng bộ huyện vàcác chỉ thị, nghị quyết của cấp trên về phát triển kinh tế – xã hội, nội chính;tham gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các chỉ thị, nghịquyết của Đảng về phát triển kinh tế – xã hội ở địa phương

- Tham gia, phối hợp với ban tổ chức huyện uỷ trong việc quản lý tổ chức

bộ máy, cán bộ, biên chế văn phòng

- Phối hợp với các ban đảng, chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc huyện uỷ thammưu giúp ban thường vụ, thường trực huyện uỷ chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơkết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy định, quy chếcủa trung ương, tỉnh uỷ và huyện về kinh tế – xã hội, nội chính; việc thực hiệnchủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của đảng bộ

- Phối hợp với các cơ quan tư pháp giúp ban thường vụ, thường trựchuyện uỷ chỉ đạo công tác nội chính, xử lý các vụ việc, vụ án nghiêm trọng,phức tạp ở địa phương theo quy định

- Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quyhoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư dự án cho cơ quan đảng theo

đúng quy định của pháp luật

5 Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực huyện uỷgiao:

- Tiếp nhận và xử lý đơn thư, thư gửi đến huyện uỷ; kiến nghị với thườngtrực huyện uỷ xử lý những đơn, thư có nội dung quan trọng; theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết một số đơn, thư được thường trực huyện uỷ giao Phối hợp vớicác cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân

- Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quyđịnh, quy chế của cấp ủy cấp trên; tình hình hoạt động của các cơ quan chuyêntrách tham mưu giúp việc huyện ủy và các chi, đảng bộ cơ sở trực thuộc huyện

ủy Giúp huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

- Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu, phông lưu trữ Đảng Cộng sản ViệtNam, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị – xã hội theo quy định; giúphuyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ

- Là đại diện chủ sở hữu tài sản của đảng bộ; trực tiếp quản lý tài chính,tài sản, chi tiêu ngân sách đảng Đảm bảo điều kiện vật chất và các trang thiết bịphục vụ hoạt động của cấp uỷ; bảo đảm tài chính và cơ sở vật chất khác cho cơquan trực thuộc huyện uỷ theo sự phân công, phân cấp

- Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộngcủa đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin cho các cơ quan chuyên trách thammưu, giúp việc huyện ủy và các chi đảng bộ cơ sở

- Là đầu mối giúp thường trực huyện uỷ xử lý công việc hàng ngày; phốihợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí bí thư, các phó bí thư và một

số hoạt động của các đồng chí uỷ viên ban thường vụ để thực hiện quy chế làmviệc, chương trình công tác; phối hợp, điều hoà hoạt động các cơ quan thammưu phục vụ hoạt động của huyện uỷ

- Tham gia tổ chức phục vụ đại hội đảng bộ huyện; hội nghị ban chấphành, ban thường vụ, thường trực huyện ủy triệu tập; các cuộc làm việc củađồng chí bí thư, phó bí thư huyện uỷ

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được ban thường vụ, thường trựcgiao.

lý lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của văn phòng huyện ủy làthực sự cần thiết và cần được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ

Những nội dung trong văn phòng huyện ủy cần phải ứng dụng tiêu chuẩnISO 9001:2008 là: xây dựng chương trình công tác của cơ quan; thu thập và xử

lý thông tin; soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi – đến; lập vàquản lý hồ sơ công việc; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức các sự kiện; quản lý tàisản, trang thiết bị tài sản, phương tiện làm việc của cơ quan; tổ chức các chuyến

đi công tác của cơ quan.

Tuy nhiên, văn phòng Huyện ủy mới chỉ ứng dụng tiêu chuẩn ISO vàotrong công tác quản lý văn bản đi – đến, quản lý con dấu và quản lý hồ sơ

2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đi của Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức.

2.2.1.1 Lưu đồ:

mẫu liên quan

Cán bộ được phân công

Bộ phận Văn thư,

Nghiên cứu,

dự thảo văn bản đi

Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản

Duyệt, ký

Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi

Lưu hồ sơ

2.2.1.2 Mô tả

2.2.1.2.1 Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi:

Cán bộ được phân công của các đơn vị, phòng, ban, ngành của thị xãnghiên cứu, soạn thảo văn bản đi theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định,chuyển thủ trưởng các đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn bản trước khi chuyểncho Văn phòng trình duyệt Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịutrách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó

2.2.1.2.2 Kiểm tra, trình ký:

Thủ trưởng cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra các văn bản đi

về nội dung và thể thức Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán bộ soạn thảochỉnh sửa lại Nếu đạt yêu cầu, thì trình Bí thư/Phó Bí thư Huyện Ủy duyệt ký

2.2.1.2.3 Duyệt, ký:

- Bí thư/Phó Bí thư Huyện Ủy xem xét nội dung, thể thức văn bản và kýchính thức; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị tham mưu soạn thảovăn bản để chỉnh sửa

- Chữ ký chính thức của Bí thư, Phó Bí thư Huyện Ủy ở văn bản đi phải rõràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản

2.2.1.2.4 Làm thủ tục ban hành văn bản

- Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền đơn

vị tham mưu phải chuyển ngay Văn thư để lấy số và làm các thủ tục ban hành

- Văn thư điền đầy đủ tên cơ quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn bản Vănbản có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, "hỏa tốc",

“mật”, “tuyệt mật” lên văn bản và bì thư, dưới số và ký hiệu Nếu văn bản khôngđúng thể thức có thể dừng và báo cáo cho Bí thư/Phó Bí thư

+ Văn bản "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngay trong ngày làmviệc

+ Các văn bản khác gửi chậm nhất là sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký

2.2.1.2.5 Lưu hồ sơ:

Theo quy định ở mục 2.2.2.4 của quy trình này.

2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến của Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức.

2.2.2.1 Lưu đồ

Trách nhiệm

thực hiện Trình tự công việc

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Thời gian

Bộ phận Văn thư

2.2.2.2.1(BM04)(BM05)

Ngay saukhi tiếp nhận vănbản

2.2.2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản gồm côngvăn, tài liệu, bản Fax v.v đến từ bất kỳ nguồn nào (gọi chung là văn bản đến)

Tiếp nhận văn bản “đến”

Phân loại, đề xuất

ý kiến giải quyết

Xem xét, cho ý kiến giải quyết

Vào sổ; chuyển cho đơn vị

thực hiện

Giải quyết văn bản

Lưu hồ sơ

Các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến khôngđược đăng ký tại văn thư

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Bộ phận Văn thư tiến hành các công việc sau:a) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:

- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, cácđoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh ngườinhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức cánhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừnhững bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật ( bì văn bản mật);

+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước vàquy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngàytháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng,

- Đối với các văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bócphong bì ngay và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay cho ChánhVăn phòng (Phó văn phòng) biết để có ý kiến xử lý kịp thời

b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới

số ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung ( đốivới công văn) hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành vănbản

c) Chuyển lại cho CVP/PVP văn bản đến đã nhận

d) Đăng ký văn bản đến: