Từ thực tế làm việc tại UBND huyện đông hưng,trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1 Lý luận chung về ISO 4 1.1. 1 ISO là gì. 4 1.1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 4 1.1.3 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5 1.1.4 Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 5 1.1.5 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 6 Tiểu kết: 8 CHƯƠNG 2. NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG 9 2.1. Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng 9 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Hưng. 9 2.2. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng 13 2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 13 2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : 26 2.3.1 Quản lý con dấu 26 2.3.2 Sử dụng con dấu 27 2.3.3 Quy định về đóng dấu 27 2.4. Quy trình xử lý các cuộc họp 28 2.4.1. Mục đích 28 2.4.2. Phạm vi áp dụng 28 2.4.3. Định nghĩa 29 2.4.4. NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 32 3.1. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng 32 3.1.1. Những kết quả trong việc triển khai xây dựng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quận. 32 3.1.2. Những kết quả đạt được trong việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của huyện. 33 3.1.3. Một số kết quả đạt được: 36 3.1.4 Kiến nghị: 38 Tiểu kết: 39 PHẦN KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các Thầy Nguyễn Phú Thành- Giảngviên khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trìnhhọc tập bộ môn Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác quản trị văn phòng

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Từ thực tế làm việc tại UBND Huyện Đông Hưng,trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 trong công tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị ” là một

công trình nghiên cứu không có sự sao chép của người khác Trong quá trình làmbài báo cáo này, tôi có tham khảo một số tài liệu sách ; sự giúp đỡ tận tình của cáccán bộ UBND Huyện Đông Hưng và có sự hướng dẫn của các thầy cô trong suốtquá trình học tại trường

Tôi xin cam đoan về bài báo cáo của mình, nếu có vấn đề gì sai sót thì xinhoàn toàn chịu trách nhiệm!

Hà Nội, ngày 07 tháng 09 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2

6 Giả thuyết khoa học 2

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2

8 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4

1.1 Lý luận chung về ISO 4

1.1 1 ISO là gì 4

1.1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 4

1.1.3 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5

1.1.4 Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 5

1.1.5 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 6

Tiểu kết: 8

CHƯƠNG 2 NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG 9

2.1 Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng 9

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Hưng 9

2.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng 13

2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 13

2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : 26

2.3.1 Quản lý con dấu 26

2.3.2 Sử dụng con dấu 27

2.3.3 Quy định về đóng dấu 27

2.4 Quy trình xử lý các cuộc họp 28

2.4.1 Mục đích 28

2.4.2 Phạm vi áp dụng 28

2.4.3 Định nghĩa 29

2.4.4 NỘI DUNG 30

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 32

3.1 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng 32

3.1.1 Những kết quả trong việc triển khai xây dựng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quận 32

3.1.2 Những kết quả đạt được trong việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của huyện 33

3.1.3 Một số kết quả đạt được: 36

3.1.4 Kiến nghị: 38

Tiểu kết: 39

PHẦN KẾT LUẬN 40

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Viết đầy đủ tiếng việt

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở các cơ quan hành chính nhànước là một bước tiến mới trong công cuộc hội nhập kinh tế đất nước Việc ứngdụng này đang được lan rộng ra khắp các tỉnh thành, nó là hoạt động nhằm gópphần hiện đại nền hành chính nhà nước, cải thiện hơn nữa mối quan hệ giữa cán bộquản lý với tổ chức, công dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính

Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tất cả các lĩnh vực và đặc biệtcông tác văn phòng thì việc ứng dụng này đem lại cho lãnh đạo, cán bộ, công chức,viên chức được nhận thức rõ hơn trách nhiệm, vai trò của mình trong công cuộcxây dựng đất nước giàu đẹp, văn minh.; công chức là cầu nối giữa luật pháp và tổchức, công dân, có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, công dân thực hiện quyền vànghĩa vụ theo quy định của pháp luật

Chính vì vậy, tôi mạnh dạn nghiên cứu và tìm hiểu để tài: “Từ thực tế làm việc tại huyện Đông Hưng,trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 trong công tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa ra một số kiến nghị ” để phần nào đó làm sáng tỏ việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong

công tác văn phòng tại đơn vị và góp một phần kiến thức được học trong ghế nhàtrường để góp phần cải thiện hơn công tác này

2 Lịch sử nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu này hiện nay có rất nhiều các nhà đã và đang nghiêncứu nhưng mới chỉ dừng lại ở tầm vi mô mà chưa có sự nhìn nhận và đánh giá từnhiều người

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng,đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để từ đó đưa ra một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện hơn

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian và địa điểm: Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Hưng

Thời gian: Bài báo cáo được thực hiện trong tháng 09 năm 2017.

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008

trong công tác văn phòng từ đó phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng ISO trongcông tác văn phòng tại cơ quan để có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu của công tácnày Đồng thời đề xuất ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISOtrong công tác văn phòng hơn

5 Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn, phiếu điều tra

- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

6 Giả thuyết khoa học

Việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng có vai trò và ý nghĩa vô cùngquan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nhìn nhận thực tế hiện naythì việc ứng dụng này trong công tác văn phòng đang được quan tâm và là mắtxích quan trọng trong hoạt động của cơ quan Cơ quan càng triển khai và đưa nộidung ứng dụng ISO vào công việc thì hiệu quả càng cao hơn

7 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài

7.1 Ý nghĩa luận của đề tài:

Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng đang được các cơ quan áp dụng, quan tâm vàđưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng

7.2 Về mặt thực tiễn của đề tài:

Đề tài giúp các lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp đặc biệt là lãnh đạo vănphòng nhận thức được những ưu điểm,nhược điểm, năng lực tổ chức, quản lý việcứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại cơ quan mìnhđồng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể tổng kết, áp dụng vào

thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng hiện nay tại các cơ quan,doanh nghiệp.

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiêncứu gồm ba chương:

Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng

Chương 2: Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănphòng tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng

Chương 3: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tácvăn phòng và đưa ra một số kiến nghị tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung về ISO

1.1 1 ISO là gì.

ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, ra đời và hoạt động từ ngày23-2-1947 ISO có tên đầy đủ là THE INTERNATIONAL ORGANIZATIONFOR STANDARD-IZATION Các thành viên của nó là các tổ chức tiêu chuẩnquốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve(Thụy Sỹ) Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha

ISO là một tổ chức phi chính phủ Nhiệm vụ chính của tổ chức này là nghiêncứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng)thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau

ISO có trên 120 thành viên Việt Nam là thành viên chính thức từ năm 1977và là thành viên thứ 72 của ISO Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn – Đolường - Chất lượng

1.1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩuvào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008 ISO 9000 làbộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong lĩnh

vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống quản

lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phấm Và được áp dụng cho hình

thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau

ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các tổ chức

do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích cùa ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động

có hiệu quà, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trinh trao đổi thương mạiđược dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới các vân đê kv thuật Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:

ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - cơ sở và từvựng ISO 9001:2008 Hệ

thống quản lý chất lượng - các yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền

vững của một tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lýHiện nay đã có thêm phicn bản ISO mới nhất năm 2015.

Phương châm của gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ thống

quàn trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mả tổ chức này cung úng cũng sẽ cỏ chẳt lượng tốt nhất” ISO 9000 có thể áp dụng cho mọiloại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực Kể từ khi ban hành cho đến nay,

1.1.3 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay gồm có 04 tiêu chuẩn cơ bản:

- ISO 9001:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng

- ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu

- ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức

- ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý

Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 sửdụng để chứng nhận cho các hệ thống quản lý chất lượng Các tiêu chuẩn kháctrong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là các tiêu chuẩn để hướng dẫn xây dựng và áp dụngcác hệ thống quản lý chất lượng, không dùng để chứng nhận

1.1.4 Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định các yêucầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tồ chức cần chứng tỏ năng lực cùamình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêucầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng

- Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo

- Yêu cầu về quản lý nguồn lực

- Yêu cầu về tạo sản phẩm

-Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến

Các nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từnhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn thế giới Qua

nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8 nguyên tắc quản lýchất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn mực cho một hệ thốngquản lý chất lượng, đó là:

Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống

Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện

Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng

1.1.5 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêuchuẩn ISO 9001:2008 Nhũng nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008trong công tác văn phùng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có;thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dần nghiệp vụ dó cùng với các quyđịnh cùa nhả nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rò được trách nhiệm của cáccá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa mãn được yêu cầu của tiêuchuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triểnkhai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Quản lý văn bản đến;

+ Quản lý nhân sự;

+ Tổ chức sự kiện;

+ Kiêm soát tài liệu;

+ Kiêm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn

phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi cùa

khách hàng; đấu thầu

Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong văn phòng các cơ quan, tổ chức đã gópphần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyết công việcmột cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc được cải tiến và hoàn thiện.Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian giải quyếtcông việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, côngchức Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một cách nền nếp, quy củ.Công tác bảo mật các tài liệu quan trọng được chú trọng, cơ chế mượn trả tài liệuhồ sơ được thiết lập rõ ràng Ngoài ra, việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượngcòn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức Lãnh đạo đơn vị điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiếtlập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất và hạn chế sai sót trongquá trình tham mưu, giải quyết các văn bản hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm và đúnghẹn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, công chức và các tổ chức, cá nhân

Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng ISO đều được thiết lập các quy trìnhlàm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cá nhân, quy trình xử lý côngviệc cho cơ quan

Các cơ quan tổ chức phải công khai,minh bạch và công khai hóa quy trình vàthủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân

Giúp người đứng đầu cơ quan,tổ chức, doanh nghiệp xác định được các cơchế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thể đảmbảo cho việc thực hiện mục tiêu chung

Nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theomục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn

Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướng dẫnnguồn nhân lực và cải tiến công việc

Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ nâng caochất lượng hành chính

Khắc phục được các mối quan hệ giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau.Nâng cao năng lực và trách nhiệm của bộ phận và người thừa hành trong việc thựchiện các nhiệm vụ được giao

Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc

Tiểu kết:

Trong xu thế hội nhập kinh tế việc mà các nhà doanh nghiệp hay các cơquan tổ chức muốn hướng đến chính là chất lượng, mang lại một sản phẩm hoànhảo, chất lượng để phục vụ cho chính nhu cầu của con người Nhu cầu đòi hỏi củacon người càng cao thì sản phẩm đáp ứng cũng phải càng cao Chính vì vậy việcứng dụng ISO trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều mang lại sự hài lòng cho kháchhàng Khi áp dụng ISO thì giảm thiểu nhân công,chi phí, thời gian mà lại đáp ứngđược nhu cầu của khách hàng của nhân dân

Chương 2 NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG

Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc ứng dụng ISO cũng đều mang lại kết quảcao cho bất kỳ tổ chức đó, khi nói đến ISO người ta hay liên tưởng đến đó là vềchất lượng sản phẩm nhưng trong chính hành chính thì công tác văn phòng cũngđang ứng dụng ISO và đem lại nhiều kết quả cao

2.1 Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Hưng.

a Lịch sử hình thành.

Huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình ngày nay được thành lập theo Quyếtđịnh số 93-CP ngày 17/6/1969 của Hội đồng Chính phủ trên cơ sở sáp nhập haihuyện Đông Quan và huyện Tiên Hưng Sau khi thành lập, huyện có 47 xã, gồm 22

xã của huyện Tiên Hưng và 25 xã của huyện Đông Quan (huyện Tiên Hưng tách

05 xã sáp nhập vào huyện Hưng Hà) Ngày 02 tháng 02 năm 1986, Hội đồng Bộtrưởng ra Quyết định số 159/HĐBT thành lập thị trấn Đông Hưng Ngày20/03/1986, Hội đồng Bộ trưởng tách 04 xã về thị xã Thái Bình Hiện nay đơn vịhành chính của huyện Đông Hưng gồm 43 xã và 01 thị trấn

Huyện Đông Hưng nằm ở phía bắc tỉnh Thái Bình Phía Bắc giáp huyệnQuỳnh Phụ, phía năm giáp sông Trà Lý (đối ngạn là huyện Vũ Thư), phía Đônggiáp huyện Thái Thụy, phía Tây giáp huyện Hưng Hà

Trung tâm huyện lỵ Đông Hưng cách trung tâm thành phố Thái Bình 10 km.Huyện Đông Hưng có diên tích đất tự nhiên 19835,08 km2

Dân số: 252.728 người

Về chức năng nhiệm vụ quản lý hành chính được quy định tại các điều từ 97đến 107 Luật tổ chức HĐND &UBND ngày 26/11/2003, trong đó có một số nhiệmvụ chủ yếu như :

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; chương trình phát triển nông

- lâm - ngư nghiệp; phát triển mạng lưới thương mại dịch vụ; xây dựng và pháttriển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; các chương trình, đề án pháttriển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế

- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện có hiệu quả chươngtrình kế hoạch đề án đã xây dựng nhằm không ngừng cải thiện và nâng cao đờisống vật chất tinh thần của nhân dân

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi ngân sáchđịa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã, thị trấn xây dựng và thực hiệnngân sách

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình; giải quyết tranh chấp đất đai

- Tham gia với UBND tỉnh xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển côngnghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng hạ tầng cơ sở theo phâncấp

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ sản xuấtvà đời sống nhân dân địa phương

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân Giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội; xây dựng lực lượngcông an nhân dân huyện vững mạnh

- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật Bảo vệ tài sảncủa Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do,danh dự, nhân phẩm, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp của công dân

- Tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáocủa công dân

- Thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND, quản lý hố sơ,mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chínhđịa phương

b Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Đông Hưng là cấp chính quyền cao nhất của huyện ĐôngHưng UBND huyện bao gồm các phòng ban trực thuộc:

1 Văn phòng UBND huyện

2 Phòng Nội vụ

3 Phòng Nông nghiệp và PTNT

4 Phòng Công Thương

5 Phòng Tài nguyên và Môi trường

6 Thanh tra huyện

7 Phòng Tư pháp

8 Phòng Y tế

9 Phòng Giáo dục và Đào tạo

10 Phòng Văn hoá và thông tin

11 Phòng Lao động TB và xã hội

12 Phòng Tài chính - Kế hoạch

Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND huyện Đông Hưng gồm các Đồng chí:

- Đồng chí Nguyễn Tiến Hưng – Chủ tịch UBND huyện

- Đồng chí Phạm Văn Hằng – Phó chủ tịch thường trực UBND huyện

- Đồng chí Hoàng Văn Kiếm – Phó Chủ tịch UBND huyện

- Đồng chí Bùi Văn Huân – Phó Chủ tịch UBND huyện

c Chức năng, nhiệm vụ:

 Chức năng:

UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

 Nhiệm vụ:

Ủy ban nhân dân Huyện Đông Hưng do Hội đồng nhân dân huyện bầu là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhànước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng được ápdụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13

“Điều 28 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quyđịnh tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật nàyvà tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng

điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiênnhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố theo quy định của phápluật.

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến phápvà pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chínhsách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hànhchính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy địnhcủa pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã, cơ quan, tổ chức khác thựchiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.”

2.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng

Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO mà các cơ quan, doanh nghiệp đang thựchiện trong công tác văn phòng như sau:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý nhân sự

- Tổ chức sự kiện

- Kiểm soát tài liệu

- Kiểm soát công việc

Nhưng thực tế tại UBND Huyện Đông Hưng mới chỉ đưa ứng dụng tiêuchuẩn ISO 9001:2008 trong công tác:

- Kiểm soát công việc

- Quản lý văn bản đến

- Tổ chức hội họp

2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng

 Mục đích

Từng bước nâng cao hiểu biết và khả năng sử dụng công cụ kỹ thuật thôngtin hiện đại (máy tính, mạng máy tính) của các cán bộ trong cơ quan, trước hết làcác cán bộ tại bộ phận Văn thư, bảo mật thuộc văn phòng hành ngày

Là Cơ sở dữ liệu chung thống nhất trong hoạt động “Lưu trữ và khai thác”.Tất cả các loại văn bản, công văn được lưu trữ trong một Cơ sở dữ liệu, tiến hànhthống nhất tổ chức nhập số liệu và khai thác

Tổ chức liên kết với mục đích tạo được liên kết giữa các công văn, các vănbản có liên quan với nhau trong sử lý nhằm thể hiện “qui trình xử lý, mượn trảcông văn, tài liệu” của Văn phòng UBND

 Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản:

Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu:

tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lưu

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Văn phòng đều phải được đăng ký

vào sổ văn thư cơ quan và phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ

quan;

Văn bản đi, văn bản đến chưa vào sổ đăng ký tại Văn thư, các phòng chuyên

môn và cá nhân công chức có trách nhiệm chuyển văn bản cho văn thư vào sổ theo

quy định;

Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn khải được đăng ký, trình và chuyển giaongay sau khi nhận được

a Công văn đến trên môi trường mạng

Hình 1 : Lưu đồ xử lý công văn đến

Văn thư

Công văn đến (đường mạng)

 Nội dung

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến:

Công văn đến có thể đi theo 2 con đường: công văn đến trên giấy tờ và côngvăn đến nhận được từ mạng

Công văn đến trên giấy tờ là các công văn được gửi theo đường bưu điện từcác cơ quan khác đến văn phòng

Công văn đến nhận từ mạng là các công văn từ các cơ quan khác được gửitheo đường mạng thông tin mà mạng của văn phòng đã kết nối Các công văn đếntừ cả 2 đường sẽ được nhận tại văn thư Văn thư có nhiệm vụ sau :

+ Đối với công văn đến trên giấy tờ:

Văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho Vănphòng Tỉnh uỷ hay không, nếu không đúng chuyển tra cho cá nhân, tổ chức gửivăn bản đến

Sau đó văn thư có nhiệu vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sáchbáo, cơ quan, đơn vị gửi văn bản… thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêngngười nhận, sách báo, bản tin…không phải vào sổ văn bản đến mà vào sổ theo dõi.Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký văn bản đến, chia thành

02 loại, loại bóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan Nếu có dấukhẩn, hỏa tốc thì nhân viên văn thư làm các thủ tục chuyển giao ngay trong thờigian ngắn nhất;

Loại không bóc bì: là những văn bản ngoài bì gửi đích danh, bì mang hệ thìkhông được bóc bì mà chuyển thẳng cho Chánh Văn phòng UBND huyện

Bước 2 Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Sau khi bóc bì, phân loại, nhân viên văn thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngàyđến vào văn bản giấy đã nhận

|Bước 3 Đăng ký văn bản đến: văn thư Scan các văn bản với định dạng PDF

để lưu file trên hệ thống (nhập dữ liệu trên hệ thống Lotu notes đính kèm tệp tin)

+ Đối với công văn đến theo đường mạng,

Toàn bộ công văn được gửi tới văn phòng UBND qua mạng văn thư sẽ chỉphải thực hiện vào số trên mạng đối với mối văn bản: toàn bộ trích yếu và nộidung toàn văn đã được tự động đưa vào nên không phải nhập Với công vănchuyển - nhận theo mạng, văn thư chỉ phải nhập thêm số đến của công văn vàchuyển xử lý Đối với những văn bản đã được nhận trên mạng thì các cơ quan sẽkhông phải gửi bản giấy Văn phòng UBND hiện nay chủ yếu nhận văn bản theođường mạng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư xử lý cũng như việc điềuhành của lãnh đạo đượng nhanh chóng thông suốt

Bước 4: Chuyển văn bản đến thủ trưởng cơ quan

Sau khi văn thư đã nhập xong công văn đến, công văn sẽ tự động chuyển tớilãnh đạo văn phòng Lãnh đạo văn phòng sẽ là ngưới xử lý toàn bộ các văn bảnđến trên hệ thống mạng ( hoàn toàn không sử dụng bản giấy)

Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết

Có thể chuyển công văn cho chuyên viên, lãnh đạo phòng khác xử lý

Được quyền đánh dấu công văn đó có hoặc không có ý kiến của cấp uỷ.Hoặc đối với những văn bản khống chuyển giao giải quyết lãnh đạo có thể

xử lý: quyền đánh dấu “kết thúc xử lý” Việc đánh dấu “kết thúc xử lý” sẽ tạo ra trạng thái “kết thúc xử lý” của công văn Công văn sẽ được lưu lại và sau đó không

ai được quyền sửa nội dung hoặc thêm ý kiến Khi đó người chủ trì xử lý phải chịutoàn bộ trách nhiệm về ý kiến giải quyết của mình

Bước 5 Đối với chuyên viên, lãnh đạo phòng khi được chuyển chủ trì xử lý:

Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết

Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý

Các công văn đến có thể nằm ở 1 trong 3 trạng thái xử lý Các trạng thái nàythể hiện qui trình xử lý công văn của các chuyên viên và giúp cho lãnh đạo theodõi được tình trạng xử lý trong cơ quan :

Đang xử lý

Kết thúc xử lý

Không cần xử lý