Trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài. 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 4 1.1. ISO là gì. 4 1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 4 1.3 Nội dung ISO 9001: 2008 5 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 6 Chương 2. MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN 8 2.1. Khái quát về văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn 8 2.1.1. Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên 8 2.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 8 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ 9 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn 9 2.2.1. Chức năng: 9 2.2.2. Nhiệm vụ: 10 2.3. Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp dụng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 13 2.4. Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn. 14 2.4.1. Mục đích 14 2.4.2. Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản: 15 2.4.3. Công văn đến trên môi trường mạng. 16 2.4.3.1. Nội dung 17 2.4.4. Công văn đi trên môi trường mạng. 20 2.4.1. Nội dung xử lý công văn đi: 21 2.4.5. Công văn nội bộ trên môi trường mạng 24 2.4.5.1. Nội dung 25 2.4.6. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : 25 2.4.6.1. Quản lý con dấu 25 2.4.6.2. Sử dụng con dấu 26 2.4.6.3. Quy định về đóng dấu 26 2.4.7. Quy trình xử lý các cuộc họp 27 2.4.7.1. Mục đích 27 2.4.7.2. Phạm vi áp dụng 27 2.4.7.3. Định nghĩa 27 2.4.7.4. NỘI DUNG 29 2.4.7.4.1. Họp giao ban và họp chuyên môn 29 2.4.7.4.2. Mô tả quy trình 29 Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG 31 TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT 31 3.1. Thuận lợi: 31 3.2. Khó khăn: 32 3.3. Một số kết quả đạt được: 32 3.4. Kiến nghị: 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO 36

LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại Học Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian bắt đầu khết thúc học phần tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Văn phòng khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo thầy, tập lớn em khó hồn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy cô Đề tài hồn thành nhờ giúp đỡ cô, chú, anh, chị công tác Văn phòng Thành ủy Lạng Sơn, bạn bè sát cánh thời gian học tập Tôi xin chân thành cảm ơn Với thời gian cho phép, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế nên Đề tài nhiều điều thiếu sót Nhưng với nghiên cứu nghiêm túc, niềm đam mê học hỏi, Tôi mong nhận bảo tận tình q thầy LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em thực Các số liệu kết luận nghiên cứu trình bày đề tài Chưa công bố nghiên cứu khác Em xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 ISO 1.2 Khái quát chung bột tiêu chuẩn ISO 9000 1.3 Nội dung ISO 9001: 2008 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng Chương MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN 2.1 Khái quát văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn 2.1.1 Giới thiệu vài nét vị trí địa lý điều kiện tự nhiên .8 2.1.2 Vị trí, vai trò văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tỉnh uỷ 2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn .9 2.2.1 Chức năng: 2.2.2 Nhiệm vụ: 10 2.3 Sơ lược hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp dụng Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 13 2.4 Quy trình xử lý Văn đi, đến Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 14 2.4.1 Mục đích 14 2.4.2 Nguyên tắc chung công tác quản lý văn bản: 15 2.4.3 Công văn đến môi trường mạng 16 2.4.3.1 Nội dung .17 2.4.4 Công văn môi trường mạng 20 2.4.1 Nội dung xử lý công văn đi: 21 2.4.5 Công văn nội môi trường mạng 24 2.4.5.1 Nội dung .25 2.4.6 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư : 25 2.4.6.1 Quản lý dấu 25 2.4.6.2 Sử dụng dấu 26 2.4.6.3 Quy định đóng dấu 26 2.4.7 Quy trình xử lý họp 27 2.4.7.1 Mục đích 27 2.4.7.2 Phạm vi áp dụng 27 2.4.7.3 Định nghĩa 27 2.4.7.4 NỘI DUNG 29 2.4.7.4.1 Họp giao ban họp chuyên môn 29 2.4.7.4.2 Mô tả quy trình 29 Chương THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG 31 TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT 31 3.1 Thuận lợi: 31 3.2 Khó khăn: 32 3.3 Một số kết đạt được: 32 3.4 Kiến nghị: 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO .36 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với đổi phát triển đất nước cơng tác văn phòng nước ta cần có thay đổi để bắt kịp với xu hướng Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng bước đầu triển khai tất quan, đơn vị nước bước tiến vượt bậc việc cải cách thủ tục hành rườm rà, lạc hậu làm việc theo thói quen Thơng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 hoạt động quan cơng cụ đắc lực việc hệ thống hố quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học phù hợp với quy định pháp luật, tạo điều kiện cho trình giải cơng việc nhanh chóng, dễ dàng Khi áp dụng quan, đơn vị linh hoạt việc triển khai thực để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan Mỗi nghiệp vụ có quy trình riêng tiêu chuẩn để mang đến lợi ích thiết thực nhằm thực hành nước nhà ngày đại, văn minh em chọn đề tài " Trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng đánh giá thực trạng đưa số kiến nghị" Lịch sử nghiên cứu Đề tài ISO 9001 thu hút nhiều quan tâm nhà nghiên cứu Một số cơng trình nghiên cứu ISO 9001 như: - Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn Đánh giá thực trạng đưa số kiến nghị nhăm nâng cao hiệu ứng dựng ISO 9001:2008 3.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi khơng gian: Bài luận chủ yếu tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác Văn phòng Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn từ năm 2013 có bước tiến định việc thực áp dụng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 công tác Văn thư - lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục đồ chơi Hà Thành Đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng suốt trình thực đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài sau hồn thành góp phần: + Nêu nơi dung quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng + Nêu thực trạng đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng + Đề tài sau hoàn thành trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho người Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đàu kết luận Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN Chương THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KẾT LUẬN Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 ISO ISO tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa, đời hoạt động từ ngày 23-2-1947 ISO có tên đầy đủ THE INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARD-IZATION Các thành viên tổ chức tiêu chuẩn quốc gia trăm nước giới Trụ sở ISO đặt Geneve (Thụy Sỹ) Ngơn ngữ sử dụng tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha ISO tổ chức phi phủ Nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu xây dựng, công bố tiêu chuẩn (khơng có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác ISO có 120 thành viên Việt Nam thành viên thức từ năm 1977 thành viên thứ 72 ISO Cơ quan đại diện Tổng cục tiêu chuẩn – Đo lường - Chất lượng 1.2 Khái quát chung bột tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩu vào năm 1987, sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phấm Và áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với quy mơ khác ISO 9000 gia đình tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng tổ chức ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích cùa ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quà, tạo quy định chung nhằm giúp trinh trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới vân đê kv thuật Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - sở từvựng ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện có thêm phicn ISO năm 2015 Phương châm gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 “Nếu tổ chức có hệ thống quàn trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mả tổ chức cung úng cỏ chẳt lượng tốt nhất” ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức, lĩnh vực Kể từ ban hành nay, 1.3 Nội dung ISO 9001: 2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tồ chức cần chứng tỏ lực cùa việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng - Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo - Yêu cầu quản lý nguồn lực - Yêu cầu tạo sản phẩm -Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến Các nguyên tắc hình thành nên nội dung tiêu chuẩn ISO 9001 ISO 9001 tiêu chuẩn hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại nhiều công ty toàn giới Qua nghiên cứu, chuyên gia tổ chức ISO nhận thấy có nguyên tắc quản lý chất lượng cần xem tản để xây dựng nên chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, là: Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng Nguyên tắc 2: Trách nhiệm Lãnh đạo Nguyên tắc 3: Sự tham gia người Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo trình Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa kiện Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng Trong cơng tác văn phòng khơng phải nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nhũng nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phùng vào văn hướng dẫn nghiệp vụ có; thực tế triển khai thực văn hướng dần nghiệp vụ dó với quy định cùa nhả nước hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rò trách nhiệm cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời thỏa mãn yêu cầu tiêu chuẩn ISO Hiện nay, cơng tác văn phòng số quan, doanh nghiệp triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nghiệp vụ: + Soạn thảo ban hành văn bản; + Quản lý văn đến; + Quản lý nhân sự; + Tổ chức kiện; + Kiêm soát tài liệu; + Kiêm sốt cơng việc Ngồi nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cơng tác văn phòng, phận, phòng ban chun mơn khác áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi xử lý phản hồi cùa khách hàng; đấu thầu Việc áp dụng ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành quy trình giải cơng việc cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc cải tiến hồn thiện Điều tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình rút ngắn thời gian giải công việc, giảm tác động tiêu cực thực thi nhiệm vụ cán bộ, công chức Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ thực cách nếp, quy củ Công tác bảo mật tài liệu quan trọng trọng, chế mượn trả tài liệu hồ sơ thiết lập rõ ràng Ngoài ra, việc thực hệ thống quản lý chất lượng góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Lãnh đạo đơn vị điều hành công việc Quyết định cho phép phát hành công văn cách đánh dấu “cho phép phát hành” ký ban hành văn Đối với Văn không đạt yêu cầu: Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến sửa chuyển trả phòng chun mơn để bổ sung, hồn thiện theo yêu cầu Sau đồng chí lãnh đạo ký duyệt cho phép phát hành công văn này, dự thảo công văn chuyển tới văn thư đơn vị Văn thư có nhiệm vụ : Bước Cấp số phát hành văn + mạng: Văn thư nhập số kí hiệu ngày phát hành cơng văn + Đối với giấy: văn thư có trách nhiệm vào sổ, lấy số, xác định số lượng văn bản, định cần thiết để chuyển văn bản, đóng dấu Bước Phát hành văn + Đối với mạng: Văn thư chi việc nhấn nút " cho phép phát hành" chuyển giao văn đến quan bên theo nơi nhận văn + Đối với giấy: gửi văn giấy tới quan không sử dụng hệ thống mạng quan khối đảng: Văn thư văn thư có trách nhiệm làm thủ tục phát hành văn bản: - Lựa chọn bì; -Trình bày bì in bì -Vào bì dán bì; - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác bì (nếu có) Bước 6: Chuyển phát văn - Đối với văn giấy: + Chuyển giao trực tiếp cho Lãnh đạo Sở, phòng, cá nhân có liên quan Sở; + Chuyển giao trực tiếp cho quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài; + Chuyển phát văn qua bưu điện; + Chuyển phát văn máy fax, qua mạng; + Chuyển phát văn mật thực theo quy định hành - Đối với văn gửi qua mạng : 22 Văn thư có trách nhiệm chuyển văn điện tử đến địa theo nơi nhận Bước 7: Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm: theo dõi văn đi, trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng Bước 8: Lưu văn Đối với văn thường: phải lưu 02 (01 lưu văn thư quan có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 01 lưu hồ sơ giải công việc phòng) - Đối với văn mật: thực lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước - Đối với văn mạng cần ấn nút " Lưu hồ sơ " Văn tự động lưu Các công văn phát hành coi kết thúc xử lý xếp vào kho lưu trữ Không phép sửa đổi thêm ý kiến vào cơng văn Bảng 2: Qui trình xử lý cơng văn Bước Nội dung công việc Người thực / người phối hợp Chuyên viên, Lãnh đạo văn phòng, Tạo dự thảo công văn phát hành Xem xét nội dung dự thảo Chuyển xin ý kiến xử lý Chuyên viên, Lãnh đạo văn chuyên viên khác phòng, Chuyển dự thảo tới lãnh đạo ký Lãnh đạo chung, Lãnh đạo văn duyệt Lãnh đạo xem xét đạt phòng, Lãnh đạo vụ yêu cầu ký duyệt cho phép phát hành Vào sổ phát hành Văn thư Phát hành công văn Văn thư Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư Lưu văn chun viên, lãnh đạo phòng chun mơn Văn thư 23 2.4.5 Công văn nội môi trường mạng Xử lý công việc Phát sinh yêu cầu tạo công văn nội Dự thảo công văn nội Chuyển xin ý kiến xử lý tới chuyên viên khác Duyệt Duyệt cho phép phát hành ? Đúng Chưa duyệt người ký công văn ? Sai Đọc xử lý công văn Cấp số phát hành ghi sổ lưu Xem ý kiến có Cho ý kiến giải Phát hành Lưu hồ sơ điện tử Chuyển xử lý ? Kết thúc Có Hình : Lưu đồ xử lý công văn nội 24 Khơng 2.4.5.1 Nội dung Như hình vẽ ta thấy, lưu trình xử lý cơng văn nội tương tự lưu trình xử lý cơng văn nhiên cơng văn nội cơng văn lưu hành nội quan nên khác lưu trình xử lý cơng văn điểm sau : Vì khơng phát hành ngồi nên dự thảo công văn nội không chuyển tới văn thư đơn vị Sau đồng chí lãnh đạo ký duyệt cho phép phát hành cơng văn nội cơng văn cấp số phát hành phát hành quan Bảng : Qui trình xử lý cơng văn nội Bước Nội dung công việc Người thực / người phối hợp Tạo dự thảo công văn nội Chuyên viên, Lãnh đạo văn phòng Chuyển xin ý kiến xử lý chuyên viên khác Chuyển dự thảo tới lãnh đạo ký duyệt Lãnh đạo Văn phòng, Chuyên viên, Lãnh đạo xem xét hợp lệ ký duyệt cho phép phát hành Lãnh đạo văn phòng, Vào sổ phát hành công văn nội văn thư Phát hành công văn nội văn thư 2.4.6 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư : 2.4.6.1 Quản lý dấu Trưởng phòng Hành chính, tiếp dân chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng việc quản lý, sử dụng dấu Văn phòng Tỉnh uỷ Trưởng phòng, phận thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm Chánh Văn phòng việc quản lý sử dụng dấu quan Con dấu Văn phòng, dấu tổ chức liên quan thuộc Văn phòng giao cho Phó trưởng phòng hành tiếp dân kiêm văn thư quản lý sử dụng Văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước 25 Lãnh đạo Văn phòng, trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: Con dấu phải bảo quản, sử dụng phòng làm việc nhân viên văn thư, không đưa dấu khỏi phòng làm việc Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc Khi đóng dấu xong, dấu cất vào tủ, ngồi phòng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu; Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Tuyệt đối khơng đóng dấu khống, đóng dấu trước ký Khi nét dấu bị mòn biến dạng, văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị phải tiến hành lập biên bản, báo cáo lãnh đạo sở báo cho quan công an nơi gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ dấu bị Khi quan có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.4.6.2 Sử dụng dấu Những văn đóng dấu Văn phòng Tỉnh uỷ là: Tất văn Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng ký; Đối với văn tổ chức, Cơng đồn, Đảng uỷ, Hội cựu chiến binh, Chi đồn niên cộng sản Hồ Chí Minh, Ban huy quân Văn phòng Tỉnh uỷ ban hành phạm vi quyền hạn đóng dấu tổ chức 2.4.6.3 Quy định đóng dấu Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định 26 Đóng dấu văn thức: Văn thư đóng dấu văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản; Khi dấu đóng lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu treo dấu vào phụ lục kèm theo: Đối với văn đóng dấu treo dự thảo, phụ lục kèm theo, dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục; Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu trang khoảng 1/3 đường kính dấu; Nếu văn bản, phụ lục có từ tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai cho trang Dấu đóng vào khoảng lề phải văn Đối với sổ sách đóng đấu giáp lai Đối với văn không lấy số văn bản, lưu văn thư như: Hợp đồng, Biên kiểm tra, nghiệm thu, loại giấy chứng nhận trước đóng cần kiểm tra xem có chữ ký người có thẩm quyền hay khơng phải mở sổ để theo dõi riêng loại văn 2.4.7 Quy trình xử lý họp 2.4.7.1 Mục đích Văn phòng Tỉnh uỷ quan tham mưu, tổng hợp, nơi diễn nhiều họp giao ban, họp chun mơn việc áp dụng quy trình ISO 9001: 2008 dảm bảo công tác tổ chức họp thực theo qui trình thống nhất, nâng cao chất lượng họp; nâng cao hiệu đạo, điều hành Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 2.4.7.2 Phạm vi áp dụng Áp dụng họp giao ban tuần, tháng, quý, họp chuyên môn 2.4.7.3 Định nghĩa 27 Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật; Gồm họp: Họp giao ban định kỳ đột xuất họp chuyên môn Họp giao ban họp lãnh đạo Văn phòng với các trưởng phó phòng để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên; Họp giao ban đột xuất: Là họp giao ban để triển khai nhiệm vụ cấp bách theo yêu cầu cấp trên; Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án, xử lý vấn đề phát sinh trình hoạt động, tác nghiệp đơn vị; Người chủ trì họp người có thẩm quyền điều hành họp, đưa ý kiến kết luận họp; Người tham dự họp người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người ủy quyền dự họp; 28 2.4.7.4 NỘI DUNG 2.4.7.4.1 Họp giao ban họp chuyên mơn Trách nhiệm Trình tự cơng việc Phòng Hành chính, tiếp dân phòng Hành tiếp dân phòng chun mơn Phòng Hành chính, tiếp dân Phòng Hành chính, tiếp dân Lãnh đạo Văn phòng trưởng phòng Phòng Hành chính, tiếp dân Phụ lục, mẫu biểu Đăng ký thông báo lịch họp Chuẩn bị nội dung báo cáo họp Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình họp Chuẩn bị phòng họp Triển khai tổ chức họp Thông báo kết họp lưu hình Lưu đồ tổ chức họp 2.4.7.4.2 Mơ tả quy trình Thực định kỳ, hàng tuần hàng tháng họp đột xuất Bước 1: Đăng ký thơng báo lịch họp: Phòng hành tiếp dân đăng ký lịch họp với Chánh văn phòng thơng báo lịch họp, nội dung họp cho phòng văn phòng Bước 2: Chuẩn bị nội dung báo cáo họp: Các phòng, đơn vị chuẩn bị nội dung báo cáo họp gửi cho Lãnh đạo phòng tham dự họp (nếu họp giao ban) Bước 3: Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình họp: Trên sở nội dung báo cáo phòng gửi, phòng Hành tổng hợp nội dung họp, xác lập chương trình họp 29 Bước 4: Chuẩn bị phòng họp: Phòng Quản trị chuẩn bị phòng họp, thiết bị (nếu cần) để phục vụ họp Bước 5: Triển khai tổ chức họp: Phòng Hành chính, tiếp dân gửi chương trình họp báo cáo tổng hợp (nếu có) cho Lãnh đạo Văn phòng phòng thuộc Văn phòng Tỉnh uỷ Chánh văn phòng (hoặc người ủy quyền) chủ trì họp; Trưởng phòng cán ủy quyền đọc báo cáo kết công việc thực dự kiến công việc triển khai Báo cáo nội dung cơng tác, vấn đề vướng mắc cần có thống đạo thực nhiệm vụ chun mơn Các phòng có liên quan phát biểu, thảo luận; Chánh văn phòng (hoặc người ủy quyền) kết luận nội dung thực hiện, đánh giá kết đạt được, tồn tại, khuyết điểm; đồng thời đạo biện pháp khắc phục nội dung công tác cần triển khai trước mắt biện pháp thống đạo nghiệp vụ chun mơn Phòng Hành tiếp dân ghi kết luận Chánh Văn phòng (hoặc người ủy quyền) để thông báo kết họp Bước Thông báo kết họp: Phòng Hành tiếp dân hồn thiện, gửi thơng báo kết họp tới Lãnh đạo Sở, phòng Sở chậm sau ngày làm việc kể từ ngày tổ chức họp Văn thư Văn phòng Tỉnh uỷ lưu 30 Chương THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT Từ ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư tổ chức họp phòng Hành Văn phòng Tỉnh quy trình hỗ trợ công tác quản lý, điều hành cấp ủy, lãnh đạo văn phòng hình thành phương pháp quản lý, điều hành đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quan Đảng; góp phần vào cơng tác cải cách hành chính, tăng cường lực quản lý, nâng cao suất, chất lượng, hiệu cơng tác Văn phòng tỉnh Lạng Sơn Việc xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác quản lý 3.1 Thuận lợi: Có hướng dẫn, đạo trực tiếp cấp hỗ trợ tích cực Ban đạo Công nghệ thông tin quan đảng Trung ương Có tâm, ý thức nâng cao hiệu suất làm việc, lợi ích ISO từ lãnh đạo Văn phòng Các cán bộ, cơng chức văn phòng có ý thức tránh nhiệm cao cơng việc mình, phối hợp, hợp tác nhịp nhàng, cố gắng học hỏi, ham gia góp ý kiến cho hệ hông vận hành tốt Được kế thừa tài liệu, trình vận hành, học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn tỉnh bạn xây dựng hệ thống quản lý ISO áp dụng thành công quan - Trình độ tin học văn phòng cán bộ, công chức nâng cao, thiết bị công nghệ trang bị tương đối đầy đủ, nối mạng, số quan giải công việc qua hệ thống phần mềm hệ điều hành Được thống đạo, hướng dẫn Ban đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ 31 3.2 Khó khăn: Là cơng cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 số lãnh đạo cơng chức, ngưòi lao động hạn chế Lãnh đạo số phòng chưa thực muốn triển khai xây dựng áp dụng Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ phòng ảnh hưởng đến trình tiến độ triển khai Tất thành viên Ban đạoTCVN ISO 9001:2008, đặc biệt đại diện lãnh đạo chất lượng quan kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ chất lượng việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đơn vị Thói quen làm việc máy móc, thụ động số phận, cơng chức gây khó khăn q trình triển khai Các văn pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng Kinh phí cho việc áp dụng, trì hệ thống hạn chế Các tổ chức tư vấn xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trình xây dựng hệ thống tài liệu Việc cập nhật tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa thực thường xun Thói quen xử lý cơng việc theo kinh nghiệm, theo lói mòn nên ảnh hưởng đến q trình cài tiến hệ thống chất lượng 3.3 Một số kết đạt được: Mặc dù gặp khó khăn trình xây dựng, áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng Văn phòng Tỉnh uỷ đưa hệ thống vào vận hành đạt kết sau: Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phận, cá nhân tránh chống chéo, đồng thời tăng cường phối hợp xử lý công việc 32 Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ kết công việc phận, cá nhân Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện lề lối, tác phong làm việc cán cơng chức nhà nước Các quy trình giải cơng việc cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm sốt, hạn chế sai sót Thuận tiện cho cán bộ, công chức, cá nhân đến liên hệ cơng tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành Rút ngắn thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu tổ chức, cá nhân số phận; tỷ lệ hồ sơ giải thời gian nâng lên Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Thơng qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn quy phạm pháp luật thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật Tiếp nhận ý kiến tổ chức, cá nhân q trình xử lý cơng việc qua có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo mơi trường làm việc minh bạch, thuận lợi Trợ giúp văn thư văn phòng tổ chức lưu trữ cơng văn đi, cơng văn đến, cơng văn nội (có thể hiểu bao gồm tài liệu cho mượn) Lãnh đạo, trợ lý phận quan tìm kiếm, tra cứu cơng văn đi, cơng văn đến, công văn nội để phục vụ công tác chun mơn Trợ giúp Lãnh đạo, cán bộ, trợ lý tổ chức “qui trình xử lý” riêng trình giải vụ việc Lãnh đạo quan biết tình hình xử lý cơng văn cán quan (thơng qua trạng thái xử lý loại công văn, văn liên quan có lưu hồ sơ xử lý văn vụ việc) Cung cấp cách “in lưu trữ” loại văn riêng biệt phục vụ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ quan Khuyến khích cơng chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích cở đơn vị quan 3.4 Kiến nghị: Đề nghị BCĐ ISO thường xuyên mở lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực công 33 tác quản lý, vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cán bộ, công chức làm việc Văn phòng Tỉnh uỷ Tăng cường cơng tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức quan phát huy vai trò tham gia Đảng, đồn thể công thực áp dụng, quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 quan Cần nâng cao trách nhiệm người đướng đầu qaun việc đạo thực hiện, gắn kết thực với đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm Cần co phối hợp chặt chẽ với Ban đạo ISO tỉnh hoạt động liên quan đến tổ chức thực công tác bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, trình độ chun mơn, nghiệp đội ngũ cán bộ, công chức đầu mối sử dụng ISO Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL xây dựng áp dụng mang lại hiệu cao nhất, cần găn liền công tác xây dựng áp dụng HTQLCL với công tác kiểm sốt, kiểm tra quy trình thực hệ thống quản lý chất lượng đơn vị Kết nối chặt chẽ hệ thông quan, đơn vị có liên quan hệ thống khối đảng, đồn thể thành khối thơng nhất, hồn chỉnh có tính liên thơng Cần tích cực học hỏi, giao lưu, trao đổi kinh nghiệp chuyên môn, nghiệp vụ 34 KẾT LUẬN Thực áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào cơng tác văn phòng cố gắng nỗ lực lớn tồn cán bộ, cơng chức Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn bước đầu có thành công định công đổi cách cách hành văn phòng góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành quy trình giải công việc cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc cải tiến hoàn thiện Điều tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình rút ngắn thời gian giải cơng việc, giảm tác động tiêu cực thực thi nhiệm vụ cán bộ, công chức Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ thực cách nếp, quy củ Công tác bảo mật tài liệu quan trọng trọng, chế mượn trả hồ sơ thiết lập rõ ràng Ngoài ra, việc thực hệ thống quản lý chất lượng góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Lãnh đạo Văn phòng điều hành cơng việc có hiệu nhờ thiết lập chế giải công việc rành mạch thống hạn chế sai sót trình tham mưu văn hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát việc thực nhiệm vụ 35 DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO Đề tài ISO 9001 thu hút nhiều quan tâm nhà nghiên cứu Một số cơng trình nghiên cứu ISO 9001 như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 Thủ tướng Chính phủ, phê duyệt Kế hoạch cải cách hành nhà nước giai đoạn 2016 - 2020; Quyết định số 254/QĐ-UBND ngày 08/3/2012 UBND tỉnh Phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2011 – 2020; Báo cáo số 92- BC/VPTU, ngày 09/10/2015 Văn phòng Tỉnh uỷ tinh hình áp dụng trì hệ thơng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 năm 2015 Báo cáo số 92- BC/VPTU, ngày 20/09/2016 Văn phòng Tỉnh uỷ tinh hình áp dụng trì hệ thơng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 tháng năm 2016 36 ... Chương MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN Chương THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ... hợp tác có lợi với nhà cung ứng 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng Trong cơng tác văn phòng khơng phải nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Nhũng nội dung áp dụng tiêu. .. nhà ngày đại, văn minh em chọn đề tài " Trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng đánh giá thực trạng đưa số kiến nghị" Lịch sử nghiên cứu Đề tài ISO 9001 thu hút