Trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài. 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 4 1.1. ISO là gì. 4 1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 4 1.3 Nội dung ISO 9001: 2008 5 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 6 Chương 2. MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN 8 2.1. Khái quát về văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn 8 2.1.1. Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên 8 2.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 8 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ 9 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn 9 2.2.1. Chức năng: 9 2.2.2. Nhiệm vụ: 10 2.3. Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp dụng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 13 2.4. Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn. 14 2.4.1. Mục đích 14 2.4.2. Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản: 15 2.4.3. Công văn đến trên môi trường mạng. 16 2.4.3.1. Nội dung 17 2.4.4. Công văn đi trên môi trường mạng. 20 2.4.1. Nội dung xử lý công văn đi: 21 2.4.5. Công văn nội bộ trên môi trường mạng 24 2.4.5.1. Nội dung 25 2.4.6. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : 25 2.4.6.1. Quản lý con dấu 25 2.4.6.2. Sử dụng con dấu 26 2.4.6.3. Quy định về đóng dấu 26 2.4.7. Quy trình xử lý các cuộc họp 27 2.4.7.1. Mục đích 27 2.4.7.2. Phạm vi áp dụng 27 2.4.7.3. Định nghĩa 27 2.4.7.4. NỘI DUNG 29 2.4.7.4.1. Họp giao ban và họp chuyên môn 29 2.4.7.4.2. Mô tả quy trình 29 Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG 31 TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT 31 3.1. Thuận lợi: 31 3.2. Khó khăn: 32 3.3. Một số kết quả đạt được: 32 3.4. Kiến nghị: 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO 36

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Quảntrị Văn phòng – Trường Đại Học Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức vàtâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốtthời gian bắt đầu cho tới khi khết thúc học phần đã tận tâm hướng dẫn chúng emqua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vựcứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Văn phòng nếu không có nhữnglời hướng dẫn, dạy bảo của thầy, cô thì bài tập lớn này của em rất khó có thể hoànthiện được Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy cô

Đề tài này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các cô, chú, các anh, chịđang công tác tại Văn phòng Thành ủy Lạng Sơn, bạn bè đã sát cánh trong thờigian cùng nhau học tập Tôi xin chân thành cảm ơn

Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế cònhạn chế nên Đề tài sẽ còn rất nhiều điều thiếu sót Nhưng với sự nghiên cứunghiêm túc, niềm đam mê học hỏi, Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tìnhcủa quý thầy cô

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do em thực hiện

Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài Chưa từng đượccông bố ở các nghiên cứu khác

Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

1.1 ISO là gì 4

1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 4

1.3 Nội dung ISO 9001: 2008 5

1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 6

Chương 2 MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN 8

2.1 Khái quát về văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn 8

2.1.1 Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên 8

2.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 8

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ 9

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn 9

2.2.1 Chức năng: 9

2.2.2 Nhiệm vụ: 10

2.3 Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp dụng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 13

2.4 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn 14

2.4.1 Mục đích 14

2.4.2 Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản: 15

2.4.3 Công văn đến trên môi trường mạng 16

2.4.3.1 Nội dung 17

2.4.4 Công văn đi trên môi trường mạng 20

2.4.1 Nội dung xử lý công văn đi: 21

2.4.5 Công văn nội bộ trên môi trường mạng 24

2.4.5.1 Nội dung 25

2.4.6 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : 25

2.4.6.1 Quản lý con dấu 25

2.4.6.2 Sử dụng con dấu 26

2.4.6.3 Quy định về đóng dấu 26

2.4.7 Quy trình xử lý các cuộc họp 27

2.4.7.1 Mục đích 27

2.4.7.2 Phạm vi áp dụng 27

2.4.7.3 Định nghĩa 27

2.4.7.4 NỘI DUNG 29

2.4.7.4.1 Họp giao ban và họp chuyên môn 29

2.4.7.4.2 Mô tả quy trình 29

Chương 3 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG 31

TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT 31

3.1 Thuận lợi: 31

3.2 Khó khăn: 32

3.3 Một số kết quả đạt được: 32

3.4 Kiến nghị: 33

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO 36

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Cùng với sự đổi mới và phát triển của đất nước công tác văn phòng nước tacũng cần có những thay đổi để bắt kịp với xu hướng mới Việc áp dụng tiêuchuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng đã bước đầu được triển khaitrong tất cả các cơ quan, đơn vị trong cả nước đây là bước tiến vượt bậc trongviệc cải cách thủ tục hành chính rườm rà, lạc hậu làm việc theo thói quen.Thông áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong hoạt động của cơ quan chính làcông cụ đắc lực trong việc hệ thống hoá quy trình xử lý công việc hợp lý, khoahọc phù hợp với quy định của pháp luật, tạo điều kiện cho quá trình giải quyếtcông việc nhanh chóng, dễ dàng Khi áp dụng mỗi cơ quan, đơn vị sẽ linh hoạttrong việc triển khai thực hiện để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.Mỗi nghiệp vụ đều có những quy trình riêng trong bộ tiêu chuẩn để mang đếnnhững lợi ích thiết thực nhằm thực hiện nền hành chính nước nhà ngày càng

hiện đại, văn minh chính vì vậy em đã chọn đề tài " Trình bày các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng đánh giá thực trạng

và đưa ra một số kiến nghị"

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu.Một số các công trình nghiên cứu về ISO 9001 như:

- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.

- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.

- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà

xuất bản Hà Nội

- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê

- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.

3.1 Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO9001: 2008 trong công tác văn phòng của Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn

Đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị nhăm nâng cao hiệu quảứng dựng ISO 9001:2008

đã có những bước tiến nhất định trong việc thực hiện và áp dụng

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008trong công tác Văn thư - lưu trữ tại Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và đồ chơi

Hà Thành Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giảiquyết các vấn đề còn tồn đọng

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được vậndụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:

+ Nêu ra được các nôi dung quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008trong công tác văn phòng

+ Nêu ra được thực trạng và những đề xuất trong đề tài có thể giải quyếtcác vấn đề còn tồn đọng

+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọingười

7 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đàu và kết luận

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

Chương 2 MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN

Chương 3 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT

KẾT LUẬN

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 ISO là gì.

ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, ra đời và hoạt động từ ngày23-2-1947 ISO có tên đầy đủ là THE INTERNATIONAL ORGANIZATIONFOR STANDARD-IZATION Các thành viên của nó là các tổ chức tiêu chuẩnquốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới Trụ sở chính của ISO đặt tạiGeneve (Thụy Sỹ) Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha

ISO là một tổ chức phi chính phủ Nhiệm vụ chính của tổ chức này lànghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc

áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau

ISO có trên 120 thành viên Việt Nam là thành viên chính thức từ năm

1977 và là thành viên thứ 72 của ISO Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn –

Đo lường - Chất lượng

1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩuvào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008 ISO 9000 là

bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng tronglĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệthống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phấm Và được ápdụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau

ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các tổchức do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích cùa ISO 9000 là giúp tổ chứchoạt động có hiệu quà, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trinh traođổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chútrọng nhiều tới các vân đê kv thuật Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồmnhững tiêu chuẩn sau:

ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - cơ sở và từvựng ISO 9001:2008

Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị sự thànhcông bền vững của một tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệthống quản lý Hiện nay đã có thêm phicn bản ISO mới nhất năm 2015

Phương châm của gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ

thống quàn trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch

vụ mả tổ chức này cung úng cũng sẽ cỏ chẳt lượng tốt nhất” ISO 9000 có thể ápdụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực Kể từ khi ban hành cho đếnnay,

1.3 Nội dung ISO 9001: 2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tồ chức cần chứng tỏ nănglực cùa mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng vàcác yêu cầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

- Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng

- Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo

- Yêu cầu về quản lý nguồn lực

- Yêu cầu về tạo sản phẩm

-Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến

Các nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn

từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn thế giới.Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8 nguyên tắcquản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn mực chomột hệ thống quản lý chất lượng, đó là:

Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống

Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện

Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng

1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nhũng nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phùng căn cứ vào những văn bản hướng dẫnnghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dần nghiệp vụ

dó cùng với các quy định cùa nhả nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định ròđược trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏamãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở một số

cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối vớicác nghiệp vụ:

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Quản lý văn bản đến;

+ Quản lý nhân sự;

+ Tổ chức sự kiện;

+ Kiêm soát tài liệu;

+ Kiêm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn

phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồicùa khách hàng; đấu thầu

Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong văn phòng các cơ quan, tổ chức đãgóp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyếtcông việc một cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc được cải tiến vàhoàn thiện Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thờigian giải quyết công việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụcủa cán bộ, công chức Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện mộtcách nền nếp, quy củ Công tác bảo mật các tài liệu quan trọng được chú trọng,

cơ chế mượn trả tài liệu hồ sơ được thiết lập rõ ràng Ngoài ra, việc thực hiện hệthống quản lý chất lượng còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnhđạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Lãnh đạo đơn vị điều hành công việc

có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thốngnhất và hạn chế sai sót trong quá trình tham mưu, giải quyết các văn bản hồ sơđảm bảo yêu cầu sớm và đúng hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, côngchức và các tổ chức, cá nhân.

Chương 2 MỘT SỐ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:

2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ LẠNG SƠN 2.1 Khái quát về văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Lạng Sơn

2.1.1 Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên

Lạng Sơn là tỉnh miền núi thuộc vùng Đông Bắc của Tổ quốc, có đườngquốc lộ 1A, 1B, 4A, 4B, 279 đi qua, là điểm nút của đầu mối giao lưu kinh tếvới các tỉnh Cao Bằng, Thái Nguyên, Bắc Kạn, Quảng Ninh, thủ đô Hà Nội vàTrung Quốc, với 2 cửa khẩu quốc tế, 2 cửa khẩu quốc gia và 7 cặp chợ biên giới,

có đường sắt liên vận quốc tế, là điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu phát triểnkinh tế, thương mại, khoa học - công nghệ với các tỉnh trong cả nước với TrungQuốc và các nước vùng Trung Á, châu Âu, các nước khác…

Địa hình chủ yếu là rừng núi Hệ thống sông, suối tương đối dày đặc đãtạo nên những cánh đồng thung lũng màu mỡ thuận lợi cho việc phát triển nôngnghiệp, lâm nghiệp Khí hậu ôn hòa mát mẻ, nhiệt độ trung bình năm 21,5ºC

Dân tộc: Tày, Nùng, Kinh, Dao, H Mông, Sán Chay, Hoa

2.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn

Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ tráchcông việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị Nhưng hiểu như vậy làchưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những vănphòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác.Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quanđơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao

dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ

Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ: gồm Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh

Văn phòng ( Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổng hợp và Phó Chánh phụtrách Tài Chính)

Về cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức

Văn phòng Tỉnh uỷ: Bố trí cán bộ, công chức hợp lý, phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ của văn phòng Trong đó, phải có tối thiểu 60% biên chế trở lênlàm công tác tham mưu, tổng hợp

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn

2.2.1 Chức năng:

Tham mưu, tổng hợp của cấp ủy, giúp cấp ủy tổ chức, điều hành côngviệc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy; phối hợp hoạt động của các cơ quan thammưu phục vụ cấp ủy

Tham mưu nghiên cứu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vựckinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại của cấp ủy

Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sản đảng bộ, trực tiếp quản

lý tài sản của tỉnh ủy và các cơ quan, tổ chức đảng thuộc tỉnh ủy, bảo đảm hậucần cho hoạt động của cấp ủy

Trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp ủy

Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Tỉnh uỷ và các cơ quan, tổ chứcđảng trực thuộc Tỉnh uỷ, bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động của cấpuỷ

2.2.2 Nhiệm vụ:

Nghiên cứu, đề xuất:

Chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trựcTỉnh uỷ; giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ xây dựng,

tổ chức thực hiện quy chế làm việc

Tham mưu, đề xuất, thực hiện công tác đối ngoại của Tỉnh uỷ

Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng cấp uỷ

Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:

Công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ; chế độ cung cấpthông tin cho cấp uỷ viên và các tổ chức; theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảngtrực thuộc Tỉnh uỷ, các cơ quan liên quan thực hiện chế độ thông tin báo cáotheo quy định

Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý,khai thác mạng cơ yếu của Tỉnh uỷ Chủ trì hoặc phối hợp kiểm tra, giám sátviệc thực hiện các quy định về công tác thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạocủa cấp ủy và chế độ lưu trữ bảo mật của Đảng, Nhà nước ở văn phòng cấp uỷcấp dưới theo quy định

Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính,tài sản của Đảng ở các tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy và văn phòng cấp uỷ cấpdưới; thực hiện kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ tài chính - kế toán ở các đảng bộ

và tổ chức trực thuộc Tỉnh ủy

Thẩm định, thẩm tra:

Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Tỉnh uỷ, BanThường vụ, Thường trực Tỉnh ủy về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyềnban hành và thể thức văn bản.

Nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại trướckhi trình Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy (nếu có khả năng hoặc được BanThường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao)

Phối hợp:

Với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương củaTỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội, quốcphòng, an ninh, đối ngoại; tham gia với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đềxuất một số chủ trương về công tác tư pháp; tham gia ý kiến với cơ quan nhànước trong việc cụ thể hóa chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội ởđịa bàn tỉnh

Với các cơ quan liên quan xây dựng một số đề án, văn bản, chương trìnhhành động do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao; biên tập hoặc thẩmđịnh văn bản trước khi Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy ban hành

Với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế vàthực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người laođộng của Văn phòng Tỉnh ủy và văn phòng cấp ủy trực thuộc theo phân cấp

Với các ban đảng, đảng đoàn, ban cán sự đảng, đảng uỷ trực thuộc tỉnh

uỷ để tham mưu giúp Tỉnh ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo,kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quy định,quy chế, quyết định, kết luận của Trung ương và của Tỉnh uỷ về công tác xâydựng Đảng; về kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, đối ngoại; việc thực hiệnchủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Tỉnh ủy

Với cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy hoạch, kế hoạchđầu tư xây dựng cơ bản và thực hiện dự án cho các cơ quan đảng theo đúng quyđịnh của pháp luật

Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao:

Là đầu mối giúp Thường trực Tỉnh ủy xử lý công việc hằng ngày; thammưu sắp xếp chương trình công tác của đồng chí Bí thư, các Phó Bí thư và một

số hoạt động của các đồng chí Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy theo Quy chếlàm việc và chương trình công tác; phối hợp, điều hòa hoạt động các cơ quantham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy

Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Tỉnh uỷ; kiến nghị với Thường trựcTỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy xử lý những đơn, thư có nội dung quan trọng;theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Tỉnh uỷgiao Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân

Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quyđịnh, quy chế, kết luận của Trung ương, của Tỉnh uỷ và hoạt động của các cấp

uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các cơ quan thuộc Tỉnh uỷ Giúp Tỉnh uỷ thựchiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản ViệtNam thuộc thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử đảng bộ tỉnh, bao gồm tàiliệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức đoàn thể nhân dân; giúpThường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ côngtác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức đoàn thể nhân dântrong tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định của Ban Bí thư

và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng

Là đại diện chủ sở hữu tài sản của Tỉnh ủy; trực tiếp quản lý tài chính, tàisản, chi tiêu ngân sách đảng Thực hiện thẩm tra, quyết toán tài chính ngân sáchđảng của các tổ chức đảng và đảng bộ trực thuộc Bảo đảm điều kiện vật chất vàcác trang thiết bị phục vụ hoạt động của Tỉnh ủy; đồng thời bảo đảm tài chính và

cơ sở vật chất khác cho các cơ quan trực thuộc Tỉnh uỷ theo phân công, phâncấp

Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộngcủa đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin, nghiệp vụ công tác cơ yếu cho vănphòng cấp uỷ cấp dưới và các cơ quan đảng thuộc Tỉnh uỷ

Tham gia tổ chức, phục vụ Đại hội Đảng bộ tỉnh; hội nghị Tỉnh ủy, BanThường vụ Tỉnh uỷ; các hội nghị do Thường trực Tỉnh uỷ triệu tập; các cuộclàm việc của Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh uỷ.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, Thường trựcTỉnh uỷ giao

2.3 Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp dụng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn

Căn cứ và chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh uỷ là cơ quan đầumối hàng ngày phải tiệp nhận và xử lý một khối lượng lớn văn bản; lưu lượngvăn bản chuyển, giải quyết, tham mưu, trình ký nhiều nên để công việc đượcgiải quyết một cách khoa học, hiệu suất công việc cao, giải quyết các khâu tồnđọng văn bản Văn phòng Tỉnh uỷ đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vàocông tác văn phòng nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việchợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2001 Đồng thờicũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết côngviệc trong nội bộ cơ quan, cũng như vận hành của toàn khối Đảng thông qua đótừng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thựchiện các nghiệp vụ Văn phòng

Hiện nay Văn phòng Tỉnh uỷ áp dụng ISO 9001: 2008 trong các quytrình:

- Quy trình xử lý công văn đi

- Quy trình xử lý công văn đến

- Quy trình xử lý công văn nội bộ

- Quy trình tổ chức cuộc họp

Dựa trên phần mềm điều hành tác nghiệp dùng chung các cơ quan Đảng

là phần mềm được xây dựng trên cơ sở kế thừa những tính năng của phần nềmLotus Notes và các yêu cầu quản lý công việc hiện tại Việc sử dụng phần mềmnày sẽ góp phần: Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trường

trao đổi và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan, cũng như giữa cơ quan vớimôi trường bên ngoài.

Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạtđộng hàng ngày của cơ quan, thông qua việc quản lý công văn, tài liệu, văn bảnđến và văn bản đi; các hoạt động cũng như quy trình xử lý văn bản của Lãnhđạo, các bộ phận phòng và các chuyên viên trong cơ quan; Giải quyết công việcthông qua Hồ sơ công việc; Trao đổi, lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ côngtác quản lý và điều hành của lãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của cácchuyên viên

Hiện nay hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2008 tại Văn phòngTỉnh uỷ được áp dụng sâu rộng, các quy trình triển khai công việc được cụ thểhoá, giảm bớt giấy tờ rườm ra, thủ tục không cần thiết, từng bước nâng cao nănglực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chưc Các khâu phối hợpgiữa các cán bộ, công chức, được gắn kết chặt chẽ hạn chế sự chồng chéo Cácphòng có ý thức hơn nữa trong việc tổ chức, sắp xếp, lưu trữ các loại tài liệu mộtcách khoa học, hợp lý

Chính vì vậy hiện nay quy trình xử lý văn bản của Văn phòng Tỉnh uỷkhép kín, phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị gửi nhận văn bản toàn bộ trên hệthống mạng tiến tới một Văn phòng hiện đại, phong cách chuyên nghiệp

2.4 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn.

2.4.1 Mục đích

Từng bước nâng cao hiểu biết và khả năng sử dụng công cụ kỹ thuậtthông tin hiện đại (máy tính, mạng máy tính) của các cán bộ trong cơ quan,trước hết là các cán bộ tại bộ phận Văn thư, bảo mật thuộc văn phòng hành ngày

Là Cơ sở dữ liệu chung thống nhất trong hoạt động “Lưu trữ và khaithác” Tất cả các loại văn bản, công văn được lưu trữ trong một Cơ sở dữ liệu,tiến hành thống nhất tổ chức nhập số liệu và khai thác

Tổ chức liên kết với mục đích tạo được liên kết giữa các công văn, cácvăn bản có liên quan với nhau trong sử lý nhằm thể hiện “qui trình xử lý, mượntrả công văn, tài liệu” của Văn phòng Tỉnh uỷ

2.4.2 Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản:

Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu:tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộplưu

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Văn phòng đều phải được đăng kývào sổ văn thư cơ quan và phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơquan;

Văn bản đi, văn bản đến chưa vào sổ đăng ký tại Văn thư, các phòngchuyên môn và cá nhân công chức có trách nhiệm chuyển văn bản cho văn thưvào sổ theo quy định;

Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn khải được đăng ký, trình và chuyển giaongay sau khi nhận được

2.4.3 Công văn đến trên môi trường mạng

Hình 1 : Lưu đồ xử lý công văn đến

Văn thư

Công văn đến (đường mạng)

Công văn đến (giấy tờ)

Người xử lý

Chuyển xử lý

Là chủ trì

xử lý hoặc lãnh đạo ?