7. Cấu trúc của đề tài
2.4.7.4.1. Họp giao ban và họp chuyên môn
Trách nhiệm Trình tự công việc Phụ lục, mẫu biểu
Phòng Hành chính, tiếp dân 1 phòng Hành chính tiếp dân và các phòng chuyên môn 2 Phòng Hành chính, tiếp dân 3 Phòng Hành chính, tiếp dân 4 Lãnh đạo Văn phòng và trưởng các phòng 5 Phòng Hành chính, tiếp dân 6 hình 4. Lưu đồ tổ chức cuộc họp 2.4.7.4.2. Mô tả quy trình
Thực hiện định kỳ, hàng tuần hàng tháng hoặc họp đột xuất.
Bước 1: Đăng ký và thông báo lịch họp:
Phòng hành chính tiếp dân đăng ký lịch họp với Chánh văn phòng và thông báo lịch họp, nội dung họp cho các phòng trong văn phòng
Bước 2: Chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp:
Các phòng, đơn vị chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp và gửi cho Lãnh đạo và các phòng tham dự cuộc họp (nếu là cuộc họp giao ban).
Bước 3: Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình cuộc họp:
Trên cơ sở nội dung báo cáo do các phòng gửi, phòng Hành chính tổng hợp các nội dung chính của cuộc họp, xác lập chương trình cuộc họp.
Chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp
Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình
cuộc họp Chuẩn bị phòng họp
Triển khai tổ chức họp Đăng ký và thông báo lịch
họp
Thông báo kết quả cuộc họp và lưu
Bước 4: Chuẩn bị phòng họp:
Phòng Quản trị chuẩn bị phòng họp, thiết bị (nếu cần) để phục vụ họp.
Bước 5: Triển khai tổ chức họp:
Phòng Hành chính, tiếp dân gửi chương trình cuộc họp và báo cáo tổng hợp (nếu có) cho Lãnh đạo Văn phòng và các phòng thuộc Văn phòng Tỉnh uỷ.
Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) chủ trì cuộc họp;
Trưởng các phòng hoặc cán bộ được ủy quyền đọc báo cáo kết quả các công việc đã thực hiện và dự kiến công việc sẽ triển khai. Báo cáo những nội dung công tác, những vấn đề vướng mắc cần có sự thống nhất trong chỉ đạo và trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Các phòng có liên quan phát biểu, thảo luận;
Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) kết luận về những nội dung đã thực hiện, đánh giá về những kết quả đã đạt được, những tồn tại, khuyết điểm; đồng thời chỉ đạo biện pháp khắc phục và những nội dung công tác cần triển khai trước mắt hoặc những biện pháp thống nhất trong chỉ đạo và trong nghiệp vụ chuyên môn.
Phòng Hành chính tiếp dân ghi kết luận của Chánh Văn phòng (hoặc người được ủy quyền) để ra thông báo kết quả cuộc họp.
Bước 6. Thông báo kết quả cuộc họp:
Phòng Hành chính tiếp dân hoàn thiện, gửi thông báo kết quả cuộc họp tới Lãnh đạo Sở, các phòng trong Sở chậm nhất sau 3 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp.
Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ
ĐỀ XUẤT
Từ khi ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư và tổ chức các cuộc họp tại phòng Hành chính Văn phòng Tỉnh các quy trình đã hỗ trợ công tác quản lý, điều hành của các cấp ủy, lãnh đạo văn phòng đã hình thành các phương pháp quản lý, điều hành và đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng; góp phần vào công tác cải cách hành chính, tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác trong các Văn phòng tỉnh Lạng Sơn.
Việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý.
3.1. Thuận lợi:
Có sự hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp của cấp trên. cùng sự hỗ trợ tích cực của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan đảng Trung ương.
Có được sự quyết tâm, ý thức nâng cao hiệu suất làm việc, lợi ích của ISO từ các lãnh đạo Văn phòng.
Các cán bộ, công chức trong văn phòng có ý thức tránh nhiệm cao về công việc của mình, cùng phối hợp, hợp tác nhịp nhàng, cố gắng cùng nhau học hỏi, ham gia góp ý kiến cho hệ hông được vận hành tốt hơn. Được kế thừa tài liệu, quá trình vận hành, học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn các tỉnh bạn đã xây dựng hệ thống quản lý ISO áp dụng thành công trong cơ quan.
- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức đã được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng, một số cơ quan giải quyết công việc qua hệ thống phần mềm và hệ điều hành. Được sự thống nhất chỉ đạo, hướng dẫn của Ban chỉ đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ.
3.2. Khó khăn:
Là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 của một số lãnh đạo và công chức, ngưòi lao động còn hạn chế.
Lãnh đạo của một số phòng chưa thực sự muốn triển khai xây dựng và áp dụng.
Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập các bộ phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ tại một phòng đã ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ triển khai.
Tất cả thành viên trong Ban chỉ đạoTCVN ISO 9001:2008, đặc biệt là đại diện lãnh đạo về chất lượng tại các cơ quan là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.
Thói quen làm việc máy móc, thụ động của một số bộ phận, công chức gây khó khăn trong quá trình triển khai.
Các văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng bộ. Kinh phí cho việc áp dụng, duy trì hệ thống còn hạn chế.
Các tổ chức tư vấn ở xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu.
Việc cập nhật tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa được thực hiện thường xuyên.
Thói quen xử lý công việc theo kinh nghiệm, theo lói mòn nên ảnh hưởng đến quá trình cài tiến hệ thống chất lượng.
3.3. Một số kết quả đạt được:
Mặc dù còn gặp khó khăn trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhưng Văn phòng Tỉnh uỷ đã đưa hệ thống vào vận hành đạt được những kết quả như sau:
Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân tránh được sự chống chéo, đồng thời tăng cường được sự phối hợp trong xử lý công việc.
Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức nhà nước.
Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót. Thuận tiện cho các cán bộ, công chức, cá nhân đến liên hệ công tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính
Rút ngắn được thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tại một số bộ phận; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng thời gian được nâng lên
Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật. Tiếp nhận ý kiến của các tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc qua đó có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo môi trường làm việc minh bạch, thuận lợi.
Trợ giúp văn thư văn phòng tổ chức lưu trữ các công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ (có thể hiểu bao gồm cả các tài liệu cho mượn).
Lãnh đạo, trợ lý các bộ phận của cơ quan có thể tìm kiếm, tra cứu các công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ để phục vụ công tác chuyên môn của mình.
Trợ giúp Lãnh đạo, cán bộ, trợ lý tổ chức các “qui trình xử lý” của riêng mình trong quá trình giải quyết các vụ việc
Lãnh đạo cơ quan có thể biết được tình hình xử lý công văn của các cán bộ trong cơ quan mình (thông qua các trạng thái xử lý của các loại công văn, các văn bản liên quan có lưu trong hồ sơ xử lý của từng văn bản trong mỗi vụ việc). Cung cấp cách “in lưu trữ” các loại văn bản riêng biệt phục vụ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ của cơ quan.
Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích cở đơn vị cơ quan.
3.4. Kiến nghị:
Đề nghị BCĐ ISO thường xuyên mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công
tác quản lý, vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Tỉnh uỷ.
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức tại cơ quan. phát huy vai trò và sự tham gia của Đảng, đoàn thể trong công cuộc thực hiện áp dụng, quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 ở cơ quan .
Cần nâng cao trách nhiệm của người đướng đầu cơ qaun trong việc chỉ đạo thực hiện, gắn kết quả thực hiện với đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm.
Cần co sự phối hợp chặt chẽ với Ban chỉ đạo ISO của tỉnh trong mọi hoạt động liên quan đến tổ chức thực hiện nhất là công tác bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn, nghiệp đội ngũ cán bộ, công chức là đầu mối trong sử dụng ISO
Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL được xây dựng và áp dụng mang lại hiệu quả cao nhất, trong đó cần găn liền công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL với công tác kiểm soát, kiểm tra quy trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị
Kết nối chặt chẽ hệ thông của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong hệ thống khối đảng, đoàn thể thành một khối thông nhất, hoàn chỉnh và có tính liên thông.
Cần tích cực học hỏi, giao lưu, trao đổi kinh nghiệp chuyên môn, nghiệp vụ.
KẾT LUẬN
Thực hiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác văn phòng là sự cố gắng nỗ lực rất lớn của toàn bộ cán bộ, công chức Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn. đã bước đầu có những thành công nhất định trong công cuộc đổi mới và cách cách hành chính văn phòng đã góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc được cải tiến và hoàn thiện. Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một cách nền nếp, quy củ. Công tác bảo mật các tài liệu quan trọng được chú trọng, cơ chế mượn trả hồ sơ được thiết lập rõ ràng. Ngoài ra, việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Lãnh đạo Văn phòng điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất và hạn chế sai sót trong quá trình tham mưu các văn bản hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm và đúng hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát việc thực hiện nhiệm vụ.
DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO
Đề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu. Một số các công trình nghiên cứu về ISO 9001 như:
Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ, phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;
Quyết định số 254/QĐ-UBND ngày 08/3/2012 của UBND tỉnh Phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2011 – 2020;
Báo cáo số 92- BC/VPTU, ngày 09/10/2015 của Văn phòng Tỉnh uỷ về tinh hình áp dụng và duy trì hệ thông quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong năm 2015
Báo cáo số 92- BC/VPTU, ngày 20/09/2016 của Văn phòng Tỉnh uỷ tinh hình áp dụng và duy trì hệ thông quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 9 tháng năm 2016