7. Cấu trúc của đề tài
2.4.6. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư :
2.4.6.1. Quản lý con dấu
Trưởng phòng Hành chính, tiếp dân chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng Tỉnh uỷ. Trưởng các phòng, bộ phận thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm Chánh Văn phòng việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Con dấu của Văn phòng, con dấu các tổ chức liên quan thuộc Văn phòng được giao cho Phó trưởng phòng hành chính tiếp dân kiêm văn thư quản lý và sử dụng. Văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước
Lãnh đạo Văn phòng, trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
Con dấu phải được bảo quản, sử dụng tại phòng làm việc của nhân viên văn thư, không đưa con dấu ra khỏi phòng làm việc. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong, con dấu được cất ngay vào tủ, khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu;
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan.
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu khống, hoặc đóng dấu trước khi ký.
Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất phải tiến hành lập biên bản, báo cáo lãnh đạo sở báo ngay cho cơ quan công an nơi gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo huỷ bỏ ngay con dấu bị mất.
Khi cơ quan có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
2.4.6.2. Sử dụng con dấu
Những văn bản được đóng dấu của Văn phòng Tỉnh uỷ là: Tất cả các văn bản do Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng ký; .
Đối với những văn bản của tổ chức, Công đoàn, Đảng uỷ, Hội cựu chiến binh, Chi đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Ban chỉ huy quân sự Văn phòng Tỉnh uỷ ban hành trong phạm vi quyền hạn thì được đóng dấu của tổ chức.
2.4.6.3. Quy định về đóng dấu
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
Đóng dấu trên văn bản chính thức:
Văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản;
Khi dấu đóng lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Đóng dấu treo và dấu vào phụ lục kèm theo:
Đối với những văn bản đóng dấu treo như bản dự thảo, các phụ lục kèm theo, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;
Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu của trang đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu;
Nếu văn bản, phụ lục có từ 2 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai cho các trang tiếp theo. Dấu được đóng vào khoảng giữa lề phải của văn bản. Đối với sổ sách được đóng đấu giáp lai ở giữa.
Đối với những văn bản không lấy số văn bản, không có bản lưu ở văn thư như: Hợp đồng, Biên bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận... trước khi đóng cần kiểm tra xem có đúng chữ ký của người có thẩm quyền hay không và phải mở sổ để theo dõi riêng đối với những loại văn bản này
2.4.7. Quy trình xử lý các cuộc họp 2.4.7.1. Mục đích
Văn phòng Tỉnh uỷ là cơ quan tham mưu, tổng hợp, nơi diễn ra rất nhiều các cuộc họp giao ban, họp chuyên môn...vì vậy việc áp dụng quy trình ISO 9001: 2008 dảm bảo công tác tổ chức cuộc họp được thực hiện theo một qui trình thống nhất, nâng cao chất lượng các cuộc họp; nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn.
2.4.7.2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, các cuộc họp chuyên môn.. .
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật;
Gồm các cuộc họp: Họp giao ban định kỳ hoặc đột xuất và họp về chuyên môn.
Họp giao ban là cuộc họp giữa lãnh đạo Văn phòng với các các trưởng phó phòng để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên;
Họp giao ban đột xuất: Là cuộc họp giao ban để triển khai các nhiệm vụ cấp bách theo yêu cầu của cấp trên;
Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, tác nghiệp của đơn vị;
Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp;
Người tham dự cuộc họp là người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp;
2.4.7.4. NỘI DUNG
2.4.7.4.1. Họp giao ban và họp chuyên môn
Trách nhiệm Trình tự công việc Phụ lục, mẫu biểu
Phòng Hành chính, tiếp dân 1 phòng Hành chính tiếp dân và các phòng chuyên môn 2 Phòng Hành chính, tiếp dân 3 Phòng Hành chính, tiếp dân 4 Lãnh đạo Văn phòng và trưởng các phòng 5 Phòng Hành chính, tiếp dân 6 hình 4. Lưu đồ tổ chức cuộc họp 2.4.7.4.2. Mô tả quy trình
Thực hiện định kỳ, hàng tuần hàng tháng hoặc họp đột xuất.
Bước 1: Đăng ký và thông báo lịch họp:
Phòng hành chính tiếp dân đăng ký lịch họp với Chánh văn phòng và thông báo lịch họp, nội dung họp cho các phòng trong văn phòng
Bước 2: Chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp:
Các phòng, đơn vị chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp và gửi cho Lãnh đạo và các phòng tham dự cuộc họp (nếu là cuộc họp giao ban).
Bước 3: Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình cuộc họp:
Trên cơ sở nội dung báo cáo do các phòng gửi, phòng Hành chính tổng hợp các nội dung chính của cuộc họp, xác lập chương trình cuộc họp.
Chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp
Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình
cuộc họp Chuẩn bị phòng họp
Triển khai tổ chức họp Đăng ký và thông báo lịch
họp
Thông báo kết quả cuộc họp và lưu
Bước 4: Chuẩn bị phòng họp:
Phòng Quản trị chuẩn bị phòng họp, thiết bị (nếu cần) để phục vụ họp.
Bước 5: Triển khai tổ chức họp:
Phòng Hành chính, tiếp dân gửi chương trình cuộc họp và báo cáo tổng hợp (nếu có) cho Lãnh đạo Văn phòng và các phòng thuộc Văn phòng Tỉnh uỷ.
Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) chủ trì cuộc họp;
Trưởng các phòng hoặc cán bộ được ủy quyền đọc báo cáo kết quả các công việc đã thực hiện và dự kiến công việc sẽ triển khai. Báo cáo những nội dung công tác, những vấn đề vướng mắc cần có sự thống nhất trong chỉ đạo và trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Các phòng có liên quan phát biểu, thảo luận;
Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) kết luận về những nội dung đã thực hiện, đánh giá về những kết quả đã đạt được, những tồn tại, khuyết điểm; đồng thời chỉ đạo biện pháp khắc phục và những nội dung công tác cần triển khai trước mắt hoặc những biện pháp thống nhất trong chỉ đạo và trong nghiệp vụ chuyên môn.
Phòng Hành chính tiếp dân ghi kết luận của Chánh Văn phòng (hoặc người được ủy quyền) để ra thông báo kết quả cuộc họp.
Bước 6. Thông báo kết quả cuộc họp:
Phòng Hành chính tiếp dân hoàn thiện, gửi thông báo kết quả cuộc họp tới Lãnh đạo Sở, các phòng trong Sở chậm nhất sau 3 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp.
Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ
ĐỀ XUẤT
Từ khi ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư và tổ chức các cuộc họp tại phòng Hành chính Văn phòng Tỉnh các quy trình đã hỗ trợ công tác quản lý, điều hành của các cấp ủy, lãnh đạo văn phòng đã hình thành các phương pháp quản lý, điều hành và đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng; góp phần vào công tác cải cách hành chính, tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác trong các Văn phòng tỉnh Lạng Sơn.
Việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý.
3.1. Thuận lợi:
Có sự hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp của cấp trên. cùng sự hỗ trợ tích cực của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan đảng Trung ương.
Có được sự quyết tâm, ý thức nâng cao hiệu suất làm việc, lợi ích của ISO từ các lãnh đạo Văn phòng.
Các cán bộ, công chức trong văn phòng có ý thức tránh nhiệm cao về công việc của mình, cùng phối hợp, hợp tác nhịp nhàng, cố gắng cùng nhau học hỏi, ham gia góp ý kiến cho hệ hông được vận hành tốt hơn. Được kế thừa tài liệu, quá trình vận hành, học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn các tỉnh bạn đã xây dựng hệ thống quản lý ISO áp dụng thành công trong cơ quan.
- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức đã được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng, một số cơ quan giải quyết công việc qua hệ thống phần mềm và hệ điều hành. Được sự thống nhất chỉ đạo, hướng dẫn của Ban chỉ đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ.
3.2. Khó khăn:
Là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ trong tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 của một số lãnh đạo và công chức, ngưòi lao động còn hạn chế.
Lãnh đạo của một số phòng chưa thực sự muốn triển khai xây dựng và áp dụng.
Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập các bộ phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ tại một phòng đã ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ triển khai.
Tất cả thành viên trong Ban chỉ đạoTCVN ISO 9001:2008, đặc biệt là đại diện lãnh đạo về chất lượng tại các cơ quan là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị.
Thói quen làm việc máy móc, thụ động của một số bộ phận, công chức gây khó khăn trong quá trình triển khai.
Các văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng bộ. Kinh phí cho việc áp dụng, duy trì hệ thống còn hạn chế.
Các tổ chức tư vấn ở xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu.
Việc cập nhật tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa được thực hiện thường xuyên.
Thói quen xử lý công việc theo kinh nghiệm, theo lói mòn nên ảnh hưởng đến quá trình cài tiến hệ thống chất lượng.
3.3. Một số kết quả đạt được:
Mặc dù còn gặp khó khăn trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng nhưng Văn phòng Tỉnh uỷ đã đưa hệ thống vào vận hành đạt được những kết quả như sau:
Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân tránh được sự chống chéo, đồng thời tăng cường được sự phối hợp trong xử lý công việc.
Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện về lề lối, tác phong làm việc của cán bộ công chức nhà nước.
Các quy trình giải quyết công việc được cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót. Thuận tiện cho các cán bộ, công chức, cá nhân đến liên hệ công tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính
Rút ngắn được thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tại một số bộ phận; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng thời gian được nâng lên
Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật. Tiếp nhận ý kiến của các tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc qua đó có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo môi trường làm việc minh bạch, thuận lợi.
Trợ giúp văn thư văn phòng tổ chức lưu trữ các công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ (có thể hiểu bao gồm cả các tài liệu cho mượn).
Lãnh đạo, trợ lý các bộ phận của cơ quan có thể tìm kiếm, tra cứu các công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ để phục vụ công tác chuyên môn của mình.
Trợ giúp Lãnh đạo, cán bộ, trợ lý tổ chức các “qui trình xử lý” của riêng mình trong quá trình giải quyết các vụ việc
Lãnh đạo cơ quan có thể biết được tình hình xử lý công văn của các cán bộ trong cơ quan mình (thông qua các trạng thái xử lý của các loại công văn, các văn bản liên quan có lưu trong hồ sơ xử lý của từng văn bản trong mỗi vụ việc). Cung cấp cách “in lưu trữ” các loại văn bản riêng biệt phục vụ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ của cơ quan.
Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích cở đơn vị cơ quan.
3.4. Kiến nghị:
Đề nghị BCĐ ISO thường xuyên mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công
tác quản lý, vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Tỉnh uỷ.
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức tại cơ quan. phát huy vai trò và sự tham gia của Đảng, đoàn thể trong công cuộc thực hiện áp dụng, quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 ở cơ quan .
Cần nâng cao trách nhiệm của người đướng đầu cơ qaun trong việc chỉ đạo thực hiện, gắn kết quả thực hiện với đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm.
Cần co sự phối hợp chặt chẽ với Ban chỉ đạo ISO của tỉnh trong mọi hoạt động liên quan đến tổ chức thực hiện nhất là công tác bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn, nghiệp đội ngũ cán bộ, công chức là đầu mối trong sử dụng ISO
Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL được xây dựng và áp dụng mang lại hiệu quả cao nhất, trong đó cần găn liền công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL với công tác kiểm soát, kiểm tra quy trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị
Kết nối chặt chẽ hệ thông của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong hệ