Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang lỗ lực để hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu của thời kỳ hội nhập. Cùng với xu thế toàn cầu hóa, Việt Nam đang được coi là điểm đến đầu tư hấp dẫn đối với các nhà đầu tư nước ngoài, ngày càng nhiều công ty đa quốc gia có mặt tại Việt Nam để đầu tư và hợp tác quốc tế. Phát triển bền vững, đảm bảo uy tín cơ quan, doanh nghiệp là điều kiện cần thiết trong việc ký kết giao thương. Tuy nhiên muốn làm được điều đó thì các cơ quan doanh nghiệp cần ngày càng phải cải tiến về phương thức, cách thức thực hiện công việc theo hướng chuyên nghiệp hóa, khoa học để phù hợp với những đòi hỏi của hợp tác quốc tế. Và ISO đang là hệ thống quản lý chất lượng được các cơ quan, tổ chức áp dụng trong trong thời kỳ hội nhập hiện nay
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận cá nhân tự nghiên cứu Tài liệu sử dụng để viết tiểu luận hợp lệ đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ Một số tài liệu sử dụng tiểu luận Phòng Tổ chức hành Viện Khoa học Công nghệ GTVT cung cấp Sinh Viên LỜI CẢM ƠN Sau khảo sát em có điều kiện hiểu sâu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ Viện Khoa học Công nghệ Giao Thông Vận Tải hiểu công tác văn phòng, hiểu tầm quan trọng ý nghĩa trình học tập nghiên cứu Qua đây, em xin chân thành cảm ơn anh chị Cơng chức, Viên chức cơng tác Phòng Tổ chức – Hành Viện tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành Tiểu luận Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Cô giáo tận tình giảng dạy, anh chị cơng tác văn phòng Viện cung cấp tài liệu nghiên cứu giúp em hoàn thành Tiểu luận Tuy nhiên thời gian tìm hiểu có hạn hiểu biết hạn chế nên Tiểu Luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy Cơ bạn để nghiện cứu hoàn thiện Xin trân thành cảm ơn Sinh Viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử vấn đề nghiên cứu .2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .3 Mục tiêu đề tài Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .4 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .4 Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 .6 1.1 Khái quát Viện Khoa Học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải .6 1.1.2 Chức nhiệm vụ Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải 10 1.2 Khái quát Iso 9001:2008 11 1.2.1 Khái niệm 11 1.2.2 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 11 1.2.3 Mục tiêu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 11 1.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng 12 1.3.1 Vai trò việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác Văn phòng 12 1.3.2 Vai trò Ứng dụng ISO cơng tác Văn phòng .12 1.3.3 Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng 13 1.4 Các nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng Viện Khoa Học Cơng Nghệ Giao Thông Vận Tải 14 Tiểu Kết 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI 15 2.1 Tầm nhìn, chủ chương, đạo lãnh đạo viện ứng dụng ISO vào quy trình nghiệp vụ viện 15 2.2 Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Viện Khoa Học Công Nghệ GTVT 16 2.2.1 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ .16 2.2.1.1 Quản lý văn đi, văn đến 17 2.2.2 Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác kiểm sốt tài liệu; kiểm soát hồ sơ 20 2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác mua sắm quản lý tài sản 21 2.2.3.1 Trong công tác mua sắm .21 2.2.3.2 Trong công tác quản lý tài sản 23 2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng sử dụng lao động 28 Tiểu kết 30 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 31 3.1 Ưu điểm, nhược điểm áp dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Viện Khoa học Công nghệ GTVT .31 3.1.1 Ưu Điểm 31 3.1.2 Nhược điểm 33 3.1.3 Nguyên Nhân 35 3.2 Đề xuất kiến nghị số giải pháp để nâng cao ứng dụng ISO vào cơng tác văn phòng 35 3.2.1 Nâng cao nhận thức lợi ích hiệu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đội ngũ cán bộ, viên chức công tác Viện Khoa học Công nghệ GTVT 35 3.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán Viên chức Viện Khoa học Công nghệ GTVT 36 3.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 36 Tiểu Kết 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT ST T Ký hiệu Nguyên nghĩa Viện CNV GTVT KHCN KH Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải Công nhân viên Giao thông vận tải Khoa học Công nghệ CN QLNV TCVN HTQLCL NCKH Khoa học Công nghệ Quản lý nhân viên Tiêu chuẩn Việt Nam Hệ thống quản lý chất lượng Nghiên cứu khoa học LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập tồn cầu hóa nước giới nói chung Việt Nam nói riêng lỗ lực để hồn thiện để đáp ứng nhu cầu thời kỳ hội nhập Cùng với xu tồn cầu hóa, Việt Nam coi điểm đến đầu tư hấp dẫn nhà đầu tư nước ngoài, ngày nhiều cơng ty đa quốc gia có mặt Việt Nam để đầu tư hợp tác quốc tế Phát triển bền vững, đảm bảo uy tín quan, doanh nghiệp điều kiện cần thiết việc ký kết giao thương Tuy nhiên muốn làm điều quan doanh nghiệp cần ngày phải cải tiến phương thức, cách thức thực công việc theo hướng chuyên nghiệp hóa, khoa học để phù hợp với đòi hỏi hợp tác quốc tế Và ISO hệ thống quản lý chất lượng quan, tổ chức áp dụng trong thời kỳ hội nhập Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải tổ chức khoa học công nghệ công lập trực thuộc Bộ Giao thông vận tải, với 23 đơn vị trực thuộc bao gồm 03 Viện chun ngành, 11 Trung tâm, 03 Phòng thí nghiệm trọng điểm, 02 Phân viện, 04 phòng nghiệp vụ; thực chức nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ, chuyển giao công nghệ hoạt động lĩnh vực xây dựng kết cấu hạ tầng, khai thác vận tải, khí, bảo vệ mơi trường an tồn giao thơng; thực dịch vụ khoa học sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải có nhiệm vụ trị lớn tổ chức thực nghiên cứu khoa học theo đề tài cấp hàng năm nhằm phục vụ công tác quản lý Nhà nước phục vụ sản xuất ngành Giao thông Vận tải Đồng thời kết hợp triển khai ứng dụng kết nghiên cứu thông qua hoạt động dịch vụ khoa học kỹ thuật để nhằm phục vụ sản xuất ngành Với nhiệm vụ quan trọng đó, Để nâng cao sức cạnh tranh bối cảnh hội nhập kinh tế ngày sâu rộng, viện ý thức việc phải đáp ứng tiêu chuẩn tồn cầu Chính thế,viện chủ động áp dụng hệ thống quản lý chất lượngvà coi hướng tất yếu.Trong việc đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9000:2008 viện triển khai ứng dụng từ năm 2011 nhằm chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ nội quan nói chung cơng tác văn phòng Viện nói riêng Việc chuẩn hóa giúp hoạt động máy văn phòng quy trình nghiệp vụ rõ ràng, cụ thể tiết kiệm thời gian, kinh phí người q trình thực nghiệp vụ Chính lý em lựa chọn đề tài “ Triển khai ứng ụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải” để hiểu ISO, thấy lợi ích mà ISO mang lại cho quan giúp em học hỏi, trau dồi thêm kinh nghiệm đóng góp số ý kiên chủ quan thân để ngày hoàn thiện ứng dụng tốt tiêu chuẩn ISO vào cơng tác quản trị văn phòng Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trong năm qua có số đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động hành nhà nước, số nghiên cứu như: - Nguyễn Trung Thông (1995), ISO: 9000 dịch vụ hành Đây tài liệu hướng dẫn thực ISO CQHCNN việc cung cấp dịch vụ hành cơng - Mai Thị Hồng Hoa (2007), Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào việc nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ hành cơng UBND quận 1- Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ chun ngành Quản lý cơng, Học viện Hành chính, thành phố Hồ Chí Minh - Phan Thị Bích Thảo (2010), Nâng cao hiệu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước, thực tiễn Sở Thông tin Truyền thông Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội - Hồng Thị Thu Thủy (2010), Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Công ty cổ phần xây dựng kinh doanh địa ốc Hòa Bình, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh - Bùi Thu Trang(2013), Đánh giá việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 quản lý hành nhà nước UBND quận qua thực tiễn Quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chun ngành Quản lý cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội - Cù Ngọc Tuấn (2013), Hoàn thiện việc giải thủ tục hành UBND quận, huyện thành phố Hà Nội theo tiêu chuẩn ISO, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Viện Khoa Học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải giai đoạn 3.2 Phạm vi nghiên cứu Bài tiểu luận nghiên cứu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Viện Khoa Học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải từ năm 2011 đến Mục tiêu đề tài sở nghiên cứu số lý luận thực trạng áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn phòng Viện Khoa Học Cơng Nghệ Giao Thơng Vận Tải; từ đề xuất giải pháp chủ yếu tiếp tục áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Viện Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài “Triển khai ứng ụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Viện Khoa học Cơng nghệ Giao thông Vận tải”, em sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp khảo sát, nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp tổng hợp; - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp; - Phương pháp quan sát; Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Về lý luận: Kết nghiên cứu góp phần làm sáng tỏ quan điểm hệ thống quản lý chất lượng; - Về thực tiễn: Bài Tiểu Luận góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Văn phòng Viện bên cạnh tiểu luận sử dụng làm tài liệu cho nhà quản lý việc quản lý, điều hành, cải cách hành Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài a Ý nghĩa lý luận - Bài tiểu luận trở thành tư liệu nghiên cứu cho nghiên cứu Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 công tác Văn phòng - Nâng ao kiến thức lý luận Hệ thống quản lý chất lượng công tác Văn phòng b Ý nghĩa thực tiễn - Đề tài góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác Văn phòng Viện Khoa Học Cơng Nghệ Giao Thơng Vận Tải - Góp phần đánh giá vai trò văn phòng cơng tác Văn phòng - Hồn thiện kỹ cán bộ, nhân viên văn phòng Nhà quản trị Văn phòng - Những giải pháp đề xuất tiểu luận ứng dụng vào thực tiễn Ứng dụng ISO vào quy trình nghiệp vụ giúp công tác quản lý thuận lợi hơn: a.Thứ nhất, Về quản lý nội bộ: - Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động doanh nghiệp khoa học hiệu - Cải thiện hiệu kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý nguồn lực, tiết kiệm chi phí - Kiểm sốt chặt chẽ công đoạn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ - Nâng cao suất, giảm phế phẩm chi phí khơng cần thiết - Củng cố uy tín lãnh đạo - Cải tiến trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm - Tạo mối quan hệ chặt chẽ lãnh đạo nhân viên - Giải mâu thuẫn, bất đồng nội bộ, triệt tiêu xung đột thông tin việc qui định rõ ràng Mọi việc kiểm sốt, khơng bỏ sót, trách nhiệm rõ ràng - Thúc đẩy nề nếp làm việc tốt, nâng cao tinh thần thái độ nhân viên b Thứ hai, Về đối ngoại: - Tạo lòng tin cho khách hàng, chiếm lĩnh thị trường - Đáp ứng yêu cầu đảm bảo chất lượng khách hàng - Phù hợp quản lý chất lượng toàn diện - Thoả mãn nhu cầu ngày cao khách hàng - Củng cố phát triển thị phần Giành ưu cạnh tranh - Thuận lợi việc thâm nhập thị trường quốc tế khu vực - Khẳng định uy tín chất lượng sản phẩm Viện - Đáp ứng đòi hỏi Ngành Nhà nước quản lý chất lượng Cho đến nay, Viện Khoa học Công nghệ GTVT xây dựng 33 quy trình, 36 biểu mẫu 08 sổ tay chất lượng Trong có quy trình liên quan đến cơng tác nghiệp vụ văn phòng quy trình liên quan đến nghiệp vụ kiểm định, đo lường chất lượng, quy trình liên quan đến hợp tác quốc tế, quy trình công tác NCKH 32 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh đạt việc ứng dụng ISO có hạn chế gặp khơng khó khăn q trình xây dựng áp dụng HTQLCL như: Thứ nhất, HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 HTQLCL khoa học, phù hợp để áp dụng cho quy trình sản xuất sản phẩm hữu hình, dễ đo lường kết Điều chứng minh với hàng loạt sản phẩm hàng hoá giới, khu vực nước đạt tiêu chuẩn ISO Tuy nhiên, quan xây dựng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 cơng việc khó khăn Mới yêu cầu đặt với trình độ phát triển chưa cao Việt Nam, kinh nghiệm nước nước thực nhiệm vụ chưa nhiều Thứ hai, đội ngũ công chức phân công thực nhiệm vụ triển khai Đề án ISO mỏng, làm việc khơng chun trách nên không chủ động thời gian; kiến thức, kỹ ISO hạn chế, chưa cập nhật thường xuyên, kịp thời ảnh hưởng tới chất lượng xây dựng, áp dụng HTQLCL Thứ ba, nhận thức ISO 9000, ISO 9001 tầm quan trọng việc xây dựng áp dụng ISO giải công việc đơn vị, cán bộ, viên chức nhìn chung mức độ chưa cao Do đó, có tình trạng vài đơn vị chưa thật trách nhiệm, chủ động nhiệt tình triển khai xây dựng, áp dụng quy trình ISO, có tượng trơng chờ, dựa dẫm, "khoán trắng" cho đơn vị thường trực Ban Chỉ đạo Thứ tư, phạm vi áp dụng, chất lượng số quy trình ISO 9001 HTQLCL chưa đầy đủ, chưa đảm bảo theo u cầu Vẫn tình trạng làm chưa đầy đủ quy trình ví dụ soạn thảo ban hành số văn chưa có biểu mẫu cụ thể mà hồn tồn viên chức phụ trách tự soạn thảo theo mẫu cá nhân, hay việc trình ký thực thủ công chờ đợi sếp trực tiếp ký vào văn bản, chưa áp dụng toàn quy trình chưa thưc đại hóa quy trình 33 Trên thực tế có số quy trình HTQLCL Viện quy định chưa thật hợp lý, chưa thật mang tinh thần cải cách nhằm nâng cao hiệu công việc mà để phù hợp với nguồn lực có, đảm bảo đơn vị cá nhân hồn thành cơng việc, không bị "bắt lỗi" đánh giá nội đánh giá giám sát Do đó, phần việc thực quy trình mang tính hình thức chưa thật mang lại hiệu mong muốn Một số quy trình chưa thể tổng thời gian từ bắt đầu đến kết thúc công việc, mà đo lường thời gian cụ thể bước, công đoạn quy trình Do đó, khó xác định quy trách nhiệm cho cán bộ, viên chức trường hợp thời gian bị kéo dài Có số quy trình xây dựng dựa quy định pháp luật hành vào thực thực tế khó đảm bảo thời gian quy định có phần bất hợp lý Thứ năm, Trách nhiệm đơn vị, cá nhân có liên quan việc xây dựng áp dụng HTQLCL chưa cao Lãnh đạo không đủ thời gian để xử lý công việc đảm bảo thời hạn, trình tự quy trình ISO HTQLCL quan Điều thể chỗ, văn trình ký xử lý chậm so với thời gian quy định lãnh đạo đơn vị bận cơng tác dài ngày, có q nhiều công việc cần xử lý Lãnh đạo đơn vị không trọng tới việc phổ biến, tuyên truyền quán triệt CNV cấp tuân thủ nghiêm quy trình ISO HTQLCL; khơng đánh giá chất lượng cơng việc thơng qua quy trình, khơng thực việc thi đua khen thưởng vào kết thực thi cơng việc theo quy trình ISO Việc tuân thủ quy định thông tin báo cáo tình hình kết thực ISO đơn vị chưa tốt; báo cáo hầu hết đưa nhận định chung chung, kết thực mang tính định tính; đơn vị khơng trọng việc theo dõi có ghi chép cụ thể, lưu giữ chứng cụ thể liên quan tới việc thực quy trình HTQLCL cơng chức, viên chức đơn vị Đơi khi, cơng việc thực mang tính 34 hình thức, đối phó có u cầu Ban Chỉ đạo Lãnh đạo Viện Thường trực Ban Chỉ đạo khơng bố trí viên chức chun trách thực nhiệm vụ này, hoạt động trì cải tiến Hệ thống thực có đánh giá nội đánh giá giám sát, không mang tính thường xuyên, liên tục 3.1.3 Nguyên Nhân Nguyên nhân thứ nhất, liên quan đến vấn đề nhận thức đội ngũ cán bộ, viên chức nhiều người mang tư cũ làm việc theo hình thức, chưa thay đổi thói quen cũ chưa tốt thói quen tốt việc triển khai gặp phải trở ngại sức ì tâm lý khơng muốn thay đổi, thói quen lâu đời ăn sâu vào tiềm thức Nguyên nhân thứ hai, trình xây dựng hệ thống tài liệu triển khai áp dụng gặp phải số vấn đề như: Việc ghi lại làm cách có hệ thống phức tạp (nên thường cần có hỗ trợ chuyên gia tư vấn) Việc xây dựng thói quen thực có kế hoạch, tuân thủ qui định ghi lại làm công việc tốn nhiều công sức, thời gian Nguyên nhân thứ ba, vai trò lãnh đạo việc triển khai thực áp dụng ISO vào quy trình nghiệp vụ như: Phân cơng rõ trách nhiệm quyền hạn vị trí phối hợp phận; Cung cấp nguồn lực: Thời gian, đào tạo, hợp tác.Kiểm sốt, trì hệ thống thường xuyên 3.2 Đề xuất kiến nghị số giải pháp để nâng cao ứng dụng ISO vào cơng tác văn phòng 3.2.1 Nâng cao nhận thức lợi ích hiệu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đội ngũ cán bộ, viên chức công tác Viện Khoa học Công nghệ GTVT Một là, Lãnh đạo cao quan cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng HTQLCL; cần có tâm cao liệt cơng tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ này; 35 Hai là, Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm công chức, viên chức quan tuân thủ quy trình ISO; Ba là, xác định việc xây dựng áp dụng HTQLC hoạt động quan, phòng, ban , phân viện trung tâm trực thuộc Viện nội dung bắt buộc Bốn là, Cần có chế, sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm tính chủ động phận Thường trực Ban Chỉ đạo ISO đơn vị, cá nhân trực tiếp thực để đẩy nhanh việc đưa quy trình nghiệp vụ vào phạm vi HTQLCL quan, đơn vị; Năm là, tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm sốt tốt việc thực quy trình ISO đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt; 3.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán Viên chức Viện Khoa học Công nghệ GTVT Một là, tiếp tục thực giải pháp nâng cao lực, hiệu lực, hiệu hoạt động máy làm cơng tác văn phòng cho tập huấn, đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm thực nhiệm vụ áp dụng ISO 9001:2008 Hai là, Tăng cường đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ xây dựng áp dụng HTQLCL cho phận thường trực Ban Chỉ đạo ISO quan, đơn vị cơng chức có liên quan Tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ HTQLCL với quan, đơn vị có liên quan, quan có HTQLCL đánh giá hiệu lực, hiệu quả; 3.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm mục đích triển khai ứng dụng quy trình chuẩn hóa thời gian hình thức Ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin phần mềm quản lý nhân 36 vào để giúp người thực dễ dàng công việc, tăng suất, hiệu công việc, tránh nhầm lẫn, sai sót Xây dựng phần mềm quản lý văn nội để khai thác sử dụng chung làm giảm thiểu việc lại, tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu thủ cơng trước gây nhiều thời gian, nguồn lực mà hiệu mang lại không cao Ap dụng đồng ứng dụng công nghệ thông tin từ khâu soạn thảo đến khâu trình ký như: xây dựng mẫu văn chuẩn tự động đăng ký chữ ký số cho thay cho quy trình trình ký trực tiếp để không bị phụ thuộc lãnh đạo cơng tác khơng có mặt quan, viên chức phụ trách chuyên môn không nhiều thời gian để soạn thảo xây dựng, tìm tài liệu viện dẫn Tiểu Kết Chương em đưa số ưu điểm nhược điểm thuận lợi khó khăn triển khai ứng dụng cơng tác ISO 9001:2008 Viện Khoa Học Công Nghệ Giao thơng vận từ đưa số kiến nghị đóng góp theo ý kiến chủ quan riêng em kiến nghị, biện pháp nhằm để nâng cao việc áp dụng ISO cho Viện 37 KẾT LUẬN Cơng tác văn phòng nội dung quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý quan, đơn vị Góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Thực cơng tác văn phòng khoa học lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu trình hoạt động quan tạo điều kiên thuận lợi cho công tác lưu trữ Chính vậy, quan tổ chức cần triển khai ứng dụng ISO vào công tác Văn phòng, để giúp nghiệp vụ văn phòng có thống nhất, tránh chồng chéo giúp cơng việc văn phòng nhanh hiệu Trong năm qua, triển khai ứng dụng cơng tác ISO vào hoạt động viện nói chung Văn phòng nói riêng, phải khơng khó khăn nhận thức số viên chức hạn chế, sức ì lớn chưa thực muôn thay đổi tư duy, thay đổi phương thức làm việc Tuy nhiên bên cạnh thân Lãnh đạo Viện phần lớn cán bộ, viên chức nhận thức đắn vai trò ISO cơng tác Văn phòng Tuy nhiên, q trình thực khơng tránh gặp phải bất cập, nên lãnh đạo văn phòng cần kết hợp với phận, đơn vị có liên quan để khắc phục Qua tiều luận e đưa số thuận lợi khó khăn ưu điểm, nhược điểm triển khai ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Viện tìm vài nguyên nhân từ kiến nghị đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục khó khăn nâng cao hiệu áp dụng ISO vào công tác văn phòng Viện 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Để hồn thành tiểu luận này, em tham khảo tìm hiểu số tài liệu, giáo trình, văn pháp quy phạm pháp luật sau: Bài tiểu luận Nguyễn Thị Nga, Lớp ĐHLT QTVP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về: “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 công tác Văn phòng cơng ty TNHH Thương mại kỹ thuật Xuân Thu” nghiên cứu đưa thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty TNHH Xn Thu đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng doanh nghiệp Cơng văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theo TCVN ISO 9001 Chính phủ (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ, quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2005) Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Nguyễn Hữu Thái Hòa: “Hành trình văn hóa ISO giấc mơ chất lượng Việt Nam” nhà xuất Trẻ, giáo trình đề cập đến nhận định lược riêng mà có Việt Nam phát huy hiệu cao mà Trung Quốc Quốc gia khác khơng có Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật-Hà Nội Trong sách cung cấp nhận thức chung (QMS) hướng dẫn thực yêu cầu theo ISO 9001:2008 Việt Nam PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Giáo trình Quản trị Văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cơng Hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ 39 Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước 10 Các trang web: + http://123doc.org + Tailieu.vn 40 Phụ lục số 01 Quy trình quản lý văn đến VĂN BẢN ĐẾN Chuyển trả nhầm Các đơn vị/cá nhân liên quan giải VĂN THƯ: Bóc bì Đóng dấu Phân loại Vào sổ có nội dung quan trọng Văn mật, khẩn, Nhân THƯ KÝ LÃNH ĐẠO VIỆN Trình Viện trưởng Phơ tơ lưu, trước giao lại cho văn thư VIỆN TRƯỞNG ( Hoặc Phó Viện trưởng trực ) bút phê CHÁNH VĂN PHÒNG: Kiểm tra tiếp nhận phân loại văn Phụ lục số 02 Quy trình quản lý văn Đến nhận trực tiếp Trình ký Văn thư Kiểm tra thể thức văn Trình ký Đóng dấu Vào sổ Chuyển văn Lưu ( có ) Yêu cầu sửa Đơn vị / cá nhân soạn thảo Lãnh đạo Viện ( Hoặc người thừa lệnh ) - Bổ sung, sửa chữa yêu cầu bổ sung sửa chữa - Ký Nơi nhận / người nhận Phụ lục số 03 Quy trình quản lý văn Hồ sơ Lưu trữ Văn lưu văn thư Hồ sơ Dự án Sản phẩm N/cứu KHCN Hồ sơ triển khai ứng dụng; Số liệu thí nghiệm Luận án Tiến sỹ Luận văn Thạc sỹ Ảnh, băng đĩa hình hoạt động tiêu biểu Viện NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Đơn vị/cá nhân khai thác, sử dụng Quản lý Hệ thống Nhà/kho lưu trữ Khai thác sử dụng Tra tìm CÁN BỘ LƯU TRỮ - Bổ sung tài liệu, văn Phân loại Sắp xếp Lập Sổ theo dõi XD hệ thống cơng cụ tra tìm XD nội quy thủ tục giao nhận Phụ lục số 04 Các Biểu mẫu phải sử dụng 4.1 Biểu mẫu văn đến: 4.1.1 Sổ tiếp nhận văn đến Số đến Ngày Nơi gửi văn Số, đến đến (1) (2) (3) 4.1.2 Sổ chuyển giao văn ký Ngày, Trích yếu nội Ghi hiệu văn tháng văn dung (4) (7) (5) Ngày tháng Số ký Số lượng văn Đơn vị (6) Ghi chuyển văn hiệu văn người nhận văn Ký nhận (1) (4) (2) (3) (5) (6) Văn đi: 4.2.1 Sổ đăng ký văn Số ký Ngày Trích yếu nội Nơi Đơn hiệu dung văn nhận người nhận văn Ghi văn bản (4) (5) văn tháng năm (1) văn (2) (3) vị (6) 4.2.2 Sổ chuyển văn đi: Ngày tháng Số gửi văn (1) ký Số hiệu văn (2) lượng Nơi nhận văn Ký nhận văn (3) (4) Ghi (6) (5) 4.3 Biểu mẫu văn nội bộ: Lập sổ tương tự Sổ văn 4.4 Biểu mẫu Bảo mật văn /đến 4.4.1 Sổ ghi (hoặc phần ghi ) văn mật đi: Số ký hiệu Ngày Trích yếu văn tháng nội dung (1) Văn (2) (3) Nơi nhận Ghi Mức độ người nhận văn Ký mật (4) (7) (5) nhận (6) 4.6.4.2 Sổ ghi ( phần ghi ) văn mật đến Số Nơi gửi Số, đến văn (1) (2) Trích yếu Mức Nơi nhận Ký hiệu văn tháng nội dung độ văn mật người (6) nhận (7) (3) ký Ngày văn (4) (5) nhận Ghi (8) (9) 4.5 Biểu mẫu sử dụng mạng Fax 4.5.1 Sổ theo dõi tiếp nhận Fax đến: Ngày tháng Nhận Fax Trích yếu nội Chuyển cho đơn vị Ký nhận năm từ đâu đến dung (1) (2) (3) (4) (5) 4.5.2 Sổ theo dõi Fax đi: Ngày tháng Đơn vị / Trích yếu nội Chuyển cho đơn Người năm quan Fax dung vị Fax ký (1) (2) (3) (4) (5) gửi 4.6 Biểu mẫu hồ sơ lưu trữ: 4.6.1 Sổ theo dõi tài liệu / Hồ sơ lưu trữ Số Thời TT (1) liệu (2) gian tài Tiêu đề đề tài hồ Số lưu trữ sơ (3) ghi (4) (5) 4.6.2 Sổ nhập tài liệu / Hồ sơ Lưu trữ Số Ngày TT tháng năm giao nộp quan / ca gian lượng tình nhập nhân tài liệu (2) tài liệu (4) (1) Văn Tên (3) Thời Số nộp tài liệu (5) (6) Đặc điểm Ghi (7) hình (8) ... phát triển Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải .6 1.1.2 Chức nhiệm vụ Viện Khoa học Công nghệ Giao thông Vận tải 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học Công nghệ Giao thông. .. dụng tài sản, phương tiện làm việc quan 1.4 Các nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng Viện Khoa Học Cơng Nghệ Giao Thông Vận Tải Hiện nay, Viện Khoa Học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải. .. KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CHƯƠNG 1: KHÁI QT CHUNG VỀ VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN