MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết khoa học: 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài : 3 8. Cấu trúc đề tài: 4 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI 5 1.1.Một số khái niệm liên quan 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng 5 1.1.1.1. Khái niệm 5 1.1.1.2. Chức năng của văn phòng 6 1.1.1.3. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước. 7 1.1.2. Chất lượng 8 1.1.2.1. Khái niệm 8 1.1.2.2. Đặc điểm 8 1.1.3. Nội dung Quá trình hình thành và phát triển của quản lý chất lượng được chia thành năm giai đoạn: 8 1.1.4. Cấu trúc 8 1.2. Khái quát về Trung tâm PTGNTT 8 1.2.1. Vị trí và chức năng, nhiệm vụ 9 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 10 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI 11 2.1. Cơ sở lý luận về ISO 11 2.1.1 Khái niệm ISO 11 2.1.2. Đặc điểm 12 2.2. Thực trạng ứng dụng Iso 9001:2008 trong công tác Văn phòng của Trung tâm Phòng tránh và Giảm nhẹ thiên tai 13 2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến 13 2.2.3. Kiểm soát hồ sơ 16 2.2.3.1.. Thu thập và lập danh mục hồ sơ: 16 2.2.3.2. Phân loại và sắp xếp hồ sơ: 16 2.2.3.3. Kiểm tra mức độ phù hợp của hồ sơ: 17 2.2.3.4. Lưu giữ, bảo quản, cập nhật và sử dụng: 17 2.2.3.5. Kiểm tra định kỳ điều kiện lưu giữ: 17 2.2.3.6. Kiểm tra định kỳ thời hạn lưu giữ: 17 2.2.3.7. Tiến hành thanh lý hồ sơ đã hết hạn lưu trữ: 18 2.2.4. Quy trình đăng ký và sử dụng xe 19 2.2.5.Quy trình cập nhật thông tin 22 2.2.5.1. Thu thập thông tin 22 2.2.5.2. Soạn, viết tin, bài 23 2.2.5.3. Duyệt nội dung 23 2.2.5.4. Biên tập tin, bài 23 2.2.5.5. Duyệt tin, bài 23 2.2.5.6. Đăng tin lên WebsitePortal 23 2.2.5.7. Thanh toán nhuận bút và thù lao biên tập tin, bài 23 2.2.5.8. Lưu hồ sơ 23 2.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001. 26 Chương III. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 27 3.1. Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại văn phòng Trung tâm PTGNTT 29 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32
LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài nghiên cứu: Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai, em xin cảm ơn thầy cô giáo tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp buổi thảo luận lớp Bên cạnh xin cảm ơn cán bộ, công nhân viên Trung tâm tạo điều kiện để em hoàn thành tốt chuyên đề Trong trình làm khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để chuyên đề em hoàn thiện Em xin kính chúc q Thầy Cơ Trường, cán công nhân viên Trung tâm PT&GNTT sức khỏe thành công sống, công tác Trân trọng! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Bài tiểu luận cá nhân thực hướng dẫn Thầy cô môn môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Quản trị văn phòng đồng thời Kết hợp với tài liệu tham khảo Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 qua sách, báo, internet Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày đề tài nghiên cứu trung thực Tất tài liệu tham khảo trích dẫn tác giả Nếu có sai, tơi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài: .1 2.Lịch sử nghiên cứu: 3.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: 5.Phương pháp nghiên cứu: 6.Giả thuyết khoa học: 7.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài : 8.Cấu trúc đề tài: CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI 1.1.Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Chức văn phòng .6 1.1.1.3 Tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan nhà nước 1.1.2 Chất lượng 1.1.2.1 Khái niệm .8 1.1.2.2 Đặc điểm 1.1.3 Nội dung Quá trình hình thành phát triển quản lý chất lượng chia thành năm giai đoạn: 1.1.4 Cấu trúc .8 1.2 Khái quát Trung tâm PT&GNTT 1.2.1 Vị trí chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 10 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 11 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG .11 CỦA TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI 11 Cơ sở lý luận ISO 11 2.1.1 Khái niệm ISO 11 2.1.2 Đặc điểm 12 2.2 Thực trạng ứng dụng Iso 9001:2008 cơng tác Văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai .13 2.2.2 Quản lý văn đi, đến 13 2.2.3 Kiểm soát hồ sơ 16 2.2.3.1 Thu thập lập danh mục hồ sơ: 16 2.2.3.2 Phân loại xếp hồ sơ: 16 2.2.3.3 Kiểm tra mức độ phù hợp hồ sơ: .17 2.2.3.4 Lưu giữ, bảo quản, cập nhật sử dụng: .17 2.2.3.5 Kiểm tra định kỳ điều kiện lưu giữ: .17 2.2.3.6 Kiểm tra định kỳ thời hạn lưu giữ: 17 2.2.3.7 Tiến hành lý hồ sơ hết hạn lưu trữ: 18 2.2.4 Quy trình đăng ký sử dụng xe 19 2.2.5.Quy trình cập nhật thông tin 22 2.2.5.1 Thu thập thông tin 22 2.2.5.2 Soạn, viết tin, 23 2.2.5.3 Duyệt nội dung 23 2.2.5.4 Biên tập tin, .23 2.2.5.5 Duyệt tin, 23 2.2.5.6 Đăng tin lên Website/Portal 23 2.2.5.7 Thanh toán nhuận bút thù lao biên tập tin, 23 2.2.5.8 Lưu hồ sơ 23 2.3.1 Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001 26 Chương III .27 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 .27 3.1 Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 27 3.1.1 Ưu điểm 27 3.1.2 Nhược điểm 28 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO văn phòng Trung tâm PT&GNTT .29 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .32 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Tên đầy đủ Chữ viết tắt Cán công chức CBCC Trung tâm Phòng tránh Giảm PT&GNTT nhẹ thiên tai Phòng Hành chính, tài Văn phòng Nhà xuất NXB Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh CTQGHCM Quyết định QĐ Thủ tướng TTg MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày 20 tháng năm 2006, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Văn phòng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng tổng hợp thành hai nội dung bản, : tham mưu, tổng hợp hậu cần Chức tham mưu tổng hợp giải mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, đơn vị Văn phòng phải thu thập phân tích tổng hợp thơng tin vấn đề cần giải tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Chức hậu cần giải mối quan hệ văn phòng với tồn quan đơn vị Với chức văn phòng phải bảo đảm vận hành bình thường hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phòng Cũng mà cần có cơng trình nghiên cứu cơng tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng công tác Là sinh viên chun ngành Quản trị văn phòng việc nghiên cứu đề tài đáp ứng yêu cầu nghiên cứu học tập Với lý trên, chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng ở Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Lịch sử nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng ln góp phần quan trọng hoạt dộng quan tổ chức Trong năm qua có số đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động hành nhà nước, số nghiên cứu như: - Nguyễn Trung Thông (1995), ISO: 9000 dịch vụ hành Đây tài liệu hướng dẫn thực ISO CQHCNN việc cung cấp dịch vụ hành cơng - Mai Thị Hồng Hoa (2007), Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào việc nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ hành cơng UBND quận 1- Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng, Học viện Hành chính, thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: - Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian: Giai đoạn năm 2012 đến năm 2020 - Không gian: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 công tác Văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai - Đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng - Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai - Luận văn nghiên cứu trung thực với thực tế, áp dụng vào thực tế Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập phân tích liệu + Phương pháp định tính + Phương pháp định lượng - Phương pháp diễn dịch - Phương pháp quy nạp - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp thực thi nghiệm - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn - Phương phá điều tra, hỏi - Phương pháp thực nghiệm - Phương pháp tổng hợp thông tin Giả thuyết khoa học: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng bước tiến vượt bậc hoạt động Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài : - Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng - Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng - Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hoàn thiện nâng cao hoạt dộng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng quan - Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực hoạt động cơng tác nghiệp vụ văn phòng - Đề tài làm tài liệu tham khảo cho viên chức phục vụ cơng tác cơng tác văn phòng ở quan Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục đề tài có cấu trúc gồm chương sau: Chương I Những vấn đề chung cơng tác Văn phòng vài nét khái quát Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Chương II Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Chương III Phương hướng giái pháp ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai KẾT LUẬN CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QT VỀ TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI 1.1.Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm Văn phòng, hiểu theo nghĩa máy điều hành công việc quan, tổ chức, giữ vai trò then chốt, có ảnh hưởng lớn sâu rộng đến hiệu chất lượng hoạt động quan, tổ chức Nói cách khác văn phòng vừa phận đầu não vừa mặt quan, tổ chức Văn phòng nơi thu nhận phát lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan, tổ chức trôi chảy đạt hiệu cao Bởi lẽ, cơng tác văn phòng cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển đất nước Văn phòng hiểu theo góc độ sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành Ban Lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm ở quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty ) ở quan đơn vị có quy mơ nhỏ, văn phòng phòng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị [16;5] Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng hiểu máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao [35;8] Tổng hợp chung khái niệm trên, tác giả xin đưa khái niệm văn phòng: “Văn phòng trụ sở làm việc quan đơn vị, nơi diễn Bước 2: Phê duyệt đăng ký sử dụng xe - Lãnh đạo Văn Phòng xem xét Nếu đủ điều kiện giải viết lệnh điều xe theo phụ lục 02 chuyển cho lái xe chuẩn bị cơng tác báo cho Phòng đăng ký sử dụng xe biết số xe tên lái xe Nếu không đủ điều kiện giải quyết, Lãnh đạo Văn Phòng thơng báo lại cho Phòng đăng lý xe biết lý khơng bố trí xe - Trường hợp đột xuất lãnh đạo Trung tâm điều động xe thơng qua điện thoại hồn thiện thủ tục điều xe sau Bước 3: Chuẩn bị xe Ghi thông báo đồng hồ km trước lúc xuất phát, thực chuyến công tác Khi nhận lệnh điều xe công tác Lái xe phải chuẩn bị thực hiện: - Giấy tờ người lái xe - Kiểm tra xe theo nội dung xe công tác kiểm tra xăng, dầu, nước làm mát, nước bình điện, hệ thống lái, hệ thống phanh, lốp xe, hệ thống đèn, hệ thống truyền lực để xe hoạt động tốt, đảm bảo an tồn cho chuyến cơng tác - Đón cán giờ, địa điểm ghi lệnh (chỉ đón cán hành trình xe qua), ghi đồng hồ số, báo cho đồng chí trưởng đồn cơng tác biết trước lúc xe xuất phát - Có tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình với cơng việc tạo điều kiện tốt đồn cơng tác hồn thành nhiệm vụ - Khơng đòi hỏi gây phiền hà cán xe đơn vị sở đến công tác -Trong công tác trang phục gọn gàng, - Đưa cán đến sở công tác phải thường xuyên ở gần xe để cần tiếp tục - Trong đợt công tác không tham gia vào lĩnh vực trách nhiệm - Khơng uống rượu bia làm việc điều khiển xe công tác - Không đánh đánh bạc làm việc quan nơi đến công tác - Khi xe ở quan phải chăm sóc sẽ, ln làm tốt để có lệnh điều xe 20 - Không tự ý đưa xe khỏi quan chưa có lệnh điều xe chưa có ý kiến lãnh đạo Văn Phòng Xe công tác phải đỗ xe nơi qui định sân Tổng cục theo hướng dẫn bảo vệ quan Đỗ xe gọn gàng thông thống để có cố hoả hoạn xe an tồn qua Văn Phòng để xem kế hoạch công tác cho chuyến tiếp ngày hôm sau - Khi xe hỏng, thân lái xe bị ốm đau, gia đình có việc cần nghỉ phải báo cáo với Lãnh đạo Văn Phòng để làm thủ tục sửa chữa xe bố trí người khác thay kịp thời - Khi hồn thành chuyến cơng tác phải ghi đồng hồ lúc xe lộ trình chi tiết đầy đủ chuyến cơng tác Báo số phục vụ chuyến cơng tác để trưởng đồn cơng tác kí xác nhận số nhận xét chất lượng phục vụ chuyến công tác - Mỗi lái xe phải có sổ ghi theo dõi số, xăng dầu, vật tư, … Phải thực định mức qui định, tiêu thụ phải bồi thường theo giá hành - Khi đưa Lãnh đạo Đơn vị đến sở làm việc phải thường xuyên ở gần cạnh xe cần thiết Bước 4: Xác nhận số, nhận xét chất lượng chuyến công tác Kết thúc chuyến công tác, lái xe thông báo đồng đồng hồ số lúc về; ghi vào lệnh điều xe, đề nghị trưởng đoàn đại diện đồn cơng tác xác nhận số chuyến công tác Bước 5: Lưu hồ sơ Theo mục quy trình LƯU HỒ SƠ TT Loại hồ sơ Giấy đăng ký xe Lệnh điều xe Trách nhiệm Thời gian lưu lưu 05 năm Văn Phòng 05 năm Trung tâm 21 Ghi Chứng từ tốn phòng Trung tâm Lưu đồ quy trình Trách nhiệm Cơng việc Đơn vị có nhu Tài liệu/Biểu mẫu BM/QT02-GNTT- Đăng ký xe cầu sử dụng 01 Xe đột xuất Lãnh đạo Văn Khơng duyệt Xem xét phòng Lãnh đạo Viết, ký lệnhduyệt điều xe Văn Phòng BM/QT02- GNTT02 Lái xe Chuẩn bị xe, ghi thông báo đồng hồ km trước lúc xuất phát, thực chuyến cơng tác Trưởng đồn Xác nhận số, nhận xét chất lượng chuyến cơng tác cơng tác Kế tốn Bước 3, 5.2 BM/QT02- GNTT -03 Lưu hồ sơ 2.2.5.Quy trình cập nhật thông tin 2.2.5.1 Thu thập thông tin Các cá nhân, đơn vị trực thuộc không trực thuộc Trung tâm có nhu cầu cung cấp thơng tin lên Website/Portal Trung tâm (sau gọi chung người cung cấp thông tin) chủ động thu thập, tổng hợp thông tin liên quan tới nội dung muốn cập nhật lên Website/Portal 22 2.2.5.2 Soạn, viết tin, Trên sở liệu thu thập, tổng hợp được, người cung cấp thông tin biên soạn viết để đăng tải lên Website/Portal 2.2.5.3 Duyệt nội dung - Nếu người cung cấp thông tin thuộc quan, sau biên tập cần gửi viết cho Lãnh đạo đơn vị phụ trách để phê duyệt nội dung Bài viết không phù hợp bị hủy bỏ trả lại người cung cấp thông tin để sửa cần thiết Nếu Lãnh đạo đơn vị đồng ý viết chuyển tới Ban biên tập Website/Portal Thường trực BBT phê duyệt nội dung viết Thường trực BBT có quyền hủy bỏ viết trả lại đơn vị cung cấp thông tin để sửa đổi Trong trường hợp Thường trực BBT đồng ý, viết gửi tới biên tập viên để biên tập tin, - Nếu người cung cấp thông tin không thuộc quan, người cung cấp thông tin gửi viết biên soạn cho Ban biên tập Website/Portal Thường trực BBT có quyền hủy bỏ viết trả lại người cung cấp thông tin để sửa đổi Trong trường hợp Thường trực BBT đồng ý, viết gửi tới biên tập viên để biên tập tin, 2.2.5.4 Biên tập tin, Biên tập viên BBT có trách nhiệm biên tập tin, Thường trực BBT phê duyệt nội dung cho phù hợp để đăng tin 2.2.5.5 Duyệt tin, Sau biên tập, biên tập viên gửi viết cho Trưởng BBT để phê duyệt Nếu Trưởng BBT đồng ý, viết đăng lên Website/Portal Nếu viết không phù hợp không đảm bảo tính thời sự, Trưởng BBT có quyền hủy viết yêu cầu biên tập viên sửa đổi 2.2.5.6 Đăng tin lên Website/Portal Bài viết phù hợp đăng tải lên Website/Portal 2.2.5.7 Thanh toán nhuận bút thù lao biên tập tin, Biên tập viên tổng hợp tin, đăng tải Website/Portal làm đề nghị toán nhuận bút cho người cung cấp thông tin thù lao biên tập tin, Phòng Kế tốn có trách nhiệm làm thủ tục toán cho kịp thời 2.2.5.8 Lưu hồ sơ Biên tập viên lưu viết biên tập thơng tin tốn tiền nhuận bút để tiện quản lý, đối chiếu./ A – Người cung cấp tin, CBCCVC thuộc Trung tâm 23 Trách nhiệm Tài liệu, biểu mẫu Trình tự cơng việc liên quan CBCCVC thuộc TCTL Thu thập thông tin CBCCVC thuộc TCTL Soạn, viết tin, Lãn đạo Đơn vị Không đồng ý Duyệt nội dung chưa đạt đồng ý Thường trực BBT Dừng Không đồng ý Duyệt nội dung chưa đạt đồng ý BTV Biên tập tin, Trưởng BBT Không đồng ý Duyệt tin, chưa đạt đồng ý BTV - Đăng tin lên Website/Portal - Lưu hồ sơ Kế toán Thanh toán nhuận bút thù lao biên tập BTV Lưu hồ sơ B – Người cung cấp tin, tổ chức, cá nhân Tổng cục Thủy lợi 24 Trách nhiệm Tài liệu, biểu mẫu Trình tự cơng việc liên quan Người cung cấp thông tin Thu thập thông tin Người cung cấp thông tin Soạn, viết tin, Thường trực BBT Dừng Không đồng ý Duyệt nội dung chưa đạt đồng ý BTV Biên tập tin, đồng ý Trưởng BBT Không đồng ý Duyệt tin, chưa đạt đồng ý BTV Kế toán - Đăng tin lên Website/Portal - Lưu hồ sơ Thanh toán nhuận bút thù lao biên tập BTV Lưu hồ sơ 25 2.3.1 Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001 - Giúp chuẩn hóa quy trình hành chính, đảm bảo hồ sơ giải trình tự, thời gian theo thủ tục ban hành - Giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán bộ, nhân viên Trung tâm được xác định, bồi dưỡng nâng cao Từ kiểm sốt công việc, tạo môi trường làm việc động, thoải mái - Hệ thống tài liệu, văn kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định thực phương pháp, giảm thủ tục gây phiền hà - Giúp lãnh đạo dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt q trình thực cơng việc tất phòng ban 26 Chương III GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3.1 Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3.1.1 Ưu điểm - Công tác trì hệ thống ISO năm qua cụ thể với phiên ISO 9001: 2008 đạt kết đáng khích lệ; việc áp dụng quy trình mang lại hiệu thiết thực, phù hợp với xu xây dựng hành đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành huyện - Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO góp phần tích cực giải công việc chuyên môn Trung tâm; quy trình cụ thể hố, giảm bớt giấy tờ rườm rà, thủ tục không cần thiết thời gian giải công việc; xác định rõ trách nhiệm phòng, ban, đơn vị; bước nâng cao lực tính chuyên nghiệp đội ngũ cán bộ, công chức - Lãnh đạo Trung tâm xác định phải thực nghiêm, hiệu việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào phòng, ban thuộc Trung tâm - Do có quán triệt tốt nên cán bộ, công chức nhận thức ý nghĩa, vai trò tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tâm thực tốt - Vận hành tiêu chuẩn ISO phương pháp để kiểm tra, giám sát thực tế việc áp dụng văn quy phạm pháp luật tài Nhà nước Vì với quy định thời gian, biểu mẫu… trình áp dụng thực tế phát bất cập, từ giúp cho việc nghiên cứu, kiến nghị sửa đổi cho phù hợp với thực tế địa phương - Hệ thống ISO bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện cho phòng, ban Cán bộ, công chức giải công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; hạn chế tác động tiêu cực thực thi công vụ - Hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo ngày hoàn thiện 27 - Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày nâng cao đầu tư thiết bị đại cơng tác văn phòng 3.1.2 Nhược điểm - HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 HTQLCL khoa học, phù hợp để áp dụng cho quy trình sản xuất sản phẩm hữu hình, dễ đo lường kết Điều chứng minh với hàng loạt sản phẩm hàng hoá giới, khu vực nước đạt tiêu chuẩn ISO Tuy nhiên, quan hành nhà nước nói chung Trung tâm PT&GNTT nói riêng, xây dựng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công việc khó khăn Bởi u cầu đặt hành ở trình độ phát triển chưa cao Việt Nam, kinh nghiệm ở nước nước thực nhiệm vụ chưa nhiều Khó khăn "sản phẩm" quan hành hầu hết văn quản lý nhà nước nên việc đo lường "chất lượng" văn đo lường "sự hài lòng khách hàng" - đối tượng phục vụ quan hành nhà nước - mang tính tương đối, khó định lượng - Thiếu nhân lực: Đội ngũ công chức phân công thực nhiệm vụ triển khai Đề án ISO Trung tâm mỏng, làm việc kiêm nhiệm, không chuyên trách nên không chủ động thời gian; kiến thức, kỹ ISO hạn chế, chưa cập nhật thường xuyên, kịp thời ảnh hưởng tới chất lượng xây dựng, áp dụng HTQLCL - Chất lượng số quy trình ISO HTQLCL chưa thật đảm bảo theo yêu cầu - Việc áp dụng quy trình ISO thực giải cơng việc chưa thực thường xuyên, mẫu biểu quan liên quan việc xử lý hồ sơ tùy tiện, chưa áp dụng triệt để, đơi tuỳ tiện thực quy trình - Q trình xây dựng quy trình chưa phòng Trung tâm quan tâm mức, việc cải tiến, sữa chữa nội dung khơng phù hợp phó mặc cho đơn vị tư vấn, nên áp dụng mẫu biểu chưa thống cán với dẫn đến khó khăn cho tổ chức, cơng dân 28 - Một số cán bộ, công chức xác định mục đích, yêu cầu, hiệu việc áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2000 thấp, cho khơng áp dụng Quy trình ISO vào giải cơng việc cơng việc triển khai thực tiến độ, hiệu công việc đạt 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO văn phòng Trung tâm PT&GNTT - Lãnh đạo Trung tâm cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng HTQLCL; cần có tâm cao liệt công tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm cán bộ, công chức quan tn thủ quy trình ISO - Cần phân cơng trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL xây dựng áp dụng mang lại hiệu cao nhất; cần gắn liền cơng tác xây dựng áp dụng HTQLCL với cơng tác kiểm sốt thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý nhà nước quan, đơn vị; gắn liền trách nhiệm kiểm sốt thủ tục hành với trách nhiệm chủ trì xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 - Cần có chế, sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm tính chủ động phận Thường trực Ban Chỉ đạo ISO đơn vị, cá nhân trực tiếp thực thủ tục hành theo Đề án 30 để đẩy nhanh việc đưa thủ tục hành vào phạm vi HTQLCL quan, đơn vị - Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm sốt tốt việc thực quy trình ISO đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt - Kết nối HTQLCL quan, đơn vị có liên quan hệ thống thành Hệ thống thống nhất, hồn chỉnh có tính liên thơng 29 - Các cán bộ, cơng chức cần tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ HTQLCL với quan, đơn vị có liên quan, quan có HTQLCL đánh giá hiệu lực, hiệu - Tăng cường đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ xây dựng áp dụng HTQLCL cho phận thường trực Ban Chỉ đạo ISO quan, đơn vị cơng chức có liên quan 30 KẾT LUẬN Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Trung tâm PT&GNTT góp phần giúp cho đơn vị đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế q trình hoạt động Đó hoạt động có ý nghĩa thiết thực việc thực tiêu chuẩn hóa cơng tác hành quan Ngồi ra, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thống chế, phương pháp, nguyên tắc việc quản lý văn Xác định trách nhiệm, thẩm quyền quan, đơn vị cá nhân tham gia q trình soạn thảo, kiểm sốt, ký duyệt ban hành văn Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu cơng tác văn phòng, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác hành quan Qua việc nghiên cứu “ Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Văn phòng Trung tâm PT&GNTT giúp cho tơi có thêm kiến thức thực tế tìm tồn yếu kém, để từ đưa giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Trung tâm nói riêng quan hành nhà nước nói chung 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ (2014), Thông tư số 26/2014/TTBKHCN quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước; Lê Anh Tuấn, Minh Đức (2008), ISO 9000 – Tài liệu hướng dẫn thực hiện, Nxb Trẻ, TP Hồ Chí Minh; Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001: 2008 Việt Nam, Nxb Khoa học kỹ thuật; Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự ( 2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân; Nguyễn Trung Trực (2003), ISO dịch vụ hành chính, Nxb Trẻ, TP.Hồ Chí Minh; Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước; Tiêu chuẩn quốc gia (2008), Hệ thống quản trị chất lượng – yêu cầu (TCVN ISO 9001: 2008), Hà Nội; - Nguyễn Kim Định (1997), Quản lý chất lượng ISO 9001:2008, Nhà xuất Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001:2008, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, “ISO 9001:2008” , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 32 Một số hình ảnh Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Ảnh: Kho lưu trữ Trung tâm PT&GNTT ... cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 công tác Văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai -... quát Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Chương II Thực trạng ứng dụng ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai Chương III Phương hướng giái pháp ứng dụng ISO. .. ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng Trung tâm Phòng tránh Giảm nhẹ thiên tai KẾT LUẬN CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QT VỀ TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN