Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty TNHH MTV kỹ thuật làm sạch công nghiệp và thương mại việt mỹ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Cấu trúc đề tài: 2 CHƯƠNG I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3 1.1 Quản lý chất lượng 3 1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng: 3 1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: 3 1.2 Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3 1.2.1 Khái niệm 3 1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 4 1.2.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng: 4 1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 6 1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 6 1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 7 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ 7 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ 7 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 8 2.2. Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ: 9 2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực: 9 2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng: 9 2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn. 10 2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng 10 2.2.5. Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống 11 2.2.6. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận 11 2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản: 12 2.3.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản 12 2.3.2 Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ 13 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 21 3.1. Ưu điểm: 21 3.2. Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân 21 3.3. Các giải pháp 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cám ơn Giảng viên Ts Nguyễn Phú Thành đã giảng dạy

và hướng dẫn học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản trịvăn phòng, để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài này Có thể nói đề tài là sự cố gắng

nỗ lực của bản thân em Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế nên thiếu sót là điềukhông thể tránh khỏi Kính mong có thể nhận được sự đóng góp ý kiến của quýthầy cô

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này dựatrên cấc kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu Nội dungcủa bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ các nguồnsách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu tham khảo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu: 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích nghiên cứu: 2

5 Phương pháp nghiên cứu: 2

6 Cấu trúc đề tài: 2

CHƯƠNG I NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3

1.1 Quản lý chất lượng 3

1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng: 3

1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: 3

1.2 Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3

1.2.1 Khái niệm 3

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 4

1.2.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng: 4

1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 6

1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 6

1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản: 6

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 7

2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ 7

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 7

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 8

2.2 Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và

Thương mại Việt Mỹ: 9

2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực: 9

2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng: 9

2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn 10

2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng 10

2.2.5 Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống 11

2.2.6 Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận 11

2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản: 12

2.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản 12

2.3.2 Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ 13

CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 21

3.1 Ưu điểm: 21

3.2 Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân 21

3.3 Các giải pháp 22

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản lý,chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của của mỗi

cơ quan, tổ chức Văn phòng ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng trong hệ thống của

cơ quan tổ chức, không chỉ của các cơ quan nhà nước mà còn của các doanhnghiệp, là đầu mối giao dịch, xử lý thông tin giữa các cơ quan tổ chức

Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tác vănthư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức đặc biệt có ý nghĩa hơn đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô lớn.Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản

Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong công tácvăn thư lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng Do vậy việc áp dụngISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý,hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin

Điều quan trọng không hẳn là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào mà làHTQLCL phải áp dụng như thế nào để đảm bảo có hiệu lực, phù hợp và nhất quán,qua đó sẽ góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt được kết quả tin cậy phù hợp với mụctiêu chiến lược đề ra và duy trì được niềm tin của khách hàng

Áp dụng HTQLCL sẽ giúp tổ chức kiểm soát một cách có hệ thống và minhbạch các quá trình cung cấp thông tin Trong đó, tính minh bạch và các tráchnhiệm giải trình là điều đặc biệt quan trọng giúp các cơ quan đạt được sự tín nhiệm

và tin cậy đối với khách hàng của mình

Vì vậy, em lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ”

2 Lịch sử nghiên cứu:

Đề tài ISO trong hiện cũng được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu:

1

- Giáo trình Quản trị chất lương - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003)

- Quản lý chất lượng và ISO 9001:2008 - Nguyễn Kim Định (1997)

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo, ban hành vănbản tại Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại ViệtMỹ

- Phạm vi: Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thươngmại Việt Mỹ

4 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo

và ban hành văn bản

5 Phương pháp nghiên cứu:

Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu

Kế thừa các nghiên cứu trước

Tổng hợp thông tin

6 Cấu trúc đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

-CHƯƠNG I NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO

TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 Quản lý chất lượng

1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng:

Quản lý chất lượng là những hoạt động chức năng quản lý chung để nhằm xácđịnh chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực hiện chúng bằng nhữngphương tiện như lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến trong khuônkhổ của hệ thống chất lượng

1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng:

Hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các yếu tố liên quan và tương tác

để lập chính sách và mục tiêu chất lượng và đạt được mục tiêu đó

Tập hợp trên bao gồm các yếu tố:

- Cơ cấu tổ chức

- Các quá trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Các quy tắc điều hành tác nghiệp

- Nguồn lực bao gồm: cơ sở hạ tầng, nhân lực

Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

1.2.1 Khái niệm

ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch là

“Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.

ISO là tổ chức phi chính phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở tại Geneva, Thụy

Sỹ gồm 163 quốc gia thành viên (Việt Nam là thành viên chính thức năm 1977)

Nhiệm vụ: Ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần như tất cả các

ngành từ công nghiệp, an toàn thực phẩm, nông nghiệp và y tế,…và liên quan đếnhầu hết mọi lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, con người,…)

ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành ra hơn 20.000 tiêu chuẩn.ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản

lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cảcác loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia

đến những Doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người Một Doanhnghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suấtlợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa họcchặc chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có.

1 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008

Mục đích:

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lýchất lượng cho tổ chức:

- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng cácyêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sảnphẩm

- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và duytrì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc duy trìbao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầucủa khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm

Ý nghĩa:

- Cải thiện hình ảnh và duy trì niềm tin của công dân, khách hàng

- Tăng cường tính minh bạch, công khai trong quá trình cung cấp sản phẩm,dịch vụ

- Giảm chi phí khắc phục, sửa sai trên cơ sở chủ động phòng ngừa sai lỗi ngay

từ đầu

- Nền tảng cho việc cải tiến thường xuyên

- Nâng cao nhận thức của những người thực hiện công việc

2 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng:

- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình:

Hệ thống các văn bản mô tả quy trình quản lý chất lượng phải viết một cáchđơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiện thực tế

- Yêu cầu về con người:

Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định củamọi cơ quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có sự tham gia tích cực tự giác của tất cả

các đối tượng có liên quan Khi ban hành các quy trình áp dụng ISO, tất cả các đốitượng phải thực hiện theo đúng như các mô tả đã được biên soạn và phê duyệt,phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng.

- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất:

Công tác hành chính ngày nay không còn đơn thuần là nghề bàn giấy mộtcách đơn thuần, các yếu tố công nghệ thông tin góp phần quan trọng trong công táchành chính ngày càng hiện đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào côngtác hành chính cũng đòi hỏi những trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệuquả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp:

Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loạihình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho mọi quy

mô hoạt động Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bám sát quy

mô, cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu công việc để tạo được hiệu quả caonhất, phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức

- Yêu cầu đảm bảo tính công khai minh bạch

Trong quá trình áp dụng ISO trong công tác văn phòng, sự công khai minhbạch thể hiện ở chỗ các tài liệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải phổ biếnrộng rãi cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng thậm chí trong toàn doanh nghiệp

- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống nhất bất cứ một

cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói chung đểcải thiện chất lượng công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này Sự thống nhất về

tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của tổ chức, tạoguồng máy làm việc trôi chảy, chính xác

- Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục:

Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng phải đảm bảo tính liêntục vì nếu như các doanh nghiệp áp dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quả manglại không cao, thậm chí làm cho quá trình giải quyết công việc gặp nhiều khó khănhơn

Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng của cơ

quan, tổ chức được hiệu quả thì mỗi cơ quan cần phải xây dựng kế hoạch, nhữngđịnh hướng và nghiêm túc thực hiện, có như vậy việc ứng dụng ISO trong công tácvăn phòng mới đạt được kết quả cao.

1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng:

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêuchuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008trong văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có, từ thực tếtriển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với các quy định của nhànước về hướng dẫn nghiệp vụ, xác định rõ được trách nhiệm của cá nhân tham giavào quy trình đồng thời cũng thảo mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Hiệnnay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêuchuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý nhân sự

- Tổ chức sự kiện

- Kiểm soát tài liệu

- Kiểm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác vănphòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi cà xử lý phản hồi củakhách hàng, đấu thầu,…

1.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình tự các côngviệc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản:

Cung cấp một phương pháp thống nhất trong việc soạn thảo các tài liệu

- Đảm bảo các tài liệu được triển khai áp dụng một cách nhất quán về hìnhthức và cách trình bày

- Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa của tài liệu

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH

CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

Tên cơ quan : Công ty TNHH Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ

Tên tiếng anh : VIET MY TECHNOLOGY CO.,LTD

Địa chỉ : 69, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Ngày hoạt động : 25/6/2012 (Đã hoạt động hơn 5 năm)

Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ là một công

ty kinh doanh và sản xuất đa lĩnh vực, tuy mới đi vào hoạt động 5 năm nhưng công

ty đã đạt nhiều bước phát triển vượt bậc trong các hoạt động của công ty

Các lĩnh vực mà công ty kinh doanh:

dụng cụ chứa đựng bằng kim loại

C26100 - Sản xuất linh kiện điện tử

G4620 - Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); và động vật sống

G46310 - Bán buôn gạoG4632 - Bán buôn thực phẩmG4641 - Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép

G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho giađình

C26200 - Sản xuất máy vi tính và thiết

bị ngoại vi của máy vi tính

C27200 - Sản xuất pin và ắc quy

C27320 - Sản xuất dây, cáp điện và điện

C27500 - Sản xuất đồ điện dân dụng

C27900 - Sản xuất thiết bị điện khác

C28190 - Sản xuất máy thông dụng

C17010 - Sản xuất bột giấy, giấy và

G4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

G4662 - Bán buôn kim loại và quặng kim loại

G4663 - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

G4669 - Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu

M73100 - Quảng cáoB0810 - Khai thác đá, cát, sỏi, đất sétC10800 - Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm và thuỷ sản

C13230 - Sản xuất thảm, chăn đệmC13240 - Sản xuất các loại dây bện và lưới

C15200 - Sản xuất giày dépbìa

N81290 - Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác (Ngành chính)

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ bao gồm:

Giám Đốc : Ông Lý Hùng Trường

Phó Giám đốc : Bà Tống Thanh Nga

- Ngoài thành phần Tổ giúp việc theo quyết định, mỗi đơn vị thuộc Ban cử01chuyên viên thực hiện công tác ISO; chuyên viên thực hiện công tác ISO cũng làchuyên viên thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính khi được Ban Chỉ đạoyêu cầu.

- Xây dựng Kế hoạch triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lýchất lượng vào hoạt động của Công ty, trong đó xác định phạm vi áp dụng tiêuchuẩn ISO gồm: Toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chínhcủa Công ty, các hoạt động xử lí văn bản đến, văn bản đi; khen thưởng, kỷ luật,nâng lương; bổ nhiệm cán bộ và các hoạt động khác

- Lựa chọn tổ chức tư vấn và tổ chức chứng nhận; ký hợp đồng với tổ chức tưvấn và tổ chức chứng nhận; phối hợp với các tổ chức này trong quá trình xây dựng,

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và trong việc đánh giá cấp Giấy chứng nhậncho Công ty, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí

2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:

- Soạn thảo tài liệu, quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng để giải quyếtcông việc của Công ty

- Theo danh mục tài liệu và kế hoạch phân công soạn thảo quy trình đã đượcLãnh đạo Công ty phê duyệt, tổ chức tư vấn sẽ làm việc với các cán bộ được phâncông để tư vấn cách thức xây dựng từng quy trình; các quy trình phải đảm bảo nộidung về chính sách - mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình quản lý, quytrình tác nghiệp và quy trình hỗ trợ, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu.

- Sau khi được soạn thảo, tổ chức tư vấn sẽ cùng Ban Chỉ đạo ISO và Tổ giúpviệc tổ chức hội thảo để hoàn thiện các tài liệu, quy trình trình Lãnh đạo Công typhê duyệt ban hành áp dụng chính thức

2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn.

- Sau khi các quy trình được Lãnh đạo Công ty phê duyệt và ký Quyết địnhban hành danh mục tài liệu, quy trình áp dụng ISO, tổ chức tư vấn sẽ cùng Ban Chỉđạo ISO của Công ty phổ biến bộ tài liệu quản lý và phương pháp áp dụng chotừng bộ phận để giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân tại cơ quan, đơn vị

- Trong thời gian áp dụng, trước khi đánh giá chứng nhận, tổ chức tư vấn sẽthường xuyên cùng Ban Chỉ đạo ISO của Công ty tiến hành kiểm tra việc áp dụng,hướng dẫn và giải thích để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quảcao nhất

2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

- Đào tạo đánh giá viên nội bộ: Đánh giá viên nội bộ cho Công ty cần phảiđược tổ chức tư vấn đào tạo để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộtại bộ phận Đối tượng đào tạo là các thành viên trong Ban Chỉ đạo ISO, các thànhviên Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo, các nhân viên có liên quan đến việc áp dụng hệthống quản lý chất lượng (nếu có)

- Đánh giá nhân viên nội bộ sau khi được đào tạo cần phải hiểu và tổ chứcnhuần nhuyễn hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệthống chất lượng lâu dài

- Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một thời gian thực hiện và sau khi thựchiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, tuỳ vào điều kiện cụ thể, các đơn vịphối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Số lượng các lần

đánh giá nội bộ như sau:

+ Trong quá trình xây dựng và áp dụng trước khi đánh giá cấp Giấy chứngnhận Phù hợp Tiêu chuẩn, đơn vị tổ chức đánh giá 01 đến 03 lần Lần 1, tổ chức tưvấn thực hiện đánh giá, đánh giá viên nội bộ của các đơn vị quan sát; các lần đánhgiá sau, đánh giá viên nội bộ của các đơn vị chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của

tổ chức tư vấn

+ Sau khi được cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn, các bộ phận tổchức đánh giá nội bộ định kỳ ít nhất 01 lần/năm Thời gian đánh giá nội bộ phảithực hiện trước khi tổ chức chứng nhận đánh giá giám sát ít nhất là 03 tháng

- Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi đợt đánh giá, phải chỉ ra được các vấn đềcòn tồn tại cần khắc phục Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt đểnhững tồn tại này Trên cơ sở kết quả khắc phục sẽ hoàn thiện các quy trình trong

hệ thống quản lý chất lượng

2.2.5 Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống

- Đánh giá trước chứng nhận (đánh giá sơ bộ): Các đơn vị tiếp xúc và yêu cầu

tổ chức chứng nhận đánh giá sơ bộ Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu

ý khác phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo để đơn vị tiếnhành khắc phục Sau khi khắc phục xong những khiếm khuyết, tổ chức chứng nhậnmới tiến hành đánh giá chính thức

- Đánh giá chính thức: Sau khi đánh giá sơ bộ, nếu tổ chức chứng nhận xétthấy hệ thống quản lý chất lượng đã cơ bản đạt yêu cầu thì tiến hành đánh giáchính thức Nội dung đánh giá chính thức bao gồm đánh giá hệ thống văn bản vàđánh giá quá trình áp dụng

- Quyết định chứng nhận: Sau đánh giá chính thức, nếu các đơn vị thoả mãncác yêu cầu theo quy định thì tổ chức chứng nhận ban hành Quyết định và cấpGiấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho Công ty

2.2.6 Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận

Sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận, đơn vị thường trựcthực hiện công tác ISO của Ban có trách nhiệm duy trì hệ thống quản lý có hiệulực, hiệu quả Tất cả tài liệu quản lý phải thường xuyên được áp dụng và cập nhật,

định kỳ tiến hành các hoạt động theo dõi, kiểm tra, cập nhật các tài liệu quản lí Thiết lập kênh thông tin giữa Vụ Pháp chế - Thanh tra (thường trực Ban chỉđạo ISO của Ban) với tổ chức tư vấn và Ban chỉ đạo triển khai ISO của Bộ, để kịpthời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình quản lý và ápdụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động có hiệuquả

2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản:

Đơn vị xây dựng các quy định, tiêu chuẩn trong hoạt động soạn thảo, thẩmđịnh, trình ký, ban hành văn bản, đưa vào áp dụng thống nhất qua hệ thống phầnmềm quản lý

2.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản

- Bảo đảm tính hợp pháp và tính thống nhất của văn bản trong hệ thống vănbản của Công ty

- Nội dung văn bản phải có mục đích cụ thể, thiết thực, khả thi, phù hợp vớiNghị quyết, định hướng, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh vàcác quy định khác của Công ty

- Nội dung văn bản phải dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện Số liệu, thông tin trongvăn bản phải chính xác, đầy đủ, phù hợp thực tế Đối với văn bản nội dung báocáo, đề xuất, phần nội dung cốt lõi được khái quát ngắn gọn và trình bày trước.Trong nội dung văn bản phải nêu rõ trách nhiệm, các việc cần làm của đơn vị chịutrách nhiệm chính và đơn vị tham gia

- Tuân thủ đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định, ban hànhvăn bản

- Căn cứ vào nội dung, tính chất của công việc đơn vị soạn thảo phải lựa chọnloại văn bản phù hợp theo quy định về danh sách các loại văn bản đã ban hành

- Thể thức trình bày, ngôn ngữ soạn thảo văn bản phải tuân thủ quy định theo