Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 trong công tác tuyển dụng tại trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO 9001:2008 VÀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 4 1.1. Cơ sở lý luận về ISO 9001:2008 4 1.1.1. Khái quát về ISO 4 1.1.2. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 4 1.1.2.1. Khái niệm 4 1.1.2.2. Mục đích của tiêu chuẩn 9001: 2008 6 1.1.2.3. Các yêu cầu 6 1.1.2.4. Lợi ích 6 1.2. Tuyển dụng nhân sự 7 1.2.1. Khái niệm 7 1.2.2. Tầm quan trọng 8 1.2.3. Các nguồn tuyển dụng 9 1.2.4. ISO trong công tác tuyển dụng nhân sự 9 Chương 2: ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 10 2.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức: 10 2.1.1 Lịch sử hình thành 10 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 11 2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác tuyển dụng tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 15 2.2.1. Mục đích, yêu cầu của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng nhân sự 15 2.2.1.1. Mục đích 15 2.2.1.2. Yêu cầu 15 2.2.2. Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 15 2.2.2.1. Đề nghị tuyển dụng: 17 2.2.2.3. Thông báo kết quả tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động: 19 2.2.2.4. Thi tuyển, xét tuyển chức danh 20 2.2.2. 5: Phân công hướng dẫn và đánh giá quá trình tập sựthử việc 20 2.2.2.6. Bổ nhiệm chức danh 20 2.2.2.7. Lưu hồ sơ: 21 2.2.3. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 21 2.2.3.1. Nguyên tắc tuyển dụng 21 2.2.3.2. Thực trạng 21 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 24 3.1. Tập trung hoàn thành việc xác định vị trí việc làm, xây dựng cơ cấu, tiêu chuẩn chức danh cần tuyển dụng 24 3.2. Tiếp tục hoàn thiện quy trình tuyển dụng 24 3.3. Tiếp tục hoàn thiện chính sách thu hút, đãi ngộ nhân tài. 25 3.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác tuyển dụng. 25 3.5. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với hoạt động tuyển dụng. 26 3.6. Xây dựng chính sách tuyển dụng khoa học, phù hợp với đặc điểm Trung tâm 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU TAM KHẢO 28

LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài xin chân thành cảm ơn giảng viên Đinh Thị Hải Yến – Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn học phần Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác quản trị văn phịng Tơi cố gắng áp dụng kiến thức học nhà trường đời sống thực tế để hoàn thành đề tài Tuy nhiên q trình thực cịn nhiều hạn chế thời gian, tư liệu tham khảo thêm vào vốn kiến thức khả hiểu biết thực tế chưa nhiều nên tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót, vậy, Tơi mong quan tâm đóng góp ý kiến thầy, giáo người có kinh nghiệm để tơi hồn thiện báo Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đỗ Thị Hằng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung đề tài với thực tế Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Đề tài tơi có sử dụng số tài liệu tham khảo qua sách, báo, tạp chí, trang web MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN Đỗ Thị Hằng .1 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu - PGS.TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh .1 - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, NXB Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, NXB Thống kê .1 3.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .1 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 5.Cơ sở phương pháp luận Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO 9001:2008 VÀ TUYỂN DỤNG .4 NHÂN SỰ 1.1 Cơ sở lý luận ISO 9001:2008 1.1.1 Khái quát ISO .4 1.1.2 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 .4 1.1.2.1 Khái niệm .4 1.1.2.2 Mục đích tiêu chuẩn 9001: 2008 1.1.2.3 Các yêu cầu 1.1.2.4.Lợi ích 1.2 Tuyển dụng nhân 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Tầm quan trọng .8 1.2.3 Các nguồn tuyển dụng .9 1.2.4 ISO công tác tuyển dụng nhân Chương 2: ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 10 2.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức: 10 2.1.1 Lịch sử hình thành 10 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ .11 2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác tuyển dụng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 15 2.2.1 Mục đích, yêu cầu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân 15 2.2.1.1 Mục đích 15 2.2.1.2 Yêu cầu .15 2.2.2 Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 15 2.2.2.1 Đề nghị tuyển dụng: 17 2.2.2.3 Thông báo kết tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động: 19 19 2.2.2.4 Thi tuyển, xét tuyển chức danh 20 2.2.2 5: Phân công hướng dẫn đánh giá trình tập sự-thử việc 20 2.2.2.6 Bổ nhiệm chức danh 20 2.2.2.7 Lưu hồ sơ: 21 2.2.3 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 21 2.2.3.1 Nguyên tắc tuyển dụng 21 2.2.3.2 Thực trạng 21 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ .24 3.1 Tập trung hoàn thành việc xác định vị trí việc làm, xây dựng cấu, tiêu chuẩn chức danh cần tuyển dụng .24 3.2 Tiếp tục hồn thiện quy trình tuyển dụng 24 3.3 Tiếp tục hoàn thiện sách thu hút, đãi ngộ nhân tài 25 3.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác tuyển dụng .25 3.5 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tuyển dụng 26 3.6 Xây dựng sách tuyển dụng khoa học, phù hợp với đặc điểm Trung tâm .26 KẾT LUẬN .27 TÀI LIỆU TAM KHẢO 28 .28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường tạo nên cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt hết; đặc biệt bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới; đó, tổ chức, doanh nghiệp phải tuân theo quy luật mang tính tồn cầu Các tổ chức, doanh nghiệp có lực vượt trội quản lý điều hành, quản trị tài chính, quản trị chiến lược, … có ưu lợi rõ rệt; song hành với tổ chức có lực yếu gặp nhiều khó khăn cạnh tranh phải tự đào thải Việc đưa công cụ quản lý tiên tiến Thế giới theo tiêu chuẩn ISO vào tổ chức, doanh nghiệp cần thiết; giúp cho tổ chức quy trình hóa hoạt động, qua chuẩn hóa thiết lập chuẩn mực cần thiết để kiểm soát hoạt động; tạo lập cách thức làm việc thống cung cấp đầu tin cậy, ổn định, chất lượng Từ nâng cao chất lượng quản lý, điều hành; nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm, Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn yêu cầu nội dụng môn học Ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tơi xin trình bày đề tài: “ Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý” Lịch sử nghiên cứu - PGS.TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, NXB Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, NXB Thống kê Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu công tác tuyển dụng nhân áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý - Phạm vi nghiên cứu: giới hạn nghiên cứu phòng Hành - Tổ chức Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài - Mục tiêu đề tài trước hết nhằm khảo sát tồn cơng tác thực ISO Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý nói chung sâu vào việc tìm hiểu ứng dụng ISO vào cơng tác văn thư nói riêng Cơ sở phương pháp luận Phương pháp nghiên cứu - Bằng phương pháp thực tiễn, tự tay học hướng dẫn toàn cơng việc cán văn phịng Kết hợp với quan sát, thống kê, so sánh phân tích chuỗi vấn đề Giả thuyết khoa học Việc nghiên cứu việc áp dụng ISO 9001: 2008 công tác tuyển dụng nhân giúp cho Trung tâm thấy mặt thuận lợi khó khăn cần khắc phục cách khách quan Đồng thời, đưa giải pháp để Trung tâm khắc phục Quá trình nghiên cứu đề tài giúp cá nhân nhận thức đầy đủ tầm quan trọng việc ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân quan, tổ chức, doanh nghiệp Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Góp phần nâng cao chất lượng cơng tác hành quan phục vụ hệ thống quản lý nhà nước - Góp phần khắc phục thiếu sót nhược điểm cơng tác hành soạn thảo văn bản, quản lý văn đến, lập hồ sơ, trình ký, xây dựng chương trình cơng tác quan, hội họp… + Góp phần cải cách Thủ tục hành rườm rà, phức tạp văn phòng + Quan hệ văn phòng quan nhà nước với với khách hàng với văn phịng khơng mật thiết + Nâng cao tinh thần trách nhiệm lực cán văn phòng hoạt động quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài gồm có 03 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân - Chương 2: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý - Chương 3: Giải pháp nâng cao áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO 9001:2008 VÀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 1.1 Cơ sở lý luận ISO 9001:2008 1.1.1 Khái quát ISO ISO từ gốc Hi Lạp, có nghĩa cơng bằng, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO chữ viết tắt International Organization for Standardization Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành tiêu chuẩn quốc tế ( ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tồn cầu bảo vệ an tồn, sức khỏe mơi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống Ban Kỹ thuật ( TC- Technical committee), Tiểu ban Kỹ thuật ( STC), Nhóm cơng tác ( WG) Nhóm đặc trách có trách nhiệm soạn thảo tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO ban hành sau thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận thành viên thức ISO Hiện ISO soạn thảo ban hành gần 16000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp,… Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO- International Organization for Standardization) thành lập vào ngày 23 tháng năm 1947, Có trụ sở Geneva, Thụy Sĩ, đến 2013 hoạt động 164 quốc gia thành viên giới Tổ chức đưa tiêu chuẩn thương mại công nghiệp phạm vi toàn giới Việt Nam thành viên thức năm 1977 1.1.2 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.1.2.1 Khái niệm Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9001:2008 coi tiêu chuẩn nhất, cốt yếu xác định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm tổ chức ln có khả thỏa mãn nhu cầu khách hàng phù hợp với chế dịnh, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sở để đánh giá khả tổ chức hoạt động nhằm trì khơng ngừng cải tiến, cao hiệu lực hiệu hoạt động Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phương pháp quản lý chất lượng mới, áp dụng vào tổ chức giúp lãnh đạo tổ chức kiểm soát hoạt động nội tổ chức thức đẩy hoạt động đạt hiệu mức cao Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ “các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng” ISO 9001:2008 tiêu chuẩn ISO 9001 ban hành lần thứ vào năm 2008 phiên tiêu chuẩn ISO 9001 Tại Việt Nam, tiêu chuẩn chuyển đổi sang tiếng Việt ban hành dạng tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi Tiêu chẩn Việt Nam ISO 9001-2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000:2008 (ISO 9000:2008 series) Doanh nghiệp muốn triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần phải đọc làm theo tiêu chuẩn sau tiêu chuẩn ISO 9000:2008: - ISO 9000:2005 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9000:2007) để hiểu ý nghĩa thuật ngữ dùng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tên tiêu chuẩn ISO 9000:2005 “Cơ sở từ vựng hệ thống quản lý chất lượng” - ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008) để biết yêu cầu mà hệ thống quản lý Doanh nghiệp cần phải đáp ứng - Ngồi ra, để tăng cường hiệu hệ thống quản lý chất lượng, Doanh nghiệp nghiên cứu vận dụng theo hướng dẫn tiêu chuẩn ISO 9004:2009 (Managing for the sustained success of an organization - A quality management approach) 1.1.2.2 Mục đích tiêu chuẩn 9001: 2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức: - Cần chứng tỏ khả cung cấp cách ổn định sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm - Muốn nâng cao thỏa mãn khách hàng thông qua việc áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm 1.1.2.3 Các yêu cầu - Kiểm soát tài liệu kiểm soát hồ sơ; - Trách nhiệm lãnh đạo; - Quản lý nguồn lực; - Tạo sản phẩm; - Đo lường, phân tích cải tiến 1.1.2.4 Lợi ích - Thúc đẩy hiệu làm việc phòng ban, phận Trung tâm Khi áp dụng ISO 9001:2008 phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định hướng Ban Giám đốc Trung tâm, mục tiêu năm sau phải cao năm trước, điều buộc phịng ban, phận phải ln nỗ lực làm việc hiệu ngày để đạt mục tiêu - Nâng cao tin tưởng nội bộ, thúc đẩy cố gắng nhân viên - Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên nhờ hiểu rõ đóng góp mục tiêu chất lượng Một trung tâm áp dụng ISO 9001:2008, người nhân viên đào tạo để biết tầm quan trọng công việc đảm nhận, nhân viên thấy vai trị quan trọng 2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác tuyển dụng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 2.2.1 Mục đích, yêu cầu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác tuyển dụng nhân 2.2.1.1 Mục đích Việc ứng dụng ISO công tác tuyển dụng nhằm xây dựng thực quy trình tuyển dụng nhằm thực quy trình cách đầy đủ, nhanh chóng, xác khoa học đồng thời giúp Ban lãnh đạo kiểm sốt, theo dõi cơng việc cách dễ dàng 2.2.1.2 Yêu cầu Để ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân đạt hiệu cao cần đáp ứng yêu cầu sau: - Yêu cầu Trung tâm phải có phận tuyển dụng; - Trung tâm phải đưa quy định, quy chế công tác tuyển dụng; - Phải có nguồn nhân lực thực tuyển dụng; - Đầy đủ sở vật chất chi phí,trang thiết bị, văn phịng, 2.2.2 Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 15 Trách nhiệm Phòng ban Quy trình tuyển dụng có nhu cầu tuyển dụng/ Người có Mô tả tài liệu Mục 2.2.2.1 BM01-TD Đề nghị tuyển dụng thẩm quyền phê duyệt P Hành – Tổ Mục 2.2.2.2 Tiếp nhận hồ sơ chức Nhân viên phụ trách tuyển dụng P Hành BM02-TD BM03-TD Mục 2.2.2.3 Thông báo kết tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động BM04-TD BM05-TD Mục 2.2.2.4 – Tổ chức/ Hội Thi tuyển, xét tuyển chức danh đồng tuyển dụng P Hành – Tổ chức phận tiếp Mục 2.2.2.5 Phân công, hướng dẫn đánh giá trình tập sự, thử việc nhận nhân P Hành – Tổ chức Mục 2.2.2.6 Bổ nhiệm chức danh Mục 2.2.2.7 Nhân viên văn thư lưu trữ Lưu hồ sơ Mô tả chi tiết 16 2.2.2.1 Đề nghị tuyển dụng: a, Phịng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, sử dụng mẫu (BM01-TD) điền đầy đủ thông tin, gửi Phịng Hành – Tổ chức, chun viên phụ trách công tác tuyển dụng tiếp nhận trình lên Trưởng phịng Hành – Tổ chức b, Trưởng phịng Hành - Tổ chức vào định biên giao, biên chế có tiêu chuẩn chức danh có ý kiến vào mẫu (BM01-TD), đồng thời trình Giám đốc để có ý kiến phê duyệt đồng ý hay không đồng ý cho đơn vị tuyển dụng - Nếu Giám đốc phê duyệt không đồng ý, chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng Trung tâm có trách nhiệm soạn thảo cơng văn phúc đáp cho đơn vị đề nghị tuyển dụng Nếu Giám đốc phê duyệt đồng ý: + Cơ quan hành chính: chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng Trung tâm thực mục 2.2.2.2 + Đơn vị nghiệp: chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng Trung tâm tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ phiếu đề nghị nhu cầu tuyển dụng đơn vị thuộc Trung tâm thực bước 2.2.2.2 2.2.2.2 Tiếp nhận hồ sơ a, Thông báo đại chúng: Trên sở thông tin yêu cầu từ phiếu đề nghị tuyển dụng đơn vị mẫu (BM 01-TD): - Chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng Trung tâm thông báo đến đơn vị thuộc Trung tâm nhu cầu tuyển dụng; Và thực thủ tục điều động luân chuyển nhân đơn vị có nhân đáp ứng nhu cầu với điều kiện đồng ý Thủ trưởng hai đơn vị nơi đến - Nếu khơng có nhân đáp ứng nhu cầu luân chuyển đơn vị chun viên phụ trách cơng tác tuyển dụng Trung tâm trình Giám đốc ký chấp thuận cho đơn vị có nhu cầu sử dụng lao động đăng thông báo tuyển dụng kênh thông tin đại chúng b, Tiếp nhận hồ sơ: 17 Phịng Hành - Tổ chức Bộ phận nhân đơn vị sử dụng lao động tiếp nhận, rà soát hồ sơ theo quy định: - Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, Phịng Hành - Tổ chức Bộ phận nhân đề nghị ứng viên bổ sung đầy đủ - Thông tin hồ sơ ứng viên nhập vào phiếu tiếp nhận hồ sơ cá nhân đánh số ký hiệu vào ô ký hiệu theo (BM02-TD) (sử dụng ký hiệu định dạng số phiếu ghi (BM01-TD) cộng với tên hồ sơ) c, Hội đồng tuyển dụng: Sau hết thời hạn thông báo đại chúng: - Chuẩn bị họp Hội đồng: + Thư ký Hội đồng tuyển dụng đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị danh sách, hồ sơ dự tuyển thông báo lịch họp đến thành viên Hội đồng; + Thư mời ứng viên vấn: Thư ký Hội đồng thông báo thời gian vấn gửi thư mời đến ứng viên; + Phỏng vấn: Việc vấn thực cách công khai, dân chủ Nội dung vấn Hội đồng quy định yêu cầu công việc đơn vị đề nghị tuyển dụng (đơn vị đề nghị tuyển dụng chuẩn bị nội dung vấn riêng phải đồng ý Chủ tịch Hội đồng), trình vấn thư ký hội đồng ghi vào biên Nội dung vấn gồm: + Quá trình đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ + Kinh nghiệm công tác thực tế (nếu có) + Năng lực, sở trường cơng tác + Nguyện vọng thân - Họp Hội đồng: Hội đồng tuyển dụng họp tuyển dụng phải lập biên nhận xét vào phiếu nhận xét ứng viên (BM03-TD) - Đối với phòng ban trực thuộc Trung tâm, Thủ trưởng đơn vị có cơng văn đề nghị danh sách tuyển dụng gửi Phịng Hành - Tổ chức Bộ phận nhân phải gửi biên họp Hội đồng tuyển dụng, phiếu nhận xét ứng 18 viên hồ sơ tuyển dụng theo quy định Phòng Hành - Tổ chức để xem xét trình Giám đốc chấp thuận bằng văn 2.2.2.3 Thông báo kết tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động: a, Thông báo kết tuyển dụng: Chuyên viên phụ trách công tác tuyển dụng Trung tâm Bộ phận Nhân đơn vị niêm yết danh sách trúng tuyển nơi tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển thông báo trực tiếp cho ứng viên trúng tuyển - Đối với ứng viên không trúng tuyển: Hồ sơ khơng hồn trả lại - Đối với ứng viên trúng tuyển: Phịng Hành - Tổ chức thơng báo tuyển dụng bằng văn ứng viên vào làm việc Trung tâm, gửi cho Phòng ban, đơn vị có liên quan ứng viên biết để đến nhận công tác thực ký kết hợp đồng lao động Ứng viên tuyển dụng khơng thể nhận việc thời hạn phải có đơn xin gia hạn đơn vị sử dụng lao động đồng ý Thời gian gia hạn không 30 ngày b, Ký kết hợp đồng lao động : Căn thông báo tuyển dụng văn chấp thuận tuyển dụng, Bộ phận nhân đơn vị sử dụng lao động soạn thảo hợp đồng lao động theo quy định Bộ Luật Lao động (BM04-TD), trình Thủ trưởng đơn vị ký kết với người lao động theo quy định - Hợp đồng lao động hết thời hạn: + Khi hợp đồng lao động ký kết với người lao động hết thời hạn, đơn vị có nhu cầu thi tuyển, xét tuyển trường hợp ký tiếp hợp đồng lao động có thời hạn người lao động (BM04-TD) chờ thơng báo thi tuyển, xét tuyển cấp có thẩm quyền tổ chức thi tuyển, xét tuyển; + Nếu khơng có nhu cầu thi tuyển, xét tuyển Thủ trưởng đơn vị ký hợp đồng lao động ban hành định chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định Bộ luật lao động (BM05-TD) 19 2.2.2.4 Thi tuyển, xét tuyển chức danh a, Sau nhận văn tổ chức thi tuyển, xét tuyển, chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển Trung tâm thơng báo bằng văn cho phịng ban, đơn vị có đối tượng dự thi xét tuyển b, Chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển- xét tuyển Trung tâm soạn thảo công văn, tổng hợp danh sách hồ sơ tham gia thi tuyển, xét tuyển gửi Trung tâm tổ chức thi tuyển, xét tuyển (hồ sơ theo quy định văn tổ chức thi tuyển, xét tuyển nhận được) c, Căn kết thi tuyển-xét tuyển, chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển Trung tâm thông báo kết thi tuyển, xét tuyển yêu cầu bổ sung hồ sơ đầy đủ để làm thủ tục bổ nhiệm Trình lãnh đạo ký theo phân cấp quản lý: - Nếu khơng trúng tuyển thực chấm dứt hợp đồng lao động (BM05-TD) - Nếu trúng tuyển: + Đối với đơn vị hành chính: chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển soạn thảo Quyết định tuyển dụng thực bước mục 2.2.1.5 (nếu thời gian làm việc chưa đủ thời gian tập sự); Nếu thời gian làm việc lớn hay bằng thời gian tập sự, chuyên viên phụ trách công tác thi tuyển, xét tuyển thực mục 2.2.2.6 2.2.2 5: Phân công hướng dẫn đánh giá trình tập sự-thử việc a, Phân cơng hướng dẫn tập sự-thử việc: Bộ phận nhân đơn vị soạn thảo Quyết định phân công người hướng dẫn tập sự-thử việc trình Trung tâm phát hành đến phận, cá nhân có liên quan biết để thực b, Đánh giá trình tập sự, thử việc: - Sau thời gian tập sự-thử việc, nhân viên tập báo cáo kết tập sựthử việc người hướng dẫn tập sự-thử việc, đánh giá kết tập sự-thử việc gửi cho Phịng Hành - Tổ chức để thực quy trình 2.2.2.6 Bổ nhiệm chức danh 20 a, Hồ sơ bổ nhiệm: chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm chức danh Trung tâm, tiếp nhận rà soát hồ sơ bổ nhiệm chức danh theo quy định - Nếu hồ sơ đề nghị bổ nhiệm chưa đầy đủ theo quy định chuyên viên phụ trách công tác bổ nhiệm chức danh Trung tâm đề nghị đơn vị bổ sung hồ sơ đầy đủ theo quy định - Nếu hồ sơ đảm bảo theo u cầu chun viên phụ trách cơng tác bổ nhiệm chức danh Trung tâm tiếp nhận hồ sơ b, Ký hợp đồng làm việc: Công ty sau có định bổ nhiệm chức danh, Giám đốc đơn vị ký kết hợp đồng làm việc theo quy định nghị định 116/2003/NĐ-CP 2.2.2.7 Lưu hồ sơ: Tất văn có liên quan tập hợp vào 01 hồ sơ, chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ hồ sơ tiếp nhận lưu trữ theo thủ tục kiểm sốt hồ sơ Cơng ty 2.2.3 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 2.2.3.1 Nguyên tắc tuyển dụng Công tác tuyển dụng nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý tiến hành dựa 03 nguyên tắc sau: - Tuyển dụng khách quan, công bằng, đảm bảo hội cho tát ứng viên - Tuyển dụng phải gắn chật với nhu cầu nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh công ty, tiến hành tuyển dụng trường hợp cần thiết - Tuyển dụng phải phù hợp với mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh mà Trung tâm theo đuổi 2.2.3.2 Thực trạng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 21 9001:2008 đối tượng lao động công nhân hay nhân viên văn phòng, cán quản lý Đối tượng tuyển dụng khác quy trình tuyển dụng khác Do công nhân chủ yếu người có trình độ lao động thấp, u cầu khơng qua khó khăn nên Trung tâm xây dựng quy trình tuyển dụng đơn giản Cịn lao động nhân viên văn phòng cán quản lý phải người có trình độ lao động chun môn cao, số lượng tuyển dụng không nhiều nên quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt Nhờ việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy trình tuyển dụng nên công tác tuyển dụng đạt hiệu cao Cán tuyển dụng dẽ dàng lựa chọn ứng viên phù hợp với u cầu cơng việc, nhờ mà số lượng, chất lượng lao động tuyển dụng đáp ứng yêu cầu nhà quản lý thực tế sản xuất Q trình vấn diễn khoa học, cơng bằng, ứng viên đánh giá dựa tiêu chí trống thành viên Hội đồng tuyển dụng Với mong muốn tuyển dụng nhân viên đầy đủ lực, phẩm chất, đạo đức phù hợp với yêu cầu công việc, Trung tâm lựa chọn phương pháp vấn trực tiếp Các quy định tiêu chuẩn tuyển dụng Trung tâm áp dụng theo Bộ luật lao động Nhà nước quy định Chính phủ theo tiêu quy trình tuyển dụng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Trung tâm có văn quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ phòng ban trách tắc trách công việc phận Điều làm cho việc theo dõi, đánh giá ứng viên đầy đủ, xác hơn, tránh sai lầm khơng đáng có Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thực tất phòng ban Trung tâm thực cách nghiêm túc Bên cạnh cơng tác tuyển dụng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gặp số hạn chế như: Thứ nhất, việc tuyển dụng chưa gắn với quy hoạch nguồn nhân lực Trung tâm tuyển dụng cịn có thái độ chủ quan, cảm tính bị áp lực mối quan hệ riêng tư tuyển dụng 22 Thứ hai, việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch hóa nguồn nhân lực hàng năm Trung tâm chưa quan tâm mức, nhiều phận chưa xác định vị trí cơng việc gắn với chức năng, nhiệm vụ,người thực trình độ kỹ cần có để tuyển dụng lựa chọn phù hợp Thứ ba, thời gian thông báo tuyển dụng phương tiện thông tin đại chúng ngắn, công tác tuyên truyền, phổ biến hoạt động tuyển dụng chưa sâu rộng,…nên chưa thu hút nhiều người đăng ký tham gia dự tuyển Thứ tư, việc xét duyệt hồ sơ chưa thật kỹ 23 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác tuyển dụng nhằm xây dựng thực quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với tiêu chuẩn Tạo điều kiện để kiểm soát lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải cơng việc quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng thực công tác tuyển dụng theo quy định 3.1 Tập trung hoàn thành việc xác định vị trí việc làm, xây dựng cấu, tiêu chuẩn chức danh cần tuyển dụng Trung tâm chức năng, nhiệm vụ phận để xác định số vị trí việc làm bảo đảm tiêu chuẩn, yêu cầu công việc với hiệu cao Trong vị trí việc làm cần mơ tả chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu nội dung công việc cụ thể Kê khai, mô tả công việc giúp cho việc xác định biên chế đảm bảo sở khoa học sát thực tế Quá trình thực kê khai, mơ tả, đo lường, phân tích cơng việc giúp cho người đứng đầu quan chun mơn đánh giá khái qt tồn q trình thực nhiệm vụ quan; phát chồng chéo bỏ sót; nhận diện rõ hiệu sử dụng thời gian làm việc phương pháp, cách thức, quy trình tiến hành cơng việc cơng chức, từ có phương án điều chỉnh, bố trí, xếp, phân cơng cơng việc hợp lý đạt hiệu cao Chú trọng việc xây dựng cấu, tiêu chuẩn chức danh cụ thể tiêu chuẩn chức danh; khắc phục tình trạng “vừa thừa, vừa thiếu” cấu bất hợp lý 3.2 Tiếp tục hồn thiện quy trình tuyển dụng Trong thời gian qua, Trung tâm thực quy trình tuyển dụng, bước tiếp nhận, xem xét hồ sơ khâu nhiều thời gian phải đảm bảo kỹ càng, chặt chẽ Vì vậy, cần bổ sung quy định chức danh công tác tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ phải có trách nhiệm kiểm tra, nghiên cứu kỹ để lập danh sách 24 trình Hội đồng tuyển dụng Phải phân loại hồ sơ theo vị trí công việc, theo kết xếp loại học tập, bằng cấp, loại hình đào tạo, thứ tự ưu tiên đảm bảo giấy tờ đáp ứng yêu cầu độ tin cậy, qua tạo điều kiện thuận lợi cho Hội đồng tuyển dụng dễ dàng, nhanh chóng nắm rõ hồ sơ, qua tiết kiệm thời gian lựa chọn hồ sơ có chất lượng 3.3 Tiếp tục hồn thiện sách thu hút, đãi ngộ nhân tài Cần xây dựng sách thu hút, đãi ngộ nhân tài đặc thù riêng Trung tâm bên cạnh sách thu hút, đãi ngộ nhân tài phận Chính sách thu hút nhân tài cần gắn với việc quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm để khuyến khích, tạo động lực cho cơng chức thật có tài tích cực đóng góp sức vào cơng xây dựng Trung tâm Khi xây dựng sách thu hút, đãi ngộ nhân tài cần xác định nội hàm thuật ngữ “nhân tài” với tiêu chí rõ ràng đắn, tránh tình trạng coi nhân tài đồng nghĩa người có bằng cấp cao Chính sách phải mang tính chiến lược, dài hạn, hướng đến trọng tâm xây dựng môi trường làm việc thuận lợi để công chức thể tối đa phát huy hết khả năng, mạnh mình; đồng thời, phải bao gồm cơng chức “có q trình” cơng vụ, khơng người “mới thu hút” 3.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác tuyển dụng Chất lượng công tác tuyển dụng nhân viên phụ thuộc phần quan trọng vào người làm công tác tuyển dụng (Phịng Hành – Tổ chức) người Hội đồng tuyển dụng Phịng Hành – Tổ chức phận thường trực Hội đồng tuyển dụng, trực tiếp tham mưu chọn lựa ứng viên đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định để lập danh sách tham gia thi tuyển Vì vậy, Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý cần tạo điều kiện thuận lợi để cán giao nhiệm vụ tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý nhà nước công vụ, đặc biệt vấn đề liên quan đến việc triển khai thực quy định vị trí việc làm, quy định hình thức tuyển dụng cạnh tranh 25 3.5 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tuyển dụng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý cần có phận kiểm tra, giám sát hoạt động tuyển dụng, tham mưu cho Trung tâm xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát hàng năm theo đợt tuyển dụng nội dung, hồ sơ, vấn đề liên quan đến công tác tuyển dụng Bên cạnh đó, cơng ty cần ban hành văn quy phạm pháp luật quy định chặt chẽ trách nhiệm, nghĩa vụ người làm công tác tuyển dụng gắn với công tác thi đua - khen thưởng; đồng thời, xử lý nghiêm minh trường hợp vi phạm hay có hành vi tiêu cực cơng tác tuyển dụng 3.6 Xây dựng sách tuyển dụng khoa học, phù hợp với đặc điểm Trung tâm Việc xây dựng sách tuyển dụng đóng vai trị quan trọng qua trình quản trị nguồn nhân lực Một sách tuyển dụng quán, xuyên suốt hiệu giúp Trung tâm thu hút nhân tài củng cố đội ngũ Mặt khác, sách tuyển dụng thước đo cho mức độ chuyên nghiệp thể văn hóa Trung tâm Dựa vào quy mơ, bối cảnh mục tiêu, Ban lãnh đạo Trung tâm nên đặt quy định cụ thể công tác tuyển dụng thực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 26 KẾT LUẬN Nhân lực chìa khóa thành công quan, tổ chức, doanh nghiệp, vấn đề tuyển dụng nhân lực tổ chức có tầm ảnh hưởng lớn Tuyển dụng thật hoạt động then chốt quản trị nhân lực tổ chức Việc tuyển dụng người việc giúp cho tổ chức cấu hợp lý , đội ngũ nhân viên thích hợp với loại công việc Điều làm tốt tiết kiệm nguồn nhân lực khác, tăng khả cạnh tranh, cao uy tín tổ chức hiển nhiên tăng lợi nhuận giúp tái xuất mở rộng phát triển Do doanh nghiệp Việt Nam cần có quan tâm công tác tuyển dụng nhân để thu hút lực lượng lao động có lực vào làm việc chon tổ chức, có tổ chức đứng vững thương trường Nắm bắt tầm quan công tác tuyển dụng nên năm gần Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tuyển dụng nhân để đạt hiểu cao Qua đề tài nghiên cứu mình, tơi hi vọng Ban lãnh đạo nhân viên Trung tâm hiểu cơng tác tuyển dụng, vai trò việc áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác tuyển dụng Do thời gian lực hạn chế nên đề tài nghiên cứu thiếu sót Vì vậy, em mong thời gian tới có nhiều đề tài nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tuyển dụng nhân sự, để hoạt động quản trị nhân Trung tâm đạt hiệu cao 27 TÀI LIỆU TAM KHẢO - PGS.TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, NXB Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, NXB Thống kê 28 ... ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác tuyển dụng. .. tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý - Phạm vi nghiên cứu: giới hạn nghiên cứu phòng Hành - Tổ chức Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý. .. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác tuyển dụng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 2.2.1 Mục đích, yêu cầu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác tuyển dụng