Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan anh ( chị ) đến thực tập và hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. 3 1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ. 3 1.1.2. Vị trí và chức năng 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 6 1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Công tác văn thư 11 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 15 2 .2.2. Công tác lưu trữ 24 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 24 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM 34 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 34 2. Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 34 3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 34 4. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 36 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. 36 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Nguyễn Ngọc Anh , tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề tài :

“Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan anh ( chị ) đến thực tập và

ãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.”

Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong bài viết này

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2017

Sinh viên Nguyễn Ngọc Anh

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 3

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 3

1.1.1 Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 3

1.1.2 Vị trí và chức năng 4

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 6

1.2.1 Tình hình cơ cấu, tổ chức 6

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11

2.2.1 Công tác văn thư 11

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 15

2 2.2 Công tác lưu trữ 24

2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 24

2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu 25

2.2.2.3 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30

CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM 34

1 Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 34

2 Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 34

3 Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 34

4 Xây dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.36 5 Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ 36

KẾT LUẬN 38

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1 Trung tâm Trung tâm Khoa học và Công nghê

văn thư –lưu trữ

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư, lưu trữ (VTLT) là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm từ đó có những chủ trương,chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó làcông tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liêntục thông qua các văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảmbảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bímật cho mỗi cơ quan Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiệncần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phảnánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụngkhi cần thiết Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hànhnhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt haykhông, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụngtrực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo Ngoài ra còn

có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, anninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc

độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắpthông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT

Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan,

tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất quan

trọng của các cơ quan, tổ chức Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài: “Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan anh ( chị ) đến thực tập và hãy tư vấn cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ

của cơ quan.”

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Cách thức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ và quản lý công tác Văn thư – lưu trữcủa Trung tâm Khoa học và Công nghê văn thư lưu trữ

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về Trungtâm Khoa học và Công nghệ văn thư – lưu trữ

Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của Trung tâm

Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý côngtác văn thư lưu trữ

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và Công nghệvăn thư – lưu trữ tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nghiên cứu tài liệu

Quan sát

Phỏng vấn

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ -

LƯU TRỮ 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.

1.1.1 Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ.

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp

thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tiền thân của Trung tâm Khoa học vàCông nghệ Văn thư - Lưu trữ là Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ đượcthành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 của CụcLưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng 4năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Trung tâm Nghiên cứu khoa học Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiêncứu khoa học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, thựchiện chức năng nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổchức và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế về văn thư,lưu trữ thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Để ứng dụng và chuyển giao kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa họcvào thực tiễn công tác của ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐ-VTLTNNđiều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứngdụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ

Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lạiđội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức

năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn vịtrực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt độngkhoa học và công nghệ của Cục

Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong ngànhLưu trữ Việt Nam Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trực tiếp làCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầmlặng của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vào quá trình pháttriển vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triển trong nhận thứccủa toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳng định vai trò củangành Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

1.1.2 Vị trí và chức năng

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ là tổ chức sự nghiệpthuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng nghiên cứu, ứng dụng vàquản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp nhân,con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thực hiện các nhiệm

vụ quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện kếhoạch khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ

- Xây dựng trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn, ban hành quychuẩn kỹ thuật về văn thư, lưu trữ

- Nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng về văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ

- Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn

kỹ thuật và sáng kiến về văn thư, lưu trữ

- Bổ sung, biên tập, biên dịch và phổ biến thông tin, tư liệu về văn thư,lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan

- Thường trực Hội đồng Khoa học và Công nghệ, Hội đồng Đánh giá,giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến của Cục

- Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ về văn thư Lưu trữ theoquy định của pháp luật và quy định của Cục trưởng

- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm bao gồm:

- Lãnh đạo Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc vàkhông quá 02 Phó Giám đốc

+ Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịutrách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Giám đốcTrung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chứcthuộc Trung tâm

+ Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệmtheo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực côngtác theo phân công phụ trách

- Cơ cấu tổ chức

+ Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học và công nghệ:Phòng có Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực

hiện các công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng và chuyển giao khoa học côngnghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

+ Phòng Thông tin - Thư viện:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thựchiện các công tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý và phổ biến tư liệu về lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan

+ Phòng Quản lý khoa học và công nghệ:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thựchiện các công tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành

và phổ biến các văn bản hướng dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ củaCục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch khoa học và công nghệtrình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt

+ Phòng Hành chính - Tổ chức:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, cónhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện công tác hành chính,tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán bộ và lao động, tiền lương; thi đua,khen thưởng; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng;văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kế toán của Trungtâm

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về toàn bộ hoạtđộng của Phòng Các Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện một sốnhiệm vụ chuyên môn và phụ trách một số lĩnh vực công tác theo phân công củaTrưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về lĩnh vực công tác đượcphân công phụ trách

Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cụctrưởng quyết định

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ

1.2.1 Tình hình cơ cấu, tổ chức

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũngchính vì những điều đó mà công tác văn thư của Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ rất được quan tâm Thực hiện tốt công tác văn thư sẽgóp phần đảm bảo cho các hoạt động của Trung tâm diễn ra nhanh chóng, đảmbảo đúng tiến độ giải quyết công việc, công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề chocông tác lưu trữ đi vào nền nếp, khoa học

Do quy mô, tổ chức của Trung tâm không lớn, hàng năm số lượng vănbản đi của Trung tâm ban hành cũng như văn bản đến không nhiều nên hiện tạiTrung tâm đã bố trí 01 viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thuộcbiên chế phòng Hành chính - Tổ chức Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đãđược đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ, kinh nghiệm và phẩmchất chính trị tốt Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nên luônluôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong các khâu nghiệp vụ không để xảy

ra sai sót, đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác Để công tác văn thư đi vào

nề nếp khoa học thì việc chỉ đạo, điều hành sát sao là một nhu cầu rất quantrọng Nhận thức rõ được điều này nên công tác văn thư của Trung tâm luônluôn được lãnh đạo Trung tâm quan tâm, chỉ đạo từ việc xây dựng các văn bảnquy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư,lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO 9001:2008; Bảng thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm; Nội quy sửdụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Trưởngphòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Giámđốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cácnhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ cũng như các văn bản quy phạm phápluật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế

độ thủ trưởng Mọi hoạt động của Trung tâm đều phải tuân thủ đúng quy địnhcủa pháp luật, quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy chế làm

việc của Trung tâm Hiện tại, trụ sở của Trung tâm được đặt tại tầng 4 toà nhà số

12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, tuy cơ sởvật chất của Trung tâm còn hạn hẹp, xong Ban Giám đốc Trung tâm luôn chútrọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ được bố trí ngồicùng với Phòng Hành chính - Tổ chức ngay tại vị trí thuận tiện cho việc liên hệcông tác với các đơn vị trong và ngoài Cục đảm bảo hoạt động nghiệp vụ vănthư nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu công việc

Cùng với con người, trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lựccho mọi hoạt động của Trung tâm Thông qua các thiết bị, công việc được xử lýnhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu suất lao động của cán

bộ văn thư, đồng thời việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cũng làm giảmchi phí về nhân lực cộng với những chi phí khác kèm theo Hiện tại bộ phận vănthư được trang bị 01 bộ máy vi tính kết nối mạng nội bộ để kịp thời truy cập lịchlàm việc của Lãnh đạo Cục để báo cáo Giám đốc, 01 máy in laze, 01 máy scan,

01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy hủy tài liệu, bàn quầy 2 ngăn, ghế cónấc điều chỉnh độ cao thấp, có trục xoay để vừa tạo cảm giác thoải mái khi làmviệc, lại vừa di chuyển dễ dàng, ngoài ra còn có các trang thiết bị khác như máyđiện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa nhiệt độ và văn phòng phẩm các loại

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Công tác văn thư bao gồm các công việc về: Soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trungtâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm; quản lý

và sử dụng co dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về: Thu thập; chỉnh lý; xác địnhgiá trị; bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trongquá trình hoạt động của Trung tâm

Văn thư, lưu trữ Trung tâm là bộ phận thuộc phòng Hành chính - Tổ chức,thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo quy địnhcủa pháp luật và của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Giám đốc trung tâmquản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Trưởng

phòng Hành chính - Tổ chức là người giúp Giám đốc Trung tâm trực tiếp quản

lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm,đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vịthuộc Trung tâm Trưởng các đơn vị thuộc Trung tâm có trách nhiệm tổ chứcthực hiện các quy định của Trung tâm về công tác văn thư, lưu trữ Các viênchức thuộc Trung tâm trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến côngtác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế công tácvăn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưutrữ Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nước trong công tác văn thư,lưu trữ

Qua thời gian tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Khoahọc và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, em thấy Ban Giám đốc Trung tâm luônquan tâm sát sao đến hoạt động này, từ việc chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổchức xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và quy định về công tác vănthư, lưu trữ cũng như giám sát, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ từ đó đáp ứng đượcyêu cầu của công việc Để hiểu rõ điều này chúng ta đi vào tìm hiểu Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VĂN THƯ - LƯU TRỮ 2.1 Hoạt động quản lý

Với chức năng giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiêncứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưutrữ, Trung tâm đã giúp Cục soạn thảo nhiều văn bản quy định, hướng dẫn vềhoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ đồng thời cũng là đơn vịchủ trì các hội nghị, hội thảo khoa học về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước như Hội thảo SARBICA, Hội thảo khoa học quốc tế “Đào tạocán bộ lưu trữ” và các Hội thảo theo chuyên đề khác Được thành lập từ năm

1988 cho đến nay Trung tâm đã giúp Cục quản lý hàng trăm đề tài nghiên cứukhoa học về văn thư, lưu trữ trong đó có các đề tài mà kết quả nghiên cứu của nó

đã được áp dụng vào thực tiễn đạt kết quả cao và được dùng để biên soạn cácvăn bản hướng dẫn nghiệp vụ và giáo trình dùng cho việc giảng dạy tại cáctrường Chính vì là đơn vị sự nghiệp giúp Cục nghiên cứu khoa học và quản lýcác hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ nên Trung tâm rất quantâm đến công tác này và chú trọng đến việc ban hành các văn bản quy định,hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ giúp công tác này đi vào nền nếp Cụ thểnhư sau:

+ Ngày 08/8/2012 Giám đốc Trung tâm đã ký Quyết định số TTKHCN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO9001:2008;

129/QĐ-+ Quyết định số 237/QĐ-TTKHCN ngày 27 tháng 12 năm 2014 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;

+ Quyết định số 203/QĐ-TTKHCN ngày 03 tháng 11 năm 2015 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Bảngthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm

Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Quyết định số 176/QC-TTKHCN ngày 05 tháng 9 năm 2016 của Trungtâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làmviệc của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Ngày 22/4/2016 Giám đốc Trung tâm đã ký ban hành Nội quy sử dụngtài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Quyết định số 59/QĐ-TTKHCN ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Trungtâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Danh mục hồ

sơ, tài liệu năm 2017 của Trung tâm

Với hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữcũng như quy chế làm việc tương đối đầy đủ, công tác văn thư, lưu trữ và lề lốilàm việc quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị và cánhân trong Trung tâm đã đi theo một nguyên tắc nhất định, cụ thể, rõ ràng

Song song với việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưutrữ, Lãnh đạo Trung tâm cũng thường xuyên quan tâm đến việc cử viên chứclàm công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm tham dự các lớp bồi dưỡng, tậphuấn nghiệp vụ, Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước diễn ra hai năm một lần Qua Hội nghị cán bộ văn thư có điềukiện được củng cố kiến thức, giao lưu học hỏi nghiệp vụ từ các bạn đồng nghiệp

để có thể hoàn thành tốt công việc được giao

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

• Thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính do Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết định; Quy chế; Quy định; Thông báo;Chương trình; Kế hoạch; Đề án; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Hợp đồng; Côngvăn; Bản cam kết; Bản thỏa thuận; Giấy chứng nhận; Giấy ủy quyền; Giấy mời;Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép; Giấy đi đường

Do phạm vi quy mô hoạt động và chức năng tham mưu, giúp Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu và quản lý các hoạt động khoa học công nghệvăn thư, lưu trữ, nên số lượng văn bản của Trung tâm hàng năm không nhiều Ví

dụ như trong năm 2016, số lượng văn bản đi do Trung tâm ban hành là 262 vănbản, số lượng văn bản đến là 466 văn bản Hiện nay, Trung tâm đã cài đặt phầnmềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên môi trường mạng và đang tiếnhành thử nghiệm phần mềm văn thư điện tử, tuy nhiên công chức, viên chứctrong Trung tâm đang trong quá trình tập huấn để làm quen với việc sử dụngphần mềm dần thay thế cho cách truyền thống là quản lý văn bản bằng sổ Do

đó, việc quản lý văn bản đi, đến tại Trung tâm vẫn được viên chức văn thư thựchiện đồng thời cả bằng sổ và trên phần mềm quản lý văn bản

• Thể thức văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ

-Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải

có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật.Nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

Các văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữđược soạn thảo theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản gồm có: Quốc hiệu; tên cơ quan (tên cơ quan chủ quản

và cơ quan ban hành văn bản); số và ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng,năm văn bản; tên loại và trích yếu văn bản; nội dung văn bản; chữ ký của người

có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếucó)

Trong một số trường hợp, khi ban hành văn bản để giao dịch thêm địa chỉ

cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email, Website để tiện liên hệ

Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan; số, ký hiệu bản sao; địa danh vàngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền kýsao, dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận bản sao

Phần lớn các văn bản do Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư –Lưu trữ ban hành đều đúng thể thức Tuy nhiên, thể thức và hệ thống số văn bảncủa loại văn bản Hợp đồng còn chưa có quy định cụ thể là lấy số theo hệ thống

số nào và do cán bộ nào quản lý hệ thống số đó

• Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ, theo Quyết định này Trung tâm là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước, thực hiện các chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lýcác hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước Vì vậy, trong quá trình hoạt động Trung tâm đã soạn thảo và banhành 02 loại văn bản đó là:

+ Văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước ban hành về lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao và quản lý cáchoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục

+ Văn bản của Trung tâm ban hành thực hiện các hoạt động về quản trị,hành chính - tổ chức của Trung tâm

Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Trung tâm thực hiện theođúng hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Quy chế số 237/QC-TTKHCN ngày 27/12/2014 của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ ban hành về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm

• Việc soạn thảo được thực hiện như sau:

Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Trung tâm: Viên chứcđược phân công soạn thảo nghiên cứu yêu cầu, nội dung, tính chất của văn bảncần soạn thảo, xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cầnsoạn thảo; thu thập, xứ lý thông tin có liên quan; dự thảo văn bản (Đối với văn

bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Trung tâmviệc tham khảo ý kiến của các phòng, cá nhân trong Trung tâm, tiếp thu ý kiến

để hoàn chỉnh bản thảo)

Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảophải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản về cácvấn đề quan trọng, phức tạp hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải cógiải trình

Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước: Viên chức được phân công giải quyết công việc nghiên cứu yêu cầucủa văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý các thông tin cần thiết; xác địnhhình thức và mức độ mật khẩn của văn bản; dự thảo văn bản; chuẩn bị phiếutrình giải quyết công việc Với loại văn bản do Trung tâm soạn thảo trình CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành, khi trình ký phải có hồ sơ trình ký (hồ

sơ trình ký gồm: Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản và các vănbản, tài liệu khác có liên quan) Lãnh đạo các đơn vị trong Trung tâm duyệt hồ

sơ trình ký sau đó trình Lãnh đạo Trung tâm duyệt và ký tắt nội dung văn bản(ký tắt vào vị trí cuối cùng của văn bản dự thảo) Văn thư Trung tâm tiếp nhận,kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sau đó chuyển hồ sơtrình ký cho bộ phận Văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình Lãnh đạoCục phê duyệt, ký ban hành văn bản

Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Quy chế số 176/QC-TTKHCNngày 05/9/2016 của Giám đốc Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưutrữ ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm như sau:

Giám đốc ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc

Phó Giám đốc ký các văn bản do Giám đốc phân công hoặc ủy quyềnbằng văn bản trong trường hợp Giám đốc đi vắng

Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Khoahọc và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã thực hiện theo đúng trình tự, các văn bảnsau khi soạn thảo đều được kiểm tra rất kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được

sai sót, đảm bảo đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có tính khả thi vàtính khoa học cao Tuy nhiên, loại văn do Trung tâm soạn thảo trình Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước ban hành thì từ khi văn bản được soạn thảo đến khiđược gửi đi phải qua rất nhiều khâu rườm rà, mất nhiều thời gian, ảnh hưởngđến tiến độ giải quyết công việc và gây tâm lý không tốt cho người soạn thảonhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi

Văn bản đến và văn bản đi do cơ quan hình thành tạo nên một loạiphương tiện, một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành quản lý củacác cơ quan Để văn bản phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức,quản lý tốt các loại văn bản này không thể xem nhẹ Bởi vì hoạt động điều hành

ở từng cơ quan phụ thuộc phần lớn vào việc nắm bắt thông tin và xử lý thông tintrong văn bản có kịp thời và đạt hiệu quả hay không

Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ đều được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Trung tâm.Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào đều được đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm viêc tiếp theo Văn bảnđến có đóng dấu độ khẩn như “Hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), “Thượngkhẩn”, “Khẩn” đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.Văn bản “Khẩn” đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay saukhi văn bản được ký

a) Quản lý và giải quyết văn bản đến

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ với chức năng chính

là giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu và ứng dụng khoa họccông nghệ, quản lý các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ vì vậyvăn bản đến thường rất đa dạng (của cơ quan cấp trên, của các Bộ, ngành, TW,của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, của các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục) baogồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngànhnhư: Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Công văn, Báo cáo, Thông báo,Chương trình, Hợp đồng,… Chính vì vậy để giải quyết công việc của cơ quan

một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có hiệu quả đòi hỏi công tác quản

lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến phải nhanh gọn và kịp thời

Vì vậy quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Trungtâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã được áp dụng theo TCVN ISO9001:2008 như sau:

Các bước công việc trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ được mô tả chi tiết như sau:

• Tiếp nhận văn bản đến

- Nhận văn bản đến từ các nguồn

- Kiểm tra văn bản đến:

+ Đối với văn bản để trong bì thư: cần kiểm tra số lượng bì thư, tình trạngnguyên vẹn của bì thư Nếu phát hiện có sai sót, có dấu hiệu bóc, mở bao bì…,Văn thư Trung tâm phải báo cáo với Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức

+ Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax: cần kiểm tra số lượng vănbản, số lượng trang văn bản Nếu phát hiện có sai sót, phải thông báo cho nơigửi văn bản

• Đăng ký văn bản đến

- Phân loại sơ bộ các loại bì văn bản đến:

+ Loại bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại;

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì gửi cho Chi bộ, Công đoàn, Đoànthanh niên của Trung tâm và các bì gửi đích danh người nhận (cá nhân, đơn vịthuộc Trung tâm)

- Bóc bì văn bản đến:

+ Bì có đóng dấu “Khẩn” cần được bóc trước;

+ Trong quá trình bóc bì phải lưu ý không được gây hư hại đối với vănbản trong bì cũng như không được làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quangửi và dấu bưu điện đóng trên bì thư, đồng thời cần phải kiểm tra đối chiếu vănbản trong bì với số ký hiệu ghi ngoài bì, số lượng trang văn bản…

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:

+ Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư Trung tâm phải được đóng

dấu “Đến” (BM-02) Dấu “Đến” phải đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy

trống, dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nộidung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, nămban hành văn bản; sau đó phải ghi số và ngày đến;

+ Văn bản không thuộc diện đăng ký tại Văn thư Trung tâm thì không cầnđóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị hoặc có nhân có trách nhiệm giải quyết

- Đăng ký văn bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đến trên máy vi tính:

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: lập 01 Sổ đăng ký văn bản đến (BM-01)+ Đăng ký văn bản đến trên máy vi tính: sử dụng chương trình quản lývăn bản và điều hành qua mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

• Trình văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký tại văn thư phải được kịp thời trình choGiám đốc Trung tâm hoặc Phó Giám đốc (trong trường hợp Giám đốc đi vắng)

để Lãnh đạo Trung tâm phân phối giải quyết văn bản đến

- Đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết vănbản đến Lãnh đạo Trung tâm ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”;

- Các ý kiến chỉ đạo giải quyết hoặc sao gửi văn bản đến các cá nhân, đơn

vị khác để biết hoặc phối hợp giải quyết (nếu có) được ghi vào lề trái của vănbản đến

• Chuyển giao văn bản đến

- Sau khi Lãnh đạo Trung tâm ghi ý kiến phân phối giải quyết văn bản,Văn thư Trung tâm nhận lại văn bản đến để bổ sung thông tin vào mục “Đơn vịhoặc người nhận” trong Sổ đăng ký văn bản đến và trong cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến trên máy vi tính

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm, Văn thư Trung tâmtiến hành sao chụp, chuyển văn bản đến cho các cá nhân, đơn vị thuộc Trungtâm đáp ứng đúng yêu cầu của việc chuyển giao văn bản đến là nhanh chóng,đúng đối tượng và chặt chẽ

- Cá nhân, đơn vị nhận văn bản đến phải có trách nhiệm ký tên vào cột

“Ký nhận” trong Sổ đăng ký văn bản đến.

• Theo dõi việc chuyển giao văn bản đến

Đối với những văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy địnhcủa pháp luật hoặc quy định của Trung tâm, Trưởng các đơn vị có trách nhiệmtheo dõi tiến độ giải quyết văn bản để báo cáo cho Lãnh đạo Trung tâm

b) Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả cá loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành do Trung tâm phát hành Đồng thời Trưởng phòng Hànhchính - Tổ chức chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bàycủa tất cả các văn bản do Trung tâm soạn thảo và phát hành

Các bước công việc trong Quy trình quản lý văn bản đi của Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ được mô tả chi tiết như sau:

• Tiếp nhận văn bản đi

- Nhận văn bản đi từ các đơn vị soạn thảo văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản Nếu pháthiện có sai sót phải gửi trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo sửa chữa

• Làm thủ tục phát hành văn bản

- Ghi số và ngày tháng cho văn bản:

+ Số văn bản: văn bản đi của Trung tâm được đánh số chung bằng chữ sốẢ-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12hàng năm;

+ Ngày, tháng văn bản: là ngày, tháng mà văn bản được ký ban hành

- Nhân bản văn bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

- Đóng dấu Trung tâm: phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúngmực dấu:

+ Dấu đóng lên chữ ký: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;+ Dấu đóng lên các kèm theo văn bản: được đóng lên trang đầu, trùm lênmột phần tên Trung tâm hoặc tên của ;

+ Dấu giáp lại: đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc vănbản, trùm lên một phần các trang văn bản, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản