- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông + Lịch sử đơn vị hình thành phông
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tiền thân của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ được
thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 của Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng 4 năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số 38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học. Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiên cứu khoa học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổ chức và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Để ứng dụng và chuyển giao kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa học vào thực tiễn công tác của ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ. Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ.
Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ. Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng, Giám đốc ký tất cả các văn bản của Trung tâm, trường hợp Giám đốc vắng mặt thì uỷ quyền cho một Phó Giám đốc chỉ đạo, giải quyết công việc của Trung tâm theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Hiện nay do quy mô
tổ chức nhỏ nên Trung tâm bố trí 01 người làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc biên chế Phòng Hành chính - Tổ chức, công tác văn thư của Trung tâm đang hoạt động theo hình thức văn thư tập trung, do số lượng văn bản đi, đến hàng ngày ít nên tất cả các loại văn bản đi và đến đều tập trung tại văn thư và lấy một hệ thống số chung để tiện theo dõi và quản lý.
Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong ngành Lưu trữ Việt Nam. Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trực tiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm lặng của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triển trong nhận thức của toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳng định vai trò của ngành Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
+ Lịch sử phông Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Tài liệu phông Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ có thời gian từ năm 1988 đến 2015
Tài liệu Phông Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là tài liệu hành chính, khối lượng như sau:
- Tổng số hộp cặp: 280 hộp - Tổng số hồ sơ: 1391 hồ sơ - Quy ra mét giá: 35 mét
Thành phần của tài liệu: Tài liệu lưu trữ của Trung tâm là tài liệu hành chính, bao gồm các loại: Quyết định, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Hợp đồng…
Nội dung của tài liệu: Tài liệu lưu trữ Phông Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của 04 Phòng thuộc Trung tâm (Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học công nghê; Phòng Quản lý khoa học và Công nghệ; Phòng Thông tin - Thư viện; Phòng Hành chính - Tổ chức). Nội dung của tài liệu lưu trữ chủ yếu phản ánh các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ về
văn thư, lưu trữ; quản lý các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; tài liệu các hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế về văn thư, lưu trữ; phổ biến, cung cấp thông tin, tư liệu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và một số tài liệu về công tác hành chính, tổ chức bộ máy nhân sự của Trung tâm.
Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ Trung tâm: Sau một năm kể từ khi công việc kết thúc, bộ phận văn thư, lưu trữ Trung tâm xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ theo quy định. Vì vậy, Trung tâm không để xảy ra tình trạng tài liệu tích đống không được thu vào lưu trữ.
Phông Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ tương đối đầy đủ, hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ đã được các đơn vị thuộc Trung tâm chỉnh lý sơ bộ, sau khi tiếp nhận viên chức văn thư, lưu trữ kiểm tra lại hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và ghi số lưu trữ.
Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng mục lục hồ sơ để phục vụ việc tra cứu hồ sơ, tài liệu trong lưu trữ. Tài liệu lưu trữ của Trung tâm chủ yếu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ và phục vụ việc học tập nâng cao trình độ của độc giả trong và ngoài Cục.
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ có cơ cấu tổ chức ổn định và chức năng, nhiệm vụ rõ ràng không chồng chéo, do đó Trung tâm phân loại tài liệu theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”.
- Hướng dẫn lập hồ sơ
+ Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ thì quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
tra, chỉnh sửa hồ sơ, ghi thời hạn bảo quản và số lưu trữ cho hồ sơ.