Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lập

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 3 B. NỘI DUNG 0 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 0 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 0 1.1.1 Lịch sử hình thành 0 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 0 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 0 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 1 1.3. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN LẬP THẠCH 4 2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 4 2.1.1. Tình hình tổ chức 4 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 2.2. Hoạt động quản lý 5 2.2.1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ 5 2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 6 2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 6 2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ. 6 2.2.5. Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 7 2.2.6. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định. 7 2.2.7. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác VTLT 7 2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư 8 2.2.9. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch. 8 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 8 2.3.2. Quản lý văn bản 10 2.3.2.1.Quản lý văn bản đi 10 2.3.2.2. Quản lý văn bản đến 12 2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 16 2.3.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. 17 2.3.5. Công tác lưu trữ. 17 2.3.5.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.3.5.2. Xác định giá trị tài liệu. 18 2.3.5.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.3.5.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 18 2.3.5.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.3.5.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 20 3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư 20 3.1.1. Ưu điểm: 20 3.1.2. Nhược điểm: 20 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước về Văn thư lưu trữ 22 3.3 Một số kiến nghị với cơ quan: 25 KẾT LUẬN 26 D. TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 3

B NỘI DUNG 0

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 0

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 0

1.1.1 Lịch sử hình thành 0

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 0

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 0

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1

1.3 Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN LẬP THẠCH 4

2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 4

2.1.1 Tình hình tổ chức 4

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 5

2.2 Hoạt động quản lý 5

2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ 5

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 6

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 6

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ 6

2.2.5 Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 7

2.2.6 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 7

2.2.7 Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác

VTLT 7

2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư 8

2.2.9 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch 8

2.3 Hoạt động nghiệp vụ 8

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 8

2.3.2 Quản lý văn bản 10

2.3.2.1.Quản lý văn bản đi 10

2.3.2.2 Quản lý văn bản đến 12

2.3.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 16

2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17

2.3.5 Công tác lưu trữ 17

2.3.5.1 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18

2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu 18

2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu 18

2.3.5.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 18

2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 18

2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 20

3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư 20

3.1.1 Ưu điểm: 20

3.1.2 Nhược điểm: 20

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước về Văn thư lưu trữ 22

3.3 Một số kiến nghị với cơ quan: 25

KẾT LUẬN 26

D TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC

A MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Có thể nói trong công cuộc đổi mới toàn diện xây dựng đất nước theo conđường công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là côngtác được quan tâm hàng đầu

Trong những năm gần đây với sự phát triển nhanh của khoa học côngnghệ thì nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ngày càng được chú trọng và là công cụ đểquản lý Nhà nước Công tác Văn thư Lưu trữ giữ một vai trò là mắt xích chủ đạotrong sự phát triển chung của Nhà nước, có ý nghĩa quan trọng trong việc đảmbảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ choquản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng

Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết,được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu vàchính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữlại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ tráchnhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ tronghoạt động quản lý Nhà nước và muốn tìm hiểu rõ hơn về môn học “ Quản lýNhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ” em đang theo học tại trường Em đã lựachọn chủ đề “ Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cholãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyệnLập” cho bài tiểu luận của mình để hiểu rõ hơn phần nào về môn học và cũng đểđưa ra những ý kiến tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về sự cần thiết của công tácVăn thư Lưu trữ trong nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư Lưu trữ giúp cơ quan lưutrữ được những hồ sơ, tài liệu quan trọng phục vụ cho các hoạt động thực tiễn của cơquan Bên cạnh đó chỉ ra những bất cập, những thiếu xót, sai phạm do ý kiến chủquan lẫn ý kiến khách quan đem lại, những yếu kém về trình độ chuyên môn quản

lý, nhưng lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đổimới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ phục vụ các hoạt động trong cơ

quan được hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời và chính xác.

và chặt chẽ cho đề tài bản thân đang tìm hiểu

Về thực trạng: Nghiên cứu tình hình vấn đề “ Quản lý Nhà nước về công tácvăn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch”, khảo sát, phân tích, đánh giá ưukhuyết điểm, những vấn đề còn tồn tại về công tác Quản lý Nhà nước về công tácvăn thư lưu trữ tại UBND huyện Ở phần nội dung này bản than phải sử dụngphương pháp khảo sát điều tra thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm kháchquan, cụ thể chứng minh lý giải đề tài

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : " Khảo sát, đánh giá về quản lý nhà nước công tácvăn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch"

Phạm vi nghiên cứu: tại UBND huyện Lập Thạch

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lập - Nghiêncứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch

- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện đểhiểu rõ trách nhiệm của văn phòng

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nângcao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu.

Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhànước và chuyên đề ở giáo trình

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng kháchquan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài

- Phương pháp thống kê, so sánh

5 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo,nội dung của đề tài gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lập Thạch

Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện LậpThạch

Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà nước

về công tác văn thư lưu trữ

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch

1.1.1 Lịch sử hình thành

Lập Thạch là vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương vàtiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sông Hồng, một miền đất có vị trí chiếnlược quan trọng, để lại nhiều di tích quý báu từ thời dựng nước và các thời kỳđấu tranh giữ nước

Trải qua một số lần điều chỉnh địa dư và tên gọi, đến năm 1968 (năm hợpnhất Phú Thọ và Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú), huyện Lập Thạch còn 38 xã.Trong suốt thời kỳ trực thuộc tỉnh Vĩnh Phú, huyện Lập Thạch có hai lần thayđổi địa lý hành chính: năm 1977 huyện Lập Thạch được hợp nhất với huyệnTam Dương thành một huyện lấy tên là Tam Đảo, huyện lỵ đóng tại phố Miễu(Hoa Lư), xã Liễn Sơn Năm 1978, huyện Tam Đảo lại được tách thành 2 huyện:Huyện Tam Dương hợp với huyện Bình Xuyên và lấy tên là Tam Đảo; cònhuyện Lập Thạch giữa nguyên địa dư và địa danh cũ; huyện lỵ được chuyển vềđóng tại Xuân Hòa

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

 Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành

của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

 Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhândân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -

xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địabàn

 Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở.

 Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyềnlàm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triểnkinh tế - xã hội

 Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhànước

 Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng vũtrang, xây dựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện

 Phòng chống tham nhũng buôn lậu hàng giả và các tệ nạn xã hội khác

 Phòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân và nhà nước khỏi thiên taibão lũ

 Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng, thu

đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác cho hợp lý ở các địaphương thuộc địa bàn huyện

Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và cácthành viên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch, trong

đó mỗi Phó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nông nghiệp,Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng

Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:

1.Văn phòng HĐND và UBND huyện

2.Phòng Nội vụ

3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

4.Phòng Tài chính – Kế hoạch

5.Phòng Giáo dục

6.Phòng Văn hóa và Thông tin

7.Phòng Tài nguyên và môi trường

- Văn bản quy phạm pháp luật:

Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quyđịnh:

"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định trongluật này"

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

+ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV Quốc hội

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp đó ban hành,

+ Quyết định, Chỉ thị của UBND ban hành

Tại UBND huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị của UBNDhuyện

 Văn bản hành chính thông thường:

Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành cácvăn bản hành chính như : quyết định cá biệt, chỉ thị, công văn, báo cáo, quyđịnh, quy chế, tờn trình, thông báo…

 Văn bản chuyên môn:

Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơquan nhà nước theo quy định của pháp luật

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND

HUYỆN LẬP THẠCH 2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch

2.1.1 Tình hình tổ chức

Công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch được tổ chức theonguyên tắc hỗn hợp Nhưng mọi hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân đềuđược tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan dù đến từ bất cứ nguồn nào để làmthủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao

Đối với nhưng văn bản đến văn thư không được bóc bì thì chuyển cho chủtịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết

Tất cả các văn bản do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhândân huyện soạn thảo ra điều phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủtục phát hành

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện thực hiện đầy đủ các quy trình,các văn bản chỉ đạo, quy chế hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ , quản lý sửdụng các phương tiện kỹ thuật tiết kiệm, an toàn hiệu quả trong các hoạt độngcủa UBND huyện

Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo các mức độ mật củavăn bản

Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện vàcác cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của UBND huyện

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ , quản lý tài liệu, lập hồ sơ lưu trữ,soạn thảo một số văn bản, giấy tờ, báo cáo liên quan đến công tác văn phòng củaUBND khi được chủ tịch hoặc phó chủ tịch giao

Quản lý con dấu các dấu chức danh của chủ tịch, phó chủ tịch của UBNDhuyện theo đúng quy định

Chuyển các văn bản, tài liệu, giấy mời của UBND huyện đến các ban

nghành đoàn thể các phòng ban chuyên môn, các xã thuộc UBND huyện tại các

kỳ họp thường kỳ và đột xuất do HĐND và UBND tổ chức

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện LậpThạch được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụhuyện Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyênviên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, có trình độchuyên môn Đại học

Hiện nay tại UBND huyện Lập Thạch đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm và

02 nhân viên hợp đồng có trình độ Đại học làm công tác văn thư lưu trữ tại Vănphòng HĐND & UBND huyện

Công chức và nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND huyện

về các công việc mà Chủ tịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáo tình hìnhhoạt động UBND và thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình

Hiện nay UBND huyện Lập Thạch đã ra Quyết định số UBND ngày 03/08/2015 ban hành Quy chế làm việc công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn huyện Lập Thạch

02/2015/QĐ-Các cán bộ văn thư lưu trữ căn cứ Quyết định của UBND ban hành thựchiện đúng các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản như (tiếp nhận,kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đăng ký, trình và sao văn bản, chuyểngiao, công tác phục vụ tra cứu, sử dụng…) được thực hiện ở một nơi chung cho

cả cơ quan là Văn phòng HĐND & UBND huyện

2.2 Hoạt động quản lý

2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

Quản lý nahf nước về công tác văn thư lưu trữ là sự can thiệp, tácđộngcủa nahf nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác VTLT đượcthể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thựchiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư lưu trữ Để cơ quan nhà nước cóthẩm quyền đã ban hành các van bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn

để quy định công tác vawnt hư lưu trữ nhằm hoàn thiện hơn các quy định về

hoạt dộng quản lý và nghiệp vụ trên mọi phương diện để nâng cao hiệu suất chấtlượng công tác này.

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước

 Đối tượng quản lý.

Đối tượng quản lý là các cá nhân, tổ chức chịu sự tác động quản lý baogồm tất cả các cá nhân, tổ chức, sinh sống sản xuất kinh doanh, dịch vụ tronglãnh thổ quốc gia

Đối tượng quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là các công chức, viênchức trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn của huyện

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ

Tại UBND huyện Lập Thạch quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưutrữ tạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu trữnhằm thực hiện thành công các mục tiêu, chiến lược để công tác văn thư lưu trữđạt hiệu quả công việc tốt, đáp ứng các hoạt động của cơ quan

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

UBND huyện Lập Thạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo các vănbản quy pháp pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành:

Luật lưu trữ năm 2011

Tại UBND huyện Lập Thạch đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụcông tác văn thư-lưu trữ như:

- Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 23/3/2015 về thực hiện nhiệm vụ côngtác văn thư, lưu trữ năm 2015;

- Quyết định số 259/QĐ-CTUBND ngày 13/3/2015 về việc ban hành danh

lý thống nhất.

2.2.5 Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ

Hiện nay UBND huyện Lập Thạch đã ra Quyết định số UBND ngày 03/08/2015 ban hành Quy chế làm việc công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn huyện Lập Thạch Để quản lý thống nhất các khâu nghiệp vụ côngtác văn thư lưu trữ tại cơ quan

02/2015/QĐ-2.2.6 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.

Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáothống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày01/01 đến 31/12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của cácđơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưutrữ cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh

Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Lập Thạch không thực chế độbáo cáo thống kê hằng năm

2.2.7 Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác VTLT

Khoa học công nghệ có vai trò then chốt trong việc tăng hiệu suất laođộngvà công tác để làm tốt điều này cơ quan phải ứng dụng khoa học công nghệthông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi đếntrong công tác văn thư lưu trữ Phần mềm lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trìnhquản lý, chuyển giao và lập hồ sơ lưu văn bản được thuận, khoa học

2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư

Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối vớiviệc chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương, UBNĐhuyện có bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm và 02 nhân viên hợp đồng làm công tácvăn thư và phụ trách kho lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện

Nhưng do cán bộ văn thư chỉ là kiêm nhiệm vì vậy các khâu nghiệp vụ vànhững nội dung liên quan đến công tác văn thư còn gặp những khó khăn nhấtđịnh với cán bộ phụ trách công tác văn thư Cho nên hàng năm cán bộ phụ tráchcông tác văn thư đều tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn nhằm nângcao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ do UBND tỉnh, Sở Nội vụ, UBND huyện tổchức

Công tác thi đua khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thư lưutrữ chưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư

2.2.9 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.

Trong năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và SởNội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại huyện.Tại buổi kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội vụnhững việc làm được và chưa làm được về công tác văn thư, lưu trữ của huyện,qua đó đoàn kiểm tra đã đưa ra những giải pháp giúp cơ quan thực hiện nhiệm

vụ trong những năm tiếp theo được tốt hơn

Từ năm 2004 trở lại đây, UBND huyện Lập Thạch phối hợp với Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 5 đợt kiểm tra về công tác văn thư, lưutrữ tại một số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bàn huyện

2.3 Hoạt động nghiệp vụ

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Đối với hoạt động nghiệp vụ thì công tác xây dựng và ban hành văn bản

là một nghiệp vụ mang ý nghĩa và vai trò quan trọng

Việc soạn thảo văn bản do từng cấp chuyên môn phụ trách các ngành trực

tiếp soạn thảo, văn thư cũng soạn thảo một số văn bản như nghị quyết, quyếtđịnh của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơquan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Mỗi đơn vị, cá nhân phụ trách việc soạn thảo văn bản phải chịu tráchnhiệm trước lãnh đạo cơ quan và pháp luật về văn bản mình đã soạn thảo

Trong các cơ quan nhà nước văn bản là phương tiên để truyền đạt thôngtin và ghi lại thông tin cũng như là công cụ để các cá nhân thực hiện chức năng,nhiệm vụ được giao

Theo quy định hiện hành thẩm quyền ban hành văn bản do nhà nước quyđịnh dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của cơ quan tổ chức

Theo quy đinh của UBND huyện Lập Thạch thì huyện được ban ban hànhcác loại văn bản như sau:

- Các văn bản quy phạm pháp luật: quyết định, chỉ thị;

- Các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận,giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, phiếugửi, phiếu chuyển;

Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, địaphương thuộc UBND huyện cơ bản thực hiện đảm bảo theo quy định tại Thông

tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thế thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

- Các văn bản chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND có thể giao cho cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực đó soạn thảo và ban hànhvăn bản;

Nhìn chung UBND huyện Lập Thạch đã thực hiện đúng các quy định củaNhà nước và đảm bảo giải quyết được các nhiêm vụ được giao về côngtác xây dựng và ban hành văn bản cũng như thẩm quyền ban hành văn bản đảmbảo giá trị pháp lý và hiệu lực của văn bản

2.3.2 Quản lý văn bản

2.3.2.1.Quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,

năm của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết

2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

UBND huyện đăng ký văn bản đi bằng 2 hình thức:

+ Đăng ký bằng sổ(truyền thống) căn cứ số lượng ban hành hàng năm vàcách đánh số để lập sổ đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Tên loại vàtrích yếunội dungvăn bản

Ngườiký

Nơinhậnvănbản

Đơn vị,ngườinhậnbản lưu

Sốlượngbản

Ghichú

+ Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác

Tại UBND huyện Lập Thạch sau khi cán bộ văn thư đăng ký văn bản thìđem đi nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu chức danh có chữ ký, dấu cơ quanđược đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

1 Làm thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì

b) Trình bày bì và viết bì

c) Vào bì và dán bì

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

2 Chuyển phát văn bản đi

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong UBND huyệnb) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào

sổ Mẫu Sổ gửi văn bản đi

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Bước 5: Lưu văn bản đi

1 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chínhlưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tựđăng ký.

2 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉcác mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhànước

3 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể củaUBND huyện

Mỗi năm UBND huyện phát hành khoảng 17 đến 19.000 văn bản đi Nhìn chung , việc quản lý văn bản tại bộ phận văn thư UBND huyệntươngđối gọn gàng khoa học, dễ tra cứu, không để xảy ra tình trạng mất mát tài liệu vàphục vụ tốt cho việc tra cứu tìm kiếm văn bản nhanh chóng phục vụ cho hoạtđộng của UBND

2.3.2.2 Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến UBND huyện Lập Thạch được thực hiện và quản lýthống nhất theo Thông tư 07/2010/TT-BNV về việc hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân, tổ chức gửi đến UBND huyệnđền được bộ phận Văn thư UBND huyện tiếp nhận, đăng ký vào sổ và quét lênphần mềm quản lý văn bản, sau đó trình Chánh Văn phòng xem, chuyển Chủtịch UBND huyện xử lý, giao cơ quan chuyên môn theo dõi, giải quyết

Bộ phận Văn thư UBND huyện có trách nhiệm chuyển văn bản do Chủtịch hoặc Phó chủ tịch UBND Guyeehn xử lý, giao cơ quan chuyên môn giảiquyết thong qua gửi giấy trực tiếp hoặc qua phần mềm quản lý văn bản đến các

cơ quan

Quy trình quản lý văn bản đến của UBND huyện được thực hiện theo

TT 07/2012/TT-BNV gồm 4 bước:

Bước 1:Tiếp nhận văn bản đến

Cán bộ văn thư Văn phòng tiếp nhận văn bản đến

Nếu phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn