Ứng dụng ISO 9001 2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính việt nam

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 4 1.1. Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam. 4 1.1.1. Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI). 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI). 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành chính – nhân sự. 5 1.2.1. Chức năng: 5 1.2.2. Nhiện vụ 5 1.2.3. Công tác tổ chức, bộ máy: 5 1.2.4. Quản tác Quản lý Nhân sự: 6 1.2.5. Công tác tiền lương 6 1.2.6. Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu: 7 1.2.7. Công tác Công nghệ thông tin: 7 1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao 8 1.3. Trách nhiệm và quyền hạn: 8 1.4. Cơ cấu tổ chức và điều hành. 9 2. Cơ sở lý luận về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 10 2.1. Khái niệm ISO 10 2.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 10 3. Khái niệm về công tác soạn thaỏ và ban hành văn bản 13 3.1. Khái niệm văn bản 13 3.2. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 4. Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 15 2.1. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.1.1. Mục đích 15 2.1.2. Yêu cầu 15 2.1.3. Nội dung 15 2.1.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 16 2.2.1. Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008 16 2.2.1.1.Xác định nhu cầu 18 2.2.1.2. Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty 19 2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật 19 2.2.1.4. Phân công nghiên cứu xây dựng văn bản 19 2.2.1.5. Lập kế hoạch tiến độ chi tiết 19 2.2.1.6. Thu thập tài liệu, văn bản liên quan 20 2.2.1.7. Xây dựng dự thảo 20 2.2.1.8. Tổ chức lấy ý kiến góp ý 20 2.2.1.9. Chỉnh sửa 21 2.2.1.10. Trình Lãnh đạo duyệt nội dung 21 2.2.1.11. Tổ chức triển khai 21 2.2.1.12. Theo dõi thực hiện và đánh giá hiệu lực 21 2.3.Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008 23 2.4.Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam. 24 2.4.1.Thuận lợi 24 2.4.2.Khó khăn 25 2.4.3. Nguyên nhân 25 CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM 27 3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển 27 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn Thầy Nguyễn Phú Thành- Giảng viên môn Trường Đại Học Nội Vụ nhiệt tình hướng dẫn Tơi suốt tồn q trình làm chun đề này, tơi ln ln nhận hướng dẫn tận tình ý kiến đóng góp Thầy giáo Tơi bày tỏ cảm ơn chân thành đến giảng viên nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ cho tơi kiến thức hữu ích, hỗ trợ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn tiểu luận tơi cơng trình nghiên cứu tơi, khơng coppy khác Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN I LỜI CAM ĐOAN II MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu .1 Mục đích nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát hình thành phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu Tổng công ty phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam (VIDIFI) 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng công ty phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam (VIDIFI) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban hành – nhân .5 1.2.1 Chức năng: 1.2.2 Nhiện vụ 1.2.3 Công tác tổ chức, máy: 1.2.4 Quản tác Quản lý Nhân sự: 1.2.5 Công tác tiền lương 1.2.6 Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu: 1.2.7 Công tác Công nghệ thông tin: 1.2.8 Thực nhiệm vụ khác Tổng Giám đốc giao .8 1.3 Trách nhiệm quyền hạn: 1.4 Cơ cấu tổ chức điều hành Cơ sở lý luân ISO tiêu chuẩn iso 9001:2008 10 1.Khái niệm ISO 10 2.Khái quát tiêu chuẩn iso 9001:2008 10 Khái niệm công tác soạn thaỏ ban hành văn 13 3.1 Khái niệm văn 13 3.2 Khái niệm công tác soạn thảo ban hành văn .13 Mục đích, cần thiết việc áp dụng ISO 9001 Công tác soạn thảo ban hành văn 14 CHƯƠNG 15 THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 15 2.1 Mục đích, yêu cầu , nơi dung trình tự áp dụng h ê thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn 15 2.1.1 Mục đích 15 2.1.2 Yêu cầu 15 2.1.3 Nôi dung 15 2.1.4 Trình tự áp dụng thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn 16 2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 16 2.2.1 Thực trạng quy trình soạn thaorban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008 16 2.1.1.1.Xác định nhu cầu 18 2.2.1.2 Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo cơng ty 19 2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật 19 2.2.1.4 Phân công nghiên cứu xây dựng văn 19 2.2.1.5 Lập kế hoạch tiến độ chi tiết 19 2.2.1.6 Thu thập tài liệu, văn liên quan 20 2.2.1.7 Xây dựng dự thảo 20 2.2.1.8 Tổ chức lấy ý kiến góp ý 20 2.2.1.9 Chỉnh sửa 21 2.2.1.10 Trình Lãnh đạo duyệt nội dung 21 2.2.1.11 Tổ chức triển khai 21 2.2.1.12 Theo dõi thực đánh giá hiệu lực 21 2.3.Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 23 2.4.Những thuận lợi khó khăn ứng dụng ISO 9001 Công tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 24 2.4.1.Thuận lợi 24 2.4.2.Khó khăn 25 2.4.3 Nguyên nhân 25 CHƯƠNG 27 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM 27 3.1 Phương hướng kế hoạch phát triển 27 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường tạo nên cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt hết; đặc biệt bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới; đó, tổ chức, doanh nghiệp phải tn theo quy luật mang tính tồn cầu Các tổ chức, doanh nghiệp có lực vượt trội quản lý điều hành, quản trị tài chính, quản trị chiến lược,… có ưu lợi rõ rệt; song hành với tổ chức có lực yếu gặp nhiều khó khăn cạnh tranh phải tự đào thải Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không lĩnh vực kinh tế mà hoạt động văn phịng vơ quan trọng thiết yếu Việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống hoạt động có chất lượng Hầu hết người cho Quản lý chất lượng thực lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật chất.Do Tơi chọn đề tài “ Ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam” để làm đề tài cho tiểu luận Mong muốn dùng vốn kiến thức học tích luỹ cung cấp cho người hiểu thêm hệ thống Quản lý chất lượng có nhìn Lịch sử nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp viết kế thừa đưa kết cụ thể Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Có số tác giả đề cập tới vấn đề Các tài liệu, giáo trình: Giáo trình quản trị học, giáo trình hành văn phịng; sách giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận… viết khoa học tạp chí Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài Ứng dụng ISO 9001: 2008 Công tác Soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 3.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác Soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam từ năm 2014 đưa đến thay đổi định Mục đích nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin, tài liệu lưu trữ quan + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn quan, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết công tác áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Giả thuyết khoa học Việc ứng dụng tốt tiêu chuẩn iso 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài sau hồn thành góp phần: + Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn + Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề cịn tồn đọng + Đề tài sau hoàn thành trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho người Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo tổng kết đề tài thể ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Chương 3: Phương hướng giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam CHƯƠNG CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát hình thành phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu Tổng cơng ty phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam (VIDIFI) Thủ tướng Chính phủ giao Ngân hàng phát triển Việt Nam chủ trì Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam huy động vốn để đầu tư xây dựng đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phịng theo hình thức BOT, Dự án đường tơ Tân Vũ Lạch Huyện Dự án xây dựng kết cấu hạ tầng đồng khác Được đồng ý Thủ tướng Chính phủ, Tổng Cơng ty Phát triển hạ tầng Đầu tư tài Việt Nam - Công ty Cổ phần (viết tắt VIDIFI) thành lập Các cổ đơng góp vốn sáng lập bao gồm: Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB), Công ty cổ phần đầu tư Sài Gòn (SGI), Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam (VCB), Tổng công ty cổ phần xuất nhập xây dựng Việt Nam (Vinaconex) Tại Quyết định số: 1621/QĐ-TTg ngày 29/11/2007 số chế, sách thí điểm đầu tư Dự án Đường ô tô Hà Nội - Hải Phịng Thủ tướng Chính phủ giao VIDIFI làm Chủ đầu tư Dự án đường ô tô cao tốc Hà Nội Hải Phịng theo hình thức hợp đồng BOT VIDIFI làm chủ đầu tư xây dựng Dự án đường cao tốc Hà Nội - Hải Phòng, Dự án xây dựng sở hạ tầng khu Đô thị, Khu công nghiệp, Khu dịch vụ, hậu cần đồng với hai Dự án Ngoài ra, VIDIFI đầu tư vào lĩnh vực tài chính, chứng khốn, bất động sản Dự án có hiệu khác nhằm góp phần thu hồi vốn đầu tư cho dự án xây dựng sở hạ tầng Với lợi Cổ đơng sáng lập, VIDIFI có nhiều thuận lợi vốn, đầu tư tài chính, chứng khốn, bất động sản; có ưu để vận động, thu hút đầu tư nước nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng công ty phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam (VIDIFI) Tổng Cơng ty Phát triển Hạ tầng Đầu tư Tài Việt Nam thành lập Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số 0103019365 Do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 31/8/2007 Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng Đầu tư Tài Việt Nam 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban hành – nhân 1.2.1 Chức năng: Ban Hành Nhân đơn vị thuộc Tổng Cơng ty Phát triển Hạ tầng Đầu tư Tài Việt Nam, có chức quản lý: Cơng tác Văn thư – Lưu trữ; Cơng tác Hành - Quản trị; Công tác tổ chức máy; Quản lý nhân tiền lương; Công tác biên phiên dịch; Công tác công nghệ thông tin 1.2.2 Nhiện vụ Công tác Văn thư – Lưu trữ, Hành – Quản trị: Do Phịng Hành – Quản trị thực Bao gồm: Công tác quản lý công cụ dụng cụ tài sản, công tác quản lý xe ô tô; công tác tổ chức kiện, lễ tân; công tác văn thư lưu trữ; cơng tác quản trị văn phịng Lập kế hoạch, xây dựng dự tốn kinh phí tổ chức kiện Tổng Công ty Kiểm tra việc tổ chức thực kế hoạch, kinh phí tổ chức kiện Quản lý, bố trí xếp, chỗ làm việc, cho cán bộ, đơn vị thuộc Tổng Công ty; văn phòng trụ sở đơn vị Tư vấn, Nhà thầu, đối tác (nếu có) Lập kế hoạch, tổ chức triển khai việc mua sắm quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, phương tiện làm việc Theo dõi đánh giá đề xuất sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực quy định công tác văn thư, lưu trữ… 1.2.3 Công tác tổ chức, máy: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc cấu tổ chức máy thuộc Tổng Công ty đáp ứng yêu cầu công tác quản lý giai đoạn Tổ chức triển khai thực theo mô hình tổ chức máy phê duyệt Là đầu mối tổng hợp, rà soát, thẩm định văn quy định tổ chức hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn cua đơn vị trình Tổng Giám đốc ban hành Phối hợp với đơn vị có liên quan tiến hành làm thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập đơn vị thuộc Tổng Công ty Giám sát việc thực nội quy, quy định Tổng Công ty 1.2.4 Quản tác Quản lý Nhân sự: Tổ chức, theo dõi, thực chế độ, sách nhân sự, tiền lương Cán nhân viên thuộc Tổng Công ty Quản lý hồ sơ cán bọ, tin học hóa cơng tác quản lý cán Lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí phân cơng cơng việc cán sở đề xuất đơn vị; Tham mưu, trình Tổng Giám đốc cơng tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán yêu cầu nhiệm vụ lực, trình độ cán Giúp việc Tổng Giám đốc công tác khen thưởng, kỷ luật cán sở đề xuất đơn vị; Tổng hợp thực trạng đội ngũ cán tại, tổ chức thực công tác quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công tác trước mắt lâu dài; Đề xuất nhân tham gia tổ công tác, tổ chuyên gia; Tham gia quản lý, người đại diện Công ty thành viên; dự thảo định cử người trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt; Quản lý hồ sơ cán Thực tin học hóa cơng tác quản lý cán 1.2.5 Công tác tiền lương Tham mưu việc dự thảo quy chế tiền lương, tổ chức thực công tác tiền lương theo quy chế tiền lương ban hành, bao gồm: - Phối hợp Ban Tài chính, Ban Kế tốn xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương, thưởng, chế độ quy định khác đảm bảo hoạt động Tổng Công ty - Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Cơng văn số 63/VTLTNN-TTNC ngày 06/10/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc vận dụng TCVN 5700:2002 quản lý giảng dạy; - Quy trình kiểm sốt khơng phù hợp hành động khắc phục, phòng ngừa QT.HT.03; - Quy trình kiểm sốt tài liệu hồ sơ QT.HT.01; - Quy trình quản lý văn đến - QT.VP.02; - Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000 Định nghĩa thuật ngữ - Dùng từ viết tắt định nghĩa Sổ tay chất lượng văn quy phạm pháp luật  Nội Dung 17 Sơ đồ trình: Trách nhiệm Các lãnh đạo phịng ban chun mơn Văn phịng Cơng ty Tiến trình thực Xác định nhu cầu Tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo Mơ tả/Tài liệu 2.2.1.1 Mẫu 2.2.1.2 Mẫu 2.2.1.3 Lãnh đạo công ty Lãnh đạo cơng ty, Lãnh đạo Phịng Cán phân công Cán phân công Cán phân cơng Cơ quan chủ trì, đơn vị liên quan Phịng pháp chế Phê duyệt Phân cơng xây dựng văn Lập kế hoạch tiến độ chi tiết Thu thập tài liệu liên quan Xây dựng dự thảo 2.2.1.4 2.2.1.5 BM.TP.01.02 2.2.1.6 BM.TP.01.03 2.2.1.7 2.2.1.8 Lấy ý kiến góp ý hoàn thiện dự thảo tthảo BM.TP.01.04 2.2.1.9 Thẩm định 2.2.1.10 Lãnh đạo công ty Các phận liên quan Phê duyệt/ ký ban hành Tổ chức triển khai 2.2.1.11 2.2.1.12 Lãnh đạo công ty Theo dõi thực đánh giá hiệu lực 2.1.1.1 Xác định nhu cầu Hằng năm, với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm kế hoạch tiếp theo, phòng thuộc Cơng ty có nhu cầu xây dựng kế hoạch ban hành văn quy phạm pháp luật theo biểu mẫu BM.TP.01.01gửi Văn phịng 18 cơng ty, để xây dựng kế hoạch thực tiễn công tác quản lý thời gian qua, định hướng phát triển năm tiếp theo, yêu cầu quan cấp trên, đời văn cấp cao (luật, nghị định, thông tư,…) cần có văn cấp để triển khai thực Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành loại văn gì, tên văn bản, phịng chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành Lãnh đạo phịng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, xác loại văn cần tham mưu trước gửi Văn phịng Cơng ty Ngồi ra, cịn có nhu cầu ban hành văn quy phạm pháp luật đột xuất 2.2.1.2 Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo cơng ty Văn phịng tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo cơng ty phê duyệt kếhoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Bộ phận tổng hợp thuộc Văn phịng cơng ty tổng hợp nhu cầu từ đơn vị phận, dự thảo kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật cho tồn Cơng ty Lãnh đạo cơng ty phê duyệt kế hoạch Thời gian xử lý công việc vịng ngày, kể từ có đủ nhu cầu từ phận 2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch xây dựng ban hành văn Trong trình tổchức thực nhiệm vụ, có nhu cầu cần xây dựng văn kếhoạch phê duyệt, Phòng báo cáo văn lên lãnh đạo công ty để xin ý kiến đạo 2.2.1.4 Phân công nghiên cứu xây dựng văn Tuỳ thuộc vào chức nhiệm vụ lực chuyên viên, Lãnh đạo công ty phân công (bằng văn bản) việc nghiên cứu xây dựng văn pháp quy cách hợp lý, cụthể 2.2.1.5 Lập kế hoạch tiến độ chi tiết Người phân công xây dựng dựthảo văn phải lập kếhoạch tiến độ nghiên cứu xây dựng văn theo biểu mẫu BM.TP.01.02trình lãnh đạo Phịng thơng 19 2.2.1.6 Thu thập tài liệu, văn liên quan Người phân công tự tổ chức thu thập tài liệu văn liên quan phân công người khác giúp thu thập tài liệu văn liên quan đến nội dung văn cần xây dựng, ban hành (Các cứ) Lưu ý tính pháp lý giá trị hiệu lực văn thu thập Tổng hợp, phân loại tài liệu theo cấp ban hành, theo thời gian, theo mức độ sử dụng để lập danh mục báo cáo tổng thuật tài liệu theo biểu mẫu BM.TP.01.03 2.2.1.7 Xây dựng dự thảo Người phân công xây dựng văn nghiên cứu quy định hành, nghiên cứu thực tế yêu cầu phát triển vấn đề nghiên cứu, lập đề cương chi tiết thảo luận nội nhóm chuyên viên chức (nếu cần), trình Trưởng phịng thơng qua trước xây dựng dự thảo Dự thảo văn pháp quy phải tuân thủ quy định hành nội dung hình thức văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tế định hướng phát triển vấn đề Sau dự thảo xong, người phân công báo cáo với lãnh đạo Phòng tổ chức lấy ý kiến góp ý 2.2.1.8 Tổ chức lấy ý kiến góp ý • Phịng giao xây dựng dự thảo chủ trì thảo luận, góp ý nội phịng Trưởng phịng định nội dung cần điều chỉnh trước tổ chức lấy ý kiến góp ý phịng liên quan khác • Các phịng gửi lấy ý kiến góp ý lập biên bản/phiếu góp ý theo biểu mẫu BM.TP.01.04 gửi phịng chủ trì • Phịng chủ trì hồn chỉnh dự thảo sau nhận góp ý từ phịng • Phịng chủ trì gửi dự thảo đến phòng pháp chế thẩm định Phòng tư pháp thẩm định trả kết theo biểu mẫu BM.TP.01.05 • Phịng chủ trì trình lãnh đạo xem xét thơng qua Nếu lãnh đạo khơng thơng qua phịng chủ trì thực lại từ bước 20 2.2.1.9 Chỉnh sửa Trên sở Biên góp ý, người/bộ phận phân công xây dựng văn chỉnh sửa để hồn chỉnh dự thảo Nếu có vấn đề chưa thống nhất, người phân công lập văn báo cáo xin ý kiến lãnh đạo công ty để giải Khi cần thiết, để đảm bảo phù hợp dự thảo trước trình duyệt, phận liên quan xây dựng văn lặp lại bước 2.2.1.8 nêu 2.2.1.10 Trình Lãnh đạo duyệt nội dung Sau dự thảo chỉnh sửa xong, người phân cơng trình lãnh đạo đề nghị duyệt nội dung Sau duyệt nội dung xong, lãnh đạo Phịng trình lãnh đạo cơng ty ký ban hành; đồng thời, gửi đơn vị có thẩm quyền khác, 2.2.1.11 Tổ chức triển khai Các văn quy phạm pháp luật sau ký ban hành, lãnh đạo huyện đạo phận chức tổ chức triển khai theo hình thức sau: - Sao gửi cá nhân/đơn vị có liên quan thuộc cơng ty , yêu cầu quán triệt nội dung để triển khai - Sao gửi tổ chức, cá nhân có liên quan - Tổ chức tập huấn phổ biến nội dung văn cho tổ chức, cá nhân có liên quan (Nếu cần) 2.2.1.12 Theo dõi thực đánh giá hiệu lực - Trong trình triển khai thực văn quy phạm pháp luật, lãnh đạo cơng ty phân cơng phịng chức thường xun theo dõi, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo công ty để đạo - Việc kiểm sốt khơng phù hợp văn quy phạm pháp luật so với yêu cầu, thực theo quy trình kiểm sốt cơng việc khơng phù hợp QT.HT.04 Ngồi ra, thấy có nhiều khả tái diễn vấn đề khơng phù hợp, phận liên quan đến việc tham mưu, soạn thảo văn phải thực hành động khắc phục, phịng ngừa theo quy trình QT.HT.03 21  Hồ sơ Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Kế hoạch xây dựng 01 ban hành văn quy Văn phòng, đơn BM.TP.01.01 phạm pháp luật 03 04 05 tiết xây dựng văn quy phạm pháp luật Danh mục tài liệu liên quan Biên góp ý Báo cáo thẩm định vị phân công Kế hoạch tiến độ chi 02 Nơi lưu BM.TP.01.02 BM.TP.01.03 BM.TP.01.04 BM.TP.01.05 Bộ phận/đơn vị phân công Bộ phận/đơn vị phân cơng Đơn vị liên quan Văn phịng, Bộ 06 Các dự thảo phận/đơn vị phân công 07 Quyết định ban hành văn Thời gian PP lưu Đến văn huỷ thức duyệt - nt - Đốt năm Đốt năm Đốt Đến văn thức Đốt duyệt Đến có Văn phòng, Quyết định phận liên thay quan huỷ bỏ hiệu lực 22 Đốt Khôn g  Phụ lục Stt 01 02 03 04 05 Nội dung Kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Kế hoạch tiến độ chi tiết xây dựng văn quy phạm pháp luật Danh mục tài liệu liên quan đến việc xây dựng văn Biên góp ý Dự thảo Báo cáo thẩm định dự thảo văn Mã hiệu BM.TP.01.01 BM.TP.01.02 BM.TP.01.03 BM.TP.01.04 BM.TP.01.05  Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào công tác soạn thảo ban hành văn ban lãnh đạo Công ty quan tâm coi nội dung hoạt động quản lý doanh nghiệp Sau hoàn thành công việc chuẩn bị việc xây dựng quy trình ISO bước đầu thực Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực đơn vị, phịng ban cơng ty Và toàn thể đơn vị, cá nhân chấp hành nghiêm chỉnh Đối với phịng Hành khơng ngoại lệ Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 9001: 2008 công tác soạn thảo ban hành văn công ty thực từ năm 2002 đến Bên cạnh hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hoạt động công tác soạn thảo ban hành văn cịn thiếu số q trình chưa hồn chỉnh Bởi Doanh nghiệp mà chuẩn hóa 100 % chưa có, Ban Chỉ đạo ISO xây dựng số quy trình tiếp tục nghiên cứu xây dựng thêm số quy trình khác để tiếp tục hoàn thiện theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng 9001:2008 ban hành 2.3.Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 - Giúp chuẩn hóa bước làm việc, đảm bảo giải trình tự, thời gian theo thủ tục ban hành.− Giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán bộ, nhân viên Công ty được xác định, bồi dưỡng 23 nâng cao Từ kiểm sốt cơng việc, tạo mơi trường làm việc động, thoải mái - Giúp Ban giám đốc dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt q trình thực cơng việc tất phịng ban Nhìn chung, Thấy hiệu rõ ràng sau thời gian ngắn, tâm lý cán bộ,nhân viên công ty không cịn ngại ISO, nhanh chóng thích nghi, ủng hộ nghiêm túc chấp hành hệ thống quản lý chất lượng Các quy trình cơng việc bước hồn thiện, cụ thể trách nhiệm cá nhân, tổ chức cơng đoạn nên khơng cịn tình trạng cán bộ, nhân viên giải tùy tiện Từ tiến độ đến chất lượng dễ dàng kiểm tra, góp phần nâng cao chất lượng hoàn thành nhiệm vụ Là Doanh nghiệp tương đối lớn, nhờ thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, công ty giải khối lượng lớn công việc 2.4.Những thuận lợi khó khăn ứng dụng ISO 9001 Công tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam 2.4.1.Thuận lợi Đây Cơng ty xây dựng tổ chức với quy mô lớn, khơng có hoạt động kinh doanh đầu tư phát triển mà hoạt động tổ chức hành lãnh đạo quan tâm đầu tư - Đội ngũ cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu lĩnh vực hành chính, cơng tác soạn thảo ban hành văn trọng - Hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo ngày hoàn thiện - Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày nâng cao đầu tư thiết bị đại 24 2.4.2.Khó khăn Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9001 công tác soạn thảo ban hành văn vấp phải số khó khăn: Áp dụng ISO 9001:2008 cơng tác soạn thảo ban hành văn mẽ Vì vậy, phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mơ hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang tính điển hình cho tồn Cơng ty sau Điều địi hỏi thống ý chí hành động từ Ban Giám đốc cao đến đơn vị Hiện nay, sở pháp lý cho công tác soạn thảo ban hành văn hạn chế Vấn đề quy định chung văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Những văn hướng dẫn chưa đồng Đội ngũ nhân viên công ty chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9001 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời 2.4.3 Nguyên nhân Ban Chỉ đạo chưa tổ chức phổ biến kịp thời văn hướng dẫn việc xây dựng áp dụng ISO, thiếu tập huấn chuyên sâu kiến thức kỷ vận hành cách trì hệ thống ISO vào công tác soạn thảo ban hành văn Việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn soạn thảo ban hành văn bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư doanh nghiệp Cho nên hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ phải chịu áp lực tâm lý phải làm việc theo quy trình quyền lực số cá nhân có liên quan bị hạn chế Vì vậy, cần phải có cam kết lãnh đạo tâm cao nhân viên thừa hành việc áp dụng tiêu chuẩn thành cơng Cơ sở pháp lý chưa đầy đủ thiếu đồng trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn 25 Những khó khăn kinh phí phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá cấp chứng cho mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết Nhận thức, hiểu biết cán bộ, cơng chức chưa sâu, cịn lúng túng việc vận dụng, cách phát điểm chưa phù hợp việc ứng dụng Qua việc tìm hiểu thực trạng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn đã thấy ưu điểm, nhược điểm còn tồn việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn Chính để hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng ISO cần phải có quan tâm Ban giám đốc công ty, cũng cố gắng toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty 26 CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM 3.1 Phương hướng kế hoạch phát triển Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm soát q trình giải cơng việc nội quan Xây dựng chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch cụ thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn năm cụ thể Các chương trình, kế hoạch phải Ban Giám đốc phê duyệt để đảm bảo triển khai cách có hiệu - Tổ chức đợt đánh giá chất lượng nội phối hợp đánh giá giám sát hệ thống theo quy định; - Tiếp tục cử cán tham gia khóa đào tạo chuyên gia đánh giá nội tập huấn cho CBCC tiêu chuẩn ISO; 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Tôi kiến nghị số giải pháp sau: - Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quy trình nghiệp vụ cơng tác soạn thảo ban hành văn cần chặt chẽ nghiêm chỉnh 27 - Hoàn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn cơng ty - Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hình thức mở khố học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, nhân viên công ty : nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng ISO 9001:2008; kỹ giải công việc, kỹ phương pháp áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn - Hồn thiện sở vật chất cho q trình áp dụng ISO 9001 quan Trên cở sở đưa phương pháp kiến nghị việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn góp phần việc khắc phục hạn chế thiếu sót trước Nhằm củng cố, hồn thiện việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác hành nói chung công tác soạn thảo ban hành văn nói riêng 28 KẾT LUẬN Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn góp phần giúp cho Cơng ty đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác soạn thảo ban hành văn bản, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu cơng tác hành quan Đó hoạt động có ý nghĩa thiết thực việc thực chuẩn hóa cơng tác hành Doanh nghiệp Qua tiểu luận kết thúc môn xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo thầy cô giáo, giúp đỡ, hướng dẫn, bảo tận tình, chu tơi hoàn thành tốt tiểu luận Do kinh nghiệm hiểu biết thân nhiều hạn chế nên tiểu luận kết thúc học phần tơi khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến Thầy để tiểu luận tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO - PGS.TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, NXB Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, NXB Thống kê - Một số viết có liên quan 30 ... việc ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001: 2008 vào công tác Soạn. .. tác soạn thảo ban hành văn Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Tổng Công ty Phát triển hạ tầng đầu tư tài Việt Nam Chương... HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM