Ứng dụng ISO 9001 2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính việt nam

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 4 1.1. Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam. 4 1.1.1. Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI). 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI). 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành chính – nhân sự. 5 1.2.1. Chức năng: 5 1.2.2. Nhiện vụ 5 1.2.3. Công tác tổ chức, bộ máy: 5 1.2.4. Quản tác Quản lý Nhân sự: 6 1.2.5. Công tác tiền lương 6 1.2.6. Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu: 7 1.2.7. Công tác Công nghệ thông tin: 7 1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao 8 1.3. Trách nhiệm và quyền hạn: 8 1.4. Cơ cấu tổ chức và điều hành. 9 2. Cơ sở lý luận về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 10 2.1. Khái niệm ISO 10 2.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 10 3. Khái niệm về công tác soạn thaỏ và ban hành văn bản 13 3.1. Khái niệm văn bản 13 3.2. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 4. Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 15 2.1. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.1.1. Mục đích 15 2.1.2. Yêu cầu 15 2.1.3. Nội dung 15 2.1.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 16 2.2.1. Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008 16 2.2.1.1.Xác định nhu cầu 18 2.2.1.2. Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty 19 2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật 19 2.2.1.4. Phân công nghiên cứu xây dựng văn bản 19 2.2.1.5. Lập kế hoạch tiến độ chi tiết 19 2.2.1.6. Thu thập tài liệu, văn bản liên quan 20 2.2.1.7. Xây dựng dự thảo 20 2.2.1.8. Tổ chức lấy ý kiến góp ý 20 2.2.1.9. Chỉnh sửa 21 2.2.1.10. Trình Lãnh đạo duyệt nội dung 21 2.2.1.11. Tổ chức triển khai 21 2.2.1.12. Theo dõi thực hiện và đánh giá hiệu lực 21 2.3.Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008 23 2.4.Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam. 24 2.4.1.Thuận lợi 24 2.4.2.Khó khăn 25 2.4.3. Nguyên nhân 25 CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM 27 3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển 27 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôiThầy Nguyễn Phú Thành- Giảng viên bộ môn Trường Đại Học Nội Vụ đã nhiệttình hướng dẫn Tôi trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luônluôn nhận được sự hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của Thầy giáo

Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạođiều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan toàn bộ bài tiểu luận của tôi là công trình nghiên cứucủa tôi, không coppy của ai khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nộidung của bài tiểu luận này

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1

4 Mục đích nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Giả thuyết khoa học 2

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 4

1.1 Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 4

1.1.1 Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI) 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI) 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành chính – nhân sự 5

1.2.1 Chức năng: 5

1.2.2 Nhiện vụ 5

1.2.3 Công tác tổ chức, bộ máy: 5

1.2.4 Quản tác Quản lý Nhân sự: 6

1.2.5 Công tác tiền lương 6

1.2.6 Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu: 7

1.2.7 Công tác Công nghệ thông tin: 7

1.2.8 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao 8

1.3 Trách nhiệm và quyền hạn: 8

1.4 Cơ cấu tổ chức và điều hành 9

2 Cơ sở lý luận về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 10

2.1 Khái niệm ISO 10

2.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 10

3 Khái niệm về công tác soạn thaỏ và ban hành văn bản 13

3.1 Khái niệm văn bản 13

3.2 Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13

4 Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 15

2.1 Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15

2.1.1 Mục đích 15

2.1.2 Yêu cầu 15

2.1.3 Nội dung 15

2.1.4 Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 16

2.2.1 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008 16

2.2.1.1.Xác định nhu cầu 18

2.2.1.2 Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty 19

2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật 19

2.2.1.4 Phân công nghiên cứu xây dựng văn bản 19

2.2.1.5 Lập kế hoạch tiến độ chi tiết 19

2.2.1.6 Thu thập tài liệu, văn bản liên quan 20

2.2.1.7 Xây dựng dự thảo 20

2.2.1.8 Tổ chức lấy ý kiến góp ý 20

2.2.1.9 Chỉnh sửa 21

2.2.1.10 Trình Lãnh đạo duyệt nội dung 21

2.2.1.11 Tổ chức triển khai 21

2.2.1.12 Theo dõi thực hiện và đánh giá hiệu lực 21

2.3.Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008 23

2.4.Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 24

2.4.1.Thuận lợi 24

2.4.2.Khó khăn 25

2.4.3 Nguyên nhân 25

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM 27

3.1 Phương hướng và kế hoạch phát triển 27

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam 27

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nền kinh tế thị trường đã và đang tạo nên sự cạnh tranh mạnh mẽ, khốcliệt hơn bao giờ hết; đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang hội nhậpsâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới; ở đó, các tổ chức, doanh nghiệpđều phải tuân theo các quy luật mang tính toàn cầu Các tổ chức, doanh nghiệp

có năng lực vượt trội trong quản lý điều hành, trong quản trị tài chính, trongquản trị chiến lược,… sẽ có ưu thế và lợi thế rõ rệt; song hành với đó là các tổchức có năng lực yếu kém sẽ gặp nhiều khó khăn trong cạnh tranh hoặc phải tựđào thải

Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực vềkinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan trọng và thiếtyếu Việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựngmột hệ thống hoạt động có chất lượng Hầu hết mọi người đều cho rằng Quản

lý chất lượng chỉ thực hiện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật

chất.Do đó Tôi chọn đề tài “ Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam” để làm đề tài cho bài tiểu luận của mình Mong muốn được

dùng vốn kiến thức được học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về

hệ thống Quản lý chất lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó

2 Lịch sử nghiên cứu

Trước đấy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vai trò Nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả cụ thể tại TổngCông ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam

Có một số tác giả cũng đã đề cập tới vấn đề này Các tài liệu, giáo trình:Giáo trình quản trị học, giáo trình hành chính văn phòng; sách giáo trình quản trịvăn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóaluận… bài viết khoa học trên các tạp chí

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng ISO 9001: 2008 trongCông tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng vàđầu tư tài chính Việt Nam

3.2 Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụngISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công tyPhát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam

+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008vào công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng

và đầu tư tài chính Việt Nam từ năm 2014 và đã đưa đến những thay đổi nhấtđịnh

4 Mục đích nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001:

2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển

hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa racác giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,

mà chủ yếu là:

+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ quan.+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan, chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác áp dụng

bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

6 Giả thuyết khoa học

Việc ứng dụng tốt bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 vào công tác soạn thảo vàban hành văn bản sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong quá trình hoạt động

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:

+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tácđộng có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tácsoạn thảo và ban hành văn bản

+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còntồn đọng

+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích chomọi người

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nộidung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Pháttriển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam

Chương 2: Thực trạng về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiTổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam

Chương 3: Phương hướng và giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu quảviệc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng

và đầu tư tài chính Việt Nam

CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

1.1 Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam.

1.1.1 Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI).

Thủ tướng Chính phủ giao Ngân hàng phát triển Việt Nam chủ trì cùngNgân hàng Ngoại thương Việt Nam huy động vốn để đầu tư xây dựng đường ô

tô cao tốc Hà Nội Hải Phòng theo hình thức BOT, Dự án đường ô tô Tân Vũ Lạch Huyện và các Dự án xây dựng kết cấu hạ tầng đồng bộ khác Được sựđồng ý của Thủ tướng Chính phủ, Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tàichính Việt Nam - Công ty Cổ phần (viết tắt là VIDIFI) đã được thành lập Các

-cổ đông góp vốn sáng lập bao gồm: Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB),Công ty cổ phần đầu tư Sài Gòn (SGI), Ngân hàng thương mại cổ phần ngoạithương Việt Nam (VCB), Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựngViệt Nam (Vinaconex)

Tại Quyết định số: 1621/QĐ-TTg ngày 29/11/2007 về một số cơ chế,chính sách thí điểm đầu tư Dự án Đường ô tô Hà Nội - Hải Phòng Thủ tướngChính phủ đã giao VIDIFI làm Chủ đầu tư Dự án đường ô tô cao tốc Hà Nội -Hải Phòng theo hình thức hợp đồng BOT

VIDIFI làm chủ đầu tư xây dựng Dự án đường cao tốc Hà Nội - HảiPhòng, và các Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng khu Đô thị, Khu công nghiệp, Khudịch vụ, hậu cần đồng bộ với hai Dự án này Ngoài ra, VIDIFI sẽ đầu tư vào cáclĩnh vực tài chính, chứng khoán, bất động sản và các Dự án có hiệu quả khácnhằm góp phần thu hồi vốn đầu tư cho các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng Vớilợi thế của các Cổ đông sáng lập, VIDIFI sẽ có nhiều thuận lợi về vốn, về đầu tưtài chính, chứng khoán, bất động sản; có ưu thế để vận động, thu hút đầu tưtrong nước và nước ngoài

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI).

Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng và Đầu tư Tài chính Việt Nam đượcthành lập bởi Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số 0103019365 Do Sở Kếhoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 31/8/2007 Cơ cấu tổ chức của Tổng Công tyPhát triển Hạ tầng và Đầu tư Tài chính Việt Nam

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành chính – nhân sự.

1.2.1 Chức năng:

Ban Hành chính Nhân sự là đơn vị thuộc Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng

và Đầu tư Tài chính Việt Nam, có chức năng quản lý: Công tác Văn thư – Lưutrữ; Công tác Hành chính - Quản trị; Công tác tổ chức bộ máy; Quản lý nhân sự

và tiền lương; Công tác biên phiên dịch; Công tác công nghệ thông tin

1.2.2 Nhiện vụ

Công tác Văn thư – Lưu trữ, Hành chính – Quản trị: Do Phòng Hànhchính – Quản trị thực hiện Bao gồm: Công tác quản lý công cụ dụng cụ và tàisản, công tác quản lý xe ô tô; công tác tổ chức các sự kiện, lễ tân; công tác vănthư lưu trữ; công tác quản trị văn phòng

Lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí tổ chức các sự kiện của TổngCông ty

Kiểm tra việc tổ chức thực hiện kế hoạch, kinh phí tổ chức sự kiện

Quản lý, bố trí sắp xếp, chỗ làm việc, cho cán bộ, đơn vị thuộc TổngCông ty; văn phòng trụ sở của các đơn vị Tư vấn, Nhà thầu, đối tác (nếu có)

Lập kế hoạch, tổ chức triển khai việc mua sắm và quản lý tài sản, công cụdụng cụ, phương tiện làm việc

Theo dõi đánh giá và đề xuất sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiệnquy định về công tác văn thư, lưu trữ…

1.2.3 Công tác tổ chức, bộ máy:

Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc về cơ cấu tổ chức bộ máy thuộcTổng Công ty đáp ứng yêu cầu công tác quản lý trong từng giai đoạn Tổ

chức triển khai thực hiện theo mô hình tổ chức bộ máy đã được phê duyệt.

Là đầu mối tổng hợp, rà soát, thẩm định văn bản quy định về tổ chức hoạtđộng, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cua các đơn vị trình TổngGiám đốc ban hành

Phối hợp với các đơn vị có liên quan tiến hành làm các thủ tục, hồ sơđăng ký thành lập đơn vị mới thuộc Tổng Công ty

Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của Tổng Công ty

1.2.4 Quản tác Quản lý Nhân sự:

Tổ chức, theo dõi, thực hiện các chế độ, chính sách nhân sự, tiền lươngđối với Cán bộ nhân viên thuộc Tổng Công ty Quản lý hồ sơ cán bọ, tin học hóacông tác quản lý cán bộ

Lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí phân công công việc đối với cán bộ trên

cơ sở đề xuất của các đơn vị;

Tham mưu, trình Tổng Giám đốc về công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, điềuđộng, luân chuyển cán bộ căn cứ yêu cầu nhiệm vụ và năng lực, trình độ của cánbộ

Giúp việc Tổng Giám đốc trong công tác khen thưởng, kỷ luật đối với cán

bộ trên cơ sở đề xuất của các đơn vị;

Tổng hợp thực trạng đội ngũ cán bộ hiện tại, tổ chức thực hiện công tácquy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trên từng lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụđáp ứng yêu cầu công tác trước mắt và lâu dài;

Đề xuất nhân sự tham gia các tổ công tác, tổ chuyên gia; Tham gia quản

lý, người đại diện Công ty thành viên; dự thảo các quyết định cử người trìnhlãnh đạo xem xét, phê duyệt;

Quản lý hồ sơ cán bộ Thực hiện tin học hóa công tác quản lý cán bộ

1.2.5 Công tác tiền lương

Tham mưu trong việc dự thảo quy chế tiền lương, tổ chức thực hiện côngtác tiền lương theo quy chế tiền lương đã được ban hành, bao gồm:

- Phối hợp cùng Ban Tài chính, Ban Kế toán xây dựng kế hoạch quỹ tiềnlương, thưởng, các chế độ quy định khác đảm bảo hoạt động của Tổng Công ty

- Trình xét duyệt, xếp lương cơ bản đối với cán bộ;

- Tổ chức đánh giá, bình xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đề xuất mứclương hoàn thành;

- Trình Hội đồng lương, Tổng Giám đốc việc xét nâng lương cơ bản,lương hoàn thành năm, đột xuất đối với Cán bộ nhân viên đủ tiêu chuẩn theoquy định

Phối hợp cùng Ban kế toán tổ chức thực hiện và quản lý việc chi trả tiềnlương tháng, tiền thưởng, tính thuế thu nhập cá nhân trên lương và các chế độphụ cấp đối với CBNV theo đúng quy định

1.2.6 Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu:

- Phiên dịch, biên dịch các văn bản, tài liệu, các hợp đồng… theo yêu cầucông việc của Tổng Công ty

- Rà soát bản tiếng Việt và tiếng Anh các hợp đồng, tài liệu các gói thầucủa Dự án, phục vụ chấm thầu theo yêu cầu công việc

- Thực hiện phiên dịch các cuộc họp, hội thảo theo yêu cầu của lãnh đạo

1.2.7 Công tác Công nghệ thông tin:

Nghiên cứu và đề xuất với Tổng Giám đốc chiến lược phát triển thông tin,tin học của Tổng Công ty Phối hợp với các đơn vị trong Tổng Công ty xâydựng kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu công việc và nhiệm vụ của TổngCông ty trong từng giai đoạn Lập kế hoạch trình Tổng Giám đốc phê duyệt và

tổ chức thực hiện

Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức, tiếp nhận chuyển giao côngnghệ và triển khai các chương trình phần mềm tin học Quản lý và hướng dẫn sửdụng hoạt động của các phần mềm ứng dụng

Phối hợp với các tổ chức cung cấp dịch vụ, đăng ký, duy trì và quản trịtrang điện tử, hệ thống phần mềm thư điện tử, xử lý công văn của Tổng công ty

Lập kế hoạch mua sắm và nâng cấp trang thiết bị tin học trong Tổng Công

ty, phối hợp với Ban Kế toán trong việc mua sắm trang thiết bị, sản phẩm vàdịch vụ tin học; Chịu trách nhiệm về ván đề kỹ thuật của việc đầu tư trang thiết

bị tin học

Quản lý thống nhất việc bảo hành, bảo trì thiết bị tin học, đảm bảo thuậntiện và đáp ứng kịp thời các yêu cầu sửa chữa của các thiết bị tin học.

Tổ chức Xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức thu nhận, lưu trữ thông tin, phốihợp với các đơn vị khác trong công tác xử lý và kết xuất thông tin theo yêu cầuquan lý

Đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên hệ thống mạng tin học TổngCông ty

1.2.8 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao

Chịu trách nhiệm về sự phù hợp với pháp luật trong lĩnh vực được phâncông và các văn bản tham mưu cho Tổng Giám đốc

Hướng dẫn, kiểm tra đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc trong lĩnh vựcđược phân công

Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn để tạo quyền chủ động cho từngchức danh, đề cao kỷ cương, kỷ luật, trách nhiệm cá nhân, đạo đức nghề nghiệpcủa mỗi cán bộ trong thực thi nhiệm vụ được giao

Được quyền yêu cầu các Ban/ bộ phận có liên quan trong Tổng Công tycung cấp số liệu, tài liệu đến công tác được giao theo quy định

Trên cơ sở chủ trương được Tổng Giám đốc duyệt, được chủ động phốihợp với các đơn vị ngoài Tổng Công ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đượcgiao

Được ký thừa lệnh Tổng Giám đốc các văn bản:

- Trả lời về chính sách, chế độ đối với cán bộ trong phạm vi chế độ Nhà

nước và Tổng Công ty quy đinh; Các văn bản trả lời về công tác cán bộ khi đượcTổng Giám đốc phê duyệt.

- Thông báo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc về công tác tổ chức, quản

lý nhân sự, tiền lương, thưởng…

- Xác nhận lý lịch, quá trình công tác, giấy nghỉ phép, giấy đăng ký kếthôn, trích sao các quyết định về nhân sự, quá trình công tác, chế độ khác của cánbộ

Được ký thừa ủy quyền Tổng Giám đốc về việc phân công, bố trí, sắp xếpcán bộ; ký hợp đồng lao động thử việc đối với cán bộ thuộc Tổng Công ty saukhi có ý kiến phê duyệt của Tổng giám đốc

Được thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền Tổng Giám đốc ký các văn bản chỉđạo, giao nhiệm vụ và ký các văn bản hành chính của Tổng công ty

Được ký các Hợp đồng kinh tế với các đơn vị ngoài Tổng Công ty đẻ thựchiện một số công việc theo ủy quyền của Tổng Giám đốc

Được chủ động sử dụng tài sản và phương tiện làm việc được giao phục

vụ yêu cầu hoạt động nghiệp vụ và có trách nhiệm bảo toàn các tài sản vàphương tiện theo quy định

1.4 Cơ cấu tổ chức và điều hành.

Giám đốc Ban là người điều hành công việc của Ban, giúp Giám đốc Ban

có các Phó Giám đốc Ban

Giám đốc Ban là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc

về mọi hoạt động của Ban theo chức năng, nhiệm vụ được giao Có trách nhiệmchỉ đạo xây dựng phương án, chương trình, kế hoạch công tác nhằm hoàn thànhnhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao

Phó Giám đốc Ban thực hiện sự phân công của Giám đốc Ban, giúp Giámđốc Ban chỉ đạo, điều hành một số công tác thuộc nhiệm vụ của Ban; chịu tráchnhiệm trước Giám đốc Ban về nhiệm vụ được phân công

Khi Giám đốc Ban vắng mặt, Phó Giám đốc Ban được ủy quyền (bằngvăn bản) thay mặt Giám đốc Ban điều hành, giải quyết công việc của Ban, chịutrách nhiệm về các công việc đã giải quyết và phải báo cáo lại cho Giám đốc

Ban bằng văn bản.

Cán bộ, nhân viện của Ban thực hiện công việc theo sự phân công củaGiám đốc Ban và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban về nhiệm vụ được phâncông

Việc sửa đổi, bổ sung quy định do Giám đốc Ban Hành chính – Nhân sự

và Tổng Giám đốc Tổng Công ty quyết định

2 Cơ sở lý luận về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008

2.1 Khái niệm ISO

ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch là “

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”

2.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi làtiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thốngquản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một Tổchức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với cácchế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khảnăng của một Tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến,nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới,khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soátđược hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ởmức cao nhất

ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thốngquản lý khoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận,

ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanhnghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏvới nhân sự nhỏ hơn 10 người Một Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng,đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp

đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ như ISO9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệthống quản lý chất lượng”

ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm

2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổchức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vựcsản xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động

ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, khôngphải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đãtạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóacác quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắnthời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trongcông việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộcông nhân viên nâng lên rõ rệt

Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là mộttrong những giải pháp căn bản nhất, là nền tản đầu tiên để nâng cao năng lực của

bộ máy quản lý doanh nghiệp Chính vì vậy hầu hết các doanh nghiệp khi muốncải tổ bộ máy, nâng cao năng lực cạnh tranh đều chọn áp dụng ISO 9001:2008cho doanh nghiệp

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO9001:2008:2008 (ISO 9001:2008:2008 series)

ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của Doanhnghiệp mình cần phải đáp ứng

Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản

lý chất lượng cho tổ chức:

Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đếnsản phẩm

Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng vàduy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việcduy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với cácyêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.

8 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality managtôient principles), 8nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệmthực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toànthế giới Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩnmực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:

Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống

Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện

Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng

Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Doanhnghiệp phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:

1 Chính sách chất lượng

2 Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấpphòng ban chức năng

3 Sổ tay chất lượng

4 Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:

- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu

- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ

- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ

- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp