Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do lựa chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ ISO 9001:2008 3 1.1. Giới thiệu khái quát về tổ chức ISO 3 1.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 3 1.2.1. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 3 1.2.2. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 4 1.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng 5 1.3.1. Vai trò ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 5 1.3.2. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 5 1.3.3. Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 8 2.1. Giới thiệu về VKNATVSTPQG 8 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển về VKNATVSTPQG 8 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VKNATVSTPQG 8 2.1.2.1. Chức năng: 8 2.1.2.2. Nhiệm vụ: 9 2.1.2.3. Quyền hạn: 9 2.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy 11 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Hành chính 12 2.1.3.1. Chức năng 12 2.1.3.2. Nhiệm vụ 12 2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức 14 2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của VKNATVSTPQG 15 2.2.1. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.2. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến 17 2.2.3. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện 18 2.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm soát tài liệu 19 2.2.5. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự 19 2.2.6. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 21 3.1. Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại VKNATVSTPQG 21 3.1.1. Thuận lợi 21 3.1.2. Khó khăn 21 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của VKNATVSTPQG 22 3.2.1. Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò quan trọng của việc ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng. 22 3.2.2.Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền trong công tác văn phòng 22 3.2.3. Ban hành văn hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể 23 3.2.4. Bổ sung nhân sự chuyên môn làm việc trong văn phòng 23 3.2.5. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng. 23 3.2.6. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng. 23 3.2.7. Xây dựng chế độ khen, thưởng trong công tác ứng dụng ISO. 24 3.2.8. Nhà nước cần thể hiện rõ hơn nữa vai trò của mình đối với việc ứng dụng ISO tại các cơ quan, doanh nghiệp. 24 PHẦN KẾT LUẬN 25

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý lựa chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài .1 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 6.Giả thuyết khoa học .2 7.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 8.Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ ISO 9001:2008 1.1.Giới thiệu khái quát tổ chức ISO 1.2.Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 1.2.1.Giới thiệu tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 1.2.2.Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.3.Ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phịng 1.3.1.Vai trò ứng dụng ISO cơng tác văn phịng 1.3.2.Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng .5 1.3.3.Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TỒN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 2.1 Giới thiệu VKNATVSTPQG 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển VKNATVSTPQG 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VKNATVSTPQG 2.1.2.1 Chức năng: 2.1.2.2 Nhiệm vụ: .8 2.1.2.3 Quyền hạn: 2.1.2 Sơ đồ tổ chức máy 10 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phòng Tổ chức - Hành 11 2.1.3.1 Chức 11 2.1.3.2 Nhiệm vụ 11 2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức 13 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG 14 2.2.1 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn 15 2.2.2 Ứng dụng ISO 9001:2008 quản lý văn đến 16 2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện 16 2.2.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác quản lý, kiểm sốt tài liệu 17 2.2.5 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân 18 2.2.6 Ứng dụng ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TỒN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 20 3.1 Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng VKNATVSTPQG 20 3.1.1 Thuận lợi 20 3.1.2 Khó khăn 20 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG 21 3.2.1 Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đắn vai trò quan trọng việc ứng dụng ISO hoạt động văn phòng 21 3.2.2.Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tun truyền cơng tác văn phịng 21 3.2.3 Ban hành văn hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định ứng dụng ISO cách chi tiết, cụ thể 22 3.2.4 Bổ sung nhân chuyên môn làm việc văn phòng 22 3.2.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào cơng tác văn phịng 22 3.2.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá ứng dụng ISO cơng tác văn phịng 22 3.2.7 Xây dựng chế độ khen, thưởng công tác ứng dụng ISO 23 3.2.8 Nhà nước cần thể rõ vai trò việc ứng dụng ISO quan, doanh nghiệp 23 PHẦN KẾT LUẬN 24 DANH MỤC VIẾT TẮT VKNATVSTPQG Phòng TC-HC VB Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia Phịng Tổ chức- Hành Văn PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Ngày nay, xã hội ngày phát triển nên yêu cầu chất lượng ngày cao Để tồn phát triển đòi hỏi tổ chức cải tiến, bắt kịp với thực để nâng cao hiệu công việc suất đạt cao Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng xem mức đo cao ISO áp dụng rộng rãi tất mặt hoạt động Đối với công tác văn phịng việc áp dụng ISO 9001:2008 đem lại lợi ích đáng kể tất khâu thực Nhận điểu đó, Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia triển khai áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động Viện để đem lại hiệu cao Với lý chọn đề tài: “Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia” Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu việc ứng dụng ISO quan: - Các VB quy phạm pháp luật - Kế thừa tài liệu, sách báo, cơng trình nghiên cứu nhà nghiên cứu Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu việc ứng dụng ISO cơng tác văn phịng cịn hạn chế Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG ứng dụng ISO 9001:2008 Phạm vi nghiên cứu: Phòng Tổ chức – Hành VKN Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Làm sáng tỏ lý luận chung ISO 9001:2008 - Tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng ISO văn phòng - Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng ISO văn phòng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Cơ sở phương pháp luận: - Các phương pháp nghiên cứu sử dụng: + Phương pháp quan sát, điều tra + Phương pháp thu thập xử lý thông tin + Phương pháp nghiên cứu tài liệu + Phương pháp so sánh, đối chiếu Giả thuyết khoa học Ứng dụng hệ thồng quản lý chất lượng ISO 9001:2008 có phải phương án hữu ích dẫn đến việc quản lý cơng tác hành VKNATVSTPQG đạt hiệu cao Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa khoa học: Khảo sát, phân tích, tổng hợp để đưa vấn đề tồn đọng việc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 đưa giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng Ý nghĩa thực tiễn: Tính phù hợp thực tế giải pháp giúp cho khơng Viện nói riêng mà tất quan tổ chức góp phần tích cực vào cơng tác văn phịng Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: Những lý luận chung ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phịng Viện kiểm nghiệm an tồn vệ sinh thực phẩm Quốc gia Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Viện kiểm nghiệm an tồn vệ sinh thực phẩm Quốc gia PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ ISO 9001:2008 1.1 Giới thiệu khái quát tổ chức ISO ISO (International Organization for Standardization) tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa, thành lập 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sĩ ISO bao gồm tiêu chuẩn kĩ thuật quản lý Mục đích ISO thúc đẩy phát triển, tiêu chuẩn hóa cơng việc có liên quan đến q trình nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ quốc gia khác giới thông qua việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thông tin Tiêu chuẩn ISO đặt có tính chất tự nguyện Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: tổ chức thành viên, thành viên thông tấn, thành viên đăng kí Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 thành viên thứ 72 tổng số 178 thành viên tính đến ngày 03/02/2015 1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kĩ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, sửa đổi lần năm 1994, 2000 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ban hành năm 1987 áp dụng cho loại hình tổ chứ, lĩnh vực Mục đích ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung nhằm giúp trinhd trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng tới nhiều vấn đề kĩ thuật Phương châm ISO 900 “Nếu tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt” Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: - ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng - ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – yêu cầu - ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức - ISO 9001:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý - ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng - ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – yêu cầu Kể từ ban hành, ISO 9000 trải qua lần soát xét: năm 1994, 2000, 2008 2015 1.2.2 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm điều khoản sau: - Điều 1: Phạm vi áp dụng - Điều 2: Tài liệu viện dẫn - Điểu 3: Thuật ngữ định nghĩa - Điều 4: Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng gồm: + Các yêu cầu chung + Các yêu cầu hệ thống tài liệu - Điều 5: Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo gồm: + Cam kết lãnh đạo + Hướng vào khách hàng + Chính sách chất lượng + Hoạch định + Trách nhiệm, quyền hạn trao đổi thông tin + Xem xét lãnh đạo - Điều 6: Yêu cầu quản lý nguồn lực gồm: + Cung cấp nguồn lực + Nguồn nhân lực + Cơ sở hạ tầng + Môi trường làm việc - Điều 7: Yêu cầu tạo sản phẩm gồm: + Hoạch định việc tạo sản phẩm + Các trình có liên quan đến khách hàng + Thiết kế phát triển + Mua hàng + Sản xuất cung cấp dịch vụ + Kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường - Điều 8: Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến gồm: + Các yêu cầu chung + Theo dõi đo lường + Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp + Phân tích liệu + Cải tiến 1.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phịng 1.3.1 Vai trị ứng dụng ISO cơng tác văn phịng - Các nghiệp vụ văn phòng áp dụng ISO thiết lập quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động phận cấ nhân Quy trình xử lý cơng việc tiêu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý luật theo chế cửa - Tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra tính chất phải cơng khai, minh bạch cơng khai quy trình thủ tục xử lý công việc - Tạo phong cách làm việc khoa học, nâng cao chất lượng, hiệu công việc cao liên tục cải tiến - Biểu mẫu hóa văn giúp cho trình làm việc diễn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian - Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra giám sát việc thực công việc giải kịp thời phát sinh vấn đề làm việc 1.3.2 Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng thơng qua nghiệp vụ: - Soạn thảo ban hành VB Quản lý VB đến Quản lý nhân Tổ chức kiện Kiểm sốt tài liệu Kiểm sốt cơng việc 1.3.3 Quy trình ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trải qua ba giai đoạn gồm tám bước Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phân tích tình hình hoạch định - Cam kết lãnh đạo Thành lập ban đạo, nhóm cơng tác định người đại diện Chọn tổ tư vấn (nếu cần) Đào tạo nhận thức cách thức xây dựng VB theo tiêu chuẩn Khảo sát hệ thống có lập kế hoạch thực Giai đoạn 2: Xây dựng thực quản lý chất lượng - Viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Thực hệ thống quản lý chất lượng Đánh giá chất lượng nội Cải tiến hệ thống VB cải tiến hoạt động Giai đoạn 3: Chứng nhận - Đánh giá trước chứng nhận Hành động khắc phục Chứng nhận Giám sát sau chứng nhận đánh giá lại Duy trì, cải tiến, đổi Các bước thực hiện: Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định phạm vi ứng dụng Bước 2: Lập ban đạo thực án ISO 9001:2008 Bước 3: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp so sánh với tiêu chuẩn Bước 4: Thiết lập lập VB hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008 Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Bước 6: Đánh giá nôi chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận 1.1.1 Các nguyên tắc, yêu cầu việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Thứ nhất: u cầu hệ thống VB mơ tả quy trình Thứ hai: u cầu người Thứ ba: Yêu cầu công nghệ, thiết bị, sở vật chất Thứ tư: Yêu cầu quy mô quan, doanh nghiệp Thứ năm: u cầu đảm bảo tính cơng khai, minh bạch Thứ sáu: Đảm bảo tính thống Thứ bảy: Đảm bảo tính cải tiến liên tục Tiểu kết: sở lý luận vể tiêu chuẩn ISO cụ thể ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng nội dung, vai trị quy trình thực CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TỒN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 2.1 Giới thiệu VKNATVSTPQG 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển VKNATVSTPQG Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Y tế thành lập theo Quyết định số 376/QĐ-TTg ngày 23/3/2009 Thủ tướng Chính phủ Ra đời theo quy định Nghị định số 79/2008/NĐ-CP hệ thống Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm 63 tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương, Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia đơn vị chuyên ngành triển khai kỹ thuật kiểm nghiệm thực phẩm phục vụ công tác quản lý nhà nước an toàn thực phẩm đáp ứng nhu cầu xã hội Là đơn vị thành lập vào hoạt động, tập thể công chức, viên chức, người lao động không ngừng phấn đấu, xây dựng phát triển Viện Những năm qua, Viện thu nhiều thành tựu đáng tự hào, góp phần quan trọng vào nghiệp phát triển chung ngành y tế chuyên ngành kiểm nghiệm an toàn thực phẩm Việt Nam Từ tháng 11/2015, Viện thức hoạt động địa chỉ: Số 65 Phạm Thận Duật, Cầu Giấy, Hà Nội 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VKNATVSTPQG Viện Kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia hoạt động theo Điều lệ Tổ chức hoạt động ban hành kèm theo Quyết định số 2456/QĐ-BYT ngày 09/7/2009 Bộ trưởng Bộ Y tế 2.1.2.1 Chức năng: - Kiểm nghiệm chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm sản phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến sản xuất thực phẩm nước nhập - Thực vai trò trọng tài cấp quốc gia lĩnh vực kiểm nghiệm chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm - Cơng tác đồn thể + Cơng tác tra Thủ trưởng đơn vị + Quan hệ chặt chẽ với tổ chức Đảng, quyền địa phương để phối hợp cơng tác cơng việc có liên quan + Thường trực giúp Đảng uỷ công tác Đảng cơng tác Cơng đồn + Thực cơng tác Pháp chế + Làm đầu mối đảm bảo công tác y tế quan + Làm đầu mối đề xuất xây dựng tham gia triển khai hoạt động xã hội hố Viện - Cơng tác cơng nghệ thơng tin hành chính: + Xây dựng, quản lý phát triển hệ thống công nghệ thông tin phục vụ công tác Viện (quản lý hệ thống mạng, quản trị website) + Thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ bảo mật Viện phạm vi giao, quản lý có hệ thống cơng văn đi, đến Viện + Làm đầu mối soạn thảo định cử nhân viên văn thư công tác nước ngồi nước, trình Viện trưởng phê duyệt + Quản lý sử dụng dấu cho Viện theo quy định pháp luật + Đóng dấu, chuyển phát tài liệu, công văn, cấp giấy giới thiệu công lệnh công tác cho nhân viên văn thư, viên chức Viện theo quy định hành + Sửa chữa, bảo dưỡng, thay thiết bị thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin Viện + Kiểm tra, đảm bảo công tác bảo hộ lao động cho Viện theo quy định + Thực công tác lễ tân, tiếp khách đến liên hệ công tác Viện + Thực công tác pháp chế Viện + Làm đầu mối đảm bảo công tác y tế quan: khám sức khỏe định kì, kiểm tra triển khai công tác bảo hộ lao động, bồi dưỡng độc hại vật 12 2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức – Hành Trưởng phịng Phó phịng (phụ trách nhân sư) NV Văn thư NV Trả kết kiểm nghiệm NV Hành NV Hành Lái xe Lái xe a, Trưởng phòng Dưới đạo Viện trưởng, Trưởng phòng Tổ chức nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giúp Viện trưởng tổ chức, thực công tác tổ chức nhân viên văn thư, công tác bảo vệ trị nội bộ, cơng tác hành - Lập kế hoạch cơng tác phịng trình Viện trưởng phê duyệt tổ chức thực - Cùng với khoa phịng chức nghiên cứu việc quan lí, xếp, bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu tổ chức đảm bảo chất lượng công tác, trình Viện trưởng phê duyệt tổ chức thực - Tổng hợp đề xuất khoa phòng cải tiến lề lối làm việc nâng cao hiệu công tác , thực quy chế công tác Viện, trình Viện trưởng phê duyệt tổ chức thực - Quy hoạch nhân viên văn thư kế hoạch đào tạo nhân viên văn thư 13 - Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ thành viên Viện Thống kê báo cáo theo yêu cầu thời gian quy định - Thực chế độ sách nhà nước để giải quyền lợi tinh thần, vật chất cho thành viên Viện - Thực cơng tác bảo vệ trị nội bộ, công tác bảo vệ quan, công tác bảo hộ lao động - Phối hợp với khoa, phịng tổ chức sinh hoạt văn hóa, tư tưởng cho người bệnh Phổ biến, kiểm tra việc thực chế độ sách Nhà nước người bệnh - Cùng với quần chúng tổ chức đạo phong trào thi đua Viện Tổ chức việc học tập trị, văn hóa nâng cao y đức cho thành viên Viện - Tổ chức quản lý thực cơng tác hành bao gồm: + Công văn đi, đến, hệ thống lưu trữ quản lý hồ sơ tài liệu + Vi tính, đánh máy, tiếp khách, tổ chức hội nghị - Chịu trách nhiệm công tác an ninh trật tự , có kế hoạch phịng chống cháy nổ Viện - Tổ chức thành viên phòng học tập để nâng cao trình độ b, Phó phịng Thực theo phân cơng, ủy quyền Trưởng phịng Phụ trách nhân Viện Cung cấp thông tin, giải xử lý chuyên môn nghiệp vụ đề xuất ý kiến với Trưởng phòng Phối hợp với phòng ban khác Viện để giải cơng việc có liên quan Tham gia quản lý điều hành hoạt động văn phịng Báo cáo cơng việc thực cho Trưởng phòng 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG Chủ trương đạo ban lãnh đạo VKNATVSTPQG việc ứng 14 dụng ISO 9001:2008 2.2.1 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Một nhiệm vụ quan trọng cơng tác văn phịng việc soạn thảo ban hành văn Soạn thảo ban hành văn việc trao đổi thông tin, giải công việc Do đặc thù công việc kiểm nghiệm mẫu để xem mức độ an tồn vệ sinh đạt hay khơng đạt, phịng Tổ chức - Hành ln phải trả lời cơng văn đăng kí kiểm nghiệm số lượng ban hành văn lớn, hàng năm VKN ban hành 5254 văn Các văn viện ban hành gồm văn hành cá biệt văn hành thơng thường: định, cơng văn, báo cáo, hợp đồng,… Trước chưa áp dụng ISO vào công tác soạn thảo ban hành văn gặp nhiều vấn đề: văn chưa mẫu hóa dẫn đến việc sai thể thức quy trình ban hành, lỗi tả nhiều chất lượng văn chưa cao Từ ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hạn chế nhiều bất cập trên, số lượng chất lượng văn ngày cao Ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn VKNATVSTPQG thể qua quy trình sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo - Phân công soạn thảo VB Xác định tính chất, tầm quan trọng VB Chọn tên loại cho VB Thu tập thông tin Xử lý thông tin Xây sựng đề cương Bước 2: Xây dựng dự thảo VB - Kiểm tra tả, kĩ thuật trình bày VB - Lấy ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Bước 3: Duyệt thảo - Thủ trưởng quan duyệt nội dung - Chánh văn phịng duyệt thể thức - Người có thẩm quyền kí ban hành VB sau nhận chữ kí nháy 15 Bước 4: Hồn thiện thủ tục hành - Ghi số, ngày tháng năm Đăng kí VB Nhân bản, đóng dấu Làm thủ tục phát hành Lưu VB 2.2.2 Ứng dụng ISO 9001:2008 quản lý văn đến Quản lý văn đến thực quy quy trình sau: - Tiếp nhận văn đến Đăng kí văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi đôn đốc văn đến Các VB đến đăng kí theo trình tự ghi vào sổ riêng nhập liệu máy tính để dễ dàng kiểm soát tra cứu bảo quản, lưu trữu tốt Việc thực quản lý văn đến theo quy trình giúp cho cơng tác quản lý chặt chẽ hơn, quy trình phân công rõ ràng, rõ trách nhiệm cá nhân, phận từ nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, công nhân viên; công việc xử lý kịp thời, tránh ùn tắc đem lại hiệu cao Việc quản lý văn đến giúp cho công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ quan thực tốt hơn, hạn chế tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bên cạnh mặt đạt ứng dụng ISO quản lý văn đến tồn đọng số vấn đề như: - Văn đến không chuyển cho phận văn thư để vào sổ mà chuyển đến ban lãnh đạo - Một số cán công nhân viên không thực theo trách nhiệm mình, đùn đẩy cơng việc cho người khác - Tiến độ giải công việc chưa sát sao, nhiều trường hợp bị chậm tiến độ 2.2.3 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện Quy trình tổ chức kiện VKNATVSTPQG chia làm năm phần: Phần một: Xác định mục tiêu kiện - Sự kiện tổ chức nhằm mục đích 16 - Ai người đứng đầu kiện - Kiểm tra danh sách mục tiêu trước tổ chức kiện Phần hai: Xác định nội dung tổ chức kiện - Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự - Nội dung trình tự - Chi phí dự trù Phần ba: Lên chương trình - Phân cơng cơng việc, trách nhiệm - Trình Ban giám đốc duyệt Phần bốn: Tiến hành tổ chức kiện - Kiểm tra giám sát suốt trình diễn kiện - Xử lý tình phát sinh ngồi kế hoạch Phần năm: Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức kiện - Biên nghiệm thu, đánh giá, rút kinh nghiệm - Quyết tốn chi phí tổ chức kiện - Kiểm tra hồ sơ tổ chức kiện đưa vào lưu trữ Ứng dụng ISO tổ kiện đem lại hiệu quả: - Giúp cho trình tổ chức khoa học, tránh cố, rủi ro trình thực - Nâng cao ý thức, trách nhiệm cán nhân viên tham gia - Tiết kiệm chi phí - Tổ chức kiện hoàn thành theo kế hoạch, hiệu cao Bên cạnh gặp bất cập việc mẫu hóa quy trình thực làm giảm sáng tạo tổ chức kiện tạo nhàm chán, dập khuôn 2.2.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác quản lý, kiểm sốt tài liệu Việc bảo mật thơng tin vô quan trọng đơn vị nghiệp thơng tin mang tính bí mật, tầm nhìn chiến lược Trước chưa ứng dụng ISO việc quản lý, kiểm sốt tài liệu gặp nhiều khó khăn: bị thất lạc tài liệu, rị rỉ thơng tin trình bảo quản chuyển giao tài liệu; tinh thần trách nhiệm cán nhân viên không cao; trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ không đáp ứng yêu cầu Từ ứng dụng ISO 9001:2008 vào việc quản lý kiểm sốt tài liệu 17 dễ dàng Tất tài liệu lưu trữ đảm bảo tính bảo mất, thiết bị bảo quản tốt, chất lượng; ý thức trách nhiệm nhân viên cao 2.2.5 Ứng dụng ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân Công tác quản lý nhân VKNATVSTPQG ứng dụng ISO 9001:2008 việc xây dựng quy trình để quản lý nhân việc xây dựng biểu mẫu Người thực (1) Quy trình: Quy trình (2) Tài liệu/ hồ sơ (3) Biểu mẫu (4) Ghi (5) Trước tuyển dụng: - Nhu cầu tuyển dụng - Lên kế hoạch tuyển dụng - Tiến hành tuyển dụng qua phương tiện Trong tuyển dụng: - Tiếp nhận hồ sơ kèm vấn sơ Phỏng vấn kiểm tra kĩ Làm thủ tục nhận thử việc Thử việc Làm thủ tục tiếp nhận thức Sau tuyển dụng - Kí hợp đồng lao động Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân Quyết định mức lương, làm BHYT, BHXH Quyết định khen thưởng, kỉ luật, thăng chức, hạ chức, chế độ đãi ngộ - Lưu hồ sơ Quản lý nhân theo ISO giúp cho việc tuyển dụng quản lý nhân dễ dàng hơn, có nhiều lựa chọn nhân sự, tránh tình trạng ơng cháu cha có nhiều nhân lực có trình độ kĩ tốt 2.2.6 Ứng dụng ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc Trong hoạt động kiểm sốt cơng việc, VKNATVSTPQG ứng dụng ISO 9001:2008 đem lại thuận lợi đáng kể: - Tất công việc thực theo quy trình định sẵn làm rút ngắn thời gian thực cơng việc, hồn thành tiến độ, chi phí 18 hạn chế tối đa - Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra giám sát việc thực cơng việc có ý kiến đạo lúc - Dễ dàng phát sai sót, phát sinh q trình làm việc nhanh chóng sửa chữa kịp thời - Cán cơng nhân viên làm việc khoa học có tinh thần trách nhiệm cao Tiểu kết: VKNATVSTPQG ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng đem lại hiệu tốt, nâng cao chất lượng, tiết kiệm thời gian, chi phí giúp cán cơng nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm 19 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 3.1 Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG 3.1.1 Thuận lợi VKNATVSTPQG ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tốt, đem lại hiệu cao Về người - Lãnh đạo hiểu - Nhân viên: + Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ từ thấy tầm quan trọng công việc phải làm + Tinh thần trách nhiệm nâng cao + Tăng kĩ làm việc nhóm, hỗ trợ, giúp đỡ làm việc + Nâng cao kĩ năng, nghiệp vụ Với công việc: - Đưa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng việc xây dựng quy trình, quy chuẩn làm việc khoa học, có - Tiết kiệm thời gian chi phí q trình thực cơng việc - Định hướng rủi ro, cố để từ tìm cách khắc phục cố, rủi ro làm việc - Hiệu công việc cao, tăng suất lao động - Các VB quy chuẩn hóa nên tránh sai sót thể thức nội dung trình bày, tiết kiệm thời gian có phom chuẩn - Q trình thực cơng việc dễ dàng 3.1.2 Khó khăn Bên cạnh mặt đạt cịn gặp phải số hạn chê: - Vẫn chưa có VB quy định rõ việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng - Nhiều VB khơng thể áp dụng theo mẫu - Các phận kết hợp làm việc dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm cho - Các trang thiết bị chưa đáp ứng với yêu cầu tiêu chuẩn đề ra: 20 nhiều máy móc cũ, suất thiếu khơng đủ để đảm bảo làm việc nhanh chóng 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG 3.2.1 Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đắn vai trò quan trọng việc ứng dụng ISO hoạt động văn phòng Lãnh đạo phải biết ISO 9001:2008 sau hiểu để người tiên phong việc đầu việc ứng dụng Nhận biết tầm quan trọng ISO văn phịng giúp cho tính tinh thần trách nhiệm thúc đẩy lòng yêu nghề người Lãnh đạo người quan trọng việc ứng dụng ISO có câu nói: “Đầu xi đuôi lọt”, lãnh đạo phải chủ động làm việc theo ISO cán nhân viên học tập thực để tiêu chuẩn diễn theo trình tự khoa học, mang lại hiệu cao 3.2.2.Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tun truyền cơng tác văn phịng Để việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phổ biến rộng rãi áp dụng có hiệu cần phải tun truyền, thơng báo đến tồn cơng ty biết quy trình lợi ích đem lại Có nhiều hình thức để tun truyền: qua phương tiện truyền thông loa phát Viện hay chiếu tivi cách sảnh lớn; qua họp, tọa đàm,,… liên kết sở đào tạo nghiệp vụ văn phòng đơn vị tư vấn ứng dụng ISO Các hoạt động tuyên truyền diễn vừa làm tăng thêm hiểu biết tiêu chuẩn vừa gắn kết đơn vị thực hiện, giúp đỡ lẫn công việc 21 3.2.3 Ban hành văn hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định ứng dụng ISO cách chi tiết, cụ thể Nhiệm vụ văn phòng tham mưu cho ban lãnh đạo văn quy định, nội quy, quy chế quan Vì thế, phịng TC- HC cần ban hành VB hướng dẫn quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định ứng dụng ISO để lấy làm sở pháp lý cho tất cán công nhân viên thực Tiếp tục chỉnh sửa hồn thiện quy trình làm việc Lãnh đạo phòng cần quan tâm, ý quy trình làm việc: loại bỏ bước khơng cần thiết, tránh rườm rà, cầu kì, lệ thuộc, tốn thời gian phát huy mạnh trình làm việc để tăng suất hiệu công việc Quy trình làm việc cần ngắn gọn, dễ hiểu đầy đủ bước cần thiết 3.2.4 Bổ sung nhân chun mơn làm việc văn phịng Văn phịng hoạt động hiệu nhờ có nguồn nhân lực có chun mơn, kĩ nghiệp vụ tốt Hiện tại, phịng TC-HC chưa có đủ nhân viên để thực tốt cơng việc cần tuyển dụng, bổ sung thêm nguồn nhân lực có chun mơn cao, đầy đủ kĩ cần có văn phịng đặc biệt biết ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng việc Nguồn nhân lấy từ phòng ban khác Viện tuyển dụng từ bên vào 3.2.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phịng Cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc sở để việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng hiệu Viện nên cần tu sửa, sửa chữa thiết bị hỏng hóc mua sắm trang thiết bị đại tiên tiến để công việc diễn tốt hơn, đem lại hiệu cao giảm thời gian, chi phí sử dụng máy cũ Áp dụng cơng nghệ thơng tin vào văn phịng việc cần thiết quan trọng 3.2.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá ứng dụng ISO công tác văn phòng Việc kiểm tra, đánh giá ứng dụng ISO cơng tác văn phịng giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình thực ứng dụng ISO 9001:2008 có 22 diễn tốt theo quy trình, trình tự Và biết trục trặc, lỗi kĩ thuật từ giai đoạn để công việc bị trì trệ, tốn thời gian từ nhanh chóng đưa giải pháp để khắc phục hiệu Việc kiểm tra, đánh giá giúp lãnh đạo thêm hiểu rõ nhân viên làm việc sao, có trách nhiệm để có cách cư xử đắn 3.2.7 Xây dựng chế độ khen, thưởng công tác ứng dụng ISO VKNATVSTPQG cần đưa chế độ khen thưởng công tác ứng dụng ISO để khích lệ, tạo động lực cho nhân viên Khi có mục tiêu rõ ràng, nhân viên tâm, ganh đua làm việc thật tốt để nhận giải thưởng Lúc tinh thần làm việc hang say, khơng cịn làm với tinh thần làm trách nhiệm 3.2.8 Nhà nước cần thể rõ vai trị việc ứng dụng ISO quan, doanh nghiệp Nhà nước cần quan tâm việc tuyên truyền, khích lệ sơ quan, tổ chức thực ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Tiểu kết: Trên quan điểm cá nhân việc đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng VKNATVSTPQG Tơi nêu vài biện pháp nhằm việc ứng dụng ISO hoàn thiện hơn, đạt hiệu cao 23 PHẦN KẾT LUẬN Cơng tác văn phịng hoạt động quan trọng quan, tổ chức Nó đầu não quan Vì cần đảm bảo cơng tác văn phịng phải họat động thật tốt phát triển mạnh để quan, tổ chức phát triển theo VKNATVSTPQG hiểu điều nên ln tìm cách để cơng tác văn phịng ln diễn tốt Vì vậy, Viện chọn ISO 9001:2008 giải pháp tối ưu cho việc phát triển cơng tác văn phịng Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng đem lại thành tựu to lớn: rút ngắn thời gian hoàn thành tất VB mẫu hóa, cơng việc thực theo quy trình định sẵn.; lường trước vấn đề phát sinh trình thực để có giải pháp nhanh chóng kịp thời không bị gián đoạn công việc Tuy nhiên, q trình thực cịn tồn số vấn đề, xin mạnh dạn đưa vài ý kiến đóng góp nhằm giải nhược điểm, phát huy ưu điểm Tôi mong với ý hiến đóng góp giúp cho việc ứng dụng ISO 9001:2008 VKNATVSTPQG ngày hoàn thiện đem hiệu cao 24 ... HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM QUỐC GIA 3.1 Đánh giá nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng... chuẩn ISO cụ thể ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng nội dung, vai trị quy trình thực CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN KIỂM NGHIỆM AN TOÀN VỆ SINH THỰC PHẨM... chung ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm Quốc gia Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008