Thực trạng của việc áp dụng ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Đối tượng nghiên cứu. 1 5. Phạm vi nghiên cứu. 1 6. Phương pháp nghiên cứu. 1 7. Cấu trúc đề tài. 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG 3 1.1. Văn phòng và một số vai trò của văn phòng. 3 1.1.1. Văn phòng là gì. 3 1.1.2. Một số vai trò của văn phòng. 3 1.2. Khái quát về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 3 1.2.1. Chất lượng 3 1.2.2. Quản lý chất lượng. 4 1.2.3. Hệ thống quản lý chất lượng. 4 1.2.4. Các nguyên tắc quản lý chất lượng. 5 1.2.5. Vai trò của quản lý chất lượng. 5 1.3. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. 5 1.4. Khái quát về ứng dụng ISO 9001:2008. 6 1.4.1. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 6 1.4.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 7 1.4.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 8 1.4.4. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 8 CHƯƠNG 2: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, YÊU CẦU VÀ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11 2.1. Mục đích, ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 11 2.2. Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 13 2.3. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 15 2.3.1. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo văn bản. 16 2.3.2. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý văn bản đến 19 2.3.3. Thực trạng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với kiểm soát tài liệu và kiểm soát công việc 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GIÚP CƠ QUAN DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG HIỆU QUẢ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 ĐỂ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG LÀM VIỆC 24 3.1. Nhận xét, đánh giá. 24 3.1.1. Ưu điểm. 24 3.1.2. Nhược điểm. 24 3.1.3. Nguyên nhân. 24 3.2. Giải pháp nâng cao. 24 C. KẾT LUẬN. 26 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27  

LỜI CAM ĐOAN

Bài tiểu luận là kết quả của quá trình em nghiên cứu đề tài “ Mục đích, ýnghĩa, yêu cầu của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Đềxuất các kiến nghị để các cơ quan, doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả tiêu chuẩn này

để cải tiến chất lượng làm việc” Đề tài này được hoàn thành ngay sau khi kết thúcmôn học, dựa vào kiến thức được học tại trường, đồng thời dựa vào một số tài liệu

em tham khảo được trên internet, trên sách và quá trình khảo sát thực tế Em xincam đoan những thông tin trong bài là có thật và do em tự mình nghiên cứu

LỜI CẢM ƠN

Để có được kết quả này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệttình chu đáo của giảng viên bộ môn – cô : Đinh Thị HảiYến Dưới sự hướng dẫncủa cô em đã có thêm những kiến thức sâu sắc về môn “Ứng dụng bộ tiêuchuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng” để hoàn thành bài của mình đúngthời hạn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Đối tượng nghiên cứu 1

5 Phạm vi nghiên cứu 1

6 Phương pháp nghiên cứu 1

7 Cấu trúc đề tài 2

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG 3

1.1 Văn phòng và một số vai trò của văn phòng 3

1.1.1 Văn phòng là gì 3

1.1.2 Một số vai trò của văn phòng 3

1.2 Khái quát về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 3

1.2.1 Chất lượng 3

1.2.2 Quản lý chất lượng 4

1.2.3 Hệ thống quản lý chất lượng 4

1.2.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng 5

1.2.5 Vai trò của quản lý chất lượng 5

1.3 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 5

1.4 Khái quát về ứng dụng ISO 9001:2008 6

1.4.1 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6

1.4.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 7

1.4.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng .8

1.4.4 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn

phòng .8

CHƯƠNG 2: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, YÊU CẦU VÀ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11

2.1 Mục đích, ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 11

2.2 Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 13

2.3 Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 15

2.3.1 Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo văn bản 16

2.3.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý văn bản đến .19 2.3.3 Thực trạng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với kiểm soát tài liệu và kiểm soát công việc 23

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GIÚP CƠ QUAN DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG HIỆU QUẢ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 ĐỂ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG LÀM VIỆC 24

3.1 Nhận xét, đánh giá 24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Nhược điểm 24

3.1.3 Nguyên nhân 24

3.2 Giải pháp nâng cao 24

C KẾT LUẬN 26

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, ở một số cơ quan tổ chức nhà nước, đặc biệt là các công tydoanh nghiệp còn chưa hiểu rõ về mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của việc ứng dụngISO 9001 : 2008 trong công tác văn phòng

Hơn nữa, là sinh viên chuyên ngành khoa quản trị văn phòng của trườngĐại học Nội vụ Hà Nội nên em rất quan tâm tới vấn đề này Tìm hiểu đề tài này

sẽ giúp em có thêm kiến thức trang bị cho mình sau khi ra trường

2 Lịch sử nghiên cứu

Trong các văn phòng của một cơ quan, tổ chức bất kỳ không thể thiếubóng dáng của các quy tắc, quy chuẩn, quy trình làm việc Chính vì vậy mà rấtnhiều người đã nghiên cứu và làm sáng tỏ hơn về vai trò của nó

3 Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu

Làm sáng tỏ và hoàn thiện hơn về mục đích,ý nghĩa, yêu cầu của việc ứngdụng ISO 9000:2008 trong công tác văn phòng

Khảo sát, tìm hiểu và đưa ra các quan điểm làm sáng tỏ vấn đề nghiêncứu

4 Đối tượng nghiên cứu.

Tìm hiểu về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănphòng tại các cơ quan doanh nghiệp, thực trạng và giải pháp

5 Phạm vi nghiên cứu.

 Thời gian: Từ ngày 27 tháng 4 đến ngày 03 tháng 5 năm 2017

 Không gian: văn phòng các cơ quan doanh nghiệp

6 Phương pháp nghiên cứu.

Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Tham khảo các bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp của các anhchị khóa trước

- Đọc, trích dẫn giáo trình và các tài liệu khác

- Khảo sát thực tế tại một số văn phòng cơ quan, đặc biệt là văn phòng cơquan em đã tham gia thực tập

- Nghiên cứu tài liệu.

7 Cấu trúc đề tài.

Bài tiểu luân gồm những phần sau:

A Phần mở đầu

B Phần nội dung

Chương 1: Lý luận chung

Chương 2: Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và thực trạng của việc áp dụng ứngdụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng

Chương 3: Giải pháp giúp các cơ quan, doanh nghiệp ứng dụng hiệu quảtiêu chuẩn ISO 9001:2008 để cải tiến chất lượng làm việc

C Phần kết luận

D Tài liệu tham khảo

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG 1.1 Văn phòng và một số vai trò của văn phòng.

1.1.1 Văn phòng là gì.

Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là nơi làm việc, còn theo nghĩa rộng thì đó

là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan Tùy theo loại hình hoạt động,quy mô và tổ chức cơ quan mà văn phòng có thể nhận lãnh các trách nhiệm khácnhau

1.1.2 Một số vai trò của văn phòng.

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chứcnăng chính của cơ quan do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vaitrò chủ yếu của văn phòng là:

 Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạtđộng của cơ quan

 Cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chínhsách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

 Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật(chỉ tiêu, định mức, quy trình,…)

 Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năngtrong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v…

1.2 Khái quát về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng

1.2.1 Chất lượng

 Chất lượng là quẩn thể, những tính chất đặc tính cơ bản của sự vật, sựviệc, từ đó cho thấy sự vật, sự việc này phân biệt với sự vật, sự việc khác – Theo

từ điển tiếng việt phổ thông

 Hoặc “ Chất lượng là khả năng thỏa mãn nhu cầu của thị trường với chiphí thấp nhất” – Theo giáo sư Kaoru Ishikawa

 Hoặc “ Chất lượng là sự phù hợp với mục đích sử dụng hay sự thỏamãn của khách hàng” – Theo tiến sĩ Eward Deming

 Theo tiêu chuẩn ISO 9000 “ Chất lượng là mức độ mà một tập hợpcác tính chất, đặc trưng của thực thể có khả năng thỏa mãn những nhu cầu đãnêu ra hay tiềm ẩn” Do tác dụng thực tế của nó nên định nghĩa này được chấpnhận một cách rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế hiện này.

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tậphợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trìnhtheo xu hướng cải tiền nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng

1.2.2 Quản lý chất lượng.

Khái niệm quản lý chất lượng đã có nhiều tác giả quan tâm và được nhiều

tổ chức nghiên cứu

“Quản lý chất lượng là quá trình nghiên cứu, triển khai, thiết kế sản xuất

và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất chongười tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng” – TheoGS.TS Kaoru Ishikawa

1.2.3 Hệ thống quản lý chất lượng.

Theo TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợpcác yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức vềchất lượng” Hiểu một cách đơn giản nhất Hệ thống quản lý chất lượng là hệthống quản trị có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, của từng thànhviên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cáchthức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động Hệ thốngquản lý chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và chức năngquản trị chất lượng

Hệ thống quản trị chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm:

 Cơ cấu tổ chức

 Các quá trình liên quan đến chất lượng, sản phẩm và dịch vụ

 Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp

 Nguồn lực: bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng

Theo tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa thì: “ Hệ thống quản lý chất lượngbao gồm các yếu tố: cơ cấu tổ chức, các quy định mà tổ chức tuân thủ, các quá

Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống như Hệ thống quản lý nhânlực, Hệ thống quản lý tài chính Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệthống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác

1.2.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng.

Khi thực hiện quản lý chất lượng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

 Quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng;

 Coi trọng con người trong quản lý chất lượng;

 Thực hiện đồng bộ toàn diện;

 Phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo và cải tiến chấtlượng;

 Phải đảm bảo tính quá trình;

 Phải đảm bảo nguyên tắc kiểm tra;

 Phải đảm bảo nguyên tắc cải tiến liên tục

1.2.5 Vai trò của quản lý chất lượng.

 Giữ vai trò trong công tác quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh

 Có vai trò quan trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp: đảm bảo nângcao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tiết kiệm lao động cho xã hội, sử dụng hợp lýnguồn tài nguyên và các công cụ lao động

 Có vai trò quan trọng đối với người tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ: khi

sử dụng sản phẩm có chất lượng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng

Vì vậy, khi thực hiện tổ chức quản lý chất lượng thì doanh nghiệp phải coiđây là vấn đề sống còn để không ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngàycàng cao của khách hàng

1.3 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầuvào năm 1987, được sửa đổi 3 lần năm 1994, năm 2000, năm 2008 ISO 9000 là

bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong lĩnhvực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống

quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Và được áp dụng chohình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.

Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo ranhững quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổi thương mại được dễ dànghơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới vấn đề kỹthuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:

 ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng

 ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu

 ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức

 ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý

Hiện nay có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015 Như vậy, kể từ ngàyban hành cho đến nay gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua 4 lần soát xét lầnlượt từ năm 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất hiện một phiênbản mới tương đương với năm ISO tổ chức soát xét

1.4 Khái quát về ứng dụng ISO 9001:2008.

1.4.1 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ nănglực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng vàcác yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:

 Nhóm 1 Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:

+ Các yêu cầu chung

+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu

 Nhóm 2 Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:

+ Cam kết của lãnh đạo

+ Hướng dẫn vào khách hàng

+ Chính sách chất lượng

+ Hoạch định

+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin

+ Xem xét của lãnh đạo

 Nhóm 3 Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm:

+ Cung cấp nguồn lực

+ Nguồn nhân lực

+ Cơ sở hạ tầng

+ Môi trường làm việc

 Nhóm 4 Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:

+ Hoạch định việc tạo sản phẩm

+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng

+ Thiết kế và phát triển

+ Mua hàng

+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ

+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

 Nhóm 5 Yêu cầu về giám sát và cải tiến gồm:

+ Các yêu cầu chung

+ Theo dõi và đo lường

+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

+ Phân tích dữ liệu

+ Cải tiến

1.4.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, doanh nghiệp chịu khá nhiều sức

ép từ các phía: Cạnh tranh về mức giá; cạnh tranh về thương hiệu, chất lượng;các quy định của thị trường trong và ngoài nước; các quy định của pháp luật; cácyêu cầu của khách hàng Hơn nữa, mục tiêu của doanh nghiệp là tồn tại và pháttriển Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp cần phải bán được hàng hóa vàdịch vụ Và để bán được hàng hóa , dịch vụ thì doanh nghiệp cần phải đáp ứngđược yêu cầu của khách hàng Điều này khiến các doanh nghiệp ở Việt Namphải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiệu quả làm việc lên hàng đầu Do đó, việc

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 trong hoạt động sản xuất ,

kinh doanh cũng như trong công tác văn phòng tại các doanh nghiệp là việc làmthực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc.

1.4.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫnnghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõđược trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào các quy trình, đồng thời cũngthỏa mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO

1.4.4 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.

Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải trải qua 3 giai đoạn và

8 bước

 Giai đoạn 1: Chuẩn bị, phân tích tình hình và hoạch định

+ Cam kết của lãnh đạo

+ Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện

+ Chọn tổ chức tư vấn ( nếu cần)

+ Đào tạo để nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩnISO 9001:2008

+ Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện

 Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện hiệu quả chất lượng

+ Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng

+ Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

+ Đánh giá chất lượng nội bộ

+ Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động

 Giai đoạn 3: chứng nhận

+ Đánh giá trước chứng nhận

+ Hành động khắc phục

+ Chứng nhận

+ Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại

+ Duy trì, cải tiến, đổi mới

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đối với doanh nghiệp sẽ được chia thành 8bước cụ thể như sau:

 Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng

+ Thấy được ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng

+ Lãnh đạo doanh nghiệp định hướng các hoạt động của hệ thống, xácđịnh mục tiêu, phạm vi áp dụng

 Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008

+ Thành lập ban chỉ đạo ISO 9001:2008 tại doanh nghiệp gồm đại diệnlãnh đạo và đại diện các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO9001:2008

+ Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trongviệc chỉ đạo áp dụng ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt độngchất lượng

 Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp

+ Xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêucầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008

+ Xác định yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã

có, mức độ áp dụng đến đâu và các hoạt động nào chưa có, từ đó xây dụng kếhoạch chi tiết để thực hiện

+ Sau khi đánh giá thực trạng, doanh nghiệp có thể xác định được những

gì cẩn thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn

 Bước 4: Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO9001:2008

+ Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thựctrạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cần xâydựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn

 Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

+ Doanh nghiệp cần áp dụng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệuquả của hệ thống

+ Doanh nghiệp cần thực hiện:

- Phổ biến cho tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức vềISO 9001:2008

- Hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện cácquy trình, thủ tục đã được viết ra

- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào, thực hiện đúng chức năng,nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả

- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề racác hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp

 Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

+ Đánh giá nội bộ nhằm xem xét được xây dựng, thực hiện, duy trì và cóhiệu lực, đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra, từ đó dưa ra các biện pháp khắcphục hoặc cải tiến

+ Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

+ Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựachọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng nhận

+ Đánh giá trước chứng nhận: Việc đánh giá trước chứng nhận có thể dochính doanh nghiệp thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện

 Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận được doanh nghiệp lựa chọn tiến hành đánh giáchứng nhận chính thức của doanh nghiệp Nếu phù hợp, doanh nghiệp được cấpchứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008

 Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

Tại bước này doanh nghiệp cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tạiphát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêucầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng của doanh nghiệp

 Tiểu kết: Qua đây cho ta thấy rõ về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ

thống quản lý chất lượng, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Đặc biệt, hiểu rõ được về bộtiêu chuẩn ISO 9001:2008 – nội dung trọng tâm của đề tài nghiên cứu.

CHƯƠNG 2: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, YÊU CẦU VÀ THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG 2.1 Mục đích, ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khácnhau tùy theo yêu cầu của mỗi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc ápdụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số cơ quan hành chính, các tổ chức,doanh nghiệp trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệp áp dụng của cácnước như Malaysia, Singapo,Ấn độ,… chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một sốvai trò, ý nghĩa cơ bản trong tổ chức như sau:

 Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đều được thiết lậpcác quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hoặc cá nhân Quytrình xử lý công việc cho các cơ quan, tổ chức hầu hết được tiêu chuẩn hóa theocách khoa học, hợp lý, đúng luật và theo quy tắc một cửa

 Một trong những nguyên tắc khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làcác cơ quan tổ chức phải minh bạch và công khai hóa quy trình, thủ tục xử lýcông việc cho tổ chức và công dân (hoặc khách hàng) Điều này đã tạo điều kiệnthuận lợi cho người dân cơ hội kiểm tra

 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được các

cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thểđảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu chung Từ đó, lãnh đạo cơ quan, doanhnghiệp kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức củamình để chỉ đạo kịp thời

 Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụtheo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn

 Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướngdẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc