Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 90012008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của tập đoàn điện lực việt nam

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Cấu trúc đề tài: 2 CHƯƠNG 1. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3 1.1. Quản lý chất lượng 3 1.1.1. Khái niệm quản lý chất lượng: 3 1.1.2. Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: 3 1.2. Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3 1.2.1. Khái niệm 3 1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 4 1.2.3. Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng: 4 1.2.4. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 6 1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 7 1.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản: 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 8 2.1. Sơ lược về Tập đoàn Điện Lực Việt Nam 8 2.2. Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam: 11 2.2.1. Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực: 11 2.2.2. Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng: 11 2.2.3. Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn. 12 2.2.4. Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng 12 2.2.5. Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống 13 2.2.6. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận 13 2.3. Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản: 14 2.3.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản 14 2.3.2. Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. 15 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM. 23 3.1. Ưu điểm: 23 3.2. Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân 23 3.3. Các giải pháp 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cám ơn giảng viên Đinh Thị Hải Yến – khoa Quản trịvăn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và hướng dẫn học phầnỨng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản trị văn phòng, để tôi cóthể hoàn thành tốt đề tài này.Có thể nói đề tài là sự cố gắng nỗ lực của bản thântôi.Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế nên thiếu sót là điều không thể tránhkhỏi.Kính mong có thể nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận nàydựa trên cấc kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu.Nội dung của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu

từ các nguồn sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệutham khảo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu: 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích nghiên cứu: 2

5 Phương pháp nghiên cứu: 2

6 Cấu trúc đề tài: 2

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3

1.1 Quản lý chất lượng 3

1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng: 3

1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: 3

1.2 Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3

1.2.1 Khái niệm 3

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 4

1.2.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng: 4

1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 6

1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 7

1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản: 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 8

2.1 Sơ lược về Tập đoàn Điện Lực Việt Nam 8

2.2 Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam: 11

2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực: 11

2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:.11 2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn 12

2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng 12

2.2.5 Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống 13

2.2.6 Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận 13

2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản: 14

2.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản 14

2.3.2 Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam 15

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 23

3.1 Ưu điểm: 23

3.2 Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân 23

3.3 Các giải pháp 24

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

PHỤ LỤC 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản

lý, chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của củamỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng trong hệthống của cơ quan tổ chức, đặc biệt của các cơ quan nhà nước, là đầu mối giaodịch, xử lý thông tin giữa các cơ quan tổ chức

Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tácvăn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức đặc biệt có ý nghĩa hơn đối với những cơ quan, tổ chức có quy

mô lớn Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý,điều hành của cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin chohoạt động quản lý, đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản

Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong côngtác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng Do vậy việc ápdụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thốngquản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin

Điều quan trọng không hẳn là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào

mà là HTQLCL phải áp dụng như thế nào để đảm bảo có hiệu lsực, phù hợp vànhất quán, qua đó sẽ góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt được kết quả tin cậyphù hợp với mục tiêu chiến lược đề ra và duy trì được niềm tin của khách hàng

Áp dụng HTQLCL sẽ giúp tổ chức kiểm soát một cách có hệ thống vàminh bạch các quá trình cung cấp thông tin Trong đó, tính minh bạch và cáctrách nhiệm giải trình là điều đặc biệt quan trọng giúp các cơ quan đạt được sựtín nhiệm và tin cậy đối với khách hàng của mình

Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam”

2 Lịch sử nghiên cứu:

Đề tài ISO trong hiện cũng được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu:

- Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003)

- Quản lý chất lượng và ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997)

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo, banhành văn bản tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam

- Phạm vi: Tập đoàn và các đơn vị liên quan

4 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạnthảo và ban hành văn bản

5 Phương pháp nghiên cứu:

- Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu

- Kế thừa các nghiên cứu trước

- Tổng hợp thông tin

6 Cấu trúc đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và banhành văn bản của tập đoàn Điện lực Việt Nam

Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong côngtác soạn thảo và ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

7.

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Quản lý chất lượng

1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng:

Quản lý chất lượng là những hoạt động chức năng quản lý chung để nhằmxác định chính sách chất lượng, mục đích chất lượng và thực hiện chúng bằngnhững phương tiện như lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến trongkhuôn khổ của hệ thống chất lượng

1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng:

Hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các yếu tố liên quan và tươngtác để lập chính sách và mục tiêu chất lượng và đạt được mục tiêu đó

Tập hợp trên bao gồm các yếu tố:

- Cơ cấu tổ chức

- Các quá trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Các quy tắc điều hành tác nghiệp

- Nguồn lực bao gồm: cơ sở hạ tầng, nhân lực

1.2 Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

1.2.1 Khái niệm

ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch

là “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.

ISO là tổ chức phi chính phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở tại Geneva,

Thụy Sỹ gồm 163 quốc gia thành viên (Việt Nam là thành viên chính thức năm1977)

Nhiệm vụ: Ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần như tất cả các

ngành từ công nghiệp, an toàn thực phẩm, nông nghiệp và y tế,…và liên quanđến hầu hết mọi lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, con người,…)

ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành ra hơn 20.000 tiêuchuẩn

ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thốngquản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành chotất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp rất lớn như các tập đòan đaquốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người MộtDoanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duytrì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản

lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quảnguồn lực hiện có

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008

Mục đích:

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lýchất lượng cho tổ chức:

- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đếnsản phẩm

- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng vàduy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việcduy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với cácyêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm

Ý nghĩa:

- Cải thiện hình ảnh và duy trì niềm tin của công dân, khách hàng

- Tăng cường tính minh bạch, công khai trong quá trình cung cấp sảnphẩm, dịch vụ

- Giảm chi phí khắc phục, sửa sai trên cơ sở chủ động phòng ngừa sai lỗingay từ đầu

- Nền tảng cho việc cải tiến thường xuyên

- Nâng cao nhận thức của những người thực hiện công việc

1.2.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng:

- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình

Hệ thống các văn bản mô tả quy trình quản lý chất lượng phải viết mộtcách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều kiệnthực tế.

- Yêu cầu về con người:

Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết địnhcủa mọi cơ quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có sự tham gia tích cực tự giác củatất cả các đối tượng có liên quan Khi ban hành các quy trình áp dụng ISO, tất cảcác đối tượng phải thực hiện theo đúng như các mô tả đã được biên soạn và phêduyệt, phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng

- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất:

Công tác hành chính ngày nay không còn đơn thuần là nghề bàn giấy mộtcách đơn thuần, các yếu tố công nghệ thông tin góp phần quan trọng trong côngtác hành chính ngày càng hiện đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vàocông tác hành chính cũng đòi hỏi những trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đahiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp:

Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọiloại hình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho mọiquy mô hoạt động Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bámsát quy mô, cơ cấu của tổ chức để tối ưu hóa các khâu công việc để tạo đượchiệu quả cao nhất, phát huy tối đa nhất nguồn lực của tổ chức

- Yêu cầu đảm bảo tính công khai minh bạch

Trong quá trình áp dụng ISO trong công tác văn phòng, sự công khaiminh bạch thể hiện ở chỗ các tài liệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phảiphổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng thậm chí trong toàndoanh nghiệp

- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống nhất bất cứmột cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng nói

chung để cải thiện chất lượng công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc này Sựthống nhất về tư duy, phương pháp làm việc là cơ sở dẫn đến sự thành công của

tổ chức, tạo guồng máy làm việc trôi chảy, chính xác

- Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục:

Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng phải đảm bảo tínhliên tục vì nếu như các doanh nghiệp áp dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quảmang lại không cao, thậm chí làm cho quá trình giải quyết công việc gặp nhiềukhó khăn hơn

Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng của

cơ quan, tổ chức được hiệu quả thì mỗi cơ quan cần phải xây dựng kế hoạch,những định hướng và nghiêm túc thực hiện, có như vậy việc ứng dụng ISOtrong công tác văn phòng mới đạt được kết quả cao

1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng:

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã

có, từ thực tế triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với các quyđịnh của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, xác định rõ được trách nhiệm của cánhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thảo mãn được yêu cầu của tiêuchuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đãtriển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các nghiệp vụ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản\

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý nhân sự

- Tổ chức sự kiện

- Kiểm soát tài liệu

- Kiểm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác

văn phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩnISO 9001:2008 trong xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi cà xử lý phảnhồi của khách hàng, đấu thầu,…

1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình tự cáccông việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản:

Cung cấp một phương pháp thống nhất trong việc soạn thảo các tài liệu

- Đảm bảo các tài liệu được triển khai áp dụng một cách nhất quán vềhình thức và cách trình bày

- Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa của tài liệu

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN

HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

2.1 Sơ lược về Tập đoàn Điện Lực Việt Nam

Tổng công ty Điện lực Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 562/QĐ-TTg ngày 10/10/1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở sắp xếp lại cácđơn vị thuộc Bộ Năng lượng; tổ chức và hoạt động theo Điều lệ ban hành kèmtheo Nghị định số 14/CP ngày 27/1/1995 của Chính phủ Ngày 22/6/2006, Thủtướng Chính phủ ra Quyết định số 147/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án thíđiểm hình thành Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Quyết định 148/2006/QĐ-TTG

về việc thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Đến ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định

số 975/QĐ-TTg về việc chuyển Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Namthành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc sở hữu Nhà nước

Ngày 06/12/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 205/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (Nghịđịnh có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2014) với một số nội dung chính như:

* Tên gọi:

- Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

- Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

- Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY

- Tên gọi tắt: EVN

* Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Tập đoàn Điện lực Việt Nam có ngành, nghề kinh doanh chính là: Sảnxuất, truyền tải, phân phối và kinh doanh mua bán điện năng; chỉ huy điều hành

hệ thống sản xuất, truyền tải, phân phối và phân bổ điện năng trong hệ thốngđiện quốc gia; xuất nhập khẩu điện năng; đầu tư và quản lý vốn đầu tư các dự ánđiện; quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu, cải tạo, nâng cấp thiết bịđiện, cơ khí, điều khiển, tự động hóa thuộc dây truyền sản xuất, truyền tải và

phân phối điện, công trình điện; thí nghiệm điện.

Thực hiện nhiệm vụ cung cấp điện cho nhu cầu phát triển kinh tế - xã hộicủa đất nước, EVN hiện có 3 tổng công ty phát điện (GENCO 1, 2, 3) thuộc lĩnhvực sản xuất điện năng, 5 tổng công ty điện lực kinh doanh điện năng đến kháchhàng là Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVN NPC),Tổng công ty Điện lựcmiền Trung (EVN CPC), Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC), Tổngcông ty Điện lực TP Hà Nội (EVN HANOI), Tổng công ty Điện lực TP Hồ ChíMinh (EVN HCMC) Phụ trách lĩnh vực truyền tải điện của Tập đoàn Điện lựcViệt Nam hiện nay là Tổng công ty Truyền tải điện quốc gia (EVN NPT), đượcthành lập trên cơ sở tổ chức lại 4 công ty truyền tải (Công ty Truyền tải 1, 2, 3,4) và 3 Ban quản lý dự án (Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc,Trung, Nam)

Địa chỉ liên hệ:

Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

- Trụ sở chính: Số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thànhphố Hà Nội

- Điện thoại: (+844)66946789

- Fax: (+844)66946666

- Website: http://www.evn.com.vn

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và điều hành Tập đoàn Điện lực Việt Nam

2.2 Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam:

2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực:

- Thành lập Ban chỉ đạo và Tổ giúp việc xây dựng và triển khai áp dụng

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 (sau đâygọi tắt là Ban chỉ đạo ISO) và Tổ giúp việc Ban chỉ đạo

- Ngoài thành phần Tổ giúp việc theo quyết định, mỗi đơn vị thuộc Ban

cử 01chuyên viên thực hiện công tác ISO; chuyên viên thực hiện công tác ISOcũng là chuyên viên thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính khi đượcBan chỉ đạo yêu cầu

- Xây dựng Kế hoạch triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng vào hoạt động của Tập đoàn, trong đó xác định phạm vi áp dụngtiêu chuẩn ISO gồm: Toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hànhchính của Tập đoàn, các hoạt động xử lí văn bản đến, văn bản đi; khen thưởng,

kỷ luật, nâng lương; bổ nhiệm cán bộ và các hoạt động khác

- Lựa chọn tổ chức tư vấn và tổ chức chứng nhận; ký hợp đồng với tổchức tư vấn và tổ chức chứng nhận; phối hợp với các tổ chức này trong quá trìnhxây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và trong việc đánh giá cấp Giấychứng nhận cho Tập đoàn, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí

2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng:

- Soạn thảo tài liệu, quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng để giảiquyết công việc của Tập đoàn

- Theo danh mục tài liệu và kế hoạch phân công soạn thảo quy trình đãđược Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt, tổ chức tư vấn sẽ làm việc với cáccán bộ được phân công để tư vấn cách thức xây dựng từng quy trình; các quytrình phải đảm bảo nội dung về chính sách-mục tiêu chất lượng, sổ tay chấtlượng, quy trình quản lý, quy trình tác nghiệp và quy trình hỗ trợ, các hướng dẫncông việc, các biểu mẫu

- Sau khi được soạn thảo, tổ chức tư vấn sẽ cùng Ban chỉ đạo ISO và Tổgiúp việc tổ chức hội thảo để hoàn thiện các tài liệu, quy trình trình Lãnh đạo cơquan phê duyệt ban hành áp dụng chính thức.

2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn.

- Sau khi các quy trình được Lãnh đạo Tập đoàn phê duyệt và ký Quyếtđịnh ban hành danh mục tài liệu, quy trình áp dụng ISO, tổ chức tư vấn sẽ cùngBan Chỉ đạo ISO của cơ quan tổ chức phổ biến bộ tài liệu quản lý và phươngpháp áp dụng cho từng bộ phận để giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân tại

cơ quan, đơn vị

- Trong thời gian áp dụng, trước khi đánh giá chứng nhận, tổ chức tư vấn

sẽ thường xuyên cùng Ban Chỉ đạo ISO của cơ quan tiến hành kiểm tra việc ápdụng, hướng dẫn và giải thích để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạthiệu quả cao nhất

2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

- Đào tạo đánh giá viên nội bộ: Đánh giá viên nội bộ cho cơ quan cần phảiđược tổ chức tư vấn đào tạo để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộtại đơn vị Đối tượng đào tạo là các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO, các thànhviên Tổ giúp việc Ban chỉ đạo, các công chức có liên quan đến việc áp dụng hệthống quản lý chất lượng (nếu có)

- Đánh giá viên nội bộ sau khi được đào tạo cần phải hiểu và tổ chứcnhuần nhuyễn hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệthống chất lượng lâu dài

- Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một thời gian thực hiện và sau khi thựchiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, tuỳ vào điều kiện cụ thể, các đơn

vị phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Số lượngcác lần đánh giá nội bộ như sau:

Trong quá trình xây dựng và áp dụng trước khi đánh giá cấp Giấy chứng

nhận Phù hợp Tiêu chuẩn, đơn vị tổ chức đánh giá 01 đến 03 lần Lần 1, tổ chức

tư vấn thực hiện đánh giá, đánh giá viên nội bộ của các đơn vị quan sát; các lầnđánh giá sau, đánh giá viên nội bộ của các đơn vị chủ động thực hiện với sự hỗtrợ của tổ chức tư vấn

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn, các cơ quan đơn

vị tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ ít nhất 01 lần/năm Thời gian đánh giá nội bộphải thực hiện trước khi tổ chức chứng nhận đánh giá giám sát ít nhất là 03tháng

- Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi đợt đánh giá, phải chỉ ra được các vấn

đề còn tồn tại cần khắc phục Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phụctriệt để những tồn tại này Trên cơ sở kết quả khắc phục sẽ hoàn thiện các quytrình trong hệ thống quản lý chất lượng

2.2.5 Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống

- Đánh giá trước chứng nhận (đánh giá sơ bộ): Các đơn vị tiếp xúc và yêucầu tổ chức chứng nhận đánh giá sơ bộ Mọi sự không phù hợp hay những điềucần lưu ý khác phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ sẽ được thông báo đểđơn vị tiến hành khắc phục Sau khi khắc phục xong những khiếm khuyết, tổchức chứng nhận mới tiến hành đánh giá chính thức

- Đánh giá chính thức: Sau khi đánh giá sơ bộ, nếu tổ chức chứng nhậnxét thấy hệ thống quản lý chất lượng đã cơ bản đạt yêu cầu thì tiến hành đánhgiá chính thức Nội dung đánh giá chính thức bao gồm đánh giá hệ thống vănbản và đánh giá quá trình áp dụng

- Quyết định chứng nhận: Sau đánh giá chính thức, nếu các đơn vị thoảmãn các yêu cầu theo quy định thì tổ chức chứng nhận ban hành Quyết định vàcấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho cơ quan

2.2.6 Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận

Sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận, đơn vị thường trựcthực hiện công tác ISO của Ban có trách nhiệm duy trì hệ thống quản lý có hiệulực, hiệu quả Tất cả tài liệu quản lý phải thường xuyên được áp dụng và cậpnhật, định kỳ tiến hành các hoạt động theo dõi, kiểm tra, cập nhật các tài liệu