THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG ATH VIỆT NAM

LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô môn định hướng, dẫn truyền đạt cho kiến thức, kỹ để tơi hồn thành tiểu luận Trong trình làm đề tài cá nhân cố gắng song không tránh khỏi thiếu xót, tơi mong nhận dạy đóng góp ý kiến từ q thầy để làm tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận tự tìm hiểu hồn thành thời gian qua chủ đề: “Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam” Mọi thơng tin thể viết hồn tồn trung thực Nếu có gian lận, không trung thực viết tôi, xin hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 2019 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung HCKT Hành – Kế tốn CTCP Cơng ty cổ phần MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Nhiệm vụ nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Kết cấu tiểu luận PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1.Khái quát hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1.Một số khái niệm 1.1.2.Nguyên tắc quản lý chất lượng 1.1.3.Vai trò quản lý chất lượng 1.2.Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1.Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.2.Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.3.Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.1.Vai trò tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.2.Nội dung quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.3.3.Yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 11 Tiểu kết Chương 12 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CTCP TRUYỀN THÔNG ATH VIỆT NAM 13 2.1 Khái quát lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần truyền thơng ATH Việt Nam 13 2.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần truyền thơng ATH Việt Nam 13 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam 13 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phịng Hành – Kế toán 15 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam 16 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam 16 2.2.2 Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn CTCP truyền thông ATH Việt Nam 19 Tiểu kết Chương 23 Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CTCP TRUYỀN THÔNG ATH VIỆT NAM 24 3.1 Nhận xét 24 3.3.1 Ưu điểm 24 3.3.2 Hạn chế 25 3.3.3 Nguyên nhân 26 3.2 Một số đề xuất góp phần nâng cao ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn CTCP truyền thông ATH Việt Nam 27 PHẦN KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế diễn ngày nhanh chóng, sâu sắc, cạnh tranh sản phẩm dịch vụ thị trường diễn ngày khốc liệt tạo sức ép vô lớn doanh nghiệp ngồi nước Để tồn phát triển, doanh nghiệp Việt Nam phải không ngừng chủ động tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao suất khả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO số giải pháp áp dụng nhiều Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không lĩnh vực kinh tế mà công tác văn phịng coi vơ quan trọng thiết yếu Đặc biệt cơng tác văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp nói chung Song việc áp dụng tiêu chuẩn iso công tác văn phòng bên cạnh thành tựu định cịn tồn hạn chế, đồng thời cần có giải pháp phù hợp với thực tiễn Chính tơi chọn đề tài “Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam” làm đề tài cho tiểu luận Nhiệm vụ nghiên cứu Để phân tích làm rõ vấn đề cần thực nhiệm vụ sau: Thứ nhất, tổng hợp lại kiến thức lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 thông qua tài liệu sách, báo, tạp chí nghiên cứu tài liệu liên quan khác Thứ hai, tìm hiểu khái quát Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam để hiểu rõ lịch sử hình thành, trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức vấn đề khác công ty Thứ ba, tiến hành khảo sát, tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cuối cùng, từ thực trạng qua đưa nhận xét ưu nhược điểm nguyên nhân công tác thực Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác soạn thảo ban hành văn Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam Kết cấu tiểu luận Ngoài phần Mở đầu Kết luận, tiểu luận gồm có 03 chương: Chương Cơ sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 Chương Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam Chương Nhận xét, đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn CTCP truyền thông ATH Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Chất lượng Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa đưa định nghĩa chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 sau: “Chất lượng mức độ mà tập hợp tính chất đặc trưng thực thể có khả thỏa mãn nhu cầu nêu hay tiềm ẩn” Định nghĩa chấp nhận rộng rãi hoạt động kinh doanh quốc tế ngày Như vậy, hiểu cách đơn giản chất lượng khả tập hợp tính chất, đặc trưng sản phẩm, hệ thống hay trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu thỏa mãn khách hàng 1.1.1.2 Quản lý chất lượng Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, chuyên gia tiếng lĩnh vực quản trị chất lượng Nhật Bản cho rằng: “Quản trị chất lượng trình nghiên cứu, triển khai, thiết kế sản xuất bảo dưỡng số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích tới người tiêu dùng không ngừng thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng” Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế International Organization for Standardization tiêu chuẩn ISO 9000 lại cho rằng: “Quản trị chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm đề mục tiêu chất lượng, sách chất lượng thực chúng biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ cách định” 1.1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức, công cụ, phương tiện để thực mục tiêu chức quản lý chất lượng Đối với quan, tổ chức hệ thống quản lý chất lượng tổ hợp cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, phương pháp nguồn lực để thực hiệu trình quản lý chất lượng Hệ thống quản trị chất lượng bao gồm: - Cơ cấu tổ chức - Các tỉnh liên quan đến chất lượng sản phẩm dịch vụ; - Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp; - Nguồn lực: bao gồm nguồn nhân lực sở hạ tầng Như có tác động qua lại với hệ thống khác hệ thống quản lý nhân lực, hệ thống quản lý tài Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu tác động hệ thống quản lý khác 1.1.2 Nguyên tắc quản lý chất lượng Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng Để tồn phát triển, sản phẩm doanh nghiệp phải hướng tới khách hàng, đáp ứng cầu khách hàng, khách hàng chấp nhận tin dùng Thứ hai, coi trọng người quản lý chất lượng Trong công tác quản trị chất lượng cần áp dụng biện pháp phương pháp tích hợp để huy động hết nguồn lực, tài người vào việc đảm bảo nâng cao chất lượng quản lý Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực cách toàn diện đồng Quản lý chất lượng phải đảm bảo tính toàn diện đồng mặt hoạt động liên quan đến đảm bảo nâng cao chất lượng Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực đồng thời với yêu cầu đảm bảo cải tiến chất lượng Để tồn phát triển cạnh tranh, tổ chức phải đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng không ngừng Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính q trình Việc thực quản lý chất lượng theo trình để phòng ngừa ngăn chặn kịp thời nguyên nhân gây nên chất lượng kém, giảm đáng kể chi phí kiểm tra, sai sót kiểm tra, phát huy nguồn lực sẵn có doanh nghiệp Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra Kiểm tra khâu quan trọng hệ thống quản lý với mục đích hạn chế, ngăn chặn sai sót, tìm biện pháp khắc phục hạn chế, phát huy mạnh để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phầm ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu thị trường 1.1.3 Vai trò quản lý chất lượng Quản lý chất lượng nắm giữ vai trị quan trọng cơng tác quản lý kinh tế quản trị kinh doanh Theo quan điểm quản lý chất lượng hoạt động quản lý có chất lượng Quản lý chất lượng ảnh hưởng tới phát triển tổ chức, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên công cụ lao động để tạo giá trị gia tăng lớn Quản lý chất lượng người tiêu dùng sản phẩm dịch vụ có vai trị quan trọng q trình sản phẩm có chất lượng đem tới nhiều lợi ích cho người tiêu dùng 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9000 ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa (International Organization for Standardization) Đây tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO có 156 thành viên, có 100 thành viên đầy đủ, 46 thành viên thơng 10 thành viên đăng ký Việt Nam gia nhập tổ chức ISO năm 1977 thành viên thứ 72 tổ chức ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005: Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng – yêu cầu ISO 9004:2009: Quản trị thành công bền vững tổ chức ISO 19011:2011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện có thêm phiên ISO ISO 9001:2015 Tuy nhiên phạm vi nghiên cứu xuất phát từ thực tế nên đề cập đến tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng tổ chức 1.2.2 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm nhóm: Nhóm 1: Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng gồm: - Các yêu cầu chung - Các yêu cầu hệ thống tài liệu Nhóm 2: Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo gồm: - Cam kết lãnh đạo - Hướng vào khách hàng - Chính sách chất lượng, - Hoạch định - Trách nhiệm quyền hạn trao đổi thông tin, xem xét lãnh đạo Nhóm 3: Yêu cầu quản lý nguồn lực gồm: Tại Công ty cổ phần truyền thơng ATH Việt Nam, văn hình thành q trình hoạt động cơng ty nên khối lượng văn nhiều Do đơn vị doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh nên Công ty ban hành loại văn theo quy định Nhà nước như: - Văn để quản lý tổ chức doanh nghiệp: Quyết định, quy định, quy chế công tác nội Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị, phòng ban Quyết định khen thưởng, kỷ luật cá nhân doanh nghiệp - Văn chun mơn: Quyết định quy trình sản xuất, tiêu chuẩn sản phẩm, hợp đồng mua bán, điều lệ tổ chức hoạt động công ty, tài liệu ngành nghề đăng ký kinh doanh, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, hồ sơ điều chỉnh vốn điều lệ - Văn tác nghiệp hành chính: Kế hoạch, báo cáo thường kỳ đột xuất, báo cáo chuyên đề, tờ trình dự án, công văn trao đổi, xin ý kiến trả lời, giấy mời, biên vụ việc, chứng từ, hóa đơn b) Thẩm quyền ban hành văn Công ty CP Truyền thông ATH Việt Nam Căn vào quy định Luật Doanh nghiệp năm 2014 Điều lệ công ty, thẩm quyền ban hành văn Công ty CP Truyền thông ATH Việt Nam quy định sau: - Ban Giám đốc ban hành: Điều lệ công ty, Nghị phát triển công ty, chiến lược phát triển, kế hoạch trung hạn, dài hạn năm, quy chế nội công ty, sổ ghi biên họp công ty - Giám đốc quyền ký tất văn cơng ty - Trưởng Phịng phụ trách chun mơn ký văn Giám đốc ủy quyền 17 - Văn Phịng, đơn vị thuộc cơng ty ban hành có giá trị nội bộ, khơng đăng ký vào sổ theo dõi hệ thống văn cơng ty c) Quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty CP Truyền thông ATH Việt Nam Tại Công ty CP Truyền thông ATH Việt Nam, công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy trình thống nhất, bao gồm: - Phân công nhiệm vụ chuẩn bị soạn thảo văn bản: thông thường, giao cho Phòng HCKT soạn thảo Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, thường giao cho phận có liên quan soạn thảo trình Giám đốc ký duyệt Tùy theo chức nhiệm vụ đặc thù công việc viết thảo dựa ý kiến lãnh đạo công ty + Trình duyệt thảo trình ký văn bản: Văn sau soạn thảo chuyển tới cho Trưởng phận xem xét, kiểm tra nội dung, thể thức, ký nháy Sau văn trình lên lãnh đạo cơng ty duyệt lần cuối, ký ban hành + Hoàn thiện thể thức ban hành văn bản: Thể thức văn Công ty CP Truyền thông ATH Việt Nam thực theo nội dung Thông tư 01/TT-BNV hướng dẫn thể thức trình bày văn hành Sau kiểm tra thể thức ký ban hành chuyển giao tới nhân viên hành đăng ký vào sổ, lấy số, đóng dấu phát hành Sau cấp số cho văn bản, nhân viên hành lưu lại gốc, có chữ ký tươi lãnh đạo công ty - Các phận sau nhận văn có ý kiến phê duyệt ban hành lãnh đạo dấu pháp lý làm thủ tục chuyển phát văn 18 đến khách hàng cơng ty đối tác Hình thức chuyển giao văn Công ty chuyển phát nhanh qua đường bưu điện 2.2.2 Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn CTCP truyền thông ATH Việt Nam 2.2.2.1 Quy trình triển khai a) Mục đích: + Quy trình quy định phương pháp thống việc soạn thảo, xem xét, phê duyệt, ban hành quản lý cập nhật tài liệu thuộc hệ thống quản lý CTCP truyền thông ATH Việt Nam + Quy định phương pháp thống quản lý chất lượng văn theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 CTCP truyền thông ATH Việt Nam Lưu giữ chứng khách quan đáng tin cậy dễ dàng truy tìm thơng tin cần thiết có yêu cầu b) Phạm vi áp dụng: - Quy trình áp dụng để kiểm sốt tài liệu cơng ty ban hành, tài liệu bên ngồi mà cơng ty phải áp dụng Bao gồm: + Tài liệu nội bộ: quy trình, nội quy, quy định, sách, mục tiêu công ty, hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn chất lượng, biểu mẫu + Tài liệu bên ngoài: quy định, hướng dẫn, thông báo pháp luật liên quan đến công ty Các thỏa thuận, hợp đồng, yêu cầu khách hàng, nhà cung cấp Các tài liệu tham khảo bên khác - Quy định áp dụng cho tất loại hồ sơ Công ty c) Tài liệu liên quan - Quyết định số 34/2015/QĐ-ATH ngày 20 tháng năm 2015 việc thành lập Ban đạo ISO [Xem Phụ lục 03] 19 - Quyết định số 68/2015/QĐ-ATH ngày 28 tháng năm 2015 việc ban hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty cổ phần truyền thông ATH [Xem Phụ lục 03] - Bộ TCVN ISO 9001:2008 2.2.2.2 Lưu đồ STT Trách nhiệm Các bước thực Trưởng phòng HCKT Nhân viên HC, VT-LT Trưởng phòng HCKT Kiểm tra nội dung, ký nháy Nhân viên HC,VT-LT Kiểm tra nội dung, thể thức VB & trình Giám đốc Giám đốc Kiểm tra, phê duyệt Biểu mẫu BM.01.HC Phân công soạn thảo Soạn thảo văn Chuyển lại VB cho Trưởng phòng HCKT BM.02.HC BM.03.HC Nhân viên HC, VT-LT Kiểm tra thể thức VB, chữ ký người có thẩm quyền, vào sổ văn Nhân viên HC, VT-LT Ban hành/Gửi văn Nhân viên HC, VT-LT Lưu hồ sơ • Ghi chú: Mẫu hóa Biểu mẫu [Xem Phụ lục 04] 20 BM.04.HC Ghi 2.2.2.3 Phân tích, giải thích lưu đồ Bước 1: Phân công soạn thảo văn Căn nội dung văn cần soạn thảo, Trưởng phòng HCKT phân công nhân viên soạn thảo dựa chức năng, nhiệm vụ nhân viên theo quy chế phân cơng hoạt động phòng Bước 2: Soạn thảo văn Nhân viên hành giao nhiệm vụ văn phải tuân thủ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Trưởng phòng HCKT ký nháy cho văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Bước 3: Kiểm tra Nhân viên hành có trách nhiệm kiểm tra nội dung thể thức văn Đối với văn có chữ ký nháy Trưởng phịng, nhân viên hành trình Giám đốc xem xét kiểm tra Bước 4: Phê duyệt Với văn đạt yêu cầu, Giám đốc kiểm tra ký phê duyệt ban hành Với văn không đạt yêu cầu chuyển trả lại Trưởng phòng HCKT để chỉnh sửa Bước 5: Đăng ký văn Đối với văn đạt yêu cầu, có chữ ký Giám đốc nhân viên hành tiến hành kiểm tra lại lần cuối nội dung lẫn thể thức văn chữ ký người có thẩm quyền Sau tiến hành vào số sổ đăng ký văn Bước 6: Ban hành/Gửi văn Nhân viên hành tiến hành gửi văn tới phịng, ban, cá nhân có liên quan Tiến hành scan văn ký đóng dấu cập nhật lên trang web công ty theo yêu cầu 21 Thời hạn gửi văn chậm 03 ngày làm việc kể từ ngày ký Bước 7: Lưu hồ sơ Khi văn có hiệu lực tiến hành lưu 01 gốc phận soạn thảo 01 phận lưu trữ để theo dõi, quản lý 22 Tiểu kết Chương Trong chương 2, giới thiệu khái quát Công ty cổ phần truyền thơng ATH Việt Nam Lịch sử hình thành, phát triển công ty, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức công ty chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phịng Hành – Kế tốn Đồng thời trình bày thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn công ty 23 Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CTCP TRUYỀN THÔNG ATH VIỆT NAM 3.1 Nhận xét 3.3.1 Ưu điểm Ban lãnh đạo Công ty đắn tiến hành áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng, đặc biệt công tác soạn thảo ban hành văn áp dụng cách có hiệu Đồng thời, nhân viên phịng HCKT nói riêng tồn thể nhân viên cơng ty nói chung nhiệt tình thực việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào hoạt động quan Công ty xây dựng văn bản, tài liệu quản lý chất lượng Trong tài liệu phần quy định rõ quy trình thực trách nhiệm cá nhân, tổ chức việc thực quy trình Đối với cơng tác soạn thảo ban hành văn công ty đưa “Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Khơng có cơng tác soạn thảo, ban hành văn mà khâu sửa, xem xét, phê duyệt, bảo quản sử dụng tài liệu công ty quy định chặt chẽ để đảm bảo bảo tài liệu nội tài liệu bên liên quan đến hoạt động quản lý thực đúng, phục vụ tốt công tác quản lý Giám đốc kết hợp ban đạo ISO thường xuyên tổ chức buổi kiểm tra, đánh giá hoạt động dựa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng Để từ thấy thiếu xót tồn đọng để tìm phương hướng khắc phục để mang lại hiệu cao Đồng thời tổ chức buổi họp bàn rút kinh nghiệm 24 Cơng ty có ban lãnh đạo sáng suốt, động trách nhiệm Đội ngũ nhân viên có trình độ cao, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Không ngừng cập nhật áp dụng cải tiến tiêu chuẩn ISO Từ đầu năm 2019, công ty tiến hành ban hành áp dụng hệ thống tài liệu ISO 9001:2015 [Xem Phụ lục 05] 3.3.2 Hạn chế Song song với ưu điểm trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO cịn tồn số hạn chế công tác tổ chức thực Do vấn đề áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 trừu tượng việc xây dựng quy trình cơng tác chưa kiện tồn, tạo nên lỗ hổng trình quản lý Việc quản lý dấu chưa trọng Con dấu giám đốc, công ty chưa bảo quản tốt Trong cơng tác văn thư nói chung, có quan tâm, xây dựng quy trình soạn thảo ban hành mà chưa có quan tâm tới cơng tác lập, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ công ty Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cịn mang tính hình thức Chưa tạo liên kết, mối liên hệ chặt chẽ công tác với Vì cần ứng dụng ISO 9000 cách đầy đủ toàn diện để đạt hiệu tối ưu Hệ thống văn xây dựng dựa theo tiêu chuẩn ISO nhìn chung đầy đủ Song sách chất lượng mục tiêu chất lượng xác định cho tồn cơng ty mà chưa có xác định cụ thể cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng, cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Một phận nhỏ nhân viên chưa có nhận thức đầy đủ việc áp dụng tiêu chuẩn ISO Không nắm chất tiêu chuẩn, áp dụng để đạt hiệu tối ưu, không nhận thức ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuẩn 25 Trong q trình hoạt động chưa có tuân thủ quy trình triệt để Điều dẫn đến khó kiểm sốt tiến độ cơng việc chất lượng văn bản, tốn nhiều thời gian Và quy trình quy trình mở chưa có chế tài cụ thể để xử lý đối tượng vi phạm trình thực hiện, chủ yếu phụ thuộc vào ý thức thực nhân viên 3.3.3 Nguyên nhân Theo ý kiến cá nhân tôi, việc tồn hạn chế nguyên nhân sau: Việc phổ biến, truyền đạt, hướng dẫn nhận thức ISO tới nhân viên cơng ty nói chung nhân viên hành cơng ty nói riêng bị hạn chế: thời hạn phổ biến ngắn, q trình phổ biến cịn lan man chưa có phân tích sâu vào vấn đề cụ thể, Dẫn đến trình thực chưa tốt việc ứng dụng ISO chưa thực trở thành công cụ quản lý tốt Việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn soạn thảo ban hành văn bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư doanh nghiệp Cho nên hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ phải chịu áp lực tâm lý và phải làm việc theo quy triǹ h quyền lực số cá nhân có liên quan bị hạn chế Vì vậy, cần phải có cam kết lañ h đạo tâm cao nhân viên thừa hành thì việc áp dụng tiêu chuẩn có thể thành công Cơ sở pháp lý chưa đầy đủ thiếu đồng trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Những khó khăn kinh phí vì phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá cấp chứng cho mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết 26 Nhận thức, hiểu biết nhân viên chưa sâu, lúng túng việc vận dụng, cách phát điểm chưa phù hợp việc ứng dụng Trong việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn Cơng ty thấy cơng ty trọng nghiên cứu, xây dựng quy trình tác nghiệp, hướng tới chuẩn hóa, khơng ngừng cải tiến liên tục thực mang lại hiệu tích cực, song không tránh hạn chế định 3.2 Một số đề xuất góp phần nâng cao ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn CTCP truyền thông ATH Việt Nam Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam cần ban hành thêm văn quy định việc áp dụng tiêu chuẩn ISO hoạt động công ty nói chung cơng tác văn thư nói riêng Thường xuyên tổ chức họp nhằm tổng kết, phân tích, rút kinh nghiệm việc thực quy định chế độ văn thư công ty, đề biện pháp góp phần cải tiến liên tục, nâng cao chất lượng công tác văn thư công ty Đặc biệt thắt chặt quản lý, giám sát nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn cơng ty Có phương án để chỉnh sửa kịp thời khâu chưa hợp lý, sửa đổi lề lối làm việc cơng ty cho có hiệu quả, phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn chất lượng Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn Tiến hành rà soát, kiểm tra văn phát hạn, việc quản lý văn kết xử lý văn đến công ty Mở thêm lớp tập huấn cho đơn vị, phận cá nhân công ty nhằm giới thiệu tiêu chuẩn ISO lợi ích cơng tác văn 27 thư, số cơng tác khác văn phịng Từ nhận hưởng ứng nhiệt tình, hoạt động có trách nhiệm hiệu nhân viên công ty Hồn thiện sở vật chất cho q trình áp dụng ISO 9001 quan Trên cở sở đưa những phương pháp và kiế n nghi ̣ viê ̣c áp du ̣ng ̣ thố ng tiêu chuẩ n chấ t lươ ̣ng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn sẽ góp phầ n nào viê ̣c khắ c phu ̣c những ̣n chế và thiế u sót trước Nhằ m củng cố , hoàn thiêṇ nữa viê ̣c xây dựng và áp du ̣ng tiêu chuẩ n ISO 9001:2008 công tác hành chính nói chung và công tác soạn thảo ban hành văn nói riêng Các nhân viên công ty, đặc biệt nhân viên hành cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, tự giác việc học hỏi trau dồi trình độ, kiến thức cơng tác văn thư Có ý thức việc thực công việc liên quan đến công tác văn thư 28 PHẦN KẾT LUẬN Trong năm qua việc triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào hoạt động cơng tác văn phịng cơng ty nói chung cơng tác soạn thảo văn nói chung đem lại hiệu định, cải tiến chất lượng, nâng cao tác phong làm việc toàn thể nhân viên công ty Bên cạnh mặt đạt khơng thể tránh hạn chế địi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tiếp tục tích cực, triệt để việc nâng cao tính ứng dụng tiêu chuẩn ISO hoạt động công ty Cần có đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, đảm bảo nguồn nhân lực cho vị trí, quan tâm việc phổ biến hướng dẫn việc áp dụng tiêu chuẩn ISO Việc áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO việc cần thiết để đưa cơng ty ngày phát triển, giúp ban lãnh đạo kiện tồn cơng tác quản lý hoạt động công ty Chính vậy, cơng ty cần tiến hành cải tiến liên tục, không ngừng nâng cao hiệu hệ thống quản lý chất lượng để góp phần đảm bảo tồn phát triển công ty môi trường kinh tế cạnh tranh 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ (2008), TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, TXB, Hà Nội Bộ Khoa học Công nghệ (2007), TCVN ISO 9001:2007 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở từ vựng, Hà Nội Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/TT-BNV việc hướng dẫn kỹ thuật trình bày thể thức văn hành chính, ban hành ngày 19/01/2011 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2006), Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ, NXB Lao động xã hội, Hà Nội Ngô Phúc Hạnh (2011), Giáo trình Quản lý chất lượng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản lý chất lượng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Trang web công ty: https://athgroup.vn 30 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam Phụ lục 02: Cơ cấu tổ chức Phịng Hành – Kế tốn Phụ lục 03: - Quyết định số 34/2015/QĐ-ATH ngày 20 tháng năm 2015 việc thành lập Ban đạo ISO - Quyết định số Quyết định số 68/2015/QĐ-ATH ngày 28 tháng năm 2015 việc ban hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty cổ phần truyền thông ATH Phụ lục 04: Biểu mẫu - BM.01.HC: Phiếu đề nghị viết tài liệu - BM.02.HC: Phiếu trình ký - BM.03.HC: Sổ theo dõi văn - BM.04.HC: Sổ bàn giao công văn Phụ lục 05: Quyết định số 126/QĐ-HCKT ngày 20 tháng 01 năm 2019 việc ban hành áp dụng Hệ thống tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 31 ... 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cổ phần truyền thông ATH Việt Nam a) Các loại văn Công ty cổ phần truyền. .. 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn công ty 23 Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CTCP TRUYỀN THÔNG ATH VIỆT NAM. .. ISO công tác soạn thảo ban hành văn Công ty 12 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CTCP TRUYỀN THÔNG ATH VIỆT NAM 2.1 Khái