Ứng dụng hệ thống thông tin về ERP và thực trạng ứng dụng vào doanh nghiệp, cụ thể là công ty cổ phần thế giới di động

MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Hiện với cách mạng 4.0 doanh nghiệp hướng tới giải pháp công nghệ thơng tin vào quản trị doanh nghiệp Thị trường tồn cầu trở nên phức tạp có tham gia nhiều thành tựu ứng dụng kinh tế Cùng với điều thách thức khó khăn với doanh nghiệp Khi doanh nghiệp ngày mở rộng mong muốn phát triển việc quản trị nhân lực, vật lực tài lực dấu chấm hỏi lớn để đáp ứng tốt điều Việc ứng dụng hệ thống thơng tin giải pháp ERP( Enterprise resource planning software) doanh nghiệp nước lựa chọn với nhiều ngành khác như: ngành sữa, ngành may mặc, sản xuất, điện, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, hệ thống bán lẻ, ngân hàng, bảo hiểm, dầu khí, hệ thống điện máy bán lẻ,.v.v Để tìm hiểu sâu giải pháp ERP( Enterprise resource planning software) giải khó khăn cho doanh nghiệp Nhóm em định lựa chọn đề tài: Ứng dụng hệ thống thông tin ERP( Enterprise resource planning software) thực trạng ứng dụng vào doanh nghiệp, cụ thể Công ty Cổ phần Thế giới Di động II Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu giải pháp ERP( Enterprise resource planning software) giải khó khăn cho doanh nghiệp Lợi ích khó khăn doanh nghiệp áp dụng giải pháp ERP (Enterprise resource planning software) III Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin( từ Internet, sách, báo) Phương pháp phân tích, trình bày thơng tin Trang CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SOFTWARE) 1.1 Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) Có nhiều cách trình bày khác có nhiều cách hiểu khác khái niệm ERP( Enterprise resource planning software) ERP giải pháp phần mềm cài đặt máy tính, viết tắt từ E (Enterprise), R (Resource), P (Planning), giải pháp hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp Trong đó: Resouce (tài nguyên) doanh nghiệp bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị) tài lực (tài chính) Như vậy, Giải pháp phần mềm ERP giúp tự động hoá tác nghiệp đội ngũ nhân viên nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn diện doanh nghiệp Tất thông tin hoạt động doanh nghiệp ERP quản lý, với ngành nghề kinh doanh, với mơ hình hoạt động doanh nghiệp kiến trúc phân hệ (hay modules) hay chức hệ thống ERP khác tiêu chuẩn mang tính đặc thù 1.2 Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) áp dụng vào doanh nghiệp Kiểm sốt thơng tin khách hàng: liệu nằm chung nơi nhân viên cơng ty truy cập xem thông tin khách hàng, số người có quyền đổi thơng tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không cập nhật xuyên suốt phận khác Ngay ơng CEO dễ dàng xem mua đâu tiền Tăng tốc q trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP phục vụ cơng cụ giúp tự động hóa phần tất quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu thành phẩm, quản lý đầu đầu vào, đóng gói nhiều thứ khác Vì sử dụng hệ thống máy tính nên cơng ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng suất giảm lượng nhân cần thiết Người quản lý xem tất thơng số công ty giao diện hợp nhất, nhảy từ khu vực sang khu vực khác để kiếm vài số Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình biết ERP tự động kiểm tra sở liệu xem nhân viên mạnh tự gán họ vào tác vụ dự án, người quản lý nhiều thời gian cho công đoạn Trang Kiểm sốt thơng tin tài chính: để hiểu hiệu suất cơng ty sao, người quản lý phải tìm hiểu số liệu từ nhiều phận khác nhau, nhiều có đúng, có sai, có theo tiêu chuẩn này, có theo tiêu chuẩn khác ERP tổng hợp hết thứ liên quan đến tài lại nơi số liệu có phiên mà thơi, hạn chế tiêu cực đánh giá sai lầm người quản lý hiệu doanh nghiệp ERP giúp tạo báo cáo tài theo chuẩn quốc tế IFRS, GAAP, chí theo tiêu Kế tốn Việt Nam (công ty TRG International Việt Nam chỉnh sửa phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam) Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm sốt xem kho hàng, hàng nằm đâu, nguyên vật liệu nhiều Việc giúp công ty giảm vật liệu mà họ chứa kho, cần thiết nhập thêm (chữ Planning ERP ý việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho hoạt động mình, ví dụ) Tất giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc Chuẩn hóa hoạt động nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân theo dõi sát làm việc, về, khối lượng công việc nhân viên làm (để tính lương bổng phức lợi nọ), người nhân viên làm việc nhiều phận khác nhau, nhiều khu vực địa lý khác Nhân viên vui với ERP, cơng ty trả lương cho họ thời gian Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc cơng ty: thiết lập mạng xã hội việc liên lạc nhân viên phòng ban với Ví dụ mạng xã hội tên Ming.le cho phép người hệ thống ERP chat với thời gian thực để truy vấn thông tin, chat Facebook Giám đốc nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X lại cái, thủ kho tra kết giao diện web nói cho giám đốc biết Chưa kể đến việc ERP sở hữu khả hiển thị tác vụ mà người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ người phòng Trang Hình 1.1: Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) áp dụng vào doanh nghiệp Nguồn: Webico.vn 1.3 Các loại giải pháp phần mềm ERP 1.3.1 Idempiere Năm 2015, IDempiere giành giải thưởng Bossie Awards 2015 giành cho phần mềm mã nguồn mở tốt IDempiere xây dựng dựa ADempiere, bao gồm tất tính phần mềm ERP: quản lý thông tin nhân viên, sản phẩm, quản lý kho hàng, biên chế nhiều tính khác 1.3.2 WebERP WebERP hệ thống mã nguồn mở cho doanh nghiệp vừa nhỏ, lưu trữ hoàn toàn trực tuyến Nó truy cập từ thiết bị có trình duyệt trình đọc PDF Các phần mềm cài đặt máy chủ web, sở hữu quản lý công ty cung cấp bên thứ ba Trang 1.3.3 SAP ERP SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp phát triển công ty SAP Đức SAP ERP kết hợp chức kinh doanh tổ chức SAP cung cấp loạt kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ứng dụng bao gồm quản lý quan hệ khách hàng , quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm Ngồi ra, doanh nghiệp có quy mơ nhỏ tham khảo phần mềm CRM giúp quản lý danh sách khách hàng tồn diện Tích hợp Email Marketing, SMS Marketing tổng đài Ip nhiều module mở rộng khác giúp công việc trở nên dễ dàng trình tương tác với khách hàng ngày thân thiết, chuyên nghiệp 1.4 Hạn chế ERP Với ERP, nhân viên thấy thơng tin có liên quan khách hàng, chẳng hạn liệu người có trả tiền cho thứ mà họ mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng người sao, người mua gì, họ phải cập nhật thơng tin cách tổng quát Điều khiến doanh nghiệp phải lựa chọn nhân viên nắm bắt hiểu công cụ ERP Bên kho bãi phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thường xuyên họ không làm việc với giấy tờ trước Nếu họ không làm thế, hình bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng hiển thị kho thứ mà khách hàng muốn, hội tìm kiếm lợi nhuận cho doanh nghiệp Ngồi ra, người thường khơng thích thay đổi, ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc để thích nghi với hệ thống Đây lý khiến dự án ERP bị thất bại khâu tích hợp ứng dụng vào thực tiễn bị thất bại thiếu tiền hay vấn đề tài khác Thực chất việc đổi phần mềm khơng quan trọng việc nhân viên công ty tự thay đổi để tận dụng phần mềm ERP giúp cơng ty tiết kiệm khoản chi phí lớn so với việc thực công việc thủ công, bạn đơn giản cài phần mềm để khơng chịu thay đổi cách thức vận hành bạn phí tiền mà thơi Ngồi ra, bạn làm chậm lại tiến độ người, bạn thay phần mềm mà người quen xài với hệ thống doanh nghiệp áp dụng thành cơng hồn tồn Trang CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NGÀNH HỆ THỐNG BÁN LẺ, CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG 2.1 Công ty Cổ phần TGDĐ Công ty TNHH Thế giới Di động (Mobile World Co Ltd) thành lập vào tháng 03/2004 thành viên đồng sáng lập Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh Anh Huân, Điêu Chính Hải Triều Trần Huy Thanh Tùng, lĩnh vực hoạt động cơng ty bao gồm: mua bán sửa chữa thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử.Bằng trải nghiệm thị trường điện thoại di động từ đầu năm 1990, với việc nghiên cứu kỹ tập quán mua hàng khách hàng Việt Nam, thegioididong.com xây dựng phương thức kinh doanh chưa có Việt Nam trước Cơng ty xây dựng phong cách tư vấn bán hàng đặc biệt nhờ vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trang web www.thegioididong.com hỗ trợ cẩm nang điện thoại di động kênh thương mại điện tử hàng đầu Việt Nam Năm 2007 năm Công ty TNHH Thế giới Di động chuyển đổi sang Công ty Cổ phần để mở rộng hội phát triển.Từ năm 2010 tới 2011 đánh dấu bước phát triển vượt bậc với đời liên tiếp siêu thị thegioididong.com Trụ sở chính: Tầng G1-G2, tòa nhà Etown 3- Số 364 Cộng Hòa, phường 13, quận Tân Bình (Mặt tiền đường Ấp Bắc), Thành phố Hồ Chí Minh Mã chứng khốn: MWG Trang Thương hiệu: Hình 2.1: Các thương hiệu Công ty Cổ phần Thế giới Di động Nguồn: thegioididong.com Và thương hiệu dược phẩm: Nhà thuốc An Khang Hình 2.2: Logo nhà thuốc An Khang Nguồn: thegioididong.com • Giá trị cốt lõi mà Thế giới Di động mang lại cho khách hàng: • Tận tâm với khách hàng • Trung thực • Tồn vẹn • Nhận trách nhiệm • Yêu thương hỗ trợ đồng đội • Máu lửa với cơng việc Trang Việc hoạt động kinh doanh: Năm 2017 TGDĐ đạt mục tiêu Doanh thu 63 nghìn tỷ đồng tham vọng 2018 số 83 nghìn tỷ đồng Biểu đồ 2.1: Doanh thu Thế giới Di động qua năm Nguồn: thegioididong.com Biểu đồ 2.2: Thị phần Thế giới Di động với doanh nghiệp khác Nguồn: Thegioididong.com 2.2 Giới thiệu hệ thống công nghệ thông tin TGDĐ 2.2.1 Phần cứng – Cơ sở hạ tầng • Tiêu chí xây dựng hạ tầng hệ thống CNTT: • An tồn thơng tin: tiêu chí ưu tiên hàng đầu hệ thống • Tập trung hóa hệ thống liệu tồn cơng ty • Hệ thống phải hoạt động ổn định tình có độ sẵn sàng cao Trang • Đảm bảo khả mở rộng tích hợp giải pháp CNTT khác ERP, CRM • Tiết kiệm chi phí: Áp dụng triệt để ứng dụng mã nguồn mở khả quản trị • Đảm bảo kế hoạch đầu tư CNTT theo chi phí tiến độ • Mơ hình hệ thống: • Data Center Hình 2.3: Mơ hình hệ thống Data Center Nguồn: MWG thực tế triển khai hạ tầng cơng nghệ thơng tin • Sử dụng đấu nối Active – Active với BGP ANYCAST Hai liên kết đấu nối router riêng biệt công ty với router riêng biệt nhà cung cấp dịch vụ Data Center • Trên kênh đấu nối với IXP, công ty thực tách loại traffic Quốc tế nước riêng biệt với • Bên hệ thống Data Center, cơng ty sử dụng mơ hình Leaf – Spine cơng nghệ MLAG nhằm mục đích tiện lợi cho việc trì thiết bị thuận tiện cho việc mở rộng Rack cần thiết • Liên kết hai Data Center, công ty sử dụng kênh đấu nối P2P tuyến metro backup nối Data Center với văn phòng • Sử dụng giải pháp DR (2+1), cho Site (VDC) cho Site phụ (Viettel=IDC) Trang 10 - Dành cho bên bán hàng Thegioididong.com • Chuẩn bị sản xuất nội dung gồm: hình ảnh sản phẩm chụp thực tế hình ảnh hãng sản xuất cung cấp, viết giới thiệu, thông tin cấu hình sản phẩm • Nhập liệu cơng cụ quản lý riêng dành cho nhân viên Thegioididong.com • Định dạng hình ảnh sử dụng website: jpg, png - Quy trình giao nhận vận chuyển • Thegioididong.com thực giao hàng miễn phí tồn quốc Khi nhận đơn hàng từ người mua sau xác thông tin mua hàng qua điện thoại, Thegioididong.com tiến hành giao hàng theo yêu cầu quý khách hàng: • Giữ hàng siêu thị Thegioididong.com toàn quốc người mua đến trực tiếp siêu thị kiểm tra nhận hàng • Giao hàng tận nơi vòng 30 phút phạm vi bán kính 10 Km có siêu thị Thegioididong.com • Giao hàng tận nơi từ – ngày cho phạm vi bán kính 10 Km 2.4.4 Quy trình bảo hành/bảo trì sản phẩm * Phụ kiện mới: - Đối với ốp lưng, bao da, miếng dán mua với máy (điện thoại, máy tính bảng): Hỗ trợ nhập trả lại ốp lưng, bao da, miếng dán trường hợp khách hàng nhập trả lại điện thoại/máy tính bảng bị lỗi - Quy trình bảo hành: Trong trình sử dụng sản phẩm bị lỗi, quý khách vui lòng mang sản phẩm lỗi đến siêu thị Thế giới Di động gần để hỗ trợ - Đối với phụ kiện bán online, q khách có lựa chọn: • Lựa chọn 1: Khách hàng đổi sản phẩm có siêu thị với điều kiện sản phẩm đổi phải nhóm hàng với sản phẩm lỗi bù chênh lệch ( có) Trang 19 VD: Pin sạc dự phòng bán online giá 400.000đ bị lỗi đổi Pin sạc dự phòng giá 400.000đ ( khác giá bù/nhận lại tiền chênh lệch) có siêu thị • Lựa chọn 2: Siêu thị Thế giới Di động tiếp nhận 7-10 ngày làm việc chuyển hàng cần đổi siêu thị để đổi cho quý khách * Điều kiện đổi trả: Còn đầy đủ phiếu bảo hành (nếu có) phụ kiện kèm Ngồi ra, KHƠNG thu thêm phí khác Sản phẩm sử dụng: phụ kiện (pin sạc dự phòng, cáp sạc loại (trừ cáp sạc hãng), tai nghe, thẻ nhớ, loa, usb, chuột) Sản phẩm lỗi kỹ thuật (Lỗi Sản phẩm Lỗi người sử nhà sản xuất) không lỗi dụng (Không áp dụng đổi trả) Không đủ điều kiện bảo hành theo qui Bao xài tháng định hãng Đổi sản phẩm tương đương Tháng thứ (cùng model, dung lượng, thời gian bảo hành…) Máy không Không đổi trả Nếu khơng có sản phẩm tương đương hồn tiền 100% giữ nguyên 100% hình dạng ban đầu => Khách hàng chịu phí sửa chữa Tháng thứ Khơng đổi trả, khơng bảo hành 2-12 Trang 20 2.4.5 Quy trình tốn Người mua bên bán tham khảo phương thức toán sau lựa chọn áp dụng phương thức phù hợp: Cách 1: Thanh toán trực tiếp (người mua nhận hàng địa bên bán): • Bước 1: Người mua tìm hiểu thơng tin sản phẩm, dịch vụ đăng tin • Bước 2: Người mua đến địa bán hàng siêu thị bán hàng www.thegioididong.com • Bước 3: Người mua toán tiền mặt, thẻ ATM nội địa thẻ tín dụng nhận hàng Cách 2: Thanh toán sau (COD – giao hàng thu tiền tận nơi): • • • • • Bước 1: Người mua tìm hiểu thơng tin sản phẩm, dịch vụ đăng tin Bước 2: Người mua xác thực đơn hàng (điện thoại, tin nhắn, email) Bước 3: Người bán xác nhận thông tin Người mua Bước 4: Người bán chuyển hàng Bước 5: Người mua nhận hàng toán tiền mặt, thẻ ATM nội địa thẻ tín dụng Cách 3: Thanh tốn online qua thẻ tín dụng, chuyển khoản: Bước 1: Người mua tìm hiểu thơng tin sản phẩm, dịch vụ đăng tin Bước 2: Người mua xác thực đơn hàng (điện thoại, tin nhắn, email) Bước 3: Người bán xác nhận thông tin Người mua Bước 4: Người mua toán Bước 5: Người bán chuyển hàng Bước 6: Người mua nhận hàng 2.5 Mơ tả quy trình nghiệp vụ • • • • • • Cũng giải pháp ERP khác, giải pháp TGDĐ gồm chức quản lý bán hàng, tài kế tốn, nhân tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành 2.5.1 Về quản lý kho logistics Quản lý kho bao gồm nhập hàng theo đơn hàng, theo lệnh chuyển, có chức in bảng giá, cấu hình, xếp lại kệ Khi siêu thị khơng còn, vào phần mềm kho biết siêu thị hàng để bán cho khách Nhà cung cấp đơn vị giao nhận vận hành theo phầm mềm riêng, nhân viên kho mở hệ thống lên, check có đơn hàng nhận, giao hàng Nếu thứ không nằm cho phép trả lại cho nhà cung cấp Hệ thống theo dõi nhận hàng để hàng khơng thiếu, khơng thừa, Trang 21 tính tốn linh kiện điện thoại hay hết để nhập hàng vừa đủ Có thể làm chiết khấu theo loại điện thoại Logistic nhằm quản lý điều chỉnh luồng di chuyển hàng hóa, tối ưu việc giao hàng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ tập trung đẩy mạnh Ngoài phận IT bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển đa chiều phân tích, để Ban Giám đốc nhận báo cáo phân tích tức thì, ngày qua email SMS Giải pháp quản lý theo imei vai trò quản lý IMEI Theo cách hiểu nhất, quản lý IMEI giúp định dạng hàng hóa dễ dàng Với số IMEI riêng cho điện thoại biết nguồn gốc xuất xứ sản phẩm Riêng dòng smartphone Apple Iphone đánh số khác Vì dòng sản phẩm có giá thành cao kèm theo nhiều sách Thơng qua quản lý IMEI ngồi nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa biết tình trạng cũ mới, hay khơng bảo hành tạo chế luân chuyển hàng hóa siêu thị hay kiểm soát tồn kho hiệu Từ hệ thống, TGDĐ lấy imei tồn kho lâu, nhân viên từ siêu thị biết siêu thị cận kề có sản phẩm mà khách muốn mua Điều quan trọng mà giải pháp mang lại tạo môi trường online đa tương tác cho phép toàn nhân viên TGDĐ dùng phần mềm để phối hợp làm việc 2.5.2 Nhân tiền lương Với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép nhân viên biết xác ngày họ làm, vào lúc giờ, bị trừ tiền Cuối tháng người quản lý tiền lương cần click chuột hệ thống tự động tính lương gửi bảng lương chi tiết đến người mà không nhận thắc mắc, khiếu nại từ nhân viên Về tuyển dụng đánh giá thử việc dùng chứng từ điện tử hệ thống, phận nhân dựa theo để định ký hợp đồng hay khơng Trung bình 100 nhân viên cần nhân sự, riêng TGDĐ, hệ thống làm việc thay người nên với gần 31.000 nhân viên nước phận nhân 10 người, phận tiền lương có người 2.5.3 Văn phòng điện tử hóa đơn điện tử Trang 22 Việc xây dựng phân hệ văn phòng điện tử TGDĐ nhằm mục đích: • Xây dựng văn hóa cơng ty phủ từ nam bắc; quản lý giao tiếp nội với 31.000 nhân viên nay; tối ưu hóa cơng việc quản lý mơi trường di chuyển nhiều • Phân hệ quản lý đến việc nhỏ quản lý phòng họp, biết phòng họp trống, phòng họp sử dụng, đến , với mục đích • Quản lý chặt chẽ đến văn phòng phẩm siêu thị Khi Ban lãnh đạo gửi thơng báo cho tồn 31.000 nhân viên, văn phòng điện tử thống kê việc truyền thông nội diễn nào, biết đích danh đọc thơng báo - đọc nào, chưa đọc Hầu hết nhân viên TGDĐ sử dụng phần mềm thông qua hệ thống, nên tất sách, giá, chương trình khuyến mãi… hệ thống kiểm soát TGDĐ kiểm soát giao dịch thơng qua hóa đơn, hóa đơn xuất từ hệ thống chấp nhận, hệ thống hạn chế tối đa tiêu cực xảy ngăn chặn tiêu cực người quản lý siêu thị tuồn hàng xách tay vào bán để kiếm phần chênh lệch Với chương trình khuyến mãi, hệ thống quản lý từ coupon đến mã nhắn tin, mã khuyến mãi, chứng minh nhân dân… nên hệ thống dễ dàng lọc danh sách nhân viên cố tình tham gia khuyến Tóm lại, việc sử dụng hoạt động tảng công nghệ vừa mang lại hiệu công việc, tiết giảm nhiều chi phí, vừa tạo văn hóa làm việc môi trường điện tử, vừa tăng trách nhiệm công việc cao nhân viên Nhà nước cho phép dùng hóa đơn điện tử, Thế giới Di động ba công ty Việt Nam dùng hóa đơn điện tử Ý tưởng đơn giản, giống sao, hệ thống phát hành quản lý hóa đơn điện tử giúp cho thời điểm tức khoảng 500 hóa đơn phát hành Quản lý hóa đơn theo tỉnh thành, phát hành hóa đơn 2.5.4 Quản lý giá khuyến Hệ thống làm giá, khuyến đến siêu thị hay đích danh điện thoại Mỗi điện thoại có email, chế vận hành theo gần 20 loại hình khuyến khác nhau, thứ kiểm soát từ trung tâm để thay đổi giá, luân chuyển xuống siêu thị qua inrtenet Có hai cách giá đến siêu thị: Trang 23 • Thứ định kỳ theo giờ, siêu thị nhắc có thay đổi giá Đó vận hành bình thường • Thứ hai vào điện thoại di động thay đổi giá, chuyển tức đến hệ thống đèn LED thị giá 2.5.5 Quản lý bán hàng bảo hành Nhân viên tư vấn dùng smartphone để biết thơng tin sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu Sau tư vấn xong nhân viên người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm nhiều thời gian Quầy thu ngân gần khơng người đợi Trong phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem báo cáo lập tức, biết siêu thị bán bao nhiêu, tồn bao nhiêu, tối ưu hóa thơng tin sản phẩm Tại siêu thị TGDĐ, để ý bạn thấy kệ trưng bày chúng tơi có hệ thống đèn LED hiển thị thông tin tên, giá sản phẩm Những thông tin hiển thị hệ thống từ văn phòng tự động xếp sau chuyển đến siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng Nhân viên siêu thị theo thông tin hiển thị đèn LED để xếp sản phẩm tương ứng Về bảo hành, hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng smartphone, quản lý nhanh điện thoại dùng để bảo hành cho khách 2.5.6 Về báo cáo tài Báo cáo tài kết hợp với ngân hàng để làm hệ thống tự động Hệ thống bán hàng có chế khai báo tài khoản, cách chuyển Với bán hàng trực tiếp, thu hộ, vào ban đêm hệ thống tự động kết chuyển qua 2.5.7 Tính thưởng Mỗi điện thoại bán liên quan đến nhiều người, người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý, quản lý nhiều siêu thị tiền, lằng nhằng Máy chủ ban ngày phục vụ, ban đêm làm thêm, 11 đêm bắt đầu tính tốn cho ngày mai phục vụ Nếu khơng tính tốn trước ngày mai khơng thể phục vụ Tính thưởng minh bạch đến nhân viên Họ đối chiếu số lượng bán Thế giới Di động trả lương theo ngày, nhân viên theo dõi thu nhập xem người xung quanh bán giỏi để học tập Hệ thống tổng đài vận hành số lượng gọi khủng Mô hình kho Thế giới Di động vận hành 100% máy móc, nhập hàng theo PO, xuất chuyển hàng qua Trang 24 siêu thị theo lệnh Lắp đặt qua hệ thống, nhân viên phải chụp hình hàng giao, giao xong phải chụp hình sản phẩm hồn thành để cơng ty kiểm sốt nhân viên làm tốt chưa, theo dõi chặt chẽ công đoạn, biết giao trễ hay không 2.5.8 Phỏng vấn thông minh Một tháng vài chục siêu thị mở ra, phải dùng công nghệ thông tin để tuyển Làm ứng viên tương tác với mình, để tìm ứng viên phù hợp phễu lọc Thông qua công cụ quản trị nhân lực online tuyển dụng vấn thông minh, người lao động tồn đất nước vào trang online này, đăng ký ứng tuyển vị trí Giao diện vấn online 18 phút Thông qua câu hỏi giúp đánh giá tính cách, kỹ năng, để chọn 50 ứng viên ưu tú Sau họ nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập nhà Thế giới Di động Tất liệu nằm phần mềm công ty, để tuyển dụng vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí quản trị nhân lực Trang 25 CHƯƠNG 3: THUẬN LỢI, KHĨ KHĂN VÀ LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG HỆ THỐNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP VÀO CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG 3.1 Thuận lợi Giúp truy cập thơng tin nhanh chóng với độ xác, an tồn ổn định; giúp đồng nguồn liệu theo quy trình tránh trùng lặp công việc Giám sát cân khả tài sản xuất kinh doanh doanh nghiệp theo dõi đầy đủ tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp Tăng cường khả tương thích nhanh với quy trình kinh doanh, khả mở rộng hệ thống sản xuất kinh doanh đồng nhanh chóng Giảm thời gian lưu chuyển xoay vòng nhanh tiền hàng hàng hóa, sản phẩm, đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử kinh doanh số, giảm thiểu chi phí vơ lý giám sát chặt chẽ khoản chi phí 3.2 Khó khăn Thứ nhất, hệ thống ERP Công ty Cổ phần Thế giới Di động sử dụng cơng ty tự triển khai, từ xây dựng hệ thống quản trị bán hàng, quản lý kho, quản lý tài đến Thế giới Di động trải qua 13 năm dày công xây dựng hệ thống ERP có Việc lúc làm nhiều thứ khiến Thế giới Di động gặp nhiều khó khăn việc quản lý nhân ban đầu, nhiên việc tự phát triển ERP khiến cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí Thứ hai, trình sử dụng hệ thống ERP u cầu nhân viên cần có kiến thức chun mơn khả ngoại ngữ để vận hành trôi chảy hệ thống Việc đào tạo nhân sử dụng ERPcần thực đầy đủ, nhân viên thiếu kiến thức sử dụng ERP, thiếu kỹ máy tính, thiếu khả ngoại ngữ nguyên nhân dẫn đến thất bại triển khai ERP Thứ ba, Việc thâu tóm chuỗi điện máy Trần Anh chuỗi dược phẩm Phúc An Khang năm 2017 khiến cơng ty gặp nhiều khó khăn việc triển khai ERP Hệ thống ERP phải làm để tương thích với mơ hình hoạt động Điều làm nhiều thời gian, nhân lực, điều khiến công ty tốn thêm ngân sách chi trả cho nhân viên Trang 26 3.3 Thách thức - Chi phí vận hành Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng giải pháp ERP thách thức Thế giới Di động, hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty tốn cực tiểu hóa chi phí ln đặt doanh nghiệp Tính đến cuối tháng 6/2017, Thế giới Di động có 1.013 siêu thị Thegioididong.com, 404 siêu thị Điện máy xanh 110 siêu thị Bách Hóa Xanh nhân viên có tới 31 000 nhân viên Đứng trước vấn đề hệ thống kinh doanh ngày cồng kềnh mở rộng tốn đặt làm để tinh gọn hệ thống quản lý ERP doanh nghiệp, thách thức lớn Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động - Cuộc chiến công nghệ 4.0 khiến TGDĐ phải không ngừng đổi Đối với Việt Nam, cách mạng công nghiệp 4.0 rõ ràng xu hướng giới mà bị vào Nó mở nhiều triển vọng cho doanh nghiệp đặt thách thức to lớn, việc công nghệ thay đổi nhanh khiến đòi hỏi Thế giới Di động phải không ngừng nâng cấp hệ thống phần cứng, phần mềm để tránh tình trạng tải liệu 3.4 Lợi ích - Chuẩn hóa quy trình làm việc Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động Thế giới Di động Giúp cơng ty có quy trình tiệm cận với hồn chỉnh nhất, xảy sai sót khâu, liệu đồng xác, số liệu kế tốn chuẩn hóa… - Tiết kiệm chi phí Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi phí, thời gian triển khai Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung hệ thống giúp Thế giới Di động tiết kiệm thời gian nhập liệu người dùng, đồng thời xảy sai sót liệu có tính kế thừa liên kết nhau, kiểm sốt chặt chẽ quy trình thuật tốn sẵn có tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian thực nên ERP giải tốt toán bảo mật, tập trung độ xác kịp thời liệu thời điểm xác định Trang 27 - Tăng hiệu suất làm việc ERP giải pháp cho giúp Thế giới Di động vận hành máy kinh doanh to lớn phức tạp cách hiệu sử dụng nhân lực Việc áp dụng phần mềm giúp cho cơng ty tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên thời điểm doanh nghiệp khó khăn giúp cho doanh nghiệp khơi phục lại hoạt động doanh nghiệp - Quản trị thông tin hiệu Giải pháp phần mềm ERP hỗ trợ cho công tác quản trị Thế giới Di động, chức ERP tích hợp cơng việc, thơng tin tất phòng ban, chức cửa hàng, công ty hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúp cho nhà quản lý quản trị thông tin doanh nghiệp cách hiệu 3.5 Chiến lược phát triển Thế giới Di động cho biết, cơng ty thức nhận giấy phép đầu tư Khu công nghệ cao (Quận 9, TP.HCM) Cụ thể, từ tháng 5/2017, Khu công nghệ cao trao chứng nhận đầu tư cho dự án phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động (MWG) với tổng vốn 135 tỷ đồng, tương đương triệu USD Cơng ty có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ, giải pháp công nghệ thông tin (hệ thống ERP, website, bảo mật hệ thống, ) cho tất chuỗi bán lẻ ngồi nước Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động công ty Với việc tách riêng phận công nghệ thông tin thành công ty riêng, hoạt động Khu công nghệ cao - nơi tập trung công ty công nghệ nhiều văn phòng hay nhà bán lẻ - cho thấy Thế giới Di động thực nghiêm túc đầu tư vào mảng chất xám Bởi thay phải bán điện thoại, hàng hố cơng ty khác, Thế giới Di động hồn tồn bán phần mềm, giải pháp phát triển Tỷ lệ lợi nhuận ngành phần mềm chắn cao so với mảng bán lẻ 3.6 Chi phí hiệu đầu tư - Chi phí Trang 28 Trên giới hệ thống phần mềm ERP phát triển Và hệ thống giải pháp phần mềm doanh nghiệp phần mềm Việt Nam (Hệ thống giải pháp phần mềm ERP Việt) đời giúp thỏa mãn nhu cầu nâng cao, hồn thiện thống cơng việc quản lý công ty, doanh nghiệp nước Hiện thị trường có khoản 40 nhà cung cấp khác Việt Nam cung cấp giải pháp ERP, nhiên có chục doanh nghiệp số cung cấp hệ thống giải pháp phần mềm theo chuẩn ERP Hệ thống giải pháp phần mềm ERP doanh nghiệp phần mềm, giá phần mềm ERP Việt Nam cung cấp có giá từ khoản 20.000 USD đến 400.000 USD, tùy theo mơ hình quy mơ sử dụng doanh nghiệp Ông Nguyễn Đức Tài, Chỉ tịch kiêm CEO Thế giới Di động (TGDĐ) chia sẻ hệ thống vận hành CNTT TGDĐ tổng nhân khoảng 320 người., lượng lập trình hệ thống khoảng 86 người, chi phí lương trả nhân khoảng tỷ/tháng Xây dựng hệ thống giống TGDĐ thực chất không tốn tiền nhiều, năm xài không 30 tỷ, tổng chi phí cho lương, thưởng, đào tạo khoảng 100 tỷ cho nhân - Hiệu đầu tư Ơng Chris Freund, Tổng Giám đốc Cơng ty Quản lý Quỹ Mekong Capital, cho biết, lý để Mekong Capital đầu tư vào Thế giới Di động cơng ty có lực quản lý tốt Quả thực, quản lý điều không đơn giản hệ thống lớn Thế giới Di động Ông Nguyễn Đức Tài, Chỉ tịch kiêm CEO Thế giới Di động (TGDĐ), Tổng Giám đốc Thế giới Di động, thừa nhận: “Với loại hình mở rộng cửa hàng khơng khó, quản lý thách thức” ERP giúp họ làm điều Nó cho phép Thế giới Di động quản lý việc kinh doanh cửa hàng nơi đâu mà không cần đến giám sát trực tiếp ban lãnh đạo Ơng Tài nói :“Có cửa hàng hệ thống chưa đặt chân đến biết nhân viên bán hàng hóa cụ thể thông qua ERP” Hiệu đầu tư thể rõ rệt Thế giới Di động việc giảm mạnh chí phí quản lý doanh nghiệp Có hệ thống cửa hàng rộng khắp nước website bán hàng trực tuyến thu hút đông đảo người mua cơng ty 10% chi phí quản lý hệ thống tổng 100% chi phí doanh nghiệp Giống câu chuyện Thế giới Di động cần nhân viên để tính lương thưởng cho 31 000 nhân viên công ty, từ số liệu ta thấy hiểu đầu tư hệ thống ERP Trang 29 3.7 Lợi cạnh tranh - Dịch vụ chăm sóc khách hàng Việc Thế giới Di động sử dụng ERP việc cung cấp cho khách hàng dịch vụ chăm sóc tối ưu trở nên dễ dàng hết ERP giúp việc truy cập vào sở thông tin khách hàng lịch sử tư vấn dễ dàng xác, nhờ đó, nhân viên kinh doanh chăm sóc khách hàng tương tác với khách hàng tốt điều giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng Khi khách hàng gọi đến call center, hệ thống nhận diện lịch sử mua hàng Khách hàng chào tên, chí nhớ chi tiết quan trọng Lưu trữ đặc điểm lần tiếp xúc với khách hàng, nhân viên tổng đài chăm sóc khách hàng biết nhân viên giao hàng hay nhân viên tư vấn bán hàng có “đối thoại” quan trọng với khách hàng; khách hàng có khiếu nại hay thắc mắc trước đây, việc khâu - TGDĐ làm cửa hàng mơ hình “tư vấn” thay mơ hình “bán hàng” Thay có giá để điện thoại quầy bán, TGDĐ cung cấp đầy đủ thơng tin kỹ thuật sản phẩm Hệ thống quản lý ERP cho phép Thế giới Di động cập nhật nhanh thơng tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi, giá bán hệ thống đèn LED điều khiển điều khiển trung tâm Đây thấu hiểu khách hàng, lợi giúp Thế giới Di động dành thị phần thị trường, vươn lên thành chuỗi bán lẻ dẫn đầu Việt Nam - Hoạt động bảo hành sau bán khác cửa hàng TGDĐ Một hệ thống quản lý tối ưu giúp Thế giới Di động nắm rõ thông tin tình trạng máy móc khách hàng Thay phải đến trung tâm bảo hành rờm rà với số lượng thưa thớt thành phố với quy trình rắc rối thời gian Khách hàng mang sản phẩm đến cửa hàng TGDĐ trung tâm bảo hành độc lập hãng TGDĐ không muốn bỏ qua tiếp xúc khách hàng ngồi vòng quản trị họ Trang 30 KẾT LUẬN Ngày nay, với công nghệ Web, mà tảng Internet phát triển, chi phí đường truyền hạ thấp mang đến cho nhà quản trị việc quản lý tập trung, dễ dàng việc xây dựng phát triển hệ thống quản lý thị trường, chi nhánh doanh nghiệp điều này, dễ dàng bạn thấy việc đem sản phẩm doanh nghiệp tới thị phần, khách hàng nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn, với chi phí triển khai thấp Giải pháp phần mềm ERP (Enterprise resource planning software) thành tựu đầy thách thức tất doanh nghiệp toàn cầu không riêng Việt Nam hay Công ty Cổ phần Thế giới Di động Sử dụng hệ thống ERP xu hướng đặc biệt doanh nghiệp có quy mơ lớn giúp củng cố nội lực tăng tính hiệu việc tiếp đón đáp ứng nhu cầu khách hàng ERP có vai trò lớn hoạt động doanh nghiệp, việc trau dồi kiến thức hiểu biết lĩnh vực giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu hơn, chủ động đem lại lợi ích nhiều Trang 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Webico.vn (2018), Tổng quan phần mềm ERP Truy cập ngày 02/5/2018, từ danh mục: https://www.webico.vn/thong-erp-la-gi-tong-quan-ve-phan-mem-erp/ Y-book.vn (2018), ERP ứng dụng xây dựng hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp Truy cập ngày 02/5/2018, từ danh mục: http://y-book.vn/ERP-ung-dungxay-dung-he-thong-thong-tin-quan-tri-doanh-nghiep/ Enternews.vn (2018), Bí quản trị cơng ty TGDĐ Truy cập ngày 03/5/2018, từ danh mục: http://enternews.vn/chu-tich-the-gioi-di-dong-chia-se-biquyet-quan-tri-cong-ty-125457.html/ Tgs.vn (2018), Hệ thống quản lý TGDĐ Truy cập ngày 03/5/2018, từ danh mục: http://www.tgs.vn/baiviet/He-thong-quan-ly-cua-The-Gioi-Di-Dong-Cua-nhatrong-an-toan-nhat/ Công ty CP TGDĐ (2018), Giới thiệu chung Công ty CP TGDĐ Truy cập ngày 03/5/2018, từ danh mục: https://mwg.vn/cong-ty/gioi-thieu-chung/ Công ty CP TGDĐ (2017), TGDĐ ứng dụng công nghệ thông tin Tài liệu tham khảo, Business 4.0 Roadshow Công ty CP TGDĐ (2017), MWG thực tế triển khai hạ tầng công nghệ thông tin Tài liệu tham khảo, Business 4.0 Roadshow Giảng viên Trần Kim Toại (2018), Slide giảng môn Hệ thống thông tin quản lý Tài liệu hướng dẫn, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Trang 32 PHỤ LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) áp dụng vào doanh nghiệp Hình 2.1: Các thương hiệu Công ty Cổ phần Thế giới Di động Hình 2.2: Logo nhà thuốc An Khang Hình 2.3: Mơ hình hệ thống Data Center 11 Hình 2.4: Giải pháp kết nối siêu thị Trung tâm liệu 12 Hình 2.5: Hệ thống Private Cloud 13 Hình 2.6: Hệ thống Web conferencing 14 Hình 2.7: Hệ thống Load balancing 14 Hình 2.8: Hệ thống redis – cache 15 10 Hình 2.9: Hình ảnh minh họa cho hệ thống giám sát redis – cache 15 DANH MỤC BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ Biểu đồ 2.1: Doanh thu Thế giới Di động qua năm Biểu đồ 2.2: Thị phần Thế giới Di động với doanh nghiệp khác Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hoạt động ITop Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động Sơ đồ 2.5: Mô hình vận hành CNTT Thế giới Di động 10 10 16 17 18 Trang 33 ... CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NGÀNH HỆ THỐNG BÁN LẺ, CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG 2.1 Công ty Cổ phần TGDĐ Công ty TNHH Thế giới Di động (Mobile... ERP( Enterprise resource planning software) thực trạng ứng dụng vào doanh nghiệp, cụ thể Công ty Cổ phần Thế giới Di động II Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu giải pháp ERP( Enterprise resource planning. .. mật Hệ thống redis – cache Hình 2.8: Hệ thống redis – cache Nguồn: MWG thực tế triển khai hạ tầng công nghệ thông tin Redis hệ thống sử dụng cho hầu hết ứng dụng công ty nhằm giảm tải cho hệ thống