Ứng dụng hệ thống thông tin về ERP và thực trạng ứng dụng vào doanh nghiệp, cụ thể là công ty cổ phần thế giới di động

Việc ứng dụng hệ thống thôngtin về giải pháp ERP Enterprise resource planning software đã và đang được cácdoanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn với nhiều ngành khác nhau như: ngànhsữ

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP 4

1.1 Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) 41.2 Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) áp dụng

2.4.5 Quy trình thanh toán 22

2.5.3 Văn phòng điện tử và hóa đơn điện tử 24

MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Hiện nay với cuộc cách mạng 4.0 các doanh nghiệp đang hướng tới các giải phápcông nghệ thông tin vào quản trị doanh nghiệp Thị trường toàn cầu đang trở nên phứctạp hơn khi có sự tham gia của nhiều thành tựu ứng dụng kinh tế mới Cùng với điều

đó là những thách thức và khó khăn với các doanh nghiệp Khi một doanh nghiệp ngàycàng mở rộng và mong muốn phát triển thì việc quản trị về nhân lực, vật lực và tài lực

là một dấu chấm hỏi lớn để đáp ứng tốt những điều đó Việc ứng dụng hệ thống thôngtin về giải pháp ERP( Enterprise resource planning software) đã và đang được cácdoanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn với nhiều ngành khác nhau như: ngànhsữa, ngành may mặc, sản xuất, điện, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, hệ thống bán lẻ, ngânhàng, bảo hiểm, dầu khí, hệ thống điện máy bán lẻ,.v.v Để tìm hiểu sâu về giải phápERP( Enterprise resource planning software) sẽ giải quyết những khó khăn đó chodoanh nghiệp hiện nay như thế nào Nhóm em quyết định lựa chọn đề tài: Ứng dụng

hệ thống thông tin về ERP( Enterprise resource planning software) và thực trạng ứngdụng vào doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Thế giới Di động

II Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu về giải pháp ERP( Enterprise resource planning software) sẽ giải quyếtnhững khó khăn đó cho doanh nghiệp hiện nay

Lợi ích và khó khăn của một doanh nghiệp hiện nay khi áp dụng giải pháp ERP(Enterprise resource planning software)

III Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập thông tin( từ Internet, sách, báo)

Phương pháp phân tích, trình bày thông tin

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP

(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SOFTWARE) 1.1 Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software)

Có nhiều cách trình bày khác nhau và cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về kháiniệm ERP( Enterprise resource planning software) ERP là một giải pháp phần mềmđược cài đặt trên máy tính, viết tắt từ E (Enterprise), R (Resource), P (Planning), giảipháp hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp Trong đó: Resouce (tài nguyên) củadoanh nghiệp bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị) và tài lực (tàichính) Như vậy, Giải pháp phần mềm ERP giúp tự động hoá các tác nghiệp của độingũ nhân viên nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàndiện của doanh nghiệp

Tất cả các thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, vàvới mỗi ngành nghề kinh doanh, với mỗi mô hình hoạt động của doanh nghiệp thì kiếntrúc các phân hệ (hay modules) hay chức năng của hệ thống ERP có thể khác nhautrong một tiêu chuẩn mang tính đặc thù

1.2 Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) áp dụng vào doanh nghiệp

Kiểm soát thông tin khách hàng: vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhânviên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người cóquyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cậpnhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàngxem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ nhưmột công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bịnguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứkhác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thờigian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý cóthể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phảinhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõitính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lựcmột cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra

trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụcủa dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cáiđúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thìtổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiênbản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý vềhiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chínhtheo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Namcũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phầnmềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêuhàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công tygiảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữPlanning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động củamình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăngnhanh tốc độ làm việc

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sátsao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu(để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đólàm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viêncũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: thiết lập mạng xã hội trong việcliên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau Ví dụ một mạng xã hội tên là Ming.lecho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấnthông tin, như khi chat trên Facebook Giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ khohỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nềnweb rồi nói ngay cho giám đốc biết Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiểnthị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùngphòng

Hình 1.1: Giải pháp phần mềm ERP( Enterprise resource planning software) áp dụng

vào doanh nghiệp Nguồn: Webico.vn

1.3 Các loại giải pháp phần mềm ERP

1.3.1 Idempiere

Năm 2015, IDempiere giành được giải thưởng Bossie Awards 2015 giành chophần mềm mã nguồn mở tốt nhất IDempiere được xây dựng dựa trên ADempiere, nóbao gồm tất cả các tính năng của phần mềm ERP: quản lý thông tin nhân viên, sảnphẩm, quản lý kho hàng, biên chế và rất nhiều các tính năng khác

1.3.3 SAP ERP

SAP ERP là gì là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công

ty SAP của Đức SAP ERP kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ chức.SAP cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp các ứng dụng bao gồm

cả quản lý quan hệ khách hàng , quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lýdòng sản phẩm

Ngoài ra, đối với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể tham khảo phần mềmCRM giúp quản lý danh sách khách hàng toàn diện Tích hợp Email Marketing, SMSMarketing tổng đài Ip cùng nhiều module mở rộng khác giúp công việc trở nên dễdàng quá trình tương tác với khách hàng ngày một thân thiết, chuyên nghiệp

1.4 Hạn chế của ERP

Với ERP, nhân viên sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng,chẳng hạn như liệu người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánhgiá tín dụng của người đó ra sao, người đó đã từng mua những gì, và có thể họ sẽ phảicập nhật những thông tin một cách tổng quát Điều này khiến doanh nghiệp phải lựachọn một nhân viên có thể nắm bắt và hiểu được công cụ của ERP

Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thườngxuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa Nếu họ không làm nhưthế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đangkhông có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội tìm kiếm lợi nhuận cho doanhnghiệp

Ngoài ra, con người thường không thích thay đổi, trong khi ERP lại yêu cầu họthay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới Đây cũng là mộttrong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng vàothực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác

Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viêntrong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm ERP giúp các công ty tiết kiệmđược một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếubạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hànhthì bạn chỉ đang phí tiền mà thôi

Ngoài ra, bạn cũng có thể đang làm chậm lại tiến độ của mọi người, bởi bạn đangthay thế phần mềm mà mọi người quen xài với một hệ thống ít doanh nghiệp áp dụngthành công hoàn toàn.

CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NGÀNH HỆ THỐNG BÁN LẺ, CÔNG

TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG

2.1 Công ty Cổ phần TGDĐ

Công ty TNHH Thế giới Di động (Mobile World Co Ltd) thành lập vào tháng03/2004 bởi 5 thành viên đồng sáng lập là Trần Lê Quân, Nguyễn Đức Tài, Đinh AnhHuân, Điêu Chính Hải Triều và Trần Huy Thanh Tùng, lĩnh vực hoạt động chính củacông ty bao gồm: mua bán sửa chữa các thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết

bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử.Bằng trải nghiệm vềthị trường điện thoại di động từ đầu những năm 1990, cùng với việc nghiên cứu kỹ tậpquán mua hàng của khách hàng Việt Nam, thegioididong.com đã xây dựng mộtphương thức kinh doanh chưa từng có ở Việt Nam trước đây Công ty đã xây dựngđược một phong cách tư vấn bán hàng đặc biệt nhờ vào một đội ngũ nhân viên chuyênnghiệp và trang web www.thegioididong.com hỗ trợ như là một cẩm nang về điệnthoại di động và một kênh thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam

Năm 2007 cũng là năm Công ty TNHH Thế giới Di động chuyển đổi sang Công

ty Cổ phần để mở rộng cơ hội phát triển.Từ năm 2010 tới 2011 đánh dấu bước pháttriển vượt bậc với sự ra đời liên tiếp của các siêu thị thegioididong.com

Trụ sở chính: Tầng trệt G1-G2, tòa nhà Etown 3- Số 364 Cộng Hòa,phường 13, quận Tân Bình (Mặt tiền đường Ấp Bắc), Thành phố Hồ ChíMinh

Mã chứng khoán: MWG

Thương hiệu:

Hình 2.1: Các thương hiệu của Công ty Cổ phần Thế giới Di động.

Nguồn: thegioididong.com

Và mới đây nhất là thương hiệu về dược phẩm: Nhà thuốc An Khang

Hình 2.2: Logo và nhà thuốc An Khang.

 Máu lửa với công việc

Việc hoạt động kinh doanh: Năm 2017 TGDĐ đạt được mục tiêu Doanh thu hơn

63 nghìn tỷ đồng và tham vọng trong 2018 con số đó sẽ là hơn 83 nghìn tỷ đồng

Biểu đồ 2.1: Doanh thu của Thế giới Di động qua các năm

2.2.1 Phần cứng – Cơ sở hạ tầng

Tiêu chí xây dựng hạ tầng hệ thống CNTT:

 An toàn thông tin: là tiêu chí được ưu tiên hàng đầu của cả hệ thống

 Tập trung hóa hệ thống dữ liệu của toàn công ty

 Hệ thống phải hoạt động ổn định trong mọi tình huống và có độ sẵn sàng cao

 Đảm bảo khả năng mở rộng và tích hợp các giải pháp CNTT khác như ERP,CRM

 Tiết kiệm chi phí: Áp dụng triệt để các ứng dụng mã nguồn mở trong khảnăng quản trị được

 Đảm bảo kế hoạch đầu tư CNTT theo chi phí và tiến độ

Mô hình hệ thống:

 Data Center

Hình 2.3: Mô hình hệ thống Data Center Nguồn: MWG thực tế triển khai hạ tầng

công nghệ thông tin

 Sử dụng đấu nối Active – Active với BGP ANYCAST Hai liên kết đấu nốitrên 2 router riêng biệt của công ty với 2 router riêng biệt của 2 nhà cung cấpdịch vụ ở 2 Data Center

 Trên các kênh đấu nối với 2 IXP, công ty thực hiện tách 2 loại traffic Quốc tế

và trong nước riêng biệt với nhau

 Bên trong hệ thống Data Center, công ty sử dụng mô hình Leaf – Spine vàcông nghệ MLAG nhằm mục đích tiện lợi cho việc duy trì thiết bị và thuậntiện cho việc mở rộng các Rack khi cần thiết.

 Liên kết giữa hai Data Center, công ty sử dụng kênh đấu nối P2P và tuyếnmetro backup nối 2 Data Center với các văn phòng

 Sử dụng giải pháp DR (2+1), 2 cho Site chính (VDC) và 1 cho Site phụ(Viettel=IDC)

Giải pháp kết nối siêu thị về Trung tâm dữ liệu:

Hình 2.4: Giải pháp kết nối siêu thị về Trung tâm dữ liệu Nguồn: MWG thực tế triển

khai hạ tầng công nghệ thông tin

2.2.2 Phần mềm

- Phần mềm hệ thống:

 Hệ điều hành: (OS) Oracle Solaris 11

 Database: Oracle Enterprise 11g

- Phần mềm ứng dụng:

 Phần mềm đa năng: Word, Exel

 Phần mềm chuyên dụng: ERP, CRM, ITOP

2.2.3 CSDL và hệ quản trị CSDL

- Công nghệ hóa ảo: Oracle VM for SPARC phân chia ảo hóa thành các serverdatabase dùng cho các phân hệ ứng dụng như WEB, CRM, ERP.

- Hệ quản trị CSDL Oracle

- Contact Center:

 Thống kê sơ bộ về hệ thống contact center đang được vận hành:

 Tổng số lượng đàm thoại trung bình 1 ngày: 84.000 calls

 Tổng thời lượng đàm thoại trung bình 1 ngày: 111.000 phút

 Tổng số lượng đàm thoại CCU trung bình: 200 call

2.2.4 Hệ thống mạng và an toàn thông tin

- Hệ thống quản trị Wifi controller – less

- Hệ thống Private Cloud: là một ứng dụng giao diện web với mục đích xâydựng một hệ thống lưu trữ đám mây nhằm đồng bộ hóa dữ liệu, chia sẽ tậptin và lưu trữ từ xa Private Cloud mang lại rất nhiều tác dụng quan trọng:

 Lưu trữ các file, thư mục, danh bạ, thư viện ảnh,

 Có thể truy cập từ điện thoại, laptop, duyệt trình web

 Đồng bộ lưu trữ dữ liệu từ server về các thiết bị cá nhân và ngược lại

 Đồng bộ dữ liệu DC về siêu thị

Hình 2.5: Hệ thống Private Cloud Nguồn: MWG thực tế triển khai hạ tầng công

nghệ thông tin

 Phân phối số lượng request trên nhiều máy tính hoặc một cụm máy tính.

 Cơ chế giám sát tình trạng máy chủ của dịch vụ trong một Farm

 Tăng khả năng phục vụ

 Linh hoạt, chủ động chia tải hoặc chỉ định riêng Server

 Mở rộng thêm server dễ dàng

 Dịch vụ không gián đoạn ngay cả khi lỗi hoặc bảo trì

 Client request gián tiếp qua Load Balancer  tăng bảo mật

Hình 2.9: Hình ảnh minh họa cho hệ thống giám sát redis – cache Nguồn: MWG

thực tế triển khai hạ tầng công nghệ thông tin

Hệ thống ITOP (Quản trị tài sản IT, sự cố…)

Top ( IT Operational Portal) là một ứng dụng Web mã nguồn mở cho phépquản trị các hoạt động hàng ngày trong môi trường CNTT

Top được thiết kế theo chuẩn ITIL, ứng dụng là đủ linh hoạt để thích ứngvới quá trình của bạn

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hoạt động của ITop Nguồn: MWG thực tế triển khai hạ

tầng công nghệ thông tin

ITop có thể được sử dụng bởi nhiều người dung khác nhau: Help Desk, kỹ

sư hỗ trợ (cấp 1, cấp 2…), quản lý dịch vụ

Quy trình quản lý kho IT(iTop) của công ty bắt đầu bằng việc nhận yêucầu từ phía siêu thị Nhân viên helpdesk có nhiệm vụ tạo yêu cầu hàng hóa trêniTop, quản lý kho tiếp nhận thông tin yêu cầu hàng hóa đặt hàng, và xác nhậnđặt hàng

2.3 Đội ngũ nhân sự

2.3.1 Quản lý cấp cao

Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động bao gồm nhiều cấpbậc Đối với riêng từng khối sẽ có Giám đốc của khối, tiếp đó là các Trưởng bộ phận,dưới Trưởng bộ phận là các nhân viên boa gồm cả miền Bắc, Trung, Tây Nam Bộ,Đông Nam Bộ, và Hồ Chí Minh

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động

Nguồn: Thegiodidong.com