ỨNG dụng hệ thống thông tin( ERP) vào Vinasoy

Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp muốn bước lên quy mô vừa và lớn phải có sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc quản lý một cách toàn diện với tính chính xác cao, trơn tru trong các khâu của

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3

1.1 Khái niệm ERP 3

1.2 Đặc điểm của ERP 3

1.3 Các yêu cầu để triển khai hệ thống ERP 4

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 5

VỀ ERP CỦA NHÀ MÁY VINASOY 5

2.1 Lĩnh vực và mô hình kinh doanh 5

2.2 Mô tả phần mềm, phần cứng, CSDL và hệ quản trị CSDL của Vinasoy 6

 Phần cứng 6

 Phần mềm 6

2.3 Hệ thống mạng LAN/WAN/INTERNET 8

 Hệ thống mạng WAN 8

 Hệ thống mạng LAN 9

2.4 Bảo mật thông tin, cơ sở hạ tầng và hệ thống máy chủ 9

2.5 Đội ngũ nhân sự 10

2.6 Các chính sách quản lí và quy định vận hành và khai thác hệ thống: 10

CHƯƠNG 3: THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, THÁCH THỨC 12

CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ ERP 12

3.1 Những thuận lợi, khó khăn, thách thức và các lợi ích mang lại Chiến lược: 12

 Thuận lợi: 12

3.2 Lợi thế cạnh tranh khi áp dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp 13

3.3 Thách thức 13

KẾT LUẬN 15

LỜI MỞ ĐẦU

Sự yếu kém và không hợp lý trong khâu quản lý các nguồn lực, các nguồn tài

nguyên trong doanh nghiệp có quy mô lớn là một trong những yếu tố khá lớn cản trở sự

mở rộng và phát triển của các doanh nghiệp Các sai sót bắt đầu xuất hiện trong các khâu

từ nhận đơn đặt hàng, chuyển đơn đặt hàng về nhà máy đến khâu sản xuất hay bộ máy quản lý bị cồng kềnh, thiếu tính hiệu quả làm ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc và lợi nhuận đạt được Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp muốn bước lên quy mô vừa và lớn phải có sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc quản lý một cách toàn diện với tính chính xác cao, trơn tru trong các khâu của quá trình hoạt động Hệ thống ERP chính là một giải pháp như thế, một giải pháp phù hợp để tạo ra hiệu quả hoạt động cao cho doanh nghiệp trong quá trình mở rộng quy mô kinh doanh Nếu được áp dụng đúng cách thì hệ thống ERP hứa hẹn sẽ là một công cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp Vậy ERP là gì? Làm thế nào để áp dụng ERP vào trong doanh nghiệp? Những thuận lợi cũng như khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng ERP Để trả lời cho những câu hỏi này nhóm 9 chúng em quyết định chọn đề tài “Trình bày ứng dụng HTTT về ERP và thực trạng ứng dụng vào nhà máy sữa đậu nành Vinasoy” Do khả năng tư duy còn hạn chế cũng như việc thiếu thông tin về doanh nghiệp nên bài tiểu luận của nhóm không tránh khỏi những sai sót, rất mong thầy đánh giá và cho ý kiến để bài tiểu luận của nhóm em được hoàn thiện hơn Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm ERP

- ERP là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp

- ERP là một hệ thống tổng hợp các quy trình kinh doanh trọng yếu của doanh nghiệp dựa trên sự tích hợp gồm các mô-đun phần mềm và hệ thống cơ sở dữ liệu tác nghiệp tập trung của doanh nghiệp

- Ý nghĩa của E, R, P trong thuật ngữ ERP:

 E: Enterprise (doanh nghiệp)

 R: Resource (tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên

 P: Planning (hoạch định) là kế hoạch, là một khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là một hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch như thế nào?

 Tóm lại, ERP là một hệ thống giải pháp toàn diện, bao gồm việc tích hợp các công

cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản trị toàn bộ nguồn nhân lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được vận hành trơn tru trên một hệ thống gọi là hệ thống ERP

1.2 Đặc điểm của ERP

- Có tính tích hợp

- Dùng chung một CSDL, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần trong hệ thống

- Tránh sai sót dữ liệu

- Dễ dàng kiểm soát

- Hỗ trợ các công cụ dự báo, lập báo cáo

 Ngoài ra theo Marcelino Tito Tore trong tài liệu hội thảo về: “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:

- ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh Tích hợp có nghĩa

là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất

- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định

- Phần mềm ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là hệ thống phải hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng Kế hoach sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần, hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch, các quy tắc, quy trình xử lý phải được định trước

- ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ Ai làm việc gì? Trách nhiệm ra sao? Phải được xác định rõ trước

- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một căn cứ

1.3 Các yêu cầu để triển khai hệ thống ERP

- Cơ sở hạ tầng thông như các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tích tương hợp các mạng

- Mạng LAN phải có server tập trung kể cả trong điều kiện phân tán

- Phần cứng máy tính server và phần cứng máy tính phải được nâng cấp để chạy được ERP

- Đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao

- Phải có cam kết của lãnh đạo cấp cao về thời gian làm việc và tiền bạc

- Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

VỀ ERP CỦA NHÀ MÁY VINASOY 2.1 Lĩnh vực và mô hình kinh doanh:

Được thành lập năm 1997 với cái tên Nhà máy (NM) Sữa Trường Xuân như mong muốn sẽ trường tồn như mùa xuân Khi đó, NM sản xuất nhiểu loại sản phẩm khác nhau như sữa bò tươi, kem, sữa chua, sữa đậu nành… Tuy nhiên, quy luật mạnh được yếu thua muôn thuở của thị trường đã đẩy NM Trường Xuân vào những năm tháng đầy khó khăn, thử thách, tưởng chừng có lúc đã phải phá sản, kết thúc sớm hành trình non trẻ của mình

Thế nhưng, nhờ một phần từ sự may mắn khi sữa đậu nành được lựa chọn cung cấp cho chương trình dinh dưỡng học đường do Bộ Nông nghiệp Mỹ tài trợ, và hơn hết bằng niềm tin vững chắc vào đậu nành cùng nghị lực vươn lên mạnh mẽ, Vinasoy, Thương hiệu ra đời từ năm 2005, bắt đầu được định hướng đúng đắn với chiến lược tập trung duy nhất vào đậu nành Kể từ đó trở đi, Vinasoy đã nhanh chóng phát triển, luôn dẫn đầu thị trường sữa đậu nành Việt Nam với tốc độ tăng trưởng trên 40%/năm

Tính đến tháng 12/2017, Vinasoy tiếp tục giữ vững vị trí dẫn đầu với 90% thị phần Sữa đậu nành bao bì giấy tại Việt Nam Hiện tại, Vinasoy đang có 3 nhà máy tại Quảng Ngãi, Bắc Ninh và Bình Dương với tổng công suất 390 triệu lít/năm, cung cấp tương đương 1,5 tỷ sản phẩm mỗi năm cho cộng đồng Đó cũng chính là một

sứ mệnh đặc biệt của Vinasoy: “Chúng tôi cam kết không ngừng sáng tạo và tối ưu hóa nguồn dinh dưỡng quý báu từ đậu nành thiên nhiên để mang đến cộng đồng cơ hội sử dụng phổ biến các sản phẩm chất lượng tốt nhất có nguồn gốc từ đậu nành Nhờ đó, không chỉ chúng tôi mà đối tác và cộng đồng xung quanh sẽ có được một cuộc sống ý nghĩa hơn, tốt đẹp hơn và thịnh vượng hơn”

Trong hành trình dài phía trước, Vinasoy sẽ tiếp tục định hướng phát triển tập

trung vào đậu nành đúng với tầm nhìn của chúng tôi: "Trở thành và được công

nhận là công ty hàng đầu về những sản phẩm dinh dưỡng từ đậu nành tại những thị trường Vinasoy có hoạt động kinh doanh”

Để hoàn thành Sứ mệnh và đạt đến cái đích cuối cùng của Tầm nhìn, Vinasoy tiếp tục vun đắp những giá trị cốt lõi đã gầy dựng trong hơn 20 năm qua:

 Tâm huyết: nỗ lực không mệt mỏi nhằm đem đến những sản phẩm dinh

dưỡng tối ưu nhất từ nguồn đậu nành thiên nhiên đến cho người tiêu dùng

 Đồng lòng hợp tác: gắn kết cùng các đối tác nhằm mang lại một cuộc

sống tốt đẹp, ý nghĩa & thịnh vượng hơn

 Trong sạch & đạo đức: hành xử trung thực, đạo đức trong mọi hoạt động

và giao dịch

 Sáng tạo: luôn đi đầu trong nghiên cứu và ứng dụng khoa học tiên tiến

trong công nghệ chế biến đậu nành nhằm cho ra đời những thương hiệu mạnh, uy tín

 Tinh thần Việt Nam: tự hào là một thương hiệu Việt, được kế thừa những

giá trị tốt đẹp “tương thân tương ái”, “uống nước nhớ nguồn” của người Việt Nam

2.2 Mô tả phần mềm, phần cứng, CSDL và hệ quản trị CSDL của Vinasoy.

 Phần cứng:

Vinasoy đã xây dựng và triển khai cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm

hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng những giài pháp này đã mang đến cho Vinasoy khả năng mở rộng hệ thống, hiệu năng tối đa và mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

 Phần mềm:

Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng CRM( Customer Relationship): Vinasoy chủ yếu giao dịch với khách hàng trung gian Vì vậy, với hệ thống phân phối bao gồm 200 nhà phân phối và hơn 128000 điểm bán rộng khắp trên cả nước

Vinasoy hiểu rằng việc quản lý khách hàng trung gian, đội ngũ nhân viên bán hàng, quản lí thông tin khách hàng và nắm bắt xu hướng thị trường là điều quan trọng trên con đường xây dựng thương hiệu uy tín và phát triển bền vững

Nguồn dữ liệu về khách hàng chủ yếu được nhập từ phần mềm DMS, hợp đồng mua, hợp đồng đại lí, các chứng từ hóa đơn, biên bản giao nhận, nhân viên thị trường, phiếu thăm dò khách hàng, thu thập thông tin trực tiếp và qua các hội nghị khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng được chia thành 3 phân hệ chính:

- Thành phần

- Công nợ

- Kho hàng

Mỗi phân hệ là một chức năng riêng và được quản lý bởi một người có quyền và trách nhiệm trong lĩnh vực được phân công

 Hệ thống quản trị kênh phân phối sản phẩm sữa đậu nành:

Kênh phân phối trực tiếp: Hiện nay, kênh phân phối trực tiếp của công ty gồm

có nhân viên kinh doanh của Công ty, thực hiện việc giải quyết đơn đặt hàng qua điện thoại, bán trực tiếp cho người tiêu dùng như: cấp phát sữa cho các cơ quan có chế độ làm việc độc hại (nhà máy mì, trường học, nhà máy lọc dầu Dung Quất,…)

và trong nội bộ Công ty Đường Quảng Ngãi hay bán từ của hàng giới thiệu sản phẩm được đặt trước cổng Công ty Doanh thu tiêu thụ sản phẩm qua kênh phân phối trực tiếp chỉ chiếm khoảng hơn 10% trong tổng doanh thu của công ty

Kênh phân phối gián tiếp: Mô hình nhà phân phối, bên cạnh sử dụng kênh phân phối truyền thống, công ty sử dụng kênh phân phối hiện đại qua siêu thị và hình thức Horeca( Hotel- Restaurant- Café) Trong mô hình này, các nhà phân phối

sẽ mua hàng trực tiếp từ công ty với mức giá do công ty đưa ra đã có trừ một phần chiết khấu các nhà phân phối khi phân phối lại cho các trung gian sỉ và lẻ phải thực hiện chiết khấu theo mức mà công ty yêu cầu Người tiêu dùng sẽ mua hàng với mức giá bán ra ở các điểm bán lẻ

Theo mô hình trên, công ty sẽ tìm kiếm, lựa chọn các đại lí và tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa Theo đó, các đại lí sẽ mua hàng trực tiếp từ công ty với mức giá do công ty đưa ra Sau đó, các đại lí tự nâng giá để bán cho các trung gian phân phối và cuối cùng, người tiêu dùng sẽ mua hàng với mức giá trần hoặc

có thể là giá thả nổi tùy thuộc vào khu vực thị trường

 Hệ thống website của công ty

Để thương hiệu Vinasoy vượt ra khỏi phạm vi tỉnh thì phải kể đến sự góp công của website chính cùng địa chỉ vệ tinh được cài đặt sẵn “Đây chính là những chiếc cầu nối Vinasoy đến mọi người”, anh Lê Hữu Phước, nhân viên phòng CNTT khẳng định Bởi theo anh Phước, website của Vinasoy không chỉ cung cấp mọi thông tin liên quan đến doanh nghiệp, tính năng sản phẩm thương mại mà nó còn là công cụ hỗ trợ cho nhà phân phối sản phẩm, nhân viên quản lý bán hàng và

bộ phận điều phối Logistics của Vinasoy thường xuyên tương tác với nhau Nhờ vậy, Vinasoy không còn bị động trong việc tiếp cận và xử lí thông tin cũng như hoạch định thị trường Ngoài ra, website cũng là địa chỉ để khách hàng chia sẻ thông tin, đóng góp ý kiến trực tuyến với nhà sản xuất Điều này giúp Vinasoy chủ động điều chỉnh và hoàn thiện quy cách phân phối, bán hàng theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại

Quả thật, chỉ cần vào website thì khách hàng đã có trong tay đầy đủ những thông tin cần thiết như: mẫu mã, chi phí các loại sản phẩm mới, ngành nghề hoạt động, năng lực sản xuất của doanh nghiệp mà không cần phải mất thời gian đến tận nơi tìm hiểu Điều này vừa giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn doanh nghiệp phù hợp để hợp tác, vừa giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt và chỉ đạo kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh Hơn nữa, khách hàng và doanh nghiệp có thể giao dịch trong mọi hoàn cảnh Vừa tiết kiệm chi phí, thời gian vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của Doanh nghiệp Đây chính là cái lợi lớn nhất mà website mang lại cho doanh nghiệp

 CSDL và hệ quản trị CSDL của Vinasoy:

Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được tổ chức theo một cấu trúc nhất định để

có thể dễ dàng quản lý (đọc, thêm, xóa, sửa dữ liệu)

Bất cứ cơ sở dữ liệu nào sau khi được tạo ra cũng cần được lưu trữ lại Quá trình lưu cơ sở dữ liệu này được thực hiện qua việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ

liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là chương trình phần mềm giúp thực hiện việc lưu

trữ cơ sở dữ liệu Hệ quản trị trị cơ sở dữ liệu khi lưu trữ cơ sở dữ liệu cần đảm bảo được được tính cấu trúc trong cơ sở dữ liệu và ngoài ra cần phải hỗ trợ việc đọc, chỉnh sửa, thêm và xóa dữ liệu trên cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng

Cấu trúc CSDL khách hàng của Vinasoy:

Nguồn dữ liệu về khách hàng chủ yếu được nhập từ phần mềm DMS, hợp đồng mua, hợp đồng đại lý, các chứng từ hóa đơn, biên bản giao nhận hàng, nhân viên thị trường, phiếu thăm dò khách hàng, thu thập thông tin trực tiếp và qua các hội nghị khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng được chia thành 3 phân hệ:

- Kho hàng

- Thành phẩm

- Công nợ

Mỗi phân hệ là một chức năng riêng và được quản lý bởi một người có quyền và trách nhiệm trong lĩnh vực được phân công

Hiện nay, Vinasoy chưa có một phòng ban nào chuyên trách việc tạo lập hay quản lý thông tin của khách hàng, việc thu thập và

xử lý thông tin do nhân viên Phòng Kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm Hiện tại chỉ có những thông tin mô tả như tên, tuổi, địa chỉ, doanh thu, sản lượng tiêu thụ, số lượng mua hàng,… được lưu giữ trong hồ sơ và phần mềm DMS tại phòng Kế hoạch kinh doanh Nhìn chung, hoạt động thu thập, quản lý và phân tích thông tin khách hàng của Vinasoy hiện nay chưa được quan tâm đúng mức, chưa đáp ứng được nhu cầu đặt ra về công tác quản lý khách hàng

Hơn nữa, cấu trúc cơ sở dữ liệu không đủ sức nhận diện rõ khách hàng

2.3 Hệ thống mạng LAN/WAN/INTERNET

 Hệ thống mạng WAN

Nhà máy Vinasoy hiện có 3 nhà máy đặt tại 3 tỉnh Quảng Ngãi, Bắc Ninh và Bình Dương Các nhà máy được liên kết với nhau bằng hệ thống mạng WAN với

hệ thống máy chủ được đặt tại trụ sở chính của nhà máy (địa chỉ: 2 Nguyễn Chí Thanh, TP Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi)

 Hệ thống mạng LAN

Các máy tính của các phòng ban được liên kết với nhau bằng mạng LAN để có thể chia sẻ dữ liệu với nhau một cách dễ dàng hơn

Các thiết bị cần thiết:

Máy chủ là một máy tính có CPU tốc độ cao, RAM và ổ đĩa lớn, thường liên kết với các thiết bị ngoại vi khác như máy in (printer), máy quét (scanner),…

Máy trạm đôi khi còn gọi là máy khách (client) Các máy khách kết nối với máy chủ và có thể liên lạc với nhau thông qua máy chủ

2.4 Bảo mật thông tin, cơ sở hạ tầng và hệ thống máy chủ

Khi phát hiện ra các lỗ hổng an ninh, bị mất cắp, rò rỉ thông tin… thì mới nhận thấy một thiếu sót quan trọng, rất thường hay bị bỏ qua là việc triển khai hoạt động đánh giá, thẩm định bảo mật từ các tổ chức, công ty đánh giá bảo mật độc lập uy tín

Việc đánh giá bảo mật sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể về hiệu quả của chương trình an toàn thông tin, đặc biệt với hoạt động “mô phỏng tội phạm mạng”

sẽ giúp phát hiện được các lỗ hổng bảo mật cả bên trong lẫn ngoài hệ thống, nhằm nâng cao mức độ an toàn thông tin