Nghiên cứu cấu trúc và vận hành hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho các quyết định ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Thăng Long

Thông tin do kế toán quản trị KTQT cung cấp là những thông tin cần thiết,trực tiếp và thường xuyên đối với nhà quản trị nhằm đưa ra các quyết định cuốicùng đối với hoạt động kinh doanh,

Chương 1 Tổng quan nghiên cứu đề tài1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Trong xu thế toàn cầu hóa, hoạt động kinh doanh thể hiện tính cạnh tranh ngàycàng đa dạng, phức tạp và quyết liệt Vì vậy, nhu cầu thông tin phục vụ cho việc raquyết định của nhà quản trị doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng và khôngthể thiếu

Thông tin do kế toán quản trị ( KTQT) cung cấp là những thông tin cần thiết,trực tiếp và thường xuyên đối với nhà quản trị nhằm đưa ra các quyết định cuốicùng đối với hoạt động kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và khôngngừng phát triển Sự tồn tại của KTQT trong nhiều năm qua đã chứng minh đượctầm quan trọng của nó đối với công tác quản trị kinh doanh Hiện nay, KTQT đãtrở thành công cụ khoa học giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng hoạch định,

tổ chức, kiểm soát và đánh giá các hoạt động kinh doanh

Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới, đòi hỏi các doanh nghiệpphải ngày càng phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng Để đáp ứng được nhu cầutrên, công tác kế toán trong các doanh nghiệp cũng cần phải được điều chỉnh đểngày càng hoàn thiện hơn Mặt khác, hệ thống thông tin ( HTTT) thủ công trongcác doanh nghiệp cũng cần được đánh giá để từng bước thay thế bằng HTTT được

xử lý tự động trên máy vi tính Hệ thống thông tin kế toán được chia làm hai bộphận: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin KTQT Các nhàquản lý doanh nghiệp Việt Nam hiện nay mới chỉ quan tâm chủ yếu về thông tin

kế toán tài chính để đưa ra quyết định kinh doanh mà chưa chú trọng nhiều tớithông tin KTQT Thực tế cho thấy rằng thông tin KTQT rất cần thiết đối với nhàquản trị trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, đặcbiệt là đối với các quyết định ngắn hạn

Công ty Cổ phần Thăng Long là một công ty hoạt động trọng lĩnh vực sảnxuất rượu vang Công ty đã có được nhiều thành công trên bước đường đầu tiên

của quá trình hội nhập Đóng góp một phần đáng kể trong sự thành công đó củaCông ty chính là bộ máy kế toán Tuy nhiên ban giám đốc công ty mới chỉ chútrọng tới thông tin kế toán tài chính mà chưa áp dụng nhiều thông tin KTQT trongviệc điều hành kinh doanh Trong tương lai, Công ty rất cần hoàn thiện hệ thốngthông tin KTQT nhằm cung cấp thông tin chính xác, khoa học, kịp thời phục vụcho công tác quản trị, đặc biệt là việc ra quyết định đàu tư ngắn hạn.

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “ Nghiên cứu cấu trúc và vận hành hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho các quyết định ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Thăng Long”.

1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu lý luận: Hệ thống hóa và góp phần làm rõ những vấn đề lý luận liênquan tới hệ thống thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn

- Mục tiêu thực tiễn: Khảo sát, đánh giá thực trạng, nêu lên những ưu nhượcđiểm trong HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Công ty CPThăng Long và tìm ra những nguyên nhân dẫn đén những hạn chế đó Thông qua

đó, đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết địnhngắn hạn tại Công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh theo hướng hội nhậpkinh tế quốc tế

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu về HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyếtđịnh ngắn hạn tại Công ty CP Thăng Long thuộc Tổng Công ty Thương Mại HàNội

- Về thời gian: Khảo sát, nghiên cứu số liệu thực tế của năm 2009 và xu thếphát triển trong tương lai về HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắnhạn tại Công ty CP Thăng Long

1.4 Ý nghĩa nghiên cứu của đề tài

- Đề tài làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về HTTT KTQT phục vụ cho việc raquyết định ngắn hạn

- Đề tài là một tài liệu tham khảo cho những người cần nghiên cứu về HTTTKTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn.

- Giải pháp trong đề tài nếu được áp dụng sẽ đóng góp tích cực cho việc hoànthiện HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn

- Qua nghiên cứu đề tài giúp cho bản thân tác giả hiểu biết sâu sắc hơn về vấn

đề nghiên cứu, đặc biệt là các kiến thức thực tế, kiến thức chuyên môn về KTQTnói chung và KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn nói riêng Trong quátrình nghiên cứu, tác giả có cơ hội tiếp cận với các nhà quản lý, các chuyên gia kếtoán trong ngành và có điều kiện học hỏi chuyên môn vững vàng của thầy cô vàđồng nghiệp trong trường Đồng thời, tác giả có điều kiện tiếp cận với các phươngpháp nghiên cứu mới, tạo nền tảng vững chắc cho các công trình nghiên cứu khoahọc tiếp theo của tác giả

1.5 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, đề tài bao gồm 4 chương:

- Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài: Trong chương này, đề tài đã nêutính cấp thiết để lựa chọn đề tài nghiên cứu, xác đinh mục tiêu, phạm vi và y nghĩacủa vấn đề nghiên cứu

- Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận về HTTT KTQT phục vụ choviệc ra quyết định ngắn hạn Trong chương này, đề tài đã nêu lên khái niệm và bảnchất của HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn, tình hình nghiêncứu HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn trên thế gới và ViệtNam

- Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng HTTT KTQT tại Công ty

CP Thăng Long Trong chương này, đề tài đã đưa ra phương pháp hệ nghiên cứuvấn đề, tổng quan tình hình và nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề nghiên cứu, phântích các dữ liệu và đánh giá thực trạng HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyếtđịnh ngắn hạn tại Công ty CP Thăng Long

- Chương 4: Giải pháp hoàn thiện HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyếtđịnh ngắn hạn tại Công ty CP Thăng Long Trong chương này, đề tài đã nêu lên sự

cần thiết phải hoàn thiện HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn và

đề xuất các giải pháp hoàn thiện

Chương 2 Một số vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán quản trị

phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn.

2.1 Một số khái niệm và bản chất của hệ thống thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn.

2.1.1 Khái niệm và bản chất của hệ thống thông tin

2.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Có nhiều cách hiểu và đưa ra các khái niệm về hệ thống thông tin khác nhau:Thứ nhất, tác giả Nguyễn Thế Hưng, giảng viên khoa Kế toán – Kiểm toán,

trường ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh cho rằng: “ Hệ thống thông tin là một loạt các thủ tục mà khi thực hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát” (8,12).

Khái niệm này chưa nói rõ được các thành phần cấu thành nên hệ thống thôngtin Tác giả sử dụng cụm từ “ một loạt các thủ tục” làm cho người đọc khó hiểuthủ tục ở đây là những gì và mối quan hệ giữa các thành phần đó ra sao

Thứ hai, tập thể tác giả Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy

cho rằng: “Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó”

( 17, 16)

Theo khái niệm trên, người đọc có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống màmối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệthống khác là sự trao đổi thông tin

Theo quan điểm của cá nhân tác giả, dưới góc độ KTQT: “ hệ thống thông tin

là một hệ thống bao gồm nhiều yếu tố kết hợp với nhau cùng hoạt động để đạtđược mục tiêu là cung cấp thông tin cho hoạt động quản trị

2.1.1.2 Bản chất của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có thể chứa thông tin về con người, đồ vật, nơi chốn, sựkiện, hoạt động… trong phạm vi một tổ chức hay một môi trường bao quanh nó

Trong một HTTT kinh doanh, môi trường có thể là khách hàng, nhà cung cấp, các

cơ quan quản lý, các đối thủ cạnh tranh,…

Các chức năng hoạt động chính của một HTTT là thu thập dữ liệu từ trong nội

bộ và từ môi trường bên ngoài để xử lý thành thông tin có ý nghĩa hơn rồi truyềntải thông tin đó đến những nơi cần sử dụng Các HTTT có thể hoàn toàn là thủcông hoặc dựa trên máy vi tính

Các HTTT hiện nay rất đa dạng và phong phú Đối với các doanh nghiệp khácnhau có thể các HTTT sẽ khác nhau nhưng nhìn chung HTTT ở các doanh nghiệpđều hướng tới mục tiêu là hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp và ra quyết đinh, hỗ trợcho việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh Hiện nay, một môhình HTTT gồm các phân hệ thông tin và các ứng dụng chính sau:

- Phân hệ thông tin phục vụ quản lý và điều hành

- Phân hệ tiếp thị, phân phối sản phẩm và dịch vụ khách hàng

- Phân hệ quản lý nội bộ

- Xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành

2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán quản trị

2.1.2.1 Khái niệm và bản chất của KTQT

Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về KTQT:

- Quan điểm của GS.TS Ronal W Hilton thuộc trường ĐH Cornell – Mỹ

cho rằng: “ KTQT là một bộ phận của HTTT quản trị trong các tổ chức mà nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức.

- Quan điểm của hiệp hội kế toán viên Hoa Kỳ “ KTQT là qui trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo cáo, giải thích và thông đạt các số liệu tài chính, phi tài chính cho ban giám đốc để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp để đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này”.

- Theo luật Kế toán Việt Nam: “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”

- Theo TS Đặng Thị Hòa, trường ĐH Thương Mại cho rằng: “ KTQT là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh một cách cụ thể phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý kinh tế tài chính trong nội bộ doanh nghiệp”.

Các khái niệm về KTQT, cách phát biểu có thể khác nhau, nhưng đều cónhững vấn đề chung, đó là:

- KTQT là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán

DN và là công cụ quan trọng trong công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp

- Người sử dụng thông tin do KTQT cung cấp là các nhà quản trị trongdoanh nghiệp

- Thông tin của KTQT là nguồn thông tin chủ yếu giúp cho nhà quản trịthực hiện các chức năng quản trị: Lập kế hoạch; tổ chức điều hành thực hiện kếhoạch; kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và ra quyết định

Do đó theo quan điểm của cá nhân tác giả, khái niệm về KTQT của TS ĐặngThị Hòa là tương đối đầy đủ và phù hợp khi áp dụng vào các loại hình doanhnghiệp ở Việt Nam KTQT không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin quákhứ mà còn thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính dự báo tương lai Dovậy, đòi hỏi kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản của KTQT, ngoài những chuyên mônnghiệp vụ về KTQT, cần có sự kết hợp với các ngành khoa học khác như thống kê,quản trị doanh nghiệp… đặc biệt là kiến thức về phân tích hoạt động kinh tế

* Bản chất của KTQT:

- KTQT không chỉ thu nhận, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin về cácNVKT đã phát sinh và hoàn thành, mà còn xử lý các thông tin này phục vụ choviệc ra các quyết định quản trị

- KTQT chỉ cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi

và yêu cầu quản lý nội bộ của đơn vị

- KTQT là 1 bộ phận của hạch toán kế toán, là công cụ không thể thiếu trongquản lý đơn vị

2.1.2.2 Hệ thống thông tin KTQT

2.1.2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin KTQT

Phân hệ KTQT là một phân hệ của hệ thông tin quản lý kế toán nằm trongphân hệ quản lý nội bộ của HTTT Phân hệ thông tin quản lý kế toán bao gồmphân hệ kế toán tài chính và phân hệ KTQT.

- Phân hệ kế toán tài chính: gồm các phân hệ điển hình như kế toán bánhàng, kế toán tài sản cố định, kế toán lao động tiền lương, kế toán chi phí giáthành…

- Phân hệ KTQT: gồm các phân hệ điển hình như KTQT chi phí và tính giáthành sản phẩm, KTQT bán hàng và kết quả kinh doanh, phân tích mối quan hệgiữa chi phí, khối lượng, lợi nhuận, lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyếtđịnh, lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh…

Như vậy, hệ thống thông tin KTQT là tập hợp các yếu tố về con người, cơ

sở vật chất, các thông tin tài chính, phi tài chính kết hợp lại với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị.

2.1.2.2.2 Vị trí và vai trò của hệ thống thông tin KTQT

* Vị trí của hệ thống thông tin KTQT

Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT được thể hiện qua hình vẽ sau:

- Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kếtoán thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán

và lưu trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý

- Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định đượcban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra

- Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cậpnhật thông tin kế toán Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế

toán Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kếtoán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạtđộng quản trị của mình.

* Vai trò của HTTT KTQT

Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò hệ thống thông tinKTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây:

- Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán.

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bướcthực hiện để đạt được mục tiêu đó Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Kếhoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán Dự toán là sự liên kếtcác mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn

có để đạt các mục tiêu Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quantrọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù doanh nghiệp sẽ không có khảnăng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý Do đó, đểchức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phảidựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.

Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tốgiữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cáchhiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rấtlớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT Nhờ có thông tin do KTQTcung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trìnhlãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá.

Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kếhoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng là

so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện cácsai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhàquản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản

hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợplý.

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.

Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả bachức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏiphải có quyết định Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụchức năng ra quyết định

+ Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý,KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin nàythường không có sẵn KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồitổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trìnhphân tích đó cho các nhà quản trị

+ KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định bằngcách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phântích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết địnhthích hợp nhất

- Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN.

+ Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành cácchỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trịcho chức năng kiểm tra và đánh giá

+ Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhậnbiết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạtđược so với mục tiêu đặt ra Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp pháthiện những thay đổi sẽ xảy ra Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụngtốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giảipháp thực hiện trong tương lai

+ Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệpphát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cáchnào sẽ có hiệu quả

2.2 Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu

2.2.1 Quyết định quản trị

2.2.1.1 Khái niệm quyết định quản trị

- Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếucủa quá trình quản lý, trong tổ chức nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc khôngđúng đắn của một tổ chức

- Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chươngtrình và tính chất hoạt động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề đã chín muồitrên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động liên quan và phân tích các thông tin vềhiện trạng của tổ chức

Như vậy quyết định quản trị trực tiếp hướng vào hoạt động của 1 tổ chức

có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của người lãnh đạo, của

bộ phận quản trị và hiệu lực của hệ thống tổ chức trong việc thực hiện quyết định đó.

2.2.1.2 Vai trò của quyết định quản trị.

Vai trò của quyết định quản trị được thể hiện qua việc thực hiện các chứcnăng quản trị:

- Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổchức khi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phục mâu thuẫntrên cơ sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những yêu cầu, đòi hỏi của quy luậtkhách quan

- Quyết định quản trị đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chứckhi nó xác định các nguồn lực vật chất cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổchức

Ngày nay khi quyền hạn của nhà quản trị trong doanh nghiệp được mở rộng,thì trách nhiệm trong việc ra quyết định của quản lý sẽ tăng lên điều đó đỏi hỏicần phải có những yêu cầu đặt ra cho quyết định quản trị và người ra quyết định,cũng như phải xây dựng được những nguyên tắc và phương pháp luận chung choviệc đề ra các quyết định

2.2.1.3 Phân loại quyết định quản trị.

Do tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định đưa ra cũng rất

đa dạng có thể phân loại theo các tiêu thức sau:

a Căn cứ vào tính chất quyết định

Quyết định quản trị gồm: - Quyết định chiến lược

- Quyết định chiến thuật

- Quyết định tác nghiệp

+ Quyết định chiến lược: Là các quyết định định hướng phát triển của doanhnghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trongdoanh nghiệp

+ Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thường xuyênhơn, đó là những quyết định nhằm đạt được những mục tiêu ngắn hạn, mang tínhchất cục bộ có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị trong

tổ chức

+ Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định ra hàng ngày, có tính chấtđiều chỉnh chỉ đạo trong quá tình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanhnghiệp

b Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định

Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định dài hạn

- Quyết định ngắn hạn

c Căn cứ vào phương pháp ra quyết định

Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định trực giác

- Quyết định có lý giải

+ Quyết định trực giác: Thường xuất phát tư trực giác của nhà quản trị màkhông cần tới sự phân tích thông tin hay lý trí để ra quyết định Các quyết địnhnày thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyếtđịnh

+ Quyết định có lý giải: là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu và phântích thông tin một cách có hệ thống Các quyết định này thường được cân nhắc, sosánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt được nhầm lẫn trong quyết định.

VD: như có tham ra thị trường hay không, có nên thực hiện chiến lượckhuyến mại quảng cáo sản phẩm hay không, nên tự sản xuất hay mua ngoài mộtchi tiết máy

2.2.2.2 Đặc điểm.

- Quyết định ngắn hạn là một quyết định ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhậptrong một thời gian ngắn Cho nên phương án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn làlợi nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu được trong năm nay hoặc năm tới làcao hơn các phương án khác

- Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện tời của doanh nghiệp thìquyết định ngắn hạn không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cốđịnh để tăng thêm năng lực hoạt động

2.2.2.3 Nội dung quyết định ngắn hạn.

Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp (của nhà quản trị doanh nghiệp)thường bao gồm nội dung sau:

- Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm)

- Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài

- Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó.

- Nên bán ngay dưới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thànhphẩm rồi mới bán

- Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn

2.2.2.4 Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn.

Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạchđặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

a Đảm bảo tính khoa học

Tức là quyết định phải dựa tên căn cư, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt làthông tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trênnhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định

b Đảm bảo tính pháp lý

Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán vàchuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền củanhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định

c Đảm bảo tính tối ưu

Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận,nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa cácphương án khác nhau Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn làphương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cáchhợp lý và hiệu quả nhất

d Tính cụ thể của quyết định

Để quá tình thực hiện quyết định thuận lợi thì các quyết định đưa ra phảiđược cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện

e Tính linh hoạt

Trong điều kiện cạnh tranh thị trường luôn chưa đứng những yếu tố bất ngờ

và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi cón biến động, thay đồithì nó vẫn dễ dàng thực hiện được Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thựchiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh

2.2.3 Thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn.

2.2.3.1 Điều kiện của thông tin KTQT.

Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhàquản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhấtthì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a Tính trung thực của thông tin kế toán

- Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lượng, chi phí và lợi nhuận luôn lànhững thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao Nó đảm bảo quyết định quản trịkhông bị chệch hướng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền sản xuất,định giá sản phẩm, xác định chiến lược tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sửdụng năng lực sản xuất

b Tính phù hợp hiệu quả của thông tin kế toán

Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liênquan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra Thông tin kế toán thíchhợp đói với quyết định ngắn hạn gồm:

- Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việc

ra quyết định Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại cóloại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhưng có có loại không phù hợp với việc

ra quyết định Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phảiđạt hai tiêu chuẩn cơ bản:

+ Thông tin đó phải liên quan đến tương lai

+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án xem xét và lựachọn

- Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không baogiờ là vô hạn mà thường có giới hạn trong những điều kiện nhất định Do đó trongđiều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phương trìnhtuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồn

lực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phương án tối ưu để tối đa hoá lợinhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí.

- Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp cácyếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào(như lao động, tư liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra Trong sản xuất kinhdoanh có nhiều phương án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau Mỗi phương ánkết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợpkhông thể xem nhẹ những loại thông tin này

- Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thuthập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp Khi thông tin đưa

ra mang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khảnăng hiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp

- Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổnghợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không cógiá trị

c.Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán

Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội

bộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lýthành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấpnhận được Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiếtnhưng chi phí bỏ ra quá lớn

2.3 Tình hình nghiên cứu HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn ở VIệt Nam và thế giới.

2.3.1 Nghiên cứu HTTT KTQT ở Việt Nam

Ở Việt Nam, KTQT đã phát triển gắn liền với chính sách, chế độ kế toán ápdụng ở các doanh nghiệp Tuy nhiên KTQT chỉ mới được đề cập một cách hệthống vào khoảng giữa thập niên 90 của thế kỷ trước và trở thành vấn đề cấp thiếttrong việc xây dựng HTTT kế toán vào đầu những năm 2000 khi các doanh nghiệpViệt Nam chú trọng tới việc nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh

tranh trong môi trường kinh doanh không những ở trong nước mà còn mở rộng rathị trường khu vực và thế giới.

Việc nghiên cứu về HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định đầu tưngắn hạn còn rất ít Trong điều kiện có hạn, tác giả đã tìm hiểu được tài liệunghiên cứu về vấn đề này

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của PGS TS Đoàn Xuân Tiên – HọcViện Tài chính – 2002 “ Kế toán quản trị tư vấn cho việc ra quyết định một số tìnhhuống ngắn hạn” Đề tài đã nghiên cứu:

+ Về lý luận: đề tài trên mới chỉ dừng lại nghiên cứu ở mức khái quát hóa.+ Về hệ thống chỉ tiêu phân tích thông tin KTQT để tư vấn cho việc ra quyếtđịnh: đề tài mới chỉ phân tích theo từng nội dung về các tình huống ngắn hạn nóichung mà chưa phân tích cụ thể gắn với từng doanh nghiệp

+ Về số lượng, chất lượng thông tin KTQT cung cấp để phục vụ cho việc raquyết định ngắn hạn: đề tài chưa nêu rõ quá trình thu thập thông tin từ nhữngnguồn nào, bao gồm những thông tin gì, độ tin cậy của thông tin, thời gian thuthập, xử lý , cung cấp thông tin ra sao…

2.3.2 Nghiên cứu HTTT KTQT trên thế giới

Do thời gian nghiên cứu để viết đề tài có hạn nên tác giả không nghiên cứuđược nhiều về HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định đàu tư ngắn hạn trênthế giới Tuy nhiên, tác giả đã tìm hiểu được một số tài liệu nghiên cứu nét cơ bản

về hệ thống kế toán Mỹ và Pháp như sau:

+ Kế toán quản trị: có nhiệm vụ cung cấp những thông tin hữu ích nhằmthỏa mãn những nhu cầu quản lý của nhà quản trị các cấp Để ra quyết định ngắnhạn, nhà quản trị phải được KTQT cung cấp những thông tin liên quan tới cách

phân loại chi phí, xác định giá thành sản phẩm, dự toán quá trình sản xuất kinhdoanh, phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng – lợi nhuận, kiểm tra và đánh giáviệc thực hiện kế hoạch SXKD, phân tích kết quả kinh doanh và ra quyết định.

Về mô hình tổ chức kế toán của Mỹ: theo mô hình hỗn hợp

Về phương pháp phân tích và cung cấp thông tin : KTQT của Mỹ chú trọngtới các tài khoản và sử dụng cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí để lậpbáo cáo quản trị, xây dựng hệ thống chi phí tiêu chuẩn, phân tích mối quan hệ chiphí – khối lượng – lợi nhuận

+ Kế toán phân tích: có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho người quản lý vềchi phí, doanh thu, kết quả của từng loại mặt hàng, từng ngành hoạt động, từngloại chi phí, giá thành của từng loại sản phẩm, cung cấp các thông tin cơ bản đểlàm căn cứ phân tích và đưa ra các quyết định

Về mô hình tổ chức kế toán của Pháp: tách biệt giữa kế toán đại cương và

kế toán phân tích

Về phương pháp phân tích và cung cấp thông tin: Kế toán phân tích củaPháp thường phân chia tổ chức ra thành các trung tâm trách nhiệm, tập hợp vàphân tích tình hình thực hiện chi phí, doanh thu, kết quả theo từng trung tâm, đểkiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và cung cấp thông tin cần thiết cho việc raquyết định

Qua nghiên cứu nét cơ bản về hệ thống kế toán ở hai quốc gia trên, vớinhững thông tin nghiên cứu đã trình bày ở trên, tác giả nhận thấy rằng thông tingiúp cho nhà quản trị trong việc ra quyết định đầu tư ngắn hạn của Kế toán quảntrị Mỹ có tính thuyết phục và đáp ững nhu cầu quản trị cao hơn so với kế toánphân tích của Pháp Việc áp dụng KTQT vào các doanh nghiệp Việt Nam, tác giảnhận thấy tên gọi các hệ thống kế toán, mô hình tổ chức kế toán, phương pháp

phân tích và cung cấp thông tin KTQT ở nước ta hiện nay đang kế thừa và vậndụng theo hệ thống kế toán quản trị của Mỹ.

2.4 Mô hình nội dung nghiên cứu về hệ thống thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn.

2.4.1 Quá trình thu thập thông tin KTQT

Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ vàthông tin tương lai Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầucho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sửdụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp)

2.4.1.1 Tổ chức thu thập thông tin quá khứ.

* Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sựkiện xảy ra, đã phát sinh

* Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hìnhhoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua Điều đó giúp các nhà quản trịdoanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giámức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ

sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo

* Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

- Theo quy trình trên tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanhnghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tíchảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà

tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổnghợp các thông tin đã đượcghi rõ Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị màcung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định

Sự kiện

kinh tế

Xếp loại vàtổng hợp

Phân tích ảnh hưởnghạch toán, ghi sổ

Báo cáo theoyêu cầu quảnlý

- Để thu thập thông tin này KTQT có thể sử dụng các phương pháp kế toán:phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổnghợp cân đối thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tàikhoản, thiết kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý

và mục đích ra quyết định

a Tổ chức hạch toán ban đầu

- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ Hạch toán ban đầuđược thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán Lập và ghi chép đầy đủ,chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hànhthuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phùhợp, hữu ích và kịp thời

- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử dụng hệthống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thunhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định Doanhnghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa dổi cácchỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm cácchứng từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu

càu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp

b Tổ chức tài khoản kế toán

- Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ choviệc ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảmbảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đốichiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kếtoán cụ thể

- Để đáp ứng mục tiêu trên KTQT cần căn cứ vào hệ thống tài khoản củaNhà nước ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu của quản lý chi tiết đối vớitừng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng

c Sử dụng hệ thống sổ kế toán

- Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT đểtheo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai Hệ thống sổ kế toán đặcbiệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích mộtcách chi tiết về từng đối tượng kế toán Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữuích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khácnhau.

- Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉtiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lýcũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin Khithiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanhnghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trongtừng tình huống ra quyết định

d Lập báo cáo KTQT

-Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết kập hệ thống báo cáobao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáođột xuất

- Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêuchuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể.Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huốngkhác nhau

* Quy trình thu thập thông tin về chi phí

Trọng tâm của kế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trong doanhnghiệp nên thu nhận và xử lý thông tin này là quan trọng và không thể thiếu vớibất kỳ một doanh nghiệp nào Quá trình thu nhập thông tin về chi phí có thể đượctiến hành như sau:

Quá trình xử lý thông tin

Phânloạichiphí

Xâydựngđịnhmức vàcác tiêuthứcphân bổchi phí

Phântích: chiphí-khốilượng-lợinhuận

Lập dựtoán vàxác địnhtổng chichi phísản xuất

Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều có chung một kiểu xuất phát là cùng

sử dụng một nguồn thông tin đầu vào của kế toán Do đó, thông tin chi phí ban đầu

có thể được thu nhận từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị hoặc cũng

có thể thu nhận từ các báo cáo được lập trước, các thông tin này được cung cấpcho kế toán quản trị tiến hành xử lý

2.4.1.2 Tổ chức thu thập thông tin tương lai

* Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưaxảy ra Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đếnnhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khácnhau

* Nguồn thông tin này kế toán có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau:

- Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch địnhmục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải cóquan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết.Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng haysai lệch

Hoạch

định

mục tiêu

Thu thậpthông tin

Lựa chọn nguồn thông tin

Báo cáo

Và tư vấnquyết địnhPhân tích

thông tin

- Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thuthập thông tin tương lai Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin

mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất Tuỳtheo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép

và trình bày phù hợp

+ Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thông tin

đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán

có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thuthập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tưvấn )

Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm songkhông phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khithông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ.Trong trường hợp đó KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thuthập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thuthập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kếhoạch thu thập, nghiên cứu Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thểnhư: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập

và trình bày khác nhau Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát,thực nghiệm, thăm dò dư luận Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phântích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính

- Xử lý phân tích thông tin: Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử

lý thông tin đó thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết địnhcủa nhà quản trị Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các phương pháp kếtoán chung như: phương pháp chứng từ, tính giá, tài khoản, tổng hợp và cân đối kếtoán đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đốichiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay phương trình

- Sau khi xử lý kế toán tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thứckhác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định của nhà quản trị doanhnghiệp.

2.4.2 Quá trình xử lý thông tin KTQT

Để có được các thông tin tư vấn hữu ích cho doanh nghiệp thì kế toán quảntrị thực hiện quá trình xử lý thông tin theo các bước sau:

+ Phân loại chi phí:

Toàn bộ chi phí trong doanh nghiệp được chia thanh hai loại là chi phí biếnđổi (biến phí) và chi phí cố định (định phí)

* Biến phí: là các chi phí thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về mức độhoạt động Biến phí tính cho một đơn vị sản phẩm sẽ không thay đổi khi có sựthay đổi về mức độ hoạt động Biến phí bao gồm các khoản chi phí sau:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí bao bì đóng gói

Chi phí hoa hồng sản phẩm

……

* Định phí: là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi vềmức độ hoạt động, còn định phí tính cho một đơn vị sản phẩm thay đổi khi mức độhoạt động thay đổi Định phí bao gồm các khoản như:

Chi phí thuê nhà xưởng

Chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị sử dụng trong phân xưởng Lương nhân viên phân xưởng

Chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy…

Việc phân loại trên được thực hiện dựa vào mối quan hệ giữa chi phí và khốilượng sản phẩm tiêu thụ Hầu hết tất cả các chi phí của doanh nghiệp đều đượcphân loại thành một trong hai loại chi phí trên, có những loại là chi phí hỗn hợpbao gồm cả định phí và biến phí như: Chi phí thuê bao điện thoại, chi phí điệnnăng tiêu thụ, lương nhân viên giám sát, chi phí thuê phương tiện vận tải, hợp

đồng thuê với tiền thuê trả theo doanh số, chi phí bán hàng……thì đều được kếtoán lượng hoá, tách riêng thành yếu tố chi phí cố định và yếu tố chi phí biến đổi,chi phí cố định sẽ được để nguyên ở dạng tổng số, chi phí biến đổi luôn được tínhcho từng đơn vị sản phẩm Sỡ dĩ phân loại chi phí thành biến phí và định phí là doquá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của kế toán quản trị dưới góc

độ kiểm soát và dự toán chi phí nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệuquả nhất

+ Xây dựng định mức và các tiêu thức phân bổ chi phí

Xây dựng định mức chi phí: là vấn đề sử dụng các phương pháp kỹ thuật tínhtoán định lượng các chỉ tiêu nguyên liệu, vật liệu, lao động trực tiếp cho một đơn

vị sản phẩm Căn cứ vào định mức đã xác định với giá của từng đơn vị ta xác địnhđược chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp (đây là haikhoản mục biến động theo khối lượng sản phẩm hoàn thành) Định mức chi phí làtiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phígiúp nhà quản trị nhận được thông tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động vàhiệu năng của bộ máy quản lý

Xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí: các biến phí cũng như chi phí trựctiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với mức

độ hoạt động của từng bộ phận Tuy nhiên các chi phí gián tiếp phát sinh là nhằmphục vụ cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệpphải lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp này sao cho hợp lý nhất Căn

cứ phân bổ chi phí gián tiếp rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp,tính chất và đặc điểm doanh nghiệp, thông thường căn cứ được sử dụng để phân

bổ là mức độ hoặc mức sử dụng dịch vụ được cung cấp Căn cứ phân bổ tốt nhất làhoạt động gây ra chi phí, hoạt động phản náh mối quan hệ nguyên nhân của việc

sử dụng với chi phí

+ Phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận

Sau khi phân loại chi phí thành biến phí và định phí thì kế toán quản trị sửdụng khái niệm số dư đảm phí (SDĐP) để phân tích chi phí- khối lượng- lợi

nhuận Số dư đảm phí là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí, bằng cáchphân tích này cho các nhà quản trị doanh nghiệp thấy trong khoảng thời gian ngắnhạn, doanh nghiệp muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải tối đa hoá số dư đảm phí,hay biết dược độ lớn của đòn bẩy kinh doanh, kết cấu chi phí giữa biến phí và địnhphí như thế nào là hợp lý nhất

Trong quá trình phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận ta sửdụng các khai niệm cơ bản sau;

- Số dư đảm phí đơn vị sản phẩm (SDĐP đvsp)= Giá bán đvsp- biến phí đvsp

 SDĐP =  doanh thu -  biến phí (1)

 Lợi nhuận =  SDĐP -  Định phí (I)

=  doanh thu x tỷ lệ SDĐP -  Định phí (II)

Dựa vào các phương trình trên ta thấy mối quan hệ giữa SDĐP, SDĐP đvsp,

tỷ lệ SDĐP, tỷ lệ SD ĐP đvsp, lợi nhuận, doanh thu, định phí từ đó phân tích cácphương án kinh doanh Tuỳ theo các thông tin được cung cấp mà có thể dùngphương trình (I) hoặc phương trình (II) để khai thác quyết định phương án kinhdoanh sao cho phù hợp

 Nếu thông tin cho phép tiếp cận với SD ĐP đvsp, số lượng sản phẩm thì ta

sử dụng phương trình (I) để phân tích

 Nếu yếu tố cung cấp thông tin là doanh thu và tỷ lệ SD ĐP thì ta sử dụngphương trình (II)

Dựa vào phương trình (I) và (II) thì muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối đa hoáSDĐP Kết quả của từng phương án sẽ được xác định theo các trường hợp sau:

 Trường hợp chi phí cố định không thay đổi  SD ĐP tăng (hoặc giảm) baonhiêu thì loị nhuận sẽ tăng (giảm) bấy nhiêu

 Trường hợp chi phí cố định thay đổi thì phần chênh lệch thay đổi giữa 

SD ĐP với phần thay đổi của chi phí cố định sẽ cho kết quả lợi nhuận làtăng hay giảm:

 Lợi nhuận =  Số dư đảm phí -  chi phí cố định

Việc xác định thay đổi của chí phí cố định thường không khó khăn, chỉ cầndựa vào kết quả phân loại chi phí theo phương án kinh doanh để xác định phầnchênh lệch giữa các phương án khác nhau và việc xác định phần thay đổi của số

dư đảm phí có thể chia thành hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Các số liệu của phương án chỉ ảnh hưởng đến một trong hai

yếu tố của SD ĐP, theo phương trình (I) là số lượng sản phẩm hoặc SD ĐP đvsp,theo phương trình (II) là doanh thu hoặc tỷ lệ SD ĐP để từ đó xác định phần thayđổi của SD ĐP trực tiếp bằng cách lấy phần thay đổi (tăng hoặc giảm) của yếu tốthay đổi đó nhân với yếu tố không thay đổi

Trường hợp 2: Các số liệu của phương án ảnh hưởng đến cả 2 yếu tố của SD

ĐP, để xác định phần thay đổi của SD ĐP trước hết cần xác định tổng SD ĐP cũ

sẽ cho phần chênh lệch của hai phương án kinh doanh Sau khi xác định đượcphần thay đổi của SD ĐP và chi phí cố định thì sẽ xác định được phần thay đổi củalợi nhuận phương án đang xem xét

+ Lập dự toán và xác định tổng chi phí sản xuất

Mục đích của lập dự toán là:

 Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạchcủa doanh nghiệp

 Làm căn cứ đánh giá thực hiện

 Phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biệnpháp khắc phục

Bên cạnh các dự toán về chi phí kế toán còn phải lập cả các dự toán khác liênquan như: dự toán tiêu thụ, dự toán tiền mặt, dự toán kết quả thu nhập và dự toánbảng cân đối kế toán.

- Lập và phân tích các báo cáo quản trị

Đây là khâu cuối cùng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanhnghiệp, nó cho ta biết kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng nhưcác bộ phận, kế toán quản trị sau khi lập các báo cáo thì tiến hành phân tích báocáo để đưa ra được những thông tin hữu ích cho các nhà quản trị Các thông tin mà

kế toán quản trị cần phân tích trên báo cáo gồm các loại sau:

+ Thông tin về các báo cáo bộ phận, so sánh giữa các bộ phận

+ Phân tích kết cấu chi phí sản xuất của doanh nghiệp theo tiêu thức phânloại: biến phí và định phí

+ Phân tích mức hạ và tỷ lệ hạ giá thành của những sản phẩm so sánh được.+ Phân tích chi phí theo khoản mục giá thành trong doanh nghiệp