3.2.1. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
* Nhân tố về văn hóa, chính trị, kinh tế, xã hội.
Việc nghiên cứu HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Công ty CP Thăng Long trong bối cảnh tình hình văn hóa, chính trị trong cả nước cũng như toàn ngành tương đối ổn định. Về kinh tế, đất nước ta đang trên đà phát triển, với ưu thế có nền kinh tế chính trị ổn định hơn các nước khác trong khu vực, những năm gần đây Đảng và Nhà nước ta đã có những chính sách rất hợp lý thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài. Điều này càng chứng minh vai trò của HTTT KTQT là rất quan trọng, cung cấp những thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, có cơ sở để ra các quyết định kinh doanh hợp lý, hạn chế tối đa mức rủi ro, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, góp phần vào sự phát triển chung của xã hội.
* Nhân tố về cơ chế quản lý
Công tác KTQT nói chung và KTQT phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư ngắn hạn nói riêng chưa thực sự phát triển ở Việt Nam. Những tài liệu về KTQT chủ yếu từ nước ngoài. Ở Việt Nam, hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp mới chỉ có thông tư 53 /2006/TT –BTC ngày 12/6/2006 của Bộ Tài chính, chế độ kế toán hiện hành có sự lẫn lộn giữa công việc của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Các nhà quản trị chưa nhận thấy được vai trò của KTQT trong doanh nghiệp. Trong chương trình giảng dạy của nhà trường cho các sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh lại không có môn học KTQT. Điều này ảnh hưởng đến nhận thức trong tổ chức, đến việc xác lập mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Các nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn tới quá trình hoàn thiện HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Công ty CP Thăng Long nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung.
3.2.2. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
3.2.2.1. Thực trạng mô hình cơ cấu tổ chức Công ty CP Thăng Long.
a. Khái quát chung về Công ty CP Thăng Long Tên doanh nghiệp :
Tên giao dịch đối ngoại:
Tên cơ quan chủ quản:
Trụ sở giao dịch:
Điện thoại:
Địa chủ E-mail:
Đăng ký kinh doanh số:
Ngành nghề kinh doanh:
Công ty Cổ phần Thăng Long Thang Long Joint - Stock Company Tổng Công ty thương mại Hà Nội 181- Lạc Long Quân, Cầu Giấy, Hà Nội (84-4) 7534862 Fax: (84-4) 8631898 vangthanglong@hn.vn
0103001012 Ngày: 05/09/2002
* Sản xuất các loại đồ uống có cồn và không có cồn.
* Sản xuất các loại bao bì phục vụ quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
* Kinh doanh khách sạn, các sản phẩm hàng hoá ăn uống, lương thực, thực phẩm chế biến.
Ngày 03/05/2002, Công ty Cổ phần Thăng Long chính thức đi vào hoạt động sau khi được cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nước là Công ty Rượu - nước giải khát Thăng Long theo quyết định số 54/2001/QĐ - TTg ngày 23 tháng 04 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ.
Công ty có số vốn điều lệ khi thành lập là: 11.600.000.000 đồng, trong đó:
Vốn của nhà nước (chiếm 40%): 4.640.000.000 đồng
Vốn của các cổ đông là cán bộ công nhân viên và cổ đông khác (chiếm 60%) là 6.960.000.000 đồng.
Từ đây, Công ty đã bước sang một trang sử mới với 300 lao động, 400 cổ đông, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000, HACCP, TQM và ISO 14000.
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Thăng Long
Cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý và yêu cầu của thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đã có nhiều thay đổi về số lượng nhân viên, cơ cấu quản lý cũng như phạm vi quản lý. Trong nhiều năm qua, bộ máy của Công ty
không ngừng hoàn thiện đặc biệt là sau khi Công ty tiến hành cổ phần hoá. Cho đến nay, Công ty đã có được bộ máy quản lý tương đối hoàn thiện, gọn nhẹ, nhanh nhạy và hiệu quả cao.
Bộ máy quản lý trong Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng với một cấp quản lý. Đứng đầu là giám đốc Công ty, phụ trách quản lý chung và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về mọi hoạt động của Công ty. Công ty có rất ít cấp quản trị trung gian với rất ít đầu mối quản lý và với một lượng nhân viên không nhiều hay tính phức tạp của cấu trúc tổ chức rất thấp. Mọi thông tin đều được tập trung cho người quản lý cao nhất và mọi quyết định được đưa ra từ đó. Các phòng, ban trong Công ty đều có nhiệm vụ, chức năng riêng nhưng tất cả đều làm việc giúp Giám đốc, chịu sự quản lý của Giám đốc theo lĩnh vực chuyên môn được phân công và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật, Nhà nước về chức năng hoạt động và hiệu quả công việc được giao.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 1.3
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban có thể khái quát như sau:
- Đại hội cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất trong Công ty, quyết định những vấn đề quan trọng nhất của Công ty như: điều lệ Công ty, bầu các thành viên Hội đồng quản trị, quyết định phương hướng sản xuất.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty như chiến lược kinh doanh, phương án đầu tư, bổ nhiệm, cách chức Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng…
- Chủ tịch Hội đồng quản trị: Là người lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
- Giám đốc điều hành: Là người trực tiếp điều hành toàn bộ mọi hoạt động của Công ty.
- Phó giám đốc tài chính: Là người giúp Giám đốc quản lý về tài chính - kế toán của Công ty.
- Phòng Hành chính - Tổ chức: Thực hiện quản lý hành chính, quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ và các thiết bị văn phòng; quản lý nhân sự,…
- Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, tính toán chi phí, thu hồi công nợ, hạch toán lãi, thanh toán lương cho công nhân, thanh toán tiền cho khách hàng… đảm bảo cho hoạt động tài chính của Công ty được thông suốt.
- Phòng cung ứng NVL: Làm nhiệm vụ nghiên cứu, tiếp cận và phân tích nguồn nguyên liệu đầu vào, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ cả về số lượng và chất lượng cho quá trình sản xuất.
- Phòng thị trường: Nghiên cứu và phát triển, mở rộng thị trường, phát hiện sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng và thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng Quản lý chất lượng: Giám sát chất lượng sản phẩm sản xuất đảm bảo sản phẩm bán ra đạt tiêu chuẩn chất lượng, nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Phòng Công nghệ và Quản lý sản xuất: Thực hiện công tác quản lý kỹ thuật các loại máy móc thiết bị, nhà xưởng, kho tàng và quỹ đất của Công ty.
- Ban bảo vệ: Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Công ty, phòng chống bão lụt, cháy nổ, trộm cắp và thực hiện kiểm tra hành chính.
- Các tổ sản xuất: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm cho Công ty.
- Các cửa hàng: Thực hiện nhiệm vụ bán hàng, giới thiệu sản phẩm và thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng.
3.2.2.2. Thực trạng tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty CP Thăng Long.
Việc phân tích nguồn vốn cho phép đánh giá được khả năng tài chính của Công ty, từ đó xem xét ảnh hưởng của việc sử dụng vốn tới hiệu quả sản xuất, kinh doanh và khả năng chủ động vốn trong kinh doanh.
Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty cổ phần Thăng Long trong năm 2009 thể hiện ở bảng 01.
Qua bảng trên cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty đang phát triển. Điều đó được thể hiện rất rỏ qua chỉ tiêu tổng nguồn vốn năm 2009 tăng 2.907.099.526 đồng so với năm 2008 (≈ 4.08%). Trong đó, vốn lưu động tăng 3.367.738.169 đồng (≈ 8.77%), vốn cố định giảm 460.638.643 đồng (≈ 1.4%).
Điều này là do trong năm 2009 Công ty giảm chi phí vốn cố định, tăng vốn lưu động bằng việc huy động các nguồn lực bên trong và bên ngoài để mở rộng quy mô sản xuất.
Đi sâu vào xem xét cơ cấu nguồn vốn ta thấy Công ty có tỷ lệ vốn huy động khá cao (chiếm 64.77% trong tổng nguồn vốn) trong đó vốn lưu động là chủ yếu.
Điều này cho thấy Công ty đã rất năng động trong việc huy động các nguồn vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh thường xuyên của Công ty. Do sản xuất kinh doanh có hiệu quả, uy tín của Công ty không ngừng được nâng cao nên Công ty dễ dàng huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Nếu so sánh giữa số đầu kỳ và số cuối kỳ thì nguồn vốn nợ phải trả có xu hướng giảm (từ 51.225.887.288 đồng năm 2008 xuống 48.049.580.828 đồng năm 2009), trong khi nguồn vốn chủ sở hữu có xu hướng tăng (năm 2008 là 20.052.913.626 đồng, sang năm 2009 là 26.136.319.612 đồng). Nguồn vốn tự có tăng chứng tỏ Công ty đang ngày càng chủ động được vốn trong sản xuất kinh doanh. Đây là dấu hiệu tốt thể hiện khả năng tự chủ về tài chính và tính chủ động trong kinh doanh của Công ty.
* Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm:
Trong môi trường kinh doanh hiện nay, đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp phải thực sự quan tâm đến các đối thủ cạnh tranh của mình. Sự tồn tại của doanh
mục tiêu hàng đầu, là đòn bẩy hữu hiệu thúc đẩy sản xuất kinh doanh.
Đối với Công ty cổ phần Thăng Long, do sản phẩm rượu của Công ty là mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của Nhà nước nên đã có ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm qua. Tuy vậy doanh thu và lợi nhuận của Công ty vẫn ngày càng tăng, đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng được cải thiện. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây được thể hiện rất rõ qua Bảng 02.
Bảng 03 cho thấy kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2009 về mọi chỉ tiêu đều tăng so với những năm trước. Điều này chứng tỏ những nỗ lực hết sức đáng khen ngợi của tập thể Công ty, nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trường canh tranh diễn ra quyết liệt. Cụ thể đi sâu phân tích ta thấy rõ:
- Doanh thu của Công ty đều tăng qua các năm. Năm 2008, tổng doanh thu của Công ty là 77.354.505.774 đồng, tăng 6.455.098.545 đồng so với năm 2007 (tăng 9%). Năm 2009, doanh thu của Công ty tăng 8% so với năm 2008 đạt 83.531.401.438 đồng.
- Về lợi nhuận: Công ty liên tục đạt lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước.
Năm 2007, Công ty có lợi nhuận là 3.843.925.768 đồng, năm 2008 là 5.475.238.128 đồng (tăng so với 2007 là 42,48%), năm 2009 là 6.214.574.445 đồng (tăng so với 2008 là 13,5%).
- Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu của Công ty ngày càng tăng. Đây là dấu hiệu tốt chứng tỏ Công ty đang làm ăn có hiệu quả. Điều này làm hài lòng các nhà đầu tư khi đầu tư vào Công ty và tạo điều kiện cho Công ty phát triển sản xuất, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động ...
- Tỷ lệ giá vốn trên tổng doanh thu giảm dần chứng tỏ Công ty đã tiết kiệm được chi phí sản xuất.
- Doanh thu tăng lên đồng thời các khoản giảm trừ cũng tăng theo là do Công ty đã đẩy mạnh hoạt động bán hàng, thực hiện chính sách thưởng cho các đại lý bán được nhiều hàng, chính sách mua nhiều giảm giá…
3.2.2.3. Thực trạng mô hình bộ máy kế toán của Công ty.
Phòng kế toán Công ty có 6 người (100% trình độ đại học) bao gồm: 1 Kế toán trưởng và 5 kế toán viên.
Đứng đầu là kế toán trưởng phụ trách chung về công tác KTTC và KTQT trong Công ty. Có nhiệm vụ hướng dẫn cho mọi nhân viên trong phòng các chế độ, thể lệ kế toán- tài chính cũng như kỹ thuật hạch toán. Kế toán trưởng phụ trách hai nội dung công việc KTQT và KTTC.
- Công việc KTTC: được phụ trách bởi kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp.Bộ phận này có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh chung của Công ty, theo dõi các khoản thuế phải nộp với Nhà nước…. Tùy thuộc vào khối lượng công việc trong từng giai đoạn cụ thể mà mỗi nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm một hay nhiều phần hành kế toán sau: Kế toán thuế, Kế toán TSCĐ, Kế toán thành phẩm, nguyên vật liệu, Kế toán CCDC, chi phí trả trước, kế toán tiền, chi phí, thu nhập… Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm về các phần hành còn lại: theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả, xác định kết quả kinh doanh chung của toàn Công ty, theo dõi các nguồn vốn, quỹ và lập báo cáo tài chính.
- Công việc KTQT: Kế toán trưởng là người chỉ đạo trực tiếp nhân viên trong phòng thực hiện công tác KTQT theo yêu cầu quản trị. Nhân viên trong phòng sẽ thực hiện đồng thời các công việc của KTTC và KTQT. Thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn, kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp nhân viên theo dõi từng phương án cụ thể. Công việc của nhân viên kế toán theo dõi phương án kinh doanh là thu thập dữ liệu từ các bộ phận liên quan, xử lý thông tin thu thập được sau đó cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
+ Tổ chức thu nhận thông tin: việc thu nhận thông tin KTQT được thực hiện theo 2 nội dung: thu nhận thông tin quá khứ, bộ phận thông tin này được thu nhận thông qua kế toán chi tiết, chi tiết hóa các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và thu nhận thông tin tương lai, bộ phận thông tin này được thu nhận thông qua các phòng ban chức năng trong công ty nhằm có được những dự đoán
tương lai liên quan đến việc xem xét phương án như thông tin về thị trường, khách hàng, khả năng sản xuất, các chính sách vĩ mô của Nhà nước…
+ Tổ chức phân tích thông tin: KTQT phân tích thông tin bằng mô hình thông tin thích hợp để cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn.
3.2.2.3. Thực trạng HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Công ty CP Thăng Long.
a. Quá trình thu thập thông tin KTQT
Nội dung thông tin KTQT thu thập để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty bao gồm thông tin tài chính như định mức chi phi sản xuất, báo cáo sản lượng, báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tính giá thành sản phẩm….; thông tin phi tài chính như chính sách kinh tế của Nhà nước, thị trường tiêu thụ, đối thủ cạnh tranh, chính sách thuế….
Những thông tin trên được KTQT thu thập từ hai nguồn:
- Thứ nhất, nguồn nội bộ do các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp.
Ví dụ: các thông tin về nhu cầu thị trường, KTQT nhận thông tin từ phòng Thị trường, thông tin về sản phẩm mới, KTQT nhận thông tin từ Phòng Nghiên cứu – phát triển hoặc các thông tin về giá thành sản phẩm, KTQT nhận thông tin từ các tài liệu kế toán do phòng Kế toán cung cấp…
- Thứ hai, nguồn bên ngoài do KTQT thu thập trực tiếp bằng các hình thức như quan sát sự kiện, trực tiếp phỏng vấn, sách báo, bài viết, báo cáo…
Ví dụ: các thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp, các thông tin nội bộ từ phòng Cung ứng và phòng thị trường cung cấp chưa đủ, kịp thời, KTQT tham khảo các tài liệu, báo cáo, hoặc trực tiếp hỏi ý kiến chuyên gia…
Quá trình KTQT thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan trong Công ty như sau:
- Thông tin từ Phòng thị trường bao gồm: các thông tin về nhu cầu thị trường về sản phẩm, khả năng đáp ứng sản phẩm cho nhu cầu thị trường, mức độ cạnh