Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Xuất phát từ những yêu cầu trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn của Ban Lãnh đạo Tổng Công ty, tác giả tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức hệ thống thô

Đề tài: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.

Tóm lược

Lời cảm ơn

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu nghiêm túc, tôi đã hoàn thành luận văn với đề tài: “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam”

Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Tiến Sỹ Phạm Đức Hiếu giáo viên trực tiếp hướng dẫn Xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa Sau đại học, khoa Kế toán, Trường Đại học Thương mại, Ban Tổng giám đốc và Trung tâm Tài chính kế toán Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, các bạn bè đồng nghiệp và gia đình

đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành bản luận văn này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng những kết quả nghiên cứu của luận văn chỉ đóng góp một phần nhỏ và giới hạn trong phạm vi hoạt động Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Luận văn còn nhiều vấn đề phải tiếp tục nghiên cứu sâu rộng hơn nhằm không ngừng phát triển và hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục

vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn của các nhà quản trị

Tác giả mong muốn và luôn trân trọng đón nhận những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện hơn bản luận văn này

Danh mục bảng biểu

Bảng 3.1 Quy mô tài sản nguồn vốn của Tổng công ty

Bảng 3.2 Nguồn nhân lực của Tổng công ty

Bảng 3.3 Kết quả kinh doanh của Tổng công ty

Bảng 3.4 Danh mục phân cấp quản lý kế toán chi tiết

Bảng 3.5 Danh mục báo cáo quản trị tại TCT XD VN

Bảng 3.6 Bảng so sánh phương án nhập khẩu và nhập hàng từ NMLD Dung Quất

Bảng 3.7 Dự kiến sản lượng khi giảm giá bán

Bảng 3.8 Phân tích lợi nhuận phương án nhập khẩu và nhập hàng từ NMLD Dung Quất

Bảng 3.9 Tổng hợp các chi phí phát sinh thêm nếu tăng sản lượng

Bảng 3.10 Chi phí vận chuyển của đội xe CTXD B12

Bảng 4.1 Các khoản chi phí phát sinh trong từng phương án tự vận chuyển và thuê ngoài

Bảng 4.2 So sánh chi phí, lợi ích giữa phương án tự vận chuyển và thuê ngoàiBảng 4.3 Các khoản chi phí thích hợp và không thích hợp trong việc quyết định bán một lô hàng dầu Fo với giá giảm

Bảng 4.4 Tổng hợp các chi phí thích hợp trong việc quyết định bán một lô hàng dầu Fo với giá giảm

Danh mục sơ đồ, hình vẽ

Sơ đồ 2.1 Quá trình ra quyết định

Sơ đồ 2.2 Vị trí của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Sơ đồ 2.3 Quy trình thu thập thông tin quá khứ

Sơ đồ 2.4 Quy trình thu thập thông tin về chi phí

Sơ đồ 2.5 Quy trình thu thập thông tin tương lai

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty

Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty

MỤC LỤC

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài 9

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn ở Việt Nam và trên thế giới 11

1.2.1 Nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán quản trị ở Việt Nam 11

1.2.2 Nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán quản trị trên thế giới 13

1.3 Nhận dạng và xác lập vấn đề nghiên cứu trong đề tài 15

1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 16

1.4.1 Mục tiêu lý luận: 16

1.4.2 Mục tiêu thực tiễn 16

1.5 Các câu hỏi cho nghiên cứu 16

1.6 Phạm vi và giới hạn nghiên cứu 17

1.7 Kết cấu đề tài 17

2.1 Quyết định quản lý và hệ thống thông tin kế toán quản trị 18

2.1.1 Quyết định quản lý và quá trình ra quyết định 18

2.1.1.1 Quyết định ngắn hạn 18

2.1.1.2 Quyết định dài hạn 20

2.1.1.3 Sự khác nhau giữa quyết định dài hạn và quyết định ngắn hạn 21

2.1.1.4 Quá trình ra quyết định 22

2.1.2 Thông tin kế toán quản trị 24

2.1.2.1 Khái niệm 24

2.1.2.3 Mối quan hệ giữa thông tin kế toán quản trị với các quyết định ở doanh nghiệp 25

2.1.2.4 Các loại thông tin kế toán quản trị và đặc điểm 27

2.1.2.5 Vị trí, vai trò của hệ thống thông tin kế toán quản trị 30

2.1.2.6 Yêu cầu của thông tin kế toán quản trị 33

2.2 Một số lý thuyết về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn 35

2.2.1 Quá trình thu thập thông tin kế toán quản trị 35

2.2.1.1 Tổ chức thu thập thông tin quá khứ 35

2.2.1.2 Tổ chức thu thập thông tin tương lai 39

2.2.2 Quá trình xử lý thông tin kế toán quản trị 41

2.2.3 Trình bày và báo cáo thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn 46

CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM 48

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề 48

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 49

3.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 50

3.2 Khái quát tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam .50

3.2.1 Ngành nghề, quy mô và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty 50

3.2.2 Thực trạng tình hình sản xuất kinh doanh 3 năm từ 2008 đến 2010 53

3.2.3 Mô hình bộ máy kế toán của Tổng Công ty 54

3.2.4 Công tác KTQT tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam 61

3.2.4.1 Quy định và hướng dẫn kế toán quản trị 61

3.2.4.2 Hệ thống báo cáo quản trị 64

3.3 Nhận dạng và phân tích các nhân tố có ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty 66

3.3.1 Nhân tố bên trong 66

3.3.2 Nhân tố bên ngoài 67

3.4 Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và Công ty xăng dầu trực thuộc 68

3.4.1 Các loại quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty 68

3.4.2 Thực trạng công tác tổ chức hệ thống thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty 68

3.4.2.1 Tại Tổng công ty 68

3.4.2.2 Tại các công ty thành viên 71

3.5 Kết quả điều tra phỏng vấn về tổ chức thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty 74

CHƯƠNG IV ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM 77

4.1 Các kết luận, đánh giá chung và nguyên nhân thực trạng 77

4.1.1 Đánh giá về tổ chức hệ thống thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty 77

4.1.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy Kế toán quản trị 77

4.1.1.2 Quy trình thực hiện công việc 78

4.1.1.3 Phương pháp thu thập, phân tích và xử lý thông tin 78

4.1.2 Nguyên nhân thực trạng 79

4.2 Các phát hiện và vấn đề đặt ra cần tập trung xử lý 79

4.3 Các dự báo triển vọng về vấn đề nghiên cứu 80

4.4 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam 81

4.4.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin KTQT phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn 81

4.4.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện 81

4.4.1.2 Yêu cầu hoàn thiện 81

4.4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty 82

4.4.2.1 Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn .82

4.4.2.2 Hoàn thiện quy trình thực hiện công việc 82

4.4.2.3 Hoàn thiện các phương pháp phân tích, đề xuất mô hình ra quyết định ngắn hạn 84

4.5 Kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam 91

4.5.1 Kiến nghị với các cơ quan Nhà nước 91

4.5.2 Kiến nghị với Tổng công ty 91

4.6 Những hạn chế và các vấn đề đặt ra cần tiếp tục nghiên cứu 92

Tài liệu tham khảo 92

Phụ lục 92

CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Xã hội càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh càng được mở rộng, càng mang tính chất đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết và quan trọng

Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính của một tổ chức để phục vụ nhu cầu quản lý của các đối tượng trong và ngoài tổ chức, doanh nghiệp lại càng có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay - giai đoạn toàn cầu hóa nền kinh tế, sự cạnh tranh mang tính chất phức tạp, khốc liệt Có thể nói chính chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra

Xuất phát từ yêu cầu và tính chất thông tin cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức có sự khác biệt, nên thông tin kế toán được phân biệt thành

thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị Mặc dù kế toán quản trị (KTQT) mới được phát triển trong giai đoạn gần đây nhưng đã minh chứng được sự cần thiết và quan trọng của nó đối với công tác quản lý, điều hành các tổ chức, doanh nghiệp; đặc biệt là những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực,

đa ngành trong phạm vi rộng Hiện nay, kế toán quản trị thật sự đã trở thành công cụ khoa học giúp nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng hoạt động, kiểm soát và ra quyết định

Ra quyết định là một trong những chức năng của nhà quản trị Những nhà quản trị phải thường xuyên đương đầu với các quyết định về sản xuất những sản phẩm nào,

sử dụng phương pháp sản xuất nào, nên tự sản xuất hay mua ngoài, nên giải thể hay chấp nhận sự tồn tại một bộ phận, cơ sở kinh doanh,… Các quyết định ngày càng khó khăn và phức tạp trước sự gia tăng và biến động phức tạp của những thông tin liên quan đến hoạt động Vì vậy, cần phải có một phương pháp khoa học tổng hợp, phân tích và báo cáo ngắn gọn, nhanh chóng những thông tin cần thiết đảm bảo tính khoa học cho các quyết định quản trị

Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam (viết tắt là PETROLIMEX) là DN nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, được Thủ tướng Chính phủ thành lập tại Quyết định số 244/TTg ngày 14/04/1995, theo mô hình Tổng Công ty Nhà nước Tổng công ty có chức năng, nhiệm vụ đầu tư, phát triển kinh doanh xăng dầu theo quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành thương mại của Nhà nước Ngành nghề kinh doanh chủ yếu bao gồm: Kinh doanh kho, cảng xăng dầu, khảo sát, thiết kế, xây lắp các công trình xăng dầu và dân dụng, xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, vật tư thiết bị phục vụ ngành xăng dầu và các ngành khác, dịch vụ khách sạn và dịch vụ du lịch Tổng Công ty hiện quản lý 41 Công ty xăng dầu thành viên (sở hữu 100% vốn) phân

bổ và hoạt động trên địa bàn cả nước và Văn phòng Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam;

26 Công ty con do Tổng Công ty nắm quyền chi phối, 01 Công ty liên doanh với đối tác nước ngoài và 01 Công ty TNHH 100% vốn tại Singapore

Với quy mô hoạt động rộng lớn, cơ cấu ngành nghề đa dạng, sản phẩm cung cấp

ra thị trường là mặt hàng trọng yếu quốc gia, hàng năm Ban Lãnh đạo Tổng Công ty phải đưa ra rất nhiều quyết định kinh doanh để điều hành hoạt động của doanh nghiệp Các quyết định kinh doanh này có sự ảnh hưởng lớn không chỉ đối với nội bộ doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến cả xã hội Để đưa ra được một quyết định chính xác và hợp lý Ban Lãnh đạo Tổng Công ty cần rất nhiều thông tin, trong đó nguồn thông tin

cơ bản và quan trọng là từ kế toán quản trị

Xuất phát từ những yêu cầu trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn của Ban Lãnh đạo Tổng Công ty, tác giả tiến hành nghiên cứu đề

tài “ Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam”

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn ở Việt Nam và trên thế giới

1.2.1 Nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán quản trị ở Việt Nam

KTQT là thuật ngữ mới xuất hiện ở Việt Nam trong vòng khoảng 30 năm trở lại đây và đã thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp đã bước đầu vận dụng và xây dựng cho mình một bộ máy kế toán quản trị riêng biệt

Đánh dấu cho sự mở đầu này khi Luật Kế toán Việt Nam được Quốc hội nước Cộng hoà XHXN Việt Nam khoá XI kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 17/6/2003 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2004 đã quy định về KTQT ở các đơn vị như sau: KTQT là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính theo yêu cầu và quyết định kế toán trong nội bộ đơn vị kế toán (Luật Kế toán Việt Nam - điều 3, khoản 4) Tuy nhiên, việc này chỉ được dừng lại ở góc độ nhìn nhận và xem xét, chưa có một quyết định cụ thể hay hướng dẫn thi hành mang tính tổng quát Do đó việc hiểu và vận dụng KTQT ở các DN Việt Nam còn rất mơ hồ

Ngày 16/01/2006, Bộ tài chính tổ chức lấy ý kiến về việc ban hành thông tư hướng dẫn về thực hiện KTQT tại trường Đại học Kinh tế TP.HCM Có thể nói, đây là động thái đầu tiên thể hiện sự quan tâm của cấp nhà nước đối với việc thực hiện KTQT tại Việt Nam

Đến ngày 12/6/2006, Thông tư số 53/2006/TT-BTC của Bộ Tài Chính về hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp chính thức được ra đời nhằm hướng dẫn cho các doanh nghiệp thực hiện KTQT Từ khi ra đời đến nay kế toán quản trị vẫn mò mẫm lối đi, vẫn chưa có một tổ chức nào có đủ chuyên môn và kinh nghiệm chuyên tư vấn xây dựng hệ thống KTQT Còn đối với các doanh nghiệp, thì KTQT vẫn còn xa vời về mặt lý luận lẫn vận hành

Tại Việt Nam, việc nghiên cứu HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn còn rất ít Trong điều kiện giới hạn, tác giả đã tìm hiểu được một số tài liệu nghiên cứu về vấn đề này Cụ thể:

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của PGS.TS Đoàn Xuân Tiên – Học viện tài chính – 2002 “Tổ chức thông tin kế toán quản trị tư vấn cho các tình huống quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp” Đề tài đã nghiên cứu:

+ Về lý luận: đề tài trên mới chỉ dừng lại nghiên cứu ở mức khái quát hóa

+ Về hệ thống chỉ tiêu phân tích thông tin KTQT để tư vấn cho việc ra quyết định: đề tài mới chỉ phân tích theo từng nội dung về các tình huống ngắn hạn nói chung

mà chưa phân tích cụ thể gắn với từng doanh nghiệp

+ Về số lượng, chất lượng thông tin KTQT cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn: đề tài chưa nêu rõ quá trình thu thập thông tin từ những nguồn nào, bao gồm những thông tin gì, độ tin cậy của thông tin, thời gian thu thập, xử lý , cung cấp thông tin ra sao…

- Bài viết “Bài toán kế toán quản trị trong điều kiện không chắc chắn” trên Tạp chí kế toán quản trị Bài viết đã nêu ra việc các quyết định quản trị được đưa ra trong điều kiện kinh doanh không chắc chắn, đó là khả năng mà giá trị thực tế của các yếu tố giá bán, sản lượng tiêu thụ, chi phí lãi vay… sẽ chênh lệch đáng kể với dự tính Để quyết định mang tính hiệu quả cao, nhà quản trị cần phải tính đến các yếu tố mang tính rủi ro này Xét về khía cạnh kế toán quản trị, đây chính là việc xác lập ảnh hưởng của các yếu tố không chắc chắn trong các mô hình ra quyết định.

Theo đó, bài viết đưa ra hai phương thức để xác lập ảnh hưởng của yếu tố không chắc chắn đó là:

+ Xác định xác suất xảy ra các sự kiện và đưa vào mô hình quyết định

+ Sử dụng mô hình của thống kê, kinh tế lượng, và các mô hình kinh tế khác để

dự báo cụ thể các yếu tố không chắc chắn

Với mỗi phương thức bài viết đều đưa ra ví dụ cụ thể và tính toán chi tiết sau đó căn cứ kết quả tính toán được để đưa ra quyết định

1.2.2 Nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán quản trị trên thế giới

Do thời gian nghiên cứu để viết đề tài có hạn nên tác giả không nghiên cứu được nhiều về HTTT KTQT phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư ngắn hạn trên thế giới Tuy nhiên, tác giả đã tìm hiểu được một số tài liệu nghiên cứu cơ bản về hệ thống

kế toán Mỹ và Pháp như sau:

- Hệ thống kế toán Mỹ:

Hệ thống kế toán doanh nghiệp của Mỹ được chia thành 2 bộ phận: kế toán tài chính và kế toán quản trị

+ Kế toán tài chính: có nhiệm vụ hệ thống hóa những thông tin kế toán nhằm mục đích cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống thông tin này được cung cấp ra bên ngoài thông qua hệ thống báo cáo tài chính.

+ Kế toán quản trị: có nhiệm vụ cung cấp những thông tin hữu ích nhằm thỏa mãn những nhu cầu quản lý của nhà quản trị các cấp Để ra quyết định ngắn hạn, nhà quản trị phải được KTQT cung cấp những thông tin liên quan tới cách phân loại chi phí, xác định giá thành sản phẩm, dự toán quá trình sản xuất kinh doanh, phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng – lợi nhuận, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch SXKD, phân tích kết quả kinh doanh và ra quyết định

Về mô hình tổ chức kế toán của Mỹ: theo mô hình hỗn hợp

Về phương pháp phân tích và cung cấp thông tin : KTQT của Mỹ chú trọng tới các tài khoản và sử dụng cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí để lập báo cáo quản trị, xây dựng hệ thống chi phí tiêu chuẩn, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận

+ Kế toán phân tích: có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho người quản lý về chi phí, doanh thu, kết quả của từng loại mặt hàng, từng ngành hoạt động, từng loại chi

phí, giá thành của từng loại sản phẩm, cung cấp các thông tin cơ bản để làm căn cứ phân tích và đưa ra các quyết định

Về mô hình tổ chức kế toán của Pháp: tách biệt giữa kế toán đại cương và kế toán phân tích

Về phương pháp phân tích và cung cấp thông tin: Kế toán phân tích của Pháp thường phân chia tổ chức ra thành các trung tâm trách nhiệm, tập hợp và phân tích tình hình thực hiện chi phí, doanh thu, kết quả theo từng trung tâm, để kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch và cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định

Qua nghiên cứu nét cơ bản về hệ thống kế toán ở hai quốc gia trên, với những thông tin nghiên cứu đã trình bày ở trên, tác giả nhận thấy rằng thông tin giúp cho nhà quản trị trong việc ra quyết định đầu tư ngắn hạn của Kế toán quản trị Mỹ có tính thuyết phục và đáp ứng nhu cầu quản trị cao hơn so với kế toán phân tích của Pháp Việc áp dụng KTQT vào các doanh nghiệp Việt Nam, tác giả nhận thấy tên gọi các hệ thống kế toán, mô hình tổ chức kế toán, phương pháp phân tích và cung cấp thông tin KTQT ở nước ta hiện nay đang kế thừa và vận dụng theo hệ thống kế toán quản trị của Mỹ

1.3 Nhận dạng và xác lập vấn đề nghiên cứu trong đề tài

Qua nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu đã có một số công trình nghiên cứu về kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu về kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu

Do vậy đề tài nghiên cứu về việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ta quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam là đề tài hoàn toàn mới và không trùng lắp với các công trình khoa học khác đã được công bố trong thời gian gần đây

1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Làm rõ nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống thông tin kế toán quản trị tại đơn vị

- Đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế góp phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại đơn vị

1.5 Các câu hỏi cho nghiên cứu

- Đặc thù hoạt động sxkd có ảnh hưởng tới tổ chức hệ thống thông tin KTQT tại TCT XD VN?

- Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin KTQT phục vụ các QĐNH tại TCT XDVN?

- Các hạn chế trong tổ chức hệ thống TTKTQT cho QĐNH tại TCT XDVN? Các giải pháp hoàn thiện trong ngắn hạn và dài hạn về tổ chức HTTT KTQT tại TCT XDVN?

1.6 Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

Trong khuôn khổ và phạm vi nghiên cứu, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến thu thập thông tin, xử lý thông tin và trình bày thông tin phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn trong hoạt động kinh doanh xăng dầu Đề tài không đề cập đến việc thu thập, xử lý và trình bày thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn trong các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ khác của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán quản trị phục

vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

- Về thời gian: Khảo sát, nghiên cứu số liệu thực tế 3 năm từ 2008 đến 2010 tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

1.7 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài: Trong chương này, đề tài đã nêu một

số khái niệm cơ bản về vấn đề nghiên cứu, tính cấp thiết lựa chọn đề tài nghiên cứu, xác định mục tiêu, phạm vi, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu,…

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn Trong chương này, đề tài trình bày một

số khái niệm, bản chất của hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn, một số lý thuyết và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin

kế toán quản trị và quyết định kinh doanh ngắn hạn

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Trong chương này, đề tài

đưa ra phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề, khái quát tình hình tổ chức và hoạt động

của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, các nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề nghiên cứu, phân tích các dữ liệu, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Trong chương này, đề tài nêu các kết luận, đánh giá và nguyên nhân thực trạng, các phát hiện và vấn đề đặt ra cần xử lý, các dự báo triển vọng về vấn đề nghiên cứu, đề xuất các giải pháp hoàn thiện và phát triển hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, những hạn chế nghiên cứu và các vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu

CHƯƠNG II MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ CHO VIỆC RA

QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 Quyết định quản lý và hệ thống thông tin kế toán quản trị

2.1.1 Quyết định quản lý và quá trình ra quyết định

2.1.1.1 Quyết định ngắn hạn

- Khái niệm

“Quyết định ngắn hạn là quyết định chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn và không đòi hỏi về vốn đầu tư lớn” Quyết định ngắn hạn có tính dễ thay

đổi hơn so với quyết định dài hạn và mục tiêu của quyết định ngắn hạn nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lâu dài của quyết định dài hạn.

Ví dụ như có tham gia thị trường hay không, có nên thực hiện chiến lược khuyến mại quảng cáo sản phẩm hay không, nên tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết máy

Các quyết định ngắn hạn của nhà quản trị doanh nghiệp thường bao gồm các nội dung sau:

- Chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt (với giá giảm)

- Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phầm từ bên ngoài

- Tiếp tục hay loại bỏ một bộ phận kinh doanh thua lỗ

- Nên bán ngay dưới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thành thành phẩm rồi mới bán?

- Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn

- Đặc điểm

+ Mọi tình huống trong quyết định ngắn hạn chủ yếu ảnh hưởng đến thu nhập trong thời gian ngắn của doanh nghiệp Chính vì vậy, mọi phương án khi đem ra lựa chọn đều tính đến khoản lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ thu được trong vòng một năm, tất nhiên phương án nào cho lợi nhuận cao nhất sẽ được nhà quản trị lựa chọn để ra quyết định

+ Mọi tình huống của quyết định ngắn hạn chủ yếu là vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện thời của doanh nghiệp, không cần thiết phải đầu tư, mua sắm thêm các loại tài sản cố định để tăng thêm năng lực sản xuất

+ Quyết định ngắn hạn không tính đến giá trị thời gian của dòng tiền

2.1.1.2 Quyết định dài hạn

- Khái niệm

“Quyết định dài hạn là những quyết định đòi hỏi một lượng vốn đầu tư tương đối lớn, thời gian đầu tư lâu dài” Quyết định dài hạn không thể dễ dàng thay đổi bằng hành động quản trị và tương lai thường rất khó dự đoán

Thực chất đầu tư dài hạn của doanh nghiệp là hoạt động bỏ vốn của doanh nghiệp để hình thành các tài sản chủ yếu sau:

+ Tài sản cố định hữu hình

+ Tài sản cố định vô hình

+ Vốn lưu động thường xuyên cần thiết bổ xung thêm để dự án hoạt động

Trong quá trình hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường phải đứng trước các tình huống đầu tư và phải lựa chọn trong các tình huống (hoặc phương án) đầu tư

và quyết định đầu tư theo phương án nào có hiệu quả nhất Các quyết định liên quan đến việc đầu tư dài hạn thường là các quyết định điển hình sau đây:

- Quyết định về việc nên mua mới hay vẫn tiếp tục sử dụng máy cũ

- Quyết định đầu tư mở rộng quy mô sản xuất nhằm tăng năng lực sản xuất kinh doanh

- Quyết định lựa chọn phương án mua hay thuê tài sản cố định; mua ngay hay sau này mới mua

- Quyết định lựa chọn thiết bị sản xuất khác nhau

- Đặc điểm

+ Vốn đầu tư ban đầu bỏ ra lớn, được huy động từ nhiều nguồn khác nhau

+ Thời gian thu hồi vốn dài

+ Rủi ro trong đầu tư dài hạn cao

+ Nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao – tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp có tính đến giá trị theo thời gian của dòng tiền

2.1.1.3 Sự khác nhau giữa quyết định dài hạn và quyết định ngắn hạn

Thời gian ảnh hưởng Lớn hơn 1 năm

Trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Thời gian thu hồi vốn

Không thể thu hồi trong 1 năm hay 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Trung bình là 1 năm

Nguồn vốn đầu tư cho QĐ

Cần những nguồn tài trợ lớn và phải huy động từ nhiều nguồn khác nhau

Sử dụng nguồn vốn nhỏ hoặc tận dụng năng lực hiện có của doanh nghiệp

Khả năng điều chỉnh

Không dễ dàng thay đổi vì

là mục tiêu lâu dài và cốt lõi của doanh nghiệp

Dễ dàng thay đổi/điều

chỉnh

Mục tiêu Gia tăng giá tị của doanh

nghiệp trong tương lai

Tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí trong kỳ

kinh doanh

Tuy nhiên, nhiều trường hợp vấn đề ra quyết định chưa rõ ràng và khá mơ hồ, chẳng hạn như khi nhu cầu sản phẩm của công ty bị giảm sút thì điều gì đã gây ra vấn

đề này? Do gia tăng cạnh tranh hay do chất lượng sản phẩm của công ty giảm, hay do

sự xuất hiện loại sản phẩm mới trên thị trường?

Trước khi ra quyết định hành động, nhà quản lý cần làm rõ bài toán ra quyết định là gì? Từ đó mới có những giải pháp, hành động đúng đắn để giải quyết.

Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn

Khi bài toán ra quyết định đã được xác định, nhà quản lý cần lựa chọn tiêu chuẩn ra quyết định, chẳng hạn như tiêu chuẩn là tối đa hóa lợi nhuận, tăng thị phần, giảm thiểu chi phí,…

Điều cần lưu ý là có khi các tiêu chuẩn ra quyết định có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần được duy trì Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được chọn làm mục tiêu

và tiêu chuẩn kia sẽ là ràng buộc

Bước 3: Xác định các phương án ra quyết định

Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau Đây là bước quan trọng trong quá trình ra quyết định Ví dụ như khi thiết bị sản xuất bị hỏng,

có hai phương án có thể lựa chọn ra quyết định là sửa chữa hoặc thay thế

Bước 4: Xây dựng mô hình ra quyết định

Mô hình ra quyết định là một hình thức thể hiện đơn giản hóa bài toán ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt kê ở trên gồm tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc và các phương án ra quyết định

Bước 5: Thu thập số liệu

Thu thập số liệu để phục vụ cho việc phân tích và ra quyết định của nhà quản lý

là một trong những vai trò quan trọng nhất của nhân viên kế toán quản trị

Bước 6: Ra quyết định

Mỗi khi bài toán ra quyết định đã được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh nhận diện, và các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản lý sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án khả thi nhất.

2.1.2 Thông tin kế toán quản trị

2.1.2.1 Khái niệm

Phân hệ KTQT là một phân hệ của hệ thông tin quản lý kế toán nằm trong phân

hệ quản lý nội bộ của HTTT Phân hệ thông tin quản lý kế toán bao gồm phân hệ kế toán tài chính và phân hệ KTQT

- Phân hệ kế toán tài chính: gồm các phân hệ điển hình như kế toán bán hàng, kế toán tài sản cố định, kế toán lao động tiền lương, kế toán chi phí giá thành…

- Phân hệ KTQT: gồm các phân hệ điển hình như KTQT chi phí và tính giá thành sản phẩm, KTQT bán hàng và kết quả kinh doanh, phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng, lợi nhuận, lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định, lập

dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh…

Qua các khái niệm, lý luận trên theo ý kiến của bản thân tác giả thì hệ thống thông tin KTQT là tập hợp các yếu tố về con người, cơ sở vật chất, các thông tin tài chính, phi tài chính kết hợp lại với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị.

2.1.2.2 Tính chất của thông tin KTQT

a Tính chất chung

Thông tin KTQT cũng là thông tin kế toán nên nó có các tính chất cơ bản của thông tin kế toán đó là:

- Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp,

toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng

đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán

- Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận

Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh

mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất

- Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông tin kiểm tra và kiểm tra Vì vậy khi nói đến kế toán cũng như thông tin kế toán không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra

b Tính chất riêng

- Tính chất đặc thù nội bộ của các sự kiện, thông tin kế toán

- Tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quá trình kinh tế

- Tính chất phi tiền tệ được chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị

- Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch)

- Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị

- Không có chuẩn mực chung

2.1.2.3 Mối quan hệ giữa thông tin kế toán quản trị với các quyết định ở doanh nghiệp

Kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính về một tổ chức Kế toán quản trị là loại kế toán dành cho người làm công tác quản lý Kế toán quản trị được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý xử lý các số liệu kế toán để đạt được mục

tiêu thiết lập các thông tin cho việc lập dự toán sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ hoạt động, kiểm soát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp.

Với chức năng của mình là phân tích, kiểm tra, dự thảo kế hoạch kế toán quản trị cung cấp thông tin hữu ích đáp ứng yêu cầu quản lý của các nhà quản lý doanh nghiệp

Tất cả các quyết định của nhà quản lý đều phải dựa vào nền tảng thông tin, chất lượng của quyết định trong quản lý phản ánh chất lượng của thông tin đã nhận , đặc biệt là thông tin do kế toán quản trị cung cấp

Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp, nhà quản lý cần rất nhiều các thông tin để có thể ra các quyết định đúng đắn Để phục vụ cho việc ra quyết định, thông tin kế toán quản trị đặt trọng tâm trong tương lai, nhấn mạnh đến sự thích hợp và linh hoạt, cho nên thông tin này thường không có sẵn Trên cơ sở thông tin đã thu thập được, kế toán phải phân tích lựa chọn những thông tin thích hợp, trình bày thông tin đó dưới dạng dễ hiểu nhất và giải thích rõ quá trình phân tích thông tin cho nhà quản lý, từ đó nhà quản lý có thể sử dụng thông tin đó để ra quyết định đúng đắn

Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn là rất phong phú, linh hoạt Mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn, cần thu thập được những thông tin về dòng thu nhập, về chi phí được xem xét và lượng hóa cho các phương án Thông qua những thông tin đã xác định cho từng phương án đang xem xét và lựa chọn cho một tình huống quyết định ngắn hạn mà kế toán quản trị cung cấp, nhà quản lý sẽ cân nhắc và lựa chọn phương án tối ưu Phương án được lựa chọn cho một quyết định ngắn hạn là phương án có khả năng sinh lời nhiều nhất trong việc sử dụng năng lực hiện có, và tất nhiên phương án đó cũng phải phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp

2.1.2.4 Các loại thông tin kế toán quản trị và đặc điểm

* Thông tin quá khứ và thông tin dự đoán tương lai

- Thông tin quá khứ

Thông tin quá khứ là nguồn thông tin kế toán quản trị thu thập được từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Thông tin này được thu nhận, xử lý và tổng hợp thông qua các phương pháp theo từng khâu công việc của kế toán:

Trước hết các thông tin này thể hiện trên các chứng từ kế toán, qua hệ thống hạch toán ban đầu kế toán quản trị thiết lập nên những mô hình, kết cấu thông tin khác nhau theo yêu cầu của nhà quản lý

+ Vận dụng phương pháp tài khoản để xử lý thông tin

+ Thông qua thông tin về chi phí của từng trung tâm, từng bộ phận để tính giá thành cho từng loại sản phẩm Tùy theo yêu cầu của nhà quản lý để kế toán quản trị xác định giá thành toàn bộ, hay giá thành có phân bổ hợp lý định phí, hay giá thành theo biến phí Bên cạnh đó kế toán quản trị cũng xác định phương pháp xử lý, cung cấp thông tin cụ thể với các đối tượng khác

+ Tiếp đó kế toán quản trị lập các báo cáo bộ phận chi tiết theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp

+ Thông tin quá khứ mà kế toán quản trị cung cấp là luồng thông tin thực hiện cung cấp chi tiết cụ thể cho từng bộ phận, từng mục tiêu theo yêu cầu của nhà quản lý, phản ánh một cách đầy đủ chi tiết những hoạt động kinh tế đã phát sinh trong quá trình

tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ở nhiều cấp độ quản lý khác nhau Luồng thông tin này mang tính tin cậy ở mức độ nhất định vì các thông tin này

được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên số liệu từ hệ thống hạch toán ban đầu trong

hệ thống kế toán của doanh nghiệp

+ Trên cơ sở thông tin quá khứ đã thu nhận được, kế toán quản trị tiến hành so sánh với thông tin kế hoạch dự toán, từ đó phân tích chênh lệch, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế giúp nhà quản lý khắc phục, điều chỉnh kịp thời nhằm quản lý ngày càng hiệu quả hơn

+ Thông qua quá trình thu nhận, cung cấp thông tin quá khứ của kế toán quản trị

mà kiểm soát được quá trình điều hành thực hiện, ngăn chặn và kiểm tra phát hiện những sai sót, đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ ở từng cấp độ quản

lý, từng bộ phận, khắc phục sai sót, hạn chế để quản lý tốt hơn

+ Luồng thông tin quá khứ là một trong những cơ sở khoa học để xây dựng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh Hơn nữa có một số thông tin rất khó nhận diện hoặc đòi hỏi tính chính xác ở mức độ cao để phục vụ cho công tác dự toán phải được quan sát thực tế nhiều kỳ chẳng hạn như thông tin về biến phí, định phí,…

- Thông tin dự đoán tương lai

Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra

Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau

Một trong những thông tin tương lai quan trọng mà kế toán quản trị cung cấp là định mức chi phí, chi phí tính trước theo đó người ta xác định trước chi phí mong muốn và so sánh với chi phí thực tế tìm ra chênh lệch, bản chất của các chênh lệch và tìm những nguyên nhân giả định cho những chênh lệch đó, hơn thế nữa là để có những thông tin thực sự hữu ích, thích hợp để tư vấn cho nhà quản lý ra quyết định

Thông tin tương lai có rất nhiều ưu điểm:

+ Nghiên cứu số liệu được ghi nhận từ việc phân tích chênh lệch giữa thông tin quá khứ với thông tin tương lai để rút kinh nghiệm cho quản lý cũng như dự đoán ngày càng chính xác hơn.

+ Theo quan điểm kinh tế, một kết quả dự tính được ngay từ đầu có sai biệt một chút còn hơn là biết chắc chắn chính xác mà phải chờ đợi một thời gian lâu dài

+ Quan trọng hơn nữa, dự toán được thu nhập, chi phí và kết quả một cách nhanh chóng, linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản lý giải quyết nhanh chóng các đơn đặt hàng cũng như các tình huống cụ thể trong việc ra quyết định ngắn hạn

+ Các thông tin tương lai được sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định ngắn hạn Tuy vậy, không phải bất cứ thông tin tương lai nào cũng là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn Thông tin khác nhau dùng cho các mục đích khác nhau, chỉ những thông tin tương lai liên quan trực tiếp đến việc có thể dự toán về chi phí, thu nhập và kết quả phù hợp cho từng phương án để xem xét lựa chọn

* Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp

Các quyết định có trước khi xảy ra hành động và sau đó các hoạt động này dẫn đến những hậu quả hay kết quả Xét về mặt kinh tế thì tiêu chuẩn lựa chọn trong quyết định ngắn hạn là phương án có thu nhập cao nhất hoặc chi phí thấp nhất

Thông tin về chi phí và thu nhập là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn thì phải đạt 02 tiêu chuẩn cơ bản:

+ Thông tin đó phải liên quan đến tương lai

+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét và lựa chọn

Các thông tin không thỏa mãn cả hai hoặc một trong hai tiêu chuẩn trên là thông tin không thích hợp đối với quyết định ngắn hạn, cụ thể:

+ Thông tin không liên quan đến tương lai, nói cách khác đó là những thông tin quá khứ sẽ không thay đổi được dù cho quyết định như thế nào

+ Thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét và lựa chọn

Việc nhận diện thông tin thích hợp giúp cho nhà quản lý nhìn nhận nhanh chóng những vấn đề chủ yếu thông qua những thông tin đã chọn lọc nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học, để có quyết định nhanh chóng, đúng đắn từ đó có thể chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh

2.1.2.5 Vị trí, vai trò của hệ thống thông tin kế toán quản trị

* Vị trí của hệ thống thông tin KTQT

Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT được thể hiện qua hình vẽ sau:

Sơ đồ 2.2 Vị trí của hệ thống thông tin KTQT

- Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kế toán thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưu trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý

- Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định được ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra

- Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập nhật thông tin kế toán Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế toán Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình.

* Vai trò của HTTT KTQT

Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò hệ thống thông tin KTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây:

- Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán.

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý Do đó, để chức năng lập kế hoạch và dự toán

có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý

và có cơ sở

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.

Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa

tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà

nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá.

Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị

có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.

Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định

+ Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT

sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không

có sẵn KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị

+ KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất

- Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN.

+ Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá.

+ Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai

+ Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả

2.1.2.6 Yêu cầu của thông tin kế toán quản trị

Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

b Tính phù hợp, hiệu quả

Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra Thông tin kế toán thích hợp đối với quyết định ngắn hạn gồm:

- Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việc ra quyết định Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại có loại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhưng có có loại không phù hợp với việc ra quyết định Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản:

+ Thông tin đó phải liên quan đến tương lai

+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án xem xét và lựa chọn

- Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không bao giờ

là vô hạn mà thường có giới hạn trong những điều kiện nhất định Do đó trong điều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phương trình tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phương án tối ưu để tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí

- Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp các yếu

tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào (như lao động, tư liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra Trong sản xuất kinh doanh có nhiều phương án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau Mỗi phương án kết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợp không thể xem nhẹ những loại thông tin này

- Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thu thập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp Khi thông tin đưa ra

mang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khả năng hiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp.

- Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổng hợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không có giá trị

c.Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán

Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn

2.2 Một số lý thuyết về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn

2.2.1 Quá trình thu thập thông tin kế toán quản trị

Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sử dụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp)

2.2.1.1 Tổ chức thu thập thông tin quá khứ

* Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh

* Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ

kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.

* Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây:

Sơ đồ 2.3 Quy trình thu thập thông tin quá khứ

- Theo quy trình trên tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã đượcghi rõ Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định

- Để thu thập thông tin này KTQT có thể sử dụng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổng hợp cân đối thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tài khoản, thiết

kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý và mục đích ra quyết định

a Tổ chức hạch toán ban đầu

- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ Hạch toán ban đầu được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán Lập và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ích và kịp thời

Sự kiện

kinh tế

Phân tích ảnh hưởng hạch toán, ghi sổ

Xếp loại và tổng hợp

Báo cáo theo yêu cầu quản lý

- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa dổi các chỉ tiêu trên chứng

từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu càu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp

b Tổ chức tài khoản kế toán

- Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ cho việc

ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể

- Để đáp ứng mục tiêu trên KTQT cần căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà nước ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu của quản lý chi tiết đối với từng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng

c Sử dụng hệ thống sổ kế toán

- Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT để theo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai Hệ thống sổ kế toán đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế toán Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu ích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau

- Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin Khi thiết kế mẫu

sổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanh nghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trong từng tình huống ra quyết định.

* Quy trình thu thập thông tin về chi phí

Trọng tâm của kế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trong doanh nghiệp nên thu nhận và xử lý thông tin này là quan trọng và không thể thiếu với bất kỳ một doanh nghiệp nào Quá trình thu nhập thông tin về chi phí có thể được tiến hành như sau:

Sơ đồ 2.4 Quy trình thu thập thông tin về chi phí

Ra quyết định

Phân loại chi phí

Xây dựng định mức và các tiêu thức phân

bổ chi phí

Phân tích:

Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận

Lập dự toán và xác định tổng chi phí sản xuấtQuá trình xử lý thông tin

Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều có chung một kiểu xuất phát là cùng sử dụng một nguồn thông tin đầu vào của kế toán Do đó, thông tin chi phí ban đầu có thể được thu nhận từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị hoặc cũng có thể thu nhận từ các báo cáo được lập trước, các thông tin này được cung cấp cho kế toán quản trị tiến hành xử lý.

2.2.1.2 Tổ chức thu thập thông tin tương lai

* Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy

ra Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau

* Nguồn thông tin này kế toán có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.5 Quy trình thu thập thông tin tương lai

- Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan

hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch

Hoạch

định mục

tiêu

Thu thập thông tin

Lựa chọn nguồn thông tin

Báo cáo

và tư vấn quyết địnhPhân tích

thông tin

- Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.

+ Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thông tin đã có

ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn )

Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ Trong trường hợp đó KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn

+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thu thập

từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ

Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính

- Xử lý phân tích thông tin: Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thông tin đó thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung