Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 36 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU FOODINCO ORGANIZE THE MANAGEMENT ACCOUNTING SYSTEM AT FOODINCO INVESTMENT AND TRADING JOINT STOCK GROUP SVTH: LÊ THỊ NGỌC HÀ Lớp: 30K06.1, Trường Đại học Kinh tế GVHD: NGUYỄN CHÂU TRÂN Phó Giám đốc Công ty Cơ Điện Lạnh Đà Nẵng TÓM TẮT Ngày nay, khái niệm kế toán quản trị không còn xa lạ đối với các nhà quản lý doanh nghiệp. Theo đó, kế toán quản trị sẽ được hiểu là có liên quan đến việc chuẩn bị và lý giải thông tin tài chính nhằm giúp các nhà quản lý xây dựng kế hoạch và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Tại Việt Nam, thuật ngữ kế toán quản trị mới chỉ được ghi nhận chính thức trong Luật kế toán ban hành vào ngày 17/06/2003. Việc ban hành thông tư 53/2006/TT-BTC bước đầu đã đề cập, hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc vận dụng và tổ chức công tác kế toán quản trị vào thực tế vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Cho nên, tùy theo đặc điểm và tình hình của từng doanh nghiệp mà cần phải tổ chức công tác kế toán quản trị sao cho phù hợp. Đề tài đã tập trung vào việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu FOODINCO (từ đây viết tắt là FOODINCO) dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị. SUMMARY Today, the concept of Management Accounting is no longer a sound strange with almost firm managers. This involve the preparation and explanation to provide financial informations to help them set up strategies and control the business actions of their organization. In Vietnam, the “Management Accounting” term has just been officially acknowledged in Accounting Law issued on June 17th 2003. Promulgation of the circular 53/2006/TT-BTC has initially mentioned and guide to apply Management Accounting into a firm. However, the application and operation of Management Accounting have encountered a lot of obstacles. Therefore, depending on characteristics and states of each business, there must be an appropriate system of Management Accounting. The project focuses on Management Accounting operations at FOODINCO INVESTMENT AND TRADING JOINT STOCK GROUP based on its real state. 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN Khái niệm về kế toán quản trị Là khoa học thu thập xử lý cung cấp thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phục vụ người quản lý tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch của đơn vị. Phân biệt kế toán quản trị và kế toán tài chính Có thể tóm tắt sự giống và khác nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính theo bảng 1 Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 37 Bảng 1: Phân biệt kế toán quản trị và kế toán tài chính Căn cứ phân biệt Kế toán tài chính Kế toán quản trị a. Giống nhau - Cùng nghiên cứu và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính gắn liền với các quan hệ kinh tế, pháp lý để quản lý, điều hành tổ chức. - Cùng ghi nhận và thể hiện trách nhiệm, quyền lợi vật chất, pháp lý của tổ chức, nhà quản trị. - Cùng sử dụng thông tin đầu vào trên hệ thống thông tin kế toán căn bản. b. Khác nhau * Mục đích - Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các BCTC - Cung cấp thông tin phục vụ điều hành hoạt động SXKD * Đối tượng phục vụ - Các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (Nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê…) - Các nhà quản lý doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, ban giám đốc…) * Đặc điểm của thông tin - Phản ánh quá khứ - Tuân thủ thống nhất theo các nguyên tắc, chuẩn mực của chính sách kế toán. - Chủ yếu thể hiện bằng thước đo giá trị - Chú ý và hướng về tương lai - Đặt nhu cầu tối ưu về linh hoạt, kịp thời - Được đo lường bằng bất kỳ các đơn vị hiện vật, thời gian lao động, giá trị. * Phạm vi của thông tin - Liên quan đến việc quản lý tài chính trên quy mô toàn doanh nghiệp. - Liên quan đến việc quản lý trên từng bộ phận (phân xưởng, phòng ban) cho đến từng cá nhân có liên quan * Kỳ báo cáo - Định kỳ, theo qui định chung - Thường xuyên, khi có nhu cầu * Quan hệ với các lĩnh vực khác - Ít có mối quan hệ với các môn khoa học khác - Kết hợp và sử dụng nội dung của nhiều môn khoa học khác như: Kinh tế học, thống kê kinh tế, tổ chức quản lý doanh nghiệp, quản trị đầu tư… * Tính bắt buộc theo luật định - Có tính bắt buộc theo luật định (Sổ sách báo cáo ở mọi doanh nghiệp đều phải bắt buộc thống nhất) - Không có tính bắt buộc (Doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình thực tế để tổ chức hay không sao cho hiệu quả) 1.3 Mối quan hệ giữa chức năng quản lý với quá trình kế toán quản trị (Hình 1) Hình 1: Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa chức năng quản lý với quá trình KTQT 1.4 Các phƣơng pháp của kế toán quản trị - Phương pháp chứng từ kế toán - Phương pháp tài khoản - Phương pháp tính giá - Phương pháp tổng hợp cân đối - Phương pháp phân loại chi phí - Phương pháp tập hợp chi phí - Phương pháp trình bày chi phí - Các phương pháp khác Xác định mục tiêu Lập kế hoạch Quá trình kế toán quản trị Tổ chức thực hiện Kiểm tra đánh giá Chính thức hóa thành các chỉ tiêu kinh tế Lập dự toán chung, chi tiết Thu nhận kết quả thực hiện Soạn thảo báo cáo kế toán quản trị Chức năng quản lý Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 38 1.5 Nội dung cơ bản của kế toán quản trị trong doanh nghiệp - Xét theo thông tin kế toán quản trị cung cấp + Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh + Kế toán quản trị chi phí, giá thành sản phẩm + Kế toán quản trị doanh thu, kết quả kinh doanh + Kế toán quản trị hoạt động đầu tư, tài chính + Kế toán quản trị hoạt động khác của doanh nghiệp - Xét theo mối quan hệ với chức năng quản lý + Chính thức hóa các mục tiêu của doanh nghiệp + Lập dự toán chung, dự toán chi tiêu +Cung cấp thông tin để thực hiện kết quả các mục tiêu + Soạn thảo báo cáo kế toán quản trị 1.6 Tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp - Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán - Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị - Tổ chức phân tích thông tin kinh tế, tài chính. Do vậy, để thực hiện được công tác kế toán quản trị tại mỗi doanh nghiệp, các công việc chính cần triển khai là: + Tổ chức bộ máy đảm nhận công tác + Tổ chức thu nhận thông tin + Xây dựng nội dung công việc + Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị 2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI FOODINCO 2.1 Giới thiệu về Tổng công ty FOODINCO - Được thành lập vào ngày 21/08/1973, cổ phần hóa vào tháng 05/2004 - Vốn điều lệ (năm 2007) là 43 tỉ đồng - Hiện nay, FOODINCO có 16 đơn vị, chi nhánh trực thuộc ở cả ba miền Bắc – Trung – Nam và 3 chi nhánh ở nước ngoài (đặt tại Lào, Ghana, Ukraine) - Lĩnh vực hoạt động – kinh doanh: + Sản xuất, kinh doanh, chế biến, xuất - nhập khẩu: lương thực, thực phẩm, bột mỳ, lúa mỳ, nông - lâm, thổ sản - thủy hải sản, nước tinh khiết, vật tư, phân bón, sắt thép. + Kinh doanh và cho thuê bất động sản, nhà đất, kho tàng, bến bãi, dịch vụ khách sạn và cao ốc văn phòng + Tư vấn thiết kế, giám sát, quy hoạch và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi và xây lắp điện + Đại lý vận tải tàu biển, kinh doanh dịch vụ bốc xếp, vận tải thủy bộ trong và ngoài nước 2.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán quản trị tại FOODINCO Các đặc điểm kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức kế toán quản trị tại FOODINCO: - Không trực tiếp quản lý và theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm (công việc này được giao thẳng cho các đơn vị sản xuất tự hạch toán chi phí và định giá thành), nhưng sẽ phụ trách việc đầu ra cho các sản phẩm Mang dặc điểm hoạt động của 1 công ty thương mại. - Là một công ty kinh doanh đa dạng các lĩnh vực, phạm vi rộng (cả trong và ngoài nước) Vấn đề thanh toán và các khoản công nợ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động. Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 39 - Có nhiều đơn vị, chi nhánh trực thuộc Cần phải biết được tình hình kinh doanh đơn vị. Hiện tại, FOODINCO mới thực hiện được một số nội dung công tác kế toán quản trị sau: - Tổ chức sổ sách kế toán quản trị (trọng tâm là các sổ kế toán chi tiết) - Lập các báo cáo kế toán quản trị - Lập dự toán 2.3 Nhận xét về công tác tổ chức kế toán quản trị tại FOODINCO - Ƣu điểm + Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình phân tán, như vậy sẽ làm giảm tải được công việc và áp lực cho văn phòng Tổng công ty, phù hợp với hình thức kinh doanh và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. + Tổ chức sổ sách: Các tài khoản được phân cấp chi tiết, đầy đủ, nên việc theo dõi các khoản mục, cũng như đối tượng phát sinh cũng sẽ được chi tiết hóa theo đó. + Báo cáo kế toán quản trị: Tương đối đầy đủ và đã đáp ứng được nhu cầu thông tin liên quan đến các mặt hoạt động của Tổng công ty. + Lập dự toán: Bước đầu đã có sự kết hợp với phòng Kế hoạch của Tổng công ty + Phần mềm kế toán: Chương trình phần mềm kế toán Bravo phiên bản 4.0 mà Tổng công ty đang sử dụng cho phép việc kết chuyển tự động số liệu từ phần kế toán tài chính sang các mẫu báo cáo kế toán quản trị nên việc lập các báo cáo được nhanh chóng. - Nhƣợc điểm + Tính độc lập: FOODINCO chưa có tổ chức kế toán quản trị riêng, thông tin kế toán quản trị chủ yếu lấy từ thông tin của mảng kế toán tài chính mà chưa có sự liên hệ với các phòng ban khác. Một số công việc thuộc phạm vi của kế toán quản trị như lập kế hoạch có tổ chức thực hiện, nhưng không quy củ, bài bản, đan xen giữa công việc của kế toán quản trị và kế toán tài chính. Kế toán tổng hợp kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ chủ yếu của 1 kế toán viên quản trị nên công việc nhiều khi bị chồng chéo, dẫn đến không đạt hiệu quả như mong đợi. + Tổ chức sổ sách: Việc mã hóa và trình bày các tài khoản chi tiết chưa được thống nhất theo một phương pháp cụ thể, dẫn đến việc sắp xếp và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh còn gặp khó khăn trong việc nhận biết đối tượng. + Báo cáo kế toán quản trị: Mẫu báo cáo phụ thuộc vào chương trình phần mềm kế toán Bravo 4.0 nên chưa thể hiện được tính chủ động và linh hoạt khi cần thông tin. Các mẫu báo cáo chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin về số liệu, chưa chỉ ra được một số thông tin cần thiết những nguy cơ, cơ hội, tiềm năng phát triển kinh tế… thể hiện qua các con số kế toán. Các mẫu báo cáo nhiều và còn trùng lặp, chưa mang tính tổng hợp cao nên sẽ làm mất thời gian cho các nhà quản lý. Phần thanh toán là phần chủ yếu và quan trọng, nhưng lại chưa có các mẫu báo cáo theo dõi những nội dung này theo thời gian thực hiện. + Lập dự toán Chưa có sự kết hợp với các phòng ban khác nên thông tin để lập dự toán bị hạn chế. Toàn bộ công tác lập kế hoạch đều được thực hiện tại phòng Kinh doanh, trong khi đó thông tin chi phí lại được cung cấp bởi phòng Kế toán, điều này sẽ gây mất thời gian. Chỉ mới lập dự toán về mặt giá trị. + Phần mềm kế toán Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 40 Hạn chế trong việc bị giới hạn số lượng cũng như “form” mẫu các báo cáo. Chưa phát huy được tính chủ động trong việc lập và đưa ra các báo cáo. Việc tổ chức phân tích, thống kê, tổng hợp thông tin còn hạn chế và chưa linh hoạt. 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI FOODINCO 3.1 Tổ chức các bộ phận của kế toán quản trị Kế toán quản trị sẽ được tổ chức gồm 3 bộ phận như sơ đồ của hình số 2 dưới đây: Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán kế toán quản trị 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính Trên cơ sở bộ máy kế toán tài chính đã có của đơn vị, các bộ phận của kế toán quản trị sẽ được kết hợp với các kế toán phần hành theo sơ đồ của hình 3 và hình 4 dưới đây: Hình 3: Sơ đồ kết hợp công việc của kế toán quản trị và kế toán tài chính Hình 4: Sơ đồ tổ chức các phần hành chính trong mô hình kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính tại FOODINCO 3.3 Hoàn thiện xử lý thông tin kế toán tài chính sử dụng cho kế toán quản trị - Xây dựng bộ mã tài khoản để nâng cao hiệu quả theo dõi các đối tượng - Tổ chức hệ thống tài khoản nhằm phục vụ cho kế toán quản trị 3.4 Tổ chức nội dung công việc kế toán quản trị tại FOODINCO - Nhận diện và phân tích, phân loại chi phí phát sinh tại doanh nghiệp - Xây dựng giá bán theo phương pháp trực tiếp - Hoàn thiện công tác lập dự toán + Lập dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo cách sắp xếp chi phí thành biến phí và định phí + Lập dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp trực tiếp + Lập dự toán linh hoạt KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán thuế và công nợ Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán kho hàng Kế toán tổng hợp Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Lập dự toán, phân tích, tư vấn dự án KTQT Lập báo cáo tài chính (Các chỉ tiêu liên quan) Lập báo cáo quản trị (Các chỉ tiêu liên quan) Xử lý số liệu tổng hợp Xử lý số liệu chi tiết KTTC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Bộ phận dự toán Bộ phận phân tích, đánh giá Bộ phận tƣ vấn dự án Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 41 3.5 Xây dựng các trung tâm (TT) trách nhiệm và các chỉ tiêu đánh giá trung tâm trách nhiệm (Hình 5) Hình 5: Sơ đồ mô hình các trung tâm trách nhiệm tạiFOODINCO 3.6 Phân tích thông tin kế toán quản trị phục vụ cho vấn đề ra quyết định của các nhà quản trị - Phân tích điểm hòa vốn - Tổ chức sử dụng thông tin để ra các quyết định ngắn hạn + Mô hình phân tích thông tin thích hợp + Phân tích thông tin quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh 1 mặt hàng + Phân tích thông tin quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh giới hạn - Tổ chức sử dụng thông tin để ra các quyết định dài hạn: Ra quyết định vốn đầu tư dài hạn 3.7 Xây dựng và thiết lập một số mẫu báo cáo kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại FOODINCO + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử chi phí + Bảng phân tích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo dòng tiền + Bảng theo dõi tình hình công nợ theo thời gian TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trương Bá Thanh, Trần Đình Khôi Nguyên (2001), Phân tích hoạt động kinh doanh (Phần II), Nhà xuất bản Giáo Dục, Hà Nội [2] Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, Võ Văn Nhị (2001), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội [3] Bộ Tài Chính (2006), Thông tư 53.BTC.2006: “Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp” [4] Bộ Tài Chính (2006), Hệ thống tài khoản kế toán, Nhà xuất bản Tài Chính, Hà Nội [5] Bộ Tài Chính (2006), Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán, Nhà xuất bản Tài Chính, Hà Nội [6] Nguyễn Tấn Bình (2005), Phân tích hoạt động doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội [7] Robert F. Meigs & Walter B. Meigs (1993), Accounting: The Basis For Business Decisions, International Edition, America [8] Eastern Asia Commercial Bank, The 2002 Annual Report [9] Thai Heat Exchange Co. Ltd, The 1991 Annual Report [10] Bousteadco Singapore Ltd, The 1990 Annual Report CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM TT cung ứng: Phòng KD LT & NS, KD VTTB TT quản lý: Phòng TCHC TT lợi nhuận: Phòng TCKT TT kinh doanh: Phòng CN & ĐT . + Xây dựng nội dung công việc + Thi t lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị 2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI FOODINCO 2.1 Giới thi u về Tổng công ty FOODINCO -. their organization. In Vietnam, the “Management Accounting” term has just been officially acknowledged in Accounting Law issued on June 17th 2003. Promulgation of the circular 53/2006/TT-BTC. However, the application and operation of Management Accounting have encountered a lot of obstacles. Therefore, depending on characteristics and states of each business, there must be an appropriate