Tổ chức báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu 2 9 đăk lăk

Các cơ quan quản lý chức năng của nhà nước sử dụng thông tin kế toáncủa doanh nghiệp để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp về tìnhhình thực hiện, chấp hành các chính sách chế

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÁI NGUYÊN

TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU 2-9 ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2016

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÁI NGUYÊN

TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU 2-9 ĐẮK LẮK

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2016

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất cứ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thái Nguyên

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

6 Kết cấu luận văn 4

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 9

1.1.1 Khái niệm về Kế toán quản trị 10

1.1.2 Mục tiêu của Kế toán quản trị 11

1.1.3 Vai trò của báo cáo Kế toán quản trị 11

1.1.4 Đặc điểm thông tin Kế toán quản trị 11

1.2 TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.2.1 Sự cần thiết của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị 13

1.2.2 Bản chất, chức năng và yêu cầu của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị 14

1.2.3 Tổ chức báo cáo dự toán trong Doanh nghiệp 20

1.2.4 Tổ chức báo cáo thực hiện trong doanh nghiệp 24

1.2.5 Tổ chức báo cáo kiểm soát và đánh giá trong doanh nghiệp 25

1.2.6 Tổ chức báo cáo phục vụ ra quyết định trong doanh nghiệp 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MTV XNK 2-9 ĐẮK LẮK (SIMEXCOĐẮK LẮK) 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển SIMEXCO ĐẮK LẮK 35

2.1.2 Ngành nghề, đặc điểm kinh doanh chủ yếu của SIMEXCO ĐẮKLẮK 36

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý SIMEXCO ĐẮK LẮK 38

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của SIMEXCO ĐẮK LẮK 41

2.2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠISIMEXCO ĐẮK LẮK 42

2.2.1 Tổ chức báo cáo dự toán tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 43

2.2.2 Tổ chức báo cáo thực hiện tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 51

2.2.3 Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác báo cáo Kế toán quản trịtại SIMEXCO ĐẮK LẮK 59

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

: Kế toán quản trị: Kế toán tài chính: Kết quả

: Một thành viên: Quản lý doanh nghiệp: Sản xuất kinh doanh: Công ty TNHH MTVxuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk: Thành phố Hồ Chí Minh: Trách nhiệm hữu hạng

Số Tên bảng Trang hiệu

2.1 Dự toán sản lƣợng tiêu thụ từng mặt hàng năm 2014 45

2.9 Báo cáo sản lƣợng sản xuất và thu mua thực hiện tại văn 52

phòng và các đơn vị trực thuộc năm 2014 SIMEXCO ĐẮK

LẮK

2.10 Báo cáo doanh thu thực hiện tại văn phòng và các đơn vị 53

trực thuộc năm 2014 SIMEXCO ĐẮK LẮK

2.11 Báo cáo chi phí bán hàng năm 2014 SIMEXCO ĐẮK 54

LẮK

2.12 Báo cáo chi phí tài chính thực hiện năm 2014 SIMEXCO 55

ĐẮK LẮK

2.13 Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp thực hiện năm 2014 56

dưới đây minh họa báo cáo chi phí theo cấp bậc

3.7 Báo cáo chi phí bán hàng quí 2/2014 Văn phòng Simexco 77

Đắk Lắk

3.11 Báo cáo chi phí quý 2/2014 Văn phòng simexco Đắk Lắk 803.12 Báo cáo tổng hợp chi phí quý 2/2014 Simexco Đắk Lắk 823.13 Báo cáo chi phí quý 2/2014 SIMEXCO ĐẮK LẮK 843.14 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý 2/2014 86

Simexco Đắk Lắk

3.15 Báo cáo phân tích doanh thu mặt hàng cà phê xuất khẩu 88

tháng 4/2014 Simexco Đắk Lắk

3.16 Báo cáo phân tích doanh thu cà phê theo thị trường xuất 89

khẩu 6 tháng đầu năm 2014 Simexco Đắk Lắk

Số Tên sơ đồ Trang hiệu

1.2 Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp 212.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của SIMEXCO ĐẮK LẮK 382.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 42

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, khủng hoảng kinh tế tài chính đã khiến chocác doanh nghiệp Việt Nam gặp không ít khó khăn Trong môi trường cạnhtranh gay gắt, Kế toán quản trị trở thành công cụ đắc lực trong việc cung cấpthông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp

sử dụng hiệu quả các nguồn lực có hạn của mình, tranh thủ thời cơ và có sựđối phó với những khó khăn phía trước Thuật ngữ Kế toán quản trị (KTQT)

đã dần quen thuộc trong công tác hoạt động kinh doanh từ những năm gầnđây (từ năm 1995 – năm ta tiến hành công tác cải cách kế toán và thuật ngữ

Kế toán quản trị bắt đầu xuất hiện) Về mặt pháp lý thuật Kế toán quản trịđược ghi nhận chính thức trong Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày17/6/2003 và nội dung tổ chức Kế toán quản trị tại các doanh nghiệp ViệtNam do Bộ tài chính ban hành ngày 12/6/2006 theo Thông tư 53/2006/TT-BTC bước đầu đã đề cập, hướng dẫn áp dụng Kế toán quản trị trong doanhnghiệp

Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán nhằm thu thập, xử lý vàcung cấp thông tin có ích cho người sử dụng ở các cấp trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị hình thành đáp ứng nhu cầu quản lý trong bối cảnh cạnhtranh, yêu cầu về nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị không ngừng đượcđòi hỏi Ở góc độ đầu ra của quá trình xử lý thông tin, có thể xem báo cáo Kếtoán quản trị chính là biểu hiện của sản phẩm kế toán, là công cụ để nhà quảntrị có thể sử dụng nó trong quá trình ra quyết định của mình Do mỗi đơn vị

có những yêu cầu quản lý riêng biệt, năng lực cán bộ kế toán không đồng đềunên việc tổ chức báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp thực sự có tính

đa dạng Vì vậy, nghiên cứu và phát triển báo cáo Kế toán quản trị trong từng

doanh nghiệp là yêu cầu có ý nghĩa thực tiễn đối với các doanh nghiệp.

Tuy nhiên để báo cáo KTQT thật sự là một công cụ giúp cho các nhàquản lý tiếp cận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác thìhiện nay công tác tổ chức báo cáo KTQT tại các doanh nghiệp nói chung vàCông ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk (Simexco Đắk Lắk) nóiriêng vẫn chưa có nhiều cơ sở cũng như là kinh nghiệm để phục vụ cho việcđiều hành hoạt động kinh doanh Cho nên, tùy theo đặc điểm và tình hình củatừng doanh nghiệp mà cần phải tổ chức báo cáo KTQT sao cho phù hợp

Simexco Đắk Lắk hiện nay là doanh nghiệp của Đảng, Tỉnh ủ

ủ sở hữu Công ty được thành lập ngày 08 tháng 6 năm 1993 theo

Quyết định số 404/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân tỉ V/v thành lập doanh nghiệp: Công ty 2-9, thuộc tổ chức Đảng Công ty hoạt động chủ yếu mua

bán, chế biến nông lâm sản, kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng ăn uống,dịch vụ du lịch sinh thái, du lịch lữ hành nội địa…đứng trước những biến độnglớn của nền kinh tế thị trường trong những năm vừa qua, thị trường nông lâmsản thế giới biến động thất thường, Công ty đã gặp phải không ít khó khăn,nhiều chi nhánh bị thua lỗ phải ngừng hoạt động ảnh hưởng lớn đến kết quả sảnxuất kinh doanh của Công ty Kết quả này do công tác Kế toán quản trị tạiSimexco Đắk Lắk hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin về chất cũngnhư về lượng phục vụ cho việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh Một vài nội dung công việc của Kế toán quản trị đã được thực hiện theoyêu cầu của các nhà quản trị nhưng chưa trở thành một tổ chức Kế toán quản trịhoàn chỉnh Cụ thể Công ty chưa tổ chức phân tích lập dự toán một cách đầy đủ

để lường trước những khó khăn sẽ xảy ra trong tương lai, công tác quản lý cácchi nhánh chưa được quan tâm đúng mức, mối liên hệ thông tin giữa các bộphận phòng ban còn rời rạc Các báo cáo Kế toán quản trị chưa có sự đối chiếugiữa thực hiện và kế hoạch, chưa cung cấp được

thông tin để đánh giá hiệu quả đầu tư vào mỗi đơn vị … Toàn bộ thông tingiúp cho nhà quản trị điều hành hiện nay đều chủ yếu dựa vào báo cáo của bộphận Kế Toán tài chính nên thông tin có độ trễ làm cho các quyết định củanhà quản trị không được kịp thời, chính xác Chính vì những lý do trên, tôi đã

quyết định chọn đề tài: “ Tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk” làm luận văn tốt nghiệp.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa đặc trưng và bản chất của báo cáo Kế toán quản trịtrong doanh nghiệp

- Tìm hiểu thực trạng tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Simexco ĐắkLắk, nhu cầu thông tin cho quản lý, qua đó hoàn thiện tổ chức báo cáo Kếtoán quản trị tại Simexco Đắk Lắk

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những nội dung cơ bản về tổ chức các báo cáoKTQT và vận dụng báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu và đề cập vấn đề

về tổ chức báo cáo kế toán quản trị đối với khối kinh doanh xuất nhập khẩunông sản của Simexco Đắk Lắk

4 Phương pháp nghiên cứu

Để xây dựng được những căn cứ khoa học cho các phương pháp giảiquyết được đưa ra, trước hết cần tập trung vào nghiên cứu bản chất báo cáo

Kế toán quản trị , từ đó có cơ sở để khảo sát thực tế, đối chiếu với lý thuyết

Luận văn kết hợp giữa phương pháp quan sát và phương pháp điều traphân tích, thống kê và so sánh trong quá trình khảo sát tại Simexco Đắk Lắk

về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị, từ đó tổng hợp rút ra các vấn đề tồn tạicăn bản cần giải quyết và đề ra các yêu cầu cải tiến

Luận văn sử dụng các dữ liệu chủ yếu là dữ liệu sơ cấp tại đơn vị kết

hợp với các chế độ tài chính, qui định của ngành, hệ thống các văn bản hướngdẫn về công tác Tài chính Kế toán.

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa nội dung lý luận cơ bản về tổ chức côngtác báo cáo Kế toán quản trị

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết thúc, luận văn được thiết kế thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị trongdoanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại SimexcoĐắk Lắk

Chương 3: Hoàn thiện về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại SimexcoĐắk Lắk

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hoàn thiện về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị là nội dung cơ bản của

Kế toán quản trị và ngày càng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng trong côngtác quản lý ở các doanh nghiệp Vì vậy, hiện nay đã có nhiều công trìnhnghiên cứu về vấn đề này và được thể hiện qua các khía cạnh, góc độ khácnhau

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả đã tham khảo một số đề tài,

tài liệu liên quan như sau:

- Đề tài “Tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần KimKhí Miền Trung” của trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Trong đề tài này, tácgiả đã hệ thống hóa toàn bộ cơ sở lý luận về tổ chức báo cáo Kế toán quản trịtại công ty thương mại và mô tả thực tế báo cáo Kế toán quản trị phục vụ chonhu cầu quản trị nội bộ tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung Từ đó đưa

ra các giải pháp tổ chức bộ máy Kế toán quản trị và tổ chức báo cáo Kế toánquản trị phục vụ cho chức năng hoạch định, chức năng kiểm soát, ra quyếtđịnh tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung Đề tài không nghiên cứu vềcông tác hoàn thiện mà là tổ chức lại báo cáo Kế toán quản trị trên cơ sở báocáo Kế toán quản trị của công ty đã có nhưng chưa có hiệu quả

- Đề tài “ Hoàn thiện hệ thống báo cáo Kế toán quản trị tại Công tyMay 10”- Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Tácgiả: Nguyễn Thị Kim Dung - năm 2009) Tác giả đã khái quát những vấn đề

lý luận liên quan đến hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp, phân tích vàđánh giá thực trạng hệ thống báo cáo quản trị đã có tại Công ty cổ phầnMay10 từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo Kế toánquản trị tại công ty

- Đề tài “Xây dựng hệ thống báo cáo Kế toán quản trị cho hệ thống siêuthị MEDICARE” – Luận văn Thạc sĩ Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế ThànhPhố Hồ Chí Minh (Tác giả: Hoàng Kim Sơn- năm 2007) Tác giả đã dựa trênnền tảng kiến thức về Kế toán quản trị để đi sâu tìm hiểu thực trạng của hệthống báo cáo Kế toán quản trị của siêu thị Medicare nhằm đánh giá đượcthực trạng của hệ thống Kế toán quản trị nói chung và hệ thống báo cáo Kếtoán quản trị nói riêng nhằm đưa ra một số giải pháp để xây dựng báo cáo Kếtoán quản trị của hệ thống siêu thị Medicare Đề tài này vẫn còn chưa phânđịnh rõ được hoàn thiện và xây dựng báo cáo Kế toán quản trị Bởi xây dựng

áp dụng cho các doanh nghiệp chưa có thì bây giờ xây dựng, còn hoàn thiện

là trên nền tảng đã có nhưng chưa thật sự hoàn thiện

- Đề tài “Xây dựng hệ thống báo cáo Kế toán quản trị ở Tổng công tyXây dựng công trình giao thông 5”- Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Đạihọc Kinh tế Đà Nẵng (Tác giả: Nguyễn Tấn Thành - năm 2004) Tác giả đã hệthống hóa nội dung cơ bản của Kế toán quản trị và báo cáo Kế toán quản trịtrong ngành xây dựng Phân tích thực trạng báo cáo Kế toán quản trị tại Tổngcông ty Xây dựng công trình giao thông 5, thông qua đánh giá những ưu điểm

và tồn tại, tác giả đã xây dựng hệ thống báo cáo Kế toán quản trị nhằm nângcao hiệu quả của công tác Kế toán quản trị tại Tổng công ty Xây dựng côngtrình giao thông

- “Tổ chức báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất” củaĐặng Thị Thu Hiền – Nguyễn Thị Tố Vy - Tuyển tập báo cáo “ Hội nghị sinhviên nghiên cứu khoa học lần thứ 7” - Đại Học Đà Nẵng (2010)

Bài báo giới thiệu tổng quan về nội dung, những báo cáo Kế toán quảntrị theo mô hình Kế toán quản trị với hệ thống quản lý theo “ quá trình hoạtđộng” Quá trình hoạt động ở đây có thể hiểu một cách đơn giản là bao gồmtất cả các công đoạn, bộ phận như: nghiên cứu và phát triển sản phẩm, sảnxuất, dịch vụ, thiết kế tiến trình sản xuất,….Phân tích, dự báo các chỉ số theotừng quá trình hoạt động của doanh nghiệp sản xuất Bài báo cáo này tập hợpcác báo cáo Kế toán quản trị trong mô hình doanh nghiệp sản xuất đơn giảnnhư: Báo cáo sản xuất, báo cáo bán hàng, báo cáo giá thành, báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh,… Bài báo đã đưa ra được các bộ phận, mối quan hệgiữa các bộ phận, phòng ban Các báo cáo Kế toán quản trị cho từng bộ phậndoanh nghiệp sản xuất, góp phần giúp các nhà quản trị cấp cao có thể dễ dànghơn trong việc hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

- “Các đặc điểm của một hệ thống Kế toán quản trị tốt ” của các tác giả

Shahid Ansari (California State University Northridge), Jan Bell (CaliforniaState University Northridge), Thomas Klammer (University of North Texas),Carol Lawrence (University of Richmond) trình bày trong “ Strategy andManagement Accounting”: được đăng trên trang Web kế toán ngày 18 tháng

10 năm 2009 Bài viết đã bàn về hệ thống Kế toán quản trị tốt Một hệ thống

Kế toán quản trị tốt giúp cho việc ra các quyết định, giúp hiểu biết quá trìnhsản xuất kinh doanh, khuyến khích các hành vi thích hợp, phản ánh giá trị đạođức và lòng tin Và tất cả những cái đó nhằm đạt mục tiêu chiến lược: Chấtlượng, thời gian và giá cả Điều này cũng có nghĩa là Kế toán quản trị tự nókhông phải là điểm kết thúc, nó là công cụ quan trọng để đạt mục tiêu chiếnlược

- “ Kế toán quản trị : Từ lý luận đến thực tiễn” được đăng trên Web kếtoán ngày 18 tháng 8 năm 2011 Bài viết đã trình bày thực tiễn công tác Kếtoán quản trị trong doanh nghiệp, qua đó tác giả đã xác định hệ thống kế toánViệt Nam đang được chuyển đổi phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường, thông

lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế Việc xác định rõ phạm vi Kế toán quản trị làvấn đề cần thiết để làm cơ sở cho việc tổ chức công tác Kế toán quản trị vàhoàn thiện nội dung Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

- Giáo trình Kế toán quản trị của GS.TS Trương Bá Thanh (chủ biên), Nhà xuất bản Giáo dục, năm 2008

- “Báo cáo tài chính và báo cáo Kế toán quản trị áp dụng trong doanhnghiệp”của PGS TS Võ Văn Nhị, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, năm2007

- Thông tư 53/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 12/06/2006 hướngdẫn áp dụng Kế toán quản trị trong các doanh nghiệp

Từ những nội dung nghiên cứu các đề tài trước đây, tác giả nhận thấytrong những tài liệu là luận văn cao học đã có sự sáng tạo rõ rệt từ chỗ mang

nặng tính lý thuyết thì dần đã đƣa ra đƣợc các giải pháp sát thực hơn kế thừanhững lý luận cơ bản về Kế toán quản trị , qua khảo sát thực tế tại công tyTNHH Một thành viên xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk, chƣa có tác giả nàonghiên cứu về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại công ty TNHH Một thànhviên xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk Chính vì vậy, tác giả đã tập trung nghiêncứu vấn đề này trên cơ sở dựa vào lý luận tác giả đã đi vào khảo sát thực trạng

và đề xuất các giải pháp để tổ chức lại hệ thống báo cáo Kế toán quản trị trên

cơ sở báo cáo Kế toán quản trị của công ty Simexco Đắk Lắk đã có nhƣngchƣa mang lại hiệu quả cao nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin phuc vụ chocông tác điều hành quản lý hoạt động của công ty, đề ra đƣợc các quyết địnhquản lý phục vụ cho việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanhcủa ban lãnh đạo

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN

TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

Cùng với sự phát triển của xã hội, hoạt động SXKD ngày càng được

mở rộng, ngày càng đa dạng phức tạp; thông tin lúc này càng trở nên bức thiết

và quan trọng Kế toán là một nhu cầu tất yếu khách quan, đặc biệt trong nềnkinh tế thị trường kế toán vừa là “ngôn ngữ của kinh doanh” vừa là một công

cụ không thể thiếu được để quản lý kinh tế Chức năng của KTQT là cungcấp và truyền đạt các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của một đơn vị,một tổ chức Trong các doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiếtcho người ra quyết định ở bên trong doanh nghiệp mà còn cần thiết cho cácđối tượng bên ngoài doanh nghiệp như: các chủ đầu tư, các chủ nợ, các cơquan quản lý chức năng…

Các nhà quản trị các cấp bên trong doanh nghiệp sử dụng thông tin kếtoán để điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp, đề ra được các quyếtđịnh quản lý phục vụ cho việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu của nhà quản lý doanhnghiệp

Các chủ đầu tư, chủ nợ sử dụng thông tin kế toán để ra được các quyếtđịnh đầu tư, quyết định cho vay một cách đúng đắn với mục đích đầu tư, mụcđích cho vay của họ

Các cơ quan quản lý chức năng của nhà nước sử dụng thông tin kế toáncủa doanh nghiệp để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp về tìnhhình thực hiện, chấp hành các chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính nóichung, chế độ thể lệ, quy định về kế toán nói riêng, để phục vụ cho viêc

điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân.

Do mục đích sử dụng thông tin kế toán của các đối tượng khác nhaunên thông tin mà kế toán cung cấp rất đa dạng và khác nhau về nội dung,phạm vi, mức độ, tính chất và thời gian cung cấp kể cả giá trị pháp lý củathông tin Sự khác nhau đó là tiêu thức để chia hệ thống thông tin kế toánthành hai bộ phận Một bộ phận chuyên cung cấp các thông tin cho các đốitượng bên ngoài gọi là KTTC và bộ phận cung cấp thông tin theo yêu cầucủa các nhà quản trị trong nội bộ gọi là KTQT

1.1.1 Khái niệm về Kế toán quản trị

Trong cuốn tự điển kế toán của tác giả R.H Parker có định nghĩa “Kếtoán quản trị là một bộ phận của kế toán liên quan chủ yếu đến báo cáo nội bộcho nhà quản trị của một doanh nghiệp Nó nhấn mạnh đến sự kiểm soát và raquyết định hơn là khía cạnh vị trí quản lý của kế toán Nó không bị ràng buộcnhiều bởi những quy định pháp lý và các chuẩn mực kế toán Nó có thể khácvới kế toán tài chính.”[3,182]

Theo Giáo sư Tiến sĩ Ronald W.Hilton trường đại học Cornell Hoa Kỳthì “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong một

tổ chức mà các nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạtđộng của tổ chức.”[6,6]

Theo luật kế toán Việt Nam, Kế toán quản trị được định nghĩa là “Việcthu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầuquản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”[8,11]

Theo Edmond và cộng sự ”Kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toánđược thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và các cánhân khác làm việc trong một tổ chức.”[8,13]

Nói tóm lại, Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấpnhững thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp

các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kếhoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiệncác hoạt động của đơn vị.

Với chức năng cung cấp thông tin, có thể thấy báo cáo Kế toán quản trị

là đầu ra của quá trình Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

1.1.2 Mục tiêu của Kế toán quản trị

Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của

tổ chức

Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức

Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn

vị trực thuộc trong tổ chức

1.1.3 Vai trò của báo cáo Kế toán quản trị

Đối với chức năng hoạch định:

doanh nghiệp đã được phê chuẩn, thể

hạn hoặc dài hạn của công ty

đó là hệ thống các bảng dự toán của hiện mục tiêu kinh doanh trong ngắn

Đối với chức năng tổ chức thực hiện: đó là hệ thống các báo cáo về tìnhhình thực hiện các mục tiêu đã đặt ra

Đối với chức năng kiểm tra, đánh giá: đó là hệ thống báo cáo đánh giáthành quả, thể hiện mức độ thực hiện so với dự toán, ngân sách đã xây dựngcủa toàn doanh nghiệp và từng bộ phận Qua đó, có cơ sở khen thưởng, xửphạt các cá nhân, nội bộ trong đơn vị

Đối với chức năng ra quyết định: đó là hệ thống các báo cáo theo cáckịch bản, các tình huống tốt, xấu để người quản lý có thể hình dung và lựachọn quyết định tốt nhất

1.1.4 Đặc điểm thông tin Kế toán quản trị

Xuất phát từ khái niệm của Kế toán quản trị , chức năng cung cấp thông

tin và vai trò của Kế toán quản trị đã đề cập ở trên, đặc điểm của thông tintrên báo cáo Kế toán quản trị có thể tổng hợp thành những điểm chính nhưsau:

- Thông tin hướng về tương lai;

- Thông tin có tính chi tiết: từng sản phẩm, dịch vụ, từng bộ phận, hoạtđộng

- Thông tin có tính linh hoạt: không đòi hỏi sự chính xác nhưng cần có tính kịp thời, linh hoạt cho người ra quyết định

-Thông tin có tính bảo mật: do báo cáo Kế toán quản trị không thểcông khai như báo cáo tài chính mà lập cho từng đối tượng cụ thể với nộidung cụ thể phục vụ cho mục tiêu chiến lược kinh doanh đề ra trong nội bộ

lý của đơn vị mình để tổ chức và lựa chọn các báo cáo quản trị cần lập

Trong đơn vị, ngoài bộ phận kế toán còn có các bộ phận khác Cácphòng ban này có tác dụng hỗ trợ cho nhau tạo nên một hệ thống thông tinđầy đủ, toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp Do đó các bộ phận nàyphải gắn kết chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý của doanh nghiệpnhằm đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, điều hành, xỷ lý và kiểm tra

thông tin trong toàn đơn vị Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình,đáp ứng hiệu quả công tác tổ chức báo cáo Kế toán quản trị thì tại doanhnghiệp cần phải xây dựng được mối liên hệ thông tin giữa Kế toán quản trịvới các bộ phận trong doanh nghiệp Đặc biệt phải xây dựng được mối liên

hệ thông tin giữa kế toán tài chính và Kế toán quản trị , bởi vì trong công tác

Kế toán quản trị sử dụng nguồn thông tin chủ yếu do kế toán tài chính cungcấp Do đó cần phải xây dựng một luồng thông tin từ kế toán tài chính phục

vụ cho công tác Kế toán quản trị một cách ngắn nhất, nhanh chóng và thuậnlợi nhất Để làm được điều đó kế toán viên cần mở sổ chi tiết và tài khoản chitiết để phục vụ các số liệu chi tiết cho Kế toán quản trị phân tích, đánh giá

1.2.1 Sự cần thiết của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

Nhà quản trị Doanh nghiệp chỉ có thể tác động hiệu quả lên đối tượngquản lý khi có đầy đủ những thông tin cần thiết Đặc biệt là các thông tin thựchiện phản ánh trạng thái của đối tượng quản lý, nếu thiếu thông tin thì khôngthể tác động một cách có hiệu quả lên đối tượng quản lý

Tổ chức báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin thực hiện phục vụtrực tiếp cho nhà quản trị, do vậy nhận thức được vai trò của thông tin thựchiện đối với công tác quản trị sẽ thấy tổ chức báo cáo kế toán quản trị là cầnthiết Cụ thể là khi lựa chọn hoặc điều chỉnh phương án kinh doanh, xâydựng các chỉ tiêu dài hạn, ngắn hạn nhà quản trị phải nghiên cứu thông tin dobáo cáo kế toán quản trị cung cấp để đưa ra quyết định được đúng đắn

Hơn nửa khi đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, dự toán cho từngđơn vị nội bộ, nhà quản trị cũng không thể kiểm soát được hoạt động của đơn

vị đó nếu không có thông tin về sự khác biệt giữa thực tế so với kế hoạchhoặc định mức, dự toán và không thể xác định được trách nhiệm của từngđơn vị nội bộ gây ra sự khác biệt đó Như vậy, khi xây dựng các chỉ tiêu kếhoạch, định mức, dự đoán cho từng đơn vị nội bộ thì phải có báo cáo kế toán

quản trị để phân tích đánh giá tình hình thực hiện chúng, xác định rõ tráchnhiệm của từng đơn vị nội bộ và cá nhân trong doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường, Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cóhiệu quả mới có thể tồn tại và phát triển được Trong đó, công tác lập báocáo kế toán quản trị có vai trò quan trọng đòi hỏi các nhà quản trị doanhnghiệp phải quan tâm

Riêng ở các tổng công ty gồm nhiều đơn vị thành viên với mục tiêuhoạt động khác nhau Để kiểm soát tất cả các hoạt động một cách có hiệu quảnhà quản trị cần có một lượng thông tin lớn hữu ích, chứ không phải chỉ cómột số thông tin được cung cấp từ báo cáo ở giác độ tổng công ty Vì nhữngbáo cáo này chỉ cung cấp thông tin tổng quát về toàn bộ hoạt động, khôngđầy đủ thông tin chi tiết để giúp nhà quản trị tìm ra những vấn đề còn tồn tạitrong một tổ chức Do đó nhà quản trị không chỉ cần có một mà phải nhiềubáo cáo kế toán quản trị ở các đơn vị trong toàn tổng công ty, việc tổ chức lậpbáo cáo loại này gọi là báo cáo bộ phận Điều này có nghĩa là đối với từngcấp quản lý cần lập những báo cáo vừa phục vụ cho nội bộ vừa phục vụ chocấp trên

Như vậy, Tổ chức báo cáo kế toán quản trị không thể thiếu trong việcđiều hành ở tổng công ty Hệ thống báo cáo kế toán quản trị có tác dụng cungcấp thông tin về tình hình và kết quả kinh doanh của toàn tổng công ty mộtcách chi tiết, kịp thời để đánh giá từng hoạt động và ở từng đơn vị Từ đóđưa ra các quyết định nhanh chóng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh củatừng đơn vị trong tổng công ty

1.2.2 Bản chất, chức năng và yêu cầu của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

a Bản chất của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

Để khái quát được bản chất của tổ chức báo cáo kế toán quản trị ta cần

xem xét mối quan hệ giữa báo cáo kế toán quản trị với những nhân tố hình thành nên báo cáo kế toán quản trị.

Như chúng ta đã biết quản trị doanh nghiệp phải thực hiện các chức năng sau:

- Chức năng hoạch định: là quá trình đưa ra những nhiệm vụ, mục tiêu

và phương pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó Đòi hỏi nhà quản trịphải xây dựng kế hoạch, chiến lược, dự toán cho từng thời kỳ

- Chức năng tổ chức: Là nhân tố hình thành nên cơ cấu tổ chức doanhnghiệp, xác định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và mối quan hệ giữachúng

- Chức năng điều khiển: là quá trình nhà quản trị sử dụng quyển lực củamình để tác động các thành viên trong doanh nghiệp một cách có mục đích để

họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được mục tiêu đề ra

- Chức năng kiểm soát: là dựa vào các định mức đã được xây dựng, cácchuẩn mực, kế hoạch đã xác định để đánh giá hiệu quả của công tác quản trịcủa cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị rhích hợp nhằm đạt được cácmục tiêu của doanh nghiệp

- Chức năng ra quyết định: là các mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản trịyêu cầu các thành viên trong doanh nghiệp phải thực hiện Ra quyết định làchức năng đặc biệt của nhà quản trị, nghĩa là khi thực hiện các chức nănghoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, các nhà quản trị doanh nghiệp đềuphải ra các quyết định tương ứng

Với các chức năng trên, báo cáo kế toán quản trị có quan hệ trực tiếpvới hai chức năng của nhà quản trị là chức năng hoạch định và chức năngkiểm soát Tuy nhiên các chức năng của nhà quản trị có mối quan hệ mật thiếtvới nhau, nên thông qua hai chức năng trên, tổ chức báo cáo kế toán quản trịcũng có ảnh hưởng gián tiếp đến các chức năng khác của nhà quản trị Chức

năng hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải xác định được mục tiêu cần đạtđược trong một khoảng thời gian nhất định, ra quyết định lựa chọn phương

án kinh doanh tối ưu, xây dựng hệ thống kế hoạch, định mức, dự toán theophương án đã được lựa chọn Trong quá trình hoạch định nhà quản trịthường phải ra các quyết định Cụ thể, các tổng công ty thường có các loạiquyết định sau:

Quyết định đầu tư dài hạn như đầu tư máy móc thiết bị, nhàxưởng Loại quyết định này trong quá trình đầu tư phải cân nhắc đến hiẹuquả mang lại Đối với những máy móc, thiết bị, nhà xưởng được đầu tư mớiphải tìm hiểu công nghệ, nguồn vốn tài trợ những thông tin này nằm ngoàihiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty nên không sử dụng thông tincủa hệ thống kế toán tài chính Ngược lại đối với những dự án đầu tư thay thếmáy móc thiết bị cũ hoặc cải tạo, nâng cấp trụ sở, nhà xưởng phải so sánh vớikết quả kinh doanh của phương án hiện tại để đầu tư thay thế hay không.Loại quyết định này phải dựa trên thông tin của báo cáo kế toán quản trị

Ngoài ra, các tổng công ty cũng thường có quyết định đầu tư ngắn hạnnhư: quyết định điều chỉnh nhân lực, mua sắm nguyên vật liệu, lựa chon đơn

vị vận chuyển hoặc tự thực hiện vận chuyển hàng hóa những thông tin để racác quyết định loại này phải đáng tin cậy và đây cũng là cơ sở để hình thànhbáo cáo kế toán quản trị

Đối với chức năng kiểm soát thực chất là nhà quản trị đánh giá tìnhhình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra trong kế hoạch của từng bộ phậnbằng các báo cáo Tìm ra những nguyên nhân gây chênh lệch giữa thực tế sovới kế hoạch Từ đó nhà quản trị điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, hoặcđiều chỉnh kế hoạch, dự toán một cách kịp thời

Thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản trị phải có hai tài liệu cơ bản

là hệ thống số liệu dự toán, kế hoạch và số liệu về tình hình thực hiện các chỉ

tiêu Còn nhu cầu thông tin để nhà quản trị thực hiện hai chức năng trên làtiền đề cho sự hình thành báo cáo kế toán quản trị.

Mặt khác, báo cáo kế toán quản trị có mối liên hệ với phương pháptổng hợp và cân đối trong KTQT Nó là sự tổng hợp thông tin trên các tàikhoản sử dụng trong KTQT và chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêuphù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình điều hànhdoanh nghiệp

Như vậy có thể rút ra bản chất của báo cáo kế toán quản trị như sau:Báo cáo KTQT được lập xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quảntrị trong quá trình quản trị doanh nghiệp Cho nên nội dung, kết cấu của báocáo KTQT phải đảm bảo các chỉ tiêu mà nhà quản trị yêu cầu Báo cáo KTQT

có những đặc trưng riêng là có tính linh hoạt, kịp thời

- Báo cáo KTQT là hệ thống thông tin được tổng hợp từ sổ sách KTQT

và được trình bày theo yêu cầu quản trị điều hành sản xuất – kinh doanh và raquyết định của từng doanh nghiệp

- Báo cáo KTQT chỉ được sử dụng riêng cho các nhà quản trị doanhnghiệp, nên báo cáo KTQT không nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc kếtoán được chấp nhận rộng rãi hiện nay

- Báo cáo KTQT có tính linh hoạt, đa dạng và không phụ thuộc vàonhững nguyên tắc kế toán Nghĩa là nhà quản trị phải thường xuyên có thôngtin từ báo cáo KTQT để thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạtđộng của doanh nghiệp gắn liền với từng bộ phận, từng chức năng nhất địnhnhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị có hiệu quả, hạnchế thiệt hại cho doanh nghiệp

- Thông tin của báo cáo KTQT phải đáp ứng yêu cầu đáng tin cậy,nghĩa là số liệu trên báo cáo KTQT phải có cơ sở và phải dựa trên những căn

cứ có thể kiểm tra được chứ không phải là sự phỏng đoán của người lập báo

cáo Tuy nhiên số liệu trên báo cáo kế toán quản trị không phải chính xáctuyệt đối mà chỉ cần phản ánh đúng bản chất của đối tượng quản trị và có giátrị trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp.

b Chức năng của báo cáo Kế toán quản trị

Chức năng cơ bản của báo cáo KTQT là cung cấp thông tin để nhàquản trị hoạch định các mục tiêu, xây dựng các chương trình kế hoạch, dựtoán và kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chức năngcủa báo cáo KTQT được hình thành bời nhu cầu thông tin để ra các quyếtđịnh quản lí của nhà quản trị, hướng tới việc đạt được mục tiêu đề ra là tối đahóa lợi nhuận Báo cáo KTQT có các chức năng sau:

- Chức năng định hướng

Đế đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, nhà quản trị phải tác độnglên các đối tượng quản trị Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, đòi hỏi nhàquản trị phải có thông tin phản hồi từ các đối tượng quản trị Hiệu quả cácquyết định của nhà quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin mà nhà quảntrị nắm bắt được Thông tin phục vụ cho chức năng hoạch định của nhà quảntrị được thu thập và xử lý từ nhiều nguồn khác nhau ( thông tin về môitrường kinh doanh thì nhà quản trị có thể thu thập từ các phương tiện thôngtin đại chúng, thông tin nội bộ doanh nghiệp thì có thể thu nhận từ công cụthu thập, xử lý thông tin kế toán, thống kê)

Báo cáo KTQT là một trong những công cụ đắc lực nhằm cung cấp thôngtin định hướng cho nhà quản trị có được các quyết định hiệu quả bởi vì:

Báo cáo KTQT phản ánh kết quả kinh doanh của từng hoạt động, từngđơn vị Trên cơ sở thông tin này nhà quản trị sẽ thấy được phương hướngđiều chỉnh các hoạt động kém hiệu quả của từng bộ phận, xác định phù hợpchỉ tiêu sản lượng của từng đơn vị trong kỳ tới

Báo cáo KTQT cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh trong mốiquan hệ với sản lượng, đó là cơ sở phân tích, đánh giá mối quan hệ chi phí –sản lượng – lợi nhuận Từ đó nhà quản trị quyết định lựa chọn hoặc điềuchỉnh phương án sản xuất kinh doanh theo hướng tối đa hóa lợi nhuận.

Như vậy, báo cáo KTQT là nguồn thông tin quan trọng có chức năngđịnh hướng cho nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng hoạch định.Tuy nhiên sự thành công hay thất bại trong việc thực hiện chức năng hoạchđịnh không chỉ phụ thuộc vào chất lượng thông tin trên báo cáo KTQT, màcòn phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác thuộc về năng lực nhà quản trị

- Chức năng kiểm soát

Để thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thì điềukiện tiên quyết là nhà quản trị phải xây dựng được hệ thống chỉ tiêu kế hoạch.Định mức và dự toán cho từng đơn vị nội bộ và trên phạm vi toàn doanhnghiệp

Khi thực hiện chức năng kiểm soát nhà quản trị cần phải có thông tin vềtình hình thực tế diễn ra ở các đơn vị nội bộ được tập hợp cho các đối tượngcần kiểm soát Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện chức năng kiểm soáttrong quản trị

Báo cáo KTQT cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình thực hiện cácchỉ tiêu sản xuất kinh doanh của từng đơn vị nội bộ, so sánh với các chỉ tiêu

kế hoạch, định mức, dự toán, từ đó chỉ ra cho nhà quản trị mức chênh lệch cầnphải kiểm soát

Báo cáo KTQT còn lượng hóa ảnh hưởng của từng nhân tố đến tìnhhình thực hiện các chỉ tiêu của từng đơn vị nội bộ, qua đó nhà quản trị sẽ cónhững nhận định xác đáng hơn về nổ lực chủ quan của từng đơn vị nội bộtrong quá trình phấn đấu thực hiện các chỉ tiêu được giao

Cung cấp thông tin để nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soátlàmột thế mạnh của báo cáo KTQT, bởi vì cáo cáo kế toán nói chung và báo cáoKTQT nói riêng có một hệ thống phương pháp khoa học để thu thập, xử lý,tổng hợp thông tin theo các chỉ tiêu đã định trước.

Tóm lại chức năng hoạch định và kiểm soát là những nhân tố không thểthiếu được trong quá trình quản trị doanh nghiệp Khi thực hiện các chứcnăng này thì nhà quản trị nhất thiết phải có thông tin từ báo cáo KTQT

c Yêu cầu của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

Căn cứ vào nhu cầu của đối tượng sử dụng báo cáo KTQT, hệ thốngbáo cáo KTQT được xây dựng phải đáp ứng các yếu tố sau:

- Hệ thống báo cáo Kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp vớiyêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụthể

- Nội dung báo cáo Kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ vàđảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điềuhành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp

- Các chỉ tiêu trong báo cáo Kế toán quản trị cần phải được thiết kế phùhợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thểthay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp

1.2.3 Tổ chức báo cáo dự toán trong Doanh nghiệp

a Khái niệm của dự toán

Dự toán là một kế hoạch hành động được tính toán một cách chi tiết,

nó định lượng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và

là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt động sử dụng và khai thác các nguồnlực của doanh nghiệp Báo cáo dự toán thường được xây dựng cho khoảngthời gian là một năm và có thể chia thành từng quý, từng tháng

Hình thức và số lượng các dự toán tuỳ thuộc vào mỗi loại hình doanhnghiệp.

b Tác dụng của dự toán

- Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kếhoạch của doanh nghiệp Khi dự toán ngân sách đã được công bố thì mọingười có thể thấy rõ ràng mục tiêu và cách thức đạt được những mục tiêu đócủa doanh nghiệp

- Làm căn cứ để đánh giá việc thực hiện các mục tiêu sau này

- Dự đoán trước được những khó khăn, rủi ro chưa xảy ra để có cáchđối phó thích hợp và kịp thời

c Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp

Sơ đồ 1.2 Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh

nghiệp d Các báo cáo dự toán

- Dự toán doanh thu (hay còn gọi là dự toán tiêu thụ): là dự toán quyết

định được lập đầu tiên và sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo Dự toánnày được lập trên cơ sở mục tiêu doanh thu ước tính của doanh nghiệp trong

kỳ kế hoạch và kết quả thực hiện của các kỳ trước đồng thời có lưu ý đến cácyếu tố thị trường của quá trình kinh doanh

- Dự toán thu tiền bán hàng: là dự toán xác định các phương thức và khảnăng thu tiền hàng Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hìnhcông nợ sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng Dự toán này được lập

trên cơ sở dự toán doanh thu, thông tin thực tế và dự báo về các đối tượngmua hàng cũng như những quy định về thanh toán của doanh nghiệp Đối vớicác doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh bán lẻ do đặc điểm kinh doanh

là bán hàng thu tiền ngay nên dự toán này được bỏ qua không lập

- Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự toándoanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hoá cần phải mua vào vàtồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện được mục tiêu doanh thu đã đề ra mộtcách thuận lợi Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến định mức tồn trữ, quytrình mua hàng của doanh nghiệp cũng như xem xét đến các yếu tố chi phí đặthàng, lưu kho, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường

- Dự toán giá vốn hàng bán: Được lập dựa trên dự toán tiêu thụ, dựtoán mua hàng Khi lập dự toán này cần chú ý đến phương pháp xác định giáhàng tồn kho Dự toán này sẽ là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Dự toán thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và

tồn kho được lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khảnăng và tiến độ thanh toán từ đó tính được luồng tiền dự kiến chi để thanhtoán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hoá và dựtrữ tồn kho Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung

cấp để cân đối cho phù hợp.

- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là các

dự toán cho các khoản chi phí ước tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ở lĩnhvực bán hàng và quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí bán hàng: Ước tính được dựa trên dự toán doanh thu, chínhsách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp Nó là nhữngchi phí sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng hoá và là cơ sở để xác địnhluồng tiền dự kiến chi cho hoạt động này

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụcho công tác quản lý doanh nghiệp cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiềnchi ra cho hoạt động này Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động

và doanh thu của doanh nghiệp, các định mức có liên quan cũng như các dựtoán hoạt động khác Lưu ý khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiếtkiệm chi phí đối với hai loại khoản mục chi phí này

- Dự toán cân đối thu chi tiền: Dự toán này được lập trên cơ sở các dựtoán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Mục đích của dự toán này là nhằm cânđối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thểxác định được nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cânđối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp

- Dự toán kết quả kinh doanh: Nhằm xác định kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch Dự toán này được lập dựa trên cơ sởcác bảng dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán mua hàng vàtồn kho, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng

dự toán khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toáncũng như thuế hiện hành Đây là một tài liệu làm cơ sở so sánh đánh giá quá

trình thực hiện sau này của doanh nghiệp.

- Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này được lập từ các bảng dựtoán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sảncần thiết và các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn đểthực hiện được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra và cần phải đạt được

1.2.4 Tổ chức báo cáo thực hiện trong doanh nghiệp

a Đặc điểm của chức năng tổ chức thực hiện

Chức năng tổ chức thực hiện là một khâu trong quá trình quản lý, thểhiện là các hoạt động sử dụng các nguồn lực về lao động, vật tư, thiết bị vàcác nguồn lực khác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chức năng

tổ chức thực hiện thể hiện qua những giai đoạn cụ thể như sau:

Đối với quá trình cung ứng: thể hiện kết quả của việc mua hàng hóa,vật tư, thiết bị cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với quá trình sản xuất: thể hiện sản lượng hoàn thành, sản phẩmhỏng nếu có, chi phí và giá thành thực tế của doanh nghiệp cũng như cácdòng dịch chuyển chi phí trong phạm vi nội bộ

Đối với quá trình tiêu thụ: thể hiện kết quả bán hàng nói chung và chitiết cho từng sản phẩm, hoạt động, dịch vụ theo thời gian, không gian

Đối với kết quả tài chính: thể hiện kết quả lợi nhuận hàng năm hoặcđịnh kỳ

Do vậy, thông tin về quá trình tổ chức thực hiện là một khâu không thểthiếu để người quản lý nắm bắt được kết quả thực tế của doanh nghiệp để cóbiện pháp chấn chỉnh kịp thời

b Các báo cáo thực hiện

- Các báo cáo về tình hình mua hàng: Báo cáo này cung cấp thông tin

về tình hình mua hàng cho các nhà quản trị Để lập báo cáo mua hàng nhàquản trị doanh nghiệp căn cứ vào sổ chi tiết mua hàng của từng loại sản phẩm

theo số kế hoạch và số thực hiện.

- Báo cáo sản lượng sản xuất: Báo cáo sản lượng sản xuất nhằm cungcấp các số liệu về tình hình sản xuất của doanh nghiệp theo từng loại sảnphẩm, từng công đoạn sản xuất, từng dây chuyền sản xuất hoặc theo từngphân xưởng sản xuất, hay lập cho toàn doanh nghiệp Để lập báo cáo này căn

cứ vào các số liệu chi tiết về số lượng sản phẩm hoàn thành, dở dang theotừng loại sản phẩm, theo dây chuyền sản xuất, theo phân xưởng sản xuất

- Báo cáo tình hình chi phí: Báo cáo này giúp kiểm soát các khoản chiphí phát sinh, đồng thời phản ánh thông tin về chi phí cho nhà quản trị raquyết định điều hành hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Căn cứ vào

sổ theo dõi các nội dung chi phí được bộ phận Kế toán quản trị thu thập và xử

lý trong kỳ để lập báo cáo này

- Báo cáo tình hình tiêu thụ: Báo cáo này nhằm cung thông tin về tìnhhình tiêu thụ từng loại sản phẩm của doanh nghiệp Căn cứ vào sổ chi tiết bánhàng theo từng loại sản phẩm để lập báo cáo này

- Báo cáo lợi nhuận: Đây là báo cáo mà Kế toán quản trị thường dùngnhiều nhất để phân tích giữa các kỳ với nhau, giữa các bộ phận khác nhautrong cùng một doanh nghiệp về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanhnghiệp đạt được trong một kỳ

Báo cáo này cung cấp các số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuậntheo từng bộ phận hay lĩnh vực kinh doanh đã thực hiện được trong kỳ, có thểtheo tháng, quý hoặc năm của doanh nghiệp

Để lập được báo cáo cần căn cứ vào các số liệu đã được thực hiện trong

sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết theo dõi các loại chi phí đã thực hiện trong kỳ

1.2.5 Tổ chức báo cáo kiểm soát và đánh giá trong doanh nghiệp

a Đặc điểm của công tác kiểm soát và đánh giá

Để thực hiện chức năng kiểm tra, các nhà quản lý sử dụng các bước

công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng

kế hoạch đã vạch ra Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạtđộng thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nàocông việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thànhnhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập

b Nguyên tắc và phương pháp

- Phải thể hiện sự biến động giữa thực tế và dự toán: Các báo cáo kiểmsoát phải có sự so sánh giữa số thực tế và số dự toán để từ đó xác định mứcbiến động

- Vận dụng phương pháp so sánh để đánh giá: Số biến động tính bằng phép tuyệt đối và tương đối

- Vận dụng phương pháp loại trừ để xác định các nhân tố ảnh hưởng:Chỉ ra biến động đó là do nhân tố nào ảnh hưởng Trong hoạt động sản xuấtkinh doanh, để đơn giản trong kiểm soát nhân tố ảnh hưởng thường chỉ xemxét hai nhân tố là nhân tố giá và nhân tố lượng

Nhân tố giá là chênh lệch giữa giá đơn vị thực tế với giá đơn vị dự toánnhân với sản lượng sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ thực tế Ảnh hưởng củanhân tố giá có thể xác định tổng quát như sau:

Ảnh hưởng về giá = (Giá đơn vị thực tế - Giá đơn vị dự toán)*Lượng thực tế

Nhân tố lượng là chênh lệch giữa khối lượng thực tế và khối lượng dự toánnhân với giá dự toán Tùy theo từng trường hợp kiểm soát mà khối lượng

có thể là lượng sản phẩm tiêu thụ, lượng vật liệu tiêu hao hay lượng sản phẩmsản xuất Ảnh hưởng của nhân tố lượng có thể xác định tổng quát như sau:

Ảnh hưởng về lượng = (Lượng thực tế - Lượng dự toán)*Giá đơn vị dự toán

c Báo cáo kiểm soát và đánh giá

- Báo cáo kiểm soát doanh thu

Báo cáo kiểm soát doanh thu nhằm cung cấp cho nhà quản lý thông tin

về doanh thu theo từng khu vực kinh doanh, theo loại hình kinh doanh,…

Để lập báo cáo kiểm soát doanh thu căn cứ vào số liệu ở sổ chi tiết và

sổ tổng hợp doanh thu trong kỳ theo khu vực, lĩnh vực, loại hình kinh doanh,

…

- Báo cáo kiểm soát chi phí

Để lập báo cáo này, cần phải xem xét nhân tố ảnh hưởng của nhân tốlượng và nhân tố giá là nhân tố ảnh hưởng chủ yếu đến kiểm soát chi phí củadoanh nghiệp Chính vì vậy, khi kiểm soát chi phí thông qua việc phân tíchbiến động về giá và về lượng sẽ giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn

Báo cáo kiểm soát chi phí cung cấp cho nhà quản lý thông tin về chi phícho từng đối tựng tập hợp chi phí (hoạt động sản xuất, dự án, …) và theo từngkhoản mục hoặc yếu tố chi phí Báo cáo này có thể lập theo hướng:

+Báo cáo kiểm soát chi phí theo nội dung kinh tế chi phí theo từng đốitượng tập hợp chi phí/ trung tâm chi phí

+ Báo cáo kiểm soát chi phí theo công dụng kinh tế chi phí (chi phínguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phíbán hàng,….)

+ Báo cáo kiểm soát giá thành sản phẩm dịch vụ thực tế so với dự toán,định mức

Để lập báo cáo kiểm soát chi phí thường căn cứ vào sổ chi tiết và sổtổng hợp chi phí trong kỳ theo đối tượng tập hợp chi phí Căn cứ vào sổ chitiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phítheo từng đối tượng tập hợp chi phí, mỗi đối tượng được theo dõi trên cùngmột dòng

- Báo cáo kiểm soát lợi nhuận

Báo cáo kiểm soát lợi nhuận thường được lập theo mẫu số dư đảm phí

và chi tiết theo nhiều cách khác nhau, giúp lãnh đạo doanh nghiệp vừa có khả

năng đánh giá sinh lợi theo từng sản phẩm, lĩnh vực hoạt động, khu vực thịtrường,… Vừa đánh giá được trách nhiệm quản lý ở các trung tâm lợi nhuận

và trung tâm đầu tư ở những doanh nghiệp có trình độ phân cấp quản lý cao

Căn cứ vào số liệu từ các sổ kế toán chi tiết doanh thu và chi phí của bộphận trong doanh nghiệp để lập

d Trung tâm trách nhiệm và hệ thống báo cáo trách

nhiệm - Khái niệm về các trung tâm trách nhiệm

Là một bộ phận (phân xưởng, dây chuyền sản xuất; một phòng, ban;một công ty hoặc toàn bộ công ty) trong một tổ chức mà người quản lý của bộphận đó có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với số chi phí, thu nhậpphát sinh hoặc số vốn đầu tư sử dụng vào hoạt động kinh doanh

+ Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí và doanh thu để lập

+ Phương pháp lập: Căn cứ vào các dữ liệu tài chính từ các hoạt độnghàng ngày được ghi chép trong hệ thống kế toán, các doanh thu và chi phíđược tiến hành phân loại lại và báo cáo theo các trung tâm trách nhiệm quản

lý cụ thể, chỉ có các khoản doanh thu và chi phí mà nhà quản lý có thể kiểmsoát được mới thể hiện trên báo cáo của trung tâm trách nhiệm

- Các loại trung tâm trách nhiệm

+ Trung tâm chi phí: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ có trách nhiệm về việc kiểm soát chi phí trong phạm vi quản lý của mình

+ Trung tâm doanh thu: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉchịu trách nhiệm về các khoản doanh thu

+ Trung tâm lợi nhuận: là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản lýphải chịu trách nhiệm về lợi nhuận đạt được tại đơn vị do mình chịu tráchnhiệm quản lý Do lợi nhuận là kết quả của doanh thu trừ chi phí, do đó nhàquản lý có trách nhiệm quản lý cả doanh thu và chi phí trong phạm vi quản lý của mình

+ Trung tâm đầu tư: là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản lý phảichịu trách nhiệm đối với lợi nhuận và vốn đầu tư mà đơn vị đã bỏ ra.

- Các báo cáo trách nhiệm

Tương ứng với các loại trung tâm trách nhiệm đã kể trên, hệ thống cácbáo cáo trách nhiệm bao gồm:

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí

Báo cáo trách nhiệm về chi phí của các bộ phận giúp xác định đượcmức độ hoàn thành dự toán chi phí một cách chính xác nhằm giúp cho các nhàquản trị có cơ sở đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của các bộ phận và cóthể đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh

Các chi phí được xác định trong báo cáo chi phí trong doanh nghiệp sẽlà:

Báo cáo đánh giá trách nhiệm về tình hình mua hàng

Báo cáo đánh giá trách nhiệm của các trung tâm hành chính

Báo cáo đánh giá trách nhiệm của các trung tâm chức năng khác,như: sản xuất, hậu cần…

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu

Báo cáo trách nhiệm về doanh thu của các bộ phận được lập trên cơ sở

số liệu về doanh thu bán hàng của các bộ phận có liên quan, qua đó cũng đánhgiá được mức độ hoàn thành trách nhiệm của các bộ phận

Báo cáo doanh thu có thể được lập:

Theo từng ngành hàng, nhóm ngành hàng, từng loại hàng hóa

Theo từng nơi: cửa hàng, chi nhánh, khu vực bán hàng

Theo từng nhóm khách hàng chủ yếu

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm lợi nhuận

Báo cáo kế toán trách nhiệm về lợi nhuận của các bộ phận còn gọi là báo cáo thu nhập bộ phận hay báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp cho nhà

quản trị cơ sở để đánh giá hoạt động của các bộ phận cũng như toàn bộ doanhnghiệp một cách chính xác thông qua chỉ tiêu lợi nhuận thực hiện, từ đó nhằmgiúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp cho từng bộ phận

cụ thể trong doanh nghiệp của mình

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm đầu tư

Báo cáo trách nhiệm về đầu tư của các trung tâm thì ngoài việc xácđịnh được mức lợi nhuận thực hiện được nó còn cung cấp cơ sở để đánh giáhiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào từng trung tâm Thành quả của các trungtâm đầu tư thường được đánh giá bằng việc sử dụng các thước đo:

Thể hiện qua 2 chỉ tiêu:

Tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư

(ROI)

Lợi nhuận

Vốn đầu tưCông thức xác định ROI còn được viết theo cách khác:

ROI = Lợ i nhuận X Doanh thu

ROI = Tỷ xuất l ợi nhuận X Số vòng quay

trên doanh thu của vốn đầu tư

Thu nhập thặng dư (RI)

RI = Lợi nhuận của Trung tâm đầu tư - Chi phí sử dụng vốn

Một báo cáo thực hiện sẽ trình bày số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch của từng chỉ tiêu chủ yếu sao cho phù hợp với từng trung tâm