Trung tâm Tài chính Kế toán là bộ phận tổng hợp thông tin tài chính kế toán, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Với mục tiêu quản trị sát sao tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh từng đơn vị thành viên và các tổ chức mà Tổng công ty góp vốn đầu tư để đưa ra các chính sách mang tính chiến lược trong ngắn hạn cũng như dài hạn trên quy mô toàn Tổng công ty, hạn chế rủi ro và đạt hiệu quả cao nhất trong mọi hoạt động sử dụng vốn của toàn Tổng
công ty. Trung tâm Tài chính Kế toán trực thuộc Tổng công ty được tổ chức thành 3 phòng ban chức năng : Phòng Tổng hợp, Phòng Kế toán và Phòng Tài chính thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty
3.2.3.1. Phòng Tổng hợp
a. Chức năng
- Tổ chức thực hiện công tác lập, tổng hợp báo cáo theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam; nghiên cứu áp dụng, hướng dẫn và tổ chức thực hiện chế độ tài chính, kế toán, kiểm toán của Nhà nước trong toàn Tổng Công ty đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật kế toán, cơ chế chính sách tài chính của Nhà nước và điều kiện cụ thể của Tổng Công ty.
- Đề xuất và tổ chức thực hiện việc triển khai ứng dụng các đề án, giải pháp công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán, thống kê.
b. Nhiệm vụ
- Công tác tổng hợp
+ Chủ trì nghiên cứu chế độ kế toán, quy định về công tác kiểm toán của Nhà nước, các chuẩn mực kế toán Việt Nam để hướng dẫn, tổ chức triển khai thực hiện chế độ kế toán, thống kê trong toàn Tổng Công ty;
Kế toán trưởng – Giám đốc TT TCKT
Giá
+ Chủ trì nghiên cứu, xây dựng, đề xuất các cơ chế quản lý nội bộ của Tổng công ty thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm đảm bảo kịp thời và phù hợp với các quy định của Nhà nước;
+ Tổng hợp và lập báo cáo quyết toán quý, năm (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tài chính, báo cáo tài chính hợp nhất), báo cáo kiểm kê và các báo cáo tài chính khác trong toàn Tổng công ty theo chế độ quy định;
+ Hàng năm xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ, kiểm tra chuyên đề về công tác quản lý tài chính và công tác kế toán tại các công ty thành viên Tổng công ty và tổ chức triển khai thực hiện khi kế hoạch được phê duyệt hoặc tham gia công tác kiểm tra toàn diện theo kế hoạch thanh, kiểm tra của Tổng công ty;
+ Chuẩn bị nội dung làm việc và làm đầu mối thường trực thực hiện các công việc thuộc trách nhiệm của Tổng công ty trong quá trình các Đoàn thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng Nhà nước thực hiện theo các quyết định của cơ quan có thẩm quyền tại Tổng công ty;
+ Thực hiện các công việc liên quan đến Chương trình hành động thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của Tổng công ty (hướng dẫn, tổ chức triển khai và tổng hợp báo cáo kết quả thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định);
+ Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ theo quy trình, quy định trong lĩnh vực đầu tư đối với các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền quyết định của Tổng công ty;
+ Hướng dẫn các công ty thành viên Tổng công ty trong công tác quản lý và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán, thống kê theo quy định.
- Ứng dụng công nghệ thông tin
+ Chủ trì, nghiên cứu, đề xuất và tổ chức triển khai các đề án, các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính, kế toán, thống kê và kiểm tra, kiểm toán nội bộ;
+ Tiếp nhận, quản lý và khai thác sử dụng hệ thống phần mềm các dự án, giải pháp quản lý sau khi hoàn thành đưa vào hoạt động.
- Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc trung tâm giao. c. Quyền hạn
- Được tham gia với Giám đốc trung tâm và trao đổi với các phòng nghiệp vụ trung tâm trong quá trình thực hiện các công việc chung của trung tâm (cơ chế, dự án, kế hoạch,…) và thực hiện các công việc khác theo ủy quyền hoặc thừa lệnh của lãnh đạo trung tâm liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Được đề nghị các đơn vị thành viên và các phòng ban nghiệp vụ Tổng công ty cung cấp các thông tin, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác được giao hoặc các vấn đề khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Được trực tiếp giao dịch và được Giám đốc trung tâm ủy quyền ký các thư từ, điện tín, công văn giao dịch với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Tổng công ty để thực hiện công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng được giao.
- Thực hiện các công việc khác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo các quy định chuyên ngành thuộc lĩnh vực tổng hợp và ứng dụng công nghệ thông tin.
3.2.3.2. Phòng kế toán
a. Chức năng
Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán phát sinh thuộc phạm vi cơ quan Văn phòng Tổng công ty theo nguyên tắc là một đơn vị kế toán và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật kế toán và Tổng công ty trong công tác tài chính, kế toán thống kê.
b. Nhiệm vụ
- Tổ chức triển khai thực hiện chế độ kế toán thống kê (chứng từ, sổ sách, hạch toán) của Tổng công ty và quy định của Nhà nước áp dụng tại cơ quan Văn phòng Tổng công ty và Văn phòng Đại diện Tổng công ty ở trong và ngoài nước.
- Quản lý, theo dõi tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, … hiện có hoặc phát sinh trong kỳ kế toán theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và lập báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm kê và các báo cáo tài chính khác của cơ quan Văn phòng Tổng công ty theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty.
- Chủ trì, xây dựng kế hoạch thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của cơ quan Văn phòng Tổng công ty, định kỳ lập báo cáo kết quả thực hiện theo quy định như một công ty thanh viên của Tổng công ty.
- Tổ chức đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán thống kê tài chính của cơn quan Văn phòng Tổng công ty định kỳ và đề xuất các giải pháp quản lý, điều hành thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Tổ chức triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính, kế toán, thống kê tại cơ quan Văn phòng Tổng công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán, thống kê theo quy định.
- Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc Trung tâm giao. c. Quyền hạn
- Tham gia với Giám đốc Trung tâm và trao đổi với các phòng nghiệp vụ Trung tâm trogn quá trình thực hiện các công việc chung của Trung tâm ( cơ chế, dự án, kế hoạch, … ) và thực hiện các công việc khác theo ủy quyền hoặc thừa lệnh của lãnh đạo Trung tâm liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Được đề nghị các đơn vị thành viên và các phòng ban nghiệp vụ Tổng công ty hoặc các tổ chức khác trong và ngoài Tổng công ty cung cấp thông tin, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác được giao hoặc các vấn đề khác có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Được trực tiếp giao dịch và được Giám đốc Trung tâm ủy quyền ký các thư từ, điện tín, công văn giao dịch với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Tổng công ty để thực hiện công việc được giao trong pham vi chức năng của phòng được giao.
- Thực hiện các công việc khác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo các quy định chuyên ngành thuộc lĩnh vực kế toán.
3.2.3.3. Phòng Tài chính
a. Chức năng
Tổ chức thực hiện công tác tài chính, đảm bảo nguồn vốn và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
b. Nhiệm vụ
- Công tác quản lý tài chính
+ Xây dựng, trình duyệt, triên khai thực hiện kế hoạch, phương án và các định mức tài chính trong toàn Tổng công ty.
+ Nghiên cứu, đề xuất phương án tài chính và triển khai các nghiệp vụ tài chính trong toàn Tổng công ty : quản lý sử dụng vốn và tài sản ; quản lý doanh thu, chi phí, phân phối lợi nhuận.
- Tổ chức quản lý, theo dõi phần vốn góp của Tổng công ty tại các doanh nghiệp khác
+ Định kỳ và đột xuất cung cấp thông tin nhanh phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của lãnh đạo Tổng công ty.
+ Hàng năm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phân tích báo cáo tài chính của các công ty thành viên Tổng công ty và đề xuất các giải pháp quản lý về các lĩnh vực có liên quan.
+ Theo dõi, tổng hợp và đề xuất phương án xử lý và khỏan công nợ khó đòi, hàng hóa, vật tư kém, mất phẩm chất của các công ty thành viên Tổng công ty thuộc thẩm quyền quyết định của Tổng công ty.
+ Công tác đảm bảo nguồn vốn
+ Xây dựng kế hoạch và đảm bảo đủ nguồn vốn cho các nhu cầu : Nhập khẩu xăng dầu, đầu tư phát triển các dự án mang tính toàn hệ thống hoặc do Tổng công ty là chủ đầu tư .
+ Trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt về hạn mức, tổng hạn mức/hạn mức cụ thể, đánh giá tình hình tài chính nhà cung cấp, lãi suất, hình thức huy động vốn, nội dung hợp đồng tín dụng, …
+ Nghiên cứu, đề xuất phương án huy động các nguồn vốn .
+ Kiểm tra, kiểm soát nội dung các L\C do Phòng xuất nhập khẩu Tổng công ty lập và nội dung các hợp đồng ngoại thương.
+ Tổ chức theo dõi, kiểm soát các khoản vay ( thời gian vay, trả và lãi tiền vay, … )
+ Nghiên cứu, thẩm định tính khả thi của dự án và xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện phương án đảm bảo nguồn vốn cho các dự án đầu tư vào doanh nghiệp khác do Tổng công ty trực tiếp đầu tư.
+ Hỗ trợ các công ty thành viên Tổng công ty đảm bảo cân đối đủ, sử dụng đúng mục đích nguồn vốn đầu tư.
+ Trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính để đảm bảo việc thanh toán quốc tế được kịp thời, đầy đủ.
- Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc Trung tâm giao . c. Quyền hạn
- Tham gia với Giám đốc Trung tâm và trao đổi với các phòng nghiệp vụ Trung tâm trong quá trình thực hiện các công việc chung của Trung tâm ( cơ chế, dự án, kế hoạch, … ) và thực hiện các công việc khác theo ủy quyền hoặc thừa lệnh của lãnh đạo Trung tâm liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Được đề nghị các đơn vị thành viên và các phòng ban nghiệp vụ Tổng công ty hoặc các tổ chức khác trong và ngoài Tổng công ty cung cấp thông tin, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác được giao hoặc các vấn đề khác có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Được trực tiếp giao dịch và được Giám đốc Trung tâm ủy quyền ký các thư từ, điện tín, công văn giao dịch với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Tổng công ty để thực hiện công việc được giao trong pham vi chức năng của phòng được giao.
- Thực hiện các công việc khác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo các quy định chuyên ngành thuộc lĩnh vực tài chính.