ngắn hạn tại Tổng công ty
Để tìm hiểu rõ hơn về thực trạng công tác tổ chức thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn, tác giả đã tiến hành phỏng vấn một số vị trí liên quan. Kết quả ghi nhận xin được tổng kết và đánh giá như sau:
Các vị trí được phỏng vấn đều cho rằng, các thông tin liên quan có vai trò rất quan trọng để ra quyết định ngắn hạn. Theo P.TGĐ … “Hàng ngày, ban lãnh đạo Tổng công ty phải đưa ra khá nhiều các quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Với mỗi loại quyết định, Ban lãnh đạo Tổng công ty cần các bộ phận phòng ban liên quan cung cấp những thông tin khác nhau, chẳng hạn về các thông tin chi phí, doanh thu, lợi ích, khả năng đáp ứng các nguồn lực.. các thông tin này thực sự rất cần thiết”. Theo GĐ Công ty xăng dầu B12: “Để ra bất kỳ quyết định ngắn hạn nào, ban lãnh đạo Công ty đều yêu cầu các phòng ban liên quan cung cấp các thông tin cần thiết …”
Như vậy qua phỏng vấn, nhìn chung lãnh đạo các cấp đều nhận thức rõ vai trò của thông tin trong việc phân tích, đánh giá để đưa ra quyết định ngắn hạn. Trên cơ sở đó yêu cầu các bộ phận phòng ban liên quan cung cấp các thông tin cần thiết.
b. Về vai trò của KTQT trong việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
Qua các ý kiến được ghi nhận cho thấy, Lãnh đạo Tổng công ty cũng như Lãnh đạo các Công ty thành viên chưa nhận thức rạch ròi vai trò của KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn vì chưa nhận biết đầy đủ đâu là thông tin của KTQT. Khi nhận được thông tin do các bộ phận cấp dưới cung cấp ban lãnh đạo thường quan tâm đến mục đích của thông tin và kết quả của thông tin chứ không để ý xem thông tin đó được thu thập, xử lý như thế nào, từ nguồn nào, độ chính xác của thông tin ra sao? Theo GĐ Công ty xăng dầu B12: “Thông tin cung cấp để ra quyết định gồm nhiều thông tin liên quan đến khả năng đáp ứng nguồn lực; tài chính, nhân lực, các thông tin về chi phí, các thông tin này do nhiều bộ phận cung cấp và giao cho một bộ phận chủ trì tổng hợp để cung cấp cho ban lãnh đạo”
c. Về quy trình xử lý công việc
Phần lớn các ý kiến được hỏi đều cho rằng hiện nay chưa có quy định nào về việc hướng dẫn thực hiện các công việc liên quan đến công tác KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn. Các công việc được giao khi lãnh đạo có nhu cầu cung cấp các thông tin cần thiết cho một quyết định nào đó. Công việc thường được giao cho những nhân viên có kinh nghiệp thu thập, xử lý thông tin liên quan thực hiện. Theo Trưởng phòng Tài chính - Trung tâm Tài chính kế toán thuộc Tổng công ty: “Khi có yêu cầu về thông tin cần cung cấp, phòng nhận chỉ đạo từ Giám đốc trung tâm tài chính kế toán,
căn cứ vào nội dung công việc, tình hình nhân sự của phòng, Trưởng phòng tiến hành phân công công việc cho các nhân viên thực hiện, Trưởng phòng là người xem xét và kiểm tra lại các thông tin do nhân viên phòng mình cung cấp, tiến hành tổng hợp và gửi cho bộ phận phòng ban liên quan hoặc gửi cho Ban lãnh đạo Tổng công ty”.
d. Về các đề xuất để hoàn thiện công tác KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty.
Theo P.TGĐ…: “Trước hết cần xây dựng lại bộ máy KTQT và quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ. Thứ hai: nâng cao trình độ cho đội ngũ làm công tác kế toán. Thứ ba: Đưa ra các yêu cầu thông tin cho mỗi loại quyết định ngắn hạn. Thứ tư: Tổ chức việc thu thập, phân tích để cung cấp những thông tin cần thiết”
Theo trưởng phòng Tài chính - Trung tâm tài chính kế toán: “Ban lãnh đạo Tổng công ty, giám đốc trung tâm tài chính kế toán cần có quy định rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong việc thu thập, xử thông tin KTQT cung cấp cho việc ra quyết định ngắn hạn. Cần cho các phòng ban biết nội dung cũng như mục đích của từng loại thông tin cần cung cấp …để các phòng chủ động trong công việc”
Như vậy, nhìn chung từ cấp lãnh đạo đến trưởng các phòng ban đã phần nào nhận thức được những hạn chế của công tác KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn từ đó đưa ra một số biện pháp khả thi để khắc phục, hoàn thiện. Đây là những tiền đề thuận lợi để Tổng công ty hoàn thiện công tác này trong thời gian tới.
CHƯƠNG IV. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ
THỐNG THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN
HẠN TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM 4.1. Các kết luận, đánh giá chung và nguyên nhân thực trạng
4.1.1 Đánh giá về tổ chức hệ thống thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty. tại Tổng công ty.
4.1.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy Kế toán quản trị
Hiện tại, mô hình tổ chức bộ máy KTQT của Tổng công ty cũng như các đơn vị thành viên là mô hình kết hợp, bộ phận kế toán vừa đảm nhận công tác KTTC vừa đảm nhận công tác KTQT. Tại Tổng công ty, Trung tâm tài chính kế toán gồm 3 phòng ban Phòng Tài chính, Phòng kế toán và Phòng Tổng hợp mỗi phòng đảm nhận những chức năng riêng nhưng cùng hỗ trợ nhau trong xử lý các công việc liên quan đến công tác tài chính kế toán của Tổng công ty. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về công việc của phòng và là người trực tiếp phân công các công việc liên quan đến công tác KTQT cho các nhân viên phòng mình. Tại các đơn vị thành viên, Phòng kế toán tổng hợp là bộ phận đảm nhận toàn bộ công tác KTTC và KTQT của công ty.
Với mô hình hiện tại, Công tác KTTC tại Tổng công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước cũng như chế độ kế toán áp dụng đặc thù cho ngành kinh doanh xăng dầu. Tuy nhiên với công tác KTQT, ngoài hệ thống báo cáo quản trị phản ánh kết quả hoạt động SXKD của Tổng công ty hiện tại đang lập, KTQT chưa thể hiện được nhiều vai trò trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn. Chức năng, nhiệm vụ của KTQT trong việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn chưa được định hướng và quy định cụ thể rõ ràng cho từng phòng ban liên quan.
4.1.1.2 Quy trình thực hiện công việc
Hiện nay, quy trình thực hiện công việc liên quan đến việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin KTQT tại Tổng công ty chưa thực sự rõ ràng. Do nhu cầu thông tin chưa được định hướng và quy định do đó khi có nhu cầu thông tin, căn cứ vào nội dung công việc trưởng đơn vị thực hiện giao nhiệm vụ cho các nhân viên thực hiện, nhân viên nào có hiểu biết, kinh nghiệm, khả năng giải quyết công việc nào thì sẽ được phân công hoàn thành công việc đó. Sau khi thông tin được tổng hợp, thẩm định bởi những người có trách nhiệm như trưởng các phòng ban hoặc giám đốc trung tâm tài chính, tùy vào cấp yêu cầu thông tin mà các thông tin được gửi tới cấp đó để hỗ trợ việc ra quyết định ngắn hạn.
Với quy trình và cách thức thực hiện như vậy, các phòng ban cũng như từng nhân viên thường bị động trong công việc. Điều này ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công việc cũng như chất lượng thông tin cung cấp.
4.1.1.3 Phương pháp thu thập, phân tích và xử lý thông tin
- Về phương pháp thu thập thông tin:
+ Với các thông tin quá khứ: Nếu là các thông tin thu thập trong nội bộ DN, nhân viên nào chịu trách nhiệm cung cấp thông tin gì sẽ liên hệ với bộ phận phòng ban lên quan để thu thập thông tin đó. Nếu là các thông tin liên quan đến các đối tượng bên ngoài thì nhân viên chủ động liên hệ với đối tác để thu thập thông tin
+ Với các thông tin tương lai: Thông tin này chủ yếu là các thông tin về dự toán chi phí, so sánh lợi nhuận giữa các phương án. Thông tin này được hình thành từ việc xử lý các thông tin sơ cấp mà kế toán thu thập được từ nội bộ và bên ngoài đơn vị.
Nhìn chung về công tác thu thập thông tin, các bộ phận phòng ban hỗ trợ nhau khá tốt trong việc cung cấp thông tin cho phòng ban khác. Tuy nhiên do nội dung
thông tin không được định hướng từ trước nên nhiều khi việc cung cấp thông tin cũng bị chậm trễ và chất lượng thông tin chưa được đảm bảo.
- Về phương pháp phân tích và xử lý thông tin
+ Trong quá trình xử lý, kế toán chưa phân biệt đúng đâu là thông tin thích hợp, đâu là thông tin không thích hợp cho việc phân tích. Chẳng hạn trong phần xử lý thông tin để cung cấp cho lãnh đạo trong việc thuê ngoài hay tự vận chuyển khi bán lô hàng cho nhiệt điện OMON, kế toán đã đưa cả chi phí khấu hao vào phân tích chi phí, lợi nhuận cho phương án tự vận chuyển, trong khi đây là khoản chi phí không thích hợp cho việc phân tích. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các phương pháp phân tích vẫn chủ yếu xoay quanh phương trình: Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí, chưa phân tích chi phí trên cơ sở định phí và biến phí, so sánh đối chiếu các phương án trên cơ sở số dư đảm phí để có cách ứng xử linh hoạt cho từng phương án.
4.1.2 Nguyên nhân thực trạng
- Lãnh đạo Tổng công ty chưa quan tâm đúng mức đến vai trò của KTQT trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định ngắn hạn. Từ đó chưa có những định hướng và quy định chức năng, phân công công việc rõ ràng cho kế toán quản trị trong thực hiện công việc này.
- Trình độ chuyên môn của người làm công tác kế toán quản trị chưa cao, chưa cập nhật các phương pháp phân tích khoa học của KTQT trong việc đánh giá và lựa chọn phương án.
4.2. Các phát hiện và vấn đề đặt ra cần tập trung xử lý
Qua việc phân tích thực trạng công tác tổ chức hệ thống thông tin KTQT phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, tác giả nhận thấy
một số vấn đề mà Tổng công ty cần thực hiện trong thời gian tới để hoàn thiện công tác này như sau:
1. Phân loại các loại quyết định ngắn hạn
2. Đưa ra quy định về nhu cầu thông tin cho từng loại quyết định 3. Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy KTQT
4. Hoàn thiện quy trình thực hiện công việc
5. Hoàn thiện phương pháp phân tích, xử lý thông tin số liệu
4.3. Các dự báo triển vọng về vấn đề nghiên cứu
Quy mô Tổng công ty ngày càng phát triển và trong thời gian không lâu nữa sẽ phát triển thành Tập đoàn kinh tế lớn mạnh đa sở hữu vốn với hoạt động kinh doanh được mở rộng. Đây là những nhân tố có thể khảng định Ban lãnh đạo Tổng công ty sẽ chịu nhiều áp lực hơn trong công tác quản lý, điều hành đề ra chiến lược phát triển. Trong đó có nội dung rất quan trọng là các quyết định ngắn hạn mà ban lãnh đạo Tổng công ty phải đưa ra hàng ngày. Với khoảng thời gian hạn hẹp, tần suất các quyết định phải đưa ra ngày càng cao thì vấn đề chất lượng thông tin cung cấp cực kỳ quan trọng. Thông tin cung cấp ngoài việc đúng, đủ, kịp thời còn phải đảm bảo tính dễ sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhà quản trị cân nhắc ra quyết định. Các giải pháp được đề xuất trong luận văn sẽ là tài liệu định hướng trong việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn. Trên cơ sở đó, Tổng công ty có thể nghiên cứu triển khai thực hiện và ứng dụng các giải pháp này để KTQT ngày càng có những đóng góp quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định trong kinh doanh.
4.4. Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam
4.4.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin KTQT phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn quyết định ngắn hạn
4.4.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Vai trò của KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn rõ ràng đã được khẳng định. Nếu được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, chắc chắn thông tin do KTQT cung cấp sẽ cực kỳ hữu ích giúp các nhà quản trị ra quyết định đúng đắn.
Hàng ngày, Ban lãnh đạo Tổng công ty phải đối mặt với rất nhiều vấn đề cần đưa ra quyết định, tuy nhiên hệ thống thông tin hỗ trợ lại chưa đầy đủ, kịp thời gây khó khăn cho quá trình ra quyết định.
Các quyết định ngày càng khó khăn, số lượng quyết định cần đưa ra ngày càng nhiều khi Tổng Công ty mở rộng và chuyển đổi mô hình hoạt động. Vì vậy yêu cầu về thông tin phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn trở nên rất cấp thiết.
4.4.1.2 Yêu cầu hoàn thiện
Các giải pháp hoàn thiện cần phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ chức quản lý của Tổng công ty. Giải pháp không chỉ phù hợp với tình hình hiện tại mà cần phù hợp với mô hình tổ chức quản lý trong tương lai của Tổng công ty.
Giải pháp đưa ra cần có tính khả thi trong thực hiện, phù hợp với các điều kiện về nguồn lực và thời gian triển khai thực hiện.
Cần xét đến tương quan lợi ích - chi phí khi đề xuất giải pháp để đảm bảo giải pháp thực sự đem lại hiệu quả kinh tế cho Tổng công ty
4.4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty ngắn hạn tại Tổng công ty
4.4.2.1 Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn
Như nội dung lý luận đã trình bày, có ba mô hình tổ chức bộ máy KTQT trong DN là mô hình tách biệt, mô hình kết hợp và mô hình hỗn hợp. Tuy nhiên theo tác giả, mô hình tổ chức bộ máy KTQT phù hợp cho Tổng công ty là mô hình kết hợp. Với mô hình này nhân viên kế toán vừa đảm nhận công tác KTTC vừa đảm nhận công tác KTQT theo sự phân công công việc của cấp trên. Mô hình này phù hợp vì:
KTTC và KTQT vố dĩ có mối quan hệ mật thiết với nhau về nguồn thông tin ban đầu cần thu thập là các chứng từ kế toán, cùng sử dụng chung một số phương pháp cơ bản của kế toán. Vì vậy nếu tổ Tổng công ty tổ chức kết hợp một cách khoa học, phù hợp hai bộ phận này sẽ tận dụng được việc thu thập, xử lý thông tin tận dụng được nguồn nhân lực hiện tại, ít gay sự xáo trộn so với mô hình tổ chức hiện tại mà Tổng công ty đang áp dụng.
Hiện tại công tác KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn chưa được tổ chức bài bản tại Tổng công ty, trình độ của KTQT về công tác này còn nhiều hạn chế. Vì vậy nếu tổ chức theo mô hình tách biệt sẽ gây khó khăn trong công tác triển khai thực hiện.
4.4.2.2 Hoàn thiện quy trình thực hiện công việc
Các công việc liên quan đến tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});