Để mô tả thực trạng công tác tổ chức hệ thống thông tin KTQT phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn tại Tổng công ty, tác giả thực hiện sưu tầm và phân tích những thông tin mà KTQT cung cấp cho nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn với quyết định ngắn hạn sau:
a. Bài toán lựa chọn nguồn nhập hàng trong giai đoạn khan hiếm ngoại tệ trên thị trường
Là DN đầu mối nhập khẩu xăng, dầu lớn nhất, chiếm thị phần trên 50%, TCTy XDVN có nhu cầu rất lớn về Đôla Mỹ để thanh toán các L/C nhập khẩu hàng hóa, thiết bị, chi phí thuê tàu, bảo hiểm theo thông lệ quốc tế và trả nợ vay ngân hàng. Mặc dù TCTy XDVN có nguồn thu từ bán tái xuất ra các thị trường Lào, Campuchia nhưng nguồn thu này rất nhỏ, chỉ đạt từ 5 - 10% tổng nhu cầu ngoại tệ thường xuyên của TCTy XDVN. Vì vậy, nguồn ngoại tệ chính để thanh toán là vốn vay và mua ngoại tệ từ các ngân hàng thương mại.
Trong giai đoạn nửa cuối năm 2010, tình hình cung cầu ngoại tệ trên thị trường trở nên hết sức căng thẳng, Tổng công ty không thể mua được ngoại tệ để thanh toán các lô hàng nhập khẩu do đó Lãnh đạo Tổng công ty đã đưa ra bài toán lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu hay nhập mua từ Dung Quất đối với từng lô hàng.
Sau đây tác giả đưa ra ví dụ về quá trình ra quyết định của nhà quản trị trong việc lựa chọn nhập khẩu 01 lô hàng dầu Diesel 0,25S với lượng nhập là 42.131 m3.
Quá trình thu thập thông tin - Tổ chức thu thập thông tin quá khứ
• Thông tin về giá nhập: Thông tin này được thu thập từ phòng Xuất nhập khẩu.
Với chức năng của mình, phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận khâu tìm nguồn hàng và đàm phán giá cả, tổng hợp báo cáo về sản lượng nhập, giá nhập. Thông tin thu thập được như sau:
- Thông tin về giá hàng nhập khẩu: Giá xăng dầu (CIF) thành phẩm trên thị trường khoảng 121.477 USD/thùng tương đương 764.458 USD/m3, tấn.
- Thông tin về giá hàng nhập mua từ Dung Quất: Trong giai đoạn nửa cuối năm 2010 giá mua (CIF) từ Dung Quất vào khoảng 129.463 USD/thùng tương đương 814.711 USD/m3, tấn.
• Thông tin về tỷ giá ngoại tệ và khả năng cung ứng ngoại tệ của các NHTM:
Thông tin này được thu thập từ phòng Tài chính. Các thông tin thu thập được như sau:
- Tỷ giá ngoại tệ: Hiện đang dao động quanh mức 20.600 VND/USD, biên độ dao động 2%.
- Khả năng cung ứng ngoại tệ của các NHTM: Hầu hết các ngân hàng đều không có ngoại tệ để bán mà chỉ có thể cho doanh nghiệp vay để thanh toán LC. - Tổ chức thu thập thông tin tương lai
• Thông tin về biến động tỷ giá ngoại tệ: Thông tin này được phòng Tài chính
phân tích và đưa ra dự báo từ các số liệu quá khứ và thông tin cung cấp từ phía các ngân hàng thương mại. Theo đó, khả năng Chính phủ sẽ nới biên độ tỷ giá từ 2% lên 5% xảy ra là rất cao.
Quá trình xử lý thông tin
Từ các thông tin thu thập được KTQT đưa ra bảng so sánh hai phương án như sau:
Theo tính toán ở bảng trên mặc dù phải vay USD để thanh toán LC nhưng tổng chi phí cho phương án nhập khẩu vẫn thấp hơn phương án nhập mua từ NMLD Dung Quất gần 4 tỷ đồng. Kế toán đã cung cấp thông tin phân tích này cho Lãnh đạo Tổng công ty và Lãnh đạo TCTy đã quyết định sẽ nhập khẩu lô hàng trên.