Để có được các thông tin tư vấn hữu ích cho doanh nghiệp thì kế toán quản trị thực hiện quá trình xử lý thông tin theo các bước sau:
+ Phân loại chi phí:
Toàn bộ chi phí trong doanh nghiệp được chia thanh hai loại là chi phí biến đổi (biến phí) và chi phí cố định (định phí).
* Biến phí: là các chi phí thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động. Biến phí tính cho một đơn vị sản phẩm sẽ không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động. Biến phí bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hoa hồng sản phẩm,…….
* Định phí: là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động, còn định phí tính cho một đơn vị sản phẩm thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Định phí bao gồm các khoản như: Chi phí thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị sử dụng trong phân xưởng, lương nhân viên phân xưởng, chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy….
Việc phân loại trên được thực hiện dựa vào mối quan hệ giữa chi phí và khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Hầu hết tất cả các chi phí của doanh nghiệp đều được phân loại thành một trong hai loại chi phí trên, có những loại là chi phí hỗn hợp bao gồm cả
định phí và biến phí như: Chi phí thuê bao điện thoại, chi phí điện năng tiêu thụ, lương nhân viên giám sát, chi phí thuê phương tiện vận tải, hợp đồng thuê với tiền thuê trả theo doanh số, chi phí bán hàng……thì đều được kế toán lượng hoá, tách riêng thành yếu tố chi phí cố định và yếu tố chi phí biến đổi, chi phí cố định sẽ được để nguyên ở dạng tổng số, chi phí biến đổi luôn được tính cho từng đơn vị sản phẩm. Sỡ dĩ phân loại chi phí thành biến phí và định phí là do quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của kế toán quản trị dưới góc độ kiểm soát và dự toán chi phí nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất.
+ Xây dựng định mức và các tiêu thức phân bổ chi phí
Xây dựng định mức chi phí: là vấn đề sử dụng các phương pháp kỹ thuật tính toán định lượng các chỉ tiêu nguyên liệu, vật liệu, lao động trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm. Căn cứ vào định mức đã xác định với giá của từng đơn vị ta xác định được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp (đây là hai khoản mục biến động theo khối lượng sản phẩm hoàn thành). Định mức chi phí là tiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị nhận được thông tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động và hiệu năng của bộ máy quản lý.
Xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí: các biến phí cũng như chi phí trực tiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với mức độ hoạt động của từng bộ phận. Tuy nhiên các chi phí gián tiếp phát sinh là nhằm phục vụ cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp này sao cho hợp lý nhất. Căn cứ phân bổ chi phí gián tiếp rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tính chất và đặc điểm doanh nghiệp, thông thường căn cứ được sử dụng để phân bổ là mức độ hoặc mức sử dụng dịch vụ được cung cấp. Căn cứ phân bổ tốt nhất là hoạt động gây ra chi phí, hoạt động phản náh mối quan hệ nguyên nhân của việc sử dụng với chi phí.
+ Phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận
Sau khi phân loại chi phí thành biến phí và định phí thì kế toán quản trị sử dụng khái niệm số dư đảm phí (SDĐP) để phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận. Số dư đảm phí là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí, bằng cách phân tích này cho các nhà quản trị doanh nghiệp thấy trong khoảng thời gian ngắn hạn, doanh nghiệp muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải tối đa hoá số dư đảm phí, hay biết dược độ lớn của đòn bẩy kinh doanh, kết cấu chi phí giữa biến phí và định phí như thế nào là hợp lý nhất..
Trong quá trình phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận ta sử dụng các khái niệm cơ bản sau:
- Số dư đảm phí đơn vị sản phẩm (SDĐP đvsp)= Giá bán đvsp- biến phí đvsp ∑ SDĐP = ∑ doanh thu - ∑ biến phí (1)
= SDĐP đvsp x Số lượng sản phẩm tiêu thụ (2) = Định phí + Lợi nhuận (3)
= ∑ doanh thu x Tỷ lệ số dư đảm phí (4) Trong đó:
Từ đó ta có phương trình:
∑ Lợi nhuận = ∑ SDĐP - ∑ Định phí (I) Tỷ lệ số dư đảm phí đvsp = SDĐP đvsp Giá bán đvsp Tỷ lệ số dư đảm phí đvsp = ∑ SDĐP ∑ doanh thu
= ∑ doanh thu x Tỷ lệ SDĐP - ∑ Định phí (II)
Dựa vào các phương trình trên ta thấy mối quan hệ giữa SDĐP, SDĐP đvsp, tỷ lệ SDĐP, tỷ lệ SD ĐP đvsp, lợi nhuận, doanh thu, định phí từ đó phân tích các phương án kinh doanh. Tuỳ theo các thông tin được cung cấp mà có thể dùng phương trình (I) hoặc phương trình (II) để khai thác quyết định phương án kinh doanh sao cho phù hợp.
• Nếu thông tin cho phép tiếp cận với SD ĐP đvsp, số lượng sản phẩm thì ta sử dụng phương trình (I) để phân tích.
• Nếu yếu tố cung cấp thông tin là doanh thu và tỷ lệ SD ĐP thì ta sử dụng phương trình (II).
Dựa vào phương trình (I) và (II) thì muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối đa hoá SDĐP. Kết quả của từng phương án sẽ được xác định theo các trường hợp sau:
• Trường hợp chi phí cố định không thay đổi. ∑ SD ĐP tăng (hoặc giảm) bao nhiêu thì lợi nhuận sẽ tăng (giảm) bấy nhiêu.
• Trường hợp chi phí cố định thay đổi thì phần chênh lệch thay đổi giữa ∑ SD ĐP với phần thay đổi của chi phí cố định sẽ cho kết quả lợi nhuận là tăng hay giảm:
Δ Lợi nhuận = Δ Số dư đảm phí - Δ chi phí cố định
Việc xác định thay đổi của chí phí cố định thường không khó khăn, chỉ cần dựa vào kết quả phân loại chi phí theo phương án kinh doanh để xác định phần chênh lệch giữa các phương án khác nhau và việc xác định phần thay đổi của số dư đảm phí có thể chia thành hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: Các số liệu của phương án chỉ ảnh hưởng đến một trong hai yếu tố của SD ĐP, theo phương trình (I) là số lượng sản phẩm hoặc SD ĐP đvsp, theo
phương trình (II) là doanh thu hoặc tỷ lệ SD ĐP để từ đó xác định phần thay đổi của SD ĐP trực tiếp bằng cách lấy phần thay đổi (tăng hoặc giảm) của yếu tố thay đổi đó nhân với yếu tố không thay đổi.
Trường hợp 2: Các số liệu của phương án ảnh hưởng đến cả 2 yếu tố của SDĐP, để xác định phần thay đổi của SDĐP trước hết cần xác định tổng SDĐP cũ sẽ cho phần chênh lệch của hai phương án kinh doanh. Sau khi xác định được phần thay đổi của SDĐP và chi phí cố định thì sẽ xác định được phần thay đổi của lợi nhuận phương án đang xem xét.
+ Lập dự toán và xác định tổng chi phí sản xuất. Mục đích của lập dự toán là:
Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp.
Làm căn cứ đánh giá thực hiện.
Phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục.
Bên cạnh các dự toán về chi phí kế toán còn phải lập cả các dự toán khác liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán tiền mặt, dự toán kết quả thu nhập và dự toán bảng cân đối kế toán.
- Lập và phân tích các báo cáo quản trị
Đây là khâu cuối cùng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp, nó cho ta biết kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các bộ phận, kế toán quản trị sau khi lập các báo cáo thì tiến hành phân tích báo cáo để đưa ra
được những thông tin hữu ích cho các nhà quản trị. Các thông tin mà kế toán quản trị cần phân tích trên báo cáo gồm các loại sau:
+ Thông tin về các báo cáo bộ phận, so sánh giữa các bộ phận.
+ Phân tích kết cấu chi phí sản xuất của doanh nghiệp theo tiêu thức phân loại: biến phí và định phí.
+ Phân tích mức hạ và tỷ lệ hạ giá thành của những sản phẩm so sánh được. + Phân tích chi phí theo khoản mục giá thành trong doanh nghiệp.
- Ra quyết định:
Căn cứ vào các thông tin kế toán được cung cấp trên các báo cáo quản trị kết hợp với các mục tiêu kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra trong từng thời kỳ cụ thể mà nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.