- Việc áp dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là bước đi mới, cho nên một số nhân viên chưa hiểu thật đầy đủ vì phải làm việc theo một quy trình gò bó, nghiêm ngặt. Vì vậy, cần phải có sự quan tâm của lãnh đạo cùng với sự quyết tâm cao của các cán bộ công nhân viên Tập đoàn được giao thừa hành nhiệm vụ để việc áp dụng mang lại hiệu quả cao.
- CBCNV được chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản cũng như sử dụng chữ ký số nhưng chưa hiểu được, nắm được hết các nguyên tắc, cách thức sử dụng do công việc thường xuyên mới tập trung ở một
số bộ phận được phân công.
- Quy trình có thể vận hành sai do phát sinh lỗi trong quá trình khai thác, sử dụng phần mềm vì nguyên nhân khách quan như thao tác sai trong quá trình thẩm định, ký, ban hành văn bản (chọn nhầm từ chối văn bản thành phê duyệt, hệ thống vẫn chưa có chức năng báo sai)
- Một số trường hợp văn bản trình ký được xử lý chậm hơn so với thời gian quy định: Quá trình ký bị kéo dài do nhân sự tham gia ký thẩm định, ký ban hành không đủ thời gian xử lý (tiếp nhận muộn, bận đi công tác dài ngày, hoặc không xử lý kịp do có quá nhiều công việc phát sinh khác,…)
- Việc phổ biến, tuyên truyền và quán triệt tới CBCNV cấp dưới tuân thủ nghiêm các quy trình ISO chưa triệt để; không đánh giá chất lượng công việc thông qua việc áp dụng các quy trình, không thực hiện việc thi đua khen thưởng căn cứ vào kết quả thực thi công việc theo quy trình ISO
- Việc áp dụng chữ ký số, phần mềm quản lý văn bản có thể bị ảnh hưởng do các trục trặc mang tính kỹ thuật, các yếu tố mất an toàn thông tin do chủ quan/khách quan:
o Người dùng bị lộ mật khẩu, hoặc cho người khác sử dụng tài khoản, mật khẩu của mình để ký, khai thác văn bản.
o Phát sinh các yếu tố hư hỏng, gây lỗi phần mềm: Bị phát tán thư rác và virus vào hệ thống, bị cản trở, ngăn chặn quá trình truyền, gửi nhận văn bản, thay đổi xóa hủy, sao chụp, tiết lộ, làm sai lệch thông tin trên hệ thống.