MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1 Tính cấp thiết của đề tài 1 2 Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRÙNG KHÁNH 4 1.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân nhân huyện Trùng khánh. 4 1.1.1 Đặc điểm chung 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân huyện 4 1.1.2.1 Chức năng 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân huyện ( Phụ lục 1) 10 1.2 Khái quát về chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ 11 1.2.1 Chức năng 11 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ (Phụ lục 2) 18 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VÀ SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19 2.1 Khái niệm 19 2.2 Mục đích, ý nghĩa của soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 20 2.3 Yêu cầu về soạn thảo văn bản 21 2.3.1 Yêu cầu về nội dung 21 2.3.2 Yêu cầu về văn phong hành chính công vụ: 22 2.3.3 Yêu cầu về văn phong hành chính công vụ: 22 2.3.4 Yêu cầu đối với sử dụng ngôn ngữ trong văn bản: 23 2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại phòng Nội vụ 23 2.2.1 Về thể thức và nội dung 23 2.2.2 Về thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính 26 2.2.3 Quy trình soạn thảo văn bản. 26 2.2.4 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại phòng nội vụ 30 2.3 Ưu điểm, hạn chế, 30 2.3.1 Ưu điểm 31 2.3.2 Hạn chế 31 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRÙNG KHÁNH 34 3.1Trách nhiệm của Trưởng Phòng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 34 3.2 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản 34 3.3 Đầu tư trang thiết bị 35 3.4 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 36 3.5 Đảm bảo về nội dung của văn bản. 37 3.6 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản ban hành 37 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành nghiên cứu nhờ hướng dẫn tận tình, giảng dạy thầy Nguyễn Mạnh Cường, em xin chân thành cảm ơn thầy truyền đạt kiến thức cho em thời gian học tập học phần kỹ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn tận tình giúp đỡ tạo điều kiện để em hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học cách tốt Em xin chân thành cảm ơn anh chị Phòng Nội vụ huyện Trùng Khánh nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện tốt cho em tìm hiểu thực tế trung tâm để em có điều kiện tốt hoàn thiện đề tài Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên LỜI CAM ĐOAN Em nghiên cứu vấn đề “ Công tác soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ huyện Trùng Khánh” Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em thời gian qua,em xin chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong hoạt động giao tiếp văn phương tiện quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thong tin ngôn ngữ , nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội cho phù hợp với pháp luật hành Văn hình thành nhiều lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội Hiện hoạt động quan hành nhà nước lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo điều hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo ban hành văn vấn đề soạn thảo ban hành văn quan vấn đề quan trọng quan tâm mức văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành củ tổ chức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo hoạt động quan diễn chách có hệ thống đảm bảo tính thống chứa đựng văn quản lý hành nhà nước giải công việc quan Việc soạn thảo ban hành văn nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quan, cần quan tâm mức đến việc soạn thảo ban hành văn góp phần tích cực việc tăng cường hiệu lực tăng cường quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn ban hành chưa thẩm quyền, trình bày thể thức chưa theo quy định thủ tục hành , văn khơng có tính khả thi… văn gây ảnh hưởng không nhỏ mặt đời sơng xã hội, làm giảm uy tính hiệu hoạt động quan hành nhà nước Qua thời gian thực tập Phòng nội vụ huyện Trùng Khánh thuộc UBND huyện Trùng Khánh em có dịp tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn phòng Nội vụ huyện Trùng Khánh , em định chọn đề tài “ Công tác soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ huyện Trùng Khánh ’’ làm đề tài nghiên cứu Đây vấn đề phòng nội vụ quan tâm để đáp ứng kịp thời thông tin cho công tác lãnh đạo đạo, điều hành quản lý Ủy ban nhân dân huyện Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác soạn thảo ban hành văn như: - Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS Vương Đình Quyển - Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 29 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành / - Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu sâu sắc lý luận chung công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nói chung ủy ban nhân dân huyện nói riêng, tìm hiểu rõ tổ chức hoạt động ủy ban nhân huyện nói chung phòng nội vụ nói riêng, khảo sát thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn phòng nội vụ huyện Trùng Khánh Từ kết khảo sát thực tiễn rút ưu điểmvà hạn chế để từ tìm giải pháp nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo ban hành văn phòng nội vụ Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu - Công tác soạn thảo ban hành văn 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu năm 2017 - Không gian nghiên cứu: Phòng nội vụ Huyện Trùng Khánh thuộc Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp phân tích - Nghiên cứu tài liệu tham khảo - Thu thập thông tin từ nguồn Internet Cấu trúc đề tài Đề tài nghiên cứu bao gồm phần PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương Khái quát tổ chức hoạt động ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh Chương Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Phòng nội vụ huyện Trùng Khánh Chương Giải pháp nâng cao chất lượng hiệu công tác soan thảo ban hành văn phòng nội vụ huyện Trùng Khánh PHẦN KẾT LUẬN CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRÙNG KHÁNH 1.1 Khái quát tổ chức hoạt động Ủy ban nhân nhân huyện Trùng khánh 1.1.1 Đặc điểm chung Trùng Khánh huyện biên giới nằm phía Đơng Bắc tỉnh Cao Bằng; từ thị xã Cao Bằng theo tỉnh lộ 206 đến trung tâm huyện lỵ dài 62 km, có diện tích 469,15 km2, dân số gần 50.000 người Huyện có tọa độ địa lý: Từ 22 042’09” đến 22056’52” vĩ Bắc (từ Pác Mười - Đồi Cơn đến Phja Mng - Ngọc Khê); từ 106 023’49” đến 106043’56” kinh Đông (từ Bản Gằn-Trung Phúc đến thác Bản Giốc - Đàm Thủy) Phía Đơng Đơng Nam giáp huyện Hạ Lang, phía Tây giáp huyện Trà Lĩnh, phía Nam giáp huyện Quảng Un huyện Phục Hòa; phía Bắc Đơng Bắc giáp huyện Tịnh Tây huyện Đại Tân (Quảng Tây, Trung Quốc) Huyện có 20 đơn vị hành chính, gồm 19 xã thị trấn, bao gồm xã: Đình Minh, Lăng Hiếu, Lăng Yên, Phong Nặm, Phong Châu, Ngọc Chung, Ngọc Khê, Ngọc Côn (năm 2008 tách từ xã Ngọc Khê), Đình Phong, Đàm Thủy, Đức Hồng, Cảnh Tiên, Cao Thăng, Chí Viễn, Thân Giáp, Đồi Côn, Thông Huề, Trung Phúc, Khâm Thành Thị Trấn Trùng Khánh Huyện Trùng Khánh có xã biên giới tiếp giáp với Trung Quốc, với chiều dài đường biên 63,15 km, bao gồm: Lăng Yên, Ngọc Chung, Phong Nặm, Ngọc Khê, Ngọc Cơn, Đình Phong, Chí Viễn, Đàm Thủy Huyện có cửa Pò Peo (thuộc xã Ngọc Cơn) nhiều đường mòn dân sinh, nhân dân hai bên đường biên thường xuyên qua lại giao lưu kinh tế, văn hóa,… 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức ủy ban nhân dân huyện 1.1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Hội đồng nhân dân huyện bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, 10 thu thập xử lý thông tin nội dung thông tin cần thu thập xử lý nguồn thơng tin chun viên phòng nội vụ dự vào mục đích nội dung vă cần ban hành Tùy vào loại văn cần ban hành mà chuyên viên sử dụng thông tin pháp lý thông tin thực tế Bước 2: Xây dựng đề cương viết thảo Cơng việc để có văn hồn chỉnh chun viên văn phòng xây dựng đề cương viết thảo Đề cương văn trình bày điểm cốt yếu dự định thể văn đề cương xây dựng thông tin thu thập được, đề cương xây dựng chi tiết cụ thể hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để viết thảo nhanh chóng có chất lượng tranh cho văn phải chỉnh sửa nhiều lần Viết thảo văn làm cho ý đề cương thành câu văn, đoạn văn liên kết chặt chẽ logic với Khi viết thảo người phân công soạn thảo bám sát đề cương dựng từ trước, sau thảo xong cần đọc lại thảo để kiểm tra xem nội dung thảo thể thể đầy đủ hay chưa cách trình bày phù hợp với với thể lợi văn hay chưa, sóa lại lỗi tả, phát sai xót sửa chữa kịp thời Bước 3: Trình duyệt thảo Sau văn thảo xong người phụ trách soạn thảo văn trình lên trưởng phòng xem xét nội dung thể thức, phát sai xót tự sửa chữa vào thảo góp ý với chun viên trực tiếp soạn thảo văn cần sửa chữa kịp thời, thảo cầ phải sủa chữa nhiều chuyên viên soạn thảo phải đánh máy lại cho rõ ràng sau trình lên trưởng phòng sau trình lên người có thẩm quyền ký duyệt lần cuối Tùy loại văn mà thẩm quyề ký Trưởng Phòng Chủ tịch ủy ban nhân dân Bước 4: Đánh máy Đánh máy nguyên thảo thảo có sửa chữa cần sửa chữa kịp thời cho xác, trình bày thể thức kỹ thuật trình bày văn Người soạn thảo phải giữ bí mật nội dung văn đánh máy theo 33 thời gian quy định lãnh đạo Trong trường hợp phát lỗi thảo duyệt cần báo lại cho người duyệt văn để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Trình ký văn Người phân công soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm xác nội dung văn mà soạn thảo, trưởng phòng văn thư phải chịu trách nhiệm thể thức kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Sau văn hồn chỉnh, kiểm tra trình người có thẩm quyền ký văn theo phân cơng Trưởng phòng Bước 6: Nhân văn Sau văn soạn thảo hồn chỉnh chuyển xuống văn thư quan ghi số ngày tháng ban hành văn nhân số lượng quy định nơi nhận văn Bước 7: Làm thủ tục ban hành văn Sau nhân văn thư tiến hành đóng dấu dấu mức độ khẩn mật có Đăng ký vào sổ công văn đi, làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày ký chậm ngày làm việc Lưu văn ban hành: Mỗi văn lưu lưu văn thư quan lưu Phòng Nội vụ Phòng Nội vụ huyện Trùng khánh soạn thảo văn thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn thảo trình soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Phpfng Nội vụ dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải với chủ trương đường lối Đảng sách pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu nguyện vọng nhân dân Ngoài văn ban hành phải pháp lý thẩm quyền, nội dung 34 Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung ý tưởng văn hành phải rõ ràng xác, diễn đạt ý phải theo trình tự hợp lý, câu văn rõ ràng ngắn gọn, chứa đựng nhiều thông tin, khồn trùng thừa Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn phải phù hợp với đối tượng văn bản, trình độ dân trí, dễ hiểu dễ nhớ Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Văn phải thực tế sống định đưa thực 2.2.4 Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn phòng nội vụ Ngay từ máy tính đời việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác soạn thảo, ban hành văn triển khai rộng rãi ngày trở thành thông dụng thiếu hoạt động nghiệp vụ Với khả lưu giữ thông tin máy tính, nội dung văn sử dụng lại nhiều lần, thuận tiện cho việc sửa chữa, nhân văn bản, từ tăng hiệu lao động nhờ cơng cụ tiện ích nhằm tạo biểu mẫu, cần sử dụng, với thao tác đơn giản người dùng tạo biểu mẫu văn phù hợp Hiện Phòng Nội vụ xử dụng phần mềm eoffice việc chuyển giao văn bản, phần mềm eoffice giúp người dùng năm bắt thơng tin nhanh xác 2.3 Ưu điểm, hạn chế, Trong suốt trình hình thành hoạt động Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện trùng khánh, công tác soạn thảo ban hành văn xem phận góp phần quan trọng vào hoạt động chung quan Là phận đảm bảo suất chất lượng cho phòng Hiện mở cửa cải cách hành Việt Nam, cơng tác soạn thảo ban hành văn dần chiếm vị trí quan trọng xã hội Chính vậy, làm tốt cơng tác soạn thảo văn góp phần giải cơng việc cách nhanh chóng đảm bảo hiểu cơng 35 việc quan Qua tìm hiểu thực tế cơng tác soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ huyện trùng khánh đạt ưu điểm sau: 2.3.1 Ưu điểm Công tác soạn thảo ban hành văn có vai trò quan trọng hoạt động quan nhà nước nói chung phòng nội vụ huyện trùng khánh nói riêng Trưởng phòng Nội vụ thuộc ủy ban nhân dân huyện Tùng khánh đặc biệt quan tâm đạo công tác soạn thảo ban hành văn cách xác xử lý văn nhanh chóng Lãnh đạo phòng nội vụ tổ chức tham mưu cho lãnh đạo huyện xây dựng ban hành văn hành thơng thường cơng văn, báo cáo, định, tờ trình, kế hoạch… đảm bảo cho hoạt động quản lý thông suốt ủy ban nhân huyện Thường xuyên cử chuyên viên thực công tác soạn thảo ban hành văn tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chun mơn Các cán văn thư có kinh nghiệm để xử lý văn để đưa vào lưu trữ quan Các nghiệp vụ thực theo quy định nhà nước Các văn ban hành thẩm quyền, thể thức sau làm thủ tục ban hành chuyển giao kịp thời gửi đung địa Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin việc ban hành chuyển giao số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử phần mềm eofice 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt công tác soạn thảo ban hành văn tồn số thiếu xót Về xác định thẩm quyền ban hành văn số văn chưa xác định thẩm quyền ký ban hành văn nhiều văn trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế khơng phải nhỏ, đòi hỏi lãnh đạo quan tâm đạo cán công chức thực công tác soạn thảo, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước 36 Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn lỗi sai chủ yếu thể thức văn văn thực theo văn điều khoản, phần nơi nhận Đồng thờiỦy ban nhân dân huyện nói chung Phòng Nội phòng nội vụ nói riêng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý Về văn phong, ngôn ngữ văn Một số văn sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không rõ ràng… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực Trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo văn bản, phương tiện sử dụng vào q trình tự động hóa việc soạn thảo văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị tìm kiếm văn cũ thiếu chưa đồng đại Việc soạn thảo văn phòng bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót cần phát xử lý kịp thời mang lại hiệu tích cực công tác Soạn thảo văn Ủy ban nhân dân huyện nói chung phòng nội vụ nói riêng thời gian tới Lãnh đạo văn phòng chưa nhận thức rõ tầm quan trọng công tác tổ chức soạn thảo ban hành văn chưa theo dõi đôn đốc việc chuyển giao văn dẫn đến văn bị tồn đọng chưa chuyển giao ngày Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác soạn thảo ban hành văn nước ta bước vào thời kỳ đổi thời kỳ kinh tế quốc tế đòi hỏi cơng tác soạn thảo phải đổi toàn diện từ nhận thức đến khâu nghiệp vụ Cần phải làm tốt nghiêm túc thực nhiệm ban hành văn bản, theo dõi giải văn kịp thời, soạn thảo văn phải thẩm quyền thể thức, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc chuyển giao tài liệu văn sau ban hành 37 Tiểu kết Ở chương em tập trung tìm hiểu sâu thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn phòng nội vụ tìm ưu điểm hạn chế để từ đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ 38 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRÙNG KHÁNH Chất lượng hiệu văn quản lý nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác song tiêu chí như: Văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương, ban hành thẩm quyền, điều chỉnh thực tiễn xã hội Việc soạn thảo ban hành văn đóng góp ý nghĩa quan trọng q trình quản lý, điều hành quan 3.1Trách nhiệm Trưởng Phòng cơng tác soạn thảo ban hành văn Muốn công tác soạn thảo ban hành văn đạt chất lượng cao vai trò lãnh đạo văn phòng quan trọng việc định hướng, đạo phải đúng, sát với thực tế mạng lại hiệu Lãnh đạo văn phòng cần nghiên cứu sâu văn quy định kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, học tập phương pháp kinh nghiệm quan ban ngành để tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm để vận dụng quan Sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư nguyện vọng cán cơng chức làm cơng tác soạn thảo khuyến khích động viên để cán hiểu rõ vai trò vị trí đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác soạn thảo kịp thời khen ngợi để tạo cảm hứng làm việc đồng thời thẳng thắn để rút kinh nghiệm 3.2 Đào tạo bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo ban hành văn Đào tạo, bồi dường cán bộ, công chức, viên chức có vai trò đặc biệt quan trọng việc nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cần thiết quản lý nhà nước, cải cách hành chính, kiến thức hội nhập kỹ thực thi công việc để phục vụ yêu cầu công dân, tổ chức ngày tốt Thơng qua đó, giúp họ nâng cao lực thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm giao, đồng thời hoàn thiện tiêu chuẩn ngạch vị trí chức danh đảm nhiệm 39 Đối cơ quan đơn vị quan lý sử dụng cán công chức làm công tác soạn thảo ban hành văn bản: Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn bồi dưỡng cử cán đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầuhoạt động công tác soạn thảo ban hành văn quan Cần có chế độ khuyến khích ưu đãi cán cơng chức có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí trang thiết bị, kỹ thuật sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn quan Đối với công chức làm công tác soạn thảo ban hành văn bản: Cần phải thường xuyên cập nhật nhữngthông tin quy định công tác soạn thảo văn quan nhà nước, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngưng tăng cường trách nhiệm thân nhằm phát huy tích cực hoạn thiện hạn chế cơng tác mình, cần có trình độ chuyên môn tốt, nghiệp vụ tay nghề cao,thành thạo việc ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng nhiệm vụ đơn vị thời kỳ hội nhập quốc tế Trang bị phương tiện sở vật chất đại hóa hành Để thực tốt công tác soạn thảo ban hành văn quan đòi hỏi Ủy ban nhân dân huyện phải tăng cường hỗ trợ kinh phí công tác soạn thảo ban hành văn phòng nội vụ Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: máy tính , máy in, máy photocoppy, thiết bị cho việc phục vụ quản lý lưu trữ văn bản, thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội 3.3 Đầu tư trang thiết bị Trang bị đầy đủ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo Tăng cường trang bị đủ bàn ghế, tủ đựng tài liệu, máy vi tính, máy fax, máy in máy photocoppy để phục vụ cho việc soạn thảo ban hành văn dễ dàng thuận tiện để bước đáp ứng nhu cầu phòng nội vụ có số trang thiết bị cũ máy photocoppy, máy in thường xuyên bị 40 nhòe mực bị kẹt giấy gây khó khăn cho cán cộ cơng chức làm cơng tác soan thảo q trình in ấn nhân văn để ban hành nên cần cấp kinh phí tu sủa nâng cấp trang thiết bị cũ tạo thuận lợi cho cán làm công tsc soạn thảo phòng nội vụ phòng ban ban hành nhiều văn ủy ban nhân dân huyện Cần quan tâm đến môi trường làm việc ánh sáng, mà sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy hết khả cơng việc Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc thu thập xử lý thơng tin q trình soạn thảo Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp các, nhanh chóng máy tính cơng cụ làm hỗ trợ đắc lực công việc 3.4 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức u cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Phòng nội vụ cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà phòng Nội vụ thường xuyên soạn thảo công văn, thơng báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, định giấy mời, giấy chứng nhận… đòi hỏi nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định thẩm quyền ký loại văn Trong trình xây dựng ban hành văn chủ thể ban hành, cá nhân đơn vị soạn thảo cần tìm hiểu kỹ hình thức văn hành thơng thường cần Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành 41 3.5 Đảm bảo nội dung văn Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 3.6 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn ban hành Thường xuyên kiểm tra loại công văn, văn bản, định, thơng báo… phòng ban hành Chú ý kỹ thuật trình bày, thể thức văn bản, quy trình ban hành, cơng tác lưu trữ văn đến, thiết lập cách xếp hồ sơ Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, Ủy ban nhân dân huyện nói chung phòng nội vụ nói riêng phải tăng cường kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo văn phòng ban thuộc ủy ban Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi công tác soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh nói riêng nước ta nói chung 42 Tiểu kết Ở chương em tìm hiểu đưa giải pháp để nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Phòng Nội vụ ngày hồn thiện góp phần vào cải cách hành 43 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư có hoạt động soạn thảo ban hành văn có chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, Hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phần phục thuộc vào công tác có làm tốt hay khơng văn phương tiện để truyền đạt thông tin cách xác Đây cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ kỹ thuật, để làm tốt cơng tác đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành bước trình soạn thảo ban hành vă Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng , cụ thể hóa văn quan cấp mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền đại phương mặt xã hội Trong thời gian qua văn phòng Nội vụ ban hành thực tốt thể thức nội dung, nhiên số thiếu xót hạn chế định, song hạn chế thiếu xót chưa để lại hậu nghiêm trọng phát kịp thời để xử lý phù hợp Trong báo cáo em tập trung nghiên cứu vấn đề công tác soạn thảo ban hành văn phòng Nội vụ nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động phòng nội vụ Qua đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn đề tài đóng góp số ý kiến nhằm góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn hành mà phòng nội vụ thường xun ban hành Nhìn chung, lãnh đạo phòng thực tốt trách nhiệm việc đạo thực cơng tác soạn thảo ban hành văn đơn vị Lãnh đạo phòng người có tinh thần trách nhiệm cao có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng Vì vậy, cơng tác quản lý lãnh đạo diễn sn sẻ, ln tn theo trình tự định không gặp nhiều trở ngại 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Vương Đình Quyền, lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị quốc gia Tìm kiếm thêm từ Internet 45 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện UBND huyện UBND huyện Phòng TC - KH Phòng giáo dục đào tạo Phòng TN MT Phòng kinh tế hạ tầng Văn phòng HĐND UBND Phòng tra Phòng tư pháp Phòng VH - TT Phòng Nội vụ Phòng y tế Phòng Nơng nghiệp phá triển nơng thơn Phòng dân tộc Phòng LĐTB XH Phụ lục Cơ cấu tổ chức phòng nội vụ huyện Trùng Khánh Trưởng phòng Phó trưởng phòng Chun viên Phó trưởng phòng Chuyên viên Chuyên viên ... cứu lý luận chung công tác soạn thảo văn thực trạng soạn thảo ban hành văn phòng nội v 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VÀ SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TRÙNG KHÁNH 2.1 Khái... động quan hành nhà nước Qua thời gian thực tập Phòng nội vụ huyện Trùng Khánh thuộc UBND huyện Trùng Khánh em có dịp tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn phòng Nội vụ huyện Trùng Khánh , em... Bước 7: Làm thủ tục ban hành văn 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn phòng Nội vụ 2.2.1 Về thể thức nội dung Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn phòng nội vụ đảm bảo giải vấn đề