Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khoá luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn: THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện: PHAN HUỆ DƯƠNG Mã số sinh viên: 1405QTVA010 Khoá: 2014 – 2018 Lớp: ĐH QTVP14A HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình Cơ giáo ThS Đỗ Thị Thu Huyền, tơi thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài:“Công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội” Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phịng tồn thể giảng viên trường Đại họcNội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức, kỹ cần thiết để nghiên cứuvà hồn thành khố luận tốt nghiệp Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới ThS Đỗ Thị Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn tận tình hướng dẫn, quan tâm cho lời khuyên, học kinh nghiệm hữu ích lĩnh vực soạn thảo ban hành văn để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tơi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc phịng Hành – Tổng hợp trường đại Học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phịng Hành – Đối ngoại trường đại học Khoa học Tự Nhiên ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ nhiệt tình trình điều tra, khảo sát, thuthập liệu có liên quan đến đề tài Mặc dù tơi có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực khóa luận song khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế.Chính vậy, kính mong q thầy cơ, nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệpcủa tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi hướng dẫn giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền thời gian qua Những số liệu đề tài phục cụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá thu thập từ nguồn khác hồn tồn trung thực Ngồi ra, khố luận cịn sử dụng số thông tin tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Tơixin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng trongcơng trình nghiên cứu này./ Hà Nội,ngày…tháng năm 2018 Sinh viên Phan Huệ Dương DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ ĐHKHXHNV Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHKHTN Đại học Khoa học Tự Nhiên ĐHNVHN Đại học Nôi vụ Hà Nội BGH Ban Giám hiệu VT-LT Văn thư lưu trữ HC-TH Hành – Tổng hợp NXB Nhà xuất CNTT Công nghệ thông tin VBHC Văn hành MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn hành 10 1.2 Đặc điểm, chức năng, loại văn hành 11 1.2.1 Đặc điểm văn hành 11 1.2.2 Chức văn hành 12 1.2.3 Các loại văn hành 14 1.3 Yêu cầu công tác soạn thảo ban hành văn hành 17 1.3.1 Yêu cầu thẩm quyền 17 1.3.2 Yêu cầu nội dung 18 1.3.3 Yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày 20 1.3.4 Yêu cầu ngôn ngữ 21 1.3.5 Yêu cầu quy trình soạn thảo ban hành văn 23 Tiểu kết 27 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 28 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội 28 2.1.1 Trường đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 28 2.1.2 Trường đại học Nội vụ Hà Nội 30 2.1.3 Trường Đại học Khoa học Tự nhiên 34 2.2 Phân công trách nhiệm, quy định công tác soạn thảo ban hành văn 36 2.2.1 Phân công trách nhiệm công tác soạn thảo ban hành văn 36 2.2.2 Các quy định công tác soạn thảo ban hành văn hành 37 2.3 Thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội 39 2.3.1 Số lượng văn ban hành 39 2.3.2 Thẩm quyền ban hành văn 41 2.3.3 Nội dung văn 42 2.2.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn 44 2.3.4 Thể thức kỹ thuật trình bày 50 2.3.5 Ngôn ngữ văn 59 Tiểu kết 60 CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 61 3.1 Nhận xét, đánh giá 61 3.1.1 Ưu điểm 61 3.1.2 Nhược điểm 64 3.1.3 Nguyên nhân 66 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội 68 3.2.1 Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo tầm quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn hành 68 3.2.2 Xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ 69 3.2.3 Nâng cao chất lượng máy nhân 70 3.2.4 Tiêu chuẩn hoá văn 71 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn 71 3.2.6 Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo ban hành văn 72 3.2.7 Nâng cao chất lượng trang thiết bị, sở vật chất 74 Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 81 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại phát triển hội nhập kinh tế, xã hội nay, việc trao đổi thông tin diễn hàng ngày quan tổ chức ngày cải thiện dễ dàng thông qua việc sử dụng máy móc đại điện thoại, máy tính, máy fax Nhưng, để đảm bảo hiệu thông tin tiến độ công việc hoạt động hàng ngày quan tổ chức, khơng thể thiếu văn bản, hay nói cách khác văn hành Bên cạnh đó, máy hành nhà nước ngày hồn thiện nâng cao, kéo theolà phát triển kỹ chuyên môn cán chất lượng văn hành nhà nước Trong đó, công tác soạn thảo ban hành văn vấn đề quan trọng cần quan tâm mức Bởi cơng tác văn thư, công tác soạn thảo ban hành văn bước để cán văn thư thực nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn truyền đạt nội dung trình bày thể thức, thẩm quyền ban hành Việc soạn thảo ban hành văn hoạt động tất yếu để để điều hành quản lý quan tổ chức cách dễ dàng Hiện nay, trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội sở đào tạo nguồn nhân lực uy tín nước Trong trình hoạt động thực chức nhiệm vụ mình, trường đại học địa bàn thành phố Hà nội phải ban hành số lượng văn hành lớn để truyền đạt thông tin thực cơng việc, nhiệm vụ theo tính chất quan tổ chức Để hoạt động giảng dạy đào tạo trường diễn cách tốt công tác soạn thảo ban hành văn hành cần phải coi trọng, nâng cao khơng ngừng hồn thiện Từ u cầu thực tiễn trình học tập tiếp xúc trực tiếp với công việc qua thời gian học tập, thực tập Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia Hà Nội); Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhận thấy việc nghiên cứu công tác soạn thảo ban hành văn hành trường đại học vơ cấp bách Qua q trình khảo sát thực tiễn cho thấy, công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội tồn số hạn chế định Chính vậy, cần phải sâu tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn số trường đại học, để từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành thời điểm tương lai Nhận thức tầm quan trọng vấn đề, định chọn đề tài: “Công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cho đến nay, tình hình nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác soạn thảo ban hành văn hành có nhiều cơng trình nghiên cứu kể đến như: giáo trình, sách, viết có liên quan, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, hay khố luận tốt nghiệp Danh mục cơng trình nghiên cứu có liên quan: Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên giảng dạy trường đại học như: - Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (2013), Giáo trình Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Giáo trình nhằm trang bị kiến thức phương pháp nghiên cứu văn quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản; rèn luyện kỹ soạn thảo văn hành số loại văn khác cho sinh viên Bên cạnh Giáo trình “Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản” biên soạn từ yêu cầu giảng dạy mơn học quan trọng có tên chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng; - Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2009 Giáo trình tác giả nghiên cứu lý luận thực trạng công tác văn thư nước giới, có tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư; - Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn hành chính, NXB Giao thơng Vận tải, Hà Nội Cuốn sách tập trung nghiên cứu lý luận văn hành chính, đồng thời hướng dẫn kỹ cần thiết để soạn thảo văn hành thơng thường; - Đồn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh; - PGS Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) (2011), Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác Văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Cuốn sách đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo quan, tổ chức công việc hàng ngày đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư tập hợp văn gồm: Quyết định Bộ Chính trị, Quyết định Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng, Luật Quốc hội, Nghị định Chính phủ, có hiệu lực thi hành nước Bên cạnh cịn có số cơng trình nghiên cứu cấp khố luận tốt nghiệp sinh viên trường đại học như: - Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Đào tạo, tư vấn chuyển giao công nghệ: Thực trạng Giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lưu Thị Hà Giang (2016), Công tác soạn thảo ban hành Văn Quản lý Cục Trông trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng Thơn: Thực trạng Giải pháp, Khố luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phạm Thị Loan (2016), Soạn thảo ban hành văn hành Cục Cơng nghiệp địa phương – Bộ Cơng Thương, Khố luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên sở tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành Cục Cơng nghiệp địa phương để đánh giá cách tổng quan tình hình soạn thảo ban hành văn Cục đưa giải pháo để góp phần làm nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo ban hành văn hành quan - Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hồ Bình, Khố luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề tài khái quát vấn đề chung liên quan đến văn hành nhà nước từ đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hồ Bình, đồng thời đưa số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu cơng trình đề cập cách tương đối đầy đủ, trực tiếp gián tiếp hầu hết chủ yếu tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo ban hành văn hành quan hành nhà nước như: UBND, cục, Tuy nhiên, chưa có có nghiên cứu chưa sâu đề tài cách tổng hợp PHỤ LỤC SỐ 05 STT Số, ký hiệu văn Tên loại,trích yếu nội dung Ngày tháng năm ban hành Số: 3101/QĐKHTN Quyết định việc giao thiết bi cho Khoa Địa chất 13/9/2017 10 Công văn việc vho phép anh Số: 3084/KHTNNguyễn Hồng Sơn tham dự Hội HCĐN thảo Quốc tế Hàn Quốc Quyết định việc thành lập Hội Số: 4273/QĐđồng nghiệm thu phần mềm nhập XHNV điểm trực tuyến Công văn việc Đề nghị đánh Số: 4643/XHNVgiá,nghiệm thu nhiệm vụ KH&CN KHCN cấp Bộ Thông báo Kế luận Hội nghị Phổ Số: 1591/TBbiến Pháp luật Tổng kết công tác XHNV Thanh tra Pháp chế học năm học 2016-2017 Số: 656/QĐQuyết định việc cấp chứng XHNV-ĐT cho học viên nước ngồi Thơng báo Tổ chức thi cấp Số: 969/TBchứng ngoại ngữ chuyên ngành XHNV du lịch thành phố Hồ Chí Minh Kế hoạch Tổ chức Hội thảo “Một số Số: 2598/KHvấn đề lý luận thực tiễn ĐHNV việc bồi dường công chức Việt Nam nay” Số: 2488/ĐHNV- Công văn việc đề nghị tiếp nhận QTVP sinh viên thực tập Quyết định Thành lập Hội đồng chấm giảng báo cáo cấp Trường học Số: 1244/QĐphần Văn giao dịch thương ĐHNV mại quốc tế bà Trần Lệ Quyên 12/9/2017 15/12/2016 30/12/2016 28/6/2017 29/03/2017 27/4/2017 15/12/2017 01/12/2017 27/6/2017 ... ban hành văn hành nhà nước số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn bàn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội. .. Công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội 5.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu công tác soạn thảo ban hành văn số trường đại học địa bàn thành. .. văn số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội Chương III: Đánh giá đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội