Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại bộ lao động thương binh và xã hội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THU THẢO LINH Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA033, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình thực hồn thành khóa luận tốt nghiệp, ngồi cố gắng, nỗ lực thân, may mắn nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Qua đây, tơi xin bày tỏ lịng tri ân sâu sắc đến ThS Nguyễn Thị Hường – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, người trực tiếp hướng dẫn tơi suốt thời gian thực khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến q thầy Khoa Quản trị văn phịng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình cung cấp tài liệu cần thiết đóng góp nhiều ý kiến q báu để tơi hồn thành khóa luận Bên cạnh đó, tơi mong muốn bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến ông Nguyễn Tiến Mai – Trưởng phịng Hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội tồn thể cán bộ, cơng chức Bộ chia kiến thức, thảo luận, cung cấp tài liệu hướng dẫn, lời giải đáp thắc mắc giúp tơi hồn thành tốt khóa luận Một lần nữa, tơi xin chân thành cảm ơn kính chúc q thầy dồi sức khỏe, cơng tác tốt Kính chúc Trường Đại học Nội vụ Khoa Quản trị văn phòng đạt nhiều thành công công tác giáo dục Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thu Thảo Linh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu Công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Hường – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơng trình nghiên cứu cá nhân tôi, không chép Tơi xin chịu trách nhiệm khóa luận tốt nghiệp Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 Người cam đoan Nguyễn Thu Thảo Linh MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 6 Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận tốt nghiệp NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lí nhà nước, văn hành 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn quản lí nhà nước 1.1.3 Khái niệm văn hành 1.2 Phân loại văn hành 1.2.1 Văn hành cá biệt 1.2.2 Văn hành thơng thường 1.3 Các chức năng, vai trò chủ yếu văn hành 1.3.1 Các chức chủ yếu văn hành 1.3.2 Vai trò văn hành hoạt động quản lý nhà nước 10 1.4 Những yêu cầu công tác soạn thảo ban hành văn hành 11 1.4.1 Yêu cầu thẩm quyền ban hành 11 1.4.2 Yêu cầu nội dung 11 1.4.3 Yêu cầu thể thức 12 1.4.4 Yêu cầu văn phong 12 1.4.5 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ 13 1.4.6 Yêu cầu quy trình 13 1.5 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành 14 Tiểu kết chương 15 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG –THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI .16 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 16 2.1.1 Lịch sử hình thành 16 2.1.2 Chức 16 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 16 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 18 2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 18 2.1.4.2 Lãnh đạo Bộ 19 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 19 2.2.1 Một số văn quy định liên quan tới công tác soạn thảo ban hành văn quan ban hành 19 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn 20 2.2.3 Thống kê hình thức số lượng văn hành ban hành 10 năm trở lại 20 2.2.4 Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan 21 2.2.5 Mơ tả quy trình soạn thảo ban hành văn hành 26 2.2.6 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động soạn thảo ban hành văn 30 2.3 Nhận xét 31 2.3.1 Ưu điểm 31 2.3.2 Hạn chế 33 2.3.3 Nguyên nhân 35 Tiểu kết chương 36 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 38 3.1 Hoàn thiện thể chể chế soạn thảo ban hành văn hành 38 3.1.1 Đối với Nhà nước 38 3.1.1.1 Về thể thức văn hành 38 3.1.1.2 Về quy trình ban hành văn hành 39 3.1.2 Đối với Bộ lao động – Thương binh Xã hội 40 3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Bộ Lao động – Thương binh xã hội 41 3.2.1 Đối với cấp lãnh đạo 41 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn hành 41 3.2.1.2 Tổ chức hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn hành 42 3.2.1.3 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng 44 3.2.1.4 Lập dự kiến chương trình, kế hoạch kinh phí phục vụ cơng tác soạn thảo, ban hành văn dài hạn hàng năm Bộ 45 3.2.2 Đối với cán trực tiếp thực công tác soạn thảo ban hành văn 47 3.3 Đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn 48 3.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 48 3.3.2 Cơ sở vật chất 50 Tiểu kết chương 51 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại, xã hội, giao tiếp nhu cầu người với người Hoạt động giao tiếp diễn liên tục lĩnh vực sống, sinh hoạt đời thường hầu hết công việc Văn biết đến phương tiện, đồng thời sản phẩm q trình giao tiếp Đó cơng cụ đặc biệt, hỗ trợ q trình giao tiếp nói chung phục vụ cơng tác quản lý hành nói riêng Văn hành dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Văn phương tiện thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội… Trong hoạt động quản lý hành nay, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành, giải công việc gắn liền với văn hành chính, có nghĩa gắn liền với công tác soạn thảo ban hành văn hành Do đó, cơng tác soạn thảo ban hành văn hành quan, tổ chức đóng vai trị vơ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu điều hành, quản lý thực công việc quan, tổ chức Có thể thấy rằng, thực thành thạo kỹ soạn thảo ban hành văn yếu tố định, bảo đảm cho hoạt động hành quan, tổ chức thực thơng suốt, nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Soạn thảo ban hành văn trở thành kỹ trọng đào tạo trường đại học, đặc biệt khối đào tạo cơng tác hành chính, văn phịng Là sinh viên khoa Quản trị văn phịng, tơi có điều kiện hướng dẫn, học tập, nghiên cứu sâu kỹ soạn thảo ban hành văn nhà trường Tuy nhiên, lý luận thực tiễn tồn khoảng cách định Để thu hẹp khoảng cách ấy, để sinh viên trường không bỡ ngỡ, mơ hồ chuyên ngành học, hàng năm, Khoa Quản trị văn phịng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế bên trước tốt nghiệp.Trong thời gian thực tập Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, tơi có hội tìm hiểu tình hình thực tế có điều kiện vận dụng kiến thức học nhà trường để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ, bước đầu rèn luyện tay nghề, phong cách làm việc người cán văn phịng tương lai Bên cạnh đó, thường xuyên tiếp xúc với nhiều văn hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ban hành Qua trình thực tập, nhận thấy song song với ưu điểm, công tác soạn thảo ban hành văn nói chung văn hành nói riêng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội tồn nhiều hạn chế, chưa thực hiệu quả, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác hành Bộ tới tất hoạt động toàn quan Với mong muốn nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành chính, góp phần thúc đẩy hiệu cơng tác hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, định lựa chọn đề tài: “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu Công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xoay quanh chủ đề soạn thảo ban hành văn bản, nhiều năm qua, Nhà nước xây dựng ban hành nhiều Quyết định, Nghị định, Thông tư, Quy chế … nhằm quy định, hướng dẫn, thống thể thức, kỹ thuật xây dựng, trình bày ban hành văn hành chính, văn quy phạm pháp luật… như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội 24 Nguyễn Văn Thâm, 2003, Soạn thảo xử lí văn quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 25 Nguyễn Hữu Thân, 2007, Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà 26 Nguyễn Quang Thi, 2011, Những điều cần biết thể thức kỹ thuật Nội trình bày văn hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh 27 Ngơ Sỹ Trung, 2015, Soạn thảo văn hành chính, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội 28 Bùi Khắc Việt, 1997, Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội 29 Nguyễn Thế Quyền, 2004, Hiệu lực hiệu quản lý văn hành chính, Luận án Tiến sĩ Luật học, Đại học Luật Hà Nội 30 Phạm Tú Anh, 2012, Giải pháp nâng cao vai trò công tác soạn thảo ban hành văn Bộ Tài chính, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Văn Cơng nghệ hành chính, Học viện Hành 31 Lê Thị Hà, 2014, Khảo sát thực trạng trạng vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn hành Tổng cơng ty Sơng Đà, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Văn Công nghệ hành chính, Học viện Hành 32 Phạm Mai Phương, 2015, Đẩy mạnh cơng tác hành Bộ Cơng thương, Khóa luận tốt nghiệp năm 2015, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội E Tạp chí 33 Trần Hà Anh, Thủ tục ban hành văn quan hành nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam Trang số 10 tháng 02/2013 34 Phạm Thị Bích Hải, Vai trị cơng tác xây dựng văn lĩnh vực quản lý nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 03/2014 35 Trần Hồi, Về quy trình ban hành văn quản lý nhà nước, Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 04/2007 57 PHỤ LỤC I Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước Vụ Bảo hiểm xã hội Các Sở LĐ-TB XH Viện Khoa học Lao động Xã hội Vụ Bình Đẳng giới Vụ Pháp chế Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Tổ chức cán Vụ Kế hoạch – Tài Các đơn vị nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Phòng LĐ-TB XH quận, Trung tâm thơng tin huyện Tạp chí lao động xã hộị Cán LĐ-TB XH xã, phường Tạp chí Gia đình Trẻ em Vụ Thanh tra Văn phòng Cục Việc làm Cục Quan hệ lao động - Tiền lương Báo Lao động xã hội Cục Quản lý lao động nước Cục An toàn lao động Cục Người có cơng Cục Trẻ em Cục Bảo trợ xã hội Cục Phòng chống tệ nạnxã hội Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao độngxã hội PHỤ LỤC II Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội VĂN PHỊNG BỘ Phịng Nhà khách Bộ Thư ký – Tổng hợp Phịng Nhà khách Hành Người có cơng Phịng Đại diện Quản trị Phòng Tài vụ Phòng Tuyên truyền – Thi đua Phịng Quản lý xe Phịng Truyền thơng Văn phịng Bộ TP Hồ Chí Minh PHỤ LỤC III Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Phòng Hành Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Phịng Hành Bộ phận Bộ phân văn thư Bộ phận lưu trữ Bộ phận photo Chú thích: : Quan hệ đạo, điều hành : Quan hệ phối hợp, hỗ trợ, trao đổi công việc Thư viện PHỤ LỤC IV Mẫu phiếu trình (Cơng văn số 1503/LĐTBXH-VP Bộ Lao động - Thương binh Xã hội việc Sử dụng phiếu trình tờ trình trình Lãnh đạo Bộ) BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Tên đơn vị trình PHIẾU TRÌNH (Dùng để ký, duyệt văn bản) TRÌNH LẦN THỨ: BÁO CÁO GIẢI TRÌNH Về việc Phần trình bày nội dung vấn đề cần báo cáo giải trình THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký ghi rõ họ tên) TRÌNH … (chức vụ tên Lãnh đạo Bộ) Về việc Phần trình bày nội dung vấn đề cần trình Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO BỘ THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký ghi rõ họ tên) Ngày tháng năm Ký tên PHỤ LỤC V Sơ đồ hóa Quy trình soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội Phân công soạn thảo Xác định Tên loại văn bản, mục đích, ý nghĩa văn Lập đề cương, thảo văn Thủ trưởng đơn vị soạn thảo Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến Vụ pháp chế Tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh văn Kiểm tra hoàn chỉnh văn Trình ký văn Cán văn thư Đóng dấu, ghi ngày tháng năm, số ký hiệu văn bản, đăng ký văn Bao gói chuyển giao văn Phòng Thư ký-Tổng hợp PHỤ LỤC VI Một số văn hành ban hành sai thể thức Bộ Công văn số 14/BCH ngày 20/6/2016 Ban Chỉ huy quân Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ban hành việc Nhận xét sĩ quan dự bị Công văn số 20/VP ngày 17/01/2016 Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ban hành việc Góp mặt Tết cổ truyền dân tộc Thông báo số 5284/LĐTBXH-KHTC ngày 30/12/2016 Vụ Kế hoạch Tài Bộ Lao động - Thương binh Xã hộiban hành Thông báo Thẩm định tốn kinh phí thực sách ưu đãi người có cơng với cách mạng năm 2015 kinh phí thực tổng rà sốt việc thực sách người có cơng với cách mạng theo Chỉ thị số 23/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ Công văn số 480b/VP-BQL ngày 18/10/2016 Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ban hành việc Phê duyệt thiết kế sở phương án phòng cháy chữa cháy dự án Cải tạo, nâng cấp trụ sở 35 Trần Phú Công văn số 356/LĐTBXH-VP ngày 08/02/2017 Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ban hành việc Báo cáo thống kê VTLT năm 2016 PHỤ LỤC VII Mẫu hóa Một số văn hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội Mẫu 1: Mẫu Cơng văn hành Mẫu 2: Mẫu Quyết định quy định trực tiếp Mẫu 3: Mẫu Quy chế, Quy định (ban hành kèm theo Quyết định) Mẫu 4: Mẫu Giấy mời BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆTNAM Số: …/LĐTBXH-… (2) V/v …………(3)…………… - …………………………………….; …………………………………… …………………….……………(4)…………………………………… ……………………………………… ……………………………………… …………………………………………………………./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤCỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: (Chữ ký, dấu) - Như trên; - ……… ; - Lưu: VT, … (5) Họ tên Chú thích: (1) (2) (3) (4) (5) Tên đơn vị chủ trì soạn thảo Ký hiệu tên đơn vị chủ trì soạn thảo Trích yếu nội dung công văn Nội dung công văn Ký hiệu tên đơn vị soạn thảo nhận lưu Mẫu 1: Mẫu Công văn hành Số: …/QĐ-LĐTBXH QUYẾT ĐỊNH Về việc …………… (1)…………… BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Căn Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động - Thương binh Xã hội; Căn .(2) Xét đề nghị QUYẾT ĐỊNH: Điều (3) Điều Điều / Nơi nhận: BỘ TRƯỞNG - Như Điều ; (Chữ ký, dấu) - ……… .; Họ tên - Lưu: VT, … (4) Chú thích: (1) (2) (3) (4) Trích yếu nội dung định Các pháp lý để định Nội dung định Ký hiệu tên đơn vị chủ trì soạn thảo Mẫu 2: Mẫu Quyết định quy định trực tiếp QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) …………… (1)…………… (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-LĐXH ngày tháng năm Bộ Lao động – Thương binh Xã hội) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều Chương Điều Điều Chương Điều BỘ TRƯỞNG (Chữ ký, dấu) Họ tên Chú thích: (1) Trích yếu nội dung Quy chế (Quy định) – ghi thống phần trích yếu nội dung Quyết định văn Mẫu 3: Mẫu Quy chế, Quy định (ban hành kèm theo Quyết định) Số: …/GM-LĐTBXH Thời gian: Địa điểm: Người chủ trì: ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: (Chữ ký, dấu) - Như trên; - ……… ; - Lưu: VT, … (4) Họ tên Chú thích: (1) (2) (3) Nơi nhận Nội dung Ký hiệu tên đơn vị chủ trì soạn thảo Mẫu 4: Mẫu Giấy mời PHỤ LỤC VIII Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh Xã hội ... chế Bộ Lao động Thương binh Xã hội;  Phân tích số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội;  Xây dựng mẫu văn hành ban hành Bộ Lao động - Thương. .. kỹ soạn thảo ban hành văn hành chính;  Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội;  Xây dựng mẫu văn hành ban hành Bộ Lao động. .. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 38 3.1 Hoàn thiện thể chể chế soạn thảo ban hành văn hành